Etkili iş akışı planlaması. İşletmede çalışma saatlerini planlamak

Oksana Klimenko Proje yönetimi konusunda lider eğitmen-danışman, Just Consulting, Moskova'da “Proje Yönetimi” departmanı başkanı
“Yeni Yönetim” Dergisi, Sayı 11, 2007

En değerli kaynağınız olan zamanı en iyi şekilde kullanmak için ne yapmalısınız? Planlananı verimli ve doğru bir şekilde takip etmeyi nasıl öğrenebilirim? Günlük planları başarıyla tamamlamak için hangi becerilere ihtiyaç vardır?

Bir örnekle başlayalım. Şirketin başkanı yeni günü, bugün için planlanan her şeyi yapabilme umuduyla selamlıyor ve eğer işe yararsa, programa birkaç toplantı daha sıkıştırmak ve birlikte çalıştığı önemli bir ortağı aramak güzel olurdu. Uzun zamandır konuşmayı düşünüyordum ama yine de işe yaramadı. Yönetici/üst düzey yönetici işte bu kadar iyimser bir tavırla işe gidiyor. Ofise geliyor, kendini işine kaptırıyor ve çok geçmeden kendini bugün planladığı her şeyi yapmanın çok sorunlu olacağını düşünürken buluyor. Acil çözüm gerektiren acil sorunlar ortaya çıkar ve plan tanınmayacak kadar değişir. Görevlerin kartopu çığa dönüşüyor, felaket bir zaman eksikliği var ve iş gününün sonunda kendinden memnun olmayan yönetici, bugün yapmaya vakti olmadığı her şeyi yarına erteliyor.

Plan yüzde yüz uygulanmazsa etkisiz çalıştığımız yönünde bir görüş var. Bu planlamayla ilgili en yaygın mitlerden biridir ve elbette tüm mitler gibi doğru olduğunu iddia etmez. Öncelikle şunu anlamalısın plan bir dogma değildir, ancak sürekli değişen bir yönetim aracıdır. Katılıyorum, hava aniden değiştiğinde bazen olumsuz duygular da yaşarız: çok sıcak, ardından yağmurlu ve rüzgarlı sonbahar yanlış zamanda geldi veya kar gerekenden erken eridi... Ancak hava ne olursa olsun yine de değişecek ruh halimiz. Ve bunu olduğu gibi kabul etmeliyiz. Planlamada da durum böyledir. Planların sürekli olarak ayarlanması ihtiyacına ne kadar sakin tepki verirsek ve aksiyomu o kadar çabuk tanırız. Plan yürütme sırasında daima değişir ne kadar başarılı bir şekilde uygulayabilirsek.

Yaptığınız her şeyi sınıflandırın

Etkili planlamanın pek çok yöntemi vardır; bunlar hakkında kitaplar ve makaleler yazılmış, bunlar üzerine özel eğitimler ve seminerler geliştirilmiştir. Bütün bunlar öğrenilebilir ve öğrenilmelidir. Ayrıca, en yaygın olanları stratejik, taktiksel ve operasyonel veya güncel olan farklı planlama türleri de vardır. Operasyonel planlamanın yalnızca özel ilgiyi hak eden birkaç yönü üzerinde duracağız. Çünkü en büyük strese neden olan, yöneticinin programındaki günlük stres ve aşırı yüktür. Bundan nasıl kaçınılır? Yöneticinin günlük planlamayı daha bilinçli ve doğru bir şekilde yapmasına yardımcı olacak çeşitli sınıflandırmaları ele alalım.

Planlamanın bir yolu çalışma gününe göre:

• sabah (iş gününün başında yapılması gerekenler);
• gün (günün ilk ve özellikle ikinci yarısına ilişkin görevler);
• akşam (iş gününün sonunda ve hatta sonunda çözülebilecek sorunlar).

Yani, yarın için yaklaşan tüm görevler, kişilik tipinize bağlı olarak ("sabah insanı mısınız yoksa gece kuşu musunuz?") üç blok halinde gruplandırılmıştır. Önemli ölçüde çaba gerektiren görevlerle en iyi şekilde, performansınız en yüksek seviyedeyken başa çıkabilirsiniz.

