Kako načrtovati in rešiti vse svoje zadeve: Navodila po korakih. David Allen

Moja zgodba bo razdeljena na 2 dela:

• O tehniki GTD, če kdo ne ve ali je že pozabil.
• O posebnih orodjih za delo z GTD in konkretnih primerih iz moje osebne prakse.

0. Predgovor

Kakšen je tipičen dan vodje projekta?

Stranka kliče. Ekipa v klepetu sprašuje, zakaj se specifikacija API razlikuje od tehnične specifikacije. Na Vasji piha klimatska naprava. HR je zaskrbljen: Miša je prišla oblečena v čisto, zlikano srajco. Ne pojdite v gozd - podlež se peni za intervju. Treba je pojasniti časovnico. Ponovno preveri naloge v sledilniku. Stranka ponovno kliče. Nekdo je v klepet vrgel smešno sliko. Kolega me je prosil, naj mu uredim zadeve, medtem ko je on na dopustu. Stranka ponovno kliče. Mislim, da bo kmalu izdana. Dobro bi bilo, da zvečer ne pozabite kupiti hrane za domov, sicer vam jo bo žena razrezala. V ospredju nekoliko zaostajamo. Dobro bi bilo prebrati ta članek. Uf, ura je že 19. Kdaj bo izid?

Se prepoznaš? Grozno? Potem je ta članek za vas.

Če ga ne prepoznaš, imaš srečo. Ali pa morda zmorete še več?

1. Uvod

Kaj je GTD?

GTD ( Dokončati delo ) je tehnika za povečanje osebne učinkovitosti, ki jo je ustvaril David Allen in opisal v istoimenski knjigi. Naslov lahko prevedemo kot "Kako narediti stvari do konca."

Glavna ideja je, da če želite učinkovito delati in rasti na sebi, doseči nekaj več, potrebujete čist um. Ker:

• Zapletenih nalog ni mogoče opraviti, če ni jasno, kaj storiti. Nenehno razmišljanje o tem, kaj narediti, in dejstvo, da naloga ni opravljena, ovira delo.
• Dnevna rutina (majhna opravila) je moteča. Ustvarja nelagodje, naloge »obvisijo v spominu« in odvzamejo občutek harmonije.

GTD govori o tem, kako se ničesar ne spomniti in hkrati ničesar pozabiti.

2. O GTD

Kako razumeti, da ga potrebujete:

• Skrajšujete zapleten časovni načrt za kritično fazo projekta. Upoštevati je treba kup tveganj in pravilno razporediti naloge med vire. Nekdo pošlje smešno sliko v VK. Naslednjo uro porabim za gledanje drugorazrednih javnih strani.
• Danes zvečer moramo pregledati in se dogovoriti o projektnih nalogah. Konec naslednjega tedna bo predstavitev pri naročniku. Narediti predstavitev v PowerPointu ali še bolje v Google Predstavitvah? Dobro bi bilo izvedeti, kje je njihova pisarna. Naj oblečem obleko ali naj se pojavim kot običajno? (Odobritev tehničnih specifikacij je trajala 2 dni.)
• Po jutranjem načrtovalnem sestanku razmislite o prenovi kopalnice v vašem domu. Naloge si bom postavil kasneje, pred spanjem. Poleg tega je čez 2 uri shod. Zakaj sprejeti delo? Še vedno ne bom mogel narediti veliko ničesar.

Tukaj je vredno ločeno govoriti o človeški večopravilnosti. Tema je diskutabilna. Na primer, poglejwikipedia.

Dva pomembna vidika:

• Veliko znanstvenikov meni, da A) večopravilnost ne obstaja; B) Čas za hitro preklapljanje med nalogami postane ozko grlo.
• Večopravilnost povečuje število napak.

In tukaj potrebujemo GTD.

Ker tukaj je tisto, kar GTD ponuja za reševanje težav:

• Zapiši, ne zapomni si.
• Razvrsti (v kontekste in pomembnost) in dekompoziciraj (prepoznaj preproste korake v zapletenih nalogah).
• Preglejte seznam opravil.

1. Kaj morate zapisati?

Vse, s čimer morate nekaj narediti. Dohodna elektronska sporočila, odprti zavihki v brskalniku, nerazvrščene datoteke na namizju, nedokončana knjiga, vrtalnik, ki ga nismo vrnili sosedu (opomni nas, da moramo obesiti polico).

2. Kako snemati?

A) Razčlenite na »kontekste«. Na primer, vse, kar pripada 1 projektu, gre v 1 mapo. Izvedba popravil je ločen seznam. Nakup za dacho - ločen seznam. "Konteksti" temeljijo na lokaciji/dejanju. Konteksti se sprva nanašajo na kraje, naši pa na projekte.

B) Razkrojiti. To pomeni, da ne napišite "Pridružite se novemu projektu", ampak postavite manjše naloge: "Zberite razvojno ekipo", "Oglejte si dokumentacijo", "Spoznajte stranko" itd.

3. Kako opraviti pregled?

Vsak dan preverite svoj seznam opravil. Zaprite dokončane naloge in nastavite nove. Če naloga ni opravljena, jo preoblikujte ali razčlenite.

3. Orodja

Pogovor o orodjih bo potekal z vidika projektnega vodje. Toda vse, o čemer govorim, je mogoče uporabiti za vsakogar

Naše naloge:

• Uporabite GTD za svoj dnevni potek dela.
• Bodite manj raztreseni in naredite več.
• Hitro se vključite v dokončanje nalog.

Napredek nam je dal tehnologijo v oblaku in nosljive naprave in to je najboljša stvar, ki se nam lahko zgodi pri organizaciji nalog.

Kaj osebno uporabljam:

• iPhone/iPad/MacBook
• Gmail in druge Googlove storitve
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1. iPhone/iPad/MacBook

Enoten ekosistem. Vse naprave imajo vgrajene zmogljivosti za potopitev v delo. Onemogočanje obvestil in opomnikov, sinhronizacija podatkov, priročno iskanje, razpoložljive aplikacije in storitve itd.

Nasveti in triki:

• Klici in sporočila
• Opombe in opomniki
• Iskanje v središču pozornosti
• Virtualna namizja

2. Gmail in druge Googlove storitve

Gmail je najpomembnejše orodje pri delu menedžerja in eden glavnih »prejetih predalov«. Tako izgleda moja škatla. Gmail ima v bistvu 3 ubijalske funkcije:

• Bližnjice
• Samodejno filtriranje
• Iskanje

Filtriram vsa dohodna e-poštna sporočila po projektu in po glavnem statusu: A) Zahteva ukrepanje; B) Odgovoru morate slediti. Samodejno filtriranje vam omogoča, da prihranite čas in vse samodejno razvrstite v oznake.

Vidite lahko tudi čisto mapo »Prejeto«. Točno tako bi moralo izgledati večino časa.

3. Wunderlist

Wunderlist - Gmail pomočnik. To je storitev opravila, ki je na voljo na vseh namiznih in mobilnih platformah. Opravila lahko organizira po kategorijah in datumih, pošilja obvestila, izdeluje kontrolne sezname in piše komentarje na opravila, pripenjate pa lahko datoteke. Obstaja funkcionalnost za sodelovanje. Na splošno preprosto orodje, ki ima vse, kar potrebujete.

Takole izgledajo moje današnje naloge.

4. Evernote

Evernote je nadomestilo za beležnico v oblaku. Zelo zmogljivo orodje, ki vam omogoča ne samo pisanje, ampak tudi pripenjanje datotek. Najbolj priročno ga je uporabljati za sestanke in poročila o klicih ter druge pomembne zapise. Na primer takole.

