¿Qué es una lista de verificación? Lista de verificación: ejemplo. Lista de Verificación

La lista de verificación de un gerente de ventas es la principal herramienta para monitorear la calidad y eficiencia de su trabajo. Con su ayuda, la supervisión puede llevarse a cabo, en primer lugar, por parte de la dirección y, en segundo lugar, por el propio empleado. Le diremos cómo crear correctamente una lista de verificación en nuestro artículo, además de darle un ejemplo y mostrarle una muestra.

Lista de verificación del gerente de ventas: ¿qué es y para qué sirve?

Una lista de verificación es una lista de tareas que debe completar un gerente de ventas (cualquier otro gerente) dentro de un período de tiempo determinado, por ejemplo, un día laborable.

Esta no es solo una lista de tareas, es una lista de aquellas tareas que no solo deben completarse sin falta, sino también verificar su implementación e informar sobre su finalización, a usted mismo y a la gerencia. En general, traducido del inglés, "hoja" es "lista" y "verificar" es "verificar".

Una lista de verificación para una tienda minorista también es una herramienta eficaz para recordar hacer algo que es importante y que debe realizar el gerente de ventas.

El ritmo de la actividad empresarial hoy en día es tan intenso que olvidarse de algo importante no es nada difícil: puedes olvidar y perderte una reunión importante, olvidarte de realizar las compras necesarias, responder a una propuesta comercial, etc.

La lista de verificación se utiliza en todos los sectores de actividad donde es inaceptable cometer errores: en medicina, construcción y otros campos.

Sucede que durante la jornada laboral un gerente literalmente no tiene un solo minuto libre, no solo para descansar, sino también para algunos asuntos importantes.

Pero al mismo tiempo, si analizas el desempeño al final de la jornada laboral, resulta que no hay resultados especiales: como si trabajaras mucho, hicieras muchas cosas, no te sentaras ni una sola vez, y al final no hizo nada.

Este fenómeno es típico no sólo de los gerentes de ventas, sino también de cualquier categoría de empleados. Esto sucede cuando un gerente no estructura su jornada laboral de la mejor manera posible, dedicando demasiado tiempo a tareas sin importancia, dejando poco o ningún tiempo para aquellas tareas que deberían ser prioritarias.

Y al mismo tiempo, al director le parece que lleva todo el día trabajando incansablemente.

Una lista de verificación ayuda a resolver este problema de planificar eficazmente su tiempo. Habiendo anotado en la lista de verificación las tareas que debe completar durante el día, el gerente deberá distribuir su tiempo de tal manera que haya suficiente para completar todas las tareas.

El programa de automatización de tiendas Business.Ru le permitirá controlar no solo la finalización de sus tareas a tiempo, sino también a sus empleados. Asigne tareas a sus subordinados en línea y controle su finalización a lo largo del día, haciendo ajustes si es necesario.

Lista de verificación para el jefe del departamento de ventas. Video

Cómo crear y escribir correctamente una lista de verificación

La lista de verificación es una tabla que consta de columnas:

1. Tarea;
2. Marca de finalización;
3. Notas

Esta es una estructura de lista de verificación generalmente aceptada, familiar y familiar para muchos. Puede variar según la industria en la que trabaja un gerente en particular.

Existen varias reglas sencillas, tras las cuales podrás redactar la lista de control correcta, que se convertirá en una herramienta eficaz para gestionar tu propio tiempo, así como en un asistente personal del director de ventas y de cualquier otro especialista de la empresa.

Estas reglas son las siguientes:

1. Sea breve. Es necesario anotar las tareas en versión abreviada, en forma de puntos, sin decodificaciones ni explicaciones innecesarias;

2. Escribe lo que necesitas. Sólo se deben anotar en la lista de verificación aquellas tareas que sean de cierta importancia y que el gerente pueda olvidar. Obviamente, no es necesario escribir algo como “Enciende la computadora” en la lista de verificación;

3. Escribe en forma afirmativa. Por ejemplo, las tareas podrían verse así:

• Elaborar un protocolo de desacuerdos bajo el contrato con el proveedor N;
• Firmar un acuerdo con el proveedor N1;
• Enviar una oferta comercial al comprador N2.

Algunos expertos en el campo de la gestión y el comercio minorista dicen que las tareas se pueden escribir no en forma afirmativa, sino incluso en tiempo pasado.

