Тайм менеджмент простые способы управления временем. Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Процесс и стратегия тайм менеджмента направлены на максимально эффективное использование времени. В этой статье постараемся разобраться, какие методы и навыки не только повышают продуктивность, но и способствуют развитию определенного типа мышления. Кроме того, рассмотрим проблему пожирателей, поглощающих намного больше вашего времени, чем это можно себе представить.

Как опять контролировать свою жизнь?

Сегодня очень легко перегрузить себя информацией, общением и заданиями. Очень часто все это просто берет над нами верх, оставляя лишь чувство подавленности от того, что просто физически невозможно одновременно справиться с несколькими заданиями. Такие ситуации приводят к хроническому стрессу и усталости. Вся соль успеха кроется в легких, но очень действенных приемах тайм менеджмента.

Тайм менеджмент: что это?

Вообще, дискутировать над тем, что такое управление временем можно очень и очень долго.

Если верить Википедии, то это — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Изучение нового навыка или стратегии – это процесс, этапы которого следует продумать особенно тщательно. Сначала вам будет некомфортно: это не должно пугать, ведь практика чего-то нового всегда требует огромных усилий и затрат большого количества времени, прежде чем привычка укоренится в повседневной жизни.

7 принципов тайм менеджмента

Понимание главных правил управления временем существенно облегчит ваше начало пути в освоении этой науки.

Отслеживайте свое время

Единственный метод совершенствования навыков тайм менеджмента – изучение и понимание своих нынешних привычек управления временем. Например, можно каждые 15 минут записывать в блокнот то, чем вы сейчас занимаетесь. Уже через неделю вы точно поймете, где проводите время эффективно, а где тратите впустую. Проанализировав полученную информацию, определите, как можно повысить продуктивность.

Даже не пробуйте применять новые стратегии, пока не добьетесь успеха на этом этапе.

Определите важные цели

После выявления своих привычек, связанных с тайм менеджментом, вы готовы к следующему уровню – определению и анализу конкретных целей. Они обязательно должны быть:

• конкретными (с точки зрения конечного результата);
• измеримыми (иногда тяжело определить, как можно оценить факт реализации цели);
• достижимыми (реальная оценка собственных материальных и нематериальных ресурсов);
• реалистичными (с точки зрения периода времени, запланированного на достижение целей);
• определенными по времени (четкое обозначение сроков, выделенных на реализацию целей).

Составьте план дальнейших действий

После формулирования целей определите последующий план. Накидайте на бумаге общую схему действий, которые приведут вас к желаемым целям. Затем поделите их на конкретные задания с четкими сроками. После этого создайте список ежедневных задач. Пусть в нем будет максимум шесть архиважных дел, которые следует выполнить.

Очень важно посвящать больше времени именно существенным, а не срочным задачам (ведь часто многие из нас тратят практически целый день на «тушение пожара», то есть решение постоянных текущих вопросов). Попадая в своеобразную ловушку рутиной текучки, тяжело сосредоточится на приоритетах.

Разделите задания на части

Группируя задачи на подобные категории, вы станете более продуктивно и действенно управлять временем. Например, можно выделить определенный период дня для необходимых телефонных звонков или работы с электронными письмами. Когда заканчивается время, выделенное под выполнение конкретного задания, вам нужно просто переходить к следующему пункту плана (даже если не успели сделать все нужные звонки или отправить запланированные письма). Можно делить задания на:

• стационарные (те, которые вы выполняете за рабочим столом);
• динамичные (те, которые не требуют присутствия в офисе).

Обозначайте конкретные часовые рамки для выполнения задач

Устанавливая задачи, сразу же определяйте, сколько времени потребуется на их выполнение. Без четких дедлайнов вы будете тратить очень много времени на другие трудоемкие задания. Поэтому так важно, чтобы каждый пункт вашего списка был реалистичным и достижимым.

Старайтесь по максимуму закончить определенное действие в установленный срок, а когда время истечет – тут же беритесь за новое задание. Не позволяйте перфекционизму помешать вам в достижении успеха!

Придерживайтесь принципа Парето

Закон Парето или же правило 80/20 гласит, что 80% ваших усилий приносят 20% результатов. И наоборот: 20% усилий – это 80% результатов. Зная этот секрет, постарайтесь определить задачи-приоритеты, наиболее влияющие на будущий успех под конец дня, месяца или года. В первую очередь сфокусируйтесь на реализации именно этих задач, а потом уже приступайте к выполнению 80% действий, которые приносят только 20% результатов.

