David Allen GTD sistema padidina produktyvumą. David Allen GTD sistemos informacinės informacijos saugojimo sistemos naudojimas

Įdomiausias paradoksas yra tai, kad žmogaus sąmonė puikiai susidoroja su naujų minčių generavimu, bet dažnai nesugeba kaupti senų. Labai dažnai pamirštame net paprastą informaciją – pavyzdžiui, ar ką nors nusipirkti parduotuvėje, ar kur padėti raktus. Ar jums tai skamba pažįstamai? Na tu ne vienas. Ir jei pamirštame net tokius paprastus dalykus, ką jau kalbėti apie užduočių atlikimą ir aukštą asmeninį produktyvumą.

Goalton.com, dėl savo veiklos pobūdžio, itin didelį dėmesį skiriame bet kokiems asmeninio ir komandos produktyvumo didinimo būdams. Mums tapo įprasta nuolat ieškoti ir išbandyti tiek naujausių šios srities technikų, tiek gana gerai reklamuojamų senų. Ir šiandien norime pakalbėti apie niuansus, privalumus ir trūkumus, kuriuos patyrėme patys naudodami GTD metodą. Kaip įprasta, mūsų ekspertai padarė jums kuo koncentruotą santrauką, kad straipsnio pabaigoje jūs gerai suprastumėte šią problemą ir taptumėte bent šiek tiek efektyvesni.

Pagrindinė mintis

Taigi, GTD metodo esmė remiasi pagrindiniu postulatu, kad žmogui sunku pasiekti savo tikslus, jei jo galva užimta gaunamos informacijos srautu. Kartais mūsų gyvenime yra tiek daug minčių, užduočių ir tiesiog išorinių trukdžių, kad gali būti nepaprastai sunku susikaupti ties pagrindiniu dalyku. Todėl Davidas Allenas siūlė nelaikyti galvoje didelio kiekio informacijos, o išlaisvinti mintis tiesioginiam darbui ir bandyti visą informaciją perkelti į išorinę terpę, prieš tai ją tam tikru būdu susisteminus.

Įeinančios informacijos srauto įtaka pagal D. Alleną

Goalton.com metodininkų komanda mano, kad toks požiūris į darbo organizavimą yra visiškai pagrįstas. Sėkmingiems žmonėms užrašyti savo mintis ir veiksmų sąrašą yra neginčijamas faktas, todėl sąsiuvinis ir dienoraštis jau seniai tapo sėkmingų verslininkų simboliais. Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, kad nuveiktumėte daugiau, yra iškrauti galvą. Tiesiog perkelkite bičių spiečius iš savo galvos į bet kurį išorinį saugojimo įrenginį.

Pastarasis dešimtmetis davė mums naują kompiuterių kūrimo etapą – jie pagaliau tapo tikrai asmeniški, lengvi, miniatiūriniai, o prieigą prie pasaulinio tinklo ar debesų paslaugų galite pasiekti beveik iš bet kurios planetos vietos. Patogi programinė įranga leidžia paprastai ir vizualiai įrašyti projektus ir užduotis, nesvarbu, ar norite naudoti minčių žemėlapius, ar kurti darbų sąrašus.

Norėdami išlaisvinti galvą ir užsirašyti dalykus, tiesiog įdiekite patogų užduočių tvarkyklę arba naudokite debesies paslaugą, pvz., Goalton, Remember the milk, Asana ar Todoist.

Visiškai sutinkame su GTD autoriumi, kad aukšto asmeninio produktyvumo siekiantis žmogus turėtų visiškai kontroliuoti darbo proceso valdymą. Šis procesas susideda iš kelių nuoseklių veiksmų – duomenų rinkimo ir apdorojimo, patogaus surinktos informacijos apie projektus organizavimo, galimybės periodiškai atlikti peržiūras ir priimti sprendimus dėl būtinybės atlikti tam tikrus veiksmus. Prie šio proceso grįšime kiek vėliau, bet kol kas jį iliustruosime vaizdine schema.

Planavimo praktika

Iškrovus iš galvos viską, kas jame susikaupė, reikia surūšiuoti į krūvas. Todėl antrasis Alleno postulatas planuojant savo laiką remiasi vadinamuoju šešių lygių darbo peržiūros modeliu. Tiesą sakant, GTD autorius teigia, kad žmogus turi turėti galimybę pažvelgti į savo reikalus iš paukščio skrydžio. Norėdami tai padaryti, jis siūlo išskirti 6 perspektyvos lygius:

• Einamieji reikalai
• Dabartiniai projektai
• Pareigų diapazonas
• Ateinančius 1-2 metus
• Penkerių metų perspektyva
• Tavo gyvenimas apskritai

GTD metodika rekomenduoja peržiūrėti kiekvieną lygį tam tikru dažnumu, kad būtų galima tiksliau nustatyti savo užduočių prioritetus. Ir nors manome, kad šis požiūris yra šiek tiek supaprastintas, mes vis tiek sutinkame su šiuo teiginiu. Bene svarbiausia Goalton.com metodininkų rekomendacija šiuo aspektu yra apverskite šį sąrašą aukštyn kojomis ir pradėkite planuoti savo reikalus išsikeldami gyvenimo tikslus apskritai. Ar tai sunku? Ir kaip! Tačiau būtent tokia klausimo formuluotė suteikia impulsą radikaliai pakeisti savo vystymosi vektorių. Galų gale, jei jūs atkakliai darote tą patį kiekvieną dieną, kodėl jūsų rezultatas turėtų keistis?

Šiek tiek apie tikslus

Pažvelkite į save iš šalies ir pabandykite nuoširdžiai atsakyti į kelis klausimus – ar esate patenkinti savo gyvenimu? Ar jo kokybė pakankamai aukšta? Ar darbo dienos pabaigoje pavargstate ar, priešingai, gaunate papildomos energijos? Ar norėtumėte daryti tą patį po 10 metų? Kaip manote, kaip atrodo idealaus žmogaus gyvenimas?

Tai tikrai labiau filosofinis požiūris į jūsų gyvenimą ir reikalauja sveiko bei nešališko požiūrio, tačiau toks yra jūsų gyvenimas ir kad kelionės pabaigoje patirtumėte džiaugsmą, jums būtinai reikia nusistatyti teisingas gaires. Tokiomis gairėmis turime omenyje konkrečių savybių, kurias turėtumėte turėti, apibrėžimą. Tiksliau, ne tik „tu“, bet ir „geriausias tu“. Kai tik supranti „Geriausio savęs“ samprata, iš karto suprasite, kad be ypatingų veiksmų negalėsite tapti geresniu.

Etiketės ir kontekstai praktikoje

Bet grįžkime prie Davido Alleno idėjų. Ar aukščiau aprašyta yra panaši į GTD? Deja, tik iš dalies. Manome, kad „Getting Things Done“ metodika yra labiau reaktyvi, o mūsų siūlomas planavimo metodas yra labiau laikomas iniciatyviu. Koks skirtumas?

Faktas yra tas, kad reaktyvus požiūris, kaip rodo jo pavadinimas, yra reakcija į tam tikrus įvykius. Visų pirma, GTD metodas aktyviai skatina naudoti vadinamuosius „kontekstus“, tai yra, sąlygas, kuriomis atliekate tam tikrus veiksmus. Pasaulyje yra daugybė programinės įrangos tipų, kurie kenčia būtent nuo konteksto perkrovos.

Kas yra kontekstas? Tai yra keletas žymų, kuriomis pažymite tam tikras užduotis. Tiesą sakant, mes kalbame apie užduočių grupavimo pagal duotą kriterijų metodą. Paaiškinkime paprastu pavyzdžiu: kai kurias užduotis pažymite etikete (kontekstu) „Jonas“ ir susitikę su Jonu aptariate būtent šias užduotis su juo. Tai atrodo itin patogu, nes dabar tikrai nepamiršite jam užduoti bet kokių savo klausimų. Taip pat galite pažymėti užduotis su geografinės vietos kontekstu, pvz., „pagrindinė buveinė“, ir atlikti konkrečias užduotis, kai atsiduriate vietoje, vadinamoje „pagrindine buveine“.

GTD metodikos diegimo Goalton.com pavyzdys

Taip pat galite sukurti atskirą atvejų grupę, atsižvelgdami į tai, ką turite laisvo laiko kiekis. Pavyzdžiui, aukščiau esančioje ekrano kopijoje matote užduočių sąrašus, padalytas iš jų trukmės:

• ką reikia padaryti 5 minutes
• ką veikti pusvalandį
• dalykų, kuriuos reikia padaryti 1 valandą
• dalykų, kuriuos reikia nuveikti 3 valandas

Dabar, jei turite pusvalandį laisvo laiko, taikant GTD metodą, tereikia pažvelgti į atitinkamą skyrių „pusvalandis“ ir iš ten pasirinkti vieną dalyką, kurio imsitės. Pavyzdžiui, galite patikrinti pristatymo skaidres.

Apskritai D. Alleno metodas yra itin paprastas, todėl turi tūkstančius gerbėjų visuose pasaulio kampeliuose. Pirmiausia įdedate visus savo darbus į gautuosius (INBOX), o tada periodiškai paskirstote tuos darbus pagal vietos kontekstą, pagal žmonių kontekstą arba pagal pasiekiamumo laiką. Atskiruose aplankuose tiesiog įdedate informacinę medžiagą arba naudingas nuorodas, su kuriomis susiduriate. Ateityje visada galėsite grįžti prie jų ir nuspręsti, ar jums reikia ką nors su jais daryti. Jei kurią nors užduotį perdavėte kolegai, tiesiog perkelkite ją į aplanką „Deleguota“.

