Prueba de Eisenhower. La Matriz de Eisenhower como herramienta para priorizar: ¿urgente o importante? ¿Qué actividades están incluidas en el cuadro C?

Lo primero que debe aprender cuando trabaja con Matrix es ser inteligente en los negocios. Ser capaz de distinguir lo importante de lo urgente, y lo no tan urgente de lo poco importante.

La matriz de tiempo se divide en 4 cuadrantes, en los cuales existen 2 ejes de importancia e igual número de ejes de urgencia. En cada uno de ellos encajan casos y tareas, lo que ayuda a ver claramente la prioridad de cada componente: qué hacer primero, qué hacer después, etc.

La plantilla de matriz se ve así:

Veamos cada cuadrante con más detalle.

Importante y urgente

La gestión ideal del tiempo significa que este cuadrante estará vacío. Esto se debe al hecho de que con una priorización adecuada y la finalización oportuna de las tareas, simplemente no habrá bloqueo. Puede que esto sea normal sólo de vez en cuando, pero el caos constante en los negocios es un signo de desorganización.

Para evitar problemas con el cuadrante "A", es necesario organizar una planificación competente en otras áreas y cumplir todos los puntos exactamente. Sin embargo, si aún surge la necesidad de completarlo, entonces se debe ingresar aquí lo siguiente:

• Cosas que, de no completarse, ponen en peligro la consecución del objetivo.
• Tareas cuyo fracaso contribuye al surgimiento de dificultades y dificultades en la vida.
• Tareas que están directamente relacionadas con la salud.

No te olvides de. A menudo sucede que las cosas del cuadrante "A" se pueden confiar a otra persona. Si esto es posible, aproveche este derecho.

No te olvides de delegar responsabilidades. A menudo sucede que las cosas del cuadrante "A" se pueden confiar a otra persona.

Importante, pero no urgente

Aquí se encuentran los asuntos y tareas de mayor prioridad, por lo que se le debe prestar la máxima atención. Estas son actividades cotidianas que son menos urgentes, pero aún así importantes. Los expertos han notado que las personas que trabajan específicamente con el cuadrante "D" logran mayor éxito en la vida y logran sus objetivos. Ganan más dinero y hacen lo que aman, lo que los hace felices.

Como no hay urgencia en los asuntos, no hay pánico, lo que hace que el enfoque para su implementación sea equilibrado y razonable. Esto a su vez promueve una alta eficiencia y productividad. Sin embargo, no debemos olvidar que la ejecución inoportuna de tareas del cuadrante “B” las traslada al cuadrante “A”.

Así, en esta zona caben todas las actividades actuales que están relacionadas con las actividades diarias: actividades principales, actividades deportivas, planes para el día, etc.

Urgente, pero no importante

Las actividades que “se encuentran” en el corazón de este cuadrante tienden a distraer. Su implementación no proporciona ninguna utilidad en términos de lograr objetivos y no conduce a ningún resultado. A menudo sólo le impiden centrarse en lo que realmente importa y reducen su eficacia general. Al trabajar con la matriz, lo principal es no confundir los casos de los cuadrantes “A” y “C”, de lo contrario se creará confusión en la prioridad de los casos.

El área “C” puede incluir asuntos relacionados con negociaciones y reuniones impuestas por alguien, celebraciones de cumpleaños de personas en un círculo menos íntimo y tareas del hogar que surgen repentinamente. Dado que las cosas de este cuadrante sólo te ralentizan y te “roban” tiempo, es necesario dedicarles un mínimo de tiempo.

No es urgente ni importante

No hay absolutamente ningún beneficio de las actividades que encajan en este cuadrante. Deberían abordarse al final. Incluso si no los haces en absoluto, será mejor. Sin embargo, es necesario tener en cuenta estas cosas; como dicen, es necesario conocer al enemigo de vista. Estos son los “devoradores” de tiempo útil de los que deberías deshacerte.

Las cosas que caen en el cuadrante "D" no aportan ningún beneficio.

Pero lo más interesante es que las cosas de este cuadrante realmente atraen a la gente. Esto es lo más agradable y sencillo en lo que no necesitas trabajar. Son relajantes y agradables. Los pasatiempos agradables hacen que sea difícil abandonarlos.

Esto incluye hablar por teléfono con amigos y familiares, pasar tiempo en las redes sociales, navegar por Internet, jugar juegos de computadora, mirar televisión y salir en clubes.

Por supuesto, el descanso es importante para el trabajo productivo, al igual que el oxígeno para una persona, pero también debería ser útil. En lugar de sentarse en el sofá todo el fin de semana, organice salidas y viajes a la naturaleza, desarrolle un plan de recreación activa, esto, por cierto, le ayudará a mejorar su salud. Lee un libro educativo o simplemente interesante para el que antes no tuviste tiempo, estimulará tu mente.

A la hora de controlar tu vida, recuerda que también se debe planificar el descanso. Es inaceptable que sea espontáneo. Pero tampoco lo descuides. Esto está plagado de inactividad prolongada, ya que el exceso de trabajo nunca ha beneficiado a nadie. La regla es apropiada aquí: "El tiempo para hacer negocios es tiempo para divertirse".

Un horario de ejemplo para cada día podría verse así:

Puede dibujar las hojas usted mismo o descargar formularios ya preparados de Internet.

Priorización

Al principio, por costumbre, será complicado determinar la urgencia e importancia de cada tarea, pero el resultado final merece la pena. Pruebe el siguiente ejercicio:

1. Dibuja una tabla con columnas: número de artículo, asunto, urgencia, importancia. Ajuste usted mismo el número de líneas, según la longitud de la lista.
2. En la segunda columna “por hacer”, anota todas las tareas y actividades que realizas habitualmente.
3. Después de eso, pasa a evaluarlas: qué tan importante o urgente es cada actividad.

