Gestión del tiempo, planificación del tiempo de trabajo o gestión del tiempo de trabajo – habilidad importante persona de negocios. El éxito suele percibirse como un alto rendimiento y el logro de objetivos significativos. Pero no lo olvides: el tiempo bien empleado es otro criterio clave para el éxito.
Objetivos de gestión del tiempo
La gestión del tiempo de trabajo permite resolver muchos objetivos y tareas, el ritmo de vida moderno obliga a tratar el tiempo con gran atención, y los entrenadores de moda y exitosos están desarrollando muchas técnicas que subordinan el tiempo al ritmo de vida empresarial. Pero lo sorprendente es que muchas de las leyes del control del tiempo fueron descubiertas y formuladas a mediados del siglo XX, algunas incluso antes, hace cien o incluso más años, cuando los negocios apenas comenzaban a afirmarse y el ritmo de la vida se aceleraba. apenas comienza a acelerarse.
La Ley de Parkinson establece: "El trabajo ocupa el tiempo disponible para ello". Este aforismo es irónico, pero su exactitud queda demostrada por la vida directa. Observarse a sí mismo, a sus seres queridos y luego al trabajo de las autoridades y instituciones oficiales El historiador inglés señaló que tanto en la vida cotidiana como en vida publica una persona está dispuesta a perder el tiempo en cosas inútiles.
La Ley del Parkinson fue formulada por el historiador Cyril Northcote Parkinson en un artículo publicado en la revista británica " El economista"en 1955.
Si una persona no se limita a un período de tiempo, puede hacer el trabajo una y otra vez, corrigiendo algo sin cesar, ajustándolo, buscando deficiencias, como si se esforzara por llevar el asunto a la perfección absoluta, actuando no sobre el resultado, sino sumergiéndose. él mismo en el proceso.
Sin embargo, el cumplimiento de esta ley no es un dogma. Por el contrario, la tarea de cualquier persona exitosa es superar la inercia de esta regla, subordinar esta ley a sus planes y directrices.
El objetivo de la gestión del tiempo es organizar el tiempo de trabajo, establecer prioridades, controlar el tiempo y gastarlo de forma racional.
Principios de planificación
La planificación siempre consta de varios niveles:
- estratégico global (planificación para varios años, este es un superobjetivo o superobjetivos que una persona se fija a sí misma)
- planificación estratégica para un año o seis meses (aquellos tareas generales, que lenta pero seguramente acercará a una persona a su principal, objetivo principal)
- planificación táctica para el mes y la semana,
- Planificación táctica para el día.
Cada uno de ellos tiene requisitos diferentes y los métodos de gestión del tiempo también son notablemente diferentes. Son muy individuales y en gran medida están formados por el individuo de forma independiente.
Matriz de Eisenhower
La planificación del día también es, por supuesto, individual, pero en este caso el mundo empresarial ha acumulado mucha experiencia en la gestión del tiempo. Principio fundamental gestión del tiempo diario se basa en la llamada matriz de Eisenhower.
36 El presidente de los Estados Unidos, Dwight David Eisenhower, desarrolló una matriz de prioridades para optimizar su carga de trabajo. tiempo de trabajo. Entendió: todas las tareas que una persona debe realizar en un día se pueden dividir en importantes y sin importancia, urgentes y no urgentes. Como resultado se forma el siguiente cuadrado con 4 zonas:
Lo más difícil es distribuir todas las responsabilidades y preocupaciones en estos 4 grupos: entender qué cosas son realmente importantes y cuáles no. Según los entrenadores, las cosas importantes son aquellas que nos acercan a nuestro objetivo y están relacionadas con la planificación del año.
Lo ideal es que la primera casilla esté libre, porque si está ocupada significa que las cosas importantes no se terminaron a tiempo y la presión del tiempo aparece. Asuntos sin importancia y no urgentes (por regla general, estos son medios de comunicación social, sin rumbo conversaciones telefónicas, juegos de computadora etc.), lo ideal es que también puedas dejar de lado con seguridad y concentrarte en lo importante y lo no urgente, que ocupa un lugar clave en el horario laboral. A los asuntos urgentes y sin importancia se les puede dar el tiempo restante o se puede delegar su ejecución a colegas o subordinados.
principio de pareto
Segundo principio importante consistente con la matriz de Eisenhower y lleva el nombre del sociólogo Vilfredo Pareto. El segundo nombre del principio es principio 20/80, Pareto allá por el siglo XIX. señaló: “el 20% del esfuerzo produce el 80% del resultado, y el 80% restante del esfuerzo produce sólo el 20% del resultado”. Es realmente difícil discutir esto: la mayoría de los esfuerzos no producen los resultados deseados. Sin embargo, dar por sentado este hecho y aplicarlo no sólo a los resultados, sino también al tiempo invertido, resultará muy eficaz. Lo principal es encontrar este 20%. información importante de una carta o conversación de negocios, lo que traerá estos 80% de resultados. Durante el día, en medio del ciclo de los asuntos, aísle este 20% de sus planes, cuya implementación traerá el 80% de éxito.
Corolario de la ley de Pareto: normalmente es demasiado difícil y tedioso entender lo que está pasando y, a menudo, no es necesario; sólo necesitas saber si tu idea funciona o no, cambiarla para que funcione y luego mantener la situación hasta que lo haga, hasta que la idea deje de funcionar.
Otro principio de gestión del tiempo. se basa en la fisiología humana y tiene en cuenta sus biorritmos. Durante el día cuerpo humano funciona de manera desigual, la curva del biorritmo se parece a esto:
A la hora de planificar tu jornada laboral, es importante tener en cuenta el tiempo de alto rendimiento y asegurarte de dejar tiempo para el descanso y la oportunidad de relajarte y desconectar, esto te permitirá deshacerte de consecuencias negativas estrés diurno.