Koledar poskrbi za opomnike dogodkov. Najpomembneje je, da ga povežete s telefonom in drugimi napravami. Nič posebnega.

6. LastPass

LastPass je storitev v oblaku za ustvarjanje in shranjevanje gesel. Spomnim se samo 3 gesel: Last Pass, osebni Gmail in Steam. Vse ostalo je shranjeno v oblaku.

5. Kako začeti

Nekoč sem na eni od konferenc od govornika slišal, kar je bila po mojem mnenju odlična ideja. Rekel je, da so poročila zelo zanimiva, a zelo neuporabna, če se po poročilu ne vrneš domov in ne začneš uporabljati slišanega v praksi.

Kaj storiti zdaj? Poglejte svoj računalnik in se počutite žalostni.

1. Zavihki vs. okna brskalnika

Radi odprete milijon zavihkov in jih pustite za pozneje? To je ogabno. Iskreno si priznajte – do večine ne boste nikoli prišli. Toda brskalnik bo požrl celotno baterijo in RAM. Ponovni zagon bo trajal nekaj minut. In nemogoče bo hitro najti tisto, kar potrebujete.

Ne zadržujte preveč. Uporabite kontekste. Ena naloga - eno odprto okno in minimalno število zavihkov. Ko opravite svoje delo, zaprite okno.

2. Postavite mizo tako, kot je bilo mišljeno

Namizje ni kraj za bližnjice. Da Da!

Windows ima meni Start, OSX ima Spotlight Search. Bolje je, da mapo s prenosi preusmerite na namizje. Delajte samo s tistimi datotekami, ki so trenutno potrebne. Ostalo je v smeteh.

3. Zero Inbox

E-poštna sporočila ne smejo biti v vašem nabiralniku. Samo tiste, ki so se tam pojavile od zadnjega pregleda pošte. Majhne stvari - takoj na delo. Velike - v arhivu in pod oznako "Potrebno je narediti." Kot pravijo, naj bo vaš nabiralnik čist. E-pošto lahko preverite tudi vsakih nekaj ur. Nihče ne bo umrl zaradi tega.

6. P.S.

Za dodatno razsvetljenje:

• Isti članek v video pripovedi na študentski konferenci:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH kanal "Zgodbe iz projektne pisarne"

»Razbistri misli. To je bolj zdravo kot praznjenje želodca."
~Michelle de Montel

Danes bom govoril o čipsu GTD tehnologije ki bo omogočilo lahko dosežete več, se manj utrudite, povečate učinkovitost lastnega dela, zmanjšajo stres in povečajo zadovoljstvo z življenjem.

Ali veste, da vas bo vaša zavest nenehno spominjala na tiste stvari in opravila, ki ste jih mislili narediti, a jih pustite brez nadzora?

Zagotovo v vaših možganih že visi na tisoče nedokončanih nalog, nepredelanih procesov, ki vam žrejo notranje vire, moč, energijo, pa se tega sploh ne zavedate. Vse to ustvarja stres in vam jemlje energijo. Slabše opravljate nove naloge, ker je vaša glava polna starih.

V tem članku govorim o tem, kako si končno zbistriti glavo vseh teh informacij in izboljšati svoje delo in življenje.

Najverjetneje ste že slišali za akronim "GTD", ki pomeni Getting-Things-Done. Ta filozofija ali tehnologija je postala zelo priljubljena deloma zaradi medijske pokritosti. Novinar časnika Guardian je Davida Allena, avtorja filozofije GTD, poklical za človeka, ki je poklican, da naredi red v vesolju.

GTD ni le sistem za upravljanje časa, potreben za zaposlene vodilne menedžerje brez osebnega življenja. To je sistem za optimizacijo in organizacijo ne le dela, temveč razmišljanja, zavesti, daje navodila, kako »očistiti« zavest nepotrebnih duševnih bremen, odpreti prostor za ustvarjalnost, nove ideje in ustvariti psihološke predpogoje za udobno in organizirano delo. Ta sistem je namenjen poslovnežu z milijonom projektov, gospodinji, ki mora skrbeti za otroke in pustiti čas za branje leposlovja, in šolarju, ki se pripravlja na študij.

Kljub temu, da je ta pojav dobro poznan, vsi ne vedo, kaj je in kako lahko pomaga vam osebno. Zato vam bom danes dobesedno povedal, kaj je. Po branju tega članka boste lahko danes vnesli red v svoje življenje in razmišljanje ter skoraj takoj videli pozitivne rezultate teh življenjskih novosti.

Kaj me je spodbudilo, da sem začela urejati svoje zadeve?

Občutki tesnobe in krivde se ne porajajo zaradi preveč dela. Pojavi se samodejno, ko kršite dogovore s seboj.
~David Allen

Nedolgo nazaj sem se soočila s potrebo po urejanju lastnega delovnega urnika, v katerem sem odkrila veliko ozkih grl. Pred približno 10 leti sem zaradi težav s koncentracijo izredno težko opravljal kakršno koli delo dalj časa. Sčasoma sem začel delati na izboljšanju svoje osredotočenosti in discipline. Začela sem se učiti sproščati in... Obrodilo je sadove.

Lahko sem ustvaril svoj projekt, ga promoviral, pustil najeto službo in začel delati zase, kot sem sanjal. Imel sem občutek napredka v smislu dela na sebi, kar je bilo okrepljeno z ostrim kontrastom med mojo sedanjostjo in mojo preteklostjo. Pred časom nisem bil kos študiju na inštitutu in preprostemu najemnemu delu, zdaj pa sem delal disciplinirano v korist lastnega projekta in ljudi, ki koristijo, delal dan za dnem, neodvisno in ne "pod pritiskom" ”.

Šele takrat sem opazil, da to ni meja. Občutek uspeha mi je začasno prikril težave, ki so se pojavile pri organizaciji dela.

Imam najrazličnejša dela: pisma po pošti, članke na spletni strani, komentarje, delo s študenti tečaja “BREZ PANIKE” itd. in tako naprej. Vse to zahteva dobro organizacijo. O njegovi odsotnosti sem ugotovil iz dejstva, da se je v pošti nabralo veliko neprebranih pisem, vendar označenih kot "pomembno". Wordove datoteke z »načrti za 2015« in »nalogami za februar 2016« so bile raztresene po trdem disku. V predalih so bili zvezki z zapiski, idejami in spet opisi nalog, ki jih moram opraviti. Ni treba posebej poudarjati, da sem zelo redko odprl te datoteke in pregledal te sezname. In to se ni zgodilo toliko zaradi mojega pomanjkanja discipline, ampak zato, ker je vse skupaj imelo nekakšen neroden videz, kar je povzročilo notranji občutek nesmiselnosti vseh teh vaj načrtovanja.

Spoznal sem, da še vedno nimam časa narediti veliko, čeprav bi lahko naredil več.

Na splošno poskusi, da bi naredili organiziran seznam nalog in, kar je najpomembneje, sledili temu, vedno znova niso uspeli.

Seveda sem opravil nujne dnevne naloge, hkrati pa sem čutil, koliko »opravil« in »idej« je v negotovosti. Vse to je povzročilo manjše zadovoljstvo pri delu. Bili so dnevi, ko sem si dovolil predčasno končati. Šel sem ven, se usedel na kolo, a namesto da bi užival v prostem času, ki ga ne bi imel, če bi delal v pisarni, me je preganjal občutek, da nečesa nisem naredil, da nisem nekaj uspelo. V mojih mislih so se začela pojavljati perfekcionistična stališča: "Moral bi narediti več", "Ne delam dovolj". Vendar sem razumel, da ni problem v količini dela, ampak v njegovi organizaciji.