Para facilitar esto, utilice los siguientes criterios de importancia al hacer preguntas para cada caso:

• Es necesario completar esta tarea para lograr mi objetivo clave (Sí, significa importante; No, no importa).
• No completar una tarea conlleva graves consecuencias para las actividades actuales (Sí, importante; No, sin importancia).

Criterio de urgencia:

• Si la tarea no se completa ahora, pierde su relevancia (Sí, urgente; No, no urgente).

Esta herramienta de priorización simplificará enormemente todo el proceso de trabajo. Después de realizar dicho examen, descubrirá cuánto tiempo ha perdido hasta este punto y cuánto tiempo útil resulta que se está liberando.

Toda persona moderna se esfuerza por tener éxito. Ésta es la razón por la que la gestión del tiempo es tan popular. Esta es una técnica que enseña una planificación eficaz. Hoy en día lo utilizan no sólo los políticos y empresarios, sino también las amas de casa corrientes. Pero no deberías considerar la gestión del tiempo como un invento de la última década. Hace medio siglo, muchas personas ocupadas pensaron en aumentar su propia productividad. Un ejemplo sorprendente de esto es la matriz de Eisenhower, que lleva el nombre de su creador. Fue utilizado como herramienta para establecer prioridades por el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos, Dwight David Eisenhower.

D. Eisenhower - genio de la eficiencia

Dwight David Eisenhower fue presidente de los Estados Unidos de 1953 a 1961. Este destacado hombre también es conocido por su carrera militar. Eisenhower participó en la Primera y Segunda Guerra Mundial y fue ascendido a general del ejército. El 34º presidente de los Estados Unidos también es conocido como uno de los fundadores de la OTAN. Los contemporáneos notaron que Dwight era una persona versátil, con una mente vivaz y que se distinguía por la disciplina y la organización. El destacado personaje dejó a sus descendientes una herramienta de planificación tan eficaz como la matriz de Eisenhower. Cualquiera puede utilizarlo como herramienta para organizar sus propias actividades.

Descripción general de la matriz de Eisenhower.

Se me ocurrió un sistema de planificación muy simple pero increíblemente conveniente. Por conveniencia y claridad, representó su matriz en forma de cuadrado. Eisenhower sugiere dividir todas las actividades planificadas en cuatro categorías. En primer lugar, conviene identificar todos los aspectos más importantes que requieren una solución inmediata. En el segundo, asuntos y responsabilidades que son importantes, pero que pueden esperar. La tercera categoría es todo lo urgente, pero no importante. El último grupo contiene planes sin importancia y no urgentes. La Matriz de Eisenhower como herramienta de priorización es ideal para la planificación a corto plazo. Con su ayuda, puedes planificar las cosas durante 1 o 2 días. ¿Cómo construir tu propia matriz de Eisenhower? Todo lo que necesitas es una hoja de papel y un bolígrafo. Dibuja un cuadrado y divídelo en cuatro partes iguales. Ahora hablemos de qué cosas se deben escribir y dónde.

Primera casilla: los asuntos más importantes y urgentes

En el primer segmento del cuadrado de la matriz de Eisenhower, debes escribir las cosas más importantes que deben hacerse de inmediato. Si este sistema de planificación se utiliza correcta y continuamente, esta lista siempre debería estar vacía. La esencia de la matriz se reduce a poder hacer cosas importantes a tiempo y evitar trabajos urgentes. Por supuesto, si recién está comenzando a utilizar este sistema de planificación, puede haber 1 o 2 puestos en esta categoría.

¿Qué tareas importantes podrían merecer ser incluidas en el bloque “Qué se debe hacer con urgencia”? Un estudiante de esta categoría puede publicar un examen, un gerente de empresa puede publicar una reunión con socios comerciales, un ama de casa puede publicar una llamada de emergencia en caso de problemas con el suministro de agua. Su programa de evaluación de prioridades de tareas pendientes debe cubrir todas las áreas de su vida. Planes y asuntos familiares, visitas a médicos y estilistas, viajes de compras: todo esto debe ingresarse en la matriz de Eisenhower. Por ejemplo, si tienes un dolor de muelas muy fuerte, la visita al dentista puede incluirse en el primer cuadrado de tu plan diario (como un asunto importante que no se puede posponer).

Segundo cuadrado: tareas importantes que no requieren una finalización inmediata

Una de las áreas más significativas de la matriz Eisenhower es su segunda casilla, en la que es necesario registrar asuntos importantes que no tienen un plazo ajustado. Cuando se utiliza un sistema de planificación de forma eficaz, siempre debe haber algunas tareas aquí. Es importante verificar su plan personal en esta categoría de manera oportuna y seguirlo. Anota en este cuadro los proyectos en los que estás trabajando actualmente. Aquí también puedes incluir llamadas y reuniones programadas, redacción de una tesis. El segundo cuadrado debe enumerar todas las tareas que deben completarse en la medida de lo posible. El sistema de planificación supone que los casos de esta categoría se tratarán primero. Sólo en este caso será posible evitar situaciones de fuerza mayor y emergencia, y el primer cuadrado de la matriz, en consecuencia, permanecerá vacío.

Tercera casilla: asuntos urgentes pero sin importancia

La tercera zona de la Matriz de Eisenhower está diseñada para registrar casos que tienen una baja prioridad de importancia, pero que al mismo tiempo requieren atención urgente. Todas estas son cosas que reducen su productividad e interfieren con su trabajo principal. durante el proceso de presentación de informes? Este problema hay que inscribirlo en el tercer cuadrado, hay que solucionarlo lo más rápido posible. Esto también puede incluir revisar la correspondencia y realizar un trabajo de rutina diario que no requiera tomar decisiones serias. No olvide que la Matriz de Eisenhower, como herramienta para establecer prioridades, debería ayudarle a mantener todo lo que hace bajo control. No te pierdas los detalles y lo conseguirás.

