Est-il nécessaire d’indiquer les relevés du compteur de vitesse et les heures de départ et d’arrivée sur le coupon détachable du client accompagnant la feuille de route ?

Formulaires unifiés ;

Itinéraires auto-développés.

Si une organisation élabore de manière indépendante un formulaire de lettre de transport, il est alors nécessaire qu'il contienne tous les détails obligatoires prévus dans la section II de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008.

Conformément à l'article 3 de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152 « Sur l'approbation des mentions obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de transport » : « la lettre de voiture doit contenir les mentions obligatoires suivantes : 1 ) le nom et le numéro de la feuille de route ; 2) les informations sur la période de validité de la feuille de route ; 3) les informations sur le propriétaire (détenteur) du véhicule ; 4) les informations sur le véhicule ;

Conformément à l'article 6 de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 « Sur l'approbation des informations obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de transport », les informations sur le véhicule comprennent notamment :

Relevés du compteur kilométrique (kilomètres complets) lorsque le véhicule quitte le garage (dépôt) et entre dans le garage (dépôt) ;

La date (jour, mois, année) et l'heure (heures, minutes) du départ du véhicule de la place de stationnement permanente du véhicule et de son arrivée au parking indiqué.

Lorsque vous remplissez les documents de voyage, remplissez soigneusement et sans erreurs tous les détails requis. Lors de l'inspection, les inexactitudes peuvent devenir un motif pour les inspecteurs d'exclure les lettres de voiture des documents confirmant les dépenses. Dans ce cas, la justification des frais devra être prouvée devant le tribunal.

La pratique d'arbitrage qui s'est développée lors de l'examen de tels litiges est hétérogène. Certains tribunaux soulignent : les incohérences dans les feuilles de route ne réfutent pas le fait que l'organisation a eu des dépenses liées aux activités commerciales (voir, par exemple, l'arrêt de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 15 décembre 2008 n° VAS-16222/ 08, décisions du Service fédéral antimonopole du district du Caucase du Nord du 26 novembre 2009 n° A32-24509/2007, du 27 août 2008 n° F08-5063/2008).

Dans le même temps, de nombreux tribunaux confirment : les dépenses en carburant et lubrifiants ne réduisent pas l'assiette de l'impôt sur le revenu si les feuilles de route ne contiennent pas d'informations sur l'itinéraire, le kilométrage, les relevés du compteur de vitesse, si les feuilles de route sont signées par des personnes non autorisées, il n'y a pas de transcriptions de signatures, etc. (voir ., par exemple, la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 30 août 2013 n° VAS-11880/13, la résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 5 mars , 2009 n° F09-946/09-S5, district de Sibérie occidentale du 20 novembre 2009 n° A46-11958/2009).

La justification de cette position est donnée ci-dessous dans les documents de la version VIP du système Glavbukh

1. Situation : Comment émettre des lettres de transport pour documenter le carburant et les lubrifiants usés

Une organisation peut utiliser :

• formulaires unifiés;
• feuilles de route élaborées de manière indépendante (voir, par exemple, une forme simplifiée de feuille de route pour une voiture de tourisme).

Les caractéristiques de conception des formulaires standard de lettres de transport, en fonction du type et de la destination des véhicules, sont présentées dans le tableau.

Des échantillons unifiés de lettres de voiture ont été approuvés par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78. Cependant, leur utilisation n’est pas obligatoire.

Si des échantillons unifiés de lettres de transport ne conviennent pas pour une raison quelconque (par exemple, certains détails ne sont pas utilisés ou il n'y a pas d'indicateurs nécessaires), vous pouvez développer indépendamment des formes de lettres de voiture. Enregistrer l'utilisation des lettres de voiture dans la politique comptable (article 4 du PBU 1/2008).

Avez-vous décidé d'élaborer vous-même le formulaire de la feuille de route ? Vérifiez ensuite qu'il contient toutes les mentions obligatoires prévues à la section II de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008. Il s'agit notamment du numéro de la lettre de voiture par ordre chronologique, des informations sur sa validité période, informations sur le chauffeur, informations sur le moyen de transport et autres. Vous pouvez également fournir des détails supplémentaires qui tiennent compte des spécificités des activités de l’organisation.

De plus, un tel formulaire doit répondre à d'autres exigences légales pour les documents primaires (partie 2 de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ).

Veuillez remplir une copie de la feuille de route pour chaque véhicule. Et le type de voiture doit être immédiatement indiqué au nom de la feuille de route. Par exemple : une feuille de route pour une voiture de tourisme ou une feuille de route pour un bus. Le formulaire doit être rempli par un employé autorisé de l'organisme (par exemple, un répartiteur ou un secrétaire d'un parc automobile, s'il y en a un). Toutes les lettres de voiture doivent être numérotées et certifiées par un sceau (cachet).

Au moment de quitter la voiture et après son retour au garage, la feuille de route doit être certifiée par le mécanicien ou l'employé responsable de l'exploitation du véhicule avec sa signature (indiquant son nom complet) ou le cachet approprié.

Les dates et heures de l’examen médical pré-départ et post-départ du conducteur sont fixées par le professionnel médical qui a procédé à l’examen. Ces données doivent également être certifiées par sa signature (indiquant son nom complet) ou un cachet approprié.

Le chef comptable conseille : s'il n'est pas possible de garder un médecin parmi le personnel, vous pouvez alors conclure un contrat avec un travailleur médical. Ou inscrivez-le comme travailleur externe à temps partiel. De cette façon, vous pouvez éviter les conflits avec les inspecteurs.

En effet, dans la pratique, peu de gens se conforment à l'obligation pour un agent de santé d'apposer une marque sur la feuille de route. Souvent, s'il n'y a pas de médecin à temps plein dans l'entreprise, cela n'est pas fait par un travailleur médical (comme cela devrait être selon les règles), mais par l'un des leurs, par exemple le chef du service des transports.

Sois prudent. Si l'inspection du travail vient chez vous pour une inspection et constate que les inscriptions sur les feuilles de route n'ont pas été faites par un médecin qualifié, mais par quelqu'un d'autre, l'entreprise peut être accusée de violation des règles de sécurité du travail. Et cela sera suivi d'une amende administrative pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles. Par conséquent, il est toujours plus sûr de conclure au moins un accord avec un agent de santé.

Émettez une feuille de route pour chaque jour ou pour toute autre période n'excédant pas un mois. Si un véhicule est utilisé par plusieurs conducteurs en équipe, plusieurs feuilles de route peuvent être émises pour un véhicule à la fois - pour chaque conducteur.

Cette procédure de remplissage des lettres de transport est prévue à la section III de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008.

Le chef comptable conseille : lors de la préparation des lettres de voiture, remplissez soigneusement et sans erreurs tous les détails requis. Lors de l'inspection, les inexactitudes peuvent devenir un motif pour les inspecteurs d'exclure les lettres de voiture des documents confirmant les dépenses. Dans ce cas, la justification des frais devra être prouvée devant le tribunal.

La pratique d'arbitrage qui s'est développée lors de l'examen de tels litiges est hétérogène. Certains tribunaux soulignent : les incohérences dans les feuilles de route ne réfutent pas le fait que l'organisation a eu des dépenses liées aux activités commerciales (voir, par exemple, l'arrêt de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 15 décembre 2008 n° VAS-16222/ 08, décisions du Service fédéral antimonopole du district du Caucase du Nord du 26 novembre 2009 n° A32-24509/2007, du 27 août 2008 n° F08-5063/2008).

Dans le même temps, de nombreux tribunaux confirment : les dépenses en carburant et lubrifiants ne réduisent pas l'assiette de l'impôt sur le revenu si les feuilles de route ne contiennent pas d'informations sur l'itinéraire, le kilométrage, les relevés du compteur de vitesse, si les feuilles de route sont signées par des personnes non autorisées, il n'y a pas de transcriptions de signatures, etc. (voir ., par exemple, la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 30 août 2013 n° VAS-11880/13, la résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 5 mars , 2009 n° F09-946/09-S5, district de Sibérie occidentale du 20 novembre 2009 n° A46-11958/2009).