Балансируйте свой график

И, наконец, составьте план ежедневной/еженедельной/ежемесячной рутины, которая позволит двигаться вперед, сосредоточившись на самых важных целях, задачах и мероприятиях. Последовательность – отличный способ формирования и укрепления новых привычек, которые помогут эффективно управлять временем. Обязательно придерживайтесь баланса между личной и профессиональной сферами жизни.

Разработка плана – это не просто создание списка дел, которые нужно сделать. Задачи должны быть записаны таким образом, чтобы план на ходу можно было дополнять или менять. Это можно сделать следующим образом:

• запишите все задания. Список должен быть исчерпывающим, но лаконичным, поскольку с слишком обширным планом очень трудно работать;
• оцените количество времени для выполнения каждой задачи; учтите дополнительное время на непредвиденные события. Как правило, на все запланированные действия тратится намного больше времени, чем предполагалось. Не забудьте включить в план повторяющиеся задания, которые вы выполняете на регулярной основе;
• установите приоритеты.

Как управлять временем: 6 эффективных стратегий

Ежедневное применение определенных стратегий существенно облегчит достижение максимальной продуктивности и эффективности.

Придерживайтесь гибкости в плане

Следует понимать: прожить день по четкому плану – скорее редкость, чем реальность. Непредвиденные события могут внезапно частично или даже полностью изменить ход вашего дня. Следует наперед подготовиться к неожиданному повороту событий, предусмотрев альтернативный план. Такой буфер позволит вам намного легче справиться с непредвиденными обстоятельствами в течение дня. Тем не менее, следует соблюдать осторожность, иначе рискуете потеряться во всех этих сценариях. Выделите определенное время на форс-мажорные события, затем продолжайте выполнять запланированные задачи-приоритеты. Мыслите шире, сосредоточившись на более перспективных делах.

Правильно организовывайте свою работу

Организация работы начинается с упорядочивания мыслей. Если в вашей голове роится слишком много информации, работайте над созданием привычки записывать их на бумаге. Когда планы, задачи и идеи будут перенесены в рабочую тетрадь, сознание очистится и организоваться вам будет в разы легче.

Будьте постоянными в установлении временных рамок

Хотя гибкость в составлении плана и ежедневного режима играет немаловажную роль, ключевое значение, если говорить о конкретных заданиях и действиях, принадлежит неизменности временных ограничений. Обязательно определите количество времени для задач-приоритетов и всегда придерживайтесь этих рамок (ну разве что вам удастся досрочно выполнить задание). Такое постоянство в управлении временем решает много задач тайм менеджмента.

Правильно организовывайте рабочую среду

Ежедневно теряете ценные минуты на поиски документов? Если это так, существует простой способ перестать тратить время впустую. Нужно всего лишь организовать бумаги/папки так, чтобы в любой момент легко и быстро можно было найти все необходимое. Обратите внимание на компьютер и систему электронной почты. Если на поиск нужной иконки, папки или файла затрачивается слишком много времени, это значит, что система организации хранения информации также требует усовершенствования. На самом деле, создать на рабочем месте идеальный порядок очень легко. Намного тяжелее непрерывно поддерживать его. Проще всего расставлять вещи на места или сортировать письма сразу же по их получению. Уже в тот момент, когда вы оставляете хотя бы один лист бумаги в непредназначенном для этого месте, вы теряете контроль над ситуацией.

Используйте напоминания

Два простых способа, напоминающих о запланированных задачах:

• использование стикеров;
• ношение при себе диктофона.

Эти варианты – лучшие методы для запоминания быстрых идей, которые впоследствии можно перенести в список ежедневных дел.

Определяйте вредные привычки

В ходе организации рабочего процесса и рабочей среды, старайтесь обращать внимание на привычки, которые крадут время, тем самым тормозя достижения прогресса и успеха. Определяйте эти повадки, работая над тем, чтобы раз и навсегда от них избавиться.

9 техник эффективного тайм менеджмента

Вне зависимости от вашей занятости в течение дня, можно найти немного времени, чтобы начать использовать одну из нижепредставленных техник улучшения навыков тайм менеджмента. Таким способом вы наверняка сможете более качественно управлять не только рабочим графиком, но и эффективно планировать свой отдых.

Компьютерная грамотность

Совершенствование навыков работы с компьютером состоит в правильном пользовании программным обеспечением. Это позволяет в разы сэкономить время, энергию и усилия для выполнения конкретных действий. Даже создание ярлыков самых востребованных программ на рабочем столе может существенно сберечь время, затрачиваемое на написание отчета или подготовку презентации.

Креативность

Творческий подход позволяет развивать уникальные идеи, способствующие экономии времени и повышению продуктивности в течение дня.