Cuarto cuadrado: cosas que no son urgentes y sin importancia

El último, cuarto cuadrado de la matriz está destinado a registrar tareas y opciones de pasatiempos que no son importantes ni urgentes. El propio D. Eisenhower llamó a esta categoría "la lista de personas que pierden el tiempo". En el cuarto cuadrado escribimos todo lo que no tiene un efecto positivo en el tipo principal de actividad, pero al mismo tiempo tiene un efecto positivo en el estado psicoemocional de una persona. Se trata de conversaciones personales por teléfono, visualización de programas de entretenimiento y comunicación en las redes sociales.

¿Qué puedes hacer desde el cuarto cuadrado sin comprometer tu propia productividad? La Matriz de Eisenhower funcionará si puedes concentrarte y no tomar descansos mientras realizas una tarea específica. No hay nada de malo en perder el tiempo si te ayudan a relajarte y descansar. Por ejemplo, puedes intentar dividir tu jornada laboral en bloques y alternar actividades vigorosas con breves descansos.

Ejemplo de cómo completar la matriz de Eisenhower

¿Cómo dominar rápidamente la habilidad de una planificación eficaz con la matriz de Eisenhower? Empiece por hacer un plan diario. En tu diario, dibuja un cuadrado matriz, divídelo en 4 partes iguales y numéralas. Ahora solo queda determinar correctamente la prioridad de sus propios asuntos y tareas. Precisamente por eso se inventó la Matriz de Eisenhower. Puedes ver un ejemplo de cómo rellenarlo en nuestro artículo. Si tienes muchas cosas planeadas y puedes empezar anotándolas en un borrador a modo de lista general.

Pero, ¿cómo se fija objetivos a largo plazo? La Matriz de Eisenhower se inventó para la planificación a corto plazo. Cuando se trabaja con objetivos a largo plazo, tiene sentido utilizar una lista separada. A continuación, divida la tarea compleja en varios subelementos y agregue algunos de ellos a su planificación diaria.

¡Saludos a todos los lectores y suscriptores! Yuri Okunev está contigo.

¿Alguna vez has pensado en lo sabiamente que planificas y empleas tu tiempo? ¿Conoce la sensación de perder días, semanas o incluso meses en vano?

En caso afirmativo, entonces la Matriz de Eisenhower como herramienta para establecer prioridades es un tema que debe aprender para usted. Sin él, estarás disperso por todo tipo de pequeñas cosas, olvidándote de las cosas realmente importantes.

Si aún no se ha enfrentado al problema de la gestión del tiempo, todavía necesita una matriz, porque le ayudará a tener aún más éxito.

Matrix fue desarrollado por el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight David Eisenhower.

Dado que el puesto de jefe de Estado implicaba una increíble cantidad de tareas diarias, el político decidió crear un esquema universal que le ayudaría a clasificarlas y ordenarlas.

La esencia del método es analizar la actualidad, las tareas y determinar cuáles de ellas son las más importantes y urgentes. El problema es que no siempre podemos determinar correctamente qué es realmente importante para nuestra vida y nuestro negocio. Sólo aprendiendo una planificación altamente eficaz emprenderemos el camino del éxito, la autorrealización y la armonía.

Ejes y cuadrantes

La matriz está formada por dos ejes. Vertical significa importancia y horizontal significa urgencia de la tarea. Como resultado se distinguen cuatro cuadrantes.

• Parte superior derecha. Las cosas son urgentes e importantes.

Las tareas caen aquí si ha sucedido algo inesperado y tienes que lidiar con asuntos inesperados. O por una gestión analfabeta del tiempo, cuando las tareas no resueltas a tiempo pasan del estado de “importantes, pero no urgentes” al estado de “no se pueden retrasar más”. La excepción son las cuestiones de salud y seguridad, que siempre deben ser una prioridad.

El principio clave de la matriz es que se debe hacer todo lo posible para garantizar que no haya ninguna entrada en un cuadrante determinado. Esto te indicará que todo o casi todo está bajo tu control. Sólo en este caso podemos hablar de cualidades comerciales destacadas, la capacidad de gestionar adecuadamente el tiempo y establecer prioridades.

• Arriba a la izquierda. Las cosas no son muy urgentes, pero sí importantes.

Este es el sector principal. Debe contener los temas más significativos para usted y/o su empresa. Al concentrarse en este cuadrante, avanzará con confianza hacia sus sueños y vivirá una vida llena de eventos y logros.

Si posterga la resolución de los problemas en el cuadrante superior izquierdo, pronto notará que la lista de tareas se desliza suavemente hacia el sector superior izquierdo anterior. Es decir, comienza la emergencia. Para evitar que esto suceda, debes poder delegar problemas a otras personas.

Esto incluye tareas diarias significativas que le ayudarán a evitar problemas en el futuro. Por ejemplo, se trata de planificación de marketing, cambio de marca, cuestiones de personal y financieras, así como deportes y atención médica, ayuda a los seres queridos, instalación de un sistema de alarma en un apartamento, seguro de propiedad, etc.

• Abajo a la derecha. Las cosas son urgentes, pero no demasiado importantes.

Contiene preguntas que, por su urgencia, nos distraen de actividades mucho más importantes. Por ejemplo, la necesidad de ayudar a un familiar a plantar patatas, la petición de un amigo de recogerlo en el aeropuerto, la reparación de electrodomésticos, el cumpleaños de un amigo que está lejos de ser el más cercano y devoto, etc.