Zato sem se odločil, da začnem urejati svoj celoten delovni prostor. Vzel sem odlično knjigo Davida Allena Getting Things Done. O sistemu GTD sem slišal že dolgo časa, a šele zdaj sem se odločil, da ga pogledam pobližje.

Kaj je GTD?

»Nedokončan posel pravzaprav ostane nedokončan na dveh mestih: v resnici in v vaši glavi. Nedokončani posli v tvoji glavi posrkajo energijo tvoje pozornosti, ker preganjajo tvojo vest.«
~Brahma Kumaris

Ko sem prvič dobil to knjigo, sem pričakoval, da bom v njej prebral nekaj banalnih nasvetov za upravljanje časa, ki sem jih videl v drugih virih, npr. »razdeli stvari na pomembne in nepomembne«, »delegiraj, kar se da delegirati«.

“Recimo, pred desetimi leti ste si obljubili, da boste pospravili svojo omaro, danes pa tega niste storili ... lahko rečemo, da ste v tem primeru čistili omaro 24 ur na dan zadnjih 10 let!”

Toda avtor govori o tem standardnem pristopu »upravljanja časa« kot o omejenem in v mnogih pogledih neučinkovitem. Všeč mi je bilo, da David Allen ne obravnava več premislekov "učinkovito delo", in do možnosti in omejitve človeške zavesti. Organizirati lastne zadeve tako, da niso v nasprotju s posebnostmi našega mišljenja. Pristop GTD v celoti temelji na spoznanjih o tem, kako naši možgani delujejo, kako kopičijo informacije in kako obdelujejo nerešene probleme.

Najosnovnejša psihološka predpostavka te filozofije je dejstvo, da naši možgani vse življenjske naloge, pa naj gre za dokončanje pomembnega projekta ali potovanje v samostan na tečaj meditacije, zaznavajo kot nerazrešene in jih hranijo v spominu, kar povzroča duševni stres, če teh nalog ne formaliziramo v obliki posebnih naslednjih akcij v okviru zunanjega sistema za shranjevanje informacij.

Naj vas ne skrbi in tega odstavka ne preberite znova! Zdaj bom pojasnil, kaj vse to pomeni. Dober primer je podan v sami knjigi »Getting Things in Order«. Recimo, pred desetimi leti ste si obljubili, da boste pospravili svojo omaro, danes pa tega niste storili. Kako so vaši možgani shranjevali in obdelovali informacije o tej nalogi vseh teh deset let?

Dejstvo je, da so psihologi prepričani, da naša zavest v kontekstu postavljanja nalog nima predstav o preteklosti in prihodnosti. Te ideje obstajajo le konceptualno, niso pa prisotne v samih algoritmih za obdelavo informacij znotraj zavesti.

Če si obljubite, da boste naslednji teden odpeljali avto na servis in se hkrati trudite ohraniti to zavezo v spominu, potem bo vaš um verjel, da bi moral to storiti takoj, vas danes nenehno opozarja na to. In jutri bo tudi štelo enako.

Naloga bo vsak dan v statusu »potrebna je takojšnja rešitev«, dokler ne odidete v servisni center.

Če se vrnemo k primeru razmetane omare, v tem primeru čistite svojo omaro 24 ur na dan zadnjih 10 let! Vaša zavest je to nalogo obravnavala kot nedokončano in ji pustila mesto v vašem spominu, kar je povzročilo napetost in nezadovoljstvo zaradi nedokončanega dela.

In da sprostite svoj spomin in osvobodite svoj um nedokončanih procesov, katerih opomniki porabljajo vaše miselne vire (tako kot procesi v ozadju v računalniku porabljajo procesor in pomnilniške vire, zaradi česar je stroj počasnejši), morate narediti dve ključni dejanji.

1. Prenesite nalogo iz notranjega pomnilnika (vaših možganov) v zunanji pomnilnik (vaš računalnik, prenosnik, tablica, telefon)
2. Odločite se, kaj bo naslednje konkretno dejanje v zvezi s trenutno nalogo. Na primer, globalna naloga "popravi avto" je lahko sestavljena iz številnih preprostih dejanj. Prvo dejanje je lahko: "poiščite ustrezne rezervne dele na internetu."

V tem primeru bo vaša zavest sprostila notranji spomin in vas nehala nenehno opominjati, česa še niste storili. Navsezadnje ste vsa ta opravila prenesli v zunanji sistem.

To so načeloma ključne točke tehnologije GTD, na katerih vse sloni. Če razumete to načelo, potem že imate splošno razumevanje, kaj je GTD. To je sistem učinkovitega vodenja poslov, ustvarjanja idej, ki sloni tako na zunanji organizaciji opravil v okviru evidenc, koledarjev, sistemov opominjanja kot na notranji optimizaciji dela zavesti.

Poleg tega sta ti dve ravni med seboj povezani. Zunanji red služi kot predpogoj in orodje za organizirano in »čisto« zavest. In jasen um vam omogoča, da delate učinkoviteje* in se manj utrujate.

(*Čeprav uporabljam besedo »delo«, se ne nanaša izključno na poklicne dejavnosti. V tem kontekstu se delo nanaša na kakršen koli posel. Načrtovanje dopusta je tudi delo. Tako kot razmišljanje o problemu odnosa z drugimi pol).

Nasvet 1 – Odločite se, kaj bo naslednje dejanje

"Ko načrtujete svojo aktivnost (implementacijsko namero) in se odločite, katera dejanja boste izvajali v kakšnem kontekstu, se skoraj samodejno prilagodite želenemu vedenju, namesto da bi strnili vso voljo v pest in se prisilili, da nekaj storite."
~D. Allen

Če bereš knjigo "Kako spraviti stvari v red", potem boste razumeli, da je to preprosto najbolj zlato pravilo. Avtor se k njemu nenehno vrača. Poleg tega je obseden z učenjem celega sveta, naj razmisli o naslednjem dejanju!

Da, pravilo je pomembno, a potreben je čas in disciplina, da postane navada.

Dejstvo je, da o problemih praviloma govorimo na splošno in abstraktno. »Poskrbeti moramo, da se otrok bolje uči«, »Moram postati bolj miren, da bi manj sodeloval v konfliktih«. Seveda morate imeti v mislih celotno sliko, a če želite stvari pripeljati do konca, se morate premakniti na naslednjo raven načrtovanja, namreč razmisliti o naslednjem dejanju.

V primerih, ki smo jih obravnavali, je to lahko:

• »Na internetu poiščite članke o razvijanju volje, discipline in boju proti lenobi. Ali pa v knjigarni poiščite knjigo na to temo.«
• "Preberite, katere sprostitvene tehnike obstajajo."
• "Načrtujte čas za pogovor s sinom o njegovih akademskih težavah."

Ni nujno, da je naslednje dejanje fizično. "Razmisli, ali moram sploh na faks" je tudi akcija. Lahko samo razmišljate o nalogi, ni vam treba začeti. A že s tem korakom boste sprostili del svojih možganov.

Ne moremo rešiti vseh težav v našem življenju. Zato je pomembno razumeti, da je odločitev, da ne storite ničesar, tudi odločitev.

Ta dogodek vam omogoča, da ne le razbremenite misli, ampak se tudi napolnite z motivacijo. Mnoge naloge, ko si jih zamislimo v mislih, se zdijo nemogoče ali zelo težke. "O moj bog, razstaviti bom moral celotno poletno kočo, to je delo brez konca!" Vendar ga bomo veliko lažje zagnali, če bomo začrtali načrt v obliki naslednjih dejanj: "Poiščite potrebna orodja na internetu". To je lažje, kajne? In ko bomo to storili, bomo občutili zadovoljstvo, da smo korak bližje končnemu cilju.