S'il est impossible de remplir l'un des détails de la feuille de route, la raison doit être documentée et indiquée dans le champ approprié. En particulier, une telle situation peut survenir si, en raison d'un dysfonctionnement du compteur de vitesse, il est impossible de remplir le champ « Relevés du compteur de vitesse » dans la feuille de route. Dans ce cas, reflétez le fait de la panne dans le document approprié (par exemple, vous pouvez établir un rapport sur les dysfonctionnements (défauts) identifiés de l'immobilisation). Indiquez le fait de panne de l'équipement et les détails d'un tel document (par exemple, un rapport) dans le champ « Relevés du compteur de vitesse ». De plus, un document confirmant la distance parcourue par la voiture avec un compteur de vitesse défectueux doit être joint à la feuille de route. Il doit contenir toutes les précisions nécessaires prévues pour les documents primaires (article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ). Vous pouvez confirmer votre kilométrage, par exemple, avec une attestation comptable. Il reflète la distance parcourue par la voiture (elle peut être déterminée grâce à des mesures). Cette procédure est recommandée dans la lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 16 juillet 2010 n° ШС-37-3/6848.

Pour contrôler lequel des conducteurs a reçu des lettres de voiture et quand, et si elles ont été soumises au service comptable à temps, effectuer des écritures dans le journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture (article 17 de la section III de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152). La résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78 prévoit un formulaire standard de ce document (formulaire n° 8).

Les lettres de voiture émises doivent être conservées pendant cinq ans (article 18 de la section III de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152).

2. Article : Il s'agit d'une décision du tribunal ou d'un examen de la pratique judiciaire.

L'absence d'itinéraires de véhicules sur la feuille de route ne constitue pas une base pour exclure les coûts de carburant et de lubrifiant.

Le motif du litige : l'organisation a reconnu dans la comptabilité fiscale les dépenses d'achat de carburants et lubrifiants pour la Lexus RX300, qu'elle utilisait pour des déplacements professionnels. L'inspection a exclu ces dépenses, invoquant le manque d'informations sur les itinéraires spécifiques du véhicule dans les feuilles de route. Soit ils manquaient de données sur l’itinéraire du véhicule, soit ils déclaraient en termes généraux : « Autour de la ville ».

Les agents des impôts ont insisté sur le fait que pour confirmer les dépenses liées à l'utilisation des véhicules officiels, les feuilles de route doivent contenir des informations détaillées sur la destination, y compris le nom et l'adresse exacte de l'organisation ou de l'institution où ils ont voyagé avec cette voiture. Sans ces informations, il est impossible de confirmer la nature productive des dépenses. De plus, certaines feuilles de route ne reflétaient pas les lectures du compteur de vitesse en début et en fin de journée. En conséquence, les inspecteurs ont imposé à l'organisation un impôt sur le revenu supplémentaire, des pénalités et une amende.

Les inspecteurs ont fait valoir que la feuille de route, qui ne contient pas d'informations sur les itinéraires spécifiques du véhicule officiel, ne peut pas confirmer les coûts d'achat de carburant et de lubrifiants.

Prix ​​d'émission : 19 000 roubles.

Qui a gagné la discussion : l’organisation.

Arguments et conclusions des tribunaux : le tribunal de première instance a annulé les cotisations complémentaires, et les cours d'appel et de cassation ont accepté cette annulation. Selon les arbitres, l'absence d'informations sur les itinéraires dans les feuilles de route ne donne pas de raisons de croire que l'organisation a effectivement utilisé la voiture à des fins autres que officielles. De plus, les tribunaux sont arrivés à la conclusion que l’itinéraire du véhicule n’est pas du tout une condition obligatoire de la lettre de voiture. Le fait est que les détails obligatoires de ce document ont été approuvés par l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 (ci-après dénommé l'arrêté n° 152). Parmi celles-ci, les informations sur la destination du véhicule ne sont pas mentionnées.

À son tour, le ministère russe des Finances a expliqué que la lettre de voiture, contenant les mentions obligatoires énumérées dans l'annexe à l'arrêté n° 152, est l'un des documents confirmant les dépenses en carburant et lubrifiants (lettre du 25.08.09 n° 03-03- 02/06/161). Ainsi, pour reconnaître les dépenses litigieuses, il suffit que la feuille de route indique uniquement le nom du document, son numéro et sa durée de validité, et contienne également des informations sur le propriétaire ou le propriétaire du véhicule, le conducteur et le véhicule lui-même (article 3 de l'annexe à l'arrêté n°152) .

Certes, les relevés du compteur de vitesse en début et en fin de chaque journée font partie des mentions obligatoires de la feuille de route, puisqu'ils concernent des informations sur la voiture (paragraphe 3, clause 6 de l'annexe à l'arrêté n°152). Mais, malgré l'absence partielle de ces données, les tribunaux ont néanmoins décidé que les feuilles de route étaient régulièrement délivrées et les ont reconnues comme des documents confirmant le caractère officiel des déplacements en voiture. Par conséquent, les arbitres ont convenu que l'entreprise avait le droit de prendre en compte les coûts d'achat de carburant et de lubrifiants pour la Lexus RX300.

3. Arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152 : Sur approbation des mentions obligatoires et de la procédure de remplissage des documents de voyage

Détails requis et procédure de remplissage
feuilles de route

I. Dispositions générales

1. Les détails obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de voiture ont été élaborés conformément à la loi fédérale du 8 novembre 2007 N 259-FZ « Charte du transport automobile et du transport électrique terrestre urbain » (Législation collective de la Fédération de Russie, 2007, N 46, art. 5555).

2. Les informations obligatoires et la procédure de remplissage des feuilles de route sont utilisées par les personnes morales et les entrepreneurs individuels exploitant des voitures, des camions, des bus, des trolleybus et des tramways.

II. Mentions obligatoires de la lettre de transport

3. La lettre de voiture doit contenir les informations obligatoires suivantes : 1) le nom et le numéro de la lettre de voiture ; 2) des informations sur la période de validité de la lettre de voiture 3) des informations sur le propriétaire (détenteur) du véhicule ; ; 5) informations sur le conducteur *.

4. Les informations sur la période de validité de la lettre de voiture comprennent la date (jour, mois, année) pendant laquelle la lettre de voiture peut être utilisée, et si la lettre de voiture est émise pour plus d'un jour - les dates (jour, mois, année) de le début et la fin de la période pendant laquelle la lettre de transport peut être utilisée.

5. Les informations sur le propriétaire (propriétaire) du véhicule comprennent : 1) pour une personne morale - nom, forme juridique, localisation, numéro de téléphone 2) pour un entrepreneur individuel - nom, prénom, patronyme, adresse postale, téléphone ; nombre.

6. Les informations sur le véhicule comprennent :

1) le type de véhicule (voiture particulière, camion, bus, trolleybus, tramway) et le modèle du véhicule, et si le camion est utilisé avec une remorque pour voitures, une semi-remorque pour voitures, en plus - le modèle de la remorque pour voitures, semi-remorque pour voitures;

2) plaque d'immatriculation nationale d'une voiture de tourisme, d'un camion, d'une remorque cargo, d'une semi-remorque cargo, d'un bus, d'un trolleybus ;

3) relevés du compteur kilométrique (kilomètres complets) lorsque le véhicule quitte le garage (dépôt) et entre dans le garage (dépôt) ;

4) la date (jour, mois, année) et l'heure (heures, minutes) du départ du véhicule de la place de stationnement permanente du véhicule et de son arrivée au parking spécifié.

7. Les informations sur le conducteur comprennent : 1) le nom, le prénom, le patronyme du conducteur ; 2) la date (jour, mois, année) et l'heure (heures, minutes) de l'examen médical avant et après le voyage ; le conducteur.

8. Des précisions supplémentaires peuvent être portées sur la feuille de route, en tenant compte des spécificités de l'exercice des activités liées au transport de marchandises, de passagers et de bagages par transport routier ou transport électrique terrestre urbain.

III. Procédure pour remplir une feuille de route

9. Une lettre de voiture est délivrée pour chaque véhicule utilisé par une personne morale ou un entrepreneur individuel pour le transport de marchandises, de passagers et de bagages par transport électrique routier et terrestre urbain dans les communications urbaines, suburbaines et interurbaines.

