Pavyzdinis užrašas. Atmintinės pavyzdys

Jo esmė atmintinę‒ įrankis dalykiniam susirašinėjimui organizacijos viduje, tarp vienas kitam nepavaldžių darbuotojų. Tuo atveju, jei darbuotojas parašys pastabą aukštesniam asmeniui, tai bus vadinama ne oficialiu raštu, o ataskaita.

Pastabos tikslas yra paaiškinti ir susitarti dėl verslo klausimų aspektų dėl darbuotojo ar skyriaus darbo, ir susiję su kito darbuotojo ar skyriaus darbu. Pastaba rašoma tais atvejais, kai žodinio bendravimo neužtenka ir būtinas prašymas dokumentas.

Pažymėtina, kad atmintinė yra tik pagalbinis dokumentas, kurio nereglamentuoja OKUD. Todėl visoje atmintinėse esančioje informacijoje nėra įsakymų ir nurodymų.

Rašymo forma nemokama. Tačiau, kaip ir bet kuriame dokumente, būtina laikytis bendrųjų dokumentų rengimo taisyklių, būtent nurodyti:

• kam jis skirtas (pilnas vardas ir pavardė datyviu ir pareigos);
• dokumento pavadinimas, data, pažymos numeris;
• trumpa pastabos tema arba pavadinimas;
• raštelio „turinys“ apibūdina esamą situaciją ir patikslina prašymą, arba nurodo su situacija susijusius autoriaus veiksmus;
• rengėjo pareigos, jo parašas ir vardas, pavardė, kartais reikalingi ir suinteresuotų asmenų parašai.

Patartina pastaboje vengti nereikalingų žodžių ir sudėtingų kalbos modelių. Būtina iš esmės išdėstyti problemos ar situacijos esmę ir, jei įmanoma, padaryti tai trumpai. Kadangi raštelyje nurodytas jo serijos numeris, logiška, kad toks užrašai įrašomi į specialų žurnalą. Antraštės dizainas gali būti centrinis arba kampinis (pritvirtintas prie dokumento krašto).

Siekdama išvengti skirtingų variantų, kiekviena įmonė kuria savo atmintinės formą. Tokiu atveju galite vadovautis Rusijos Federacijos taisyklėmis GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentų sistemos“.

Darbuotojams bus lengviau surašyti dokumentus, jei jie turės dokumentą, patvirtintą vadovo įsakymu. projektavimo instrukcijos ir su bendromis instrukcijomis, kaip rašyti įvairaus pobūdžio pastabas (ataskaitinis, tarnybinis, aiškinamasis).

Idealus variantas – šalia tokių instrukcijų padėti rašto pavyzdžius ir/ar aprūpinti darbuotojus jau paruoštomis formomis.

Įmonėms, kurių dokumentų srautas didžiąja dalimi yra kompiuterizuotas, registracijos žurnalas, pastabų formos ir paruošti dokumentai gali būti saugomi atskirame aplanke, prie kurio visi suinteresuoti vartotojai gali prisijungti per vietinį tinklą.

Atmintinės rašymo pavyzdys

Automatikos skyrius
Pardavimų skyriaus vadovas

LLC "ADA" I. N. Slavyansky

PASLAUGOS PASTABA

04.04.15 № 3-4/8

Apie kompiuterių vartotojų informavimą

Nauja programinė įranga bus įdiegta antradienį, 2017 m. balandžio 7 d. Prašome įspėti vadybininkus apie būtinybę perkelti visą darbinę informaciją į keičiamąją laikmeną, kad būtų išvengta jos praradimo diegiant iš naujo.

Automatikos skyriaus vedėjas (parašas)
A. P. Veniaminovas

Ar atmintinė yra tuščias formalumas?

Žinoma, smulkiai įmonei atmintinė gali būti nereikalingas formalumas, atimantis laiko ir pastangų. Tačiau didelėje organizacijoje, kurioje yra daug darbuotojų ir skyrių, atmintinė gali būti naudinga. Šiuo atveju atmintinė atliks vaidmenį rašytinis priminimas apie būtiną padalinių sąveiką.

Didelėse struktūrose dėl aplaidumo surašant atmintinę ar jos aplaidumo gali būti gaištamas laikas aiškinantis bet kokias aplinkybes, ieškant atsakingų už problemas, padalinių darbo nenuoseklumas.

Norėdami įsivaizduoti, kad reikia teisingo požiūrio į oficialius dokumentus, įsivaizduokime tokią situaciją. Kalbant apie bet kokias šventes, namų tvarkymo skyrius savo darbuotojams skiria papildomą darbo dieną, kad jie laiku sutvarkytų teritoriją.