Cuarto principio planificación Puede parecer contrario a todo lo descrito anteriormente, pero su observancia contribuirá a una sensación suave y tranquila del paso del tiempo, una sensación de que está sujeto al hombre. Un plan no puede dominar a una persona: la variabilidad y la flexibilidad de la planificación son quizás los principios más importantes de la gestión del tiempo. Este principio implica la capacidad de cambiar planes en el tiempo y construir nuevas cadenas de conexiones entre eventos. En la práctica, esto significa registrar los asuntos importantes y urgentes como los principales que forman la columna vertebral del día, dejando las llamadas zonas de amortiguamiento para posibles cambios, nuevas circunstancias y asuntos urgentes imprevistos.
En una palabra, productividad y ajetreo no se pueden mezclar; la planificación te permitirá evitar situaciones de falta de tiempo y establecer correctamente las prioridades, lo que aumentará significativamente la productividad de tu jornada laboral.
10 reglas para planificar las horas de trabajo
De hecho, puede haber tantas reglas como cada persona pueda elegir de la lista siguiente.
- Regla de privacidad. En el trabajo es deseable poder permanecer solo: para ello cerrar las puertas, fijar horarios de cierre, encender el contestador automático, pedir silencio a la secretaria. tiempo para trabajo similar Se puede instalar por la mañana o hacia el final de la jornada laboral, cuando el ambiente de oficina es más reducido.
- Regla del bloque de trabajo. Todo el trabajo de la oficina se puede dividir en bloques: conversaciones telefónicas Y correspondencia de negocios, reuniones y citas con compañeros, documentación y trámites. Al realizar el trabajo en bloques similares, ahorramos esfuerzo y no pasamos de un tipo de actividad a otro.
- La regla son piezas pequeñas: rodajas correctas. Algo grande y difícil tarea estratégica no se puede lograr con una sola aplicación de esfuerzo, por lo tanto, al completar diaria y metódicamente pequeñas partes de un gran proyecto, acercamos tácticamente la meta global.
- Regla de delegación de responsabilidades. La capacidad de delegar autoridad también forma parte de la gestión del tiempo.
- Norma de regulación y norma de plazo. Establecer plazos claros reunión de negocios, reuniones o entrevistas, así como el ámbito de trabajo, significa violar consciente y productivamente la ley del Parkinson, convirtiéndola en su aliada.
Voltaire: El tiempo es bastante largo para quien lo utiliza; quien trabaja y quien piensa amplía sus límites.
- Regla de priorización. Poco a poco, puede desarrollar la habilidad, cuando surgen nuevos casos y situaciones, de asignar mentalmente a cada uno de ellos un estado de la matriz de Eisenhower: urgente - no urgente, importante - sin importancia. Entonces las prioridades se alinearán automáticamente.
- La regla para tener en cuenta la hora del día y los biorritmos. Es mejor planificar los asuntos importantes y urgentes por la mañana. Su implementación creará una situación de éxito durante la jornada laboral. Lo mejor es planificar por la noche: según psicólogos y entrenadores, así el subconsciente creará una rutina óptima durante la noche. Día siguiente.
- Regla para tomar notas: "Piensa en papel". Las notas son necesarias: organizan tu conciencia, forman una imagen visual en tu cabeza y te ayudan a controlarte a lo largo del día.
- Los resultados mandan. Un resumen al final de la jornada laboral puede crear una sensación de éxito, productividad y ayudar a coordinar tus acciones y planes para días futuros.
Métodos de planificación del tiempo de trabajo.
Los principales métodos de gestión del tiempo son llevar registros, calendarios y tarjetas de jornada laboral. En este caso, se toma como base uno o más principios de gestión del tiempo: crear esquema general, una plantilla que se puede adaptar, utilizar persona concreta para tu rutina y rutina diaria.
Uno de los métodos del autor se describe en el libro de Tracy Brown y se llama "¡Deja el disgusto, cómete una rana!". Implica dividir los planes en responsabilidades agradables y de colores positivos y otras desagradables. Si analizas cuidadosa y conscientemente tus planes para el día, definitivamente encontrarás cosas que no quieres hacer (se les puede llamar ranas o sapos). Estas son las cosas que hay que hacer primero: dejar de lado el disgusto y metafóricamente “comerse esta rana primero”.
Brian Tracy: Finalmente, una observación: si tienes que "comerte" una rana viva, no te sientes mirándola fijamente por mucho tiempo. Camino al logro nivel alto profesionalismo y productividad laboral pasa por la adquisición de un hábito estable de resolución de los problemas más tareas importantes desde la misma mañana, sin perder el tiempo en otros problemas. Primero es necesario aprender a “comerse la rana”, sin entrar en razonamientos preliminares, a menudo vanos.
Además de esta técnica, un consejo más: para que el regusto sea aún más agradable, después de la rana puedes “comer un postre”: haz algo agradable, amado, que te traiga placer y alegría en el lugar de trabajo.
Alexander y Dmitry Tsyglin, representantes de la Escuela Franklin, propusieron un método interesante para planificar una jornada laboral:
Vídeo sobre cómo hacer un mapa para el día.
Benjamín Franklin, autor del famoso aforismo “El tiempo es dinero”, también señaló lo siguiente: La riqueza depende principalmente de dos cosas: de la industria y de la moderación, es decir, no perder ni tiempo ni dinero, y hacer el mejor uso de ambos.
La forma moderna de hacer planes para el día es programas especiales para teléfonos inteligentes y PDA (organizadores), que toman como base el calendario o las capacidades hoja de cálculo, que le permite mostrar la fecha, hora, indicar el período de tiempo para cada evento, dejar notas y comentarios, y también crear no solo planes tácticos para el día, sino también ver el movimiento estratégico hacia el objetivo principal. Son móviles, convenientes y, lo más importante, efectivos en condiciones modernas vida.
Programas de muestra
Combinando varias técnicas y teniendo en cuenta lo máximo posible más principios y reglas de gestión del tiempo, puede crear una plantilla de programa.