Al rociarte con todo esto, comienzas a dedicar menos atención y tiempo a los temas de los cuadrantes anteriores. Como resultado, sus intereses, necesidades y aspiraciones se ven afectados. Además, existe una alta probabilidad de que comience a trasladar cosas de este sector al sector "urgente e importante". Por eso es necesario ser meticuloso a la hora de establecer prioridades.

• Abajo a la derecha. Las cosas no son urgentes ni carentes de importancia.

Hay muchas cosas de este tipo en la vida diaria de cualquier persona. Como un pantano, te absorben por completo.

Esta categoría incluye diversas tareas del hogar, actividades agradables para el alma y cuestiones organizativas menores que puedes realizar cuando eres verdaderamente libre sin perjudicarte a ti mismo ni a tu empresa. Llamar a un amigo, charlar en las redes sociales, buscar tours para sus próximas vacaciones, ir a un salón de belleza, reemplazar un par de fotografías en el sitio web: en todo esto dedica su atención, energía, tiempo, etc.

Todas las tareas incluidas en este cuadrante deben completarse sólo después de que se hayan resuelto los problemas de todos los demás sectores.

Es de destacar que la matriz fue utilizada activamente por el famoso especialista estadounidense en planificación altamente eficaz Stephen Covey. Tomando como base el diagrama del ex presidente, lo complementó con sus propias reflexiones, explicaciones y consejos. En particular, llamó al primer sector un sector de crisis, al segundo un cuadrado de calidad, al tercero un umbral de crisis y al cuarto una degradación.

Por un lado, la matriz de prioridades es sumamente lógica, comprensible y sencilla. Pero tan pronto como empiezas a clasificar las tareas, inmediatamente surgen problemas. ¿Cómo entender qué es simplemente importante y qué es de importancia crítica? ¿Qué hay que hacer ahora mismo y qué puede esperar? La siguiente técnica ayudará con esto.

"Coordenadas cartesianas"

Se llama así porque todavía se basa en el sistema de ejes que se cruzan, que una vez fue creado por el famoso matemático René Descartes. La matriz de Eisenhower y los cuadrados cartesianos tienen la misma apariencia, pero el contenido es diferente. Cada cuadrante tiene asignada una pregunta.

• Sector superior izquierdo. ¿Qué ganaré si no hago esto?
• Sector superior derecho. ¿Qué ganaré si hago esto?
• Sector inferior izquierdo. ¿Qué perderé si no hago esto?
• Sector inferior derecho. ¿Qué perderé si hago esto?

Cómo utilizar la Matriz de Eisenhower

Creo que no es necesario discutir la necesidad de utilizar métodos para priorizar las tareas domésticas y comerciales. "¿Podría ser útil en otro lugar?" - usted pregunta. La respuesta es sí, te será útil siempre que necesites organizar algo. P.ej:

• Vida personal.

Encontrar un médico para tu hermano es urgente e importante. Hacer las paces con tu cónyuge no es urgente, pero sí importante. Comprar un regalo de cumpleaños para tu prima segunda es urgente, pero no importante. Enviar un enlace a un vídeo divertido a un amigo en las redes sociales no es nada urgente y sin importancia.

• Limpieza de closets y despensas en casa.

En el primer cuadrante puede haber cosas que usted realmente necesita y que puede necesitar literalmente mañana. En el segundo, aquellos que son muy necesarios, pero no ahora. En el tercero están los que serán necesarios en un futuro próximo, pero luego se podrán guardar. En el cuarto, lo que se puede posponer hasta la próxima temporada / regalar a las personas necesitadas.

• Cuidando tu salud.

¿Quieres superar una enfermedad crónica dañina o recuperarte después de una cirugía? ¿O tal vez simplemente desea mejorar su bienestar general y poner su cuerpo en orden? Para hacer esto, es necesario prestar atención a una gran cantidad de cosas: nutrición, entrenamiento, descanso, medicamentos preventivos y medicinales, fisioterapia, etc. Además, no todos los métodos pueden ni deben combinarse.

Distribuya las tareas en cuadrantes para crear una estrategia de recuperación competente y delinear un plan de acción preciso.

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Para hacer más en un día, Dwight Eisenhower creó su propia herramienta eficaz de gestión del tiempo, que hoy se llama "Matriz de Eisenhower" o "Matriz de prioridades". ¿Cuál es la esencia del método?

¿QUÉ ES LA MATRIZ DE EISENHOWER?

La idea de la Matriz de Eisenhower es aprender a distinguir rápidamente los asuntos importantes de los que no lo son y los que no requieren atención alguna.

Eisenhower propuso dividir todos los asuntos actuales y planificados en 4 categorías basándose en el principio de urgencia e importancia. Para mayor claridad, dibujó un cuadrado y lo dividió en 4 campos.

Cada campo contenía una lista de tareas pendientes:

Campo 1: Asuntos importantes y urgentes.
Campo 2: Asuntos importantes, pero no muy urgentes.
3 campo: Asuntos no importantes, pero sí urgentes;
Campo 4: Asuntos no importantes ni urgentes.

¿Cómo trabajar con la plaza Eisenhower?

Veamos la plaza Eisenhower con más detalle:

ASUNTOS IMPORTANTES Y URGENTES

¿Qué pondrías en esta categoría? ¿Cuántas cosas urgentes e importantes se podrían escribir en este cuadrado? El truco es que la planificación de Eisenhower sólo puede considerarse eficaz cuando el primer cuadrado está siempre limpio, sin una sola entrada.

Si tienes una lista de tareas que puedes asignar a este campo de la matriz, significa que algo está interfiriendo con tu trabajo productivo: pereza, falta de autodisciplina, incapacidad para establecer correctamente las prioridades, etc. Todo esto lleva a las prisas. puestos de trabajo, lo que tiene un efecto negativo en el estado físico y mental de una persona.