Jei apie tai nepranešite apsaugos skyriui, gali kilti nesusipratimas. Darbuotojai tiesiog nebus įleisti į patikros postą, nes apsaugos skyrius nieko nežino apie įvykius, susijusius su švente.

Klausimai apie pastabas

1. Kaip parašyti atmintinę, kad įtikintumėte direktorių finansuoti kompiuterio pirkimą (apskaitos žurnalo prenumerata) ir pan.?

Susisiekimas su direktoriumi nėra horizontalus bendravimas, todėl toks pranešimas nebus laikomas oficialiu. Kreipimasis į viršininką – atmintinė.

1. Koks lapo formatas naudojamas atmintinėms?

Pagal GOST R 6.30-2003 dokumentai surašomi ant A4 formato lapų.

1. Ar teisinga ant atmintinės dėti antspaudą „Aš pritariu“?

Nr. Atmintinė yra komunikacijos tarp skyrių būdas. Atsakymas į klausimą ar pastabos pasiūlymą surašomas kaip atsakymo atmintinė. Šiuo atveju atsakymo antraštėje nurodomas užrašo, į kurį buvo atsakyta, numeris.

Aptarnavimo pažyma (SZ) yra memorandumo rūšis.

Pagrindinis skirtumas yra tas, kad SZ yra siunčiami horizontaliai to paties valdymo lygio pareigūnams.

Ataskaitos siunčiamos aukštesniems vadovams vertikaliai.

Teisės aktuose nėra jokių privalomų SZ ar modelių kūrimo taisyklių. Valdymo dokumentacijos klasifikatoriuje pateikiamos nuorodos tik į ataskaitas, aiškinamuosius ir aiškinamuosius raštus. SZ registravimo konkretaus juridinio asmens viduje normos ir instrukcijos gali būti reglamentuojamos vietinio norminio akto lygiu popierizmo klausimais.

Kadangi SZ yra rašytiniai dokumentai ir į juos turi atsižvelgti (užregistruoti) juos atsiuntęs asmuo, jie yra bet kokios informacijos, prašymo, žinutės siuntimo įrodymas apie problemą, kurios neįmanoma išspręsti savarankiškai. Savotiškas laiko vilkinimas ir atsakomybės perskirstymas.

Kaip teisingai užpildyti: užpildykite SZ pagal GOST

Įsigaliojusiame GOST yra išsamesnis reglamentas ir nauji skyriai.

Išvaizdos reikalavimai

Tarnybiniai rašteliai surašomi ant balto ar kitokio šviesaus A4 arba A5 formato popieriaus.

Išilgai kraštų yra paraštės: dešinėje - 10 mm, kitose pusėse - 20 mm. Mūsų šalyje dokumentai kuriami rusų kalba.

Viršutinė dalis („dangtelis“). Viršuje dešinėje įvedamas SZ adresatas (ne daugiau kaip 4, priešingu atveju būtina išsiųsti laišką).

Žemiau kairėje pusėje yra popieriaus pavadinimas, data ir registracijos numeris, trumpas turinys (antraštė).

Data gali būti nurodyta skaitmeniniu formatu, naudojant arabiškus skaitmenis (DD.MM.YYYY, YYYY.MM.DD) arba naudojant žodžius. Registracijos numeris yra serijos skaitinė reikšmė, galbūt su raidės priedu.

SVARBU: Pavadinimas turi atspindėti pagrindinę referato teksto esmę ir pasakyti apie ką referatas.

Jei atmintinė užima daugiau nei vieną išspausdintą puslapį, tolesni puslapiai numeruojami.

Naujasis GOST numato papildomus standartus:

• jis mini ne tik tradicinius popierinius dokumentus, bet ir elektroninį dokumentų valdymą laikantis tų pačių projektavimo taisyklių.
• Tekstas. Geriausia naudoti Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri šriftus. Dydis nuo 12 iki 14 pagal pasirinktą šriftą. Tradicinis atstumas tarp eilučių yra 1-1,5; raidėms žodžiuose – normalus; tarp atskirų žodžių yra tarpas (vienas gabalas). SZ tekstas išlygiuotas pagal lapo plotį.
• Puslapių numeracija dedama lapo viršuje (antraštėje).
• Leidžiamas dvipusis dokumentų spausdinimas, išlaikant reikiamus paraščių dydžius iš visų pusių.
• Pastraipos įtrauka yra 1,25 cm.

NUORODOS: kadangi SZ siunčiamas vienos įmonės viduje, antspaudo dėti nereikia.

Žemiau esančioje nuotraukoje esančio dokumento pavyzdys:

Kada atmintinė neatitinka taisyklių?

Kaip minėta aukščiau, SZ nėra oficialus dokumentas, todėl konkrečios pasekmės siunčiant pastabas ne formoje nenumatytos.