Nasvet 2 - Prenos v zunanji sistem

Kot se morda spomnite iz tega članka, zanašanje na spomin ni samo nezanesljivo, ampak tudi neučinkovito v smislu uporabe virov vaših možganov. Zato David Allen močno priporoča, da vse naloge premaknete v zunanji sistem, da sprostite pomnilnik.

Zunanji sistem je lahko tablica, telefon, beležnica, računalnik, prenosnik. Vsak primeren medij, s katerim lahko delate.

Mimogrede, tako izgleda moj seznam opravil po predhodni obdelavi. Od tam sem odstranil veliko nepotrebnih stvari, stvari, ki sem jih že naredil ali se odločil, da jih sploh ne bom naredil. To pomeni, da je bil na prvi stopnji in pred uporabo "pravila dveh minut" (več o tem spodaj) veliko večji.

Ne bi škodilo reči, da mora biti seznam opravil organiziran, priročen in dostopen od koder koli in kadar koli. Potrebujem ga Bodi na tekočem in po potrebi spremenite. Moraš stopiti v stik z njim da z njim preverite napredek vaših projektov.

(To je, ne tako kot zame (in morda tudi za vas): kupi listov in zvezkov na različnih mestih v mojem delovnem prostoru, ki se jih nisem nikoli dotaknil.)

In seveda!!! Vsako nalogo si zapišite kot naslednje dejanje!

Nasvet 3 – Organizirajte naloge glede na kontekst

»Ni treba veliko moči, da nekaj narediš. Potrebno je veliko več truda, da se odločimo, kaj storiti.”
~ David Allen

Nisem opazil, da bi knjiga dala kakršen koli neposreden nasvet o tem, kako prednostno razvrstiti naloge. David Allen je prepričan, da pomen različnih nalog za našo zavest ni tako kritičen, saj tako velike kot majhne skrbi zavzemajo prostor v naši zavesti in moramo opraviti vse (ali se odločiti, da jih ne bomo). Neopravljena trivialna naloga, informacije o kateri so shranjene v mislih, vas lahko odvrne od bolj "pomembnih" zadev. Vendar pa zagotavlja odlično metodo za organiziranje nalog glede na kontekst ali raven energije.

Nekoč sem do te metode delno prišel sam intuitivno, potem pa sem nanjo pozabil, ker je nisem formaliziral in mi ni prešla v navado. Na primer, obstaja velik seznam nalog. Nekatere naloge zahtevajo veliko energije za dokončanje.

Zame so to »Odzivi na komentarje in podpora študentom«, »Članki«.

Nekaterim ni dovolj, na primer "plačilo gostovanja", "delo z elektronskimi računi". To zlahka naredim, ko nimam dovolj časa za članke.

Odločitve o "kaj naj naredim sedaj" Prvič, vzeli so mi veliko energije, drugič pa so negativno vplivali na mojo motivacijo. Nisem mogel najti dejavnosti, ki bi najbolj ustrezala moji ravni energije, in posledično sem pustil službo in delovnik končal z razvpitim občutkom, da nekaj nisem dosegel. Zdaj, če imam malo moči in veliko časa, lahko preprosto opravljam delo, ki ne zahteva veliko energije. Lahko samo pogledam seznam z naslovom "nizka energija" in narediti nekaj iz tega. Vse genialno je preprosto!

Seznam opravil lahko organizirate tudi glede na kontekst, na primer “za računalnikom”, “v trgovini” itd. V knjigi je predstavljenih še veliko drugih načinov organiziranja.

Čip 4 - "Pravilo dveh minut"

Precej preprosto, a izjemno učinkovito pravilo. Če svoje naloge organiziramo v seznam opomnikov, bomo morda preobremenjeni zaradi velikosti seznama. Na srečo obstaja dober in enostaven način, da ga temeljito očistite.

Ni treba zapisati: "Odgovorite na prijateljsko pismo, ko imate prosti čas", če vam ta odgovor vzame manj kot 2 minuti!

Samo odgovorite takoj in osvobodite svoj um in seznam opravil te zadeve. Ko sem po prebrani knjigi D. Allena začela čistiti svoj nabiralnik, sem tam odkrila veliko neodgovorjenih pisem. Seveda sem jih nekoč odkljukal med pomembne naloge, potem pa sem nanje pozabil.

Posledično sem po opravljenem pregledu odgovoril na veliko starih pisem in ni mi vzelo toliko časa. Nekateri moji bralci so po enem letu prejeli moj odgovor! Prosim, ne zamerite mi, to je posledica prenatrpanega poštnega predala in slabe organizacije. Zdaj poskušam odgovoriti takoj, če razumem, da bo postopek branja in obdelave pisma trajal vsaj 5 minut. 2 minuti nista strogi, naj si vsak določi najdaljši čas.

Na splošno je "pravilo dveh minut" formulirano takole. Če med obdelavo seznama opravil najdete nekaj, kar vam bo vzelo manj kot 2 minuti, to preprosto storite.

Namig 5 – Zapišite ideje

Zagotovo ste opazili, da se vam najboljše ideje o vašem delu porodijo, ko ne delate! Zato D. Allen svetuje, da imate vedno pri roki nekaj, kar vam bo pomagalo shraniti ideje: beležko, elektronsko tablico itd. Bistvo tukaj ni le v tem, da vam bo pomagalo, da ne pozabite dragocenih idej in osvobodilo vaš spomin informacij. Da, tudi to je pomembno.

Allen verjame, da "forma določa načela." Po njegovem mnenju oseba "Morda obstaja podzavestna nenaklonjenost razmišljanju o čemer koli, ker nimate prostora za zapisovanje idej."

To sem preizkusil na sebi. Ko sem potoval po Indiji, sem vedno imel s seboj bodisi beležko ali telefon, da sem lahko zapisoval misli in zamisli. In moja zavest je preprosto bruhala z njimi. Svoje misli sem zapisoval med tresenjem na sedežih indijskih vlakov, na vrhovih slikovitih hribov, v ruševinah starodavnih templjev, ležanju pod soncem ali pod ventilatorjem v hotelski sobi.

Pomirjen sem bil, prvič, zaradi dejstva, da sem imel kam zabeležiti ideje, ki so se pojavile, in, drugič, zahvaljujoč dejstvu, da mi idej ni bilo treba na vso moč ohranjati v spominu, vedel sem, da lahko vedno se vrniti k njim.

Seveda ni pomembno le, da si ustvarite navado zapisovanja svojih idej, temveč ta seznam redno pregledujete.

Mimogrede, zdaj si citate in dragocena pravila drugih ljudi tudi zapisujem, namesto da bi jih poskušal ohraniti v spominu.

Nasvet 6 – Ne ločujte življenja in dela

"Nezbrana odprta vprašanja so izenačena v smislu napetosti, ki jo povzročajo, in pozornosti, ki jo zahtevajo."
~David Allen

Kot sem že napisal, za naše možgane med nalogami ni velike razlike: "dokončati delovni projekt", "razpravljati o problemu v odnosu z ženo". Obe nalogi okupirata naš spomin in porabljata mentalne vire, ne glede na to, kje smo, v pisarni, doma ali na dopustu.

In praktični zaključek tega načela je zame postal veliko odkritje. Prej, ko sem prišel v službo, sem razmišljanje o osebnih in življenjskih težavah odložil na pozneje. »Konec koncev, zdaj delam! Zaposlen sem!"- Mislil sem.