COSAS IMPORTANTES PERO NO MUY URGENTES

Eisenhower, al crear su sistema de gestión del tiempo, estaba seguro de que esta categoría era la más importante. Plantear aquí una tarea de manera oportuna y asumir su implementación significa la oportunidad de dedicar tanto tiempo como sea necesario a resolver el problema.

Por ejemplo, una visita oportuna a un médico evitará enfermedades y escribir la tesis de un estudiante un poco antes de lo previsto permitirá corregir errores.

ASUNTOS NO MUY IMPORTANTES PERO URGENTES

Este campo de la matriz de Esenhower está destinado a colocar aquí cosas que interfieren con el trabajo eficaz y, por tanto, requieren una eliminación inmediata. Por ejemplo, arreglar una computadora rota, ayudar a su suegra a transportar muebles a la casa de campo, etc.

COSAS NO URGENTES NI IMPORTANTES

En la matriz de prioridades también hay un lugar para las cosas que hacemos todos los días para distraernos del trabajo. Estos incluyen largas conversaciones por teléfono, ver series de televisión, feeds de amigos, escribir cartas, etc.

Es decir, todas aquellas cosas que son agradables, pero no necesarias. Eisenhower, hablando de prioridades, calificó estas actividades de “pérdida de tiempo” que afectan negativamente la productividad laboral.

Será más conveniente trabajar con la escuadra de Eisenhower si:

• Organice las tareas en cada campo en orden de importancia, numerándolas con letras latinas o números. Deberíais abordar primero los asuntos más urgentes e importantes;
• Centrarse principalmente en asuntos de la plaza. Si las cosas de la lista de asuntos no muy urgentes, pero importantes, caen en el cuadro de asuntos importantes y urgentes, no da miedo. Lo principal es que tal movimiento no se convierta en tendencia;
• Defina objetivos a largo plazo y describa las tareas paso a paso para alcanzarlos. Distribuya las tareas en cuadrados;
• No se distraiga de la tarea que se está realizando actualmente tomando descansos para fumar, revisando el correo electrónico u otros asuntos.

Por tanto, la matriz creada por el presidente Eisenhower es una herramienta eficaz de gestión del tiempo que se ha utilizado con éxito en la práctica durante más de medio siglo.

34 El presidente estadounidense Dwight David Eisenhower era un hombre muy ocupado. Para hacer más en un día, creó su propia herramienta eficaz de gestión del tiempo, que hoy se llama Matriz de Eisenhower o Matriz de Prioridades. ¿Cuál es la esencia del método?

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La idea de la Matriz de Eisenhower es aprender a distinguir rápidamente los asuntos importantes de los que no lo son y los que no requieren atención alguna. Eisenhower propuso dividir todos los asuntos actuales y planificados en 4 categorías basándose en el principio de urgencia e importancia. Para mayor claridad, dibujó un cuadrado y lo dividió en 4 campos. Cada campo contenía una lista de tareas pendientes:

• Campo 1: Asuntos importantes y urgentes;
• Campo 2: Asuntos importantes, pero no muy urgentes;
• 3 campo: Asuntos no importantes, pero sí urgentes;
• Campo 4: Asuntos no importantes ni urgentes.

¿Cómo trabajar con la plaza Eisenhower?

Veamos la plaza Eisenhower con más detalle:

1. Asuntos importantes y urgentes.¿Qué pondrías en esta categoría? ¿Cuántas cosas urgentes e importantes se podrían escribir en este cuadrado? El truco es que la planificación de Eisenhower sólo puede considerarse eficaz cuando el primer cuadrado está siempre limpio, sin una sola entrada. Si tienes una lista de tareas que puedes asignar a este campo de la matriz, significa que algo está interfiriendo con tu trabajo productivo: pereza, falta de autodisciplina, incapacidad para establecer correctamente las prioridades, etc. Todo esto lleva a las prisas. puestos de trabajo, lo que tiene un efecto negativo en el estado físico y mental de una persona.
2. Asuntos importantes, pero no muy urgentes. Eisenhower, al crear su sistema de gestión del tiempo, estaba seguro de que esta categoría era la más importante. Plantear aquí una tarea de manera oportuna y asumir su implementación significa la oportunidad de dedicar tanto tiempo como sea necesario a resolver el problema. Por ejemplo, una visita oportuna a un médico evitará enfermedades y escribir la tesis de un estudiante un poco antes de lo previsto permitirá corregir errores.
3. Asuntos no muy importantes, pero sí urgentes. Este campo de la matriz de Esenhower está destinado a colocar aquí cosas que interfieren con el trabajo eficaz y, por tanto, requieren una eliminación inmediata. Por ejemplo, arreglar una computadora rota, ayudar a su suegra a transportar muebles a la casa de campo, etc.
4. No asuntos urgentes o importantes. En la matriz de prioridades también hay un lugar para las cosas que hacemos todos los días para distraernos del trabajo.

   Se trata de largas conversaciones por teléfono, ver series de televisión, feeds de amigos, escribir cartas, etc. Es decir, todas aquellas cosas que resultan agradables, pero no necesarias. Eisenhower, hablando de prioridades, calificó estas actividades de “pérdida de tiempo” que afectan negativamente la productividad laboral.

Será más conveniente trabajar con la escuadra de Eisenhower si:

• Organice las tareas en cada campo en orden de importancia, numerándolas con letras latinas o números. Deberíais abordar primero los asuntos más urgentes e importantes;
• Concéntrese principalmente en los asuntos del cuadro 2. Si las cosas de la lista de asuntos no muy urgentes, pero importantes, caen en el cuadro de asuntos importantes y urgentes, no es gran cosa. Lo principal es que tal movimiento no se convierta en tendencia;
• Defina objetivos a largo plazo y describa las tareas paso a paso para alcanzarlos. Distribuya las tareas en cuadrados;
• No se distraiga de la tarea que se está realizando actualmente tomando descansos para fumar, revisando el correo electrónico u otros asuntos.