Es importante entender lo principal: una lista de cosas por hacer no es un plan. Sólo se convertirá en un plan cuando pueda cumplir la regla de Brian Tracy: "La planificación precede a las acciones correctas y previene las malas acciones".
Si dedica unos minutos, quedará claro qué tareas se pueden combinar en bloques, qué tareas son demasiado globales, pero importantes y no urgentes (por el contrario, se dividen en "porciones pares"), qué tareas se pueden consideradas “ranas”, que se convertirán en un postre agradable y delicioso. Puedes representarlos en forma de diagramas o diagramas, puedes pintarlos en diferentes colores.
Todos los días, un gerente (especialista) tiene que tomar decisiones sobre cómo utilizar su tiempo de trabajo de la manera más eficiente. La planificación es un proyecto de procesos de trabajo para el próximo período de tiempo. Y es muy importante vincular orgánicamente la planificación del tiempo de trabajo y los resultados deseados de la actividad. Esto puede lograrse utilizando en la práctica los principios y reglas básicos de la planificación del tiempo de trabajo.
Principios básicos y reglas de planificación:
1. Regla 60:40 (regla “de oro” de planificación).
2. Análisis de tipos de actividades y consumo de tiempo.
3. Reunir tareas. Elaboración de un plan de acción. Priorización.
4. Regularidad, coherencia y coherencia de la planificación.
5. Planificación realista.
6. Reposición del tiempo perdido.
7. Forma escrita.
8. Continuar con lo que no se hizo.
9. Registrar resultados en lugar de tomar medidas. En los planes, es mejor registrar resultados u objetivos (estado final), en lugar de cualquier acción. “No llames”, sino “coordina”.
10. Establecimiento de normas temporales.
11. Plazo.
12. Establecimiento de prioridades (grado de importancia).
13. Deshacerse de la “tiranía” de las prisas. El asunto más urgente no siempre es el más importante.
14. Delegación (reasignación) de asuntos.
15. “Sumideros de tiempo” y reservas de tiempo.
16. Reprocesamiento - nueva verificación.
17. Tiempo libre, tiempo para la planificación y la creatividad.
18. Alternativas. Elegir la mejor manera de resolver los problemas.
19. Variedad.
20. Acuerdo temporal s x planos.
Sistema de planificación del tiempo de trabajo.
Para recibir tanto como sea posible Mejores resultados Al planificar el tiempo de trabajo, un gerente (especialista) debe utilizar un concepto como "períodos de planificación": día, semana, mes, año. Cada período de planificación debe considerarse por separado.
En la vida empresarial, se justificaron los siguientes períodos de planificación:
objetivos a largo plazo – 3-5 años (o más) – planes para varios años;
metas a mediano plazo – 1-3 años – plan anual;
planes actuales – 1 semana – 3 meses – planes mensuales de diez días.
Periodos de planificación.
Plan Anual. Al final del año saliente, es necesario fijar las tareas y objetivos más importantes para los próximos 12 meses. En la mayoría de los casos es suficiente con una división en cuartos.
Plan trimestral. Sirve como herramienta para el seguimiento de la implementación del plan anual. Durante el año, a intervalos regulares, se debe reflexionar sobre los acontecimientos del período pasado y, si es necesario, realizar cambios o reprogramar (control provisional). Al final de cada trimestre, es posible establecer pautas para los próximos tres meses y determinar qué tareas del próximo trimestre se deben tachar, cuáles se deben mover y cuáles se deben agregar.
Plan mensual.
Las tareas y objetivos tenidos en cuenta en el plan mensual se transfieren del plan trimestral y también, si es necesario, del plan del último mes. Dado que la precisión de la planificación aumenta a medida que se acerca el horizonte temporal, las tareas se tienen en cuenta con mayor detalle en el plan mensual (el consumo de tiempo se registra en horas).
Plan de diez días. Supone una previsión aún más detallada y precisa del próximo período.
Plan diario.
Está construido sobre la base de un plan de diez días. Establece qué tareas y asuntos deben realizarse durante la jornada laboral correspondiente, y se suman los imprevistos a los previamente planificados.
El plan diario representa el último y al mismo tiempo el más importante paso en el sistema de planificación del tiempo, la realización específica (realización) de los objetivos marcados.
Usando el ejemplo de un plan diario, consideraremos las cinco etapas de la planificación sistemática del tiempo.
Elaboración de planes de jornada laboral mediante el método Alps. Cinco etapas del método de los Alpes. Este método es relativamente sencillo y bastante fácil de recordar, ya que se basa en memotecnia:
letras iniciales
simbolizan conceptos temáticos.
El método incluye cinco etapas:
1. Elaborar un listado de actuaciones y actividades de trabajo previstas para su ejecución.
2. Evaluación preliminar de la duración de las actividades y actividades laborales previstas.
3. Reserva de tiempo de trabajo utilizando la regla 60:40.
4. Tomar decisiones para fijar prioridades, delegar o rechazar algunas acciones y actividades de trabajo previstas para su ejecución.
Control y transferencia de lo no hecho.
Veamos cada etapa con más detalle.
1. Elaborar un listado de actuaciones y actividades de trabajo previstas para su ejecución.
Registre bajo los encabezados correspondientes del formulario “Plan diario” todo lo que debe hacerse al día siguiente:
tareas de la lista de tareas pendientes o del plan semanal (mensual);
incumplido el día anterior;
casos añadidos;
En este caso, se deben utilizar abreviaturas que correspondan al tipo de actividad o encabezados en el formulario “Plan diario”: V - visitas, reuniones, D - delegación de asuntos, K - control, etc.
La lista de tareas debe quedar así:
como primera aproximación, distribuirlos por prioridad;
dividirlos en prolongados y “cortos”, de corto plazo;
Vuelva a verificar las tareas relacionadas con el contacto personal para asegurarse de que se puedan completar más manera racional(por ejemplo, usando un teléfono).
Sin embargo, esto es sólo el comienzo de la creación de un plan para el día. Un plan diario realista siempre debe limitarse a lo que realmente es posible hacer.
