Exemple de lettre de service demandant de régler le problème. Rédaction d'un mémo basé sur l'échantillon

Les gens font presque toutes les choses importantes par correspondance ;

par conséquent, la capacité de parler ne suffit pas.

Luc de Vauvenargues

Parlons d'un mémo comme principal moyen de communication interne, d'un document qui peut rationaliser les relations internes, assurer un échange rapide d'informations et résoudre une situation controversée.

POURQUOI LES ORGANISATIONS IGNORENT-ELLES LES DOSSIERS OFFICIELS ?

Le mémo reste un outsider dans la correspondance commerciale des organisations privées. Dans les organisations gouvernementales, au contraire, la plupart des documents internes sont des mémos internes.

Souvent, dans les organisations commerciales, un mémo est traité comme une formalité dénuée de sens, mais cet élément du flux de documents internes de l'entreprise, en tant que partie intégrante de la culture d'entreprise, présente un potentiel inestimable pour le développement commercial.

Quelle est la base de l'attitude fortement négative d'un certain nombre de responsables hiérarchiques d'organisations commerciales à l'égard de l'un des documents internes les plus importants qui servent de base à la prise de décisions de gestion ? Raisons possibles:

Faible niveau de culture de communication d'entreprise, manque de normes d'entreprise, décisions de gestion volontaristes dans le domaine du flux de documents interne ;

Absence de statut officiel, puisque la note n'est pas incluse dans le classificateur de la documentation de gestion ;

Disponibilité des moyens de communication électroniques. Les managers ne veulent pas perdre de temps à formaliser les processus de gestion, préférant échanger quelques mots lors d'une réunion personnelle, appeler sur un téléphone portable, écrire par email ou Skype, etc.

Mais il y a une autre raison : parfois les managers sabotent la formalisation du système documentaire interne. Il est difficile de réfuter les informations documentées sur la situation dans l'organisation, les instructions adressées à un responsable ou, par exemple, les ordres sur la procédure à suivre dans des situations spécifiques. Travailler dans le chaos présente certains avantages : il n’y a rien de plus facile que d’abandonner le fait de transmettre des informations verbales, ainsi que des instructions données en tête-à-tête. Tout le monde connaît la situation où un salarié reçoit régulièrement des instructions verbales mutuellement exclusives dont le non-respect entraîne des sanctions administratives.

QUELS SONT LES AVANTAGES DES BILLETS OFFICIELS ?

Un mémo est une lettre commerciale interne qui peut être utilisée pour résoudre rapidement et efficacement les problèmes de production actuels.

L'objectif principal d'une note est l'échange d'informations officielles entre employés d'une même organisation de statut égal.

Les objectifs de la rédaction de mémos peuvent être différents :

Communications horizontales des chefs des divisions structurelles/fonctionnaires lors de la résolution des problèmes généraux de production ;

Interaction efficace des informations :

Échange d'informations opérationnelles entre les divisions et succursales structurelles/indépendantes ;

Demande d'informations générales ;

Diriger des instructions ;

Accompagner un autre message (note de couverture) ;

Résoudre les problèmes actuels de soutien administratif, économique, logistique, informationnel et autre ;

Résolution de situations controversées et conflictuelles.

La capacité de rédiger avec compétence des documents internes, y compris des mémos, est utile dans des situations extrêmement complexes et déroutantes.

Tout d'abord, le mémo est l'assistant principal des employés du service d'appui à la documentation de gestion (ci-après - DOU) dans les situations controversées.

Malheureusement, les chefs des principales divisions structurelles tentent souvent d'imputer les lacunes du département lorsqu'ils travaillent avec des documents aux employés des divisions auxiliaires. Par exemple, la direction d'une unité structurelle n'a pas exécuté à temps les instructions d'un supérieur hiérarchique, mais la responsabilité en a été transférée au service de l'établissement d'enseignement préscolaire, ce qui aurait retardé l'envoi de la lettre sortante.

Un mémo permettra de réfuter les accusations infondées. Une note qui contient les faits, la date limite, le nom complet. les employés des établissements d'enseignement préscolaire qui ont effectué le travail de manière efficace et dans les délais, avec des pièces jointes de confirmation (copies des cartes d'inscription, extraits des registres d'inscription, etc.), aident souvent à maintenir l'objectivité, à reconnaître la réclamation comme infondée et à restaurer la réputation de l'entreprise d'un employé en particulier et du service de l'établissement d'enseignement préscolaire dans son ensemble (exemple 1).

Le texte de la note doit énoncer clairement l'objectif du message sous une forme accessible et concise. Des informations incomplètes ou redondantes rendent difficile pour le destinataire de comprendre l'essence du problème et peuvent conduire à une interprétation ambiguë et, par conséquent, à l'absence du résultat souhaité. L'efficacité d'un mémo dépend de la qualité de la structure du document et de la logique des arguments présentés.

NOUS TERMINONS UNE NOTE DE SERVICE

SI SUR LE FORMULAIRE, DE QUELLE MANIÈRE ?

Les mémos de bureau sont généralement rédigés sur une feuille de papier A4 vierge. Cependant, les organisations commerciales utilisent souvent à cette fin un formulaire de lettre qui, selon la clause 4.7 de GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés ». Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la préparation des documents" contient :

Emblème ou marque de l'organisation (marque de service) ;

Nom de l'entreprise;

Code de l'organisation ;

Numéro d'enregistrement d'État principal (OGRN) d'une personne morale ;

Numéro d’identification fiscale/code de motif d’enregistrement (TIN/KPP) ;

Informations de référence sur l'organisation ;

Lieu où le document a été compilé ou publié.