Kaip matote, GTD metodo pritaikymas naudojant, pavyzdžiui, Goalton.com, yra neįtikėtinai paprastas! O atsižvelgiant į tai, kad sistemoje yra nemažai katalogų, pavyzdžiui, jūsų kontaktų adresų knygelė ir įmontuotas kalendorius, tvarkyti savo reikalus tampa labai paprasta ir patogu.

Pakalbėkime apie GTD trūkumus

Siūlomas metodas yra paprastas naudoti ir duoda puikių rezultatų jau nuo pirmos naudojimo dienos. Tačiau šiek tiek kritikuokime, kad būtų objektyvūs ir siektume didesnio savo darbo efektyvumo.

Taigi, jei esate visiškai prastai organizuotas žmogus, kuriam viskas krenta iš rankų, neturite laiko nieko daryti ir visada pamirštate padaryti ką nors svarbaus, tada metodas tikrai bus geras. Jis tikrai sutvarkys jūsų reikalus ir rezultatai bus matomi gana greitai. Tačiau atminkite, kad tai yra reaktyvus metodas, tai yra, jūs reaguojate į išorinius įvykius.

IN iniciatyvus Goalton.com komandos taikomi metodai pagrindinę vietą užima ne kontekstui, o jūsų tikslams, nesvarbu, ar šie tikslai yra asmeniniai, ar darbiniai. Kitaip tariant, manome, kad jei nustatėte kokį nors svarbų tikslą ir suteikėte jam didelį prioritetą, tuomet turėtumėte paimti užduotis iš sąrašo ir jas atlikti, nežiūrėdami į tinkamas išorines sąlygas, o pagal jų prioritetą.

Aukščiau aptartame pavyzdyje tai reiškia, kad galite patys paskambinti Jonui (aktyvumas), nelaukdami, kol atsitiktinai su juo susitiksite. Tuo pačiu metu jūs neturite su juo aptarinėti visų „Jonas“ pažymėtų dalykų – verčiau aptarkite tik tą svarbų dalyką, kuris dabar yra jūsų prioritetas, ir susikoncentruokite tik į jį. Panaši situacija ir su „centriniu biuru“ – kam laukti tinkamo konteksto? Jei turite svarbią užduotį, vedančią į jums reikalingą tikslą, eikite į centrinį biurą ir išspręskite savo problemas negaišdami laiko. Tai yra skirtumas tarp reaktyvaus ir iniciatyvaus požiūrio. Visa Goalton sistemos ideologija yra subordinuota Tikslų viršenybei, todėl manome, kad užduočių grupavimas turi būti atliekamas būtent pagal projekto ir laiko kriterijus, o ne pagal etiketes ir sąlyginius kontekstus.

„Etiketės yra struktūrinio mąstymo priešas. Žymų žala slypi dėl jų lengvo prieinamumo ir išorinio nekenksmingumo. Jie dažnai gerai atrodo planuotoje ir būna įvairių gražių spalvų. Juos paprasta naudoti ir galima bet ką pažymėti. Kodėl tiek daug žmonių mėgsta žymes? Nes jei sistemoje nėra žymų, tuomet reikia galvoti. Pagalvokite, kur priskirti tą ar kitą užduotį, pagalvokite, kaip šią užduotį integruoti į bendrą veiksmų grandinę. Pagalvokite, kaip laiku ar tikslinga būtų atlikti tam tikrą veiksmą ir ar tai netgi veiksmas, ar tik mintis. Be etikečių tenka daug galvoti ir dažnai savo idėjas paversti kažkuo praktiškesniu arba jų visai atsisakyti. Bet ar tai ne tavo tikslas? Žymos yra blogas įprotis. Pasistenkite jų atsisakyti – iš pradžių jausitės nejaukiai, bet paskui pamatysite rezultatą.“

Akivaizdu, kad pats Davidas Allenas suprato, kad jo pasiūlytas metodas yra geras, bet ne tobulas. Todėl dalį savo nuostabios knygos jis skyrė „netipiškiems atvejams“, reikalaujantiems gilesnio mąstymo ir apmąstymo. Dėl to jo metodika, be horizontalaus planavimo metodo, buvo papildyta vertikaliąja, į kurią jis įtraukė tokius mūsų požiūriu itin svarbius aspektus kaip:

• Tikslų nustatymas
• Vizijos kūrimas
• Protų šturmas
• Konkrečių veiksmų apibrėžimas

Remdamasis savo pasiūlyta klasifikacija ir informacijos saugojimo metodais, Allenas labai palengvino šį procesą, nors ir pateikė jį kiek painiai. Sumišimo pagrindas – aiškių algoritmų nebuvimas ir tas pats liūdnai pagarsėjęs kontekstų naudojimas, kurio autorius niekada neatsisakė, manydamas, kad jie leidžia „suvokti tolimesnius konkrečius veiksmus, tinkamu laiku gauti tinkamus priminimus. ir tinkamoje vietoje“. Na, nesmerkime jo per griežtai už tai. Galų gale visi žmonės šiek tiek skiriasi vienas nuo kito savo psichotipu ir asmenybės savybėmis. Tikriausiai kai kuriems žmonėms labiau tinka reaktyvus požiūris į verslą.

Baigdamas „Getting Done“ technikos apžvalgą, vis tiek norėčiau atkreipti dėmesį į vieną teigiamą dalyką. Bene vertingiausią indėlį į asmeninio produktyvumo ugdymą įnešė metodo autorius, pasiūlęs gana paprastą ir gerai struktūrizuotą gaunamos informacijos apdorojimo schemą. Kaip matote paveikslėlyje, šioje diagramoje aprašomas žingsnis po žingsnio vadovas, kaip daryti su gaunama informacija, kad jūsų smegenys netektų jos įsiminti.

Davido Alleno diagrama „Getting Things Done“.

Mūsų ekspertai iš esmės sutinka su šia schema ir mano, kad tai puiki pagalba žmonėms, norintiems pasiekti puikių rezultatų. Tačiau laikome savo pareiga perspėti, kad schemoje yra labai svarbus trūkumas, su kuriuo Goalton.com komanda kategoriškai nesutinka. Faktas yra tas, kad schemoje yra loginė šaka, rodanti būtinybę teikti pirmenybę mažoms užduotims. „Ar tai užtrunka mažiau nei 2 minutes – padaryk tai iš karto“ yra GTD šūkis. Suprantame, kuo vadovavosi Allenas, pristatydamas šį elementą – jis norėjo išgelbėti žmones nuo mažų užduočių, kurios kartais erzinančiai sukasi jūsų smegenyse. Tačiau čia gali būti padėta ir didelė bomba.

Straipsnyje apie vieno dalyko principą mes išsamiai aptarėme su koncentracija, susikaupimu ir valia susijusius klausimus. Būtent valios jėga leidžia atlikti pasirinktą veiklą, neleidžianti pereiti prie kažko kito. Bet VDienai įsibėgėjus, jūsų valia ir protinė energija išsenka.. Taigi ar yra prasmės jį skirti mažoms dviejų minučių užduotims? Manome, kad ne. Jokiu būdu nepradėkite savo dienos nuo smulkmenų – visada pradėkite savo darbo dieną nuo pagrindinės užduoties!

Faktas yra tas, kad be to, kad iš esmės nustatote, ką turėtumėte daryti, taip pat labai svarbu, KAIP tiksliai atliksite užduotį. Dauguma mokslinių tyrimų aiškiai rodo, kad didžiausias žmogaus priešas yra jo nesugebėjimas susikoncentruoti į užduotį. Beje, tiems, kurie domisi šiuo konkrečiu aspektu, rekomenduojame paskaityti apie pomidorų techniką. Mes nuoširdžiai tikime, kad gebėjimas (ir įgytas įgūdis, įprotis) tam tikrą laiką dirbti konkrečią užduotį, nesiblaškant nuo nieko kito, yra labai svarbus siekiant sėkmės. Tačiau jei atsižvelgsite į GTD nurodymus, kad pirmiausia atliekate trumpas užduotis, rizikuojate visą dieną atlikti tik šias trumpas užduotis.

Kas nors gali paklausti: kas čia negerai? Pirma, tai, kas iš pradžių atrodė trumpa, iš tikrųjų gali užtrukti daug laiko. Antra, pirmiausia reikia atlikti svarbias užduotis (tai yra tas, kurios turi aukštą prioritetą dėl savo vertės), o ne trumpas. Trečia, bet kurio žmogaus energijos tiekimas yra ribotas, o tai reiškia, kad atlikdami dešimt trumpų užduočių galite joms skirti visas jėgas ir įkvėpimą. Ir nepamirškite, kad užduočių perjungimas taip pat yra energiją vartojanti jūsų smegenų veiklos dalis. Išsamiai apie užduočių perjungimo išlaidas ir kelių užduočių keliamus pavojus kalbėjome ankstesniame straipsnyje.

Mūsų išvados

Produktyvumo paslaugų problema yra ta, kad kiekviena iš jų yra vieta, kur galite išspręsti visas problemas, saugoti informaciją ir bendrauti. Daugumoje paslaugų prašoma nustatyti savo prioritetus ir atitinkamai elgtis.

Tačiau mažai kas gali susikoncentruoti į svarbių užduočių atlikimą ir nekreipti dėmesio į įvairiausias smulkmenas: skubias užduotis, kolegų, draugų ar pažįstamų prašymus. Kai užduočių daug, sunku su jomis susidoroti. Todėl praktiškai savo reikalams tvarkyti tenka naudotis keliomis paslaugomis. Kai reikalai tampa užimti, mes pradedame sutrikti dėl šių paslaugų ir sąrašų ir galiausiai nustojame jais naudotis.