Bir sonraki yöntem faaliyet türüne göre:

• edebiyat;
• belgelerle çalışmak;
• şirket içindeki müzakere faaliyetleri (çalışma toplantıları, toplantılar, vb.);
• Şirket dışındaki müzakereci faaliyetler (ortaklarla, tedarikçilerle, müşterilerle vb. toplantılar ve müzakereler).

Bir sonraki günün iş miktarını belirlerken bu sınıflandırmayı kullanarak, öncelikle en çok hangi tür görevlerin tamamlandığını değerlendirebilecek, ikinci olarak bunları monotonluğu ortadan kaldıracak şekilde ayarlayabileceksiniz. İdeal olarak, yöneticinin mektuplarla ve diğer belgelerle çalışmak için belirli saatler ayırması ve bunları çalışma programında işaretlemesi gerekir.

Ayrıca günlük görevleri de sıralayabilirsiniz. yönetim alanlarına göre:

• finans;
• satış;
• üretme;
• pazarlama;
• personel yönetimi vb.

Liste şirketin faaliyet türüne göre derlenmektedir. Hiçbir şeyin unutulmaması ve her şeyin dikkate alınması için (liste) yeterince eksiksiz olmalıdır. Böyle bir planlama neyi başaracak? İlk olarak, yaklaşan tüm görevler (toplantıların düzenlenmesi ve toplantılara katılma, belgelerin hazırlanması ve analiz edilmesi), yönetim alanıyla ve bu görevlere katılan ve bunların uygulanmasından sorumlu olan belirli kişilerle açıkça ilişkilendirilebilir. Bu da astlarınız için görevler belirlemenize olanak tanır - (örneğin, bir toplantı için gerekli bilgileri hazırlayın). İkincisi, bir ay sonra örneğin hangi alana yeterince ilgi gösterildiğini, hangisine daha az ilgi gösterildiğini analiz etmek ve nedenlerini öğrenmek mümkün olacak. Ve son olarak, böyle bir analiz, gelecekte çalışmanızı daha eşit ve amaçlı planlamanıza olanak sağlayacaktır.

Herhangi bir sürecin belirli aşamalardan geçtiği gerçeğini dikkate alarak, günlük işlerin başka bir sınıflandırmasını ayırt edebiliriz - süreç aşamasına göre:

• başlatma (başlatılması gereken, yani başlatılması gereken her şey);
• planlama (geliştirilme aşamasında olan ve plan gerektiren olaylar);
• yürütme (şu anda uygulanmakta olan şeyler);
• analiz (belgeler, raporlarla çalışma ve zihinsel nitelikteki diğer sorunları çözme);
• kontrol (belirli departmanların ve çalışanların çalışmalarını kontrol etmeyi, projelerin uygulanmasını izlemeyi vb. amaçlayan etkinlikler);
• tamamlama (tamamlanması gereken şeyler).

Artık iş gününüzü planlamak için en etkili araç haline gelebilecek, sizin için en uygun ve anlaşılır iki sınıflandırmayı seçmeniz gerekiyor.

Örnek olarak vakaları yönetim alanına ve süreç aşamasına göre sıralamaya bakalım.

Bir tablo hazırlıyoruz (aşağıya bakın). İlk sütunda sürecin aşamalarına, ilk satırda yönetim alanlarına giriyoruz. Yaklaşan görevleri kesişme noktasındaki hücrelere yerleştiriyoruz. Olayları belirli harf ve renklerle işaretleyerek çeşitli işaretleyicilerin kullanılması da uygundur. Günün istediğiniz saatini harflerle belirleyebilirsiniz: U - sabah, D - öğleden sonra, V - akşam. Önceliği farklı renklerle vurgulayabilirsiniz (kırmızı - çok önemli, sarı - önemli, yeşil - daha az önemli).

Böyle bir matrisin gün boyunca görevler ortaya çıktıkça yavaş yavaş doldurulması önemlidir. Bitmiş haliyle, ertesi günün programında ayarlamalar yapması için yapılacaklar matrisini asistanınıza aktarabilir veya kendiniz yapabilirsiniz. Böylece kaotik bir yapılacaklar listesi yerine kullanışlı ve görsel, yapılandırılmış bir tabloya sahip olursunuz. Geriye sadece bunları belirli gün ve saatlerle ilişkilendirmek kalıyor.