Критическое мышление и навык решения проблем

Умея критически оценивать ситуацию, вы затрачиваете в разы меньше времени на процесс мышления, а больше – на работу и выполнение задач.

Делегирование

Возможность перепоручить работу кому-то другому позволяет существенно сэкономить время. Имея вторую пару рук для затратных по времени задач, можно позволить себе сконцентрироваться на других вещах.

Возможность оплачивать аутсорсинговому специалисту или личному помощнику хорошее выполнение заданий – своеобразный катализатор, позволяющий значительно повысить личную производительность.

Навыки ведения переговоров

Несогласия с другими по поводу рабочих моментов часто отвлекают нас от более важных вопросов. Приобретение навыков эффективных переговоров поможет вам быстро достичь удовлетворительного соглашения, что в свою очередь, освободит больше времени для решения других задач.

Эмоциональный интеллект

Когда негативные эмоции берут над вами верх, вы становитесь непродуктивными, теряя драгоценное время. Эмоциональный интеллект предусматривает активный процесс контролирования эмоций. Научившись правильно их проявлять, вы повысите производительность и улучшите результаты своей работы.

Многозадачность

Посвятите немного времени группированию заданий и планов, а также развитию и совершенствованию навыков мультизадачности. Вместе с тем к очень важным заданиям, которые требуют много внимания и обдумывания, следует отнестись со всей серьезностью. В таком случае многозадачность играет с вами злую шутку: вы тратите времени больше, чем вам удается сэкономить.

Навыки принятия решений

Здесь все просто: чем быстрее принимаются решения, тем больше времени вы экономите!

Скорочитание

Увеличив скорость читания, вы тем самым увеличиваете объем информации, которую можете усвоить.

5 методов, помогающих заполучить больше времени

Даже используя хотя бы несколько этих методов на ежедневной основе, намного легче достичь главной цели тайм менеджмента – максимально продуктивного использования времени.

Использование аффирмаций

Практика доказывает, что простые утверждения с положительным настроем – верный шаг на пути к реализации целей.

Для улучшения навыков тайм менеджмента подойдут следующие аффирмации:

• каждый день я более эффективно использую свое время;
• ключи к успешной жизни моих руках;
• я все успеваю, создавая для себя более интересную и успешную жизнь.

Регулярные перерывы

Тело и ум нуждаются в постоянных перерывах. Казалось бы, непрерывная работа в течение пяти часов способна повысить производительность. На самом деле, следует понимать, что без отдыха наш мозг тратит на элементарные операции намного больше времени: замедляется творческий процесс и даже уменьшается способность решать проблемы. И наоборот, регулярные перерывы освежают ум и креативность, облегчают процесс мышления и улучшают поток информации.

Умение отказывать

Уверено отвечая «нет» на просьбы об оказании помощи или поддержки, вы не позволяете другим людям манипулировать вами и вашим личным временем. Конечно, каждый случай следует рассматривать в индивидуальном порядке, умея отличить наглость от искренней просьбы.

Систематизация процессов

Продуманная система процессов позволяет значительно сократить время, предназначенное для выполнения конкретных задач. Создавая такие схемы, следует обязательно задаться вопросом упрощения существующих действий. Рассматривайте ситуацию не только как экономию времени, но и энергии, денег или усилий.

Стремление к постоянному совершенствованию

Максимально старайтесь ежедневно улучшать себя и свои навыки. Это пригодится вне зависимости от того, над каким заданием вы сейчас работаете, или какую функцию выполняете, поскольку такая тактика позволяет совершенствовать возможности мышления и расширять осознание того, как лучше справляться с ежедневной рутиной. Вы научитесь правильно и своевременно задавать себе нужные вопросы, ответы на которые позволяют сэкономить время и деньги.

Способ мышления эффективного менеджера времени

Действенное управление временем, эффективные методы и стратегии – это только половина пути к успеху. Следует выработать в себе менталитет, который естественно будет поддерживать все эти стремления, расширяя осознание временных рамок. Присмотритесь к образу мышления, нацеленному на качественное использование времени.

Задавайте нужные вопросы

Первый шаг к мышлению, ориентированному на качественное использование времени, заключается в правильных вопросах. Ответы на них должны стимулировать развитие мысленной цепочки на тему особенностей тайм менеджмента. Пару раз на день задавайте себе три следующих вопроса:

• как я могу в этот момент максимально эффективно использовать свое время?
• как влияют на мое будущее эти действия?
• являюсь ли я лучшим специалистом по этому заданию?