„Getting Things Done“ (GTD) technika suteikia universalų planą, leidžiantį sukurti vieningą sistemą, kurioje galėsite išspręsti bet kokią problemą. Galite atsipalaiduoti ir nesijaudinti, nes būsite tikri, kad nieko nepamiršite. Tinkamu momentu sistema jums pasakys, ką reikia padaryti ir į ką sutelkti dėmesį.

Tai kodėl tiek daug žmonių dirba neproduktyviai?

Žmonės pradeda dirbti neproduktyviai, kai yra per daug projektų, užduočių ir užduočių. Jiems sunku visa tai laikyti savo galvose, o tuo labiau – prioritetus. Todėl arba išvis nieko nedaroma, arba daroma tai, kas lengviausia, ir daromi svarbūs dalykai. Iškyla kita problema: kai vakar reikėjo išspręsti skubius darbus.

Be to, žmogus pradeda greičiau pavargti, tampa irzlus. Jis nuolat laksto kaip voverė rutinos rate, o išties svarbūs, piniginiai ir strateginiai projektai lieka nuošalyje.

Su šia situacija susidoroti padės sistema „Getting Things Done“, kurią David Allen aprašė knygoje, kuri buvo išleista 2001 m. ir tapo bestseleriu visame pasaulyje.

Papasakokite apie pagrindines GTD sąvokas, kurias turite žinoti

Rutina– tai tie dalykai, mintys ir rūpesčiai, kurie vargina, blaško ir eikvoja energiją. Kol rutina nebus paversta užduotimis, jos negalima kontroliuoti. Vėl ir vėl galvojimas apie tas pačias problemas yra neefektyvus kūrybinės energijos panaudojimas ir sukelia nusivylimą bei stresą.

GTD tikslas – išlaisvinti galvą nuo rutinos ir pašalinti vidinę įtampą.

Žmogaus darbinė atmintis- smegenų sritis, kurioje yra trumpalaikė atmintis. Čia dažniausiai dedame dabartinius nebaigtus darbus, pažadus kitiems žmonėms ir kitas mus varginančias mintis. Deja, yra riba, kiek rutinos galite sukaupti, kad jūsų smegenys veiktų tinkamai. Jei jūsų RAM yra pilna, jus blaško smulkmenos ir pamirštate apie savo tikslus, o tai sukelia stresą.

Informacijos rinkimo įrankiai- kur eina informacija ir kur įrašote, ką reikia padaryti. Pavyzdžiui:

• organizatoriai;
• Užrašų knygelės;
• paštas;
• kalendorius;
• Diktofonas.

Pašto dėžutę- viena saugykla kasdienybei, kurią paverčiate darbais ir užduotimis. Viena iš svarbiausių taisyklių dirbant su gautaisiais yra reguliariai jį ištuštinti.

Paprasti žingsneliai- vieno žingsnio veiksmai, kuriems reikia . Praktiškai tokiems reikalams patogiau skirti penkias minutes.

Projektas- užduotis, kuriai atlikti reikia daugiau nei vieno žingsnio. Turite palikti priminimą apie projektą ir aprašyti pirmuosius žingsnius, kad jį užbaigtumėte. Dėl to projektas virsta paprastu veiksmu, kurį galima atlikti per kitas penkias minutes ir gauti galutinį rezultatą.

Projekte turi būti nuoroda į kortelę ar failą, kuriame aprašomos detalės: atsakingi asmenys, terminai, kategorija (pvz., „Rinkodara“, „Teisė“, „Plėtra“), nuorodos į mažesnes korteles su užduotimis. Tokią struktūrą patogu organizuoti .

Kontekstinis sąrašas- sąrašas dalykų, kuriuos patogu atlikti tam tikromis sąlygomis. Pavyzdžiui, kontekstiniame sąraše „Apsipirkimas“ bus sąrašas dalykų ir produktų, kuriuos reikia įsigyti parduotuvėje. Skambučių sąraše gali būti skambučių, kuriuos reikia atlikti, kai esate laisvi, sąrašas.

Patogu sudaryti individualius kontekstinius sąrašus žmonėms, su kuriais dirbate ir bendraujate. Susitikę su konkrečiu asmeniu galite greitai atidaryti sąrašą ir išspręsti reikiamas problemas.

Kaip naudotis kalendoriumi?

Turite įvesti:

• veiksmai, kuriuos reikėtų atlikti tam tikru laiku (susitikimai, dalykiniai susitikimai, seminarai);
• veiksmai, kuriuos reikia atlikti tam tikrą dieną (baigti projektą iki konkrečios datos, dalyvauti konferencijoje);
• informacija apie konkrečias datas (jubiliejus, gimtadienius, šventes).

Visiems šiems dalykams įrašyti naudoju „Google“ kalendorių. Ši paslauga patogi, nes:

• pasiekiama tiek iš telefono, tiek iš kompiuterio;
• Viename ekrane vienu metu galite rodyti kelis kalendorius;
• Jūsų išmaniajame telefone yra priminimų.

Jei ką nors įtrauksite į savo kalendorių, jį užbaigsite arba perkelsite į kitą datą. Nereikia perkrauti kalendoriaus darbų sąrašu, kuris reguliariai perkeliamas iš dienos į dieną. Tokiems sąrašams yra atskiri sprendimai.

Jei reguliariai reikia skambinti klientams, tiekėjams ar rangovams tam tikru laiku, geriau tam naudoti CRM sistemą.

Kokius sąrašus turėtumėte laikyti?

Prioritetinių veiksmų sąrašai

Sudarykite savaitės ataskaitą, išstudijuokite konkurento svetainę, išvalykite pašto dėžutės gautuosius, sudarykite technines specifikacijas dizaineriams - visi šie veiksmai trunka ilgiau nei dvi minutes, tačiau jų niekam negalima deleguoti. Tokius dalykus įtraukiame į prioritetinių veiksmų sąrašą ir atliekame visą dieną.

Darbo su tokiais sąrašais taisyklės:

• Sąrašų neturėtų būti daug, užtenka dviejų ar trijų. Pavyzdžiui, „Asmeninis“, „Darbas“, „Šeima“. Jei sąraše yra konkrečios dienos užduotis, nustatykite priminimą kalendoriuje.
• Šiame sąraše užduotis patogu pažymėti pagal kontekstą: „Kelyje“, „Prie kompiuterio“, „Skaityti“, „Pirkti“, „Pažadai“. Užduotys gali turėti vieną ar daugiau etikečių. Pavyzdžiui, užduotis „Pavedžiok šunį“ būtų priskirta projektui „Asmeninis“ ir etiketei „Pažadai“.
• Prieš įtraukdami užduotį į sąrašą, pagalvokite, ar išvis ją reikia atlikti. Jei atsakymas yra teigiamas, nuspręskite, ar šią užduotį turite atlikti patys. Juk galima pavaldiniui nusiųsti balso žinutę ir jam deleguoti. Užduotys, kurias priskyrėte, turės etiketę „Paskirta“. Jame bus dalykų iš sąrašo „Darbas“ ir „Asmeninis“.
• Reguliariai peržiūrėkite sąrašus. Padarykite tai, kai turite laisvą minutę. Pirmiausia perkelkite dalykus, kuriuos reikia padaryti, į viršų.
• Bent kartą per mėnesį išvalykite savo darbų sąrašus.

Kada nors sąrašas

Šiame sąraše bus dalykų, kuriems nereikia aktyvių veiksmų. Gali būti:

• knygos, įrašai, video mokymai, kuriuos norite įsigyti;
• naudingų, kuriuos norite įvaldyti;
• vietas, kurias norite aplankyti;
• dalykų, kuriuos norite nusipirkti.

Turite periodiškai peržiūrėti šį sąrašą, užsirašyti pastabas ir paversti juos tikslais, kuriuos sieksite.

Kaip saugoti informacinę informaciją, kuri bus naudinga ateityje?

Ši informacija nereikalauja veiksmų. Pagrindiniai šios informacijos saugojimo kriterijai yra šie:

• Patogi paieška pagal pavadinimus, žymas, trumpą aprašymą.
• Lengva talpinti informaciją saugykloje.
• Intuityvi informacijos saugojimo struktūra. Atsiradus naujiems duomenims, turite greitai pasirinkti kategoriją ir subkategoriją, kur juos įdėti.
• Saugyklos prieinamumas iš bet kurio įrenginio.

Ar yra privalomų GTD ritualų?

Taip, jų yra keletas.

Visos informacijos rinkimas gautuosiuose

Yra daug informacijos rinkimo įrankių. Bet visa tai turėtų sutekėti į vieną vietą, su kuria dirbsite ir toliau.

Gautųjų dėžutės ištuštinimas

Kartą ar du per savaitę turėsite peržiūrėti gautųjų sąrašą ir surūšiuoti tai, kas sukaupta, į aplankus ar etiketes. Šis ritualas turėtų tapti įpročiu, kuris susidaro iš aiškaus veiksmų algoritmo ir sistemingo jų kartojimo.

Turėtumėte turėti paprastą žingsnis po žingsnio planą, kaip kiekvieną savaitę tvarkysite savo darbų sąrašą. Turėkite kalendorių, kuriame pažymėsite dienas, kada tvarkėte bylas. Apdovanokite save, jei, pavyzdžiui, per 30 dienų bent 20 dienų ištuštinsite gautuosius ir perbrauksite dienas kalendoriuje.

Prioritetinių veiksmų sąrašo ir sąrašo „Kada nors“ peržiūra, prioritetų nustatymas

Peržiūrint sąrašus svarbu teisingai susidėlioti prioritetus ir realiai apskaičiuoti savo stipriąsias puses. Tai būtina, kad neapsunkintumėte savęs sunkiais darbais ir nenukentėtumėte dėl savo neefektyvumo suvokimo.