Belki de sizin için daha uygun olan diğer iki sınıflandırma türünü seçeceksiniz. Her halükarda, aynı anda iki düzeyde planlama yapmak, çalışma saatlerine sığdırılması zor olan olağan uzun görev listesini hazırlamaktan çok daha büyük bir etki sağlar.

Planlama becerilerinizi geliştirin ve geliştirin

Başarılı planlamanın belirli beceriler gerektirdiği bir sır değil. Bu, ana şeye odaklanmak, mantıksal zincirler oluşturmak, düşünme esnekliğine öncelik vermek, büyük miktarda bilgiyle çalışmak, resmin tamamının sistematik vizyonu vb. Gün içinde programda değişiklikler meydana gelirse, bazen bir öncekiyle ilgisi olmayan bir konudan diğerine hızlı ve kolay bir şekilde geçiş yapma yeteneği kullanışlı olacaktır. Küçük ve orta ölçekli firmalarda da böyle bir tablo görülmektedir. Yönetici belgelerle çalışır ve tüm dikkatini belirli bir süre için önemli finansal göstergeleri içeren rapora odaklar. Ve aniden, örneğin bir departmanın başkanı ofise gelir ve ünlü Rus komedisinde olduğu gibi ellerini gökyüzüne kaldırarak şöyle seslenir: “Şef! Her şey kayboldu!" Ardından heyecanını güçlükle bastırarak işin başarısızlıkla sonuçlanmanın eşiğinde olduğunu, hiçbir şeyi değiştirmenin neredeyse imkansız olduğunu ve tüm umudun yöneticide olduğunu söylüyor. Birkaç saniye içinde rapordan departmana geçmeniz, durumu analiz etmeniz ve hızlı bir şekilde etkili bir yönetim kararı vermeniz gerekiyor.

Planlardaki beklenmedik değişikliklerle başa çıkmanıza yardımcı olacak sürekli planlama becerilerini geliştirmek mümkün mü? Burada amacı, gün için planlanan görevleri tamamlama sürecinin nasıl etkili bir şekilde planlanacağını ve yönlendirileceğini öğrenmek olan bir dizi basit alıştırma bulunmaktadır. Her biri birkaç dakika sürer (bunları örneğin karmaşık görevler arasındaki molalarda gerçekleştirebilirsiniz) ve az çok düzenli eğitimle görev planlamadaki verimliliğinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz.

Egzersiz yapmak"Hedef". Bu egzersiz önemli bir şeye konsantre olma yeteneğini geliştirir. Bir parça kağıda, atış poligonu gibi büyük bir hedef çizin. Gelecek günün görevlerini, merkezdeki noktayı boş bırakarak hedefin dairelerine rastgele sırayla düzenleyin. Hedef alanın dışındaki bir sayfaya daha uzak konular yerleştirilebilir. Ne kadar farklı şeyleri ve olayları hatırlarsanız o kadar iyi olur. Şimdi hedefin merkezine bakın ve dikkatinizi tek bir şeye odaklayın. Bir dakika boyunca dikkatinizi onun üzerinde tutun. Daha sonra sanki yandan gözlemliyormuş gibi bakışlarınızı sayfadaki diğer notlara çevirin ve böylece kendinize biraz dinlenin. Yine bir dakika boyunca başka bir göreve odaklanarak hedefin merkezine tekrar bakın. Böylece, tek bir şeye odaklanmayı diğer birçok şeye bakmayı değiştirerek, asıl şeyi vurgulama ve önemsiz olanı atma becerisi konusunda iyi eğitimli olabilirsiniz; bu, planlama sırasında birincil ve en önemli görevleri hızlı bir şekilde belirlemenize olanak tanır.