Por tanto, la matriz creada por el presidente Eisenhower es una herramienta eficaz de gestión del tiempo que se ha utilizado con éxito en la práctica durante más de medio siglo.

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La matriz de Eisenhower como herramienta para establecer prioridades

Se cree que este método lo utilizó el general Dwight Eisenhower.

Creó una matriz de clasificación de tareas que utilizó para organizar su tiempo de manera más eficiente y le ayudó a alcanzar el éxito: convertirse en presidente de los Estados Unidos.

Todos los casos, según la matriz de Eisenhower, se pueden dividir en cuatro categorías según su importancia y urgencia.

Echemos un vistazo más de cerca a cada una de estas categorías.

A. Importante y urgente. Las cosas en esta categoría deben hacerse de inmediato. La palabra más adecuada para ellos es "emergencia".

Mañana es el examen, pero aún no se han aprendido los billetes y hay que terminar apresuradamente de aprender lo que se ha pospuesto durante mucho tiempo para más tarde.

"Hay que vivir de tal manera que las cosas importantes no se conviertan en urgentes".

B. Importante y no urgente. Los casos de esta categoría son los más “ofendidos”; les prestamos la menor atención, ¡porque no son urgentes! “El tiempo se acaba”, pensamos en estos asuntos y los dejamos en un segundo plano. "El examen está muy lejos, todo el semestre está por delante, no tienes que pensar en eso todavía".

sobre la preparación... Bueno, todavía falta un mes para el examen, tendré tiempo de aprenderlo todo... Aún falta una semana entera, hay tiempo..." Y poco a poco, debido a nuestro descuido de las cuestiones de categorías EN se convierten en asuntos de categoría A. Y ahora es la última noche antes del examen, y estamos tratando febrilmente de recordar al menos algo, y nos da vueltas en la cabeza: "¡Eh, debería haber empezado a prepararme antes!" Para evitar tal escenario de eventos en su vida, vaya a la categoría Asuntos EN hay que abordarlo como una inversión que debe hacerse hoy para obtener beneficios mañana.

CON. Sin importancia y urgente . Cosas astutas a las que les gusta "fingir ser importantes". Se disfrazan hábilmente de casos de categoría. A, y muchas veces logran engañarnos: es parte de la naturaleza humana confundir importancia y urgencia, que es lo que aprovechan las tareas de categoría C. Son estas tareas las que crean una atmósfera de bullicio, agitación y prisa eterna, pero por alguna razón esto. El estado de cosas a menudo se considera un indicador de trabajo activo. Pero incluso a principios del siglo XX. El clásico de la organización científica del trabajo F. Taylor señaló que una empresa bien organizada es aquella en la que nadie corre a ningún lado, no se preocupa y todo se hace con calma, pero a tiempo y con alta calidad. Eche un vistazo de cerca a su corporación "I" personal. ¿Cómo te van las cosas?

D. Sin importancia y no urgente("contenedor de basura"). Nuestras pérdidas de tiempo son casos de este tipo. Suelen ser agradables e interesantes, por eso preferimos dedicarles las mejores horas y luego no recordamos dónde pasó tanto tiempo. Estas cosas deben ser “financiadas” de forma residual, de lo contrario “devorarán” todo el presupuesto de nuestro tiempo. Si seguimos este principio, es posible que dejen de ser absorbentes y se conviertan en nuestros ayudantes.

Establezca una regla: "Escribiré un ensayo sobre economía, haré una tarea sobre gestión del tiempo y, si tengo tiempo libre, jugaré durante una hora".

en un juego de computadora” y seguirlo estrictamente. Entonces el trabajo importante estará hecho y habrá tiempo para el entretenimiento.

Ventajas de la Matriz de Eisenhower:

- fácil de usar;

- le permite reducir la cantidad de tareas sin importancia;

— ayuda a identificar rápidamente tareas y actividades prioritarias.

Matriz de gestión del tiempo de Stephen Covey

Esteban Covey Fue una de las pocas personas en el planeta que supo gestionar adecuadamente cada minuto del tiempo.

Covey trabajó en el original. sistema de gestión del tiempo durante varios años, poniendo en ello toda la experiencia práctica que había acumulado a lo largo de cientos, y tal vez miles, de consultas con empresarios y simplemente empresarios que sueñan con exprimirlo todo a tiempo. Hasta la última gota.

Stephen ha escrito varios libros sobre productividad. El más famoso "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva". Describe los hábitos que debes seguir para ser más productivo.

Brevemente sobre cada uno de los hábitos:

1. Ser proactivo. Cambia el mundo que te rodea para crear un ambiente cómodo para lograr metas, la autorrealización y la creación. Ignore factores fuera de su control, como la política.
2. Empiece a actuar con el objetivo final en mente. Cualquiera de tus acciones debe estar encaminada a lograr este objetivo.
3. Componer matriz de gestión del tiempo y dar prioridad a asuntos importantes y al mismo tiempo no urgentes
4. Actuar con una estrategia Ganar-Ganar(todos ganan).

   Siempre hay 2 partes (participantes) en cualquier problema. Piensa en cómo solucionarlo al mismo tiempo y de la forma más beneficiosa para todos.