Papildomų krepšelių sunaikinimas

Dažnai bendraujant su kolegomis ir partneriais atsiranda naujų pašto dėžučių, dokumentų, sąrašų.

Jūsų užduotis – viską kiek įmanoma automatizuoti, kad duomenys patektų į aplanką „Inbox“.

Tai gali būti pašto dėžutė arba elektroninė planavimo priemonė. Paslaugos ir Zapier tinka informacijai automatizuoti ir nukreipti. Krepšelių informacijai rinkti turėtų būti nedaug.

Kaip dirbti su „Inbox“ krepšeliu ir rūšiuoti jame susikaupusius daiktus?

Pirmiausia iš gautųjų ištraukite užduotį, užduotį ar informaciją ir atsakykite į klausimą: „Kas tai? Ar tikrai būtina ką nors daryti?

Jei jums nieko nereikia daryti, yra dvi galimybės. Jei tai nebenaudinga šiukšlė, ją išmetate. Jei tai naudinga informacija, įdėkite ją į archyvą. Jis turėtų būti suskirstytas pagal kategorijas ir žymas, kad būtų lengva rasti tai, ko jums reikia.

Jei reikia ką nors daryti su informacija, yra trys parinktys:

1. Daryk tai, ko reikia. Jei veiksmas yra svarbus ir užtruks ne ilgiau kaip 2–5 minutes.

2.Deleguoti kam nors. Jei veikla trunka ilgiau nei dvi minutes, pagalvokite, ar galite ją kam nors perduoti.

Kai deleguojate kam nors, turite užsirašyti:

• galutinis rezultatas;
• darbo planas (kelias į tikslą);
• užduoties atlikimo data;
• kontrolės data ir rezultatas, kuris turėtų būti jai parengtas (tarpinis arba galutinis).

3. Atidėkite jį ateičiai. Nurodykite:

• norimas rezultatas;
• artimiausias kitas veiksmas, kurį reikia atlikti. Atminkite: viso projekto užbaigti neįmanoma, galite atlikti tik konkrečius paprastus veiksmus, kurie priartins jus prie galutinio rezultato;
• terminas. Jei tikslaus termino nėra, įtraukite veiksmą į sąrašą „Kada nors“.

Galite siųsti žinutes sau, kad gautumėte jas paskirtą dieną. Tam tinka tiek Google kalendorius su priminimu norimą dieną, tiek elektroninio pašto programa, kuri išsiųs Jums laišką tam tikru laiku.

Kaip planuoti savo darbus?

Visas darbas gali būti suskirstytas į tris veiksmus:

1. Vykdyti tai, kas buvo suplanuota iš anksto. Tai gali būti arba strategiškai svarbūs dalykai, priartinantys jus prie tikslo, arba įprasti dalykai, kuriuos tiesiog reikia padaryti.
2. Darbo atlikimas taip, kaip netikėtai pasirodo. Būtent tada kolegų, vadovų užduotys ir klientų laiškai ateina visą dieną.
3. Tolimesnių darbų planavimas: sąrašų sudarymas ir tikslinimas, prioritetų nustatymas. Šis punktas neturėtų užimti tiek daug jūsų laiko, kad neplanuotumėte planavimo dėlei.

Užduočių ir užduočių planavimo praktika (atmintinė) aprašyta Davido Alleno knygoje.

Davidas Allenas

Asmeninio efektyvumo ir laiko valdymo konsultantė, GTD produktyvumo metodo autorė

Atminimo knygai reikia 43 aplankų: 31 pažymėtas skaičiais nuo 1 iki 31, dar 12 – mėnesių pavadinimais. Kasdieniai aplankai dedami priekyje, pradedant nuo rytojaus datos. Už aplanko su numeriu 31 yra kito mėnesio aplankas, o už jo – aplankai su likusiais mėnesiais.

Kitos dienos aplanko turinys kasdien perkeliamas į šiukšliadėžę, tada aplankas dedamas už paskutinio dienos aplanko (tarsi perkeliamas į kitą mėnesį). Ištuštinus einamojo mėnesio 31 aplanką, už jo bus aplankas su naujo mėnesio pavadinimu, o už jo – aplankai su naujo mėnesio dienomis. Panašiai aplankas su einamuoju mėnesiu, kai jis praėjo, perkeliamas į kitus metus.

Konkrečiame aplanke reikia saugoti dokumentus, reikalaujančius konkrečių veiksmų (forma, kurią reikia užpildyti, laišką, kurį reikia išsiųsti).
Kad sistema veiktų, ji turi būti atnaujinama kasdien. Jei pamiršite atnaujinti rytojaus aplanką, negalėsite pasitikėti sistema. Praleis svarbią informaciją, kurią teks spręsti kitais būdais.

Jei išvykstate kelioms dienoms, prieš išvykdami turite patikrinti dienų, kuriomis nebūsite, aplankus.

Kaip tai organizuoti praktiškai, atsižvelgiant į šiuolaikines planavimo sistemas:

1. Vietoj prisiminimų knygos naudokite tvarkyklę su kiekvienos dienos darbų sąrašais ir įveskite į ją dabartinės dienos užduotis. Pirmiausia reikėtų užsirašyti laiko atžvilgiu svarbius susitikimus ir užduotis, o priminimus nustatyti taip, kad sistema apie juos praneštų iš anksto.
2. Sukurkite failą su mėnesio darbų sąrašu. Tai sąrašas, ką norite nuveikti per šį laiką. Visą mėnesį pridedate dalykų. Užduočių peržiūra turėtų būti atliekama kartą per savaitę. Planuodami paskirstykite svarbiausias užduotis savaitėms, kad suprastumėte prioritetines užduotis. Pirmiausia juos užbaigsite, kitaip visas jūsų laikas bus skirtas smulkmenoms ir skubiems reikalams.
3. Sukurkite failą su metų planais. Jis turėtų būti peržiūrimas kartą per mėnesį. Daiktai iš šio failo perkeliami į mėnesio planus.
4. Kurkite metų planus, remdamiesi ilgalaikiais 3-5 metų tikslais. Šiuos dalykus geriau užsirašyti arba metų pabaigoje, arba per atostogas, kai galvos neapkrauna kasdieniai darbai.

Šiuos keturis taškus Davidas Allenas vadina natūralia planavimo sistema. Ši sistema leidžia judėti link jums svarbių tikslų ir negaišti laiko rutinai.

Ar yra universalus planas, kuriuo būtų galima planuoti bet kokį projektą?

Taip, žinoma. Davidas Allenas tai vadina natūralaus planavimo modeliu. Jį sudaro keli žingsniai.

1 žingsnis. Tikslas ir idealaus rezultato paveikslas

Apibrėžkite arba idealų galutinį rezultatą, įsivaizduokite, kad jį pasiekėte.

Apibūdinkite tai su visais sėkmės kriterijais (pinigai, žmonės, pripažinimas). Kuo detaliau apibūdinsite galutinį rezultatą, tuo motyvacija bus stipresnė, ypač tais momentais, kai reikia imtis konkrečių veiksmų, tačiau tam nėra laiko.

2 žingsnis. Principai

Apibūdinkite principus, kurių laikysitės siekdami savo tikslo. Pavyzdžiui: „Aš suteiksiu žmonėms visišką veiksmų laisvę, jei jie... (neviršys biudžeto, užbaigs projektą iki konkretaus termino).“ Paklauskite savęs: „Kokie veiksmai gali trukdyti mano veiklai? Kaip galiu jų išvengti?

Principai yra aiškūs ir yra patikimas vadovas veiklos valdymo procese.

3 žingsnis: „Smegenų šturmas“.

Suorganizuokite smegenų šturmą, kurio metu užsirašykite visas mintis, kurios ateina į galvą.

Pagrindiniai smegenų šturmo principai:

• nesmerk;
• nesiginčyk;
• nesmerk;
• nekritikuoti;
• galvoti apie kiekį, o ne apie kokybę;
• analizę ir organizavimą palikite antroje vietoje.

4 veiksmas: projekto planas kaip sąrašas

Suskirstykite savo minčių šturmo rezultatus į darbų sąrašą. Pradėkite planuoti nuo galo ir eikite atgal. Taip nesunkiai susidėliosite planą ir nustatysite pirmąjį žingsnį savo tikslo link. Planavimo pavyzdys nuo pabaigos:

Tikslas (idealus rezultatas): Galiu kalbėti ispaniškai ir suprasti žmones.

Kodėl tai: Noriu bendrauti nedalyvaujant vertėjams per verslo derybas su Ispanijos partneriais ir laisvai bendrauti su kitais atostogų Ispanijoje metu.

Etapai iki tikslo:

• Žingsnis arčiau savo tikslo: radau ispanų gimtąją kalbą ir su juo kalbuosi du kartus per savaitę.
• Vienas žingsnis prieš tai: išlaikiau kalbos egzaminą B1.
• Vienas žingsnis prieš: išlaikiau A1 kalbos egzaminą.
• Žingsnis anksčiau: aštuonis kartus per mėnesį mokiausi ispanų kalbos ir atlikau visus namų darbus.
• Vienas žingsnis prieš tai: užsiregistravau į ispanų kalbos kursus ir sumokėjau už mėnesio mokymą.
• Vienas žingsnis prieš tai: surinkau informaciją apie ispanų kalbos kursus ir sukūriau palyginimo lentelę.
• Pirmas žingsnis: savo kalendoriuje suplanavau laiką, kada rinksiu informaciją apie ispanų kalbos kursus.