Par ailleurs, certains experts sur les pages de magazines et sur Internet donnent des exemples de mémos rédigés sur papier à en-tête.

Sans aucun doute, il est plus facile de préparer indifféremment tous les documents sur le même formulaire. Cependant, cela n'a aucun sens d'écrire une note au chef d'un département voisin sur un papier à en-tête contenant des données de référence, TIN, OGRN, etc. De plus, le formulaire de lettre de l'organisation occupe au moins 20 pour cent du volume total de la première page et souvent les informations nécessaires ne tiennent pas sur une seule feuille. Cela semble insignifiant, mais au sein d’une grande organisation, ces petites choses conduisent à des dépenses improductives plutôt qu’à des économies.

Découvrons sur quel formulaire vous pouvez rédiger un mémo (si vous le souhaitez).

Les types de formulaires de documents sont établis dans la clause 4.6 de GOST R 6.30-2003.

Pendant ce temps, GOST R 7.0.97-2016 « Système de normes pour l'information, la bibliothèque et l'édition. Documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la préparation des documents », qui entre en vigueur le 1er juillet 2018, contient déjà des précisions sur la préparation des formulaires d'organisation (clauses 5.8 et 6.6).

Il s'ensuit que les normes ne recommandent pas de rédiger une note sur papier à en-tête. Mais si l'envie d'effectuer une correspondance interne est certainement grande, vous pouvez développer et sécuriser au LNA un formulaire pour un type spécifique de document - une note officielle.

FORMULAIRE DE NOTE DE SERVICE : DÉTAILS

Sous la forme d'un type spécifique de document (dans notre cas, une note officielle) conformément à GOST R 6.30-2003, les détails suivants doivent être inclus (exemple 2) :

03 - « Emblème ou marque de l'organisation (marque de service) » ;

08 - « Nom de l'organisation » ;

10 - « Nom du type de document » ;

11 - « Date du document » ;

12 - « Numéro d'enregistrement du document » ;

14 - « Lieu d'établissement ou de publication du document » ;

15 - « Destinataire » (nom de l'unité structurelle et poste du salarié à qui la note est envoyée) ;

18 - « Titre du texte » ;

20 - « Texte du document » ;

21 - « Marque de présence de la demande » ;

22 - « Signature » ;

27 - "Note sur l'interprète."

NUANCES DES DÉTAILS D'ENREGISTREMENT

• "Destination". Si une note est envoyée à plusieurs divisions structurelles, le détail « Destinataire » est inscrit dans le coin supérieur droit comme suit :

Si le nombre total de destinataires est supérieur à quatre, vous devez créer une liste de diffusion.

• "Texte du document". Un mémo, comme une lettre commerciale, doit être clairement structuré. Le texte du mémo est rédigé à la première personne du singulier (« veuillez lister », « je le considère nécessaire », etc.).

Le texte, divisé en paragraphes logiquement complets, facilite la lecture et la compréhension, donne à chaque pensée une complétude logique et permet au destinataire de mieux naviguer dans le texte du document.

Le texte de la note se compose généralement de :

Extrait du préambule (partie introductive) ;

Partie principale;

La partie finale (conclusions, suggestions, demandes, etc.).

Le préambule révèle le but de la rédaction du mémo et contient des références aux dates, documents et faits qui ont servi de motif à sa préparation. Les informations contenues dans le préambule peuvent être brèves ou détaillées. Le préambule mène en douceur à la partie principale.

La taille du corps varie en fonction de l'objectif indiqué dans le mémo et peut comprendre plusieurs lignes ou plusieurs pages de texte dactylographié.

L'objectif principal de la partie principale est d'expliquer, de convaincre, de motiver à l'action, c'est-à-dire d'obtenir des résultats. C'est cette partie du texte qui révèle le plus pleinement le contenu du mémo. La partie principale comprend la plus grande quantité d'éléments factuels, qui doivent non seulement informer, mais aussi convaincre. Les éventuelles candidatures doivent également y être mentionnées.

La partie finale, ou résumée, du mémo est une sorte de résumé qui confirme ce qui précède, contient des conclusions, des demandes et des propositions spécifiques pour résoudre le problème. Plus le libellé du résumé est de plus en plus clair, plus il est probable que les décisions sur les questions seront prises en temps opportun.

ENREGISTREMENT ET VOIES DE MOUVEMENT DES BILLETS DANS L'ORGANISATION

Les questions d'enregistrement et de transfert ultérieur des notes officielles au destinataire suscitent souvent des controverses. Qui doit enregistrer les mémos ? Service DOW ? Des unités structurelles ? Des secrétaires ? Et doivent-ils en principe être enregistrés ? Qui et comment doit transmettre les notes internes afin qu’elles parviennent en temps utile aux responsables concernés ?

Sans aucun doute, la résolution de ces problèmes est la prérogative de l'organisation elle-même, dont les instructions de gestion de bureau devraient contenir une section consacrée au travail avec les documents internes. Les règles établies dans la LNA et la procédure de leurs actions permettront d'éviter les désaccords.

Que faire s'il n'existe pas un tel document ? Bien entendu, créez-le en formalisant la procédure d'élaboration, de traitement et de déplacement des documents officiels internes. La formalisation contribue à rationaliser de nombreux processus métier, ce qui a un effet très positif sur l'ordre général de l'organisation.