Станьте оптимистичным реалистом

Оптимистичный реализм заключается в позитивном настрое относительно всего, что касается выполнения заданий наиболее действенным, эффективным способом. Кроме того, это качество также предполагает объективную оценку всевозможных препятствий, вызовов, проблем, возникающих на пути к реализаци цели.

Будьте проактивным, а не реактивным

Проактивность означает, что вы физически и эмоционально готовы выполнять задания, за которые несете ответственность. Несмотря на сюрпризы и форс-мажоры, вы сохраняете адекватность и спокойствие, держите все под контролем. Проактивное мышление приведет вас к правильным решениям, сделает более продуктивным.

И наоборот, если реагировать на определенные события, обстоятельства слишком эмоционально, впоследствии вы будете испытывать постоянный страх, разбитость и стресс.

Используйте целенаправленную концентрацию

Для успехов в тайм менеджменте, необходимо сосредоточить все свое внимание исключительно на конкретном деле. Избавьтесь от отвлекающих факторов и полностью сконцентрируйтесь на приоритетной задаче.

Не ищите совершенства

Если вы привыкли искать совершенство во всем, что делаете, не ждите перфекционизма от тайм менеджмента. Следует понимать, что совершенство – понятие достаточно субъективное. Если что-то кажется вам идеальным, совсем необязательно, что другие также так считают. И наоборот: несовершенные в ваших глазах вещи, для кого-то могут быть верхом перфекционизма. Таким образом, спросите себя: так ли нужны эти дополнительные десять минут, посвященные выполнению задания? Повлияют ли они на конечный результат? Если нет, делайте выводы!

Демонстрируйте приверженность и дисциплину

Совестно и последовательно подходите к выполнению заданий. Высокий уровень самодисциплины позволит вам вовремя выполнять задания, не нарушая дедлайнов. Эта черта – характеристика настоящих гуру тайм менеджмента.

Проявляйте энтузиазм

Вне зависимости от неожиданностей или проблем, настигших вас в течение дня, улыбайтесь, сохраняя хорошее расположение духа. Воспринимайте все как вызов на пути к продвижению к цели. Также энтузиазм позволит поддерживать высокий уровень энергии даже тогда, когда кажется, что все вокруг буквально рушится.

Выработка навыков тайм менеджмента: 5 упражнений

Время – явление субъективное, а наш мозг обладает способностью управлять восприятием этого феномена. Именно поэтому, управление временем – это соответствующий способ мышления.

Чтобы научится правильно мыслить, требуется обязательно выполнять специальные упражнения. Применяя их, вы сможете осознанно и полноценно проживать каждый час своей жизни.

«Время – деньги» — популярная, но в корне неверная поговорка. Время – это не деньги, время – это ваша жизнь!

Очень важно выполнять эти упражнения полностью (от начала и до конца) даже тогда, когда это будет создавать для вас определенный дискомфорт.

Помните, что мозг лучше всего учится, пребывая в трудных условиях.

С помощью нижепредставленных упражнений можно получить до семи дополнительных часов в неделю, поэтому отговорки в стиле «нет времени», просто не проходят. Рассматривайте это, как инвестицию в одну из самых жизненноважных валют.

Эти методы – это, скорее, одноразовый опыт, а не новые привычки. Применяйте их непостоянно, а лишь некоторое время.

1. Создайте экстремальные условия. Начните дополнительные проекты или же задайте себе новые цели, выделив короткие сроки для их реализации. Это приведет к перегруженности работой. Да, возможно, это будет не самый легкий опыт, но именно в хаотичных обстоятельствах можно быстро освоить базовые принципы тайм менеджмента. Фактически, это станет естественной реакцией мозга на возникшую ситуацию.
2. В течение дня создавайте короткие, но четкие визуализации следующих нескольких часов. Вне зависимости от того, расписано ли это время у вас в блокноте или нет, просто на несколько секунд закройте глаза, представив себя, выполняющего конкретные действия в течение ближайших трех-пяти часов. Это упражнение очень повышает способность управлять временем и организовывать свою работу.
3. Планируйте день с точностью до минуты. Зафиксируйте на листе бумаги каждое действие, ожидающее вас завтра утром. Внесите в список даже такие вещи как чистка зубов или вынос мусора. Цель упражнения: научить свой ум очень детально организовывать время. Проживите следующий день по готовому плану, отмечая каждый выполненный шаг триумфальной галочкой. Ну а вечером проанализируйте, насколько вам удалось выполнить все задуманное, и сделайте выводы. Приготовьте такой же детальный план и на следующий день. В общей сложности вам нужно будет повторить упражнение три дня подряд. Ну а затем сделайте это опять, но, уже обходясь без бумаги – зафиксируйте все дела в памяти. Опустите незначительные детали, сфокусировавшись на самых приоритетных задачах следующего дня.
4. Каждый раз, поддаваясь прокрастинации, делайте пять приседаний. Да, это не шутка. Без необходимости проверяли электронный ящик? Пять приседаний. Бесцельно блуждали в социальных сетях? Пять приседаний.