Egzersiz yapmak"Televizyonu değiştiriyorum" Psikolojik bağlamda bu basit ve iyi bilinen prosedüre "düğme sendromu" adı verilir. Zihinsel olarak elinizde bir TV uzaktan kumandasının olduğunu hayal edin. Hayali bir uzaktan kumandadaki bir düğmeye her bastığınızda, düşüncelerinizi bir konudan diğerine "değiştirmeye" çalışın. Sizin için uygun olan geçiş hızını seçin. Bunu ilk başta yavaş yavaş, sonra yavaş yavaş hızlandırarak yapabilirsiniz. Bir seçenek olarak, şeyler hakkında düşündüğünüz süreyi değiştirebilirsiniz. Önemli olan, "uzaktan kumandadaki düğmenin" sizin için konudan konuya geçiş sinyali anlamına gelmesidir. Bu şekilde, uzun süre bir konuya takılıp kalmadan, dikkatinizi hızla bir konudan diğerine kaydırmayı öğreneceksiniz.

Egzersiz yapmak"Kelimeleri birbirine bağla." Yaratıcı görevler, icracının esnek düşünmesini gerektirir. Standart bir şekilde düşünme alışkanlığı, optimum çözümün geliştirilmesinde en iyi yardımcı değildir ve istenen sonuçların elde edilmesine yardımcı olması da pek mümkün değildir. Yaratıcılık ve kendiliğindenlik, etkili bir düşünce sürecinin tutarlılık ve tutarlılık kadar önemli bileşenleridir. Bu becerileri oyunlarla geliştirebilirsiniz. Görev şu şekildedir: Birbiriyle tamamen ilgisi olmayan bir çift kelimede ortak bir şey bulmanız gerekir. İlk olarak, kelime çiftlerinin (5-6 çift) bir listesini yapabilir, ardından tek tek her birinde ortak nokta bulmaya çalışabilirsiniz. Örneğin “timsah” ve “cetvel”. Onların ortak noktaları ne? Diğer bir seçenek ise her ikisinin de yeşil olabilmesidir. Bu tür eğitim, düşünme esnekliğini geliştirir ve sorunlara minimum sürede başarılı bir şekilde en uygun çözümlerin bulunmasına yardımcı olur.

Egzersiz yapmak"Ağaç".Çoğu zaman, öncelikleri doğru bir şekilde belirlemek için, her şeyi önem veya temellik ilkesine göre planlamanız gerekir: diğer her şeyin gerçekleştirildiği sağlam olanlar ve küçük ama aynı zamanda gerekli olanlar. Bir parça kağıda köklerinden yapraklarına kadar bir ağaç çizin. Ve görevleri şu şekilde dağıtın: kökler - temel, ana öncelikli konular; gövde - stratejik gelişim yönleri; şubeler - yönetim alanlarındaki veya bireysel iş alanlarındaki faaliyetler; yapraklar - belirli görevler.

Bilgilerin görsel bir sunumunu aldıktan sonra daha fazla çalışmaya devam edin - açıklamalar yapın, belirli alanlarda çalışacak personeli seçin, belirli görevleri yerine getirecek vb.

Günlük, sürekli plan yapın, becerilerinizi geliştirin, becerilerinizi geliştirin, yeni yöntem ve yöntemler icat edin. Planlama sürecini olumlu ve yaratıcı bir deneyime dönüştürün. Planlamanızda ve işinizde iyi şanslar!

Zor bir günün sonunda, yorgun olduğunuz için değil, önemli bir hedefe ulaşamadığınız için kendinizi boş hissettiğiniz muhtemelen başınıza gelmiştir. Her birimizin bunun için bahaneleri var: bitmek bilmeyen toplantılar, sık sık dikkatin dağılması, acil konular. Ancak sonuç aynı; önceden planladığınız hiçbir şeyi yapacak vaktiniz olmadı. Peki, önemli görevler, aile, eğlence gibi her şeye zaman ayıracak şekilde işlerinizi planlamayı nasıl öğrenebilirsiniz?

Planlamanın Önemi

Etkili ve akıllıca plan yaparsanız, bu beceri şunları yapmanızı sağlar:

• Belirli bir hedefe gerçekçi bir şekilde ulaşmanın ne kadar süreceğini anlayın.
• En önemli görevlerinizi tamamlamak için yeterli zamanınız olduğundan emin olun.
• Öngörülemeyen durumlar için zaman planlayın.
• Tamamlayamayacağınız çok fazla görev üstlenmekten kaçının.
• Kişisel ve kariyer hedefleriniz doğrultusunda çok çalışın.
• Ailenize, arkadaşlarınıza, kişisel gelişiminize ve hobilerinize yeterli zaman ayırın.
• Başarmak .