Supuestamente, esta forma de registrar tareas en una lista de verificación aumenta la responsabilidad personal de los gerentes y, en consecuencia, aumenta la eficiencia del trabajo de este gerente en particular (cada uno de ellos).

En este caso, las mismas tareas se verán así (ejemplo):

• Preparó un protocolo de desacuerdos bajo el contrato con el proveedor N;
• Firmó un acuerdo con el proveedor N1;
• Envió una oferta comercial al comprador N2.

4. Establecer prioridades. Las tareas más importantes de la lista de verificación se pueden resaltar en negrita o escribir en letras mayúsculas (“bloqueo de mayúsculas”).

En caso de circunstancias imprevistas, un gerente puede realizar cambios en su agenda de tal manera que no afecten la ejecución de las tareas más importantes planificadas para hoy.

Al resaltar tareas, no se exceda: demasiadas tareas asignadas pueden simplemente desorientar al gerente, lo que en última instancia conducirá al hecho de que algunos de los elementos más importantes no se completarán.

5. No hagas tu lista de verificación demasiado grande. Los expertos dicen que no debe haber más de 20 puntos y tareas. En otras palabras, es necesario anotar solo lo que es realmente importante y lo que no se puede olvidar bajo ninguna circunstancia;

6. Editar. El ritmo de la actividad empresarial de una persona moderna durante el día no sólo es rápido, sino a veces impredecible. Durante la jornada laboral pueden surgir y surgirán nuevas tareas que deben resolverse y completarse hoy: nuevas reuniones, viajes, llamadas, correspondencia. Y esto definitivamente hará ajustes a tu lista de verificación;

7. En la columna de comentarios, asegúrese de indicar qué dificultades tuvo que enfrentar al realizar tal o cual tarea, cuáles fueron los matices;

8. Analizar. Al final de la jornada laboral, después de ella, debe revisar su lista de verificación y ver qué se completó, cómo se completó y volver a leer las notas que dejó en la lista de verificación durante la jornada laboral.

Este análisis le ayudará a identificar sus propios posibles problemas con la planificación y priorización del tiempo, y también a resolverlos. Trabajar en una lista de verificación, analizarla constantemente y analizar cada día que ha pasado ayudará a mejorar la eficiencia del gerente de ventas.

Lista de verificación de muestra para gerente de ventas

Una lista de verificación de muestra para un gerente de ventas para un día hábil (semana laboral) puede verse así (ejemplo):

Con el programa para automatizar el trabajo de la tienda Business.Ru, puede establecer fácilmente planes para sus subordinados y realizar un seguimiento del porcentaje de su implementación. El sistema de motivación se volverá transparente y el vendedor podrá comprender por sí mismo cuánto ganó y por qué.

Dependiendo de lo que venda su tienda, la muestra de la lista de verificación de un gerente de ventas puede ser diferente. Como mínimo, las tareas serán diferentes y las tareas para cada día, para cada semana, serán diferentes.

No es necesario buscar una lista de verificación o una muestra preparada que sea adecuada específicamente para su tienda. Después de estudiar la muestra anterior, prepare formularios de lista de verificación con sus gerentes de ventas que sean adecuados para usted y que funcionen para mejorar la eficiencia de su negocio; .

¿Alguna vez te has sorprendido pensando que no es la primera vez que le repites algo a un empleado? ¿O observa que al realizar una tarea familiar, los empleados cometen los mismos errores molestos? En caso afirmativo, entonces es hora de instruir a los empleados para que elaboren listas de verificación.

Lista de Verificación(Lista de verificación): una lista que contiene una serie de comprobaciones necesarias para cualquier trabajo. Al marcar elementos en la lista, un empleado puede conocer el estado/corrección de este trabajo.

No se puede subestimar la importancia de las listas de verificación. Por muy experimentado que sea un empleado, si tiene prisa puede olvidar fácilmente un detalle importante. Tomemos, por ejemplo, una situación común: prepararse para participar en una exposición. Esta es una empresa muy costosa. Un detalle omitido (los folletos no impresos a tiempo) puede costar la mitad del presupuesto.

Se pueden utilizar listas de verificación en una variedad de áreas: Hay listas de verificación para camareros, pilotos, especialistas en marketing y diseñadores web.

A continuación se detallan las reglas para crear listas de verificación que ayudarán a sus empleados a crear una herramienta útil y de alta calidad.

Reglas para la elaboración de listas de verificación.