Il est nécessaire de commencer le travail par l’analyse du flux des mémos officiels : en déterminant ses volumes et ses itinéraires, en excluant les segments évidemment inutiles le long du parcours du document. Pour déterminer l'itinéraire le plus efficace pour un document, n'ayez pas peur de casser des conceptions anciennes et peu pratiques, de corriger et de corriger les erreurs de logistique.

Il peut exister plusieurs options pour acheminer les notes officielles - avec la participation du service de l'établissement d'enseignement préscolaire (schéma 1) et sans celui-ci (schéma 2). Voyons lequel de ces systèmes est le plus efficace.

SCHÉMAS D’ENREGISTREMENT ET D’ACHEMINEMENT DE NOTES INEFFICACES

• Inscription au service d'éducation préscolaire d'un grand organisme. Le transfert des notes officielles au service de l'établissement d'enseignement préscolaire pour enregistrement et redirection ultérieure vers le destinataire ralentit le processus de communication d'informations et de prise de décision. Cela est particulièrement visible dans les organisations disposant d'un volume important de flux de documents externes et internes. Compte tenu de la charge de travail globale, tous les établissements d'enseignement préscolaire ne peuvent pas désigner un employé distinct pour enregistrer les fonctionnaires, les mémos et autres notes. D'une manière ou d'une autre, les lettres urgentes, les ordres, les instructions, la correspondance entrante des autorités supérieures seront toujours enregistrées en premier, et les mémos attendront docilement dans les coulisses.

• Inscription en tant que secrétaire dans une petite organisation. Dans les organisations avec un faible flux documentaire, les notes internes sont enregistrées par le secrétaire du manager. Une note interne est un document interne horizontal et ne peut être destinée à un fonctionnaire supérieur.

Des rapports, des notes analytiques et explicatives sont utilisés pour fournir des informations à la direction dans la correspondance commerciale. Par conséquent, le secrétaire dans la chaîne de réception et de transmission des notes officielles entre fonctionnaires de statut égal constitue un maillon supplémentaire.

• Sans inscription, mais avec une marque du service DOW concernant le transfert. S'il n'est pas habituel pour une organisation d'enregistrer des notes officielles, cela n'a aucun sens de les transmettre au destinataire via le service DOU sans enregistrement. Remettre une note au service de l'établissement d'enseignement préscolaire et recevoir une marque de transfert, suivi du transfert du document par le service de l'établissement d'enseignement préscolaire à l'unité destinataire et apposition d'une autre marque sur le transfert - tout cela complique le processus, prend temps, et augmente le délai d’exécution des commandes.

Si l'organisme dispose toujours d'une procédure de transmission de notes officielles avec récépissé d'une marque d'acceptation, le destinataire signe pour réception, indique sa position, la date et l'heure de réception du document (si nécessaire). Un accusé de réception est inscrit sur une copie du mémo, qui est renvoyée au service destinataire.

La marque de réception peut être remplacée par le cachet « Reçu », qui contient des champs pour indiquer la date de réception, le nom complet. et signature du fonctionnaire (Fig.).

Riz. La marque de réception peut être remplacée par le cachet « Reçu »

DES SCHÉMAS D'ENREGISTREMENT ET D'ACHEMINEMENT DE NOTES EFFICACES

• Inscription dans une unité structurelle, transfert de notes directement entre unités. L'enregistrement des notes officielles dans une unité structurelle, ainsi que leur transfert d'une unité structurelle à une autre, en contournant les intermédiaires (service DOU ou secrétaire), raccourcit le chemin du document jusqu'au destinataire.

Si une unité structurelle n'a pas de poste de commis (secrétaire d'un département/département/division), un responsable de la gestion des archives doit être nommé pour enregistrer les documents, y compris les documents internes. La personne responsable du travail de bureau est déterminée par les chefs des divisions structurelles. En règle générale, un employé est nommé qui n'est pas chargé de responsabilités professionnelles. L'attribution de fonctions supplémentaires est approuvée par arrêté ou règlement et est consignée dans les fiches de poste.

• Enregistrement des notes sortantes. Le fonctionnaire responsable du travail de bureau dans l'unité structurelle enregistre la note de sortie.

Les mémos sortants sont enregistrés dans le journal des correspondances internes (sortantes) du département (exemple 3). Lors de l'enregistrement des notes de service sortantes, indiquez :

Numéro d'enregistrement du document ;

Destinataire (service auquel la note est envoyée) ;

Nombre de pages;

Disponibilité des candidatures ;

Date d'éxecution;

NOM ET PRÉNOM. l'employé qui a préparé la note.

Le mémo peut être numérisé et envoyé par e-mail.

S'il est nécessaire de transmettre l'original, le responsable du travail de bureau dans une unité structurelle peut établir un calendrier de transmission des notes officielles aux destinataires - une fois par jour, 2 fois par jour, etc.

Les mémos urgents (avec un délai clairement indiqué) doivent être transmis immédiatement. Vous pouvez transmettre à l'unité destinataire des notes officielles directement ou via des cellules spécialement équipées du service de l'établissement d'enseignement préscolaire avec les numéros et/ou noms des unités structurelles. Dans ce cas, le service de l'établissement d'enseignement préscolaire ne participe pas au processus de transfert des documents.

Enregistrement des notes entrantes. Lorsqu'une note est reçue par le service destinataire, le responsable du travail de bureau dans le service destinataire l'enregistre comme document interne entrant dans le journal de correspondance interne (entrante) du service (exemple 4) en indiquant les détails suivants :

Numéro d'enregistrement entrant ;

Date de réception (inscription);

Nombre de pages;

Applications;

Date d'éxecution;

Exécuteur testamentaire (fonctionnaire à qui la note est envoyée).