   Метод довольно спорный, но он обладает как минимум двумя преимуществами:

   • вы наконец-то осознаете, как часто отвлекаетесь на ненужные действия, тратя свое время впустую. Таким образом, можно в разы сократить периоды прокрастинации;
   • физическое движение ускоряет циркуляцию крови и обеспечивает доступ большего количества кислорода к мозгу, что прямо влияет на повышение мотивации и улучшение концентрации в процессе дальнейшей работы. Мало кто понимает ценность физических упражнений для качественного управления временем.

1. Обзаведитесь секундомером и используйте его с утра до вечера. Приступая к очередной задаче, четко определяйте количество времени, которое вы готовы ей уделить. Запустите таймер и придерживайтесь назначенного плана. Непосредственные дедлайны для каждого задания ставьте сразу перед тем, как приступить к его выполнению. Учитывайте также деятельность, связанную с пожирателями времени или тратой его впустую. Например, решите, сколько времени можно потратить на просмотр смешных фото в интернете, а затем запускайте таймер.

Последнее задание научит вас контролировать текущее время при выполнении задач. Этот навык – настоящий краеугольный камень тайм менеджмента.

6 самых распространенных пожирателей времени

Как бы ни было полезно развивать привычки эффективного управления временем, не менее знаменательно осознавать, сколько времени мы тратим впустую на действия, которые не представляют собой никакой ценности. Несколько примеров помогут наглядно понять, как мы теряем намного больше времени, чем можем себе представить.

Прокрастинация и лень

Прокрастинация – привычка избегать определенных видов деятельности, изобретая различные оправдания. Следует быть особо осторожным, поскольку такое промедление часто настигает нас там, где меньше всего этого можно ожидать. Даже такие простые вещи, как чрезмерное планирование, продолжительные перерывы на обед, слишком частые перерывы – все это признаки прокрастинации.

Следите за этими сигналами и работайте над развитием мышления, ориентированного на эффективный тайм менеджмент.

Ловушка ожидания

Ожидание, будь то очередь в супермаркете или ожидание деловой встречи, означает только одно: вы впустую тратите свое время, вместо того, чтобы делать что-то более важное и результативное. Тем не менее, даже настоящим гуру тайм менеджмента иногда просто не удается избежать таких ситуаций. Но, если основательно подготовиться, даже так можно извлечь пользу. Например, заранее приготовьте материалы для чтения или сделайте в это время необходимые телефонные звонки.

Посвятив каждую рабочую минуту действиям, приближающим вас к будущей цели, вы с умом используете наиболее ценный личностный ресурс – время.

Дистракторы

Все, что отвлекает ваше внимание, приводит к потере концентрации и перерывам в процессе креативного мышления. Исследования показали, что возвращение к прерванной работе может занять от пяти до пятнадцати минут. Во избежание подобных ситуаций, предупреждайте родных/коллег/друзей/подчиненных о том, что вы не будете доступны в течение определенного периода времени.

Попросите не беспокоить вас без чрезвычайной на то причины.

Привычка постоянной занятости

Видимость постоянной занятости – наиболее распространенная форма прокрастинации. В течение дня все мы выполняем множество посторонних дел, не имеющих никакого отношения к нашим планам.

Поэтому, всегда возвращайтесь к правилу 80/20: начните выполнять те 20 процентов, от которых зависит 80 процентов успеха. И только закончив их, приступайте к оставшимся 80 процентам заданий.

Технологические ловушки

В долгосрочной перспективе технология может быть даже очень полезной. Если же злоупотреблять ею, она будет поглощать слишком много вашего времени, провоцируя состояние прокрастинации.

Слишком длительное пребывание в интернете, постоянная проверка электронной почты, просмотр телевизора, телефонные разговоры или радиопрограммы могут забрать все ваше время: вы просто не успеете выполнить приоритетные задачи.

Три эмоции, отнимающие время

Три вида эмоций, которые постоянно отнимают ваше время – это тревога, стресс и чувство разбитости. Они лишают возможности активного управления временем.

Но если вам удастся использовать и активно применять все предложенные принципы, методы и стратегии, обсуждаемые в этой статье, эти негативные эмоции ни в коем случае не повлияют на вашу производительность в течение дня.