Los elementos de la lista de verificación son las operaciones mínimas completas. ¿Qué significa?

Encargar la producción de tarjetas de visita y entregarlas en la oficina son dos operaciones diferentes.

Por lo tanto, se muestran como elementos separados en la lista de verificación.

* se han pedido tarjetas de visita
* tarjetas de visita entregadas en la oficina

2. Los puntos se escriben en forma afirmativa.

El propósito de la lista de verificación es verificar que esté listo, por lo que es mejor redactar los elementos en forma afirmativa: "pedido, entregado". Compare las palabras “pedir tarjetas de presentación” y “pedir tarjetas de presentación”. La segunda opción requiere más responsabilidad.

3. El número óptimo de puntos es hasta 20.

Las listas de verificación no deberían ser largas. El número óptimo de puntos es hasta 20. Si es necesario, es mejor dividir la tarea en varias etapas y crear una lista de verificación separada para cada etapa.

Ejemplo de lista de verificación:

Implementación efectiva de listas de verificación

Después de elaborar la lista de verificación, repase mentalmente todos los puntos junto con el empleado. Anota lo que se perdió. Coloca los puntos en el orden correcto. Haz ediciones.

2. Diseño

La lista de verificación debe verse estéticamente agradable; entonces será más agradable trabajar con ella.

3. Acceso conveniente

Organice el acceso compartido a los documentos para los empleados para que puedan imprimirse fácilmente en el momento adecuado. Imprima la lista resultante en forma de tabla (si la hoja de verificación se completa todos los días).

Beneficios de usar listas de verificación

Ejemplos de listas de verificación útiles para negocios en línea

En este artículo veremos una lista de verificación de muestra. Este es el nombre de una forma cómoda y comprensible de controlar cualquier operación compleja o de varias etapas. El ámbito de aplicación de las listas de control es tan amplio que la información sobre ellas será útil al mismo tiempo para personas creativas, estudiantes, empresarios, directivos de empresas y especialistas en diversos campos.

¿Qué es una “lista de verificación”?

Incluso si el concepto de “lista de verificación” le parece desconocido, es casi seguro que lo ha encontrado más de una vez. En la mayoría de los casos, este es el nombre que se le da a una lista de acciones (o pasos) secuenciales que deben tomarse para lograr un objetivo. También se puede utilizar para comprobar que se han completado todos los puntos u operaciones para resolver un problema.

En pocas palabras, es una lista de acciones que deben realizarse una tras otra para llegar al resultado final.

El ámbito de uso de este tipo de hojas es tan amplio que podemos decir con un alto grado de confianza: cada persona alguna vez ha hecho una "lista de tareas pendientes".

Sin embargo, en este artículo veremos cómo las listas de verificación ayudan en el espíritu empresarial y en la organización del trabajo de empleados individuales y de empresas enteras.

Una "lista de verificación" es una lista de acciones que deben realizarse una tras otra para lograr el resultado final.

¿En qué áreas se utilizan las listas de verificación?

Muchos empresarios, directivos y empleados ya han apreciado los beneficios de las listas de control para la producción. Cuando necesita realizar múltiples tareas (y en las condiciones modernas esto sucede casi todo el tiempo), una lista de tareas le ayuda a monitorear la ejecución de todas las operaciones. En este caso, no es necesario tener en cuenta todas las metas y objetivos.

Los lugares más comunes para encontrar listas de verificación en diversas formas son:

• aviación (los pilotos verifican la preparación de la aeronave antes del despegue mediante un procedimiento especial);
• construcción;
• medicina (desde procedimientos hasta operaciones quirúrgicas complejas);
• contabilidad y Auditoría;
• gestión, incluidas las ventas;
• educación.

Por lo tanto, las listas de verificación se utilizan en áreas donde se requiere concentración constante, y el éxito de todo el evento (y en aviación y medicina, la vida de las personas) depende de la finalización de cada elemento. Veamos tipos individuales de listas de verificación.

Uso de listas de verificación en industrias específicas

Originarias de la industria de la aviación, las listas de verificación hace tiempo que han superado su uso en una sola industria. A pesar de que algunas personas creen que las cosas más importantes no se pueden olvidar, la práctica demuestra lo contrario. En el mundo moderno hay muchas distracciones, por lo que a veces incluso una acción llevada al automatismo se realiza con un error. Para evitar esto, es aconsejable utilizar listas de verificación. ¿Cómo se utilizan en diferentes campos?