SZ tikslas – gauti arba pateikti tam tikrą informaciją darbo kolegoms o vienintelė galima neigiama pasekmė – reakcijos į užrašą nebuvimas.

Teisės aktuose nustatytos bendrosios paraiškų teikimo sąlygos, kurių nesilaikymas nebus svarstomas. Atrodo, kad jie gali būti taikomi pagal analogiją SZ. Visų pirma, į šias programas nebus atsakyta:

1. neturėjimas juos sudariusio asmens nuorodos (anonimas);
2. Turintys nepadorių pareiškimų, įžeidinėjimų, grasinimų;
3. Neįskaitomas;
4. Jeigu į panašius prašymus anksčiau buvo atsakyta pakartotinai;
5. Jei atsakymas susijęs su saugomos paslapties atskleidimu;
6. Ir kiti.

Šios normos yra pateiktos federaliniame įstatyme „Dėl Rusijos Federacijos piliečių apeliacinių skundų nagrinėjimo tvarkos, nepaisant to, kad įstatymuose nėra privalomų susirašinėjimo per oficialius pranešimus taisyklių, jis turi būti parengtas laikantis verslo normų“. bendravimo, rusų kalbos taisyklių ir tradicinių verslo dokumentų reikalavimų.

Oficiali atmintinė yra viena iš populiariausių dokumentų rūšių šiuolaikiniame biuro darbe. Ji atlieka sąveikos tarp įmonės vadovybės, struktūrinių padalinių ir organizacijos darbuotojų funkciją. Rašant atmintinę reikia laikytis tam tikrų jo turinio ir dizaino taisyklių. Laikydamiesi šių reikalavimų, visada galėsite efektyviai perteikti informaciją kolegoms ir pavaldiniams.

Iš šio straipsnio sužinosite:

Kodėl reikalingos atmintinės?

Atmintinė priklauso informacijos ir informacinių dokumentų grupei. Pagrindinis šios grupės tikslas – informacijos mainai tarp įmonės padalinių ir darbuotojų. Poreikis sudaryti tokį oficialų laišką kyla keliais atvejais:

kai reikia skubiai pranešti tam tikram pareigūnui apie problemą;

teikti pasiūlymus, kaip išspręsti šią problemą;

koordinuoti planuojamus veiksmus;

Be to, tokio laiško tikslas gali būti prašyti informacijos, duoti nurodymus arba pranešti. Jis reikalingas, kai darbuotojui reikia paaiškinti ar derinti verslo klausimų aspektus su kolegomis ar vadovybe. Tais atvejais, kai žodinio bendravimo nepakanka ir pranešimas turi būti dokumentuotas, surašomas oficialus rašytinis dokumentas.

Atkreipkite dėmesį, kad tokio tipo dokumentai nėra įtraukti į visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD). Jame esančioje informacijoje negali būti nurodymų ar įsakymų. Galiojantys teisės aktai nenumato konkrečių reikalavimų tokiems oficialiems dokumentams. Jų registravimo tvarka turėtų būti atsižvelgta į organizacijos specifiką. Paprastai tai yra įtvirtinta įmonės lokaliniame norminiame akte, reglamentuojančiame biuro procesus. Pavyzdžiui, toks veiksmas galėtų būti.

Kuo skiriasi oficialus, memorandumas ir aiškinamasis raštas?

Tekste nenaudojami sveikinimai ar paskutiniai linkėjimai. Laiškas baigiasi žodžiais: „Manau... (būtina, tinkama ir pan.)“, „Siūlau...“, „Prašau... (išryškinti, nukreipti ir pan. arba padaryti reikiamas išvadas) “

Kaip parašyti darbo laišką?

Kaip ir bet kuris kitas oficialus dokumentas, oficialus dokumentas surašomas A4 formato lape. Jis gali būti parašytas ranka arba atspausdintas kompiuteryje. Bet kuriuo atveju autoriaus parašas turi būti rašytas ranka.

Atmintinės sudarymas pagal GOST: pavyzdys su paaiškinimais

Šiuo metu Rusijos teisės aktuose nėra nė vieno teisės akto, reglamentuojančio oficialaus rašto turinio ir jo vykdymo reikalavimus. Anksčiau tarnautojas galėdavo atskirti oficialius laiškus, vadovaudamasis Trumpojo dokumentų tipų ir atmainų žodyno (sukurto Visasąjunginio Dokumentų valdymo ir archyvavimo reikalų mokslinio tyrimo instituto Pagrindinio archyvo) apibrėžtimis:

Pareigūnas – informuoja apie tam tikro darbo atlikimą, siunčiamas vieno pareigūno kitam;

Ataskaita – skirta vyresniajai vadovybei, išdėstoma problema su rengėjo išvadomis ir pasiūlymais;

Dabartiniame visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatoriuje OK 011-93, patvirtintame 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos valstybinio standarto N 299 (OKUD) dekretu, atmintinė nėra nepriklausoma. Ten tik minima ataskaita. Kartu minima dėl darbo drausmės pažeidimo ir turi savo vieningos formos kodą N 0286041. Pažymima, kad protokolą surašo padalinio vadovas informuojant organizacijos vadovą apie konkrečią padėtis, skatinanti priimti valdymo sprendimą.

