El sistema GTD de David Allen para aumentar la productividad. Uso del sistema de almacenamiento de información de referencia del sistema GTD de David Allen

Una paradoja sumamente curiosa es que la conciencia humana se las arregla bien para generar nuevos pensamientos, pero a menudo falla al almacenar los viejos. Con demasiada frecuencia olvidamos incluso información simple, por ejemplo, si comprar algo en una tienda o dónde guardamos las llaves. ¿Esto te suena familiar? Bueno, usted no está solo. Y si nos olvidamos incluso de cosas tan simples, ¿qué podemos decir sobre la realización de tareas y la alta productividad personal?

En Goalton.com, debido a la naturaleza de nuestras actividades, prestamos mucha atención a cualquier método para aumentar la productividad personal y del equipo. Para nosotros se ha convertido en la norma buscar y probar constantemente tanto las técnicas más nuevas en esta área como las antiguas bastante bien promocionadas. Y hoy queremos hablar sobre los matices, los pros y los contras que nosotros mismos experimentamos al utilizar el enfoque GTD. Como de costumbre, nuestros expertos han elaborado el resumen más concentrado posible para usted, de modo que al final del artículo comprenda bien este tema y pueda ser al menos un poco más eficaz.

Idea principal

Entonces, la esencia del método GTD se basa en el postulado básico de que es difícil para una persona lograr sus objetivos si su cabeza está ocupada con el flujo de información entrante. A veces hay tantos pensamientos, tareas y simplemente distracciones externas en nuestra vida que puede resultar extremadamente difícil concentrarse en lo principal. Por ello, David Allen sugirió no mantener una gran cantidad de información en la cabeza, sino liberar la mente para el trabajo directo e intentar transferir toda la información a un medio externo, habiéndola estructurado previamente de una determinada forma.

La influencia del flujo de información entrante según D. Allen

El equipo de metodólogos de Goalton.com cree que esta visión de la organización del trabajo está completamente justificada. Para personas exitosas registrar sus pensamientos y una lista de acciones Es un hecho indiscutible y es por eso que el cuaderno y la agenda se han convertido desde hace mucho tiempo en símbolos de los empresarios exitosos. Lo primero que debes hacer para hacer más cosas es descargar la cabeza. Simplemente transfiera el enjambre de tareas desde su cabeza a cualquier dispositivo de almacenamiento externo.

La última década nos ha brindado una nueva ronda de desarrollo de computadoras: finalmente se han vuelto verdaderamente personales, livianas, en miniatura y puede tener acceso a la red global o a los servicios en la nube desde casi cualquier parte del planeta. El software fácil de usar hace que registrar sus proyectos y tareas sea simple y visual, ya sea que prefiera usar mapas mentales o crear listas de tareas pendientes.

Para liberar su cabeza y escribir cosas, simplemente instale un conveniente administrador de tareas o use un servicio en la nube, como Goalton, Remember the milk, Asana o Todoist.

Estamos absolutamente de acuerdo con el autor de GTD en que una persona que se esfuerza por lograr una alta productividad personal debe tomar el control total de la gestión del proceso de trabajo. Este proceso consta de varias acciones secuenciales: recopilación y procesamiento de datos, organización conveniente de la información recopilada sobre proyectos, la capacidad de realizar revisiones periódicas y tomar decisiones sobre la necesidad de llevar a cabo determinadas acciones. Volveremos a este proceso un poco más tarde, pero por ahora lo ilustraremos con un diagrama visual.

Práctica de planificación

Después de descargar de tu cabeza todo lo que se ha acumulado en él, debes ordenarlo en pilas. Por tanto, el segundo postulado de Allen para planificar el tiempo se basa en el llamado modelo de seis niveles de revisión del trabajo. De hecho, el autor de GTD dice que una persona debería poder ver sus asuntos a vista de pájaro. Para ello propone distinguir 6 niveles de perspectiva:

• Asuntos actuales
• Proyectos actuales
• Gama de funciones
• Los próximos 1-2 años
• Perspectiva de cinco años
• Tu vida en general

La metodología GTD recomienda revisar cada nivel con una frecuencia determinada para priorizar más correctamente tus tareas. Y aunque consideramos que este enfoque es algo simplificado, todavía estamos bastante de acuerdo con esta afirmación. Quizás la recomendación más importante de los metodólogos de Goalton.com en este aspecto sea Dale la vuelta a esta lista y comienza a planificar tus asuntos estableciendo metas para la vida. generalmente. ¿Es difícil? ¡Y cómo! Pero es precisamente esta formulación de la pregunta la que os da el impulso para cambiar radicalmente el vector de vuestro propio desarrollo. Después de todo, si constantemente haces lo mismo día tras día, ¿por qué debería cambiar tu resultado?

Un poco de metas

Mírate desde fuera y trata de responder honestamente algunas preguntas: ¿estás satisfecho con tu vida? ¿Es su calidad lo suficientemente alta? ¿Te cansas al final de la jornada laboral o, por el contrario, obtienes energía extra? ¿Te gustaría estar haciendo lo mismo dentro de 10 años? ¿Cómo crees que es la vida de una persona ideal?

Esta es ciertamente una visión más filosófica de tu vida y requiere una actitud sana e imparcial, pero así es tu vida y para experimentar alegría al final del viaje, es absolutamente necesario que te marques las pautas correctas. Con tales pautas nos referimos a definir características específicas que usted debe tener. Más precisamente, no sólo “tú”, sino “el mejor tú”. Una vez que te das cuenta concepto de "mejor yo", comprenderá de inmediato que no podrá mejorar sin acciones especiales.

Etiquetas y contextos en la práctica.

Pero volvamos a las ideas de David Allen. ¿Es lo anterior similar a GTD? Desgraciadamente, sólo en parte. Creemos que la metodología Getting Things Done es más reactiva, mientras que el enfoque de planificación que proponemos se considera más correctamente proactivo. ¿Cuál es la diferencia?

El hecho es que el enfoque reactivo, como su nombre indica, es una reacción ante determinados acontecimientos. En particular, el método GTD promueve activamente el uso de los llamados "contextos", es decir, las condiciones bajo las cuales se realizan determinadas acciones. Hay muchos tipos de software en el mundo que sufren precisamente de sobrecarga de contexto.

¿Qué es el contexto? Estas son algunas etiquetas con las que marcas determinadas tareas. De hecho, estamos hablando de un método para agrupar tareas según un criterio determinado. Expliquemos con un ejemplo simple: marcas algunas tareas con la etiqueta (contexto) "John" y cuando conoces a John, discutes exactamente estas tareas con él. Esto parece extremadamente conveniente, porque ahora definitivamente no olvidará hacerle ninguna de sus preguntas. Asimismo, puedes etiquetar tareas con el contexto de una ubicación geográfica, como "oficina central", y trabajar en tareas específicas cuando te encuentres en un lugar llamado "oficina central".

Un ejemplo de implementación de la metodología GTD en Goalton.com

También puedes crear una agrupación separada de casos dependiendo de lo que tengas a tu disposición. cantidad de tiempo libre. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior ves listas de tareas pendientes divididas por su duración:

• cosas que hacer durante 5 minutos
• cosas que hacer durante media hora
• cosas que hacer durante 1 hora
• cosas que hacer durante 3 horas

Ahora bien, si tienes media hora de tiempo libre, siguiendo el método GTD sólo tienes que mirar la sección correspondiente de “media hora” y seleccionar de allí una cosa que vas a asumir. Por ejemplo, puede consultar las diapositivas de su presentación.

En general, el método de D. Allen es extremadamente sencillo y por eso tiene miles de seguidores en todos los rincones del mundo. Primero coloca todas sus tareas pendientes en una bandeja de entrada (INBOX) y luego las distribuye periódicamente, ya sea por contexto de ubicación, contexto de personas o disponibilidad de tiempo. En carpetas separadas simplemente coloca los materiales de referencia o los enlaces útiles que encuentre. En el futuro, siempre podrás volver a ellos para decidir si necesitas hacer algo con ellos. Si ha delegado alguna tarea a un colega, simplemente muévala a la carpeta "Delegado".