Listas de verificación del servicio de alimentos

En los establecimientos de restauración, las listas de control se utilizan constantemente y no en copias únicas. Por ejemplo, una lista de verificación para la apertura de un restaurante ayuda a los gerentes y empleados a preparar el establecimiento para el negocio al garantizar estándares de servicio aceptados.

Para cada turno, generalmente se prepara una hoja separada, indicando el número, fecha y nombre del gerente. En este caso lista de verificación: en realidad, un documento de informe. Si algo no sale según lo planeado, el gerente puede estudiarlo y comprender qué errores cometió.

1. Consultar el plan de eventos del día (cumpleaños, aniversarios).
2. Consultar efectivo en la caja registradora.
3. Organización de la limpieza.
4. Disponibilidad de hojas de informes en cocina y aseo.
5. Comprobación de todos los empleados (retrasos, aparición, etc.).
6. Inicio de los trabajos de cocina.

Por supuesto Este listado es aproximado, cada restaurante elabora el suyo.. Se puede desarrollar un procedimiento separado para cada puesto, por ejemplo, una lista de verificación para camareros de restaurantes, para trabajadores de cocina, etc. Estos documentos suelen conservarse durante un breve periodo de tiempo, no más de un mes (en caso de que surja alguna situación problemática).

En los establecimientos de restauración, las listas de control se utilizan constantemente y no en copias únicas.

Listas de verificación en la industria de la limpieza

En el sector de la limpieza profesional, las listas de control también se utilizan mucho. Por ejemplo, una lista de verificación de limpieza. Se puede hacer una muestra de dicha lista en varias versiones: como plan de acción y como documento informativo. Consideremos ambas opciones.

Como plan de acción, las empresas de limpieza profesionales suelen utilizar listas de verificación de limpieza cuando brindan servicios a organizaciones y clientes privados. Dado que en este caso estamos hablando de limpieza profesional, la lista de acciones ayuda a alcanzar el nivel de calidad requerido. Puede incluir los siguientes elementos:

1. Recolección de polvo, limpieza en húmedo, cuidado de muebles.
2. Lavado de cristales.
3. Lavar el piso.

El propósito de esta hoja es ayudar al empleado a navegar por el lugar., cumplir todos los puntos y brindar servicios de limpieza con la mayor calidad posible para que el cliente no tenga ninguna queja. A petición del cliente se podrán incluir otras tareas en la lista de control.

También Las listas de verificación se pueden utilizar como documentos de informes., por ejemplo, para la limpieza de baños. Casi todas las personas se han encontrado con este tipo de sábanas. Suelen colgarse en los baños de cafeterías y restaurantes. Los elementos de dichas listas de verificación no contienen una lista de tareas, sino el tiempo de limpieza. Después de completar la limpieza, el empleado pone su firma al lado de cada artículo. Dicho documento ayuda al gerente del establecimiento a monitorear y verificar la finalización oportuna de la limpieza.

Listas de verificación en ventas

Cualquier empleado involucrado en ventas activas debe utilizar listas de verificación para mejorar su desempeño. En primer lugar, se necesitan listas de verificación para organizar la comunicación con el cliente, especialmente por teléfono.

La mayoría de las llamadas "en frío" terminan en fracaso porque el gerente no se comunica con el cliente, sino que le lee el texto terminado. Además, los gerentes incluso tienen un modelo para cada pregunta u “objeción”. Esto es conveniente en el trabajo: no necesita pensar ni redactar su respuesta, pero en la práctica es absolutamente inútil. A los clientes no les gusta este enfoque.

Una lista de verificación puede ayudar a crear conversaciones más animadas, lo que significa que será más probable que realice una venta. La lista de verificación del gerente de ventas debe incluir los siguientes elementos:

1. Conocido.
2. Objeto de la convocatoria.
3. Oferta.
4. Aclaración de detalles, diálogo con el cliente, respuestas a objeciones.
5. Venta (invitación, etc.).
6. De despedida.

Esta opción es mejor que un algoritmo de ventas ya preparado, cuando el gerente lee frases modelo con voz monótona. Puede que sea más difícil trabajar con él en las primeras etapas, pero al final será más eficaz, ya que se parece más a un trato individual con el cliente.