10. La lettre de voiture est délivrée pour une journée ou une durée n'excédant pas un mois.

11. Si, pendant la période de validité de la feuille de route, le véhicule est utilisé en équipes par plusieurs conducteurs, il est alors permis d'émettre plusieurs feuilles de route pour un véhicule séparément pour chaque conducteur.

12. Le nom de la feuille de route indique le type de véhicule pour lequel la feuille de route est émise (lettre de voiture particulière, lettre de voiture tramway, etc.). Le numéro de la feuille de route est indiqué dans la rubrique titre par ordre chronologique conformément au système de numérotation adopté par le propriétaire du véhicule. Dans la partie en-tête de la lettre de voiture, un sceau ou un cachet d'une personne morale, d'un entrepreneur individuel, qui possède les véhicules concernés sur la base de la propriété ou d'une autre base juridique, est apposé.

13. Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans un parking permanent sont inscrits par des personnes habilitées désignées par décision du chef d'entreprise ou de l'entrepreneur individuel, et certifiées par leurs cachets ou signatures indiquant les initiales et noms de famille, sauf dans les cas où un entrepreneur individuel cumule les fonctions de chauffeur.

14. Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans le parking spécifié sont saisis par l'entrepreneur individuel si l'entrepreneur spécifié cumule les fonctions de conducteur.

15. En cas d'émission de plusieurs feuilles de route pour un véhicule séparément pour chaque conducteur, la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique de sortie du véhicule du stationnement permanent sont inscrits sur la feuille de route du conducteur qui est le premier à quitter la place de stationnement permanente , ainsi que la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule entre dans un parking permanent - sur la feuille de route du conducteur qui est le dernier à entrer dans le parking permanent.

16. Les dates et heures de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur sont inscrites par le travailleur médical qui a procédé à l'examen correspondant et certifiées par son cachet et sa signature indiquant le nom, le prénom et le patronyme.

17. Les propriétaires (possédants) de véhicules sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises dans le journal d'enregistrement des lettres de voiture.

18. Les lettres de voiture émises doivent être conservées pendant au moins cinq ans.

Olga Pushechkina, experte

Une lettre de voiture est un document très important pour le transport officiel. Si le propriétaire de la voiture est une organisation, ce document confirme le droit de conduire ; si la voiture est privée, mais est utilisée à des fins professionnelles, il aide à calculer les coûts ; De nombreux services contrôlent les titres : le Service fédéral des impôts, l'Inspection nationale de la sécurité routière et l'Inspection du travail. Comment remplir correctement ce document et éviter d'éventuelles sanctions en cas d'erreur, compte tenu des dernières évolutions de la législation ?

Les soi-disant « bons » sont des documents comptables primaires qui doivent être conservés par toutes les organisations et entrepreneurs individuels exploitant des véhicules. Dans le même temps, les personnes morales et les entrepreneurs individuels fournissant des services de transport de marchandises ou de personnes sont tenus d'utiliser des formes unifiées de ces documents. Le nouveau formulaire utilisé pour remplir la feuille de route 2019 a été approuvé il y a vingt ans Résolution du Comité national des statistiques du 28 novembre 1997 n° 78. Il est toujours d'actualité, même s'il a été modifié à plusieurs reprises et de diverses manières au fil des ans. Le dernier d'entre eux a été instauré par le ministère des Transports par arrêté n°476 du 7 novembre 2017. En raison de ces modifications, à compter du 15 décembre 2017, des informations complémentaires sur le propriétaire du véhicule doivent être indiquées sur la feuille de route. Ainsi, les entrepreneurs individuels doivent indiquer leur OGRI, et les organisations doivent indiquer leur OGRN.

Selon le type de véhicules et leur domaine d'application, différents types de feuilles de route doivent être utilisés. Ainsi, de nouveaux formulaires distincts ont été développés pour :

• voitures particulières;
• camions;
• transports spéciaux;
• taxi de passagers;
• cargaison;
• bus publics et non publics.

La procédure d'émission des lettres de voiture a été établie par arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 N 152, valable tel que modifié le 7 novembre 2017 et entré en vigueur le 15 décembre 2017. Les lettres de voiture sont prises en compte dans un journal spécial. Examinons de plus près les changements survenus dans les lettres de voiture en 2019 et comment rédiger ce document afin que les inspecteurs du fisc et de la police de la circulation, qui consultent le plus souvent ce document, n'aient aucune question.

Nouveau formulaire de lettre de transport

Une feuille de route du véhicule est requise lorsqu’un véhicule part au travail, qu’il s’agisse de la propre voiture de l’organisation ou d’une voiture louée. Des exigences strictes pour la tenue de ce document principal sont établies uniquement pour les entreprises de transport automobile, cependant, pour toutes les autres, il s'agit d'un document de stricte responsabilité et doit contenir des détails obligatoires. En 2019, ces informations étaient plus nombreuses - fin 2017, les responsables ont ajouté l'obligation d'indiquer sur la feuille de route des informations sur le conducteur subissant un contrôle avant le départ de l'état technique de la voiture. En outre, le cachet rond obligatoire sur le formulaire délivré a été supprimé.

Si un formulaire unifié ne convient pas à une organisation, celle-ci peut développer sa propre version, qui doit prendre en compte tous les détails obligatoires et les indicateurs nécessaires. L'utilisation du nouveau formulaire doit être indiquée dans la politique comptable de l'organisation, telle que définie au paragraphe 4 du PBU 1/2008. N'oubliez pas que les règles réglementées par l'article 9 s'appliquent également aux documents primaires de déclaration stricte Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ sur la comptabilité.

Ainsi, les nouvelles feuilles de route pour 2019 doivent contenir les informations suivantes :

• nom et numéro du document lui-même ;
• coordonnées du propriétaire de la voiture (OGRIP et OGRN) ;
• date d'émission;
• validité;
• des informations sur le conducteur du véhicule ;
• des données sur le véhicule lui-même ;
• des informations sur le propriétaire du véhicule ;
• données sur la réussite du contrôle technique avant le vol.

Le document doit être certifié par la signature du répartiteur qui l'a délivré et du chef de l'organisation. Le sceau doit être apposé uniquement sur les organisations qui l'utilisent conformément à leur Charte. Le formulaire est établi en un seul exemplaire et remis au chauffeur. Après cela, il doit être restitué à la personne habilitée contre signature ; dans ce cas, il est considéré comme clos et est transmis au service comptable. À partir de ce moment, vous devez découvrir pourquoi les feuilles de route sont nécessaires.

Qui a besoin de feuilles de route et pourquoi ?

Les feuilles de route, comme auparavant, sont nécessaires aux organisations pour surveiller le mouvement des véhicules, calculer les salaires des conducteurs, enregistrer la consommation de carburant, calculer la dépréciation d'un véhicule et comptabiliser les coûts totaux de transport. De plus, si un conducteur d'un transport officiel est arrêté par un inspecteur de la police de la circulation pour vérifier ses documents, ce document confirme la validité du voyage, la légalité du transport de marchandises et de passagers et indique que le véhicule est en bon état et que le conducteur a le droit de le conduire. Si le bon n'est pas disponible, vous devrez payer une amende administrative selon Article 12.13 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie.

Procédure d'inscription et exemple de remplissage d'une feuille de route

Les répartiteurs sont responsables de remplir ce formulaire pour les véhicules des organisations de transport automobile, tandis que dans d'autres entreprises, il peut s'agir simplement d'un employé autorisé à libérer les véhicules pour le déplacement. Ces responsabilités doivent être déléguées par arrêté du chef de l'organisation, puisque c'est celui qui remplit le document qui est responsable des erreurs qui y sont commises. Parfois, les conducteurs sont eux-mêmes responsables de l'émission des feuilles de route, mais en règle générale, les conducteurs ne doivent remplir que leur partie du document - enregistrer les données sur le kilométrage de la voiture conformément aux indicateurs des instruments de la voiture.

Vous pouvez émettre un bon pour un vol ou un jour ouvrable, ou pour un mois entier. De plus, le formulaire unifié offre la possibilité de prolonger la validité de ce document, car diverses situations peuvent survenir avec un véhicule sur les vols et conduire sans feuille de route constitue une infraction.