Заключение

Имплементация в жизнь привычек тайм менеджмента (управления временем) требует много стараний и усилий, но последовательная практика и ежедневное применение приведут вас к сатисфакции и свободе. Посвятив время практике этих стратегий и методов, тренируя определенный образ мышления, вы не только получите больше времени, но и буквально вернете себе радость от активной жизни.

Тайм-менеджмент, основные, особенно актуальные правила.

Вероятно вы хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Не секрет, что мы живём в мире, где события, дни, годы сменяют друг друга с огромной скоростью и часто опускаются руки от того, что настигает ощущение, что ты крутишься как белка в колесе и, так и ничего не успеваешь.

Как часто хочется, чтобы в сутках было как минимум часов 30. И как часто нехватка времени ведёт к растущему недовольству жизнью, собой, а это уже прямой путь к депрессиям, синдрому хронической усталости и болезням.

Есть ли выход из этой ситуации? Давайте разбираться.

Тайм-менеджмент — кто не успел тот опоздал. Как всё успеть за день

В современном мире время – это основное богатство и ресурс, правильное использование которого ведёт к успеху. А для инфобизнесмена, время – это деньги и если Вы ловите себя на мысли, что вы за компьютером сидите 2-3 часа, но по сути ничего не сделали для пользы своего Интернет бизнеса, то такое можно приравнять к потере денег.

Если такие мысли посещают каждый день, значит, каждый день Вы теряете деньги. И эту ситуацию надо менять. Время это ограниченный ресурс, если ты потерял его сегодня, то не сможешь восполнить завтра.

И вообще, каждому из нас отпущено определённое время, и ни за какие деньги мы не сможем этот лимит увеличить. Так что давайте учиться тратить время с пользой.
Сколько дел не сделано, а сколько ещё предстоит не сделать. Шутка.

И чтобы шутка не стала повседневным балластом, который тянет назад, начинаем изучать способы как всё успевать за день, как навести в голове порядок и приучить организм к последовательному ряду действий.

Управление временем — тайм-менеджмент

Есть специальное учение – тайм-менеджмент, обучащее техникам правильного управления своим временем. Существует большое количество тренингов, семинаров по тайм-менеджменту.

Есть отдельные направления Time management: тайм-менеджмент для женщин, тайм-менеджмент для детей, тайм-менеджмент для руководителей и даже экстремальный тайм-менеджмент.

Если вы думаете, что проблема нехватки времени и умения им управлять, это только проблема современности, это не так. Так еще в 20-е годы 20 века создаются целые институты, изучающие научную организацию труда и эффективное использование времени.

Был создан центральный институт труда, директором которого был А.К. Гастев. Был известен метод биолога А.А. Любищева – хронометраж, заключающийся в анализе количества времени, которое человек тратит на то или иное действие и выработке наиболее эффективного распоряжения своим временем.

Кафедра Time management

Есть и кафедра тайм менеджмента, которую открыли уже в наши дни в 2007 году на базе финансово-промышленного университета «Синергия».

В современные дни эффективное управление своим временем, это важное направление и необходимые знания, без которых не может быть построен успешный бизнес, что очень актуально, в том числе и для начинающих инфобизнесменов.

Ведь задача инфобизнесмена, да и любого человека, ведущего свои дела через Интернет это свобода, то есть возможность больше времени заниматься любимым делом, быть с семьёй, путешествовать, и здесь без обладания навыками тайм-менеджмента не обойтись.

Хочу сразу вас предостеречь, не надейтесь, что прочитав кучу популярных книг по тайм менеджменту, вы сразу сможете организовать свою жизнь так, как вы хотите.

Да, постепенно так и будет, но сначала придётся много потрудиться. Для этого надо приобрести навык – навык регулярных действий, которые сберегут уйму времени и позволят выполнять больше полезных действий, отличать главное от второстепенного и выбирать приоритеты.

Тайм-менеджмент, или, как всё успевать на работе за день. Time management для руководителей, женщин, детей

Его девизом является – успевать жить и работать. В организации времени Глеб Архангельский большое внимание придаёт организации отдыха. Причём как перерывов среди рабочего дня, так и отпуска и даже сна. Считая, что полноценный отдых увеличивает продуктивность.

У известного инфобизнесмена и есть книга «Экстремальный тайм-менеджмент», которую легко скачать на просторах Интернета. Советую прочитать.

В электронном виде книгу Николая Мрочковского и Алексея Толкачёва «Экстремальный тайм-менеджмент» можно скачать перейдя по ссылке нажав кнопку социальной сети внизу

Суть книги Николая Мрочковского в том, что в лёгкой ненавязчивой форме описывается как за неделю неудачник Глеб, который ничего не успевает по жизни, под руководством своего успешного соседа Макса изменяет свою жизнь.