Además, las listas de verificación se pueden utilizar para evaluar el desempeño no de un gerente individual, sino de todo el departamento de ventas. En este caso, contienen preguntas como:

1. ¿La empresa ha desarrollado una estrategia de marketing?
2. ¿Se ha comunicado el plan de ventas a los empleados?
3. ¿Se han desarrollado algoritmos de ventas y listas de verificación de empleados?
4. ¿Existe una base de datos de clientes?
5. ¿Cuántas llamadas hacen los empleados al día?
6. ¿Cuántas llamadas hace cada empleado por venta?
7. ¿Cuánto dura una conversación telefónica promedio?
8. Cómo se cumple el plan de ventas (por día, por semana, por mes).

Así, el seguimiento constante y la implementación metódica de todos los puntos aumentarán la eficiencia de cada empleado, especialmente en el ámbito comercial. Es importante que los líderes organizacionales se tomen en serio la preparación de listas de verificación e inculquen el hábito de utilizar este tipo de gestión del tiempo en todos los empleados.

Cualquier empleado involucrado en ventas activas debe utilizar listas de verificación para mejorar su desempeño.

Cómo una lista de verificación ayuda a los compradores misteriosos

La tarea de un comprador misterioso es una evaluación integral del trabajo de un vendedor individual y de toda la tienda en su conjunto. En este caso, no puede prescindir de una lista de verificación de los parámetros medidos. Por lo general, estas listas califican los elementos en una escala de cinco puntos o simplemente “sí/no”. La lista de verificación de compras misteriosas debe incluir los siguientes elementos:

1. Contacto del comprador:
   • el vendedor llega primero y se presenta;
   • amigable, educado;
   • apariencia limpia;
   • interesado, sonriendo.
2. Posesión de información:
   • identifica las necesidades del comprador haciendo preguntas, incluidas las abiertas y aclaratorias;
   • habla de productos que interesan al cliente;
   • ofrece análogos que el comprador desconoce;
   • Conoce con confianza el material sobre los productos.
3. Presentación de servicios de la empresa:
   • habla de promociones y descuentos vigentes;
   • ofertas para participar en programas de fidelización (emitir una tarjeta, recibir bonificaciones, suscribirse a la newsletter).
4. Trabajar con objeciones:
   • no habla negativamente de la opinión del comprador, no la califica de errónea;
   • no discute abiertamente, ofrece una alternativa;
   • expresa contraargumentos razonados.
5. Finalización de la venta:
   • resume el diálogo;
   • informa sobre propiedades adicionales del producto que no fueron discutidas en la conversación anterior;
   • indica el procedimiento para realizar una compra (dónde está el probador, dónde está la caja registradora, dónde está la zona de entrega, etc.);
   • Gracias por su compra y elección de tienda.

Son posibles versiones tanto más simples como más complejas de listas de verificación de compras misteriosas. Sin embargo Cuantos más detalles proporcione el comprador misterioso, mejor. Por tanto, es mejor desarrollar un cuestionario bastante voluminoso y detallado sobre el trabajo de los empleados de la tienda.

Listas de control en la gestión personal del tiempo

Las listas de verificación se pueden utilizar no sólo para organizar el trabajo de las empresas, sino también en la planificación personal. Por ejemplo, si no es habitual que una empresa utilice listas de verificación, pero un empleado ve la necesidad de hacerlo, debe crear dicha lista por sí mismo.

Esto simplificará el trabajo actual y permitirá identificar los algoritmos más efectivos para realizar determinadas operaciones. Trabajar de acuerdo con una lista de verificación aliviará parte del estrés psicológico; incluso un proyecto complejo, dividido en partes, se vuelve más factible. Y la ausencia del riesgo de olvidar algo es una agradable ventaja a la hora de planificar.

Trabajar de acuerdo con una lista de verificación aliviará parte del estrés psicológico; incluso un proyecto complejo, dividido en partes, se vuelve más factible.

Cómo crear correctamente una lista de verificación

Para que la lista de verificación funcione "como debería", es necesario redactarla correctamente. Aquí hay algunas recomendaciones:

1. La lista debe ser sencilla y breve. No es necesario redactar un ensayo detallado, es necesario resaltar lo principal y escribirlo en palabras lo más simples posible. Con un vistazo a la hoja debería quedar claro qué hacer.
2. Los puntos deben ser consistentes e interconectados. Recuerde, este es un algoritmo para lograr un solo objetivo. La lista de verificación supone un enfoque paso a paso de la tarea. Es decir, pase al segundo punto solo después de completar el primero.
3. Haz ediciones. Registre todos los cambios, modificaciones y mejoras en la lista de verificación.
4. Si está creando una lista de verificación personal, hágala conveniente para usted personalmente. Utilice resaltado, cursiva y letras mayúsculas. En este caso, no tiene que preocuparse por qué tan clara sea la hoja de trabajo para otras personas.
5. La lista de verificación debe caber en 1 hoja si la hace en papel o caber en el tamaño de la pantalla de su computadora o teléfono sin desplazarse si prefiere la versión electrónica. Óptimo: 5-7 puntos.