La responsabilité du respect des délais précisés dans la note incombe au fonctionnaire auquel elle est adressée. L'initiateur du mémo et/ou un supérieur hiérarchique peut modifier les délais d'exécution d'un document.

• Inscription de tous les salariés. Si l'organisation ou ses divisions structurelles n'ont pas d'employé responsable du travail de bureau, vous pouvez trouver d'autres mécanismes d'enregistrement des notes officielles. Par exemple, placez un journal des notes de service au format Word ou Excel sur un serveur à usage public. Dans ce cas, l'enregistrement d'une note par un employé d'une unité structurelle ne prendra pas plus de temps que le transfert personnel du document au secrétaire.

Cependant, les spécialistes des unités structurelles spécialisées sabotent souvent de telles propositions. Les tentatives visant à leur confier même des tâches de bureau mineures se heurtent à une résistance active. D’une certaine manière, les experts ont raison. Rappelez-vous, I.A. Krylova : « Le problème, c'est que si le cordonnier commence à faire des tartes et que le pâtissier commence à fabriquer des bottes, les choses ne se passeront pas bien » ?

Vous pouvez éviter un conflit ouvert avec des spécialistes des départements concernés si vous émettez un ordre ou une instruction appropriée signée par le chef de l'organisation. Dans ce cas, l'initiateur doit être le chef du service de l'établissement d'enseignement préscolaire ou une autre personne responsable du travail de bureau. Il est dans son intérêt de supprimer certaines fonctions archaïques, de rationaliser le travail avec les flux de documents, de créer des itinéraires efficaces pour leur déplacement et d'éviter la perte de documents internes.

Dès qu'un tel dispositif est mis en œuvre, le mécontentement des salariés diminue, puisque le temps d'inscription est considérablement réduit et l'inscription elle-même devient transparente.

CONDITIONS DE CONSERVATION DES DOSSIERS OFFICIELS

Les périodes de conservation des notes sont contenues dans la Liste des documents d'archives de gestion standard générés au cours des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation (approuvées par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25/08 /2010 n° 558, telle que modifiée le 16/02/2016, ci-après - Liste 2010) (Tableau).

Toute organisation qui fonctionne avec succès est un organisme vivant en constante évolution, et le travail de bureau est le reflet du système de gestion de cet organisme. Voulez-vous rester dans l’air du temps et être à l’avant-garde ? Essayez de commencer par des mémos internes - ce sera la première étape vers un flux de documents bien organisé, et une logistique vérifiée des itinéraires de documents internes sera la première étape dans la lutte contre le chaos managérial. Des exemples de notes de service sont donnés ci-dessous (exemples 5 à 10).

EXEMPLES DE NOTES OFFICIELLES

Dans toute organisation, une situation se présente lorsque les employés doivent informer la direction des problèmes survenus, expliquer les circonstances qui se sont produites ou suggérer des moyens de résoudre les problèmes de travail. C'est à cela que sert ce document. Dans cet article, nous examinerons en détail comment rédiger correctement un mémo. Vous pouvez télécharger un exemple gratuitement.

Ils sont:

1. Rapports. Il est rédigé si un employé fait une proposition ou demande de l'aide pour éliminer les violations ou les désaccords avec un autre employé.
2. Explicatif. Le plus souvent, à la suite d'un incident ayant des conséquences négatives, un texte explicatif est rédigé, qui indique les raisons de la violation.
3. Analytique ou informatif. Ils contiennent une analyse d'un problème ou d'un concept de travail, des conclusions et des suggestions basées sur les informations obtenues.

Le motif de création est l’initiative des salariés, mais peut être une instruction orale ou écrite du manager.

Exigences en matière de documents

Voyons comment rédiger un mémo ; nous allons créer un exemple pour une organisation budgétaire. Dans la liste des principaux documents comptables utilisés par les agences gouvernementales, déterminée par l'annexe n° 1 de l'arrêté n° 52n du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2015, il n'existe pas de formulaire unifié pour l'établissement de ce document. Ils sont rédigés sous n'importe quelle forme sur une feuille vierge de papier A4. Si nécessaire, dans une organisation à structure ramifiée, il est possible de développer cette forme.

Le formulaire mémo (exemple) doit contenir les détails nécessaires pour orienter rapidement les utilisateurs vers l'essence du document, sa source, la pertinence de la date et du numéro de série. Ce document n'est pas soumis à une inscription obligatoire. Mais une organisation peut décider de les enregistrer, par exemple à des fins de contrôle.

Forme de mémo

Caractéristiques et formulation importantes

La conduite des affaires, en particulier parmi les représentants du gouvernement, doit être éthique. Le mémo « Je voudrais porter à votre attention… » ne répond pas aux normes éthiques élevées requises. Il est plus facile d'écrire sur une violation de la réglementation du travail, de sauter la phrase « Je porte à votre attention » dans le rapport et de commencer immédiatement à présenter les faits et l'essence de l'incident. Par exemple : « Hier 15 août 2018, une séance de cours a été perturbée en raison de… ».

La question se pose souvent : si une institution a adopté la gestion électronique des documents, comment rédiger un mémo, le format d'échantillon est-il le même et en quoi diffère-t-il d'un format papier ? L'inscription sous forme électronique ne présente pas de différences significatives. Lors de l'envoi d'un e-mail, vous pouvez demander une notification indiquant qu'il a été lu par le destinataire.