Tačiau oficialių oficialių laiškų rašymas yra plačiai naudojamas biuro praktikoje. Siekiant užtikrinti vienodumą rengiant oficialią dokumentaciją, rekomenduojama vadovautis „Vieningos dokumentacijos sistemos reikalavimais dokumentų rengimui“.

Šis GOST įpareigoja tarnautoją naudoti oficialaus oficialaus laiško formą teisingam jo įforminimui ir nustato tokių formų reikalavimus:

standartinės formos formatas - A4 (210 x 297 mm) ir A5 (148 x 210 mm);

medžiaga - baltas popierius arba šviesus popierius;

paraštės: dešinė - ne mažiau kaip 10 mm, kairė, viršuje, apačioje - mažiausiai 20 mm.

Rašant oficialų laišką kompiuteriu, rekomenduojama naudoti Times New Roman šriftą, kurio taško dydis nuo 12 iki 14 taškų, o tarpai tarp eilučių – 1-1,5 taško. Paslaugos tekstas turi būti atspausdintas originalia forma: be dėmių ar taisymų. Formatuojant tekstą keliuose puslapiuose, kiekvienas iš jų turi būti sunumeruotas, pradedant nuo antrojo puslapio. Numeravimui naudojami arabiški skaitmenys be žodžio puslapio ir skyrybos ženklų. Skaičius dedamas dešinėje viršutinio lauko pusėje.

Privaloma išsami informacija apie teisingą atmintinės vykdymą (žr. pavyzdį):

• struktūrinio padalinio pavadinimas; — 1
• dokumento tipo pavadinimas; — 2
• sukūrimo data; — 3
• registracijos identifikacinis numeris; — 4
• teksto pavadinimas; — 5
• tekstas; — 6
• adresato duomenys; — 7
• sudarytojo parašas ranka (nurodantis pareigas); — 8
• vizos patvirtinimas; — 9
• rezoliucija. — 10

Atmintinės pavyzdys

Kaip parašyti atmintinę elektronine forma?

Kaip užregistruoti oficialius darbo laiškus?

Viena iš pagrindinių biuro darbo funkcijų – užtikrinti greitą paiešką organizacijos dokumentų bazėje. Ši funkcija yra susijusi su dokumentacijos perdavimu iš kūrėjo vykdytojui. Siekiant palengvinti paiešką tarp daugybės oficialių dokumentų, dažniausiai naudojamos registracijos formos.

Atmintinė yra vertingos organizacinės informacijos nešiklis. Jame išdėstytas klausimas reikalauja, kad įmonės vadovybė priimtų tam tikrą administracinį sprendimą. Sprendimas gali būti įforminamas vadovo ar jo įgalioto atstovo nutarimu. Vadinasi, tarnybiniai dokumentai turi būti registruojami kartu su kitais vidaus dokumentais.

Dokumentacija, vadovaujantis organizacijoje priimta tvarka. Darbo laiško surašymo taisyklėse yra priskirto identifikavimo numerio pavyzdys. Paprastai jai priskirti naudojama chronologinė dokumentacijos tvarka, tipo ir struktūrinio vieneto raidinis žymėjimas. Taigi, pavyzdžiui, vidiniam dokumentui gali būti suteiktas numeris 0204-SZ-OP. Tai rodo, kad jo serijos numeris žurnale yra 204, tai yra įmonės pardavimo skyriuje išduotas aptarnavimo dokumentas.

Registracijos numeris gali būti suteiktas tiek rengimo vietoje, tiek gavimo vietoje. Tai turi būti nustatyta pagal galiojančias biuro valdymo instrukcijas.

Išorinio atmintinės peržiūra: patvirtinimas ir sprendimas

Minimalus vidinių atmintinių svarstymo laikotarpis nustatomas organizacijos vidaus taisyklėse. Suinteresuotosios šalys išstudijuoja dokumentą ir įdeda patvirtinimo vizas. Priėmęs valdymo sprendimą jame nagrinėjamu klausimu, bendrovės vadovas priima galutinį sprendimą šiuo klausimu. Tai paskutinis peržiūros procedūros etapas.

Išorinės oficialios korespondencijos peržiūros tvarka šiek tiek skiriasi. Skirtingai nuo vidinių dokumentų, tokio tipo dokumentai surašomi ant firminio blanko ir tiesiogiai pasirašomi įmonės vadovo. Visas gavėjos organizacijos pavadinimas naudojamas pagal chartiją.