La lettre de voiture, dont la forme est unifiée, se divise en plusieurs formes différentes, selon le type de véhicule. Ces formulaires diffèrent par leur contenu et leurs exigences de remplissage. Nous les avons rassemblés dans un tableau afin que chaque organisation puisse naviguer et choisir celle dont elle a besoin.

Si ces feuilles de route conviennent à l'organisation, les formulaires peuvent être téléchargés directement à partir des liens dans le tableau des résolutions pertinentes. Chaque document comptable, pour avoir force de loi, doit porter le cachet de l'organisme propriétaire ou loueur du véhicule. De plus, il est nécessaire d'indiquer l'heure de départ du garage et l'heure exacte de retour de la voiture à sa place. Il est nécessaire de prendre en compte d’autres exigences lors de leur conception.

En particulier, tant au moment où le véhicule quitte le garage qu'après son retour au garage, il faut vérifier la conformité des inscriptions sur la feuille de route avec les indicateurs des instruments de la voiture, tels que la jauge à carburant, le compteur kilométrique, etc. L'état technique du véhicule doit être approuvé par un employé autorisé, par exemple un mécanicien de l'organisation. Les données relatives à l'examen médical préalable au voyage doivent être remplies par un travailleur médical, en indiquant la date et en apposant un cachet personnel. Le dossier doit indiquer que le conducteur « a passé un examen médical avant le départ et a été autorisé à effectuer ses tâches ». Si nécessaire, une note concernant l'examen médical après le vol est également remise.

Parfois, un programme spécial est utilisé pour remplir les bons. Il vous permet de masquer les zones inutiles d'un document, de déterminer exactement la durée du trajet et également de mettre un numéro exact sur chaque document. L'annonce de l'utilisation du programme doit être faite à tous les répartiteurs afin que tous les bons soient émis de manière identique. De plus, cela facilitera la vie des conducteurs, qui pourront prendre en compte chaque rouble du coût du carburant dépensé sur la route et afficher les soldes exacts. L'absence d'un tel programme n'est pas une violation, puisqu'il n'est pas interdit de remplir manuellement les nouveaux formulaires.

L'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152 prescrit la conservation des lettres de transport fermées pendant cinq ans. La responsabilité de la bonne exécution des documents incombe personnellement au chef de l'organisation, ainsi qu'aux personnes autorisées qui sont responsables de l'exploitation du véhicule. Ceux d'entre eux qui signent le formulaire sont responsables de l'exactitude des données qu'ils ont certifiées. Si, lors d'un contrôle, des représentants du Service fédéral des impôts révèlent des violations lors du remplissage de la feuille de route, ils peuvent exclure les carburants et lubrifiants radiés des dépenses aux fins de l'impôt sur les bénéfices. L'organisation devra alors payer une taxe supplémentaire, ainsi que payer des amendes et des pénalités imposées par les inspecteurs.

Une nouvelle feuille de route correctement remplie selon le formulaire n°3 (pour une voiture de tourisme) ressemble à ceci :

Page de titre tenant compte des changements dans l'ordre de remplissage (préparée à l'aide de la version commerciale de ConsultantPlus) :

Continuation:

Les entreprises qui disposent de véhicules de fret sont tenues de remplir une lettre de transport du véhicule lorsqu'elles les utilisent. Il doit être avec le chauffeur pendant le voyage avec les autres documents nécessaires. Il existe deux formes de ces documents qui sont utilisées par les transporteurs automobiles.

La législation n'établit pas de forme obligatoire de lettre de voiture, les entreprises peuvent donc la développer de manière indépendante, en respectant les exigences obligatoires relatives aux documents comptables et les règles du ministère des Transports de la Fédération de Russie.

Rosstat a approuvé deux de ses variétés - le formulaire intersectoriel standard 4 p, utilisé pour le paiement au temps pour le travail à la machine et utilisé pour le travail à la pièce. Les entreprises peuvent utiliser ces deux formes dans leurs activités.

Lors de la livraison de marchandises, la première forme de lettre de transport 4 p est utilisée, qui comprend également deux autres coupons détachables. Ils servent de base à l'émission des factures aux entrepreneurs pour le paiement des services.

La feuille de route du véhicule est délivrée par les responsables de l'entreprise et enregistrée dans le registre d'immatriculation. Il doit être marqué par le mécanicien, le médecin, le ravitailleur et, pendant la tâche, le conducteur lui-même, ainsi que les représentants du client. Lors du transport de marchandises vers des tiers, il peut être accompagné.

Le remplissage des fiches de déplacement s'effectue pour chaque jour (poste), et le chauffeur doit d'abord présenter ce formulaire pour la date précédente. A son retour, il transmet le document au répartiteur, qui le note dans le journal d'enregistrement, le calcule et le transfère au service comptable.

Exemple de remplissage d'une feuille de route de camion

Remplir la partie principale

Le document est apposé d'un cachet de l'entreprise, de sa date et de son numéro et, le cas échéant, de sa série. Les données sur l'organisation propriétaire de la voiture (locataire) sont saisies - nom, adresse, numéro de téléphone, code d'immatriculation dans les statistiques ().

Vous trouverez ci-dessous la marque de la voiture, son identifiant de garage et son numéro de plaque d'immatriculation. Le nom complet est également écrit ici. employé et son matricule, ainsi que les détails du permis de conduire et la classe de conducteur.

Si une organisation exerce des activités réglementées pour le transport de marchandises, elle doit alors indiquer les détails de la carte d'immatriculation du véhicule dans les colonnes appropriées.

DANS tableau « Travail du conducteur et du véhicule » le répartiteur enregistre les heures et dates prévues de départ et de retour, et le mécanicien enregistre l'indication du compteur de vitesse en début et en fin de journée, l'heure réelle de sortie du garage et de retour de la voiture.

DANS Panneau "Mouvement de carburant" Le répartiteur indique le type de carburant à remplir, les coefficients utilisés dans le calcul (heure d'hiver, déplacements en ville, etc.), le camion-citerne saisit les données sur la quantité de carburant remplie, et au retour, combien de litres ont été livrés . Le mécanicien de cette section reflète des informations sur les mesures de carburant dans le réservoir, ainsi que sur le fonctionnement des équipements spécialisés.

DANS tableau "Tâche du conducteur" la personne responsable indique le nom et l'adresse du lieu de travail de la voiture, l'heure, le nombre de trajets, fixe le déplacement du ravitaillement requis, prend note de la vérification du permis de conduire puis signe la feuille de route.

Ci-dessous, le médecin inspecteur avant le départ met son autorisation.

Après avoir vérifié l'état de fonctionnement, le mécanicien remet la voiture au conducteur pour qu'il l'utilise, cela se reflète dans les signatures correspondantes, tout comme au retour. Si quelque chose se produit pendant l'exécution d'une tâche, par exemple un accident, des notes spéciales sont remplies.

Remplir un coupon détachable

Le formulaire de bon pour camion 4-p contient des coupons détachables destinés aux clients.

Le recto est rempli par le répartiteur, qui saisit les données sur la feuille de route, l'achèvement réel de la tâche (heures, km, tonnes, etc.), et calcule également le montant du paiement pour les services de livraison. Le deuxième côté est enregistré auprès de l'organisation client et reflète des informations sur la voiture, des données sur son fonctionnement, son organisation, son interprète, son conducteur, les documents joints, etc.

DANS Lors du règlement, le coupon est arraché et remis avec les documents de paiement à la contrepartie. Pour l'entreprise exécutante, il reste le verso du bon, sur lequel des inscriptions similaires sont effectuées par le client. L'heure d'arrivée et de départ de la voiture, les documents joints et leur quantité, etc. sont reflétés ici. Le client confirme ces données avec la signature du responsable et son sceau. rubrique "Fiscalité"

Le répartiteur calcule la consommation de carburant en tenant compte des normes en vigueur, en inscrivant en outre dans les tableaux la durée de fonctionnement, le kilométrage, le tonnage transporté, etc.

Si nécessaire, le salaire du conducteur est calculé.

Lors de l'exécution d'une tâche, des temps d'arrêt peuvent survenir ; les informations les concernant sont enregistrées dans la section appropriée.

Le répartiteur ou le comptable, au verso de la lettre de transport, ainsi que dans la partie détachable, calcule le paiement des prestations de livraison.