Compilation étape par étape

La règle pour travailler avec un mémo comprend plusieurs étapes :

1. Un employé crée une note de service.
2. Le coordonne avec le supérieur immédiat et les parties intéressées, par exemple avec les spécialistes qui participeront à l'exécution des travaux.
3. Ensuite, il est soumis pour examen au destinataire de la division ou du département spécifié.
4. Le destinataire prend connaissance du contenu et prend une décision, tout en donnant des instructions, si nécessaire.
5. Le document est envoyé pour exécution et l'auteur est informé du résultat.

Si le directeur n'a pas écrit de refus, seule sa résolution positive constitue la base pour prendre des mesures ou effectuer des travaux.

Considérons une situation où le directeur adjoint rédige une note adressée au chef de l'établissement. Il doit obtenir l'autorisation des salariés d'entreprises tierces pour pénétrer dans l'enceinte de l'école avant de conclure un accord de fourniture de matériel. Après lecture, le directeur peut mettre sa résolution selon laquelle il est nécessaire d'établir une liste des personnes à accéder, ou donner un arrêté pour préparer des laissez-passer temporaires.

Nous vous avons expliqué comment rédiger un mémo ; nous fournissons ci-dessous un exemple pour les employés du secteur public.

Exemple pour une organisation budgétaire

Comment et combien stocker

Les documents d'une organisation, complétés par le travail de bureau, sont placés dans les archives pour différentes durées de conservation en fonction de leur type et de leur type. En 2019, la liste des types de documents indiquant les périodes de conservation de l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558 reste d'actualité. tel que modifié le 16/02/2016.

Les notes explicatives, notes et autres notes officielles sont conservées avec d'autres documents générés au cours des activités des organismes gouvernementaux - correspondance, actes, demandes de délivrance de laissez-passer, demandes de perte de certificats, etc. Leur durée de conservation dans les archives est 5 années.

Un pourcentage assez important de la population est associé au travail dans des organisations de différentes tailles et natures d'activités. Dans l'exercice de leurs fonctions, les employés communication avec la direction requise pour résoudre certains problèmes.

Puisque tout le monde peut être confronté à ce type de correspondance commerciale, regardons de plus près les principales questions : quand et comment est rédigé un mémo, quelles sont les différences dans la rédaction d'un document officiel à destination de la direction ?

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Dans quels cas un mémo est-il rédigé ?

Une note officielle est l'un des éléments du flux de documents interne. Avec son aide, les employés de l'entreprise peuvent résoudre les problèmes et situations de production aussi rapidement et efficacement que possible.

Note de service conçu pour résoudre les problèmes et les problèmes des entreprises liés au travail d'un employé spécifique ou d'un service entier. Dans ce cas, la solution au problème peut dépendre à la fois d'un autre employé de l'entreprise et d'une unité structurelle complètement différente.

La principale différence avec un rapport est qu'il est utilisé dans la communication d'entreprise entre des employés ou des divisions structurelles ayant un statut égal dans l'organisation. Autrement dit, pas de subordination directe.

La rédaction d'un mémo présente des avantages supplémentaires. Ce document prouve que le salarié qui l'a rédigé a indiqué un problème situé dans son domaine de responsabilité.

Si un spécialiste je n'arrive pas à le comprendre par moi-même en cas de problème, il peut rédiger une note et soumettre la question à l'examen d'autres spécialistes. Dans ce cas, il pourra se dégager de toute responsabilité en cas de mauvaise qualité ou de prise en compte intempestive de la tâche.

Dans certains cas, sur la base d'une note, un arrêté est établi sur la nécessité d'effectuer une action particulière.

Que doit contenir le texte du document ?

Bien que la forme exacte de remplissage de la lettre commerciale mentionnée ne soit pas définie, plusieurs points fondamentaux peuvent être déterminés, obligatoire pour la désignation dans le document. La liste des détails comprend :

1. Un en-tête où sont écrites les informations sur le destinataire, telles que son nom complet et son poste.
2. Nom du journal officiel.
3. Date d'écriture et numéro.
4. Un titre à partir duquel l'objet de la correspondance ressort immédiatement.
5. Le « corps » du document, où la situation actuelle est initialement décrite, après quoi l'auteur indique sa demande.
6. La position de l'employé qui a rédigé le message officiel, sa signature et le nom complet de l'auteur.

Souvent, le texte de la note commence par les mots « Je voudrais attirer votre attention… », après quoi viennent les informations principales. Mais ce n’est pas une règle impérative.

Comment composer et écrire correctement ?

Le début du document doit être détails de l'organisation et de l'auteur de la lettre officielle. Le titre du document lui-même est écrit au milieu. Le texte principal doit commencer en dessous et sur la ligne rouge. Comme nous l'avons mentionné précédemment, l'essence du problème est véhiculée sous forme libre. Le document est complété à la date de préparation et de signature.

Si le texte principal du mémo doit être volumineux, il doit être divisé en plusieurs paragraphes:

• description du problème principal ;
• demande;
• département et noms des salariés qui ont rédigé la note, en cas de recours collectif.

Dans le dernier cas La signature clé du document est donnée par le chef de service, en déposant un document de service. Une demande avec la signature de tous les salariés est en outre ajoutée au document principal.

Le mémo doit être rédigé sur une feuille A4, comme tout autre document. Aussi une signature « live » est requise fait à la main.