2. Evaluación preliminar de la duración de las actividades y actividades laborales previstas.
Ahora frente a cada tarea necesitas poner el tiempo aproximado para completarlo, resumir y determinar aproximadamente Tiempo Total. Es posible estimar la duración de cualquier tarea después de observar y adquirir experiencia.
3. Reserva de tiempo de trabajo utilizando la regla 60:40.
Al elaborar un plan diario, es necesario cumplir con la regla básica de planificación del tiempo, según la cual el plan no debe cubrir más del 60% del tiempo y aproximadamente el 40% debe dejarse como tiempo de reserva para asuntos inesperados.
4. Tomar decisiones para fijar prioridades, delegar o rechazar algunas acciones y actividades de trabajo previstas para su ejecución.
5. Control y cesión de lo no hecho.
El seguimiento del avance del plan permite al gerente (especialista) obtener la información necesaria para realizar análisis y determinar formas de mejorar su trabajo.
Ventajas de utilizar el método Alps: mejor humor para la próxima jornada laboral; planificar el día siguiente; una comprensión clara de las tareas del día; organizar el curso del día; superar el olvido; concentración en lo más esencial; lograr las metas del día; resaltar asuntos más importantes y menos importantes; tomar decisiones sobre el establecimiento de prioridades y reasignaciones; racionalización mediante agrupación de tareas; reducir interferencias e interrupciones no deseadas; autodisciplina al realizar tareas; reducción del estrés y la tensión nerviosa; percepción tranquila Eventos imprevistos; mejor autocontrol; mayor satisfacción y motivación; sensación de éxito al final de la jornada laboral; crecimiento de resultados personales; ganar tiempo gracias a la organización metódica del trabajo.
El famoso especialista en gestión alemán L. Seiwert desarrolló ciertas reglas para planificar el tiempo de trabajo:
Planifica tu jornada laboral en un 60%, dejando un 20% para solucionar problemas imprevistos y un 20% para actividades creativas (por ejemplo, desarrollo profesional).
2. Documentar y controlar minuciosamente el consumo de tiempo, lo que permita tener una comprensión clara del mismo, determinando las necesidades futuras del mismo y su correcta distribución.
3. Diferenciar las tareas del próximo período en largas, medianas y cortas, fijando la prioridad de las acciones para resolverlas.
4. Siempre termina consistentemente lo que comienzas.
5.Haga planes flexibles.
6.Planificar el volumen real de tareas, calculado de acuerdo con las capacidades del equipo.
7. Utilice formularios y tarjetas especiales para planificar el tiempo.
8. Transfiera las tareas no cumplidas automáticamente a los planes del próximo período.
9. Reflejar en los planes no sólo las acciones en sí, sino también los resultados esperados.
10. Establezca estándares de tiempo exactos y dedique a tal o cual tarea exactamente tanto tiempo como realmente requiera.
11. Implementar el principio de autodisciplina, estableciendo plazos exactos para la realización de todo tipo de trabajos.
12. Determinar prioridades en los asuntos.
Como muestra la práctica, las principales razones de la pérdida de tiempo de trabajo son: 1) falta de claridad al establecer objetivos y determinar prioridades; 2) falta de planificación del tiempo de trabajo o su mala organización; 3) nivel bajo disciplina de subordinados; 4) liderazgo débil, incapacidad para trabajar con subordinados, socios y visitantes.
Planificar el tiempo de trabajo es una de las principales tareas de un directivo, así como planificar las actividades de la organización en su conjunto. En nuestro país, los directivos aún no han aprendido a hacer esto y se dedican este proceso 4 veces menos tiempo que sus colegas estadounidenses. Como señalan los economistas occidentales, la planificación debe comenzar con una declaración clara de objetivos. Para ello, se elabora una lista de tareas y posibles obstáculos que requerirán un tiempo especial para superar. El análisis de esta lista en el futuro le permitirá ajustar el plan y eliminar puntos sin importancia. Además, la planificación del tiempo permite a la dirección pensar críticamente sobre sus propias ideas y encontrar formas efectivas de resolverlas a tiempo, creando una cierta reserva de tiempo. La planificación permite al gerente concentrarse en lo principal, teniendo en cuenta los plazos y el tiempo para resolver las tareas principales. Como resultado de la planificación, se mejora la estructura de la jornada laboral y surge la posibilidad de crear un horario.
El plan prevé la solución de los problemas existentes en orden racional . En primer lugar, se planifica el trabajo con un plazo fijo o el trabajo que requiere más tiempo y mano de obra. No es deseable posponer las cosas desagradables; es mejor hacerlas antes que los demás. A continuación, se planifican el trabajo rutinario y las tareas diarias. Los últimos puntos del plan son tareas menores y ocasionales que no requieren mucho tiempo (leer la correspondencia actual, caminar por los lugares de trabajo). Lo principal es que durante el proceso de planificación se establece fecha exacta terminar las cosas.
Pero sucede que la próxima cantidad de trabajo planificada no se puede completar en el momento especificado y luego es necesario posponerlo para una fecha posterior.
La documentación cuidadosa del tiempo y el seguimiento de su uso es un requisito previo para la planificación. Existen varios tipos de planes de uso del tiempo: a largo plazo, a medio plazo y a corto plazo.
Mediante el uso a largo plazo planes Se determina la estructura del tiempo necesario para implementar los principales objetivos de la vida, calculado para muchos años, a veces décadas. Este podría ser un trabajo relacionado con la obtención de una educación, un ascenso, etc. Término medio planes- anual, en el que se dedica tiempo a la resolución de problemas importantes Tareas específicas de carácter productivo.
Corto plazo - incluir un desglose del tiempo para la resolución de problemas que especifique planes a medio y largo plazo. Éstas incluyen: trimestral, mensual, decenal, semanal y diaria . A partir de los planes mensuales, el tiempo se calcula en horas. Entre los planes a corto plazo, el más importante es el plan diario. Incluye no más de una docena de problemas, entre los cuales un tercio son los principales, realizados en primer lugar. Estas cosas, así como las más desagradables, suelen planificarse para la primera mitad del día (por la mañana). Esto permite que se completen por la noche. En el plan diario, tareas similares se agrupan en un bloque, lo que ahorra mucho tiempo y le permite evitar saltar de una tarea a otra.