A v resnici mi lahko dejstvo, da te naloge »visijo« v mislih, onemogoča zbrano in učinkovito delo (tu mislim na delo v običajnem pomenu, kot poklicno dejavnost). In najslabše, kar lahko naredimo, je, da jih pustimo na cedilu. Zato je včasih smiselno rešiti kakšne nujne družinske zadeve, rutinske naloge, celo razmisliti o »filozofskih vprašanjih«, ki vas res mučijo, preden sedete v službo.

Jasno je, da so tukaj težave. Lahko se tako dolgo potopiš v to razmišljanje, da nikoli ne začneš delati. Zato je treba k temu načelu pristopiti previdno in zavestno. Druga dobra rešitev bi bila, da na svoj seznam opravil zapišete: "razmisli o smislu življenja" in osvobodite svojo glavo opomnikov na to.

Nasvet 7 – Koristi psihoterapije

"Brezplodno in neskončno ponavljanje misli v vaši glavi zmanjšuje sposobnost analiziranja in ukrepanja."
~David Allen

Nisem mogel kaj, da ne bi razmišljal o uporabi te tehnologije na področju psihologije in psihoterapije, preprečevanju nevroz, obsesivnih stanj in destruktivnih odnosov.

Obstajajo različne metode, kako se znebiti obsesivnih, negativnih misli. Nekateri psihologi priporočajo, da se takšne misli podvržejo skrbni logični analizi. Drugi uporabljajo pomirjujoče in realistične afirmacije.

Čeprav te pristope uporabljam v svoji praksi pomoči ljudem z napadi panike, razumem, da so zmožnosti naše logike v stanju tesnobe in panike zelo omejene in vedno obstaja možnost, da se bo taka analiza obrnila proti kdo ga uporablja. Zato v bistvu priporočam le potrpežljivo neodzivanje na vsiljive misli.

Mislim pa tudi, da je načelo »prepoznaj naslednje dejanje« in »osredotočenost na cilj« zelo dobro uporabiti v zvezi z vsiljivimi mislimi in negativnimi odnosi.

Recimo, da trpite za hipohondrijo.

Misliš: "Imam grozno in smrtonosno bolezen."
V redu, zdaj pomisli: "Kaj je naslednje dejanje?"
»Verjetno bi morali iti na pregled. Ampak ta teden sem že bila pri zdravnikih, testi niso pokazali nič slabega!«
Vse se je postavilo na svoje mesto, kajne?

Ali pa imate socialno fobijo:

"Ljudje me ne sprejemajo, sem ničvredna oseba"

Kaj je naslednje?

"Delal bom na izboljšanju svojih socialnih veščin in začel bom z ..." ali/in »Naučil se bom sprejeti sebe takšnega, kot sem, in začel bom z ...«. Najpogosteje sta tako prva kot druga spretnost potrebni v kombinaciji za reševanje težav dvomov vase, socialne anksioznosti itd. Oblikovanje vašega naslednjega dejanja vas ne bo le postavilo na cilj, ampak tudi pokazalo, da je cilj mogoče doseči!

In tudi če to ni mogoče, bo naslednji ukrep: »Ničesar ne bom naredil glede tega problema. Ker se ne da popraviti. Če je tako, zakaj razmišljati o tem?«

Ta pristop vam bo pomagal razmišljati ne o problemu, ampak o njegovi rešitvi! Zaskrbljeni, sumničavi, nemirni ljudje so pogosto zelo osredotočeni na težave. “Imam malo prijateljev”, “strah me ne zapusti”, “vsi mislijo slabo o meni” itd. Postavljajo več vprašanj: »zakaj« kot »kaj narediti glede tega«, kar ustvarja samo novo tesnobo in občutek nemoči.

Toda vprašanje je: "kaj je naslednje dejanje?" vas takoj postavi na pot rešitve problema (ali odločitve, da ne storite ničesar), kar lahko osvobodi vašo glavo celega kupa negativnih, nesmiselnih misli o problemu. Na splošno poskusite!

Kaj lahko dosežete z GTD?

"Težava ni v pomanjkanju ustvarjalnosti, temveč v odstranjevanju ovir za naravni pretok ustvarjalne energije."
~David Allen

Uporaba metodologije GTD daleč presega izboljšanje učinkovitosti dela. Zato boste z uveljavitvijo vsaj nekaterih vidikov tega pristopa v praksi izkusili ne le večjo produktivnost, ampak tudi večjo jasnost zavesti. Namen tega sistema ni samo, da delate bolje, ampak da osvobodite vašo glavo nepotrebnih misli o delu in nedokončanih nalogah. Tako, da zlahka opustite misli o tem, česar ne morete spremeniti, ali da imate pripravljeno rešitev za tisto, kar potrebuje vaše ukrepanje.

Ste razmišljali, da bi prebrali knjigo o produktivnosti in pravilnem načrtovanju svojega časa?Knjiga, o kateri bomo danes govorili, vas bo obogatila ne le z novimi informacijami, ampak vam bo dala tudi pravi zagon za ukrepanje. Avtor David Allen. Produktivnost brez stresa je mogoča s SISTEMOM GTD, pravi avtor. KNJIGA BO UPORABNA VSEM, ki že dolgo čakajo na ureditev svojih zadev, tako v službi kot v zasebnem življenju.

David Allen v svoji knjigi Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ponuja edinstven sistem za organiziranje stvari.

To ni klasično upravljanje s časom, ampak sistem, da vse stvari pripelješ do konca - Dokončanje stvari (GTD).

• Kaj storiti, če nimate časa ničesar postoriti, imate živce na robu, grabite za eno ali drugo stvar, a vedno kaj pomembnega zamudite?
• Kako biti poslovno učinkovitejši, a se kljub temu znati sprostiti?
• Kako »ukrotiti« svojo rutino?
• Kako se naučiti ločiti nepomembne stvari od pomembnih ter si pravilno zastaviti cilje in razdeliti prioritete?
• Kako delati s prejetimi informacijami in nalogami?

Knjiga Davida Allena Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity vam bo pomagala poiskati odgovore na vsa ta in mnoga druga vprašanja.

Nova različica knjige (2015), spremenjena tako, da upošteva današnjo realnost sveta informacijske tehnologije.

Enostavna orodja, opisana v knjigi, ne le omogočajo doseganje učinkovitosti, ampak vas tudi naučijo, kako ne preobremeniti svojih možganov z različnimi motnjami in mislimi.

Tudi o navadah je bilo tukaj veliko povedanega, saj za implementacijo sistema GTD v praksi potrebujete

David Allen. Produktivnost brez stresa je dostopna vsem

Glavna ideja knjige:

Razbremenite svoje možgane. Jasnost zavesti in urejene misli so pomembne za popolno koncentracijo in produktivnost.

Nehajte nalagati misli eno na drugo, jih žvečiti, se nenehno vračati k njim in na koncu ne sprejemati nobenih odločitev.

Kaj storiti?

Če želite to narediti, morate sezname "prenesti" iz glave na zunanji medij. Ko se možgani ne bodo več zadrževali teh podatkov, bodo prenehali skrbeti in se bodo lahko osredotočili na dejansko nalogo.

Misli vam bodo nenehno rojile po glavi kot nemirne čebele, dokler ne najdejo svojega panja. Ko vam glavo polnijo različne misli, o kakšni produktivnosti lahko govorimo?

Glavno pravilo Davida Allena je, da je treba vsako misel zapisati in odložiti na polico v nabiralniku.