Le mémo est rédigé avec le numéro de série et la date de rédaction.

Si vous le souhaitez, le document peut être compilé dans un éditeur sur ordinateur puis imprimé, mais la signature doit également être faite par le compilateur lui-même.

Caractéristiques de la conception des notes (avec échantillons)

Selon le type de mémo rédigé, les nuances de l'exécution du document et les situations dans lesquelles il doit être rédigé changent.

Au directeur ou à la direction de l'entreprise

Divers mémos sont écrits à ce manager, parlons donc de la meilleure façon de les transmettre. Il est conseillé de composer le document en deux versions originales.

Selon les règles, le document est transmis au secrétaire, de qui il ne sera pas superflu de recevoir une note sur l'acceptation du document pour examen. Après cela, attendez la décision des autorités.

Pour un déplacement professionnel : prolongation et annulation

Le mémo vaut confirmation que le salarié détaché est en place, auquel s'ajoute enregistre les dates d'arrivée et de retour d'un voyage d'affaires. Ce document peut être délivré si :

• le salarié voyage à bord d'un véhicule de location, personnel ou officiel ;
• Le salarié ne dispose pas de documents confirmant son déplacement et son séjour.

Bilan de vacances

Il arrive souvent que, pour des raisons de production, les managers un des employés doit être rappelé.

Dans cette situation, le directeur du mémo devient le chef du service dans lequel est inscrit le salarié en congé annuel payé.

Le chef de l'organisation doit se familiariser avec le document soumis et indiquer votre consentement ou votre refus à la demande consigné dans le document.

Selon l'article 99 du Code du travail de la Fédération de Russie, le rappel d'un employé de vacances n'est possible qu'avec son consentement personnel.

De plus, selon l'article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie, il est interdit de rappeler des vacances :

• femmes enceintes;
• les salariés mineurs ;
• travailleurs associés à des conditions de travail dangereuses ou nocives.

En vacances

En plus des vacances, les employés des organisations peuvent, sous certaines conditions, bénéficier de ce qu'on appelle des « congés », c'est-à-dire prendre un congé du travail. Parce que le dans le Code du travail cette notion est supprimée, les définitions « temps de repos supplémentaire » ou « autre temps de repos » sont utilisées.

Le document avec lequel un salarié exprime ses volontés à ses supérieurs peut être soit une déclaration, soit une note.

Un salarié a droit à un congé lorsque :

• travaillé des heures supplémentaires ;
• travaillé le week-end ou les jours fériés ;
• effectué des heures supplémentaires totales pendant le travail posté ;
• a pris une part active au mouvement des donneurs et au don de sang ;
• employé;
• vers les vacances.

À propos de la modification de l'horaire de travail ou du report des heures de travail

Chaque salarié peut avoir de bonnes raisons, selon lequel il peut contacter la direction pour lui demander de modifier l'horaire de travail.

Si l'initiative se manifeste précisément de la part du salarié, qui peut documenter la nécessité d’ajustements, il rédige une note adressée au chef d'entreprise.

Dans les cas où le motif est véritablement valable, l'employeur n'a pas le droit de refuser un employé conformément à l'article 93 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Le document doit indiquer l'horaire actuel et celui souhaité.

Pour l'achat de matériel

Ce mémo est rédigé par le service qui doit acheter du nouveau ou remplacer l'ancien équipement.

Un exemple pourrait être un appel du service économique ou des ressources humaines au chef du service informatique avec une demande de remplacement rapide d'un ordinateur défectueux.

Formulaire de mémo pour l'achat d'un ordinateur : .

À propos de l'organisation d'événements

Mémos internes concernant la résolution des problèmes d'organisation de la tenue d'événements, ont leurs propres spécificités. Ils ont également été fréquemment utilisés dans les établissements d’enseignement.

La note devra indiquer des informations de base sur l'événement à venir et, si nécessaire, les coordonnées des personnes responsables de sa mise en œuvre.

À propos de la fourniture d'informations

L'un des types les plus couramment utilisés mémos. Il sert à formuler une demande d’obtention de certaines informations et repose sur le principe suivant :

1. l'idée clé doit être identifiée et une requête doit être formée ;
2. fournir les détails dont le destinataire peut avoir besoin ;
3. rappeler l'idée principale de la demande et fournir des informations complémentaires.

À propos de la punition d'un employé

Ce type de document est utilisé dans les cas où le comportement d'un employé sur le lieu de travail ou son attitude inappropriée à l'égard de ses tâches professionnelles nécessite des sanctions appropriées.

Le rédacteur de la note doit présenter les faits du mieux possible. objectivement et sans émotion, donnez à la direction la possibilité de gérer l'incident.

À propos du besoin d'un nouvel employé

Le document est établi lorsqu’un nouvel employé est requis dans l’une des divisions structurelles de l’entreprise. Le chef de service a alors le droit de soumettre cet élément de correspondance commerciale interne à la direction.

Il doit y indiquer raisons objectives, selon lequel cette décision sera objective et acceptable.

Mémo sur l'embauche d'un nouvel employé : .

Pour les heures supplémentaires

Une raison courante pour rédiger de tels documents est présence de situations d'urgence, dans des conditions où il sera nécessaire d'impliquer les salariés dans la résolution du problème après la fin des heures de travail.

La note est établie par le chef d'équipe ou de service adressée au responsable direct. Dans le texte du document les motifs de la demande sont indiqués et une liste de ceux qui devraient effectuer des heures supplémentaires.

Engager un salarié à effectuer des heures supplémentaires : .