Le document est signé par le chef de l'unité structurelle ou de l'organisation.

Nuances

La feuille de route d'un camion est le document principal de la comptabilité primaire qui, avec la feuille de route pour le transport de marchandises, détermine les indicateurs d'enregistrement du travail du matériel roulant et du conducteur, ainsi que pour calculer le salaire du conducteur et faire paiements pour le transport de marchandises.
Pour les véhicules de fret, la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 N 78 a approuvé deux formes de lettres de voiture - le formulaire N 4-c et le formulaire N 4-p.

* Le formulaire N 4-c (travail à la pièce) est utilisé lors du transport de marchandises, sous réserve du paiement de la main d'œuvre automobile au tarif à la pièce.
* Le formulaire N 4-p (basé sur le temps) est utilisé sous réserve du paiement du travail sur le véhicule au taux horaire et est conçu pour le transport simultané de marchandises par jusqu'à deux clients pendant une journée de travail (poste) du conducteur.

Des coupons détachables de la feuille de route sont remplis par le client et servent de base à l'organisme propriétaire du véhicule pour présenter une facture au client.
Le coupon détachable correspondant est joint à la facture. La feuille de route reste chez l'organisme propriétaire du véhicule ; elle répète des enregistrements identiques sur le moment où le véhicule a été conduit par le client et sert de base à l'enregistrement du fonctionnement du véhicule pendant la journée de travail.

Dans le cas où, lors du paiement des travaux d'un véhicule au temps, des articles en stock seront transportés, les numéros des documents d'expédition sont inscrits sur la lettre de voiture et une copie de ces documents d'expédition est jointe, sur la base des résultats de qui indique le nombre de tonnes de marchandises transportées et d'autres indicateurs reflétant le travail de la voiture et du chauffeur.
Le remplissage de la feuille de route avant de la remettre au chauffeur est effectué par le répartiteur de l'organisation ou une personne habilitée à le faire. Les données restantes sont remplies par les employés de l'organisation propriétaire du véhicule et des clients. Rappelons que la participation au remplissage de la feuille de route n'est pas autorisée, à l'exception des signatures certifiant l'acceptation (au départ) et la livraison (au retour de la voiture).
Les lettres de voiture sous les formulaires N 4-с et N 4-п sont délivrées au conducteur contre signature par une personne autorisée uniquement pour un jour ouvrable (équipe), sous réserve que le conducteur présente la lettre de voiture du jour de travail précédent.

Le remplissage de la feuille de route s'effectue dans l'ordre suivant :

1. Sous le titre du document est inscrite la date de son émission (jour, mois, année), qui doit correspondre à la date d'enregistrement de la lettre de voiture émise au journal.

2. Dans la ligne « Mode de fonctionnement », notez le code correspondant au mode de fonctionnement (travail en semaine, déplacements professionnels, enregistrement récapitulatif des heures de travail, enregistrement quotidien des heures de travail, travail un week-end ou un jour férié, travail selon un horaire ou hors horaire, etc. ), selon lequel le salaire du conducteur est calculé.

3. Dans les lignes « Colonne », « Brigade », sont inscrits les numéros de la colonne et de la brigade, qui incluent la voiture et le chauffeur.

4. Dans les lignes dédiées au véhicule, notez la marque, indiquez le numéro, ainsi que son numéro de garage.

5. Dans les lignes dédiées au chauffeur, sont inscrits le nom, les initiales, le matricule attribué à l'employé de l'organisme de transport, le numéro de permis et la classe du chauffeur travaillant sur cette feuille de route.

6. Les lignes dédiées à la carte de licence indiquent des informations sur son type (standard, limité), son numéro d'immatriculation et sa série.

7. Dans les lignes « Remorques », sont enregistrés les marques, les numéros d'état et de garage des remorques et semi-remorques produites conformément à la voiture. Les numéros des remorques et semi-remorques d'échange sont enregistrés sur ces lignes aux lieux de leur échange.

8. Dans la ligne « Personnes accompagnantes » sont inscrits les noms et initiales des personnes accompagnant le véhicule pour accomplir la tâche (chargeurs, transitaires, stagiaires, etc.).

9. Dans la rubrique « Travail du chauffeur et de la voiture » - informations sur le départ et le retour de la voiture selon l'horaire.

10. Dans la section « Tâche du conducteur » :

Dans la colonne 18 « À la disposition de qui », sur la base de la demande du client ou d'une commande unique, est inscrit le nom du client, à la disposition duquel la voiture doit arriver pour accomplir la tâche.

La colonne 19 « Heure d'arrivée » enregistre l'heure (en heures et minutes) d'arrivée du véhicule chez le client conformément à sa demande, à une commande ponctuelle ou à l'horaire de travail du véhicule aux termes du contrat.

Les colonnes 20-21 (adresses des points de chargement et de déchargement) indiquent d'où récupérer la marchandise et où la livrer selon la demande, une commande unique du client ou selon les termes du contrat.

La colonne 22 « Nom de la cargaison » enregistre le nom de la cargaison présentée au transport sur la base de la demande du client ou d'une commande unique.

Dans la colonne 23 « Nombre de coureurs avec fret », sur la base d'une demande ou d'une commande unique, le nombre de coureurs avec fret nécessaire pour accomplir la tâche est enregistré.

La colonne 24 « Distance » enregistre les distances de transport de marchandises, déterminées à partir des données des autorités routières, ou à partir d'une carte du territoire (plan de la ville) à l'aide d'un curvimètre, ou à partir d'une liste de distances établie sur la base de rapports de mesure ou selon aux relevés du compteur de vitesse des voitures (pour le transport saisonnier), enregistrés par l'acte de l'organisme de transport automobile et du client.

La colonne 25 « Tonnes de transport » enregistre la quantité de marchandises qui doit être transportée pour le client.
Seul l'organisme de transport automobile a le droit de modifier la tâche précisée dans la rubrique « Tâche du conducteur ». Ce n'est que dans des cas exceptionnels que le client peut, en accord avec l'organisme de transport automobile, modifier la mission.

11. Au recto de la feuille de route, dans la ligne « Délivrer le carburant », la quantité de carburant à délivrer pour accomplir la tâche, en tenant compte du carburant restant de la journée de travail précédente, est écrite en toutes lettres.

Dans la ligne « Signature du répartiteur », le répartiteur, avec sa signature, certifie que les détails de la feuille de route qu'il a remplie sont corrects et que le conducteur possède un permis de conduire.

Le remplissage de la feuille de route avant de quitter le garage s'effectue dans l'ordre suivant :

1. Dans la section « Mouvement du carburant » dans les colonnes 9, 10 et 11 et dans les lignes correspondantes, le camion-citerne, le technicien en carburant et lubrifiants (carburant et lubrifiants) ou une personne autorisée enregistre la quantité de carburant distribuée.

2. Au recto, la personne habilitée par l'organisme de transport à procéder à un examen médical avant le départ certifie par sa signature l'état de santé du conducteur et la possibilité qu'il soit autorisé à conduire une voiture.

3. Dans la section « Travail du conducteur et de la voiture » dans la colonne 5 « Relevés du compteur de vitesse », le mécanicien du point de contrôle (checkpoint) ou le service de contrôle technique (TCD) note le relevé du compteur de vitesse lorsque la voiture entre dans la file, et dans la colonne 6 « Heure réelle » un tampon - l'horloge indique l'heure réelle à laquelle la voiture a quitté le garage. En cas de dysfonctionnement ou d'absence d'horloge à timbre, l'heure est enregistrée manuellement dans l'ordre suivant : jour, mois, heures, minutes.

4. Dans la section « Mouvement du carburant » de la colonne 12 « Restant au départ », le mécanicien de la boîte de vitesses ou du contrôle qualité enregistre la quantité de carburant dans les réservoirs du véhicule au départ et certifie l'exactitude de toutes les inscriptions effectuées en signant dans cette colonne. .

5. Dans les lignes consacrées à l'état technique de la voiture, le mécanicien de transmission ou le service de contrôle qualité certifie par une signature le transfert de la voiture au conducteur en bon état technique et l'autorisation de quitter le garage. Dans les lignes identifiant le chauffeur qui a accepté la voiture, le chauffeur confirme par sa signature qu'il a accepté la voiture en bon état technique et qu'il a reçu le bon de travail.