Zaman satın alınamaz veya yavaşlatılamaz ancak boşa harcanabilir ve geçmişe dair pişmanlık duyulabilir. Planlama, anın tadını çıkarmanıza ve gelecekte başarılı olmak için çabalamanıza yardımcı olur.

Zamanınızı nasıl planlayabilirsiniz?

Pek çok şeyin bugün ve şimdi yapılması en iyisidir, ancak planlamaya başlamanın en iyi zamanı haftanın veya ayın başıdır ve bunu düzenli olarak yapmaktır. Ancak freelance çalışıyorsanız hemen başlayabilirsiniz.

Zamanınızı etkili bir şekilde yönetmenizi sağlayacak yüzlerce farklı teknik ve uygulama bulunmaktadır. Örneğin:

• Harikalar listesi
• Trello
• Todoist
• Herhangi biri.do

Bu hizmetler kullanışlıdır; kolayca veri girmenize ve grafikler ve ek bilgiler şeklinde geri bildirim almanıza olanak tanır.

Uygun zamanınızı belirleyin

Elbette her gün yaptığınız ve onlara belli bir süre ayırdığınız şeyler vardır. Bunu da dahil etmek cazip gelebilir ancak gerçekçi olun; boş zamanınızı planlamanız gerekir. Ne kadar boş zamanın işe, ne kadarını kişisel gelişime, ne kadarını sağlık, aile ve eğlenceye harcayacağınıza önceden karar verin.

Ana faaliyetlerinizi planlayın

İşinizi iyi yaptığınızdan emin olmak için mutlaka hangi önlemleri almanız gerekiyor? Bundan başlayın, kötü yapmayın, bu seferlik elinizden almayın.

Yüksek öncelikli öğeleri belirleyin

Bunlar sizin için ilk önce gelmesi gereken şeylerdir, bu mutlaka onları ilk önce yapmanız gerektiği anlamına gelmez (bunların sizin kontrolünüz dışında belli bir zamanı olabilir). Bu, iyice hazırlanmak için zaman ayırmak anlamına gelir.

Örneğin, en büyük önceliğiniz bu yıl boyunca ders çalışmaktır. Bir kursa kaydoldunuz ve haftada üç kez akşam saat altıdan sekize kadar belli bir yerde olmanız gerekiyor. Hiçbir dersi kaçırmamalı, derslere geç kalmamaya özen göstermeli ve varsa tüm ödevleri yapmalısınız. Bu sizin en büyük önceliğinizdir. Sadece kurslara katılmanın yeterli olmayacağını da unutmayın, çünkü kişi ancak yeni bir beceriyi günlük yaşamına kattığında yüksek sonuçlar elde edebilir. İngilizce söz konusu olduğunda bu, o dilde kitap okumak ve film izlemek anlamına gelir. Bunu her gün yapmayabilirsiniz ama mutlaka ders alıp hazırlıklı olmalısınız.

Öngörülemeyen durumlar için zaman planlayın

Yeni başlayanların planlama yaparken yaptığı yaygın bir hata, her şeyin tam olarak planlandığı gibi gideceğini düşünmektir. Bizim dünyamızda herkes ve her şey sizi hayal kırıklığına uğratabilir: insanlar, koşullar, hava koşulları, döviz kurları, hükümet politikaları, kendi bedeniniz. Bu yüzden akıllı olun ve her ihtimale karşı birkaç saat ayırın.

İsteğe bağlı zamanınızı planlayın

İsteğe bağlı süre, görevleri beklenenden daha erken tamamlamanız durumunda görevleriniz arasında kalan süredir. Bu aynı zamanda hedeflerinize ulaşmak istediğiniz, bilinçli olarak ayrılmış bir zaman dilimidir. Her şey değerlerinize ve önceliklerinize bağlıdır. Bazı insanlar için bu kitap okumak ya da film izlemek olabilir.

Faaliyetlerinizi analiz edin

Planlama yaparken her şeyi halletmeye çalışmak yeterli olmayacaktır. Belki de sonsuz dengeyi aramanız gerekecek. En başarılı insanlar bile planlama yaparken son derece esnektir; onlar, vücutları ve yetenekleri, her hafta yapılacaklar listesini geliştirmek için kullanılır. Ayrıca sorumluluklarınızı devredebilir, yardım isteyebilir ve görevleri dış kaynaklardan temin edebilirsiniz.