Sur la création d'une nouvelle unité structurelle

La question de la création de nouvelles unités structurelles peut également être résolue à l'aide d'une demande exprimée au moyen d'une note. Les objectifs de cette action sont soulignés dans le corps du document. Parmi eux:

• augmenter le niveau de normalisation du travail;
• solution plus efficace de certains problèmes ;
• amélioration avec le personnel et d’autres raisons.

Dans certaines situations, les mémos peuvent remplacer les déclarations, agissant plus « doucement ». Le plus souvent, ils sont utilisés pour des processus internes liés à l'organisation de la production.

Si l'entreprise prend en charge un système de gestion électronique de documents, la conception des mémos internes n'est pratiquement pas différente de la version papier. La principale différence est le support de stockage transférés entre les divisions structurelles de l'entreprise.

La vidéo ci-dessous révèle certains aspects du travail avec des mémos internes sous forme électronique :

Note de service est un document d’information et de référence utilisé comme outil de correspondance commerciale interne. Note de service est compilé en relation avec un département spécifique de l'entreprise ou un employé individuel lorsque d'autres départements et unités structurelles sont obligés de s'impliquer dans la résolution du problème. Les mémos internes, contrairement aux mémos, sont un moyen de communication entre des services et des employés égaux en statut officiel, mais qui ne se rapportent pas directement les uns aux autres.

Comment rédiger un mémo

Note de service, en règle générale, est rédigé sous quelque forme que ce soit, mais doit contenir les détails suivants :

• le titre du document, c'est-à-dire « Mémo » ;
• le destinataire indiquant son nom complet et sa fonction au datif ;
• le titre avant le texte de la note est le sujet du mémo ;
• le texte même de la note, qui décrit la situation actuelle et suggère des options pour résoudre le problème ou exprime une demande ;
• position de l'auteur de la note avec nom complet et signature ;
• date d'établissement du document et son numéro.

Exemple de mémo pour l'achat d'un ordinateur

Note de service
05.10.2013 № 2
Moscou

À propos de la réparation (remplacement) d'ordinateur

Je voudrais attirer votre attention sur le fait que depuis le 20 septembre 2013, des pannes logicielles surviennent souvent sur l'ordinateur personnel attribué à la directrice commerciale Larisa Ivanovna Korovko.

À cet égard, je demande que cet ordinateur soit réparé ou remplacé.

Exemple de mémo sur la délivrance des produits

NOTE D'ENTRETIEN
2013-09-20-CN du 20/09/2013

À propos de la délivrance des produits

Je vous demande de coordonner la tenue de la campagne pour la Voditsa TM.

Objet de l'action :

• augmentation des ventes au détail de jus Voditsa TM ;
• augmentation de la distribution numérique et qualitative.

Période de promotion : octobre-novembre 2013

Région: Alexandrovsk, Cheryomushki

Participants à l'action : vendeurs de points de vente

Mécanisme de promotion : lorsqu'un point de vente commande 5 litres de jus TM « Voditsa », 1 litre de jus TM « Voditsa » est offert en cadeau.

Distribution des fonds des prix :
Alexandrovsk - 400 paquets (1 l chacun)
Cheryomushki - 60 paquets (1 l chacun)
Efficacité : augmentation prévue des ventes de 30 à 40 %.
Le reste des produits non utilisés sera retourné à l'entrepôt.

Le mémo est rédigé sur une feuille A4 si l'organisme ne maintient pas de gestion électronique des documents.

Stasov Chef du département RH S.V. Klimova Les raisons précisées dans la note explicative sont considérées comme irrespectueuses Appliquer des sanctions disciplinaires sous forme de réprimande à T.I.

Bogdanova au chef comptable A.D.

Rapports, mémos et certificats : quelle est la différence ?

De l'article, vous apprendrez :

• qu'est-ce qu'un mémo ;
• comment rédiger un mémo ;
• Quelles sont les règles pour rédiger un mémo ?
• Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle pour rédiger un mémo ?

Qu'est-ce qu'un mémo ? Les activités de production efficaces de toute entreprise, quels que soient sa forme de propriété et son champ d'activité, sont assurées avant tout grâce à la rapidité et à la compétence des décisions de gestion prises. Autrement dit, cela dépend de l'efficacité avec laquelle l'interaction des informations est établie dans l'entreprise. De plus, les participants à cette interaction informationnelle sont tous les employés de l'entreprise - du personnel opérationnel à la haute direction.

Téléchargez des documents sur le thème : Chaque salarié travaillant dans l'entreprise exerce une fonction professionnelle spécifique et des responsabilités définies pour ce poste.

Modèles de mémos

Instruction de l'Office central des statistiques de l'URSS du 24 novembre 1982 n° 613 À des fins fiscales, toutes sortes de notes sont importantes. Dans certains cas, toute note, ainsi que d'autres documents, peut servir de document principal de justification et de documentation. preuve dans la comptabilité fiscale des dépenses. 1 cuillère à soupe. 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie, par exemple :

• une note interne de son propre service de publicité, selon laquelle la période d'utilisation effective des vidéos publicitaires n'a pas dépassé 12 mois, a aidé l'entreprise à prouver que les vidéos ne sont pas des actifs incorporels et à amortir les dépenses en une seule fois. Service de la région de Moscou du 16 mars 2012 n° A40-100845/10-4-498 ;
• Pour confirmer le kilométrage de la voiture à l'aide des lectures du navigateur GPS (au lieu du compteur kilométrique) et reconnaître les coûts de carburant, vous avez besoin d'une note adressée au chef du service des transports par le contremaître indiquant que l'inspection avant le départ a montré un dysfonctionnement du compteur kilométrique. 1 cuillère à soupe. 252, par. 5 p.1 art. 254 Code des impôts de la Fédération de Russie.