Причём во всех сферах, на работе, с родственниками, с девушками, выполняя рекомендации Макса, Глеб меняется и становится более успешным.

Книга легко читается, так как выдержана в художественном стиле.
Лично для себя, изучив работы разных авторов по тайм-менеджменту, я сформулировал следующие правила, которых и стараюсь придерживаться.

Правила Time management

• Первое Правило Тайм-Менеджмента

Определиться с тем, чего вы хотите и зачем вам это нужно. Поставить цели. Следует отметить, что цели должны быть реальные, пусть у вас их будет несколько, одна будет перетекать в другую, но вы должны точно знать, как эти цели осуществить.

• Второе Правило Тайм-Менеджмента

Планируем. Я делаю это на маркерной доске, которая находится при работе перед глазами. Пишу то, что нужно сделать на следующий день перед сном. Маркерная доска делится на два столбца.

Слева столбец с жёсткими заданиями, справа столбец с мягкими заданиями, то есть с второстепенными.

В жёсткие задания вписываем обязательное задание на следующий день, которое не сделать нельзя, если конечно, не случится форс-мажор (жена рожает, затопили соседи, на дом упал метеорит, угнали машину).

Кстати, футбольная игра любимой команды не меняет планы. Вам надо сделать задание и всё. Другого быть не может.

Либо вносите в свой список и футбол тоже. Смысл в чётком планировании и выработке навыка исполнения.

Жёсткое задание по времени исполнения не должно занимать более половины дня. В связи с этим надо реальнее оценивать объёмы работ.

Это приходит с опытом и сложным назвать нельзя. Если решение задачи требует нескольких действий, то лучше её разделить на этапы. Почему лучше писать на маркерной доске?

Удобно, когда постоянно у тебя перед глазами висит приоритетное дело. Когда дело выполнено вы его стираете, испытывая удовлетворение.

Празднование малых достижений

А наибольший кайф, когда вечером перед вами совсем чистая доска, на которой есть место написать дела на следующий день. То есть у тренеров по мотивации даже есть обязательное условие на тренингах по успеху- празднование малых достижений.

Так празднуя малое, решая малые задачи, мы поедаем по кускам большого слона – наши глобальные цели, к которым стремимся.

Ранее я писал про инфобизнесмена , у которого есть полезное мотивационное видео, где он рассказывает, как съесть большого слона. Посмотрите это видео, оно впечатляет.

Планирование должно быть по времени, ведь, что толку, если вы сделаете все что запланируете, но при этом лишите себя сна, занятий здоровьем.

Поэтому планы должны быть реальные, выполнимые в отведённое рабочее время. Да, это возможно, ведь, имея чёткий план действий, вы не будете отвлекаться на дела, которые не запланированы, а значит, все успеете.

Ведь, если проанализировать, сколько времени тратится на общение в социальных сетях, аськах, на перекуры, перерывы, отвлечения на другие дела, то становится, очевидно, почему ничего не успеваете.

Электронную почту и страницы соцсетей проверяйте один раз с утра и не занимайтесь пустой перепиской. Тот, кто не планирует, всегда будет не успевать, отвлекаться на второстепенные задачи, и будет неудачником, виня других, хотя дело в неумении организовать свою работу.

Второе правило тайм-менеджмента у нас получилось такое развёрнутое. Переходим к третьему правилу, очень важному правилу успешных людей – правилу выставления приоритетов.

• Третье Правило Тайм-Менеджмента

Все дела распределяем по их значимости. Наверху у нас самые главные дела, а затем второстепенные. С утра делаем самое важное.

Не то задание, которое легко сделать или быстрее сделать, а самое главное на сегодня. Это очень важно.

Есть даже правило от известного бизнес-консультанта (про историю успеха которого можете почитать статью на блоге), которое называется «съесть лягушку».

А проще говоря, если в начале дня выполнили самое трудное дело (съели лягушку), то потом будет намного легче, ведь самое неприятное с вами уже произошло.

Так здесь работает ещё и матрица или квадрат Дэвида Эйзенхауэра. Смысл в том, что все дела делятся на четыре группы: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

К тому же бывает, что некоторые неважные дела либо несрочные, что называется, рассасываются, то есть теряют свою актуальность, по ряду независящих от вас причин, и их уже просто не надо делать.

Здесь следует еще упомянуть о том, что нужно для себя определить список тех дел, которые вообще не приблизят вас к вашей цели, но отнимут ваше время.

Лучше составить список таких дел и постепенно, анализируя свой день, вносить туда все новые и новые дела, которым можно сказать нет.