Le remplissage de la lettre de voiture sur la ligne s'effectue dans l'ordre suivant :

1. Dans la section « Séquence d'exécution des tâches » du formulaire N 4-c :

1.1. Dans la colonne 27, les nombres de trajets effectués sont enregistrés séquentiellement. Le dossier est destiné à l'affichage des documents d'expédition ci-joints par voyage.

1.2. Dans les colonnes 36 à 38 « Nombres de documents d'expédition joints (TCD) », l'expéditeur enregistre tous les numéros de documents d'expédition liés à ce voyage.

1.3. Les colonnes 28 à 30 « Arrivée » indiquent la date et l'heure (heures et minutes) de la présentation par le conducteur de la lettre de voiture à l'expéditeur ou au destinataire à la porte d'entrée ou au point de contrôle des points de chargement ou de déchargement (sauf pour les gares ferroviaires). S'il n'y a pas de porte d'entrée ni de point de contrôle, cette colonne n'est pas remplie ; l'heure d'arrivée au point de chargement ou de déchargement est inscrite sur le connaissement (Bill of Lading).

1.4. Dans les colonnes 39 et 40, le nom de l'expéditeur est indiqué, l'expéditeur signe et tamponne, confirmant l'exactitude des détails de la lettre de voiture remplie par lui.

2. Dans la section « Temps d'arrêt sur la ligne », un employé du service d'assistance technique ou une personne autorisée dans les colonnes appropriées note le motif du temps d'arrêt, la date et l'heure du début et de la fin du temps d'arrêt et certifie ces entrées avec sa signature.

3. Dans les lignes « Notes spéciales » au recto sont enregistrées des informations qui ne sont pas prévues sous la forme de la feuille de route (marques de la police de la circulation, clients refusant de charger la voiture, divers services routiers, etc.) .

Lors du retour de la voiture au garage, remplissez la feuille de route dans l'ordre suivant :

1. Dans la section « Résultats de fonctionnement du véhicule et des remorques », la consommation de carburant, le temps de service, le nombre de trajets et de courses, le kilométrage (selon le compteur de vitesse) et les volumes de transport sont indiqués.

2. Dans la section « Mouvement du carburant », le mécanicien de la boîte de vitesses ou du contrôle qualité remplit la colonne 13 « Solde au retour » et signe en dessous. Dans la même rubrique, le technicien camion-citerne, carburants et lubrifiants ou une personne habilitée, lors de la remise du carburant et des lubrifiants par le chauffeur, remplit la colonne 14 « Livré » et signe en dessous.

3. Dans la ligne « Passé par le conducteur », le conducteur certifie par sa signature que le véhicule a été remis au mécanicien de transmission ou de contrôle qualité dans un état techniquement correct (défectueux). Le mécanicien de transmission ou le service de contrôle qualité dans la ligne « Accepté » avec une signature certifie l'acceptation de la voiture par le conducteur dans un état techniquement correct (défectueux).

Une fois que le conducteur a soumis la feuille de route, le répartiteur ou toute autre personne autorisée la remplit dans l'ordre suivant :

1. Dans la rubrique « Travail du chauffeur et du véhicule » dans la colonne 6 « Kilométrage zéro », selon le tableau des distances, le répartiteur enregistre la distance du garage au premier point de chargement et du dernier point de déchargement au garage .

2. Dans la section « Mouvement du carburant » dans la colonne 15 « Coefficient de changement de norme », le répartiteur enregistre un coefficient général de changement de norme de consommation de carburant pour toute la journée d'exploitation du véhicule, associé au fonctionnement de le véhicule à une norme accrue de consommation de carburant, dans la colonne 16 « Temps de fonctionnement des équipements spéciaux » et dans la colonne 17 « Temps de fonctionnement du moteur », sur la base des entrées correspondantes dans le TTL joint à la feuille de route, enregistre respectivement le temps de fonctionnement de les équipements spéciaux et la durée de fonctionnement supplémentaire du moteur dans des conditions de fonctionnement particulières (fonctionnement des mécanismes rotatifs de chargement et de déchargement du moteur, etc.). Ces précisions sont nécessaires pour déterminer le taux de consommation supplémentaire de carburant. Le répartiteur certifie l'exactitude du remplissage de ces informations en signant sous les colonnes correspondantes.

3. Dans la section « Séquence d'exécution des tâches », le répartiteur note dans la colonne 27 le nombre total de voyages (cellule « total » et dans la ligne « TGD en quantité » - le nombre total de documents d'expédition livrés. Pour le nombre total de documents d'expédition livrés et acceptés, le conducteur signe dans la ligne « Passé par le conducteur » et le répartiteur signe dans la ligne « Accepté par le répartiteur ».

Le remplissage du formulaire de lettre de transport N 4-p se caractérise par les caractéristiques suivantes :

1. Dans la rubrique « Affectation au chauffeur » dans la colonne 18 « À la disposition de qui… », sur la base de la demande du client ou d'une commande ponctuelle, le répartiteur note le nom et l'adresse du client à la disposition duquel la voiture doit arriver pour accomplir la tâche, dans les colonnes 19 et 20 - l'heure d'arrivée et de départ prévue, dans la colonne 21 - le nombre d'heures de travail prévu et dans la colonne 22 - le nombre de déplacements selon le plan.

2. Le coupon détachable du client, sur lequel le constructeur automobile sert de base pour présenter une facture pour le paiement des prestations de transport et qui y est joint, est rempli par le client. Dans celui-ci, le client :

2.1. Sur la base de la feuille de route présentée par le chauffeur, remplissez les lignes appropriées avec le numéro et la date d'émission de la feuille de route, le nom de l'entreprise automobile sur le matériel roulant de laquelle les marchandises sont transportées, la marque et les numéros d'état de la voiture à l'arrivée et bandes annonces.

2.2. Dans la ligne « Client », indiquez le nom de l'organisation, le nom et les initiales du responsable de l'utilisation de la voiture.

2.3. Dans les lignes « Arrivée... » et « Départ... » indique l'heure d'arrivée et de départ de la voiture chez le client.

2.4. Dans les lignes « TGD ci-joint », inscrivez les numéros TGD dont une copie est jointe à la feuille de route et indiquez leur nombre total.

2.5. Dans la ligne "Nombre de trajets", saisissez le nombre total de trajets effectués.

2.6. Dans la ligne « Signature et cachet du client », signez et apposez un cachet confirmant que les détails des lignes correspondantes de la lettre de voiture ont été correctement renseignés.
La responsabilité de remplir correctement la feuille de route incombe aux chefs de l'organisation, ainsi qu'aux personnes responsables de l'exploitation des camions et participant au remplissage du document.
Les lettres de transport sont stockées dans l'organisation avec les documents d'expédition, ce qui permet de les vérifier simultanément.

Lettre de transport. Le document le plus courant dans le processus de comptabilité primaire du transport de marchandises. C'est lui qui détermine également les principaux indicateurs de performance du conducteur et du matériel roulant dans son ensemble, tandis que les données indiquées dans la feuille de route servent de base au calcul du coût du transport de marchandises et au calcul des paiements au conducteur pour le travail effectué.

Pour les camions dans notre pays, il est d'usage d'utiliser deux formes unifiées de ces documents, approuvées en novembre 1997.

• Formulaire N 4-s. Utilisé pour le transport de marchandises, dans lequel la main-d'œuvre est payée à la pièce.
• Formulaire N 4-p. Applicable au transport de marchandises dans le cas où la main-d’œuvre est payée à un taux temporaire, conçue pour effectuer le transport de marchandises pour deux clients pendant une journée de travail ou un quart de travail de conducteur.

Le client est responsable de remplir les coupons détachables de la feuille de route, et ils serviront de base à l'émission d'une facture pour les travaux de transport de marchandises effectués par l'organisme propriétaire de la voiture. A une telle facture est joint un coupon détachable, sur la base duquel les calculs ont été effectués. La feuille de route elle-même, dans le cadre du reporting, reste la propriété de l'organisation propriétaire de la voiture et duplique les enregistrements du temps pendant lequel le véhicule était occupé à effectuer des travaux pour un client spécifique, et qui serviront de base à la comptabilisation du travail d'un véhicule spécifique pendant une certaine période de temps.