Kai komanda atlieka vieną užduotį ir visą planą reikia sutvarkyti vienoje vietoje, juo patogu naudotis. Pirmas stulpelis jame – etapai kelyje į tikslą, antrasis – atsakingieji. Toliau bus stulpeliai su laikotarpiu. Ląstelėse bus nurodyta konkretaus etapo būsena, pvz., „Planuota“, „Vykdoma“, „Atlikta“, „Atidėta“.

GTD ir natūrali planavimo sistema gali atrodyti sudėtinga. Tačiau pritaikę jį sau ir pradėję reguliariai naudoti, pajusite, kad viskas yra daug lengviau, nei atrodė iš pirmo žvilgsnio.

Kodėl sunku viską laikyti savo galvoje?

Mūsų trumpalaikė atmintis panaši į kompiuterio operatyviąją atmintį – ji reikalinga darbui su einamosiomis užduotimis, o jos apimtis itin maža. Tuo pačiu metu galime apdoroti vidutiniškai, o gerai dirbti tik su 1–3. Tuo pačiu metu dėl mūsų dėmesio besivaržančios informacijos kiekis nuolat auga. Knygos „Getting Things Done“ autorius Davidas Allenas kartoja: „Jūsų protas skirtas idėjoms kurti, o ne jas kaupti“. Ir tai yra vienas iš jo požiūrio tikslų.

Apie vidinius įsipareigojimus

Anot autoriaus, pagrindinis streso ir neigiamų emocijų šaltinis yra neišspręsti arba sulaužyti įsipareigojimai sau ar kitiems (originale Allenas juos vadina atviromis kilpomis). Slegiančios mintys yra dar sunkiau pakeliamos nei suvokimas, kiek darbo turime atlikti. Galite sužinoti daugiau apie pažintinių funkcijų, planavimo ir nebaigtų užduočių ryšį.

„Bet koks turėtų, galėtų ar turėtų įsipareigojimas, kuris yra tik galvoje, sukelia neracionalų stresą, kurio neįmanoma atsikratyti 24 valandas per parą, septynias dienas per savaitę.

Allenas taip pat mano, kad, skirtingai nei fizinis darbas, intelektinis darbas neturi aiškių ribų. Ir net nėra taip, kad po įtemptos dienos biure ir toliau galvoji apie darbą namuose. Allenui nėra jokio skirtumo tarp darbo ir laisvalaikio. Pagal jo logiką darbas yra viskas, į ką mes stengiamės atnešti esamą padėtį. Svarbiausia yra aiškiai išsiaiškinti rezultatus ir nustatyti jų sprendimo veiksmus prieš nustatant šiuos tikslus.

Kaip mąstyti aiškiau

Visų pirma, svarbu suprasti vidinius įsipareigojimus. „Getting Things Done“ (toliau GTD) filosofija reiškia, kad visas darbo valdymo procesas susideda iš trijų paprastų principų.

Pirmiausia reikia išlaisvinti galvą – visas nebaigtas mintis ir užduotis surinkite į išorinę sistemą, kuria pasitikite.

Tada reikia juos išsiaiškinti – nuspręsti, ką daryti su šia informacija.

Daryk.

Penki žingsniai sudėtingoms problemoms išspręsti

1. Kolekcija

Surinkite visus atvirus klausimus (tiek asmeninius, tiek profesinius), nebaigtus reikalus (originale talpus ir neaiškus žodis, verčiamas kaip „nebaigtas darbas“) ir kitą informaciją, kuri jums tiesiog rūpi. Siųskite viską į „Inbox“ skyrių – patikimą išorinę saugyklą, kuri gali būti fizinė (užrašų knygelės, aplankai) arba skaitmeninė (pavyzdžiui, bet kurioje užduočių valdymo programoje pagal numatytuosius nustatymus yra aplankas „Inbox“ arba – pastarasis yra visiškai sukurtas remiantis GTD). Prie šio pridėkite savo paštą ir momentinius pasiuntinius – numatytuosius gautuosius.

Saugodami informaciją apie neatliktas užduotis laikmenoje, jūs atlaisvinate savo galvą. Svarbiausia nekurti per daug sąrašų ir reguliariai juos atnaujinti bei apdoroti.

Kai tik pagalvoji „turėčiau“, „turėčiau“, „turėčiau“ užduoties atžvilgiu, ši užduotis tampa nebaigta.

2. Apdorojimas

Dažniausiai informacija pas mus ateina visą dieną, bet kažkam patogiau ją apdoroti ryte, peržiūrėti vakare ir pan. Allenas paprastai rekomenduoja šiuos etapus atskirti laiku. Pats informacijos apdorojimo procesas susideda iš nuoseklių atsakymų į klausimus.

"Kas čia?" (informacijos tipo apibrėžimas – užduotys, pastabos ar idėjos).

„Ar dėl to dabar reikia imtis veiksmų? Dalis informacijos visai neskirta veikti, ją reikia tiesiog išmesti. Kitą dalį reikia įdėti į sistemą, kad iš jos išlaisvintume sąmonę.

Jei nereikia jokių veiksmų ir informacijos nereikia, mes jos tiesiog atsikratome.

Jei nereikia imtis jokių veiksmų, bet reikia informacijos, tai atidedame ir grįžtame vėliau. Tam GTD siūlo susikurti aplanką „Kada nors/galbūt“, kuriame būtų siunčiami visi ateities planai – nuo ​​knygų, filmų ir kelionių krypčių sąrašų iki galimų darbo ir šeimos projektų sąrašo.

Kitas variantas: išsaugome informaciją kaip nuorodą – tolimesniems veiksmams ir projektams. Tam tinka tiek gerai žinomos parinktys, kaip „Dropbox“ ir „Google“ diskas, tiek nauji įrankiai, tokie kaip „Notebook“.

Jei reikia imtis veiksmų, pagrindinis klausimas yra: „Koks bus kitas veiksmas? Arba tai darote iš karto, jei tai užtrunka ne ilgiau kaip 2 minutes (5, o gal ir 10 - priklauso nuo jūsų), arba deleguojate tai tinkamesniam asmeniui ir įtraukite į „Laukiančių sąrašą“.

Jei veiksmui reikia priskirti tikslią datą, nusiųskite ją į „Kalendorių“ (akivaizdžiausi yra „Google“ kalendorius, „Apple“ kalendorius, „Microsoft Outlook“). Veiksmai be termino patenka į sąrašą „Kiti veiksmai“, kuris iš esmės yra užduočių sąrašas jūsų užduočių tvarkyklėje arba užrašų knygelėje.

Koks tolesnis veiksmas? Tai yra pagrindinis klausimas, susijęs su bet kokia jūsų surinkta informacija. Jei atsakysite teisingai, bus ką organizuoti. „Kitas veiksmas“ yra kitas konkretus, fizinis veiksmas, kurį reikia atlikti norint užbaigti tam tikrą užduotį

3. Organizacija

Apdorojant gaunama keletas saugojimo kategorijų, kurios sudaro jūsų sistemą.

Aktyvių veiksmų sąrašai: kalendorius (veiksmams su tiksliais terminais) ir užduočių sąrašas – užduočių tvarkyklėje/užrašų knygelėje.

Projektų sąrašas – užduočių, kurioms atlikti reikia daugiau nei vieno veiksmo (dauguma užduočių vadybininkų turi kelis užduočių lygius, kurie taip pat apima projekto lygį, bet padės ir paprastas sąrašas – projektų rodyklė) ir informacinės medžiagos juos – bet kurioje patogioje ir prieinamoje saugykloje.

„Laukiančių“ sąrašas – užduotims, kurioms reikia jūsų dėmesio, o ne dalyvavimo. Taip pat nustatykite priminimus apie užduotis, kurios kada nors taps aktualios ateityje – priminimo funkcija taip pat pasiekiama daugumoje užduočių programų.

Sąrašas Kažkada/Galbūt skirtas užduotims, kurios gali tapti svarbios ateityje: iš esmės sąrašas visko, ką norėtumėte padaryti, bet šiuo metu nedarote.

4. Apžvalga

Surinkę, apdoroję ir sutvarkę, jūsų rankose yra paruošti veiksmų algoritmai jums aktualioms sritims. Kad sistema būtų atnaujinta, ją reikia retkarčiais peržiūrėti – pirmiausia „Kalendorių“ ir „Užduočių sąrašą“, taip pat „Projektų sąrašą“, „Laukimo sąrašą“ ir „Užduočių sąrašą“. Kas savaitę peržiūrėdami visus savo planus ir sąrašus pajusite nuoseklumą ir proto aiškumą, todėl nieko nepraleisite ir susitelksite į tai, kas svarbu.

5. Vykdymas

Tvarkant darbo eigą svarbu teisingai nustatyti užduočių prioritetus. Norėdami išsiaiškinti, ką ir kada daryti, Allenas rekomenduoja laikytis trijų elgesio būdų.

Užduotims priskirkite tam tikrus kriterijus: kontekstą (pavyzdžiui, pagal vietą: namai, biuras, parduotuvė; arba darbo pobūdis: skambučiai, susitikimai – ir pan.); turimas laikas; turima energija; savo asmeninius prioritetus.

Sąvoka „darbas“ paprastai reiškia vieną iš trijų dalykų: jūs darote tai, ką planuojate daryti, arba planuojate darbą, arba atliekate užduotis, kai jos vyksta. Jei atsidursite bet kuriuo metu įstrigę, pabandykite įvertinti, ką tiksliai šiuo metu darote, ką verta daryti.