Como puedes ver, aplicar el método GTD utilizando, por ejemplo, Goalton.com es increíblemente sencillo. Y teniendo en cuenta el hecho de que el sistema tiene varios directorios, por ejemplo, la libreta de direcciones de sus contactos y un calendario incorporado, administrar sus asuntos se vuelve muy fácil y conveniente.

Hablemos de las desventajas de GTD.

El método propuesto es fácil de usar y realmente da excelentes resultados desde el primer día de uso. Pero criticémoslo un poco para ser objetivos y lograr una mayor eficiencia en nuestro trabajo.

Entonces, si eres una persona completamente mal organizada para quien todo se sale de control, no tienes tiempo para hacer nada y siempre te olvidas de hacer algo importante, entonces el método seguramente será bueno. Él realmente pondrá sus asuntos en orden y los resultados serán visibles muy pronto. Pero recuerda que este es un método reactivo, es decir, reaccionas ante eventos externos.

EN proactivo Los métodos seguidos por el equipo de Goalton.com dan un lugar central no al contexto, sino a tus Metas, independientemente de si estas metas son personales o laborales. En otras palabras, creemos que si ha identificado algún objetivo importante y le ha asignado alta prioridad, entonces debe tomar tareas de su lista y completarlas, no teniendo en cuenta las condiciones externas adecuadas, sino en función de su prioridad.

Para el ejemplo discutido anteriormente, esto significa que puedes llamar a John tú mismo (proactividad), sin esperar a conocerlo por casualidad. Al mismo tiempo, no es necesario que discuta con él todos los asuntos marcados con "John"; en cambio, discuta solo el asunto importante que es su prioridad ahora y concéntrese únicamente en él. La situación es similar con la “oficina central”: ¿por qué esperar al contexto adecuado? Si tiene una tarea importante que le lleva al objetivo que necesita, vaya a la oficina central y resuelva sus problemas sin perder tiempo. Ésta es la diferencia entre enfoques reactivos y proactivos. Toda la ideología del sistema Goalton está subordinada a la primacía de los Objetivos, y creemos que la agrupación de tareas debe realizarse precisamente según criterios de proyecto y tiempo, y no según etiquetas y contextos condicionales.

“Las etiquetas son enemigas del pensamiento estructural. El daño de las etiquetas radica en su fácil accesibilidad y su inocuidad externa. A menudo quedan bien en una agenda y vienen en una variedad de bonitos colores. Son fáciles de usar y se pueden utilizar para marcar cualquier cosa. ¿Por qué a tanta gente le encantan las etiquetas? Porque si no hay etiquetas en el sistema, entonces hay que pensar. Piense dónde asignar tal o cual tarea, piense en cómo integrar esta tarea en la cadena general de acciones. Piense en cuán oportuna o apropiada será la ejecución de esta acción y si es incluso una acción o solo un pensamiento. Sin etiquetas, hay que pensar mucho y muchas veces transformar tus ideas en algo más práctico o abandonarlas por completo. ¿Pero no es ese tu objetivo? Las etiquetas son un mal hábito. Intenta renunciar a ellos; al principio te sentirás incómodo, pero luego verás el resultado”.

Evidentemente, el propio David Allen entendió que el método que proponía era bueno, pero no perfecto. Por eso dedicó parte de su maravilloso libro a “casos atípicos” que requieren una reflexión y una reflexión más profunda. Como resultado, su metodología se complementó, además del método de planificación horizontal, con uno vertical, en el que incluyó aspectos tan importantes desde nuestro punto de vista como:

• Establecer metas
• Creando una visión
• Lluvia de ideas
• Definición de acciones específicas

Basándose en la clasificación y los métodos de almacenamiento de información que propuso, Allen facilitó enormemente este proceso, aunque lo presentó de una manera algo confusa. La base de la confusión es la falta de algoritmos claros y el mismo notorio uso de contextos, que el autor nunca abandonó, creyendo que permiten “hacerse una idea de las siguientes acciones específicas, recibiendo los recordatorios adecuados en el momento adecuado”. y en el lugar correcto”. Bueno, no lo juzguemos demasiado duramente por esto. Al final, todas las personas son ligeramente diferentes entre sí en su psicotipo y características de personalidad. Probablemente, para algunas personas, un enfoque reactivo para hacer negocios sea más adecuado.

Para concluir nuestra revisión de la técnica Getting Done, todavía me gustaría llamar la atención sobre un punto positivo. El autor del método hizo quizás la contribución más valiosa al desarrollo de la productividad personal al proponer un esquema bastante simple y bien estructurado para procesar la información entrante. Como puede ver en la figura, este diagrama describe una guía paso a paso sobre qué hacer con la información entrante para evitar que su cerebro tenga que memorizarla.

Tabla "Cómo hacer las cosas" de David Allen

Nuestros expertos están en gran medida de acuerdo con este esquema y lo consideran una excelente ayuda para las personas que desean lograr grandes resultados. Sin embargo, consideramos nuestro deber advertir que el esquema contiene un defecto muy importante, con el que el equipo de Goalton.com discrepa totalmente. El hecho es que en el esquema hay una rama lógica que sugiere la necesidad de dar prioridad a las tareas pequeñas. "¿Te lleva menos de 2 minutos? Hazlo de inmediato", es el lema de GTD. Entendemos por qué se guió Allen cuando introdujo este elemento: quería salvar a las personas de pequeñas tareas que a veces dan vueltas molestas en el cerebro. Sin embargo, aquí también se puede colocar una bomba de gran tamaño.

En nuestro artículo sobre el principio de una cosa, analizamos con cierto detalle cuestiones relacionadas con la concentración, el enfoque y la fuerza de voluntad. Es la fuerza de voluntad la que nos permite realizar la actividad elegida, evitando que intentemos cambiar a otra cosa. Pero VA medida que avanza el día, tu fuerza de voluntad y energía mental se agotan.. Entonces, ¿tiene algún sentido gastarlo en pequeñas tareas de dos minutos? Creemos que no. Bajo ninguna circunstancia debe comenzar el día rebuscando en las pequeñas cosas: ¡comience siempre su jornada laboral con la tarea principal!

El hecho es que además de determinar qué debe hacer en principio, también es muy importante CÓMO exactamente trabajará en la tarea. La mayoría de los estudios científicos indican claramente que el mayor enemigo del hombre es su incapacidad para concentrarse en una tarea. Por cierto, para aquellos que estén interesados ​​en este aspecto en particular, recomendamos leer sobre técnicas con tomate. Creemos sinceramente que la capacidad (y la habilidad adquirida, el hábito) de trabajar en una tarea específica durante un período de tiempo determinado, sin distraerse con nada más, es fundamental para lograr el éxito. Sin embargo, si tiene en cuenta las instrucciones GTD de que primero realice tareas cortas, corre el riesgo de realizar solo estas tareas cortas durante todo el día.

Alguien puede preguntar: ¿Qué hay de malo en eso? En primer lugar, lo que al principio le pareció corto, en realidad puede llevar una cantidad significativa de tiempo. En segundo lugar, primero es necesario realizar tareas importantes (es decir, aquellas que tienen una alta prioridad por su valor), y no las cortas. En tercer lugar, el suministro de energía de cualquier persona es limitado, lo que significa que, realizando diez tareas breves, puedes dedicar todas tus fuerzas e inspiración a ellas. Y no olvide que cambiar entre tareas también es una parte del trabajo de su cerebro que consume energía. Hablamos en detalle sobre el costo de cambiar entre tareas y los peligros de la multitarea en un artículo anterior.

Nuestras conclusiones

El problema de los servicios de productividad es que cada uno se posiciona como un lugar donde resolver todos los problemas, almacenar información y comunicarse. La mayoría de los servicios le piden que establezca sus prioridades y actúe en consecuencia.