5. En primer lugar, esforzarse por comprender a una persona; ser comprendido es una cuestión de segunda importancia. Desarrollar una escucha empática: aceptar emociones, sentimientos y no solo palabras de una persona. Y no olvides regalar el tuyo
6. Esfuércese por captar el efecto sinérgico. Sinergia significa que el todo es siempre mayor que sus partes. El efecto aparece cuando se trabaja en tareas difíciles, así como cuando se trabaja en equipo.
7. Afila tu sierra. Mejora constantemente tus habilidades de planificación, comunicación y empatía.

El punto más interesante e inusual de lo anterior es el tercer punto: “Time Matrix”.

¿Qué es una matriz de gestión del tiempo y cómo trabajar con ella?

Una matriz es una plantilla mediante la cual se puede determinar secuencia de tareas.

Físicamente matriz es un cuadrado dividido en 4 cuadrados más pequeños. Medido horizontalmente urgencia, y verticalmente - importancia.

Cualquier nueva tarea debe correlacionarse con uno de los cuadrados y, dependiendo del cuadrado seleccionado, se debe realizar una acción específica, por ejemplo, asumir la tarea inmediatamente o posponerla para más tarde.

Opciones para abordar los casos.

La matriz de gestión del tiempo de Stephen Covey sugiere 4 opciones para el desarrollo de acciones.

Si es urgente e importante, es necesario hacerlo ahora mismo. La proporción de estos casos puede alcanzar el 40-50%. Covey sostiene que las tareas urgentes e importantes contribuyen poco al logro de los objetivos principales. La presencia de un gran número de estos casos indica principalmente una situación de emergencia y, por tanto, una organización inadecuada del tiempo de trabajo y una baja productividad personal.

Si es no urgente e importante, entonces debes asignar la máxima cantidad de tiempo, atención y recursos para completarlo. Son estas cosas las que te llevan a tus objetivos, lo que significa que el beneficio al completarlos es máximo.

Si es urgente y sin importancia, necesitas delegarlo (confiarlo). Intente encontrar un artista para quien esta tarea sea importante. De esta manera ahorrarás tu propio tiempo.

Si es no urgente y sin importancia- no lo hagas. A veces es psicológicamente difícil negarse a completarla, porque ya se ha establecido firmemente en la mente el pensamiento de que la tarea debe completarse. Si no puede mostrar fuerza de voluntad y superarse a sí mismo, coloque la tarea en una lista separada de "Que hacer algún día".

Cómo gestionar muchas cosas usando una matriz.

Lo más probable es que seas una persona muy ocupada y el número de tus tareas se mide por decenas.

Intentar guardarlas en la cabeza o anotarlas en un papel es contraproducente.

Le presentamos LeaderTask, un programa especializado para analizar casos. LeaderTask apoya la técnica de gestión del tiempo de Stephen Covey.

Crea 4 carpetas (proyectos) en el programa para trabajar en la matriz de tiempo:

Empieza a llenarlos de tareas:

Intentalo tarea líder para trabajar en la matriz de gestión del tiempo de Covey.

Descargar LeaderTask

La Matriz de Eisenhower (llamada así en honor al 34º presidente de los Estados Unidos que la inventó) es uno de los métodos de gestión del tiempo para determinar las prioridades de los asuntos del día. La matriz tiene forma de cuatro cuadrados, que se obtienen cruzando los ejes “Importante - No importante” horizontalmente y “Urgente – No urgente” verticalmente.

¿Cómo utilizar esta matriz? Simplemente distribuye allí tus tareas (por ejemplo, las tareas del día) según su importancia y urgencia.

Los asuntos importantes y urgentes son aquellos que son muy importantes y no pueden retrasarse. Sin ellos, todo se derrumbará y mañana será demasiado tarde para hacerlo. Estas cosas deben hacerse hoy, en primer lugar, y sin falta. Ejemplos de tareas importantes y urgentes: completar una tarea de proyecto que está a punto de vencer; visita no programada a un dentista, traumatólogo u otro especialista; Llamada telefónica urgente a un cliente o contraparte. En teoría, la casilla de asuntos importantes y urgentes debería estar vacía, pero en la práctica, a veces cada persona tiene asuntos importantes y urgentes, algunos de ellos son causados ​​​​por pereza, otros por falta de profesionalismo y otros por fuerza mayor.

Los asuntos importantes pero no urgentes son cosas importantes que se volverán urgentes en un futuro próximo. Si no planeas esperar hasta esto y darte una carrera innecesaria, entonces presta mucha atención a estos asuntos. Ejemplos de tales asuntos: trabajo actual (planificado) en sus proyectos; planificar nuevos proyectos; Evaluación de los resultados obtenidos en los proyectos.

Las cosas no son importantes, sino urgentes. Por regla general, en este cuadrado se incluyen cosas que no te acercan más a tu objetivo, sea cual sea, son cosas que hay que hacer, pero únicamente por hacerlas; Felicitaciones por su cumpleaños (resulta que Vasya nació hoy), la llegada inesperada de invitados y otras reuniones forzadas y no planificadas que no se pueden rechazar. Si puedes delegar algo de esto, confíalo a alguien, asegúrate de hacerlo.

Las cosas que no son importantes ni urgentes son la peor categoría de cosas. No son importantes, no son urgentes, pero son las que quieres hacer. Estas son sus pérdidas de tiempo: leer revistas de moda, juegos de computadora, mirar televisión y navegar por Internet.

Importante: muchas personas empiezan a hacer tonterías cuando simplemente están cansadas. Cuando quieras, quieres. Entonces, esta es una decisión equivocada. Así es: planifique unas vacaciones de calidad (esta es la categoría Importante, pero no urgente) y descanse bien, y no haga tonterías.