Šis dokumentas taip pat pateikiamas svarstyti visoms suinteresuotoms šalims, kurios jame (arba atskirame prašymo lape) klijuoja vizas. Vizą, kaip taisyklė, sudaro vizos pareigūno parašas ir pareigų pavadinimas, nuorašas (pavardė ir inicialai) ir pasirašymo data. Jei oficialaus įdarbinimo laiško originalą planuojama deponuoti gavėjoje organizacijoje, viza turi būti užklijuota paskutinio puslapio kitoje pusėje. Jei originalas grąžinamas autoriui, patvirtinimo ženklas turėtų būti kopijos priekinės pusės apačioje. Įmonės nuožiūra (jei tai įrašyta vietiniuose teisės aktuose) indosamentas gali būti daromas lapas po lapo, t.y. ant kiekvieno lapo, įskaitant priedus, dedami ženklai.

Jei adresatas turi pastabų, kurias nori pareikšti įteikimo laiško sudarytojui, tai galima padaryti atskirame lape, kuris pasirašomas ir vėliau pridedamas prie pagrindinio dokumento.

Paskutinis svarstymo etapas, kaip ir vidaus tarnybos atveju, yra administracinio sprendimo priėmimas vadovui priėmus vieną ar kitą. Rezoliucija gali būti rašoma tiesiai ant originalo arba surašyta atskirame lape. Jame pateikiama informacija apie vykdytojus (pavardės, inicialai ir pareigos), įsakymo turinys (jei toks yra), įvykdymo terminai, vadovo parašas ir nutarimo data.

Pridedami dokumentai:

Testas „Viskas apie pastabas“.

1. Atmintinės rengimą reglamentuoja:

• GOST
• Vietos taisyklės

2. Kaip vadinasi atmintinė aukštesniam pareigūnui?

• Pranešimas
• Aiškinamasis
• Aiškinamasis

3. Į atmintinės turinį neįeina:

• Prašymai ir pasiūlymai
• Užsakymai ir užsakymai
• Sudarytojo išvados apie probleminę situaciją

4. Vadovo sprendimas aptarnavimo vadove išdėstytu klausimu vadinamas:

• Rezoliucija
• Užsakyti

5. Kokia įrašų tvarka naudojama žurnale?

• Chronologinis
• Abėcėlinis
• Savavališka

Vidinė atmintinė yra vidinis dokumentas, per kurį tarp darbuotojų vyksta bendravimas oficialia rašytine forma. Jo turinys susiveda į instrukcijas, kai kurių užduočių atlikimą ir pan., ty darbo klausimus. Nepaisant to, kad atmintinės rašymas nėra sudėtingas ir nereglamentuojamas labai griežtomis taisyklėmis, vis dėlto turite jas žinoti. Šiame straipsnyje apžvelgsime šios dokumentacijos sudarymo tvarką, tipus ir kt.

Būdingas

Atmintinės pobūdis yra informacinis ir nuoroda, o tai reiškia, kad joje yra tam tikri pranešimai, žinutės, instrukcijos ir pan. Jame keliami klausimai yra susiję su konkrečiu darbuotoju, kuriam ji siunčiama. Kitaip tariant, atmintinė yra komunikacijos priemonių rinkinys įmonėje.

Pastaba: atmintinės privalomumas nenustatytas. Tai yra papildomas dokumentas, nors jo pagrindu galima surašyti įsakymus ir instrukcijas.

Praktika

Atmintinė yra laikoma dažnai naudojamu dokumentu, tačiau kartu ji nėra įtraukta į oficialiai įslaptintų valdymo dokumentų sąrašą. Plačiai naudojama, ji tampa komunikacija horizontaliu lygiu: tai yra, ją sudaro vieno skyriaus darbuotojas, norėdamas perduoti prašymą ar pasiūlymą kito skyriaus darbuotojui.

Svarbu: valdymo objektų, tarp kurių užmezgamas ryšys per aptarnavimo pastabą, būsenos turi būti lygiavertės. Kitu atveju dokumentas laikomas ne oficialia atmintine, o ataskaita.

Naudojimo tikslai

Atmintinė apie darbą gali būti naudojama įvairiais atvejais.

Štai keletas pavyzdžių:

• darbuotojų premijoms;
• siųsti darbuotoją į komandiruotę;
• pranešimas logistikos skyriui dėl įrangos gedimo;
• bet kurio kito skyriaus vadovo pranešimas apsaugos vadovui apie būtinybę įleisti pašalinius asmenis (ne darbuotojus) į įmonės pastatą, nurodant priežastis;
• prašymas atmintinės formos buhalterijai išsiųstas dėl materialinių išteklių tam tikroms reikmėms skyrimo ir kt.