Pero pocas personas pueden concentrarse en realizar tareas importantes y no prestar atención a todo tipo de pequeñas cosas: tareas urgentes, solicitudes de colegas, amigos o conocidos. Cuando hay muchas tareas, es difícil afrontarlas. Por lo tanto, en la práctica, deberá utilizar varios servicios para gestionar sus asuntos. Cuando las cosas se ponen ocupadas, comenzamos a confundirnos con estos servicios y listas y eventualmente dejamos de usarlos.

La técnica Getting Things Done (GTD) proporciona un plan universal que le permite construir un sistema unificado en el que puede resolver cualquier problema. Podrás relajarte y no preocuparte, ya que tendrás la seguridad de que no se te olvidará nada. En el momento adecuado, el sistema le indicará qué debe hacerse y en qué debe concentrarse.

Entonces, ¿por qué tanta gente trabaja de forma improductiva?

Las personas empiezan a trabajar de forma improductiva cuando hay muchos proyectos, tareas y tareas. Les resulta difícil tenerlo todo en la cabeza y mucho menos priorizar. Por lo tanto, o no se hace nada en absoluto, o se hace lo más fácil y se hacen las cosas importantes. Surge otro problema: cuando ayer era necesario resolver tareas urgentes.

Además, una persona comienza a cansarse más rápido y se vuelve irritable. Corre constantemente como una ardilla en una rueda de rutina, mientras que los proyectos monetarios y estratégicos verdaderamente importantes permanecen al margen.

El sistema Getting Things Done, descrito por David Allen en el libro publicado en 2001 y que se convirtió en un éxito de ventas mundial, ayudará a afrontar esta situación.

Cuéntame sobre los conceptos básicos de GTD que necesitas saber

Rutina- estas son esas cosas, pensamientos y preocupaciones que molestan, distraen y desperdician energía. Hasta que la rutina no se traduzca en tareas, no se puede controlar. Pensar en los mismos problemas una y otra vez es un uso ineficiente de la energía creativa y genera frustración y estrés.

El objetivo de GTD es liberar tu cabeza de la rutina y eliminar la tensión interna.

Memoria de trabajo humana- el área del cerebro donde se encuentra la memoria a corto plazo. Aquí es donde solemos poner los asuntos pendientes, las promesas hechas a otras personas y otros pensamientos que nos molestan. Desafortunadamente, existe un límite en la cantidad de rutina que puedes almacenar para mantener tu cerebro funcionando correctamente. Si tu RAM está llena, te distraes con pequeñas cosas y te olvidas de tus objetivos, lo que genera estrés.

Herramientas para recopilar información.- dónde va la información y dónde se registra lo que hay que hacer. Por ejemplo:

• organizadores;
• cuadernos;
• Correo electrónico;
• calendario;
• Dictáfono.

Bandeja de entrada- un único depósito de rutinas, que usted convierte en asuntos y tareas. Una de las reglas más importantes para trabajar con la Bandeja de entrada es vaciarla periódicamente.

Pasos simples- acciones de un solo paso que requieren. En la práctica, es más conveniente dedicar cinco minutos a estas cuestiones.

Proyecto- una tarea que requiere más de un paso para completarse. Debe dejar un recordatorio sobre el proyecto y describir los primeros pasos para completarlo. Como resultado, el proyecto se convierte en una acción simple que se puede completar en los próximos cinco minutos y obtener el resultado final.

El proyecto debe tener un enlace a una tarjeta o archivo que describa los detalles: responsables, plazos, categoría (por ejemplo, “Marketing”, “Legal”, “Desarrollo”), enlaces a tarjetas más pequeñas con tareas. Es conveniente organizar dicha estructura en .

Lista de contexto- una lista de cosas que es conveniente realizar en determinadas condiciones. Por ejemplo, en la lista contextual "Compras" habrá una lista de cosas y productos que deben comprarse en la tienda. La lista de llamadas puede contener una lista de llamadas que puede realizar cuando esté libre.

Es conveniente hacer listas contextuales individuales para las personas con las que trabaja y se comunica. Al reunirse con una persona específica, puede abrir rápidamente la lista y resolver los problemas necesarios.

¿Cómo utilizar el calendario?

Debes ingresar:

• acciones que deben realizarse en un momento determinado (reuniones, reuniones de negocios, seminarios);
• acciones que deben realizarse en un día determinado (terminar un proyecto en una fecha específica, participar en una conferencia);
• información sobre fechas específicas (aniversarios, cumpleaños, días festivos).

Utilizo Google Calendar para registrar todas estas cosas. Este servicio es conveniente porque:

• accesible tanto desde el teléfono como desde la computadora;
• Puedes mostrar varios calendarios en una pantalla a la vez;
• Hay recordatorios en su teléfono inteligente.

Si pones algo en tu calendario, lo completarás o lo moverás a otra fecha. No es necesario saturar su calendario con una lista de tareas pendientes que se transfiere periódicamente de un día para otro. Existen soluciones independientes para este tipo de listas.

Si necesita llamar regularmente a clientes, proveedores o contratistas a una hora determinada, es mejor utilizar un sistema CRM para ello.

¿Qué listas deberías mantener?

Listas de acciones prioritarias

Redactar un informe para una semana, estudiar el sitio web de un competidor, limpiar la bandeja de entrada de su buzón, redactar especificaciones técnicas para los diseñadores: todas estas acciones llevan más de dos minutos, pero no se pueden delegar en nadie. Ponemos esas cosas en la lista de acciones prioritarias y las completamos a lo largo del día.

Reglas para trabajar con dichas listas:

• No deberían ser muchas listas, dos o tres son suficientes. Por ejemplo, “Personal”, “Trabajo”, “Familia”. Si tienes una tarea en tu lista para un día específico, configura un recordatorio en tu calendario.
• Es conveniente etiquetar las tareas en esta lista por contexto: "En el camino", "En la computadora", "Leer", "Comprar", "Promesas". Las tareas pueden tener una o más etiquetas. Por ejemplo, la tarea "Pasear al perro" se asignaría al proyecto "Personal" y la etiqueta "Promesas".
• Antes de agregar una tarea a su lista, considere si es necesario realizarla. Si la respuesta es sí, decida si necesita realizar esta tarea usted mismo. Después de todo, puedes enviar un mensaje de voz a un subordinado y delegar en él. Las tareas que hayas asignado tendrán una etiqueta "Asignado". Contendrá elementos tanto de la lista "Trabajo" como de la lista "Personal".
• Revise las listas periódicamente. Haz esto cuando tengas un minuto libre. Mueva las cosas que deben hacerse primero a la parte superior.
• Borre sus listas de tareas pendientes al menos una vez al mes.

Lista de algún día

Esta lista contendrá cosas que no requieren acción activa. Puede ser:

• libros, grabaciones, videos de capacitación que desee comprar;
• los útiles que quieres dominar;
• lugares que quieres visitar;
• cosas que quieres comprar.

Debes consultar esta lista periódicamente, tomar notas y convertirlas en objetivos en los que trabajarás.

¿Cómo almacenar información de referencia que será útil en el futuro?

Esta información no requiere acción. Los principales criterios para almacenar esta información son:

• Búsqueda conveniente por títulos, etiquetas, breve descripción.
• Facilidad para almacenar información.
• Estructura intuitiva de almacenamiento de información. Cuando aparecen nuevos datos, debes elegir rápidamente una categoría y subcategoría donde colocarlos.
• Disponibilidad de almacenamiento desde cualquier dispositivo.

¿Existen rituales GTD obligatorios?

Sí, hay varios de ellos.

Recopilación de toda la información en la bandeja de entrada

Existen muchas herramientas para recopilar información. Pero todo esto debería fluir en un solo lugar, con el que seguirás trabajando.

Vaciar la bandeja de entrada

Una o dos veces por semana tendrás que revisar tu lista de Bandeja de entrada y ordenar lo acumulado en carpetas o etiquetas. Este ritual debe convertirse en un hábito que se forme a partir de un algoritmo claro de acciones y su repetición sistemática.