Dónde guardar la lista de verificación

Dependiendo del propósito de las listas de verificación, puede haber varias opciones para almacenarlas:

1. Las listas de verificación personales se almacenan en agendas, teléfonos y computadoras. Las listas de verificación más simples “qué no olvidar al salir de casa” son apropiadas para colocarlas en la puerta de entrada.
2. Las listas de verificación oficiales y de trabajo de los empleados deben colocarse a la vista en el lugar de trabajo o en formato electrónico en el escritorio de la computadora.
3. Las listas de verificación colectivas deben publicarse en lugares donde sean accesibles para todos los empleados involucrados en su implementación.

Conclusión

Una lista de verificación es una excelente opción para planificar el trabajo y aumentar su eficiencia. Estas listas de control se han aplicado prácticamente en todos los ámbitos de actividad: desde la aviación y la medicina hasta la restauración y la limpieza profesional. Un algoritmo bien diseñado le ayudará a abordar sin miedo incluso las tareas más serias y de varias etapas.

En su mayor parte, el trabajo de un estudio digital consiste en procesos rutinarios. Llegó un nuevo cliente, realizamos una auditoría exhaustiva del sitio y elaboramos un plan de trabajo. El plan incluye SEO, campaña de publicidad en Direct, medios, gestión de la reputación… Y cada uno de estos trabajos debe realizarse según un mismo tipo de algoritmo, derivado de la experiencia.

Para estandarizar y automatizar el trabajo, en Solvintech Studio utilizamos listas de control.

Te ayudan a no olvidar nada y te guían según el plan. Algunas obras son muy voluminosas. Aunque los realicemos habitualmente, podemos perder de vista algo, y esto afectará al resultado.

Una lista de verificación es también un plan de trabajo detallado. Cuando no saltas del quinto al décimo, no hay confusión y el trabajo va más rápido.

Y lo más importante: contienen criterios claros sobre la calidad del trabajo. En cada punto podemos indicar qué resultado es óptimo y cuál es inaceptable. Y al mismo tiempo indicar todas las variaciones intermedias.

Inmediatamente queda claro qué es bueno y qué es malo.

Las listas de verificación se pueden adaptar a cada tipo de trabajo que se pueda estandarizar. Es decir, casi cualquiera. Pero hay dificultades.

Existe una delgada línea entre una lista de verificación viable y una lista de verificación inviable.

En el caso de las listas de control, se aplica la regla: deben corresponder en todos los aspectos al proceso de trabajo real. Si no se cumple esta condición, la lista de verificación no funcionará.

Ejemplo. El estudio ofrece un nuevo servicio: gestionar la reputación de una empresa en Internet. Este es un servicio no lineal: el progreso del trabajo depende de las capacidades y recursos del estudio, hay muchos escollos y sutilezas que no son obvias. Lo peor que puedes hacer es hacer listas de verificación de manera formal. Si tomamos en cuenta sólo las premisas teóricas, surgen un montón de contradicciones menores entre la lista de verificación y la situación real. Los empleados y gerentes tendrán que coordinar y rehacer todo constantemente.

Las exigencias excesivas, la elaboración descuidada del contenido y la omisión de puntos importantes pueden quitarle vida a la lista de verificación. Entonces se convierte en un instrumento inútil. Es como clavar tornillos con un martillo.

¿Cómo debería ser una buena lista de verificación?

Debes tener en cuenta dos cosas:

• Su tarea es crear un mecanismo coherente en el que cada empleado entienda qué y cómo hacer por etapas.
• Todos los elementos de la lista de verificación deben estar interconectados. No se puede poner todo en una mesa sin un sistema claro.

Para crear una lista de verificación viable, primero debe dividir cada operación en sus componentes. Anota todas las acciones que realizas, hasta las más insignificantes. Puedes hacer esto en un mapa mental y luego ponerlo en una lista de verificación; es más conveniente.