Apprendre à rédiger des notes : rapports, notes officielles, explicatives

Initiative. Contenir des initiatives, des propositions, des recommandations, etc. Exemple de mémorandum Les mémos peuvent être externes ou internes, selon le destinataire du document.

Les externes s'adressent au chef d'une entreprise ou d'une organisation de niveau supérieur. Pour établir ce document, utilisez les formulaires généraux d'entreprise.

Selon l'exemple, le mémorandum doit être composé des éléments suivants :

• noms de l'institution, de l'entreprise;
• Rendez-vous;
• indice;
• adresses d'enregistrement;
• données du destinataire ;
• titre du sujet du rapport ;
• texte déclaré ;
• signatures du gérant ;
• Nom complet de l'interprète, indiquant un numéro de téléphone de contact.

Mémo en cas de manquement aux obligations officielles Des mémos internes sont rédigés à l'adresse du chef de l'organisation et des feuilles ordinaires sont utilisées pour leur exécution ;

Note explicative - exemple et règles de remplissage

Autres articles sur ce sujet :

• retour : Documents de référence et d'information (protocole, proposition, etc.) - types, procédure d'élaboration et d'exécution
• en outre : Lettres commerciales (officielles) - concept, types, rédaction et conception
• Exemples de notes commerciales (rapport, officiel, explicatif)

Liste des sources utilisées

1. Documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de documentation. Lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003. (approuvé par Rosarkhiv) ;
2. Recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales.
   Approuvé par arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009 n° 76. – Annexe n° 16 ;
3. Loginova N.K. Travail de bureau et correspondance. Manuel pédagogique et méthodologique. USUE, 2007 ;
4. Encyclopédie du travail de bureau.

La première partie, la déclaration, expose les raisons, les faits et les événements qui ont eu lieu et ont servi de motif à sa rédaction.

La deuxième partie, l'analyse, contient une analyse de la situation actuelle et des options possibles pour la résoudre.

La troisième partie, le résumé, comprend des conclusions et des propositions d'actions spécifiques qui, de l'avis du compilateur, doivent être prises.

Dans ce cas, le mémorandum ne peut pas contenir de deuxième partie. Une fois l'essence du problème exposée, des propositions pour sa solution seront immédiatement décrites.

Si les mémos informent le destinataire de l'avancement des travaux, ils peuvent alors être préparés régulièrement. Ce sont les mémos dits informatifs.

Un mémo officiel est proche d'un mémo dans son objectif, mais contrairement à lui, il a un caractère interne et officiel.

Mémos de service types de mémos de service et règles pour leur préparation

Attention

Exemple de journal pour l'enregistrement des notes officielles En plus de l'enregistrement du journal, une carte ou un enregistrement automatique de la documentation est également fourni.

Forme d'une note explicative Pour expliquer les circonstances de tout événement et fait, un tel type de document est fourni sous la forme d'une note explicative rédigée par un salarié de l'entreprise adressée à un fonctionnaire supérieur.

Il est destiné à être rédigé à la main en un seul exemplaire sur une feuille de papier ordinaire adressé à la personne qui l'a demandé.

Certains organismes prévoient la préparation d'une note explicative sur ordinateur.

La forme de la note explicative n'est pas fixée au niveau législatif, cependant, dans certaines institutions, il existe des formulaires standards pour son exécution.

Parallèlement, une note explicative non établie conformément au formulaire fait foi.

Selon le Code du travail de la Fédération de Russie (art.
Une note explicative en comptabilité est un document comptable contenant :

• principaux indicateurs techniques et économiques des activités actuelles, d'investissement et financières de l'entreprise ;
• une description détaillée de la politique comptable concernant l'application des méthodes de valorisation des stocks, de calcul des amortissements, etc.

Le plus souvent, la procédure d'établissement d'une note explicative est réglementée par l'entreprise (institution) qui a adopté cette forme de document d'information et de référence.

Ainsi, les notes commerciales sont des documents d'information et de référence qui initient les décisions de gestion et permettent de choisir l'une ou l'autre méthode d'influence de la direction.

Mémos de bureau types de demande de mémos de bureau et règles pour leur préparation

Pour cette raison, elle ne peut pas faire face à la charge accrue. Je vous demande d'embaucher un nouveau spécialiste sur le lieu de travail principal du service comptable et de rompre la relation de travail avec le travailleur à temps partiel conformément à l'article 288 du Code du travail de la Russie.

La note est rédigée par un employé ou un chef de service adressée au chef ou spécialiste d'un autre service. Ainsi, sur la base de son nom, il résout des problèmes purement de service et assure une communication horizontale entre les objets de contrôle.

Les mémos internes reflètent le plus souvent des questions de logistique, de soutien économique, de support informationnel, etc.
Le texte de la note se compose, en règle générale, d'une justification (exposé des motifs de l'établissement) et d'une proposition, d'une demande, d'une candidature, etc.

Par exemple, un comptable peut informer dans une note de la nécessité de réparer un ordinateur ou une imprimante au service comptable. Une telle note doit être envoyée au chef du service d'assistance système, lui demandant de réparer l'appareil.

Un mémo est rédigé de la même manière qu'un rapport, sur une feuille A4.