Debe tener un plan simple paso a paso sobre cómo limpiar su lista de tareas pendientes cada semana. Mantenga un calendario en el que marcará los días en que resolvió los casos. Date una recompensa si, por ejemplo, en 30 días al menos 20 días vacías tu bandeja de entrada y tachas días en tu calendario.

Revisar la lista de acciones prioritarias y la lista “Algún día”, priorizando

Al revisar las listas, es importante establecer prioridades correctamente y calcular de manera realista sus puntos fuertes. Esto es necesario para no sobrecargarse con tareas abrumadoras y no sufrir la conciencia de su ineficacia.

Destruir carros adicionales

A menudo, mientras se comunica con colegas y socios, aparecen nuevos buzones de correo, documentos y listas.

Su tarea es automatizar todo tanto como sea posible para que los datos fluyan a la carpeta "Bandeja de entrada".

Puede ser un buzón o una agenda electrónica. Services y Zapier son adecuados para automatizar y redirigir información. Debería haber pocas cestas para recopilar información.

¿Cómo trabajar con la cesta "Bandeja de entrada" y ordenar las cosas que se han acumulado en ella?

Primero, extraiga una tarea, una tarea pendiente o un dato de su bandeja de entrada y responda la pregunta: “¿Qué es esto? ¿Es realmente necesario hacer algo?

Si no necesita hacer nada, hay dos opciones. Si es basura que ya no sirve, la tiras. Si es información útil, guárdela en el archivo. Debe estar estructurado por categorías y etiquetas para que sea más fácil encontrar lo que necesitas.

Si necesitas hacer algo con la información, hay tres opciones:

1. Haz lo que se requiere. Si la acción es importante y no tomará más de 2 a 5 minutos.

2.Delegar en alguien. Si una actividad lleva más de dos minutos, considera si puedes delegársela a alguien.

Cuando delegas en alguien se debe anotar lo siguiente:

• resultado final;
• plan de trabajo (camino hacia la meta);
• fecha de finalización de la tarea;
• fecha del control y el resultado que debe quedar listo para el mismo (provisional o definitivo).

3. Déjalo a un lado para el futuro. Por favor indica:

• resultado deseado;
• la siguiente acción más cercana a tomar. Recuerda: es imposible completar todo el proyecto, solo puedes seguir pasos simples y específicos que te acercarán al resultado final;
• fecha límite. Si no hay una fecha límite exacta, coloque la acción en la lista "Algún día".

Puedes enviarte mensajes a ti mismo para recibirlos el día señalado. Para ello son adecuados tanto Google Calendar con un recordatorio del día deseado como una aplicación de correo electrónico que te enviará una carta a una hora determinada.

¿Cómo planificar tu trabajo?

Todo el trabajo se puede dividir en tres acciones:

1. Llevar a cabo lo planeado con antelación. Pueden ser cosas estratégicamente importantes que lo acerquen a su objetivo o cosas rutinarias que simplemente deben hacerse.
2. Realizar el trabajo tal como aparece inesperadamente. Es entonces cuando a lo largo del día llegan tareas de compañeros, directivos y cartas de clientes.
3. Planificación del trabajo futuro: compilación y revisión de listas, priorización. Este punto no debería ocuparle tanto tiempo que no esté planificando por planificar.

La práctica de planificar tareas y tareas (libro de notas) se describe en el libro de David Allen.

David Allen

Consultor en efectividad personal y gestión del tiempo, autor del método de productividad GTD

Para el libro conmemorativo se necesitan 43 carpetas: 31 están marcadas con números del 1 al 31, otras 12 con los nombres de los meses. Las carpetas diarias se colocan al frente comenzando con la fecha de mañana. Detrás de la carpeta con el número 31 está la carpeta del mes siguiente y detrás de ella están las carpetas con los meses restantes.

El contenido de la carpeta del día siguiente se transfiere a la papelera diariamente, luego la carpeta se coloca detrás de la última carpeta diaria (como si se transfiriera al mes siguiente). Cuando vacía la carpeta 31 para el mes actual, detrás de ella habrá una carpeta con el nombre del nuevo mes y detrás de ella habrá carpetas con los días del nuevo mes. Del mismo modo, la carpeta con el mes actual cuando ha pasado se transfiere al año siguiente.

En una carpeta específica, debe almacenar documentos que requieren acciones específicas (un formulario que debe completarse, una carta que debe enviarse).
Para que el sistema funcione es necesario actualizarlo diariamente. Si olvida actualizar la carpeta de mañana, no podrá confiar en el sistema. Se perderá información importante que habrá que abordar de otras maneras.

Si se va por varios días, antes de la salida debe consultar las carpetas de los días durante los cuales estará ausente.

Cómo organizar esto en la práctica, teniendo en cuenta los sistemas de planificación modernos:

1. En lugar de un libro de recuerdos, utilice un organizador con listas de tareas pendientes para cada día e introduzca en él las tareas del día actual. Las citas y tareas urgentes deben anotarse primero y establecer recordatorios para que el sistema le notifique con antelación.
2. Crea un archivo con una lista de tareas pendientes para el mes. Esta es una lista de lo que desea hacer durante este tiempo. Le agregas cosas a lo largo del mes. La revisión de las tareas debe realizarse una vez por semana. Al planificar, distribuya sus tareas más importantes por semana para comprender sus tareas prioritarias. Primero los completará; de lo contrario, dedicará todo su tiempo a asuntos pequeños y urgentes.
3. Crea un archivo con planes para el año. Debe revisarse una vez al mes. Los elementos de este archivo se transfieren a los planes del mes.
4. Haga planes para el año basándose en objetivos a largo plazo de 3 a 5 años. Es mejor anotar estas cosas ya sea al final del año o durante las vacaciones, cuando tu cabeza no está cargada con las tareas cotidianas.

Estos cuatro puntos son lo que David Allen llama el sistema de planificación natural. Este sistema te permite avanzar hacia objetivos que son importantes para ti y no perder el tiempo en rutinas.

¿Existe un plan universal que pueda utilizarse para planificar cualquier proyecto?

Si seguro. David Allen lo llama el modelo de planificación natural. Consta de varios pasos.

Paso 1. Objetivo e imagen del resultado ideal.

Define o resultado final ideal, imagina que lo has conseguido.

Descríbelo con todos los criterios de éxito (dinero, personas, reconocimiento). Cuanto más detalladamente describas el resultado final, más fuerte será la motivación, especialmente en momentos en los que necesitas realizar acciones específicas, pero no hay tiempo para ello.

Paso 2. Principios

Describe los principios que seguirás a medida que alcances tu objetivo. Por ejemplo: "Daré total libertad de acción a las personas si... (se mantienen dentro del presupuesto, completan el proyecto en un plazo específico)". Pregúntese: “¿Qué acciones podrían interferir con mis actividades? ¿Cómo puedo prevenirlos?

Los principios son claros y son una guía confiable en el proceso de gestión de actividades.

Paso 3: Lluvia de ideas

Realiza una sesión de lluvia de ideas durante la cual anotas todas las ideas que te vienen a la mente.

Principios clave de la lluvia de ideas:

• no juzgues;
• no discutas;
• no juzgues;
• no critiques;
• piense en cantidad, no en calidad;
• dejar el análisis y la organización en un segundo plano.

Paso 4: Plan de proyecto como lista

Organice los resultados de su lluvia de ideas en una lista de tareas pendientes. Empiece a planificar desde el final y retroceda. De esta manera podrás hacer fácilmente un plan y determinar el primer paso hacia tu objetivo. Ejemplo de planificación desde el final:

Gol (resultado ideal): Puedo hablar español y entender a la gente.

Por qué es esto: Quiero comunicarme sin la participación de traductores durante las negociaciones comerciales con socios españoles y comunicarme libremente con otros durante mis vacaciones en España.

Etapas hacia la meta:

• Un paso más cerca de lograr mi objetivo: encontré un hablante nativo de español y hablo con él dos veces por semana.
• Un paso antes: aprobé el examen de dominio del idioma B1.
• Un paso antes: aprobé el examen de dominio del idioma A1.
• Un paso antes: estudié español ocho veces en un mes y hice todos mis deberes.
• Un paso antes de esto: me apunté a un curso de español y pagué un mes de formación.
• Un paso antes: recopilé información sobre cursos de español y creé una tabla comparativa.
• Primer paso: programé un horario en mi calendario en el que recopilaría información sobre cursos de español.