Los descansos también se tienen en cuenta en el plan diario. Se determinan en función del desempeño de la persona y del tiempo transcurrido desde el inicio de la jornada laboral. La fatiga aumenta a medida que pasa el tiempo desde el inicio de la jornada laboral; naturalmente, esto reduce la productividad de un gerente o especialista.
EN mundo moderno A la hora de desarrollar planes diarios, tenemos en cuenta. peculiaridadesbiorritmos individuales . Es necesario planificar la jornada laboral para que las horas más difíciles caigan durante el “pico rendimiento”. Este "pico" para las "alondras" - horas de la mañana, las "palomas" son más activas a mitad de la jornada laboral y los "búhos", por la noche.
El conocimiento de todas las técnicas y métodos de planificación permite distribuir correctamente las tareas en función de su complejidad, dificultad, responsabilidad, tensión dentro de la jornada laboral y alternarlas de forma óptima.
La mejor opción para registrar un plan diario es presentarlo por escrito. Esto no te permite ignorar las tareas incluidas en él, descarga tu memoria, te disciplina y enfoca más tu trabajo. También es más fácil analizar la implementación del plan utilizando registros.
El desarrollo (elaboración) del plan se realiza la noche anterior en varias etapas: se formulan las tareas (transferidas del plan mensual o decenal, transferidas del plan del día anterior, no resueltas hasta la fecha), las horas de trabajo necesarias para resolver se determinan, se dejan “ventanas” en caso de necesidad, se resuelven problemas urgentes, se planifican descansos de 5 a 10 minutos después de cada hora de trabajo y se resaltan las tareas prioritarias.
El plan de trabajo del gerente se aclara por la mañana junto con la secretaria, teniendo en cuenta las nuevas circunstancias que surgen repentinamente. En general, el plan diario debe ser flexible, al mismo tiempo que debe cumplir claramente con las normas relacionadas con la invitación de personas (visitantes, realización de reuniones, etc.).
Breves conclusiones sobre el tema.
Las horas de trabajo son factor más importante producción, cuyo uso cuidadoso puede tener un efecto enorme. Pero esta actitud hacia el tiempo de trabajo se basa en un estudio profundo de la estructura de sus costes y la identificación de reservas no utilizadas.
El análisis de los costes del tiempo de trabajo se realiza mediante cronometraje y fotografías del tiempo de trabajo, que a menudo se denominan diagnósticos de tiempo, lo que permite identificar pérdidas importantes e identificar formas de mejorar su uso.
La planificación, que es una de las principales tareas del directivo, desempeña un papel importante en la mejora del uso del tiempo de trabajo. Es la planificación del tiempo de trabajo lo que permite al gerente concentrarse en lo principal, teniendo en cuenta los plazos y el tiempo de resolución de las tareas principales.
Estandarizar y planificar el tiempo de trabajo de los empleados y gerentes aumenta significativamente la eficiencia de su uso y tiene el mejor efecto en los resultados finales de los departamentos.
A veces puede parecer que 24 horas al día no son suficientes para hacer todo. Una rutina diaria correctamente elaborada te permitirá planificar claramente tu día para que aún quede tiempo libre.
¿Qué necesitas saber si no sabes cómo crear una rutina diaria?
Hay cuatro reglas básicas. Primero, planifique su día futuro por la noche. Es bueno hacer esto de forma esquemática y colocar la hoja en un lugar visible. De esta manera puedes ahorrar tiempo. ¿Cómo gestionar todo? Aquí programa de muestra días:
- 7.00 - subida.
- 7.00-8.00 - ejercicios matutinos, procedimientos de higiene, desayuno.
- 8.00-12.00 - trabajo.
- 12.00-13.00 - almuerzo, descanso.
- 13.00-17.00 - trabajo
- 17.00-19.00 - deportes.
- 19.00-20.00 - cena.
- 20.00-22.00 - tiempo personal, tiempo en familia al día siguiente.
- 22.00 - acostarse.
En segundo lugar, planifique sólo aquellas tareas que le gusten hacer. Si haces algo que no te gusta, rápidamente te cansarás y empezarás a sentir molestias. En tercer lugar, establezca sus prioridades correctamente. Consíguete un diario (con fecha) y escribe las cosas allí en orden de importancia. Por ejemplo:
- Problemas que requieren soluciones inmediatas.
- Asuntos importantes, pero no muy urgentes.
- Tareas que se pueden completar otro día. Un diario fechado es necesario no solo para establecer objetivos, sino también para las diversas ideas que le vienen a la mente. Es imposible recordarlo todo, pero este método te permitirá no perderte pensamientos importantes.
En cuarto lugar, encuentre tiempo para relajarse: esto es imprescindible. Sin embargo, si aún quedan tareas pendientes, intenta resolverlas en el día libre, ya que mañana volverás al trabajo.
El tiempo es dinero
Todo el mundo sabe cómo ganar dinero. empresario. Pero cómo gestionar el tiempo - sólo unos pocos. Incluso existe una ciencia especial: la gestión del tiempo. Lo enseñan quienes no saben crear una rutina diaria para que el tiempo funcione para una persona, y no al revés. Es necesario empezar por analizar e identificar los agujeros por los que se pierde el tiempo inútil. Puede que sólo sean de diez a quince minutos. Sin embargo, incluso estos son importantes. Puede que no sean suficientes para completar las tareas asignadas del día. Lo segundo que debes hacer es delinear tus objetivos: tanto a corto como a largo plazo. Son los deseos claramente formulados los que mueven a una persona hacia su logro. De lo contrario, el éxito no llegará. Después de esto, podrás planificar tu tiempo. Hay siete muy asesoramiento efectivo que le ayudará a afrontar la tarea:
- El principio 70/30. Es imposible planificar todo el día. Reserva el 70% de tu tiempo y programa tareas. Deja el 30% restante para circunstancias imprevistas y fuerza mayor.