»Prejeto« so vse dohodne ideje, potrdila, opomniki, zapiski s sestanka itd.

Knjiga opisuje jasen algoritem za delo s temi informacijami.

Sledim.

To je model naravne metode načrtovanja.

Ko se odločate,

Kaj storiti?

1. Razmislite o rešitvi, ki sledi diagramu:

• zakaj potrebujem to?
• kakšen rezultat potrebujem (kaj bi se moralo zgoditi);
• predstavljajte si svoj uspeh.

2. Naslednja nevihta možganov, ustvarjanje idej, usmerjenih v želeni rezultat. Ideje je treba zapisati, ne takoj oceniti primernosti, ampak zapisati vse, kar vam pade na pamet. Tukaj je pomembna količina, ne kvaliteta.

3. Nato izberemo najboljše ideje, Združimo jih in organiziramo v eno shemo. Lahko ga preprosto napišete ročno na papir ali v storitvi, kot je Xmind.

4. Določite naslednje specifično dejanje za vsako idejo.

5. Naredimo to.

Vaš um gre skozi pet korakov, da dokončate skoraj vsako nalogo: opredelitev cilja in načinov za njegovo dosego, vizualizacija rezultata, nevihta možganov, organiziranje pridobljenih rešitev in določanje naslednjih dejanj. - David Allen

Metodologija GTD in David Allen - produktivnost in smiselnost v vsem!

Metodologija GTD - to navodilo za tiste, To ni le organiziranje in načrtovanje stvari, povečanje produktivnosti in storilnosti, ampak tudi temeljna rešitev, kako smiselno opraviti vse naloge, hkrati pa ohraniti (in to je pomembno!) psihično dobro počutje. Poleg tega to ne velja samo za delo, ampak tudi za osebno življenje.

To tehniko lahko uporabi absolutno vsak.

Sama knjiga je sestavljena iz treh delov.

Prvi del je kratek pregled sistema ter razlaga njegove edinstvenosti in ustreznosti.

V drugem delu- principi sistema, kot tudi njihova postopna uporaba v vsakdanjem življenju.

Tretji del- to so rezultati, ki jih lahko dosežete, če ta sistem implementirate v osebno življenje in delo.

Sistem GTD je tesno povezan z . In kot so znanstveniki že dokazali, jih je mogoče usposobiti in izboljšati.

Eden od razpoložljivih načinov za TRENIRANJE MOŽGANOV, vzdrževanje njihovega normalnega delovanja in razvoja so možganski simulatorji. Učite se lahko BREZPLAČNO >>>Brezplačni simulatorji storitve Vikium

Kognitivne (kognitivne) funkcije vključujejo: spomin, mišljenje, pozornost, zaznavanje, inteligenco, govor.

Vse zgoraj naštete sposobnosti so povezane z možgansko aktivnostjo. Zato z nezadostnim razvojem možganov, z motnjami v njegovem delu kakovost kognitivnih funkcij zmanjša. Opazno zmanjšanje kakovosti imenujemo kognitivna motnja (oslabljenost).

Kognitivne motnje negativno vplivajo na človekove dosežke na različnih področjih njegovega življenja: vsakdanjem, vsakdanjem, izobraževalnem, poklicnem, socialnem.

Zato je pomembno trenirati svoje možgane v kateri koli starosti.

David Allen - produktivnost z osebnimi spoznanji

Knjiga je izjemna tudi po tem, da v njej niso samo suhoparni avtorjevi sklepi in formulacije, ampak tudi veliko »živih« primerov.

Kaj je mišljeno?

Celotno bistvo vaše metodologije GTDDavid Allen razkriva in demonstrira in primeri situacij, sestankov in posvetov z mojimi strankami.

Prikaže težave ljudi in podjetij, razkrije njihove napake in korenito spremeni situacijo na bolje ter pokaže, kako upravljanje s časom dejansko deluje Dokončanje stvari (GTD) pomaga in se naučite živeti brez stresa.

Dokončati delo, GTD(prevedeno iz angleščina  - »opravljati stvari«, vendar pogosteje in napačno - »kako spraviti stvari v red«) - tehnika za povečanje osebne učinkovitosti, ki jo je ustvaril David Allen in jo opisal v istoimenski knjigi, katere prva izdaja je izšla leta 2001 in je bila prevedena v 23 jezikov.

GTD temelji na načelu, da naj človek osvobodi svoj um pomnjenja trenutnih nalog (izjeme so v primerih, ko je več nalog na različnih projektih medsebojno povezanih) s prenosom samih nalog in opomnikov nanje na zunanji medij. Tako se človeški um, osvobojen pomnjenja, kaj je treba storiti, lahko osredotoči na opravljanje samih nalog, ki morajo biti vnaprej jasno opredeljene in oblikovane (»kaj je naslednje dejanje?«). V nasprotju s splošnim prepričanjem se GTD ne nanaša na upravljanje s časom, saj ga kritizirajo zaradi ozke osredotočenosti in omejene učinkovitosti.

Enciklopedični YouTube

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) Davida Allena - Povzetek in pregled animirane knjige

✪ DAVID ALLEN - KAKO OPRAVITI STVARI - 1/2 del | London Real

✪ Povzetek Getting Things Done David Allen (prejmite PDF s povzetkom knjige na spodnji povezavi)

✪ Getting Things Done David Allen (Studijski zapiski)

✪ POSTANITE ORGANIZIRANI V 3 TEDNIH Z GTD - 1. KORAK!

Podnapisi

Razširjenost

1. zbirka;
2. zdravljenje;
3. organizacija;
4. pregled;
5. dejanja.

Allen uporablja analogijo "nadmorske višine", da ponazori svoj drugi večji model - šeststopenjski model pregleda uspešnosti, da vidite perspektivo nalog in zadolžitev. Naraščajoča vrstica:

1. Trenutni dogodki;
2. tekoči projekti;
3. obseg nalog;
4. prihodnja leta (1-2 leti);
5. petletna perspektiva (3-5 let);
6. življenje.

Če se dvignete iz ptičje perspektive, si lahko vsakdo ogleda »veliko sliko« svojih zadev.

Allen priporoča tedenski pregled na različnih ravneh. Vpogled, pridobljen s temi pregledi, omogoča upravljanje osebnih prioritet, ki nato dajejo prednost, ali in kdaj dokončati določene naloge in dodelitve, zbrane med postopkom upravljanja poteka dela. Med tedenskim pregledom oseba analizira kontekste nalog in jih razporedi v ustrezne sezname. Primeri združevanja podobnih nalog vključujejo izdelavo seznama potrebnih telefonskih klicev ali seznama opravkov, ki jih je treba opraviti v centru. Pravila za ustvarjanje kontekstualnih seznamov se lahko določijo s prisotnostjo orodja ali prisotnostjo osebe/skupine, s katero je treba nekaj razpravljati ali predstaviti.

Allen poudarja, da prva dva modela zadostujeta za pridobitev nadzora in vizije pri večini nalog in projektov. Vendar pa obstajajo primeri, ki zahtevajo globlji premislek in razmislek. Za to se uporablja tretji glavni model - naravna metoda načrtovanja. Medtem ko se pri upravljanju delovnega toka naredi " horizontalno ostrenje" o izvajanju posameznih nalog, po naravni metodi načrtovanja se izvaja " vertikalno ostrenje»o načrtovanju projektov in razmišljanju o temah. Model načrtovanja je sestavljen iz 5 stopenj:

1. opredelitev namena in načel;
2. vizija želenih rezultatov;
3. organizacija;
4. določitev naslednjega posebnega dejanja.