Третье Правило Тайм-менеджмента также у нас малым не получилось, так как является очень важным и требует осмысления. Переходим к Четвёртому Правилу Тайм-менеджмента.

• Четвёртое Правило Тайм Менеджмента

Порядок и успех в делах – порядок на вашем рабочем месте. Да, да, связь прямая. Вспомните, сколько времени вы тратите на поиски нужной бумаги или нужного файла в компьютере.

Организуйте ваше рабочее место так, чтобы вам было приятно на нём находиться.

Все ярлыки программ я вывожу в верхнюю горизонтальную строку, ярлык корзины ставлю справа внизу. Всё, кроме этого плюс виджета погоды и времени у меня ничего нет.

Вы скажите, что у вас много программ и значки едва умещаются на пяти строках. Значит, заведите две-три папки: папку с браузерами, важными программами и папку с редко использующимися программами.

Большинство ярлыков можно положить в эти папки и по мере необходимости, открывая папку запускать их.

Посмотрите на скриншот, как это выглядит на моём компьютере. Скриншот кликабелен и его можно увеличить.

Таким образом, Вы избавитесь от беспорядка на рабочем столе, от каши в голове. Без порядка будьте уверены, что каша в голове обязательно будет.

Когда то у меня рабочий стол был совсем другой. Спасибо тренингу «Антикаша в голове», который помог осмыслить важность порядка.

Не только у меня хорошие отзывы про тренинг »Антикаша в голове», мои партнёры тоже положительно отзываются о пользе для себя после прохождения обучения.

А мы переходим к Пятому Правилу Тайм-менеджмента.

• Пятое Правило Тайм-Менеджмента

Не забываем использовать время в пути, например, за рулем или в ожидании чего-то.

За рулем или в общественном транспорте можно слушать аудиокниги. Например, Николая Мрочковского «Экстремальный тайм-менеджмент», или Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

А на рабочем месте применить советы в жизнь.

• Шестое Правило Тайм-Менеджмента

Если кто-то вашу задачу может выполнить с наименьшими затратами, чем вы сами, делегируйте ему это дело. В системе тайм менеджмента это так и называется метод делегирования.

Например, при ведении блога, часть статей вы можете отдать писать копирайтерам. Прочитайте статью про , где есть ссылки на биржи контента. Там Вы можете заказать статью.

• Седьмое Правило Тайм-Менеджмента

Используем в построении своего бизнеса научный подход, а именно закон Парето. Заключается он в том, что 20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий к 20% результата.

Таким образом, концентрируемся на первых 20% усилий. Например, выделяем тех клиентов или те дела, которые приносят 80% прибыли и концентрируемся на их выполнении.

Если Вы занимаетесь , то делайте то, что приносит Вам деньги. В оставшееся время можете заниматься блоговедением, SEO оптимизацией, раскруткой и продвижением блога.

• Восьмое Правило Тайм-Менеджмента

Любите себя, давайте себе бонусы за выполненные задачи. Причём, пусть эти вознаграждения будут не в конце большого дела, а в середине или даже в начале, авансом.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Представляю подборку полезных книг по тайм-менеджменту.

• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
• Глеб Архангельский «Тайм Драйв»
• Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку»
• Трейси «Результативный тайм-менеджмент»

• «Управляй своим Временем»
• Мэтью Эдлунг «Время — деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас: в бизнесе, в творчестве, в личной жизни»
• Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»
• Стив Прентис «Интегрированный тайм-менеджмент»
• Дон Аслетт, Кэрол Картаино «Как успевать жить и работать»
• Лотар Зайверт «Ваше время – в Ваших руках»
• «Жёсткий тайм-менеджмент»

• Тимати Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть»
• Алан Лакейн «Искусство успевать»
  
• Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»
• Кэрри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности»

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё - системы тайм-менеджмента. сайт разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент - это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд - другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент - это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё . Потому что на самом деле тайм-менеджмент - это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного - отказаться.

Тайм-менеджмент - это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное - убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике - и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент - всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика - это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать - просто поищите другую. А ещё лучше - понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то - вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя . Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо - это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы - попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование - важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель - общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель - сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды - неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования - например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello - это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня - заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

• A - важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
• В - важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример - внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её - вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
• С - задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E - от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя - президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, - так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет - только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг - не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные - а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на "нет ", помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче - попробуйте технику "Помидор ". Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя - не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу - проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника "Помидор " не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента - отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм - менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм - менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм - менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм - менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем – определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм - менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели .

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место , обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить , сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.