- Hoy - para mañana. No seas perezoso en escrito componer el futuro. Esto le permitirá administrar su tiempo de manera inteligente y llegar a sus reuniones programadas sin llegar tarde. Al final de la lista de negocios puedes escribir frases elogiosas: “¡Lo hiciste genial, pero no te relajes!” o “¡Sigue así! ¡Pero aún queda mucho por hacer!” Te motivarán a resolver tus problemas.
- Recuerde que la mayor actividad ocurre en horas de la mañana, así que intente mayoría Planifique cosas que hacer antes del almuerzo. Psicológicamente se vuelve más fácil cuando te das cuenta de que la mitad de las tareas ya se han completado y todavía queda un día entero por delante. Luego, la hora del almuerzo se puede dedicar a un breve descanso y a llamadas personales. Y después de la comida, dedicar un par de cosas no muy importantes. negociaciones comerciales o una pequeña reunión.
- ¡Tomar descansos! Asegúrese de descansar cada hora durante 10 a 15 minutos. Este método le permitirá trabajar de forma más productiva y no cansarse antes de tiempo. En momentos de relajación, no es necesario tumbarse en el sofá ni fumar en el baño. Aprovecha este tiempo de manera rentable: haz un calentamiento, riega las flores, reorganiza las carpetas en el estante, lee la prensa o toma un poco de aire fresco.
- Sea realista acerca de sus capacidades. Perderás mucho tiempo y salud en lograr metas inalcanzables. Fíjate tareas que definitivamente puedas resolver.
- Siempre limpie su área de trabajo al final de la jornada laboral. Esto le ayudará a ahorrar mucho tiempo en el futuro y le permitirá poner sus pensamientos en orden. Mantenga siempre las cosas importantes en el mismo lugar y al alcance de la mano.
- Deshazte de aquellas cosas que no necesitas. Una persona está acostumbrada a dejar las cosas “para más tarde”, por si le resultan útiles. Mira a tu alrededor, si llevas varios meses sin usar algo, sin duda tíralo a la basura.
Para planificar su tiempo, puede llevar un diario, un bloc de notas o un cuaderno normal. Escriba allí metas y objetivos, pensamientos e ideas. Y asegúrese de crear su rutina diaria. ¡Una persona exitosa se puede ver desde lejos!
Búho o alondra: ¿importa?
Los científicos han dividido durante mucho tiempo a las personas en dos categorías, según el grado de productividad en diferente tiempo días. Son estos últimos los que se despiertan con facilidad por la mañana. En las primeras horas están alegres y activos, pero al anochecer están cansados y no pueden hacer ejercicio. asuntos importantes. Los búhos, por el contrario, tienen dificultades para despertarse y su máxima actividad la consiguen por la tarde y por la noche. Evidentemente, a la hora de planificar una rutina diaria es necesario tener en cuenta el psicotipo de la persona. Y, por ejemplo, reuniones importantes Para los noctámbulos, no lo programe por la mañana.
Sin embargo, en el mundo moderno, a los madrugadores les resulta más fácil, ya que básicamente todo el trabajo en la oficina o en la producción comienza. temprano en la mañana. Los científicos confían en que cualquier persona, en principio, con un fuerte deseo, puede cambiar sus biorritmos. Cada uno de nosotros es capaz de pasar de un "búho nocturno" a una "alondra". Sin embargo, esto requerirá fuerza de voluntad, paciencia y capacidad de perseverancia. algunas reglas al llegar a la meta.
El reloj biológico
No importa quien tipo biológico Se refiere al hombre, él en cualquier caso obedece las leyes básicas de la naturaleza. Y dicen que en diferentes momentos nuestro cuerpo se comporta de manera diferente. Y para utilizar el tiempo correctamente y hacer todo, es necesario saberlo. El reloj biológico comienza a funcionar mucho antes de que te despiertes. Se parece a esto:
- Las 4 de la mañana. El cuerpo se prepara para despertar, se libera cortisona en la sangre, una hormona del estrés. Este momento es peligroso, ya que existe una alta probabilidad de sufrir ataques cardíacos y exacerbaciones. enfermedades crónicas, asma bronquial, etc.
- 5.00-6.00. El metabolismo se activa, los niveles de azúcar y aminoácidos en sangre aumentan: el cuerpo "inicia" el trabajo de todos los sistemas.
- 7.00. Buen tiempo en el desayuno, ya que los alimentos se convierten fácil y rápidamente en energía.
- 8.00. Se alcanza el pico diario del umbral del dolor. A esta hora se intensifican los dolores de muelas, duele la cabeza con especial fuerza y duelen los huesos. Es mejor reprogramar la cita con el dentista hasta la tarde, cuando los síndromes desagradables no serán tan pronunciados.
- 9.00-12.00. En ese momento, la energía alcanza su máximo, el cerebro funciona bien, aumenta la circulación sanguínea: el período óptimo para un trabajo fructífero: tanto mental como físico.
- 12.00-13.00. Hora de comer. Sin embargo, el estómago digiere bien los alimentos. actividad cerebral disminuye notablemente. El cuerpo comienza a requerir descanso.
- 14.00. El rendimiento sigue siendo reducido. Sin embargo esto mejor tiempo para tratamiento dental.
- 15.00-17.00. La presión arterial vuelve a aumentar, se activan los procesos mentales y se observa un pico de rendimiento.
- 18.00. momento optimo en la cena para que el cuerpo tenga tiempo de digerir la comida antes de acostarse.
- 19.00-20.00. Este reloj es ideal para tomar antibióticos. Sistema nervioso más sensible. El reloj está destinado a reuniones familiares tranquilas o reuniones amistosas.
- 21.00. Este período es adecuado para la memorización. gran cantidad información porque el cerebro está programado para recordar.