Planlamayı daha derinlemesine anlamak için, ile ilgili bir kursa katılın. İçinde temellerini öğrenebilir ve size uygun bir teknik seçebilirsiniz.

Size iyi şanslar diliyoruz!

• Önceki dönemlere göre hedefler nasıl belirlenir?
• Planın %100 uygulanmasını talep etmek her zaman gerekli midir?

Etkili planlama, bildiğiniz gibi, uzun vadeli gelişiminde önemli rol oynayan şirketin sorunsuz işleyişinin anahtarıdır.

Planlama, doğru yönetim kararını vermeniz gereken anlarda yardımcı olur. Bu nedenle üç soruya cevap vermelisiniz:

1. Şirketin bugün durumu nedir?
2. Şirket hangi yönde ilerlemeyi planlıyor?
3. Şirket bunu nasıl başarmayı planlıyor, ne yapacak?

Bir şirkette planlamanın başlangıcı, daha etkin işleyiş ve gelişme için ne yapılması gerektiğinin anlaşılması olacaktır. Başarı aşağıdaki faktörlere bağlıdır:

1. Organizasyon gelişiminin ana kilit konularında hedef belirlemenin kalitesi.
2. İşletmenin faaliyetlerinin, rakiplerinin, pazarının, ürün dağıtımının vb. ön analizinin kalitesi.
3. Rekabet edebilirlik değerlendirmesinin kalitesi.
4. Stratejinin seçimi ve uygulanması.

Etkili planlamanın hedefleri nelerdir?

1. Stratejik hedefler - şirketin gelecekteki açıklaması. Bu hedefler şirketin faaliyetlerinin tüm alanlarını etkiler. İşletmenin uzun vadede hedeflerine ulaşmak için yaptığı amaca yönelik faaliyetleri yansıtan resmi hedeflerdir. Stratejik planlar nedeniyle hedeflere ulaşmak için son tarihler genellikle 2-5 yıl önceden belirlenebilir. Stratejik planlama, kuruluş için yeni ürün ve yetenekleri dikkate almak ve geliştirmek için tasarlanmıştır.

2. İşletmenin belirli, en önemli departmanlarına yönelik hedefler - taktiksel hedefler. Bu hedeflere yönelik planlar 2 yıldan fazla olmayan bir süre için hesaplanır. Taktik planlama, kısa vadeli ve uzun vadeli dönemler arasında orta düzeydedir. Bu planlama, mevcut kaynakların dağıtımı yoluyla hedeflere ulaşmayla ilgili bir dizi sorunu çözer.

3. Operasyonel veya operasyonel hedefler - işletmenin alt departmanları veya bireysel çalışanlar için belirli bir süre için belirlenen bir dizi görev. Operasyonel planların uygulanması kısa sürede gerçekleştirilir. Operasyonel planlama, bireysel çalışanlar ve departmanlar için programlar oluşturmayı içerir.

Bir işletmenin faaliyetlerinde maksimum verimliliği sağlamak için hiyerarşik bir hedefler zinciri oluşturulmalıdır.

• Bir işletmede ekonomik planlama: krizden dersler

Genel Müdür konuşuyor

Mihail Strupinsky,“Özel Sistemler ve Teknolojiler” şirketler grubunun Genel Müdürü, Moskova; Teknik Bilimler Adayı

Evrensel bir planlama algoritmasının olmadığı dikkate alınmalıdır. Etkili planlamanın uygun yöntemleri, işletmenin faaliyetlerinin özelliklerine - ürünlerin üretimi ve satışının nüanslarına bağlıdır. Birçok işletme gibi firmamız da satış planlama yöntemini tercih etmektedir. Ürüne ve satış kanalına göre iki tür tahmin yapıyoruz.