Atskiri pažymų sudarymo atvejai

Nors atmintinė yra laikoma vidiniu popieriumi, viena iš jo atmainų yra dokumentas, siunčiamas sertifikavimo komisijai. Tačiau užrašai vis dar dažniau naudojami tik darbo komunikacijai.

Kaip parašyti atmintinę?

Pagrindinės atmintinės rašymo taisyklės yra tokios pačios kaip ir bet kurios kitos. Tai yra rašymas ant A4 lapo, nurodymai, iš ko ir kam jis siunčiamas, patvirtinimas su data ir parašu. Bet kaip parašyti atmintinę, atitinkančią visus reikalavimus?

• centre (taip pat leidžiama vieta kairėje lapo pusėje) turėtumėte parašyti atitinkamą dokumento pavadinimą;
• Yra du datos rašymo variantai – tiek visiškai arabiškais skaitmenimis, tiek nurodant mėnesį žodžiais;
• pavadinime galite pridėti trumpą dokumento turinio aprašymą prie pagrindinės antraštės;
• turi būti išsami informacija apie siuntėją ir gavėją: vardas, pavardė ir tėvavardis, pilnas pareigų ir padalinio (padalinio), kuriam priskirtos šios pareigos, pavadinimas.

Atsakymas į klausimą, kaip parašyti atmintinę, apima ne tik šio dokumento detales ir atributus, bet ir tai, koks turėtų būti jo turinys.

Aptariamas darbas nereikalauja problemos esmės pristatymo labai sausa ir oficialia kalba – leidžiamas laisvas pasakojimas, tačiau konkrečiai atspindintis rašymo priežastį.

Turinys paprastai skirstomas į dvi dalis. Pirmasis iš jų vadinamas preambule. Jame trumpai kalbama apie tai, kas paskatino rašytoją ir parašyti atmintinę, ir išsiųsti ją konkrečiam darbuotojui.

Antroji dalis laikoma pagrindine, ji taip pat yra didesnė už preambulę. Šiame tekste pateikiamas paties prašymo ar pasiūlymo pareiškimas. Prie jo galite pridėti situacijos analizę, išvadas ir rezultatus.

Forma

Kai kurios įmonės, paklaustos, kaip parašyti atmintinę, tiesiog pateikia savo darbuotojams specialią formą. Tačiau reikia pažymėti, kad tai nėra privalomas suvienijimas - GOST pateikia tik patariamąsias nuostatas (dėl šriftų, dydžio ir tarpų) be patvirtinto pavyzdžio. Tačiau jei tai yra konkrečioje įmonėje, geriau to laikytis.

Biuras ir atmintinės

Šiek tiek aukščiau raštelyje buvo nurodyta, kuo skiriasi oficialios atmintinės ir atmintinės. Tačiau daugelis žmonių vis dar linkę juos painioti vienas su kitu.

Dažniausios klaidos yra šios:

• darbuotojo atmintinė apie darbuotoją viršininkui (iš tikrųjų atmintinė);
• dėl atlyginimų didinimo;
• apie paaukštinimą.

Paskutiniai du reiškia cirkuliaciją ne horizontaliu, o vertikaliu lygiu, o tai paneigia atmintinės apibrėžimą.

Svarbu: atmintinės suskirstytos į ataskaitas ir aiškinamąsias pastabas a priori yra neteisingas.

Registracija

Visi oficialūs užrašai registruojami registre. Priklausomai nuo to, kaip kiekvienoje konkrečioje įmonėje yra organizuojamas dokumentų srautas, tai gali padaryti arba tas, kuris sudarė popierių, arba tas, kuris jį gavo. Bet kuriuo atveju tai priklauso nuo to, kad atmintinei priskiriamas unikalus numeris, kuris turėtų būti nurodytas jo tekste.

Atmintinės pavyzdys

„Pardavimų departamento Informacinių technologijų skyriaus direktorius V. A. Kutsakas
Paslaugos atmintinė
№ 19-43/102
Nuo 2015 metų balandžio 13 d
Apie kompiuterio būsenos našumo patikrinimą
Nuo 2015-10-04 pardavimų skyriaus darbuotojo Maksimenko R.D. asmeninio kompiuterio gedimai, būtent: persikrovimas neišduodant šios PC komandos, problemos su įjungimu/išjungimu, taip pat ekrano mirgėjimas. Dėl to, kas buvo aprašyta, prašau Jūsų skyriaus specialistų atlikti reikiamą diagnostiką, siekiant nustatyti problemų priežastis bei sėkmingai jas pašalinti. Testavimo rezultatus siūlau dokumentuoti raštu, su tolimesnių veiksmų santrauka: mašinos remontas ar keitimas.