- 22.00. Tiempo hermoso para conciliar el sueño. El cuerpo se ajusta para recuperar fuerzas y energía para el día siguiente. Si te quedas dormido ahora, suena y sueño saludable proporcionado para usted.
- 23.00-1.00. La actividad metabólica disminuye, el pulso se hace más lento, la respiración es uniforme. Sueño profundo.
- 2.00. En este momento, es posible que sienta frío, ya que el cuerpo se vuelve especialmente sensible a las temperaturas más bajas.
- 3.00. La hora en que ocurren con mayor frecuencia los suicidios. La gente tiene pensamientos depresivos. Mejor vete a la cama si aún no lo has hecho.
Planifica tu rutina diaria teniendo en cuenta Reloj biológico. ¡Entonces todo saldrá bien para ti!
La experiencia de Jack Dorsey
Jack Dorsey es un exitoso emprendedor y fundador de la red social Twitter. Al mismo tiempo, se desempeña como director de la mundialmente famosa empresa Squer. ¿Cómo consigue compaginar trabajo y descanso? Es probable que a pocas personas les guste la rutina diaria de un empresario. Pero la experiencia de Jack es realmente impresionante. Trabaja 8 horas en cada puesto de trabajo, es decir, 16 horas diarias. Eso sí, sólo de lunes a viernes. Deja los dos días restantes para descansar. Su éxito radica en que es plan temático trabajo para todos los días, al que se adhiere estrictamente. Al mismo tiempo realiza las tareas asignadas en ambas empresas. La jornada laboral de un gerente se parece a esto:
- El lunes se ocupa de la administración y la gestión.
- El martes está dedicado a los productos manufacturados.
- El miércoles, Jack está ocupado con marketing y relaciones públicas.
- El jueves tiene como objetivo establecer y mantener conexiones con socios comerciales.
- El viernes se contratan nuevos empleados y se resuelven cuestiones organizativas generales.
Por supuesto, la rutina diaria de una persona exitosa es muy similar al horario de un adicto al trabajo. Sin embargo, siempre encuentra tiempo para pasear al aire libre y relajarse.
Rutina diaria de una persona exitosa. Ejemplo: Winston Churchill sobre trabajar en casa
Todo el mundo entiende que Winston Churchill, como jefe del gobierno británico, tenía horarios de trabajo irregulares. Sin embargo, a pesar de todo, logró hacer todo y seguir con su rutina diaria. Te sorprenderás, pero al despertarse a las siete y media de la mañana, Winston no tenía prisa por levantarse de la cama: acostado, leyó la última prensa, desayunó, ordenó su correo e incluso dio las primeras instrucciones. a su secretaria. Y recién a las once Churchill se levantó, fue a lavarse, vestirse y bajó al jardín a dar un paseo al aire libre.
Aproximadamente a la una de la tarde se sirvió el almuerzo al líder del país. Todos los miembros de la familia fueron invitados a la fiesta. En una hora, Winston pudo comunicarse fácilmente con ellos y disfrutar de la compañía de sus seres queridos. Después de tal pasatiempo, comenzó sus funciones con renovado vigor. No pasó un solo día de trabajo de Winston Churchill sin una larga siesta. Y a las ocho en punto la familia y los invitados se reunieron nuevamente para cenar. Después de esto, Winston volvió a encerrarse en su oficina y trabajó durante varias horas seguidas. Así, el jefe del gobierno británico logró compaginar el trabajo con comunicación personal con familiares y amigos. Y esto ciertamente lo convirtió en una persona no sólo exitosa, sino también feliz.
Rutina diaria para trabajar desde casa
La rutina diaria de un empresario que trabaja desde casa es sumamente importante. La naturaleza del trabajo de algunas personas les permite trabajar de forma remota, sin siquiera salir de casa. Por regla general, estos empleados no están acostumbrados a dedicar tiempo a planificar su jornada laboral, aunque esto les resultaría muy útil. A menudo trabajan en casa sin ninguna rutina: se sientan frente al ordenador hasta altas horas de la noche y luego se despiertan al final de la tarde, agotados y letárgicos. Es poco probable que estos trabajadores lleguen a tener éxito alguna vez. Otra cosa es que si sigues la rutina diaria adecuada, podrás lograr el éxito en el trabajo. Y también ser feliz en vida personal y al mismo tiempo mantener tu salud. A continuación se muestra un ejemplo de cómo crear una rutina diaria:
- Es necesario levantarse temprano, a más tardar a las 7 a.m. Después de despertarte, tómate cinco minutos para hacer los ejercicios matutinos, darte una ducha y tomar un buen desayuno. Después de esto, no debes apresurarte a trabajar inmediatamente. Descansa un poco más, deja que tu cuerpo se despierte y se ponga en estado de ánimo de trabajo.
- Puedes trabajar de 9 a 12. Haz cosas que requieran estrés mental, ya que en este momento tu memoria se activa, tu rendimiento mejora y tu cerebro funciona mejor.
- 12.00-14.00 - dedica estas dos horas a preparar el almuerzo, comer y descansar por la tarde.
- Después podrá volver a trabajar, pero no más tarde de las 18:00.
- De 18 a 20 h, dedícate a aquellas actividades que te produzcan placer: paseos al aire libre, actividades con niños, lectura. ficción etc.
- A las 20.00 horas podrás cenar con toda la familia y reunirte frente al televisor para ver una película interesante.
- Debes acostarte a más tardar a las 22:00, porque al día siguiente tendrás que volver a levantarte temprano.
Como puede ver, se dedicaron un total de 6 a 8 horas al trabajo. Sin embargo, es tu rutina diaria la que te permitirá realizarla de forma eficaz y sin comprometer tu salud y tu vida personal.
¿Cómo conciliar el sueño rápidamente?