Verta pradėti darbą iš apačios į viršų, nuo žemos eilės tikslų pereinant prie aukštesnių. Pirmiausia tvarkyti einamuosius reikalus, vėliau – atsakomybės ir dėmesio sritys (šeima, darbas, sveikata, draugai). Dabar galite imtis planų 1–3 metams į priekį, o vėliau – ateičiai 5 ar daugiau metų. Paskutinis etapas – savo misijos ir principų įvertinimas. Taip žingsnis po žingsnio jums bus lengviau išsiaiškinti visus savo reikalus.

Atskleisiu keletą efektyvumo paslapčių gyvenime ir versle...

Mažas cheat lapas, kaip susitvarkyti reikalus ir pradėti gyventi efektyviai!

Davidas Allenas asmeniškai kviečia į treniruotes Maskvoje. Turiu pasakyti, kad jo knygų parduota daugiau nei 2 milijonai egzempliorių!
Ir jo sistema tikrai veikia!

Jūsų gyvenimas nebus toks, koks buvo, jei susipažinsite su GTD sistema!
Prisimenu, kad mane labai sužavėjo Davido Alleno pasirodymas!

Mes griebiamės už tūkstančio dalykų, stengdamiesi nepamiršti kasdienių smulkmenų, dažnai pamirštame tikslą, tačiau prisimename neišvengiamai artėjančius terminus.

Kartais užduočių lavinos baimė tiesiogine to žodžio prasme paralyžiuoja smegenis ir apima apatija, vilkinimas ir depresija. Tokiais momentais darbas juda lėtai, atrodo, kad net pelės žymeklis vos ropoja per monitorių.

Ši situacija tuo pavojingesnė, kuo daugiau žmogus dirba komandoje, ypač jei kalbame apie kūrimo komandą.

Idėja pakviesti į mūsų konferencijąDavidas Allenas, nors ir netikėtas, nebuvo atsitiktinis. Asmeninė, iš pirmo žvilgsnio, GTD koncepcija pateikia geras rekomendacijas kiekvienam kūrėjui atskirai ir visam kūrimo procesui. Žinoma, GTD metodas nėra taip pritaikytas programinės įrangos kūrimo procesui kaip judrus, tačiau nepaisant to, jis gali jį papildyti arba tapti pirmuoju žingsniu komandos perėjimo prie judrios kūrimo metodikos link. Kas tai yra, GTD programuotojui?

GTD principų taikymą kuriant padalinkime į du blokus: asmeninį, kai kalbame apie individą, ir komandinį, kai kalbame apie įmonę ar kūrėjų grupę. Apskritai principai tie patys, tačiau komandoje juos įgyvendinti yra daug sunkiau, nes garantuotas sabotažas ir darbuotojų ar komandos vadovo pasipriešinimas.

Joks žmogus nėra sala

Vienas iš GTD metodo pagrindų yra užduočių perkėlimo iš žmogaus atminties į išorinį šaltinį principas. Taigi žmogaus smegenys nustoja nerimauti dėl visų planų – nuo ​​smulkmenų iki globalių – laikymasis galvoje ir pradeda koncentruotis ties šiuo metu tikrai svarbiomis užduotimis ir jų įgyvendinimu. Kai kas sako, kad GTD metodas efektyvus atlaisvinant asmeninę erdvę ir ieškant balanso tarp darbo ir, pavyzdžiui, pomėgių ar šeimos. Tačiau, žvelgiant iš praktiško kūrėjo pozicijų, GTD reikalingas, visų pirma, norint išlaikyti balansą tarp darbo ir... darbo.

Programuotojai, sistemų architektai ir projektų vadovai nuolat žongliruoja keliais prioritetais, užduotimis ar projektais. Dažnai aplinkybės neleidžia atlikti vienos užduoties, todėl reikia greitai prisitaikyti. Toks skubėjimas iš projekto į projektą dažnai sukelia stresą, bet ne tokį, kuris kyla iš nemylimo darbo, o stresą kaip fiziologinį ir emocinį reiškinį. Kuo didesnis nerimo lygis, tuo sunkiau susidoroti su pavestomis užduotimis. Čia į pagalbą ateina GTD.

Filtrų diegimas darbų sąraše

Visų pirma, reikia nustatyti ribas, tarp visų užduočių pasirenkant pagrindinę. Palikdami pagrindinį dalyką, jūs išlaisvinate laiką ir energiją bei sukuriate impulsą veiksmams su daug mažesnėmis pastangomis nei tada, kai laikote visas smulkmenas savo galvoje. Yra rutina, yra svarbūs projektai, yra ateities planai. Tuo pačiu metu visose šiose kategorijose yra svarbus dalykas. Norėdami jį pasirinkti, turite atlikti kelis veiksmus:

• pasirinkti pradėtas, bet nebaigtas užduotis;


• pasirinkti atvejus, kurie kelia didžiausią nerimą;


• pasirinkti dalykus, kurių nenorite daryti ir kurie nuolat atidedami;


• pasirinkti įprastas užduotis, įskaitant buitines.

Paprastai pagrindinis dalykas yra pirmosiose trijose grupėse. Atitinkamai, prioritetas turėtų būti skiriamas nerimą keliantiems ir nebaigtiems dalykams – juk ne veltui sakoma, kad tikslus „Getting Things Done“ vertimas yra „kad viskas būtų baigta“.

Ryšio supaprastinimas

Nesvarbu, ar jis laisvai samdomas darbuotojas, ar programuotojas, dirba nuotoliniu būdu ar komandoje, jis nuolat yra komunikacijos srityje: klientų skambučiai, vadovybės klausimai, vartotojų ir kolegų užklausos, informaciniai pranešimai iš SDK tiekėjų, ir tt Šios komunikacijos negali būti vadinamos nereikšmingomis, bet jūs turite mokėti su jais elgtis kompetentingai.

• Netikrinkite el. pašto kas 5 minutes – nustatykite iššokančiuosius įspėjimus, į kuriuos galėsite pažvelgti akies krašteliu. Įdėkite savo laiškus į aplankus ir perskaitykite juos, kai jie atnaujinami tam tikru momentu.


• Padalinkite visus ryšius pagal kontekstą: Skype, mobiliojo ryšio skambučiai, fiksuotojo ryšio telefonas, bendravimas el. paštu ir tt... Kiekviename kanale bendravimui skirkite tam tikrą laiką.


• Patikrinkite darbo ir asmeninius pokalbius. Galbūt, jei naujas darbuotojas jums be galo rašo arba senas kolega užduoda tokius pačius darbinius klausimus, turėtumėte paprašyti jų paruošti klausimus, skirti laiko bendravimui ir išsiaiškinti visus sudėtingus dalykus.


• Stebėkite savo interneto naršyklę. Kūrėjai dažnai žiūri į specializuotas temas forumuose ar specializuotose svetainėse. Ten jie susiduria su įdomiomis temomis ir diskusijomis, kurios neturi nieko bendra su dabartine užduotimi. Tikrai įdomios temos skaitymą geriau atidėti naudojant žymes naršyklėje arba specialias nuorodų saugojimo priemones (pavyzdžiui, „Pocket“ priedą, kurį taip pat galima įdiegti kaip programą mobiliajame įrenginyje ir sinchronizuoti žymes).


• Turėkite bloknotą ir (arba) programėlę, kurioje užsirašykite visas užduotis su skubos ir svarbos žymomis. GTD verslo valdymui pristato laiko, konteksto (vietos) ir veiksmo sąvokas. Norėdami tinkamai nustatyti užduočių prioritetus, įsivaizduokite paprastą filtrą, pvz., „Excel“. Kiekvienai užduočiai priskirkite laiko parametrą (pagal valandą arba paros laiką), vietą (namai, darbas, gatvė, sporto salė, parduotuvė ir kt.). O tada užduotis paskirstykite maždaug taip: „prašyti pastabų dėl techninių specifikacijų – darbas – 14:00“ arba „skambinti į padangų parduotuvę – gatvė – vakaras“. Tokiems užrašams yra daugybė programų: nuo užduočių planuotojo sistemoje „Windows“, kurią galite naudoti savo tikslams, iki „Evernote“, „Rainlendar“ ir kruopščiai parašytų priminimų išmaniajame telefone.

Pasitikėjimas, kad turite tokį sąrašą, garantuotai sumažins nerimą ir padės susitelkti ties kiekvienos užduoties sprendimu.

Yra globalesnė problema, kuri taip pat turi įtakos bet kokio tipo užimtumo kūrėjams. Šiandien beveik kas savaitę išleidžiami nauji kūrėjams skirti įrankiai, vadovai ir komunalinės paslaugos, o retkarčiais pasirodo pranešimai apie naujas karkasų versijas, naujas bibliotekas ir net naujas programavimo kalbas. Visa ši informacija sukelia didžiulį profesionalų susidomėjimą, o kartais net sužavi ir priverčia išbandyti ką nors naujo (sukurti paprastą mobiliąją aplikaciją, Brainfucke parašyti „Labas, pasauli!“ ar sukurti naują atvirojo kodo projektą). Yra tik viena išeitis: paskirstyti interesus pagal jų reikšmę esamų projektų, trumpalaikių ir ilgalaikių tikslų atžvilgiu. Susitelkimas į vieną užduotį leidžia padidinti asmeninį produktyvumą, atlaisvinti laiko ir pradėti mokytis naujos informacijos.

5 optimizavimo žingsniai

GTD metodas nustato penkis darbo su darbų sąrašu etapus.