Dans une situation où les articles en stock font l'objet d'un transport, avec paiement au temps pour le travail effectué, les numéros TTD sont enregistrés dans la facture et une copie du document d'expédition est jointe comme confirmation du fait que le travail est terminé. Sur la base du nombre total de tonnes de marchandises transportées, ainsi que sur la base d'autres indicateurs, la quantité de travail effectuée par le véhicule et le conducteur est déterminée.

Jusqu'à ce que la feuille de route soit remise au chauffeur, son remplissage relève de la responsabilité du répartiteur de l'organisation ou d'une personne ayant une autorité similaire. D'autres inscriptions sur la feuille de route sont effectuées par les employés de l'organisation qui est le propriétaire du véhicule et le ou les clients. Il convient de prêter attention au fait que la participation du conducteur au processus de saisie de données sur la feuille de route n'est pas autorisée. La seule exception est sa signature, qui certifie la réception du véhicule à la sortie du territoire et sa livraison au retour.

Le transfert des lettres de voiture au chauffeur selon les formulaires spécifiés n'est possible que sur certification par signature d'une personne autorisée. Une feuille de route est émise pour un seul quart de travail. Parallèlement, une condition obligatoire pour l'émission d'une nouvelle lettre de voiture est la présentation de la dernière pour la période précédente. Lorsque nous parlons de la période précédente, nous entendons le jour ouvrable fermé précédent.

La procédure de saisie du formulaire de voyage

La procédure à suivre pour effectuer les inscriptions dans les formulaires des fiches concernées est clairement définie. Cela se produit dans l'ordre suivant :

• Immédiatement en dessous du nom du document, sont inscrits la date, le mois et l'année, qui doivent correspondre à la date de l'inscription correspondante à l'émission de cette lettre de voiture dans le journal.
• Le code correspondant est saisi dans la ligne affichant le mode de fonctionnement, sur la base duquel le calcul et l'accumulation des paiements de main-d'œuvre au conducteur seront effectués.
• Les lignes « Colonne » et « Brigade » sont destinées aux enregistrements des divisions correspondantes de l'organisation à laquelle la voiture ou le chauffeur est affecté.
• Dans les colonnes reflétant les données du véhicule, indiquez la marque de la voiture avec la désignation obligatoire de sa plaque d'immatriculation nationale, ainsi que le numéro de garage.
• Les informations personnelles et officielles sur le conducteur doivent être inscrites dans les lignes appropriées. Il s'agit du nom et des initiales de l'employé, du matricule attribué au conducteur en tant qu'employé de l'organisation, du numéro de permis de conduire, de la classe du conducteur, dont le travail sera reflété dans une feuille de route spécifique.
• Dans la colonne qui nécessite le reflet des informations sur la carte de licence, sont saisies des informations sur le type de carte de licence (limitée ou standard), ainsi que sa série et son numéro d'enregistrement.
• Dans la ligne « Remorques », sont indiqués la plaque d'immatriculation nationale et le numéro de garage de la remorque ou de la semi-remorque dont l'exploitation est attendue, en indiquant leur marque. Quant aux remorques ou semi-remorques d'échange, leurs données sont inscrites dans ces colonnes directement sur les lieux de leur échange.
• Dans la ligne « Personnes accompagnantes » sont saisies les données personnelles (nom, initiales) des personnes dont la mission est d'accompagner le véhicule pendant le processus de travail. Il peut s'agir d'un chargeur, d'un transitaire, d'un stagiaire, etc.
• La section « Travail du conducteur et du véhicule » contient des données sur l'heure du transport quittant le territoire et son retour.
• Dans la rubrique « Affectation au chauffeur », une personne habilitée, généralement un répartiteur, indique des informations sur la destination du client ou du service à la disposition duquel le chauffeur est envoyé.
• La colonne « À la disposition de qui » présuppose l'indication du client, dont la commande est soumise à l'exécution par le chauffeur et le véhicule appropriés.
• "Heure d'arrivée". Il implique un enregistrement clair (en heures et minutes) de l'arrivée du véhicule déclaré à destination pour l'exécution d'un ordre ponctuel. Ou enregistrement de l'arrivée sur le lieu de production, selon l'horaire de travail des véhicules dans le cadre de l'exécution d'un contrat spécifique.
• Les sections n° 20 à 21 fournissent des informations sur l'endroit où la cargaison doit être acceptée et où le conducteur doit la livrer conformément aux exigences d'une demande spécifique ou aux termes du contrat. En d’autres termes, ces colonnes sont les « Adresses des points de chargement et de déchargement ».
• La colonne 22 indique le nom de la cargaison à transporter. En conséquence, le nom de cette colonne est « Nom de la cargaison ».
• Le nombre de voyages qui seront nécessaires pour accomplir la tâche déterminée par la demande ou la commande unique est indiqué dans la colonne n°23 « Nombre de voyages avec fret ».
• La longueur de l'itinéraire sur lequel le transport de marchandises sera effectué est déterminée à partir d'un plan de la ville ou sur la base des données des autorités routières. Le kilométrage est déterminé à l'aide d'un curvimètre ou à partir d'une liste de distances établie en tenant compte de ces attestations de transport. En outre, la prise en compte de la distance peut être basée sur les lectures du compteur de vitesse de la voiture lors du transport saisonnier, enregistrées dans les actes de l'entreprise de transport automobile et du client. Ces données sont enregistrées dans la section n°24 - « Distance ».
• La ligne « Tonnes de transport » contient des informations sur la quantité de marchandises à transporter jusqu'au client.

Quant aux éventuelles modifications de la mission du conducteur, elles ne peuvent être effectuées que par l’organisme de transport automobile propriétaire du véhicule. Et ce n'est que dans des cas exceptionnels, après accord préalable avec l'entreprise de transport automobile, que ce droit peut être confié au client.

• Le recto de la feuille de route contient la colonne « Délivrer le carburant ». C'est là que est inscrite la quantité de carburant nécessaire à l'exécution de la commande. Le nombre de litres de carburant requis est inscrit sur la feuille en toutes lettres et prend en compte le solde non dépensé de la veille.
• Dans la colonne correspondante, la signature du répartiteur enregistre l'exactitude de toutes les données spécifiées dans la feuille de route, y compris le fait que le conducteur possède un permis.

Exigences pour remplir une feuille de route avant de quitter le garage

La séquence de saisie des données jusqu'à ce que le véhicule quitte le garage est également déterminée.

• Dans la section « Mouvement du carburant » (colonnes n° 9, 10 et 11) et dans les lignes correspondantes, le technicien en carburants et lubrifiants, le camion-citerne ou toute autre personne autorisée saisit les données sur la quantité de carburant distribuée.
• Il doit y avoir une marque d’examen médical au recto du document de voyage. Cette marque ne peut être apposée que par la personne procédant directement à l’examen médical préalable au départ, dont le but est d’évaluer l’état de santé du conducteur, ainsi que son aptitude à lui permettre de conduire un véhicule.
• Avant que la voiture ne quitte le garage pour la ligne, le mécanicien du poste de contrôle (checkpoint) ou le service de contrôle technique (service de contrôle technique) prend les relevés actuels du compteur de vitesse et les inscrit dans la colonne « Relevés du compteur de vitesse » de la rubrique « Travail du conducteur et du véhicule ». " section.
• Ces mêmes agents de l'ATP enregistrent l'heure actuelle de départ du véhicule et affichent cette donnée dans la colonne n°6 de la feuille de route - « Heure réelle » - à l'aide d'une horloge à timbre. En cas d'absence ou de dysfonctionnement, l'heure est saisie manuellement. La séquence d'affichage des données est la suivante : jour, mois, heures, minutes.
• Le « Solde au départ » (colonne n°12 de la rubrique « Mouvement du carburant ») est également renseigné par le mécanicien de boîte de vitesses ou le service contrôle qualité. Ici est affiché le carburant réellement restant dans les réservoirs du véhicule au moment du départ, et une signature certifie l’exactitude des informations fournies.
• Dans les lignes destinées à afficher des informations sur l'état technique de la voiture, un certain nombre de faits sont affichés au moyen d'une signature du mécanicien de contrôle qualité ou du point de contrôle. Il s'agit à la fois du fait de remise au conducteur d'un véhicule dans un état technique précis, et de l'autorisation de sortir du garage. Le conducteur certifie ces informations, ainsi que le fait de réception de la voiture et la tâche d'effectuer les travaux, avec une signature personnelle.