GTD olajša ta proces s shranjevanjem, sledenjem in uporabo podrobnih informacij, povezanih z nalogo, ki se izvaja. Allen je predlagal, da je veliko neuspehov, ki jih doživimo, povzročilo nezadostno »vnaprejšnje« načrtovanje (to je, medtem ko še vedno ugotavljamo, kaj je treba doseči in katera posebna dejanja so potrebna za to). Pomembno je, da o tem razmišljate vnaprej in ustvarite zaporedje dejanj, ki jih je mogoče dokončati, ne da bi se vrnili k načrtovanju. Allen trdi, da je "sistem opominjanja" našega uma neučinkovit in nas redko opomni na to, kaj bi morali in lahko storimo v danem trenutku in na določenem mestu. Zato lahko informacije o »naslednjih specifičnih dejanjih«, ki so kontekstualno povezane z danim trenutkom in krajem, služijo kot zunanja podpora, ki zagotavlja, da si damo prave opomnike ob pravem času. Ker GTD temelji na vzdrževanju dodatnih zapisov, ga lahko štejemo za implementacijo znanstvenih teorij porazdeljene kognicije in razširjenega uma.

Kratek opis GTD iz Allenove knjige Ready for Anything:

Izbij vse iz glave. Odločite se o potrebnih dejanjih, ko se pojavi naloga - ne, ko zahteva nujno prekinitev. Organizirajte opomnike o svojih projektih in načrtovanih dejavnostih v ustrezne kategorije. Vzdržujte ta sistem, ga dopolnjujte in pregledujte tako pogosto, da boste v prihodnje lahko zaupali celo svoji intuitivni izbiri dejanja (ali neukrepanja).

Načela

Osnovna načela GTD:

Zbirka

Produktivnost brez stresa se začne s procesom razbremenitve uma, ki je sestavljen iz fiksiranja vsega bolj ali manj pomembnega na papirju ali drugem mediju – kar Allen imenuje košara: fizični poštni predal, elektronski poštni predal, diktafon, prenosni računalnik, žepni računalnik ali kombinacija naštetega. Bistvo je, da vse bolj ali manj pomembno spraviš iz glave na primeren medij za poznejšo obdelavo. Vse zabojnike je treba izprazniti (obdelati) vsaj enkrat tedensko. Allen ne vztraja pri kakšni posebni metodi zbiranja, poudarja pa pomen rednega praznjenja košare. Vsaka lokacija za shranjevanje (fizična, e-pošta, magnetofon, prenosni računalnik, dlančnik itd.) je sprejemljiva, če se redno obdeluje.

Zdravljenje

Voziček je obdelan strogo v skladu z naslednjim algoritmom.

1. Začnemo z zgornjim elementom košare.
2. Delamo en element naenkrat (in nikoli ničesar ne vrnemo nazaj)
   • Če element zahteva dejanje:
     • Naredite to (če traja manj kot dve do pet minut), ALI
     • To prenesemo na nekoga, ALI
     • Pustimo to na stran.
   • Če element ne zahteva dejanja:
     • To pustimo v referenčnih informacijah, ALI
     • Zavrzite stran ALI
     • Na seznamu "morda nekoč".

Če dejanje traja manj kot dve do pet minut, ga je treba izvesti takoj. Pravilo dveh minut temelji na približnem času, ki je potreben za uradno odložitev dejanja.

Organizacija

Če želite slediti elementom, ki čakajo na pozornost, Allen priporoča uporabo nabora seznamov.

• Naslednja dejanja- Za vsak element, ki zahteva pozornost, se odločite, katero je naslednje dejanje, ki ga je mogoče fizično izvesti. Na primer, če obstaja element »Napiši poročilo o projektu«, bi lahko bilo naslednje dejanje: »Napiši pismo Mihailu s predlogom za sestanek« ali: »Pokliči Marino, da izveš zahteve za poročilo.« Čeprav lahko element zahteva kar nekaj korakov in dejanj, bo vedno nekaj treba narediti najprej in ta korak bi moral biti opisan na naslednjem seznamu dejanj. Zaželeno je, da so ti koraki organizirani glede na kontekst, v katerem jih je mogoče izvesti (na primer »v pisarni«, »po telefonu« ali »v trgovini«).
• Projekti- Vsaka odprta zanka v življenju ali delu, ki zahteva več kot eno fizično dejanje za dosego cilja, postane projekt. Projekte je treba redno spremljati in pregledovati, da se zagotovi, da je z vsakim projektom povezana naslednja aktivnost, tako da se projekt premika naprej.
• Odloženo- Ko je bilo dejanje preneseno na nekoga ali ko se pričakuje nek zunanji dogodek, preden se lahko projekt nadaljuje, se to spremlja v sistemu in občasno preverja, ali je potrebno dejanje ali je treba poslati opomnik.
• Nekoč/morda- Stvari, ki bodo narejene na neki točki, vendar ne zdaj. Na primer, »učite se kitajščine« ali »priredite zabavo ob bazenu«.

Koledar je pomemben za spremljanje sestankov in nalog; vendar Allen priporoča, da je koledar rezerviran samo za tiste stvari, ki jih je treba opraviti do določenega roka, ali za sestanke in opravke z določenim časom in krajem. In stvari bi morale biti zabeležene na seznamih naslednjih dejanj, ne v koledarju.

Zadnja ključna organizacijska komponenta GTD je dokumentni sistem. Dokumentni sistem mora biti enostaven, preprost in zanimiv. Tudi en sam kos papirja, če je potreben za referenčne namene, naj dobi svojo mapo, če obstoječe mape niso primerne zanj. Allen ponuja enodimenzionalen, abecedno organiziran sistem za shranjevanje dokumentov za hitro in preprosto pridobivanje potrebnih informacij.

Pregled

Seznami dejanj in opomniki bodo malo koristni, če jih ne pregledamo vsaj vsak dan ali čim pogosteje. Glede na čas, energijo in vire, ki so trenutno na voljo, morate najti najpomembnejšo nalogo, ki jo je mogoče opraviti takoj, in jo opraviti. Če imate navado odlašati, boste na koncu opravljali preproste naloge in se izogibali težkim. Če želite rešiti to težavo, lahko izvajate dejanja s seznama enega za drugim, podobno kot se obdeluje voziček. GTD zahteva vsaj tedenski pregled vseh dejavnosti, projektov in čakajočih elementov, da se zagotovi, da so vse nove naloge ali prihajajoči dogodki vneseni v sistem in da je vse posodobljeno.

Dejanja

Vsak organizacijski sistem je neuporaben, če porabi preveč časa za organizacijo nalog, namesto da bi jih fizično opravil. Kot trdi David Allen, če je tak sistem preprost za izvajanje potrebnih dejanj, bo oseba manj nagnjena k temu, da bi jih odložila ali postala "preobremenjena" s preveč "odprtimi zankami".

Sredstva in tehnike

43 map

Allen predlaga, da dokumente organizirate s sistemom, imenovanim "43 map". Uporablja se dvanajst map, ena za vsak mesec, dodatnih 31 map pa se uporablja za vsak dan naslednjih 31 dni. Mape so organizirane tako, da uporabnika spomnijo na dejavnosti, ki jih mora ta dan opraviti.

Mape in registratorji

Allen v svoji knjigi omenja, da je za enostavno iskanje in strukturiranje informacij bolje uporabiti mape, saj bodo tako vsi dokumenti, povezani z enim projektom, na enem mestu. To vam omogoča hitro iskanje dokumentov, ki jih potrebujete. Tudi če se samo en dokument nanaša na projekt, je še vedno bolje, da ga shranite v mapo, saj se lahko pojavijo novi dokumenti na to temo.