Informacijos rinkimas.Turite surinkti visas užduotis – tiesiog imkite ir užsirašykite rašikliu arba į tekstinį failą visus savo įprastinius, nebaigtus, pasaulinius reikalus. Svarbu atsiminti, kad, pavyzdžiui, už užduoties „Parašyti ataskaitą greitojoje ataskaitoje Snowman LLC“ slypi kelios svarbios ir dėmesio reikalaujančios papildomos užduotys: klientų reikalavimų rinkimas, techninių specifikacijų sudarymas ir tvirtinimas, masyvo užklausimas. duomenys ataskaitos testavimui ir pan... Būtina užsirašyti absoliučiai visas užduotis – kiek vėliau jas sugrupuosite.
Atkreipkite dėmesį ne tik į tuos projektus, kurie yra atmintyje, bet ir į tuos, kurie yra kompiuteryje – dažnai ten chaoso ne mažiau nei mintyse. Failus verta suskirstyti į aplankus, atitinkančius kiekvieną projektą, atskirti asmeninius dokumentus nuo darbo.

Apdorojimo procesas.Apdorokite informaciją pagal GTD pasiūlytą schemą: jei jau kažkas daroma, reikia tęsti iki galo, jei pavyksta greičiau nei per dvi minutes – iš karto.

Klasikinis GTD apdorojimo algoritmas

Kalbant apie jums svarbų projektą, svarbu atsižvelgti į keletą niuansų.

• Atidėkite neskubias užduotis, pavyzdžiui, studijuodami nepagrindinę medžiagą, kuri niekaip nesusijusi su dabartiniu darbu.


• Jei įmanoma, deleguokite užduotis, pavyzdžiui, kolegoms ar laisvai samdomiems darbuotojams. Jei kodą rašote greitai ir efektyviai, bet nelabai mokate kurti svetainę, reklamuoti ar kurti, kreipkitės į profesionalus. Net jei tai jūsų pačių projektas, investicijos į kokybišką kažkieno darbą greitai atsipirks.


• Išmokite pasakyti ne. Tai turbūt vienas iš sunkiausių įgūdžių: visada bus dešimtys draugų, kurių „Windows“ sugedo, į kodą įsivėlė klaida, reikalinga „Android“ programinė įranga ir jie prašo „iPhone“ jailbreak. Šios nedidelės užduotys atima daug laiko. Jei nenorite gadinti savo santykių, internete susiraskite keletą galimų vadovų ir nusiųskite nuorodas tiems, kuriems to reikia.

Sąrašo organizavimas.Atlikus pirmuosius du ir sunkiausius etapus, būtina organizuoti darbą su užduotimis. Čia galite naudoti paprastą taisyklę: paskirstykite laiką savaitėmis, savaitės pabaigoje peržiūrėkite sąrašą ir sukurkite naują. Visos užduotys turėtų būti suskirstytos pagal terminus ir prioritetus. Norėdami valdyti užduotis, galite naudoti bet kurias jums patinkančias programas: mobilųjį „OneNote“ ir „Evernote“, „Asana“, „Redmine“, „Google“ kalendorių ir pan.

Šiame etape svarbiausia daug dėmesio skirti darbui su dabartiniais ar keliais projektais. Norėdami tai padaryti, galite naudoti minčių žemėlapius, kurie atspindės visus darbo etapus vizualinio žemėlapio struktūros pavidalu, pagal kurį jūs pereisite per projektą. Yra daug mokamų ir nemokamų programų su įdomiomis funkcijomis, skirtomis minčių žemėlapiams kurti. Mums patinka patogus, nemokamas ir rusifikuotas , kuriame sukūrėme apytikslį nebaigto žemėlapio vaizdą, kuris nepretenduoja į tikrumą:

1 dalis

2 dalis

Nereikėtų skirstyti užduočių į paprastas ir sudėtingas, viską reikia daryti tvarkingai, tada laikas bus paskirstytas racionaliai.

Apžvalga apie tai, kas buvo padaryta.Šiame etape būtina pasižymėti, kas buvo padaryta, išanalizuoti gedimų priežastis ir susidaryti kito etapo (pavyzdžiui, savaitės) planą.

Tikras veiksmas.Užduotys turi būti atliekamos atsižvelgiant į turimus išteklius: pastangas, laiką, vykdymo vietą, taip pat nustatytą prioritetą. Jei jums trūksta išteklių, kurie atsiras vėliau, kad greitai išspręstumėte problemą, pabandykite iš naujo suplanuoti užduotį, kol atsiras geresnio vykdymo priemonių. Pavyzdžiui, jei tobulinate darbalaukio programą ir, norėdami atlikti kai kuriuos pakeitimus, jums reikia atnaujinto SDK, kurio jūsų įmonė dar neįsigijo, bet planuoja įsigyti artimiausiu metu, atlikite tuos pakeitimus, kuriuos galima atlikti dabartinėje versijoje, ir pridėkite likusių pakeitimų užduotį į aplanką arba failą su ateities užduotimis. Žinoma, ieškant būdų išspręsti problemą turimomis priemonėmis atsiskleidžia kaip profesionalas, tačiau tam reikia didelių ir ne visada pagrįstų tavo laiko ir pastangų investicijų.

Štai keletas patarimų, kaip naudoti GTD principus, nesvarbu, ar esate kūrėjas komandoje, ar dirbate savarankiškai.

• Planuokite savo projektą nuo pat pradžių, o ne dirbdami, suskirstykite jį į išsprendžiamas papildomas užduotis.


• Pažymėkite atskirus projekto darbo etapus ir pažymėkite darbo svarbą bei skubumą.


• Atlikite kiekvieną užduotį nepalikdami jos vėlesniam laikui. Net jei žinote tik ilgą problemos sprendimo būdą, išspręskite ją. Tolesniu pertvarkymu bus galima atsikratyti neoptimalaus sprendimo.


• Periodiškai peržiūrėkite užduočių sąrašus, kad peržiūrėtumėte, kas buvo atlikta, ir pakeistumėte planus.


• Susikoncentruokite ties viena užduotimi vienu metu – taip sutaupysite laiko ir pastangų.


• Kiekvienam etapui skirkite laiko ir skirkite jam maksimalų dėmesį: reikalavimų rinkimui, kūrimui, vienetų testavimui ir pan.

GTD neįgyvendinama per vieną dieną – iš pradžių atsiranda kažkokie atskiri elementai, tada formuojasi taisyklės, galiausiai atsiranda įprotis ir apčiuopiami rezultatai. Svarbiausia nesustoti. Beje, gerai, jei kai kuriuos savo GTD įgūdžius galite perkelti į komandą, su kuria dirbate – tai gali žymiai optimizuoti darbą įmonėje.

Saugumas yra skaičiais

Nors GTD paprastai yra orientuotas į individą, jis taikomas ir komandai, kur svarbu gebėti apibrėžti projekto viziją, tikslus, identifikuoti projektus ir paskirstyti atsakomybės sritis. Be to, daugelyje organizacijų jau egzistuoja ir sėkmingai naudojamas turbūt artimiausias GTD logikai subjektas – Ganto diagrama. Ganto diagrama labai tiksliai atspindi projekto išteklių, užduočių ir papildomų užduočių poreikį, apytikslį kiekvienos užduoties atlikimo laiką, darbo su užduotimi pradžios ir pabaigos datas, projekto etapus, kurie gali prasidėti tik pasibaigus darbui. ankstesnį etapą ir reikalingų išteklių atleidimą.

Tačiau dažnai visas darbas rengiant išteklių ir užimtumo diagramą yra bergždžias. Siedamas GTD su programinės įrangos kūrimu, Robertas Pickas, GTD evangelistas ir Davido Alleno konsultacijų bendrovės CTO, kuris vadovavo techniniams projektams ir supranta temą beveik geriau nei pats generalinis direktorius, parašė puikų straipsnį apie Ganto diagramą:

„Mačiau tiek daug laiko, energijos ir pinigų iššvaistomą sudėtingoms Ganto diagramoms, kad jos būtų sunaikintos pirmuoju vadovo pirštų spragtelėjimu. Bet kuri įmonė, kuri pasikliauja ABC prioritetiniais kodais ir griežtomis programuotojų vadelėmis, norėdama išlikti programinės įrangos kūrimo užnugaryje, bus karčiai nusivylusi.

Taip pat atskleidžiama koncepcijos esmė. Faktas yra tas, kad jis skirtas ne tiek planavimui, kiek gebėjimui grįžti į nesėkmės tašką. Leiskite mums paaiškinti išsamiau. Bet kurio žmogaus ir bet kurios komandos gyvenime būna akimirkų, kai jie nukrypsta nuo užsibrėžtų tikslų ir visa veikla panyra į chaosą. Taip gali nutikti tiek dėl išorinių priežasčių, tiek dėl priežasčių, susijusių su individualiomis vidinėmis įtakomis: laikinai pasikeitus projekto vystymo eigai, atsiradus naujam investuotojui su nauja vizija, pertrauka neatidėliotiniems darbams (pavyzdžiui, ruošiantis parodai). ). GTD užduotis komandoje yra lengvai grįžti į tašką, kuriame reikėjo nukrypti nuo darbo plano ir toliau veikti kaip anksčiau.

„GTD proto šlavimo komponentas yra gana paprastas, Davidas (Allenas) dažnai tai vadina savotišku „psichinės RAM“ atminties išmetimu. Panašu, kad periodiškai tikrinate savo smegenis, kad pamatytumėte, kas patraukia jūsų dėmesį, ištraukite ir pažiūrėkite į tai. Tai panašu į tai, kad renkate šiuos galimybių (projektų ir tolesnių veiksmų) sąrašus, kurie yra apsauginis tinklas, kad įsitikintumėte, jog ką nors darysite, darysite teisingai ir kartu su dviejų minučių taisykle (jei galite ką nors padaryti per trumpesnį nei mažiau nei per 2 minutes, atlikite tai – apytiksliai juosta) ir mąstymas, nukreiptas į kitą veiksmą, suteikia jums statišką darbinės būsenos vaizdą, su kuriuo galite lengvai grįžti į momentą, kai nutraukėte.