Cuando un equipo está trabajando en una tarea y necesita organizar todo el plan en un solo lugar, es conveniente utilizarlo. La primera columna son las etapas en el camino hacia la meta, la segunda columna son las responsables. A continuación habrá columnas con el período de tiempo. Las celdas contendrán el estado de una etapa específica, por ejemplo "Planificada", "En curso", "Completada", "Pospuesta".

GTD y el sistema de planificación natural pueden parecer difíciles. Pero cuando lo personalices y comiences a usarlo regularmente, sentirás que todo es mucho más fácil de lo que parecía a primera vista.

¿Por qué es difícil tenerlo todo en la cabeza?

Nuestra memoria a corto plazo es similar a la RAM de una computadora: es necesaria para trabajar con las tareas actuales y su volumen es extremadamente pequeño. Al mismo tiempo, podemos procesar en promedio y solo trabajamos bien con 1-3. Al mismo tiempo, el volumen de información que pugna por nuestra atención crece constantemente. El autor de Getting Things Done, David Allen, repite: “Tu mente está para crear ideas, no para almacenarlas”. Y éste es uno de los objetivos de su enfoque.

Sobre las obligaciones internas

Según el autor, la principal fuente de estrés y emociones negativas son los compromisos no resueltos o rotos con uno mismo o con los demás (en el original Allen los llama bucles abiertos). Los pensamientos depresivos son incluso más difíciles de soportar que la conciencia de la cantidad de trabajo que tenemos que hacer. Puede aprender más sobre la conexión entre las funciones cognitivas, la planificación y las tareas pendientes.

“Cualquier compromiso que debería, podría o debería estar solo en la mente crea un estrés irracional del que es imposible deshacerse, las 24 horas del día, los siete días de la semana”.

Allen también cree que, a diferencia del trabajo físico, el trabajo intelectual no tiene límites claros. Y ni siquiera es que después de un día ajetreado en la oficina sigas pensando en trabajar en casa. Para Allen no existe distinción alguna entre trabajo y ocio. Según su lógica, el trabajo es todo aquello por lo que nos esforzamos para adaptarnos al estado actual de las cosas. Lo principal es aclarar claramente los resultados y determinar los pasos para solucionarlos antes de plantearse estos objetivos.

Cómo pensar con más claridad

En primer lugar, es importante comprender las obligaciones internas. La filosofía Getting Things Done (en adelante GTD) implica que todo el proceso de gestión del trabajo se reduce a tres sencillos principios.

Primero necesita liberar su cabeza: recopile todos los pensamientos y tareas pendientes en un sistema externo en el que confíe.

Luego es necesario aclararlos: decidir qué hacer con esta información.

Hazlo.

Cinco pasos para aclarar problemas complejos

1. Colección

Recopile todas las preguntas abiertas (tanto personales como profesionales), asuntos pendientes (en el original, la palabra amplia y vaga "cosas", traducida como "trabajo inacabado") y otra información que simplemente le concierne. Envíelo todo al departamento "Bandeja de entrada": almacenamiento externo confiable, que puede ser físico (cuadernos, carpetas) o digital (cualquier aplicación de administración de tareas contiene una carpeta "Bandeja de entrada" de forma predeterminada, por ejemplo, o esta última está completamente desarrollada basado en GTD). Agregue a esto su correo y mensajería instantánea: su bandeja de entrada predeterminada.

Al almacenar información sobre tareas pendientes en un medio, liberas tu cabeza. Lo principal es no crear demasiadas listas y actualizarlas y procesarlas periódicamente.

Tan pronto como piensas “debería”, “debería”, “debería” en relación con una tarea, esta tarea queda inconclusa.

2. Procesamiento

Normalmente la información nos llega a lo largo del día, pero es más conveniente que alguien la procese por la mañana, la revise por la noche, etc. Allen generalmente recomienda separar estas etapas en el tiempo. El proceso de procesamiento de la información en sí consiste en respuestas secuenciales a preguntas.

"¿Qué es esto?" (definiendo el tipo de información: tareas, notas o ideas).

“¿Esto requiere acción ahora?” Parte de la información no está destinada a funcionar en absoluto, simplemente debe desecharse. La otra parte necesita ser colocada en el sistema para poder liberar la conciencia de él.

Si no es necesario realizar ninguna acción y la información no es necesaria, simplemente nos deshacemos de ella.

Si no se requiere ninguna acción, pero sí la información, lo posponemos y volvemos más tarde. Para ello, GTD sugiere crear una carpeta "Algún día/Quizás" en la que se envíen todos los planes futuros, desde listas de libros, películas y destinos de viaje hasta una lista de posibles proyectos laborales y familiares.

Otra opción: guardamos la información como referencia para nuestras futuras acciones y proyectos. Para ello son adecuadas tanto opciones conocidas como Dropbox y Google Drive, como también nuevas herramientas como Notebook.

Si es necesario actuar, la pregunta clave es: “¿Cuál es la siguiente acción?” O lo haces de inmediato si no te lleva más de 2 minutos (5, o tal vez 10, tú decides), o lo delegas a una persona más adecuada y lo colocas en la “Lista de espera”.

Si necesita asignar una fecha exacta a una acción, envíela al “Calendario” (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook son los más obvios). Las acciones sin fecha límite van a la lista "Próximas acciones", que es esencialmente una lista de tareas en su administrador de tareas o bloc de notas.

¿Cuál es la siguiente acción? Esta es la pregunta principal con respecto a cualquier información que haya recopilado. Si respondes correctamente, habrá algo que organizar. La "siguiente acción" es la siguiente acción física específica que se debe realizar para avanzar hacia la finalización de una tarea específica.

3. Organización

El procesamiento resultante da como resultado varias categorías de almacenamiento que forman su sistema.

Listas de acciones activas: calendario (para acciones con plazos exactos) y lista de tareas - en el administrador de tareas/bloc de notas.

Una lista de proyectos: tareas que requieren más de una acción para completarse (la mayoría de los administradores de tareas tienen varios niveles de tareas, que también incluyen el nivel del proyecto, pero una lista simple (un índice de proyectos) también ayudará) y materiales de referencia para ellos - en cualquier repositorio conveniente y accesible.

Lista de “Lista de espera”: para tareas que requieren su atención, no participación. Además de configurar recordatorios para tareas que serán relevantes en algún momento en el futuro, la función de recordatorio también está disponible en la mayoría de las aplicaciones de tareas.

Una lista Algún día/Quizás es para tareas que podrían volverse relevantes en el futuro: esencialmente una lista de todo lo que le gustaría hacer pero que no está haciendo en este momento.

4. Revisión

Después de recopilar, procesar y organizar, tiene en sus manos algoritmos de acciones listos para usar para áreas que son relevantes para usted. Para mantener el sistema actualizado, es necesario revisarlo de vez en cuando, principalmente el "Calendario" y la "Lista de tareas", así como la "Lista de proyectos", la "Lista de espera" y la "Lista de tareas pendientes". Revisar todos tus planes y listas semanalmente te dará una sensación de coherencia y claridad mental para no perderte nada y centrarte en lo importante.

5. Ejecución

Al gestionar un flujo de trabajo, es importante priorizar correctamente las tareas. Para saber qué hacer y cuándo hacerlo, Allen recomienda seguir tres comportamientos.

Asigne ciertos criterios a las tareas: contexto (por ejemplo, por ubicación: casa, oficina, tienda; o la naturaleza del trabajo: llamadas, reuniones, etc.); tiempo disponible; energía disponible; tus prioridades personales.

El concepto de "trabajo" generalmente significa una de tres cosas: haces lo que planeas hacer, planificas el trabajo o completas las tareas a medida que suceden. Si te encuentras estancado en algún momento, intenta evaluar qué estás haciendo exactamente en este momento que vale la pena hacer.