Tarkime, kad paaiškės, kad kompiuterio taisyti nepavyks. Tokiu atveju išrašome pažymą dėl įrangos nurašymo.

Pastabos dėl įrangos eksploatavimo nutraukimo pavyzdys

„Prekybos departamento Medžiagų ir techninio departamento direktorius M. A. Oleynik
Paslaugos atmintinė
№ 21-45/104
Nuo 2015 metų balandžio 16 d
Apie neveikiančio kompiuterio nurašymą
Nuo 2015 m. balandžio 10 d. prekybos skyriaus darbuotojo R. D. Maksimenkos asmeniniame kompiuteryje atsirado nuolatinių gedimų. Dėl to informacinių technologijų skyriaus specialistų atlikta diagnostika parodė: kompiuteris neturėtų būti toliau naudojamas. Šiuo atžvilgiu prašau nurašyti minėtą įrangą dėl nedarbingumo.

Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavcevas"

Be jo, jums reikės dar vienos pastabos – pakeisti nebeeksploatuojamą įrangą.

Pastaba dėl įrangos keitimo

„Prekybos departamento Medžiagų ir techninio departamento direktorius M. A. Oleynik
Paslaugos atmintinė
№ 22-46/104
Nuo 2015 metų balandžio 17 d
Apie sugedusio kompiuterio pakeitimą
Skyriaus specialisto R. D. Maksimenkos asmeninis kompiuteris buvo nurašytas ir dėl nedarbingumo jį reikia pakeisti (pagal 2015 m. balandžio 15 d. dokumentą Nr. 20-44/103). Pateikite naują įrangą, atitinkančią išmontuotos įrangos parametrus. Apie užbaigimą prašau pranešti raštu. Prie užrašo pridedama informacinių technologijų skyriaus ataskaita apie atliktą diagnostiką ir jos rezultatus.

Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavcevas"

Apibendrinant

Paprastai atmintinės rašymas nesukelia problemų. Šis vidinis dokumentas yra gana įprasta komunikacijos priemonė tarp skirtingų valdymo lygių. Sąlygines kliūtis gali sukelti tik „painiojimas“ tarp atmintinių ir oficialių raštų (straipsnyje nurodoma, kuo jie skiriasi).

Kai kuriose įmonėse oficialios atmintinės rengiamos tik pagal įvestą ir patvirtintą šabloną (tokiu atveju geriau sukaupti specialias joms skirtas formas), kitose tai daugiau nei nemokama.

Sudarydami šį dokumentą turėtumėte vadovautis tomis pačiomis taisyklėmis kaip ir kitiems popieriams - šriftas ir tarpai pagal GOST, data ir parašas dėl pastabos galiojimo.

Apskritai atmintinė yra labai patogus įrankis, kurį nesunku įsisavinti ir teisingai naudojant užtikrinamas koordinuotas ir aiškus organizacijų komandos darbas. Tai padeda išlaikyti nuoseklų ryšį tarp skyrių ir taip pat sustiprina jų struktūrą.

Jei ne kiekvienam organizacijos darbuotojui reikia rašyti pareigūnus ar atmintines, tai anksčiau ar vėliau beveik bet kuriam darbuotojui gali prireikti aiškinamojo rašto pavyzdžio. Kiekvienas iš šių oficialių dokumentų tipų turi savo specifinį informacijos tikslą ir informacinį pobūdį. Panagrinėkime, kokių tipų užrašai geriausiai tinka konkrečiu atveju.

Informacinio ar informacinio pobūdžio dokumento tipas, skirtas įgaliotam asmeniui, pavyzdžiui, skyriaus vadovui ar įmonės vadovui, vadinamas ataskaita. Teisės aktai nepateikia aiškaus apibrėžimo, norima pateikti išvadas ir pasiūlymus, siekiant paskatinti vadovą priimti sprendimą.

Jis gali būti surašytas darbuotojo iniciatyva arba žodžiu vadovo įsakymu. Dažniausiai jos padedami teikia siūlymus, susijusius su techninės įrangos tobulinimu gamyboje, išreiškia nesutikimą su bet kokiu vadovybės sprendimu, išdėsto savo poziciją kilus konfliktams su kolegomis.

Aiškinamojo rašto pavyzdys

Pagrindinis šio dokumento tekstas skirtas suformuluoti Jūsų poziciją ir aiškiai pateikti argumentus dėl klausimo esmės.

Išskiriami šie atmintinių tipai:

• Ataskaitų teikimas. Jos apima informavimą apie bet kokių darbų ar etapų atlikimą, užsakymų vykdymą ir pan.;
• Informacinis. Sudaryta siekiant pristatyti rezultatus, detales, eigą ir darbų atlikimo būdus. yra reguliarūs;
• Iniciatyva. Pateikite iniciatyvas, pasiūlymus, rekomendacijas ir pan.