Kūrimo komandoje yra keturios pagrindinės veiklos, kurios pačios veikia kaip komandos GTD elementai.

1. Regresinis testavimas – tikrinamos jau pataisytos šaltinio kodo dalys, taip pat su pakeistu kodu susieto funkcionalumo funkcionalumas. Kaip ekstremalaus programavimo dalis, jis parodo GTD veiksmų pakartojamumo, peržiūrėjimo ir nedviprasmiškumo požiūriu.


2. Darbas su dokumentacija – dokumentacijos kūrimas ir testavimas leidžia svarbias žinias ir užduotis perkelti ant popieriaus. Nei naudotojams, nei testuotojams, nei kūrėjams jų nepamiršti – jei reikia, galite pasiskaityti dokumentaciją ir patikslinti neaiškų dalyką arba rasti atsakymą į klausimą apie programos veikimą.


3. Kodo pakeitimas yra kodo tobulinimo procesas nekeičiant funkcionalumo. Ekstremalaus programavimo šalininkai periodiškai atlieka pertvarkymus, kad pagerintų programos veikimą, jos supratimą ir kodo skaitomumą. Yra įmonių ir komandų, kurios vengia pertvarkyti. Daugeliu atvejų taip yra dėl baimės, kad kodo pakeitimai sukels sistemos gedimą. Paprastai toks požiūris veda į programos stagnaciją ir senėjimą.


4. Protų šturmas. Procesas, kuris viena ar kita forma vyksta bet kurioje komandoje. Tai tik informacijos ir idėjų rinkinys. Smegenų šturmo metu ir dėl to taip pat gali būti kuriami minčių žemėlapiai.

Daugeliu atvejų programuotojas darbe atlieka daug daugiau užduočių nei tiesiog rašo kodą. Be to, kuo daugiau patirties ir kvalifikacijos jis turi, tuo įvairesnės užduotys jam skiriamos. Kažkuriuo momentu ištinka krizė, kai pareigos ir įsipareigojimai pradeda apkrauti darbuotoją ir gerokai sumažinti jo produktyvumą. Akivaizdu, kad tai galima ir reikia spręsti ne direktyviniais metodais ir represinėmis priemonėmis, o GTD pagalba, kuria siekiama evoliuciškai pakeisti požiūrį į darbą. Daugybė atsiliepimų iš tų, kurie išbandė šį metodą, kalba apie didelius sunkumus pradžioje ir ne mažiau reikšmingas sėkmes proceso pabaigoje. Juk sakoma, kad įpročiui susiformuoti reikia 21 dienos. Kodėl nepabandžius?

P.S.: Konferencijos metu galite klausytis nemokamą internetinį GTD metodo autoriaus Davido Alleno pristatymą ir užduoti jam klausimusLapkričio 17 d. (antradienį) 19:15 Maskvos laiku. Jis kalbės apie GTD požiūrį į informacijos pertekliaus problemos sprendimą bei pasidalins naujausiais žmogaus produktyvumo srities tyrimais.

GTD® įrodė savo efektyvumą tiek asmeniniam naudojimui, tiek organizacijoms, veikiančioms įvairiose srityse. Juo sėkmingai naudojasi tiek aukščiausia vadovybė, tiek nauji įmonių, įtrauktų į Fortūnos sąrašo TOP-50, darbuotojai.

„Ar kada nors susimąstėte, kur dingo paskutiniai 5 metai?
Viktoras Pelevinas

Labai dažnai kiekvieno žmogaus gyvenime pasitaiko tokių akimirkų, kai tiesiog neįmanoma susitvarkyti su susikaupusių bylų apimtimi. Ir kol šiuo metu dirbu prie kitos užduoties, mano galvoje nuolat sukasi visa virtinė neišspręstų problemų. Nuolatinis galvojimas, kad neturite laiko atlikti ką nors svarbaus, trukdo susitelkti ties atliekama užduotimi. O kai neišspręstų bylų skaičius pradeda augti kaip sniego gniūžtė, tai jau įgauna katastrofos proporcijas.

Tačiau iš tikrųjų problema nėra tokia sudėtinga, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio.

Kaip susitvarkyti reikalus. Laiko valdymo pagrindai

Tokioms problemoms spręsti yra racionalaus laiko organizavimo, kitaip tariant, laiko valdymo metodas. Laikas šiuolaikiniame pasaulyje yra net vertingesnis už pinigus, nes, skirtingai nei pinigai, laiko negalima grąžinti ar kaupti. Įgūdžiai tvarkyti savo darbo laiką padės žmogui daug greičiau pasiekti užsibrėžtus tikslus ir uždavinius bei tuo pačiu rasti pakankamai laisvų minučių bendravimui su draugais bei savo dvasiniam tobulėjimui.

GTD metodas, kuris yra viena iš laiko valdymo sričių, padės jums tai išsiaiškinti.

„Getting Things Done“, GTD (iš anglų kalbos išvertus kaip „užbaigti dalykus“, bet dažniau neteisingai - „kaip sutvarkyti dalykus“) yra Davido Alleno sukurta asmeninio efektyvumo didinimo technika, aprašyta jo knygoje tuo pačiu pavadinimu, kurio pirmasis leidimas išleistas 2001 m. ir išverstas į 23 kalbas.

Klasikinis laiko valdymo modelis turi tam tikras griežtas ribas, reiškia aiškų savo reikalų planavimą, rekomenduoja skaičiuoti žingsnius ir susidėlioti prioritetus. Padeda naujas eksperto Davido Alleno pasiūlytas metodas valdyti laiką Tai daug lankstesnė ir jūs galite pasirinkti dalykus savo nuožiūra, o ne būti pririšti prie griežto dienos grafiko, o tai labai palengvina užduotį ir padeda greičiau pasiekti savo tikslus. Šis būdas gali tikti ne tik stambiems verslininkams, kuriems rūpi kuo greičiau įgyvendinti savo planus, bet ir eilinėms šeimininkėms, planuojančioms laiką namų tvarkymui.

Ši sistema remiasi Davido Alleno prielaida apie laisvo mąstymo poreikį. Kitaip tariant, reikia išlaisvinti protą nuo visų pašalinių minčių, kurios sukasi galvoje. Ir tada dabartinis darbas bus atliktas daug greičiau ir efektyviau. Šiuo balu GTD sistema pateikia aiškias instrukcijas, kuriomis vadovaudamiesi galite ne tik nustatyti problemą, bet ir greitai ją išspręsti. Paprastai žmonės daug laiko praleidžia beprasmiam samprotavimui, o tai lėtina paskirtų užduočių atlikimo procesą. Griežtai laikantis metodo siūlomų rekomendacijų, jūsų sąmonė visada išliks tyra, o jūsų darbas bus 100% efektyvus.

Sudarome darbų, užduočių, problemų sąrašą

Pirmiausia, pasak idėjos autoriaus, visus rūpesčius ir mintis, kurios jus šiuo metu kamuoja, perkelti ant popieriaus. Užsirašykite viską, kas šiuo metu sukasi jūsų galvoje – visus didelius dalykus, mažus dalykus, svarbius ir nelabai, apskritai viską. Išlaisvinkite savo sąmonę, kad galėtumėte įgyvendinti šiuo metu atliekamą užduotį. Įrašai gali būti daromi chaotiška tvarka, tiesiog užrašant viską, kas ateina į galvą. Nebūtina iš karto klasifikuoti dalykų pagal svarbą. Jei ką nors praleisite arba neįtrauksite į sąrašą, tai nuolat suksis jūsų galvoje, todėl bus sunku susikaupti.

Bet dabar darbų sąrašas sudarytas, ką turėtume daryti su šiuo sąrašu?

Teisingų klausimų uždavimas

Antras žingsnis – išanalizuoti jūsų parašytą sąrašą.

Protiškai užduokite klausimą kiekvienam sąrašo elementui: "Kas čia?".
Šis klausimas leidžia klasifikuoti atvejus pagal jų svarbą.

Antras klausimas yra: "Ar tai reikalauja veiksmų?"

Jei atsakymas yra neigiamas, reikia imtis šių veiksmų:
- atidėti sprendimą iki geresnių laikų;
– Kol kas pamiršk dalyką, kuris nevertas tavo dėmesio;
— trumpam įmesk į archyvą.

Jei atsakymas į klausimą yra teigiamas, būtina tiesiogiai pereiti prie vykdymo ir apibūdinti praktinį problemos sprendimą. Išstudijuokite problemą, jei jums reikia skirti tam tikrą laiką jos įgyvendinimui, tada ji automatiškai tampa projektu. Šį įrašą galima padaryti atskirame lape. Ir jei svarstant esamą reikalą iškart pasiūlo jo sprendimo būdas, tuomet prasminga tai daryti iš karto, kad nesusikauptų krūva neišspręstų problemų.

Kai vieno žingsnio neužtenka tikslui pasiekti, iškyla keletas variantų, kaip išeiti iš esamos padėties:

- užsirašykite dalyką į dienoraštį prieš terminą,
— įtraukite jį į savo svarbių darbų sąrašą, kad galėtumėte jį užbaigti jums patogiu metu.

Paeiliui eidami per visus šios teorijos siūlomus žingsnius, galite išmokti teisingai nustatyti prioritetus ir sukurti aiškią vertybių sistemą. Be to, visa tai galite padaryti patys, net neturėdami ypatingo talento. Ir klausimas " Kaip susitvarkyti savo reikalus" daugiau nestovės prieš tave.