Vale la pena comenzar a trabajar de abajo hacia arriba, pasando de objetivos de orden inferior a objetivos de orden superior. Primero, ocúpese de los asuntos de actualidad, luego, de las áreas de responsabilidad y atención (familia, trabajo, salud, amigos). Ahora puede hacer planes con 1 a 3 años de anticipación y luego, para el futuro, con 5 años o más. La última etapa es evaluar su misión y principios. De esta manera, paso a paso, te resultará más fácil aclarar todos tus asuntos.

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Nos aferramos a mil cosas, intentando no olvidarnos de las pequeñas cosas cotidianas en el camino; a menudo nos olvidamos del objetivo, pero recordamos los plazos que inevitablemente se acercan;

A veces, el miedo a una avalancha de tareas paraliza literalmente el cerebro y aparece la apatía, la procrastinación y la depresión. En esos momentos, el trabajo avanza lentamente, parece que incluso el cursor del mouse apenas se arrastra por el monitor.

Esta situación es tanto más peligrosa cuanto más se trabaja en equipo, especialmente si hablamos de un equipo de desarrollo.

La idea de invitar a nuestra conferencia.David Allen, aunque inesperado, no fue accidental. Personalmente, a primera vista, el concepto GTD ofrece buenas recomendaciones para cada desarrollador individualmente y para el proceso de desarrollo en su conjunto. Por supuesto, el método GTD no está tan adaptado al proceso de desarrollo de software como el ágil, pero aún así puede complementarlo o convertirse en el primer paso hacia la transición de un equipo a una metodología de desarrollo ágil. ¿Cómo es GTD para un programador?

Dividamos la aplicación de los principios GTD en el desarrollo en dos bloques: personal, cuando hablamos de un individuo, y de equipo, cuando hablamos de una empresa o grupo de desarrolladores. En general, los principios son los mismos, pero es mucho más difícil implementarlos en un equipo, ya que está garantizado que habrá sabotaje y resistencia por parte de los empleados o del líder del equipo.

Ningún hombre es una isla

Uno de los fundamentos del método GTD es el principio de trasladar tareas de la memoria humana a una fuente externa. Así, el cerebro humano deja de preocuparse por tener en mente todos los planes, desde los menores hasta los globales, y comienza a concentrarse en las tareas que son realmente importantes en este momento y en su implementación. Algunos dicen que el método GTD es eficaz para liberar espacio personal y encontrar un equilibrio entre el trabajo y, por ejemplo, las aficiones o la familia. Sin embargo, desde el punto de vista de un desarrollador práctico, GTD es necesario, ante todo, para mantener el equilibrio entre trabajo y... trabajo.

Los programadores, arquitectos de sistemas y directores de proyectos hacen malabarismos constantemente con múltiples prioridades, tareas o proyectos. A menudo las circunstancias impiden realizar una tarea, por lo que es necesario poder adaptarse rápidamente. Esta carrera de un proyecto a otro a menudo genera estrés, pero no el que surge del trabajo no amado, sino el estrés como un fenómeno fisiológico y emocional. Cuanto mayor es el nivel de ansiedad, más difícil resulta afrontar las tareas asignadas. Aquí es donde GTD viene al rescate.

Instalar filtros en la lista de tareas pendientes

En primer lugar, debes establecer límites eligiendo la principal entre todas las tareas. Al dejar lo principal, liberas tiempo y energía y creas impulso para la acción con mucho menos esfuerzo que cuando mantienes todas las pequeñas cosas en tu cabeza. Hay una rutina, hay proyectos importantes, hay planes de futuro. Al mismo tiempo, en todas estas categorías hay algo importante. Para seleccionarlo, debe realizar varios pasos:

• seleccionar tareas iniciadas pero no completadas;


• elegir los casos que causen mayor preocupación;


• elige cosas que no quieres hacer y que constantemente se posponen;


• Elija tareas rutinarias, incluidas las domésticas.

Como regla general, lo principal se encuentra en los primeros tres grupos. En consecuencia, se debe prestar atención prioritaria a los asuntos inquietantes e inacabados; después de todo, no en vano la traducción exacta de Getting Things Done es "llevar las cosas a su fin".

Agilizar la comunicación

No importa si es autónomo o programador, trabaja de forma remota o en equipo, está constantemente en el campo de la comunicación: llamadas de clientes, preguntas de la dirección, solicitudes de usuarios y compañeros, mensajes informativos de proveedores de SDK, etc. Estas comunicaciones no pueden considerarse insignificantes, pero es necesario poder manejarlas de manera competente.

• Deje de revisar su correo electrónico cada 5 minutos: configure alertas emergentes que pueda mirar por el rabillo del ojo. Coloca tu correo en carpetas y léelo según se actualice en un momento determinado.


• Dividir todas las comunicaciones por contexto: Skype, llamadas a móvil, teléfono fijo, comunicación vía email, etc... Asigna un tiempo determinado para la comunicación dentro de cada canal.


• Consulta chats laborales y personales. Quizás, si su nuevo empleado le escribe sin cesar o un antiguo colega le hace las mismas preguntas laborales, debería pedirle que prepare preguntas, reserve tiempo para comunicarse y aclare todos los puntos difíciles.


• Vigile su navegador web. Los desarrolladores suelen consultar temas especializados en foros o sitios especializados. Allí se enfrentan a temas y debates interesantes que nada tienen que ver con la tarea actual. Es mejor posponer la lectura de un tema realmente interesante utilizando marcadores en el navegador o utilidades especiales para almacenar enlaces (por ejemplo, el complemento Pocket, que también se puede instalar como una aplicación en un dispositivo móvil y sincronizar marcadores).


• Mantenga un cuaderno y/o una aplicación donde anote todas las tareas con etiquetas de urgencia e importancia. GTD para la gestión empresarial introduce los conceptos de tiempo, contexto (lugar) y acción. Para priorizar adecuadamente las tareas, imagine un filtro simple, como en Excel, por ejemplo. Asigna a cada tarea un parámetro de tiempo (por hora o hora del día), ubicación (casa, trabajo, calle, gimnasio, tienda, etc.). Y luego divida las tareas aproximadamente de esta manera: "solicite comentarios sobre las especificaciones técnicas - trabajo - 14:00" o "llame a la llanta - calle - tarde". Existen muchas aplicaciones para este tipo de notas: desde el programador de tareas de Windows, que puede utilizar para sus propósitos, hasta Evernote, Rainlendar y recordatorios cuidadosamente escritos en su teléfono inteligente.

La confianza de tener dicha lista garantiza reducir la ansiedad y ayudarlo a concentrarse en resolver cada una de las tareas.

Hay un problema más global que afecta también a los promotores de cualquier tipo de empleo. Hoy en día, casi todas las semanas se lanzan nuevas herramientas, guías y utilidades para desarrolladores, y de vez en cuando aparecen mensajes sobre nuevas versiones de frameworks, nuevas bibliotecas e incluso nuevos lenguajes de programación. Toda esta información despierta un interés extremo entre los profesionales, e incluso a veces los cautiva y los obliga a probar algo nuevo (crear una sencilla aplicación móvil, escribir "¡Hola, mundo!" en Brainfuck, o armar un nuevo proyecto de código abierto). Sólo hay una salida: distribuir los intereses según su importancia en relación con los proyectos actuales, las metas a corto y largo plazo. Centrarse en una tarea permite aumentar la productividad personal, liberar tiempo y comenzar a aprender nueva información.

5 pasos de optimización

El método GTD identifica cinco etapas para trabajar en una lista de tareas pendientes.

Colección de información.Necesita recopilar todas las tareas; simplemente tome y escriba con un bolígrafo o en un archivo de texto todos sus asuntos globales rutinarios, inconclusos. Es importante recordar que, por ejemplo, detrás de la tarea "Escribir un informe en Fast Report para Snowman LLC" hay varias subtareas importantes y que requieren atención: recopilar los requisitos del cliente, redactar y aprobar especificaciones técnicas, solicitar una variedad de datos para probar el informe, etc. ... Es necesario anotar absolutamente todas las tareas; un poco más tarde las agrupará.
Preste atención no solo a los proyectos que están en la memoria, sino también a los que están en la computadora; a menudo no hay menos caos allí que en los pensamientos. Conviene dividir los archivos en carpetas correspondientes a cada proyecto, separando los documentos personales de los de trabajo.