1. Organizar según el orden de las acciones. Por ejemplo, de lo simple a lo complejo, de lo general a lo específico.
2. Dividir en etapas separadas. Para auditar la publicidad contextual, las etapas pueden ser las siguientes: verificar la configuración de la cuenta, los parámetros publicitarios, los grupos de anuncios y anuncios individuales, las palabras clave.
3. Sólo hay una acción en cada punto. Si está evaluando el encabezado del sitio, escriba puntos separados sobre la altura del encabezado, la presencia y el tamaño del logotipo, el contenido de la información, el tipo de número de teléfono, etc. Las acciones clave se pueden resaltar en negrita.
4. Indicar sólo acciones específicas y posibles variantes (aceptables o inaceptables) de los resultados a los que conducen. La teoría no es necesaria; las listas de verificación no sirven para eso.
5. Haga que la lista de verificación sea lo más clara posible para el empleado. Utilice un lenguaje claro, conciso y conciso.

Ejemplo de lista de verificación en el trabajo

Idealmente, puede crear entre 10 y 20 listas de verificación estándar en un par de días y ver los primeros resultados de la implementación esta semana. Pero esto rara vez sucede. Esté preparado para que la implementación de las listas de verificación lleve mucho tiempo. Es necesario desarrollarlos (o descargarlos ya preparados) y probarlos en la práctica. Lo más probable es que edite varias veces. Y la aprobación final sólo después de que demuestren su eficacia.

Listas de verificación listas

A continuación se muestran varias listas de verificación que hemos compilado y utilizamos en nuestro trabajo todos los días. Básicamente, regulan procesos universales, donde todas las etapas son aproximadamente iguales, independientemente de las particularidades del negocio. Por lo tanto, pueden modificarse para que se adapten a sus necesidades o puede utilizarlos tal cual. Haga una copia del documento y personalícelo usted mismo.

Qué usar para las listas de verificación: Google Sheets y análogos

Una de nuestras mesas

Normalmente, este método es adecuado para estudios y empresas con hasta 50 especialistas. Idealmente - 20-30.

Análogos de Google Sheets:

1. Sitechco. Aquí puede crear listas de verificación y agruparlas en diferentes proyectos. También hay varias "hojas de trucos" ya preparadas. Por ejemplo:

Lista de verificación para verificar el formulario de correo electrónico no válido

La interfaz no es la más simple: debes dedicar una o dos horas a comprenderla. Pero la funcionalidad es buena y la versión en la nube del servicio es gratuita.

2. Lista de verificación | Experto . Aquí es más conveniente: nos registramos, hacemos una lista de verificación y la usamos. Hay algunas buenas plantillas en su interior. Sin embargo, en la versión gratuita solo puedes crear 10 listas de verificación. Pero en la versión paga, puede dividir las hojas en secciones lógicas, agregar consejos interactivos al pasar el cursor sobre cada elemento, ver análisis de finalización y uso, y agregar videos. Todo esto es útil y cuesta 450 rublos al mes.

Así es como se ve parte de la lista de verificación de información para elaborar ofertas en Expert:

Si hablamos de los procesos más simples (por ejemplo, publicar un artículo en un blog), basta con imprimir listas de verificación y distribuirlas entre los empleados.

Mensajeros de tareas para listas de verificación

A veces las hojas de cálculo y sus análogos de Google no son suficientes. Si varios especialistas trabajan en un proyecto utilizando la misma lista de verificación, deben interactuar: discutir las tareas y dificultades que han surgido y buscar soluciones. Es mejor que el trabajo y la discusión se realicen en una sola ventana.

En tales casos, los mensajeros de tareas ayudarán. Aquí están los más convenientes.

Lista de maravillas. Este es un servicio de organización: aquí puede establecer tareas para el día (para usted y sus empleados), tomar notas, crear listas de verificación y convertirlas inmediatamente en tareas con fechas límite.

Si es necesario, agregue archivos multimedia, referencias o materiales didácticos.

Se pueden adjuntar varios artistas a cada lista de verificación.

Enviamos invitaciones y se forma el grupo de trabajo.

Trelo. Esta es una aplicación donde cada tarea tiene su propia tarjeta. Puede agregar empleados responsables a cada tarjeta, adjuntar documentos, archivos multimedia y listas de verificación. La lista de verificación se puede copiar directamente desde la hoja de cálculo de Excel.