La procédure pour remplir une feuille de route en ligne.

Il existe également un certain nombre d'exigences concernant le processus de saisie des données dans la feuille de route d'un camion sur la ligne.

1. La procédure pour remplir la section « Séquence d'achèvement des tâches » du formulaire n° 4-c.

• La colonne n°27 affiche séquentiellement les nombres de déplacements effectués. La nécessité de cette action est due à l'affichage ultérieur des feuilles de transport ci-jointes en fonction des vols effectués.
• Les colonnes n° 36 à 38 (« Numéros des documents d'expédition joints (TCD) ») sont destinées à l'expéditeur pour afficher tous les numéros TTD liés à un voyage spécifique.
• La date et l'heure de présentation de la lettre de voiture au destinataire ou à l'expéditeur sont relevées à la porte d'entrée ou au poste de contrôle des points de chargement et de déchargement et sont affichées dans les colonnes n° 28 à 30. S'il n'y a pas de point de contrôle ni de porte d'entrée, alors ces colonnes ne sont pas remplies et l'heure d'arrivée au point de déchargement ou de chargement est affichée dans la section correspondante du TTN.
• Le nom de l'expéditeur est inscrit dans les colonnes n° 39-40. La fiabilité des informations et détails spécifiés dans la lettre de transport est confirmée par la signature et le sceau de l'expéditeur.

1. Si des circonstances entraînent un arrêt du transport, la section « Temps d'arrêt sur la ligne » est remplie. Les informations sont saisies dans les colonnes appropriées par un employé du service d'assistance technique ou une personne disposant d'une telle autorité. Ils notent les raisons, la date et la durée de l'arrêt. La fiabilité des données spécifiées est confirmée par les signatures de ces personnes.
2. La section « Notes particulières » située au recto doit être remplie si l'enregistrement nécessite des informations qui ne sont pas prévues sur le formulaire de lettre de transport. Il peut s'agir de marques de la police de la circulation, de divers services routiers, d'une marque indiquant le refus du client de charger la voiture, etc.

La procédure de saisie des données sur la feuille de route lors du retour du véhicule au garage

Lors du retour de la voiture au garage, la procédure suivante pour saisir les données sur la feuille de route de la voiture est adoptée :

1. Dans la section « Résultats du véhicule et des remorques », des données sont affichées sur la consommation de carburant, le temps passé en service, le nombre de trajets et de courses, les kilomètres parcourus pendant le fonctionnement, ainsi que le volume de transport effectué.

2. Le mécanicien du contrôle qualité ou du point de contrôle remplit la colonne « Solde au retour », située dans la section « Mouvement du carburant ». Ici, le technicien en carburants et lubrifiants, ou une autre personne ayant l'autorité appropriée, fait une marque dans la colonne « Réussi », confirmant que le conducteur a livré le carburant.

3. Une fois que le conducteur a remis le véhicule au mécanicien de contrôle qualité ou de point de contrôle dans un certain état technique (bon ou mauvais), il met une marque dans la colonne « Réussi ». À son tour, le mécanicien de contrôle qualité ou de transmission, avec sa signature, atteste l'acceptation par le conducteur d'une voiture dans un état technique particulier.

Prendre des notes sur la feuille de route après sa remise par le chauffeur

L'employé responsable du service d'expédition, ou un autre spécialiste de l'entreprise investi de tels pouvoirs, remplit la feuille de route selon certaines règles.
1. Dans la rubrique « Travail du conducteur et du véhicule », selon le tableau des distances existant, le répartiteur saisit les informations dans la colonne « Kilométrage zéro ». Ici, ils enregistrent le kilométrage parcouru par le véhicule depuis le garage jusqu'au premier point de chargement, ainsi que depuis le dernier point de déchargement jusqu'au garage.

2. La section « Mouvements de carburant » contient plusieurs colonnes qui doivent être remplies.

Ainsi, dans la colonne « Coefficient de variation de la norme », le répartiteur saisit des indicateurs qui affichent un coefficient général de variation de la norme de consommation de carburant. Ce coefficient s'applique pour toute la journée de circulation du véhicule et est associé au fonctionnement des véhicules conformément aux normes de consommation de carburant accrues.

Les colonnes n° 16 (« Durée de fonctionnement des équipements spéciaux ») et n° 17 (« Durée de fonctionnement du moteur ») nécessitent la saisie de données appuyées par les inscriptions correspondantes dans le TTL joint à la feuille de route. En règle générale, ces enregistrements contiennent des informations sur la durée de fonctionnement des équipements spéciaux, ainsi que sur la durée de fonctionnement supplémentaire du moteur dans des conditions de fonctionnement particulières. Il peut s'agir par exemple d'un fonctionnement forcé du moteur lors des opérations de chargement et de déchargement. La nécessité d'afficher ces informations est nécessaire pour calculer les taux de consommation de carburant supplémentaires. L’exactitude de la saisie de ces informations est confirmée par la signature du répartiteur.

3. L'étape suivante consiste à remplir la section « Séquence de tâches ». Ici, le répartiteur affiche le nombre total de déplacements. L'inscription se fait dans la colonne n°27, cellule « Total ». Et dans la ligne « TCD en quantité », le nombre total de documents d'expédition remis par le chauffeur est affiché. Le conducteur, pour confirmer l'exactitude des données sur le nombre de spécifications techniques soumises et acceptées, appose sa signature dans la colonne « Passé par le conducteur ». Le répartiteur confirme ce fait avec sa signature dans la ligne « Accepté par le répartiteur ».

Caractéristiques d'un formulaire de lettre de transport de camion n° 4-p

Il existe un certain nombre de fonctionnalités liées à la saisie d'informations dans le formulaire de lettre de transport 4-p. Ils sont les suivants :

• La rubrique « Affectation au chauffeur » est remplie par le répartiteur, selon la demande ou la commande ponctuelle du client, et nécessite de remplir les colonnes suivantes :

Colonne n° 18 « À la disposition de qui ». Les données concernant le client doivent être affichées ici, à savoir son nom et son adresse pour effectuer les travaux ;

Colonnes n° 19, 20. Leurs données contiennent des informations sur l'heure prévue d'arrivée et de départ du véhicule de la tâche ;

Colonne n° 21 - le nombre estimé d'heures allouées au travail ;

Colonne n° 22 – nombre estimé de déplacements.

• Coupon détachable. Sa réalisation relève de la responsabilité du client. Un coupon détachable sert de base à une entreprise de transport automobile pour émettre une facture au client pour les services rendus.

La procédure pour remplir le coupon détachable est la suivante :

Selon les informations contenues dans la lettre de voiture présentée par le chauffeur, le client saisit la date d'émission et le numéro de la lettre de voiture dans les sections et colonnes appropriées ; le nom de l'ATP dont les véhicules effectuent le transport de marchandises, et indique également les marques et les numéros d'état des véhicules arrivant ;

Dans la ligne « Client », saisissez le nom de l'organisation, son nom complet. les personnes qui, en vertu de leurs fonctions officielles, sont responsables de l'utilisation du véhicule ;

Indique l'heure réelle d'arrivée et de départ des véhicules dans les lignes appropriées ;

Remplit les lignes « Attaché TTD », dans lesquelles il inscrit les numéros et la quantité des documents de transport dont une copie doit être jointe à la lettre de voiture ;

La ligne correspondante indique le nombre de vols effectués ;

Certifie l'exactitude des données indiquées dans les lignes concernées avec sa signature et son sceau.

Il convient de noter que l'entière responsabilité de la bonne exécution des feuilles de transport des véhicules incombe directement aux chefs de l'organisation et aux fonctionnaires dont les responsabilités incluent le contrôle du fonctionnement du transport de marchandises, ainsi qu'aux personnes participant au remplissage du document.

Le stockage des lettres de voiture, conformément à la réglementation en vigueur, doit être effectué avec la documentation technique permettant leur vérification simultanée.