Iščete načine, kako delati manj in narediti več? Ste se lotili dva ducata projektov in izgubili nadzor nad situacijo? Ste morda samo utrujeni: služba, dom, fitnes, zdrav način življenja, prijatelji, starši, družina, otroci?

V tem primeru vam lahko pomaga David Allen in njegova metoda GTD. To je cepivo proti stresu, ki vas bo naučilo upravljati s časom in zavestjo.

Bistvo metode GTD

David Allen je razvil in preizkusil strategijo osebne učinkovitosti, katere cilj je pridobiti največje koristi z minimalnim naporom. Opisal je način, kako učinkovito razporediti čas med pomembnimi in potrebnimi dejavnostmi. Ime njegove metode – Getting Things Done (GTD) – se prevaja kot »pripeljati stvari do konca«, čeprav je pomen bolj primeren »kako spraviti stvari v red«. Načela so preprosta:

1. Vse nedokončane naloge se iz vaše glave prenesejo na zunanji disk. Informacije se zbirajo in beležijo na seznam. Vse je vključeno: tudi najmanjša stvar. Seznam mora biti vedno na voljo;

2. Pojasnila so zapisana, da v prihodnje ne izgubljamo časa z razmišljanjem o problemu.

3. Ustvari se sistem seznamov opomnikov. Redno jih je treba posodabljati (dnevno, tedensko): prečrtati opravljene naloge in dodati nove. Nadzor se izvaja: horizontalno - nad celotnim seznamom opravil; vertikalno – za vsak konkreten primer (kaj je narejeno in kakšni so obeti).

Če želite optimizirati svoje delo, nastavite določen čas in datum za dokončanje naloge. Uporabite planer ali koledar. Poslušajte, kaj ima povedati David Allen. Izvedite vsa dejanja zaporedno.

Bomo vadili?

1. Prenos. V svojih mislih izpostavite in na papir v enem stavku zapišite prvo situacijo/nalogo/projekt, ki se vam porodi v glavi. Ni pomembno, ali težnja zadeva poklicno dejavnost, družino ali osebnost. Izgledati mora kot uspešen rezultat dela. Na primer:

· Pojdite na dopust na Maldive skupaj/z vso družino;

· Zagon tovarne/verige trgovin v Čeljabinsku;

· Pecite torto/palačinke po babičinem receptu.

2. Pojasnila. Zapišite določeno fizično dejanje, ki ga morate izvesti za napredovanje v tem projektu. Kaj lahko storite zdaj? Kam iti? koga poklicati? Kaj napisati? S kom naj govorim?

· Pokličite potovalno agencijo, da izberete možnosti poti;

· Pošljite pripravljeno zahtevo po elektronski pošti;

· Kupite moko, maslo, jajca v trgovini ABC.

3. Pomislite, kaj priporoča.
David Allen. Kaj se je spremenilo po trenutku premisleka? Izolacija določene naloge praviloma ne poveča samo nadzora nad njo, ampak vam omogoča tudi sprostitev. Ker je bila oblikovana določena podoba želenega rezultata, so bili začrtani prvi koraki k doseganju le-tega in identificirani potrebni viri.

Ne razmišljajte o problemu, ampak o načinih, kako ga rešiti

Razmišljanje in definiranje nalog je vaše intelektualno delo. Produktivnost intelektualnega dela določa odgovor na vprašanje: "Kakšni so pričakovani rezultati dela?" Bolj ko je rezultat jasno opredeljen, večja je vaša intelektualna produktivnost.

Problem se spremeni v specifičen problem, ki ga je treba rešiti. Postopek je razdeljen na preproste korake, od katerih se najbližji izvede takoj. Človek ne prebira nalog ena za drugo: nekoč se želim naučiti peti, nujno moram dokončati projekt, pobrati otroka iz vrtca. Vzame seznam in stopi po poti izvajanja določenih dejanj:

· Če se želite naučiti peti, morate poklicati učitelja - trajalo bo 2 minuti. Takoj kličem;

· Za projekt moram v trgovino kupit material po seznamu, da jutri izdelam model, otroka pa grem iskat na poti.

Zahvaljujoč sistemu GTD vaša glava ni polna mrzličnih misli o neuresničenih projektih. Seznam je že pred vami. Lahko se sprostite in nadaljujete z naslednjim korakom.

Kot da bi bil v supermarketu

Lahko hodite naokoli in imate ves čas v mislih izdelke, ki jih morate kupiti. To zahteva vso vašo moč, a vseeno bo nekaj pozabljeno ali pa boste pridobili veliko dodatnih stvari.

Lahko pa pridete v trgovino s seznamom, napisanim na papirju (pametni telefon): v tem primeru se možganski viri porabijo samo za optimizacijo procesa. Ko pogledate seznam in tam vidite mleko, greste in ga kupite, pri čemer ste pozorni na sorto, proizvajalca, datum proizvodnje, ceno. To prinaša več koristi za zdravje in družinski proračun.

Ko je rezultat določen, se oseba premakne v pravo smer in si nenehno postavlja vprašanje: "Kaj je naslednji korak, da se približa cilju?"

Spremenite nematerialne misli v fizična dejanja

David Allen ponuja nabor pomožnih orodij, ki vam omogočajo, da osvobodite svoje možgane rutine za delo na globalnih projektih. Seznam opravil lahko shranite z uporabo na primer:

• Dnevnik;

• pladnji za liste papirja;

• mape z nalepkami;

• elektronski organizatorji ali planerji;
• upravitelji opravil (glejte naše).

Številni veliki projekti so sestavljeni iz zbirke majhnih dejanj, od katerih vsako traja 1-2 minuti. V tem primeru morate to preprosto storiti in pozabiti. To je princip dveh minut - eden ključnih v GTD. Spremenite to v navado - s pomočjo preprostega sledilnika (o takem smo pisali).

Elektronsko različico knjige Davida Allena »Getting Things in Order« lahko prenesete na naslednjih povezavah: bookscafe.net, KnigoPoisk, FB2LIT.

Poleg tega, če večina elektronskih knjižnic ponuja uvodni fragment s povezavo na koncu, s katerega lahko po plačilu prenesete celotno knjigo (cena od 170 do 400 rubljev), potem bookscafe.net ponuja dve od 7 knjig Davida Allena brezplačno.

Sodobne življenjske trike pri upravljanju časa lahko preučite v našem.

Odličen izbor brezplačnih orodij za samoizboljšanje: planerji, organizatorji, dnevniki, kontrolni seznami - sledite povezavi »40+ seznamov, ki vam bodo pomagali urediti stvari v svojem življenju.«

Papirnato različico knjige Kako spraviti stvari v red lahko kupite v spletnih trgovinah: Ozon, Labirint, book24.

Zaključek

Ali že vrsto let sanjate, da bi se naučili upravljati svoje življenje? Prišel je čas. Naredite preboj: povečajte lastno učinkovitost, olajšajte si dokončanje katerega koli dela. Osvobodite svoj um rutine, postanite ustvarjalna oseba.

Začnite danes. Ne le berite knjige, uporabite tehnike GTD. Osebne praktične izkušnje so bolj uporabne kot desetine prebranih knjig. Postavite si cilj: 40 dni uporabe GTD. Zakaj 40? Ker ima človek v tem času čas obvladati, se vključiti, ovrednotiti novo dejavnost. Metoda GTD optimizira intelektualno delo na poklicnem in osebnem področju. V zadevah bo red, v glavi in ​​v življenju bo red.

torej. Kaj je vaš naslednji korak?