Proceso de procesamiento.Procesa la información según el esquema propuesto por GTD: si algo ya está hecho debes continuar hasta el final, si puedes hacerlo en menos de dos minutos, hazlo ahora mismo.

Algoritmo de procesamiento GTD clásico

Desde el punto de vista de trabajar en un proyecto clave para usted, es importante tener en cuenta varios matices.

• Posponga tareas no urgentes, por ejemplo, estudiar materiales complementarios que no estén relacionados de ninguna manera con el trabajo actual.


• Si es posible, delega tareas, por ejemplo, a compañeros o autónomos. Si escribe código de forma rápida y eficiente, pero no es muy bueno creando un sitio web, publicidad o diseño, recurra a los profesionales. Incluso si se trata de su propio proyecto, invertir en el trabajo de calidad de otra persona dará sus frutos rápidamente.


• Aprende a decir no. Esta es quizás una de las habilidades más difíciles: siempre habrá docenas de amigos a quienes Windows se les ha fallado, se ha introducido un error en el código, requieren firmware de Android y están rogando por un jailbreak al iPhone. Estas pequeñas tareas requieren mucho tiempo. Si no quiere estropear su relación, busque varios manuales disponibles en Internet y envíe enlaces a quienes los necesiten.

Organización de la lista.Una vez completadas las dos primeras y más difíciles etapas, es necesario organizar el trabajo con tareas. Aquí puedes usar una regla simple: divide tu tiempo en semanas, revisa la lista al final de la semana y crea una nueva. Todas las tareas deben dividirse según plazos y prioridad. Para gestionar las tareas, puedes utilizar cualquiera de las aplicaciones que más te gusten: OneNote y Evernote móviles, Asana, Redmine, Google Calendar, etc.…

En esta etapa, lo principal es prestar mucha atención al trabajo con el proyecto actual o varios. Para hacer esto, puede utilizar mapas mentales, que reflejarán todas las etapas del trabajo en forma de una estructura de mapa visual, según el cual se moverá a través del proyecto. Existen muchas aplicaciones gratuitas y de pago con funciones interesantes para crear mapas mentales. Nos gusta lo cómodo, gratuito y rusificado. , en el que creamos una vista aproximada de un mapa inacabado que no pretende ser cierto:

Parte 1

Parte 2

No debes dividir las tareas en simples y complejas, debes hacer todo en orden, luego el tiempo se distribuirá racionalmente.

Revisión de lo realizado.En esta etapa, es necesario anotar lo que se ha hecho, analizar las razones de las fallas y crear un plan para la siguiente etapa (por ejemplo, una semana).

La acción real.Las tareas deben completarse en función de los recursos disponibles: esfuerzo, tiempo, lugar de ejecución, así como la prioridad establecida. Si te falta algún recurso que aparecerá más adelante para solucionar rápidamente un problema, intenta reprogramar la tarea hasta que esté disponible un medio de mejor ejecución. Por ejemplo, si está perfeccionando una aplicación de escritorio y para realizar algunos cambios necesita un SDK actualizado que su empresa aún no ha comprado, pero planea comprar en un futuro cercano, realice los cambios que se pueden realizar en la versión actual. y agregue la tarea para los cambios restantes a la carpeta o un archivo con tareas para el futuro. Por supuesto, encontrar formas de resolver un problema utilizando los medios disponibles te revela como un profesional, pero requiere una inversión grande y no siempre justificada de tu tiempo y esfuerzo.

A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo utilizar los principios de GTD, ya sea que sea un desarrollador en un equipo o trabaje de forma independiente.

• Planifique su proyecto desde el principio y no divídalo mientras trabaja en subtareas que puedan resolverse.


• Resalte las etapas individuales del trabajo en el proyecto y marque la importancia y urgencia del trabajo.


• Completa cada tarea sin dejarla para más tarde. Incluso si sólo conoces el camino largo para resolver un problema, resuélvelo. Con una mayor refactorización, será posible deshacerse de la solución subóptima.


• Revisar periódicamente las listas de tareas para revisar lo que se ha logrado y cambiar los planes.


• Concéntrese en una tarea a la vez; de esta manera ahorrará tiempo y esfuerzo.


• Destinar tiempo a cada etapa y prestarle la máxima atención: recopilación de requisitos, desarrollo, pruebas unitarias, etc.

GTD no se puede implementar en un día: primero aparecen algunos elementos individuales, luego se forman reglas y finalmente aparecen un hábito y resultados tangibles. Lo principal es no parar. Por cierto, es una buena idea si puedes transferir algunas de tus habilidades GTD al equipo con el que trabajas; esto puede optimizar significativamente el trabajo dentro de la empresa.

Hay seguridad en los números

Aunque GTD suele estar dirigido a un individuo, también es aplicable a un equipo, donde es importante poder definir la visión y los objetivos del proyecto, identificar proyectos y distribuir áreas de responsabilidad. Además, en muchas organizaciones quizás ya exista y se utilice con éxito la entidad más cercana a la lógica GTD: el diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt refleja con mucha precisión la necesidad de recursos, tareas y subtareas del proyecto, el tiempo aproximado para completar cada tarea, las fechas de inicio y finalización del trabajo en la tarea, las etapas del proyecto, que pueden comenzar solo después del final del etapa anterior y la liberación de los recursos requeridos.

Sin embargo, a menudo todo el trabajo de elaboración de un diagrama de recursos y empleo es en vano. Al vincular GTD con el desarrollo de software, Robert Pick, un evangelista de GTD y CTO en la empresa de consultoría de David Allen, que ha liderado proyectos técnicos y comprende el tema casi mejor que el propio CEO, ha escrito un excelente artículo sobre el diagrama de Gantt:

“He visto mucho tiempo, energía y dinero desperdiciados en complejos diagramas de Gantt para ser destruidos con el chasquido de los dedos de un gerente. Cualquier empresa que confíe en códigos de prioridad ABC y riendas estrictas para los programadores para permanecer en la retaguardia del desarrollo de software se sentirá amargamente decepcionada."

También revela la esencia del concepto. El caso es que no apunta tanto a la planificación, sino a la capacidad de volver al punto del fracaso. Expliquemos con más detalle. Hay momentos en la vida de cualquier persona y de cualquier equipo en los que se desvían de los objetivos previstos y todas las actividades se hunden en el caos. Esto puede suceder tanto por razones externas como por razones relacionadas con influencias internas individuales: un cambio temporal en el curso del desarrollo del proyecto, la aparición de un nuevo inversor con una nueva visión, una pausa para un trabajo urgente (por ejemplo, preparación para una exposición ). La tarea de GTD en equipo es volver fácilmente al punto en el que era necesario desviarse del plan de trabajo y seguir trabajando como antes.

“El componente de barrido mental de GTD es bastante simple; David (Allen) a menudo se refiere a él como una especie de volcado de memoria para la “RAM mental”. Es como si estuvieras revisando periódicamente tu propio cerebro para ver qué es lo que llama tu atención, sacarlo y mirarlo. Es como si recopilaras estas listas de posibilidades (proyectos y próximos pasos) que te sirven como una red de seguridad para asegurarte de que hagas lo que hagas, lo hagas bien y, junto con la regla de los dos minutos (si puedes hacer algo en menos de en menos de 2 minutos, hágalo - aprox. carril) y pensando en la siguiente acción, obtendrá una instantánea estática de su estado de trabajo, con la que podrá volver fácilmente al momento en que interrumpió.

Hay cuatro actividades principales en un equipo de desarrollo, que a su vez actúan como elementos del equipo GTD.