En resumen, como herramienta, la matriz de Eisenhower funciona y, además, se organiza bien si se sigue. Puede estar orgulloso de sí mismo si el cuadro "Importante y urgente" está vacío con más frecuencia: y esto es muy posible si se ocupa con más frecuencia de los asuntos del cuadro "Importante, pero no urgente". ¡Así trabajan los profesionales!

Le resultará útil determinar con qué eficacia emplea su tiempo, si sabe establecer prioridades y delegar responsabilidades.

Escriba un plan para un día en su diario/semanal. ¿Qué hiciste, qué tareas?
Decidiste a quién conociste, quién interfirió con tu trabajo, ¿cuánto tiempo tomó? Divide lo que hiciste en los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower, indicando el tiempo empleado.

¿Calcule cómo se distribuyó el tiempo en los cuatro cuadrantes?

Procesando los resultados.

Cuadrante I - aquellos asuntos que requieren resolución inmediata. Son a la vez urgentes e importantes, y por eso
y gritan sobre sí mismos: “¡Hazlo! ¡Decídete! ¡Responde a la carta! ¡Reunión! ¡Prepara un informe!

¿Qué recibiste?
Si el cuadrante I ha crecido desproporcionadamente, esto significa que los plazos y las fechas te controlan a ti, y no tú controlas tu vida. ¿Quizás llevaste todo hasta el último límite? Después de todo, ¿es muy posible que las tareas del cuadrante II, que también son importantes, pero no urgentes, se hayan vuelto urgentes porque no logró completarlas a tiempo? Le falta un enfoque estratégico al problema. Un gerente, o simplemente una persona que se encuentra en tal situación, está diariamente bajo la espada de Damocles del estrés causado por una situación de crisis en curso. No tienes tiempo ni energía para pensar en planes a largo plazo, preparar propuestas para un nuevo producto, tus amigos, las relaciones con las que tanto valoras, se han olvidado de cómo eres. Estás alcanzando un tren que sale y en un momento te encontrarás en un andén vacío con el corazón roto.

¿Por qué?
Has fijado mal tus prioridades, no sabes delegar responsabilidades y no confías
Para sus empleados, usted soporta toda la carga. En este estado de cosas, es difícil para usted entender
leer hacia arriba, porque No tienes opinión ni visión del futuro de la empresa, estás completamente ocupado.
cuestiones importantes de la actualidad.

¿Qué hacer?
Aprende a delegar responsabilidades, desarrolla un suplente, un suplente, si quieres, que te sustituya si es necesario. Prepare una lista de tareas que sus empleados pueden realizar en su lugar. Revise la hoja de prioridades. Mueve el centro de gravedad de tu actividad al cuadrante II.

Regla de oro: una crisis es más fácil de prevenir que de resolver.

Cuadrante II. Importante, pero no urgente: ¡gran filosofía! Si logró distribuir su tiempo de tal manera que el cuadrante II resultó ser el más lleno de tareas, ¡le felicitaremos sinceramente!

¿Qué recibiste?
Eres excelente para “separar el trigo de la paja”, te concentras en lo principal, tienes tu propia visión de todo, ya que tienes tiempo suficiente para pensar con calma en los proyectos actuales y futuros. Tiene buenas relaciones comerciales con sus colegas, tiene alguien a quien acudir si tiene preguntas y le pide consejo, si es necesario.

¿Por qué?
Su sistema de priorización se adapta bien a sus actividades específicas.
Sabes delegar responsabilidades y no pierdes el tiempo resolviendo problemas ajenos.

Cuadrante III. ¿No es importante, pero sí urgente? Pequeñas cosas sin importancia, metas a corto plazo, intereses y problemas momentáneos.

¿Qué recibiste?
¿No crees que estás tapando todos los agujeros? ¿O lo arreglaste así tú mismo? ¿Por qué estás haciendo la parte menos importante del trabajo? ¿Quién hace el resto por ti?

Si, además, el segundo lugar en términos de tiempo de permanencia en tu matriz lo ocupa el cuadrante IV, entonces eres el primer candidato al despido.

¿Por qué?
Por alguna razón, de todas tus responsabilidades laborales, has elegido sólo las que no son importantes. Además, tú mismo has determinado qué es lo principal para ti y qué es la vanidad de las vanidades. Si usted mismo admite que pierde el tiempo en tareas sin importancia, ¿por qué hace esto? No tienes objetivos ni planes claros, ni a corto plazo ni a largo plazo. Esto es similar al sabotaje y usted mismo será el primero en sufrirlo.

¿Qué hacer?
Si vas a buscar otro trabajo piensa primero, ¿con qué tipo de recomendación de tu actual dirección puedes contar con tanta ilusión laboral? Probablemente sea más recomendable poner las cosas en orden en tu lugar de trabajo actual, para que tu jefe te deje ir con lágrimas en los ojos y la promesa de aceptarte en cuanto quieras volver. Para ello, “simplemente” necesitas mover el centro de gravedad de tus asuntos al cuadrante II, para convertirte en un empleado indispensable y verdaderamente necesario. Para hacer esto, debe revisar inmediatamente su lista de prioridades, cronogramas de tareas y dominar todas las técnicas para ahorrar tiempo. ¡No tienes dónde retirarte, estás en una crisis que podría terminar en un desastre!

Cuadrante IV. Asuntos sin importancia y no urgentes. ¿Por qué te pagan? No te importa gastar
¿Pasar tu vida haciendo cosas sin valor? No se necesitan comentarios.

“Los asuntos urgentes no suelen ser los más importantes,
y los importantes no son los más urgentes”.
D. Eisenhower

Un análisis preliminar de su Matriz de Eisenhower ha demostrado que las personas que se esfuerzan y logran el éxito evitan hacer cosas en los cuadrantes III y IV.

Si la mayoría de tus casos están en los cuadrantes I y III, te es útil leer la nota: Cuadrantes I y III