Creamos una lista de verificación y asignamos responsabilidad.

Hay un inconveniente, pero grave: no hay anidamiento. No puede agregar opciones de respuesta por elemento. Pero puede crear varias listas de verificación separadas en cada tarjeta; cada una de ellas se convertirá en un bloque lógico de una única lista de verificación. O incluso convertir una tarjeta completa en un elemento de la lista de verificación (aquí las tarjetas se pueden agrupar en “tableros” separados).

Rovertask. Aquí también puedes exportar listas de verificación en formato .xls. Los adjuntas a una tarea y el propio sistema divide cada hoja en tareas separadas. Los empleados los llevan al trabajo y los llevan a cabo. Si es necesario, discuta algunos puntos en el chat. Se crea automáticamente un chat para los especialistas que trabajan en una tarea específica (el gerente y el cliente también pueden participar en la discusión).

Es conveniente: con unos pocos clics no tendrá que escribir todo manualmente.

Si pulsamos sobre cualquiera de las tareas nos aparecerá una ventana con la parte correspondiente del checklist

Rovertask ofrece varias listas de verificación ya preparadas, con explicaciones detalladas y ejemplos de uso.

Si utiliza megaplan o Bitrix24- cree listas de verificación allí mismo:

¿Tu estudio necesita listas de verificación?

Las listas de verificación son indispensables al escalar. Su potencial se revela cuando te expandes: proporcionas cada vez más servicios, realizas trabajos voluminosos y complejos. En las listas de verificación, registra las mejores prácticas (y ya probadas) para los nuevos empleados. Creas un punto de partida para ellos en su trabajo.

Si trabaja con un equipo pequeño, no tiene intención de escalar y su gama de servicios es limitada, el efecto de las listas de verificación será débil. Casi todos los procesos ya están en la cabeza de los empleados. No hay exceso de información. Aquí la estandarización puede ser innecesaria. La lista de control se convertirá en “un papel más”, sin el cual ya era normal.

Responde honestamente a esta pregunta: ¿planeas expandirte? En caso afirmativo, las listas de verificación le ayudarán. Si lo principal ahora es mantenerse a flote, dedique tiempo a asuntos más urgentes.

Desarrollo de checklists como nuevo servicio

Si automatiza el trabajo usted mismo, ayude a otros. Cuando implementas listas de verificación en tu estudio y ves los resultados, puedes hacer lo mismo con tus clientes. Después de todo, usted se sumerge en su negocio y comprende cómo y qué debería funcionar. Ofrecer diferentes opciones de servicio:

• puedes crear listas de verificación personalizadas para cada proceso de trabajo;
• dárselos como bonificación al cerrar un trato;
• tomar el control de la implementación.

Las listas de verificación son excelentes para estandarizar casi cualquier proceso. Úselos para escalar su negocio sin fallas ni fallos.

Lo hago una vez cada dos semanas.

Todas estas son listas de verificación constantes. A veces creo una lista de verificación para un evento único. Por ejemplo, si estoy planeando unas vacaciones.

¿Cómo crear una lista de verificación?

1. Córtalo corto. Esto no es un ensayo. Es sólo una colección de puntos. ¡Claridad de redacción! Diccionario sencillo! El objetivo es que captes la esencia incluso con un vistazo rápido.
2. Retire los elementos innecesarios. Incluye sólo lo que puedas olvidar. Por ejemplo, en la lista de verificación para escribir artículos no existe el elemento "Encender la computadora portátil". Haré esto sin recordatorio.
3. Resalte lo que es importante. Bloq Mayús o Negrita. Lo principal es no exagerar. Una o dos descargas por hoja son suficientes.
4. Edita constantemente. La lista de verificación debe estar actualizada. ¿Has visto mis ediciones a lápiz? Aquí. Cuando hay muchas ediciones, imprimo la lista de verificación nuevamente.

¿Dónde almacenar?

En papel, en un smartphone, en Evernote... Donde te resulte más cómodo.

Incluso puedes aplicar la lista de verificación directamente al artículo. Por ejemplo, solía usar pegatinas en mi computadora portátil. Pero no funcionó))

Total

Las listas de verificación son simples y convenientes. Esto te ahorrara mucho tiempo. Y nervios.

¿Por qué no hablan de esto en la escuela? En lugar de moralizaciones estúpidas como: "¿Has olvidado tu cabeza?"