Es evidente que un sueño adecuado y profundo afecta a nuestra actividad a lo largo del día. Por eso, es importante acostarse a tiempo y poder conciliar el sueño. Sigue estos consejos:
- Lea un libro interesante antes de acostarse. Esto es mucho más útil que mirar televisión o buscar noticias en Internet. Mientras lee, el cerebro se relaja y a la persona le resulta más fácil conciliar el sueño.
- Deje de hacer ejercicio unas horas antes de la hora de dormir deseada. Esto es necesario para que la presión arterial vuelva a la normalidad, la actividad muscular disminuya y el cuerpo esté listo para descansar.
- Caminar al aire libre tendrá un efecto beneficioso sobre el tiempo que se tarda en conciliar el sueño.
- No comas alimentos pesados antes de acostarte.
- Antes de acostarse, ventile bien la habitación.
- Despierta siempre a la misma hora por la mañana, incluso si todavía quieres tomar una siesta.
Es obvio que una persona que ha dormido y descansado bien parece saludable. Es alegre, alegre y decidido a resolver productivamente las tareas asignadas durante la jornada laboral.
Un ama de casa también es una persona.
Si te parece que una mujer que se sienta en casa con o sin hijos no hace nada, estás profundamente equivocado. Para comprender lo ocupado que está el día a día de un ama de casa, basta con estar en su lugar una vez. Por eso, el tiempo de planificación es para ella tan importante como la rutina diaria de una persona exitosa. Esto te ayudará a encontrar al menos un par de horas para asuntos personales y no convertirte en un esclavo. familiar. Para sistematizar al menos un poco su trabajo, se invita a una mujer a realizar entradas especiales. La siguiente tabla muestra cómo se deben clasificar las actividades planificadas.
Como puede ver, es necesario hacer un plan para las cosas importantes y no tan importantes para cada día. Se realizarán independientemente de las tareas diarias como cocinar, lavar los platos, pasear a una mascota, etc. Al limpiar todo el apartamento todos los días, rápidamente te cansas de hacer todo de manera superficial. Le sugerimos que preste atención a una habitación por día. Sin embargo, esto debe hacerse con cuidado y responsabilidad. De esta forma matarás dos pájaros de un tiro, prácticamente no tendrás que hacer nada. limpieza general y no te cansarás tanto como si limpiaras todo el apartamento.
Deje que las tareas pequeñas incluyan objetivos como cambiar la ropa de cama, replantar flores y más. También trata de completar tus tareas diarias. orden cronológico. De esta forma reducirás el tiempo que lleva solucionarlos. Por ejemplo, cuando te levantes por la mañana, primero haz la cama y luego empieza a preparar el desayuno. Lave los platos sucios inmediatamente después de comer, en lugar de guardarlos todo el día (a menos que tenga lavavajillas).
¡Recordar! Debes tener al menos un día libre. No planees nada grande para el sábado y el domingo. Anota en tu agenda las cosas que puedes hacer con tu familia. Por ejemplo, ir al supermercado. Asegúrese de involucrar a los miembros de su hogar en el trabajo y no dude en pedirle ayuda a su esposo. Complete esta tabla para la próxima semana. Luego aprenderás a sistematizar tu tarea y podrás encontrar tiempo para pasear con amigos, comprar ropa y otras cosas agradables.
Trabajo - tiempo, diversión - hora
Es imposible trabajar sin descanso. Incluso una persona de negocios necesita tomarse al menos un día libre. Te mostraremos cómo gastarlo en beneficio tuyo y de tu familia:
- Una persona que trabaja pasa demasiado tiempo en la oficina o estudiando. Porque simplemente necesita incursiones en Aire fresco. ¡Un día libre es el mejor momento para esto! Ve con tus amigos a hacer un picnic en el bosque más cercano. Elija bayas o champiñones. EN Hora de verano asegúrese de ir a la playa junto al lago o al mar. Realice un paseo en barco en catamarán o barco. Juega voleibol de playa o alquila bicicletas. Hagas lo que hagas, sin duda te beneficiará.
- Los fines de semana, la ciudad suele albergar diversos tipos de ferias, festividades o simplemente pequeñas vacaciones temáticas en el parque. Allí podrás participar en concursos, disfrutar de las actuaciones de actores, escuchar música en vivo, comer algodón de azúcar o palomitas de maíz, encontrarse con viejos amigos.
- El cine también es una gran excusa para aliviar el estrés de la ajetreada semana pasada. Elija una película que interese a toda la familia. Y después del cine, puedes ir a la cafetería más cercana y disfrutar de una deliciosa pizza o un helado.
- Si no tienes suerte con el clima durante el fin de semana, puedes quedarte en casa y jugar. Juegos de mesa. O mira tu programa favorito. Lectura libro interesante También traerá mucho placer.
- Puede planificar un viaje de compras para el fin de semana. Y para que no parezca demasiado mundano, asigna a cada miembro de la familia la responsabilidad de un departamento específico en el centro comercial. Y ordenarle que se adhiera estrictamente a la lista de compras.
- El sábado y el domingo son buenos momentos para recibir invitados. Y, por supuesto, no te olvides de tus padres. Ellos también necesitan su atención y cuidado.
Si eres una persona de negocios, no descuides el descanso. Asegúrese de planificar su día libre. Esto le permitirá no sólo mantener los nervios y la salud, sino también comenzar el siguiente con nuevas fuerzas y pensamientos frescos. semana de trabajo. Por lo tanto, para lograr el resultado deseado, es necesario aprender a administrar su tiempo. Su rutina diaria y la cantidad de tareas que tiene tiempo para resolver dependen en gran medida de qué tan competente pueda planificar su tiempo.
Para hacer esto, consiga un diario y asegúrese de crear un régimen que cumplirá estrictamente. Aprender de la experiencia empresarios exitosos y sigue los consejos que más te convengan. Determina tus biorritmos y crea una rutina diaria basada en tus capacidades. Establece tus prioridades correctamente, esto te permitirá ahorrar energía y tiempo en tareas menores. Y no te olvides del sueño y el descanso. Esta es una parte esencial de la rutina diaria de una persona exitosa.