1. Pruebas de regresión: se prueban las secciones ya corregidas del código fuente, así como la funcionalidad de la funcionalidad asociada con el código modificado. Como parte de Extreme Programming, ejemplifica GTD en términos de repetibilidad, revisión y falta de ambigüedad.


2. Trabajar con documentación: crear y probar documentación le permite transferir conocimientos y tareas importantes al papel. Ni los usuarios, ni los evaluadores, ni los desarrolladores deben tenerlos en cuenta; si es necesario, puede consultar la documentación y aclarar un punto poco claro o encontrar una respuesta a una pregunta sobre el funcionamiento del programa.


3. La refactorización de código es el proceso de mejorar el código sin cambiar la funcionalidad. Los partidarios de la programación extrema llevan a cabo refactorizaciones periódicas para mejorar el rendimiento del programa, su comprensibilidad y legibilidad del código. Hay empresas y equipos que evitan la refactorización. En la mayoría de los casos, esto se debe al temor de que los cambios en el código provoquen una falla en el sistema. Como regla general, este enfoque conduce al estancamiento y la obsolescencia del programa.


4. Idea genial. Un proceso que se produce de una forma u otra en cualquier equipo. Esto es sólo una colección de información e ideas. Durante la lluvia de ideas y como resultado de la misma, también se pueden crear mapas mentales.

En la mayoría de los casos, un programador en el trabajo realiza muchas más tareas que simplemente escribir código. Además, cuanta más experiencia y cualificación tenga, más diversas tareas se le asignarán. En algún momento, se produce una crisis cuando las responsabilidades y obligaciones comienzan a agobiar al empleado y reducen significativamente su productividad. Obviamente, esto se puede y se debe solucionar, no con métodos directivos y medidas represivas, sino con la ayuda del GTD, que apunta a un cambio evolutivo en la forma de trabajar. Numerosas reseñas de quienes han probado este método hablan de importantes dificultades al principio y de éxitos no menos importantes al final del proceso. Después de todo, dicen que se necesitan 21 días para formar un hábito. ¿Por qué no intentarlo?

PD.: Puedes escuchar una presentación online gratuita del autor del método GTD, David Allen, y hacerle preguntas durante la conferencia.17 de noviembre (martes) a las 19:15 hora de Moscú. Hablará sobre el enfoque GTD para resolver el problema de la sobrecarga de información y compartirá las últimas investigaciones en el campo de la productividad humana.

GTD® ha demostrado su eficacia tanto para uso personal como para organizaciones que operan en diversos campos. Lo utilizan con éxito tanto la alta dirección como los nuevos empleados de empresas incluidas en el TOP 50 de la lista Fortune.

"¿Alguna vez te has preguntado adónde fueron los últimos cinco años?"
Víctor Pelevín

Muy a menudo en la vida de cada persona llegan momentos en los que es simplemente imposible hacer frente al volumen de casos acumulados. Y mientras trabajo actualmente en completar mi siguiente tarea, toda una serie de problemas sin resolver dan vueltas constantemente en mi cabeza. Pensar constantemente que no tienes tiempo para hacer algo importante te impide concentrarte en la tarea que tienes entre manos. Y cuando el número de casos sin resolver comienza a crecer como una bola de nieve, ya adquiere proporciones de catástrofe.

Pero, en realidad, el problema no es tan complicado como podría parecer a primera vista.

Cómo poner las cosas en orden. Conceptos básicos de gestión del tiempo

Para solucionar este tipo de problemas, existe un método de organización racional del tiempo, o en otras palabras, gestión del tiempo. El tiempo en el mundo moderno es incluso más valioso que el dinero porque, a diferencia del dinero, el tiempo no se puede devolver ni acumular. Las habilidades para administrar su tiempo de trabajo ayudarán a una persona a alcanzar sus metas y objetivos mucho más rápido y al mismo tiempo a encontrar suficientes minutos libres para comunicarse con amigos y su desarrollo espiritual.

El método GTD, que representa una de las áreas de la gestión del tiempo, le ayudará a descubrirlo.

Getting Things Done, GTD (traducido del inglés como "completar las cosas", pero más a menudo incorrectamente: "cómo poner las cosas en orden") es una técnica para aumentar la eficacia personal creada por David Allen y descrita por él en el libro de del mismo nombre, cuya primera edición se publicó en 2001 y ha sido traducida a 23 idiomas.

El modelo clásico de gestión del tiempo tiene ciertos límites estrictos, implica una planificación clara de sus asuntos, recomienda calcular pasos y establecer prioridades. Un nuevo método propuesto por el experto David Allen ayuda administrar el tiempo Es mucho más flexible y puedes elegir las cosas a tu propio criterio, en lugar de estar atado a un horario diario rígido, lo que hace que la tarea sea mucho más fácil y te lleve más rápido a alcanzar tus objetivos. Este método puede ser adecuado no sólo para los grandes empresarios que se preocupan por la ejecución más rápida de sus planes, sino también para las amas de casa comunes y corrientes que planifican su tiempo para las tareas del hogar.

Este sistema se basa en el supuesto de David Allen sobre la necesidad del libre pensamiento. En otras palabras, necesitas liberar tu mente de todos los pensamientos extraños que dan vueltas en tu cabeza. Y entonces el trabajo actual se completará de forma mucho más rápida y eficiente. En este sentido sistema GTD brinda instrucciones claras, tras las cuales no solo podrá identificar el problema, sino también resolverlo rápidamente. Como regla general, las personas dedican mucho tiempo a razonamientos sin sentido, lo que ralentiza el proceso de realización de las tareas asignadas. Siguiendo estrictamente las recomendaciones propuestas por el método, tu conciencia siempre permanecerá pura y tu trabajo será 100% efectivo.

Hacemos una lista de tareas pendientes, tareas, problemas.

Lo primero que debes hacer, según el autor de la idea, es trasladar al papel todas tus preocupaciones y pensamientos que te ocupan en este momento. Escriba todo lo que le da vueltas en la cabeza en este momento: todas las cosas grandes, pequeñas, importantes y no tan importantes, en general, todo. Libera tu conciencia para implementar la tarea que tienes entre manos en este momento. Las entradas se pueden realizar de forma caótica, simplemente anotando todo lo que se nos ocurra. No es necesario clasificar inmediatamente los asuntos por grado de importancia. Si te saltas o no agregas algo a la lista, estará constantemente dando vueltas en tu cabeza, dificultando la concentración.

Pero ahora que se ha compilado la lista de tareas pendientes, ¿qué debemos hacer con esta lista?

Hacer las preguntas correctas

El segundo paso es analizar la lista que escribiste.

Hagamos mentalmente una pregunta a cada elemento de la lista: "¿Qué es esto?".
Esta pregunta permite clasificar los casos según su importancia.

La segunda pregunta es: “¿Esto requiere acción?”

Si la respuesta es negativa se deben tomar las siguientes acciones:
- posponer la decisión hasta tiempos mejores;
- Por ahora, olvídate del asunto que no merece tu atención;
— guárdelo en el archivo por un tiempo.

Si la respuesta a la pregunta es positiva, es necesario proceder directamente a la ejecución y esbozar una solución práctica al problema. Estudie el problema, si necesita dedicar una cierta cantidad de tiempo a su implementación, automáticamente se convierte en un proyecto. Esta entrada podrá realizarse en hoja aparte. Y si, al considerar un asunto actual, se sugiere inmediatamente una forma de resolverlo, entonces tiene sentido abordar este asunto de inmediato, para no acumular un montón de problemas sin resolver.

Cuando un paso no es suficiente para lograr tu objetivo, surgen varias opciones para salir de la situación actual:

- anotar el asunto en el diario antes de su fecha límite,
— colóquelo en su lista de tareas importantes para que pueda completarlo en el momento que más le convenga.

Si sigue secuencialmente todos los pasos propuestos por esta teoría, podrá aprender a establecer prioridades correctamente y construir un sistema claro de valores. Además, todo esto puedes hacerlo tú mismo, incluso sin tener ningún talento especial. Y la pregunta “ Cómo poner tus asuntos en orden" Ya no estará frente a ti.