Ataskaitos gali būti išorinės arba vidinės, priklausomai nuo to, kas yra dokumento gavėjas.

Išoriniai adresuojami aukštesnio lygio įmonės ar organizacijos vadovui. Norėdami sudaryti šį dokumentą, naudokite bendrąsias įmonės formas. Pagal pavyzdį memorandumą turėtų sudaryti šie elementai:

• įstaigos, įmonės pavadinimai;
• datos;
• indeksas;
• registracijos adresai;
• adresato duomenys;
• pranešimo temos pavadinimas;
• nurodytas tekstas;
• vadovo parašai;
• Pilnas atlikėjo vardas, pavardė, nurodant kontaktinį telefono numerį.

Organizacijos vadovui surašomos vidinės atmintinės, kurių vykdymui naudojami paprasti lapai. Tokiame dokumente yra šie elementai:

• skyriaus paskirtis;
• dokumento pavadinimas;
• data ir registracijos numeris;
• temos pavadinimas;
• tekstas;
• Visas adresato vardas ir pavardė;
• parašas, pavardė ir inicialai, taip pat sudarytojo pareigos.

Viena iš vidaus dokumentų rūšių yra tarnybinių pareigų nevykdymo atmintis. Juo siekiama informuoti apie darbuotojo neatlikimą ar netinkamą tiesioginių pareigų atlikimą, taip pat siūloma skirti šiam darbuotojui drausminę nuobaudą.

Paslaugos atmintinė - rašymo pavyzdys ir žurnalas

Viena iš atmintinių rūšių yra oficiali. Tai informacinis dokumentas ir naudojamas įvairių horizontalių (t. y. vienas kitam nepavaldžių) valdymo struktūros objektų sąveikai, siekiant išspręsti su jų kompetencija susijusius klausimus. Kaip parašyti atmintinę?

Visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorius (OKUD) nenumato tokio tipo dokumentų. Tuo pačiu metu jie naudojami įvairiems pramoniniams tikslams:

• prašyti informacijos;
• išduodant nurodymus;
• kaip lydimąjį dokumentą;
• kaip informacinis laiškas.

Tokio tipo dokumento tekste yra duomenų apie tai, kas buvo jo vykdymo priežastis, t.y. prašymas, paraiška, pasiūlymas ir kt. Jame gali būti informacija apie vykstančius susirinkimus, darbuotojų judėjimą, bet kokius organizacijos ir jos padalinių darbo pokyčius ir kt. Dokumente taip pat gali būti saugos tarnybai skirta informacija apie darbuotojus, dirbančius savaitgaliais, siekiant juos įleisti į įmonės patalpas.

Už darbuotojų sėkmę darbe jie gali gauti vertingą dovaną, titulą ar sertifikatą. Tam surašomas atmintinė dėl premijos, kurią surašo skyriaus, profesinės sąjungos ar kolektyvo vadovas.

Įstatymas nenustato griežtų reikalavimų oficialiam raštui rengti. Tačiau atmintinės užpildymo pavyzdys yra panašus į ataskaitą, jis gali būti parengtas ir sudarytas tiesiogiai organizacijoje, atsižvelgiant į įmonės specifiką.

Norint kontroliuoti dokumentaciją, reikia sukurti specialų žurnalą. Pagal tarnybinių užrašų registravimo žurnalo pavyzdį jame gali būti duomenys apie dokumentų registracijos numerius, jų data, pavadinimas ar trumpas turinys, informacija apie dokumentą pasirašiusį pareigūną ir kt.

Be žurnalo registravimo taip pat yra numatytas kortelės arba automatinis dokumentacijos įrašymas.

Aiškinamojo rašto forma

Bet kokių įvykių ir faktų aplinkybėms paaiškinti pateikiamas tam tikros rūšies dokumentas, pavyzdžiui, įmonės darbuotojo surašytas aiškinamasis raštas, skirtas aukštesniam pareigūnui.

Jis skirtas rašyti ranka vienu egzemplioriumi ant paprasto popieriaus lapo, skirto to paprašiusiam asmeniui. Kai kurios organizacijos numato aiškinamąjį raštą paruošti kompiuteriu. Aiškinamojo rašto forma nėra fiksuota įstatymų leidybos lygmeniu, tačiau kai kuriose institucijose yra standartinės jo vykdymo formos. Tuo pačiu galioja ir ne pagal formą surašytas aiškinamasis raštas.

Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodeksu (193 str.), prieš skiriant darbuotojui drausminę nuobaudą, iš jo turi būti pareikalauta paaiškinimo, kuriame darbuotojas gali pranešti apie aplinkybes ir atliktų veiksmų priežastis.

Aiškinamuosius raštus gali rengti darbuotojas arba visas struktūrinis padalinys.