İşletmemizdeki planlama iki sorunu çözmek için tasarlanmıştır: üretim kapasitesinin verimli kullanımını sağlamak ve mal satışının doğrusal olmayan doğasını sağlamak. Bu nedenle üretim planlarının hazırlanmasına pazarlama uzmanlarını ve geliştirme departmanı uzmanlarını dahil ediyoruz. Bu, pazar tahminlerini (örneğin, kötüleşen bir ekonomik durum veya tersine, ürün talebindeki patlayıcı bir artış) dikkate almanıza olanak tanır.

Planlanan göstergelerin uygulamada elde edilebilmesi için modern üretimin yeterli teknik ve bilgi desteğine ihtiyacı vardır. Aksi takdirde performans sonuçlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi zor olacaktır. Ancak sapmaların düzenli olarak kaydedilmesi ve nedenlerinin analizi, işletmedeki planlama sistemini iyileştirmenin en önemli yoludur.

Etkili Planlama Türleri

1. Faaliyet alanlarının kapsamına bağlı olarak.

• genel planlama – işletmenin tüm faaliyet alanları planlanmıştır;
• Özel planlama – belirli faaliyet alanları planlanır.

2. Planlamanın içeriğine (türlerine) bağlı olarak:

• stratejik – yeni fırsatların araştırılması, belirli önkoşulların yaratılması;
• mevcut - işletmenin tüm faaliyet alanlarını ve kuruluşun tüm yapısal bölümlerinin gelecek mali yıl için çalışmalarını birbirine bağlayan planlama;
• operasyonel – fırsatlar fark edilir ve üretimin mevcut ilerlemesi izlenir.

3. Çalıştırma nesnelerine bağlı olarak:

• üretim planlaması;
• finansal planlama;
• satış planlaması;
• personel planlaması.

4. Dönemlere bağlı olarak (zaman aralığının kapsamı):

• işletmenin faaliyetinin 1 aydan 1 yıla kadar olan bir süre için kısa vadeli;
• orta vadeli – 1-5 yıl;
• uzun vadeli - 5 yıldan fazla.

5. Değişiklik yapma olasılığına bağlı olarak:

• esnek – değişikliklere izin verilir;
• katı – hiçbir değişiklik beklenmiyor.

Genel Müdür konuşuyor

Vladimir Mozhenkov, Audi Center Taganka Company Genel Müdürü, Moskova

Dört yıl önce ABD'ye yaptığım bir iş gezisinde "üç dönem ilkesi" ile tanıştım ve bunu daha sonra şirketimde başarıyla uyguladım. Faaliyet gösterdiğimiz pazar büyüyor, bu nedenle bölüm başkanının pazar trendlerini zamanında yakalaması çok önemli. Üç dönem prensibi bunu en etkili şekilde yapmanızı sağlar.

Üç dönem önceki üç çeyrektir. Bu dönemlerin verilerine göre bir takvim çiziyor, bir sonraki çeyreğin planını hazırlıyor ve ayarlıyoruz. 2016 yılı için konuşursak, ilk çeyrek planı 2015 yılının ikinci, üçüncü ve dördüncü çeyrek verileri baz alınarak oluşturulacak. Çok basit - üç nokta koyup iki çizgi çizmeniz gerekiyor. Üç trendden biriyle sonuçlanabilirsiniz: olumlu, olumsuz veya değişmemiş.

Seçenek 1. Trend olumlu. Grafikte olumlu dinamikler görürsek, bir sonraki çeyreğe ilişkin planımıza önceki üç çeyreğin ortalama rakamlarını veya son çeyreğin rakamlarını koyabiliriz. Üçüncü bir seçenek daha var - bölüm başkanı tarafından önerilen göstergeleri belirlemek (doğal olarak üç dönem temelinde hesaplananlardan daha yüksek olmalıdır). Planlama sırasında hedeflerin hafifçe şişirilmesinin savunucusuyum: Benim görevim, çalışanların rahatlamaması için şirkette gerginlik yaratmak. Eğer yönetici planı aşmaya hazırsa, o zaman sadece hangi kaynaklara ihtiyacı olduğunu sorarım.

Seçenek 2. Trend negatiftir. Bu durumda planlamanın asıl görevi, durumun olumsuz yönde gelişmesini engellemektir. Şirketimizde bu tür sorunlar ortaya çıktı, ancak çok nadiren. Mesela yılın ilk üç çeyreğinde alacaklarda artış oldu, iki milyon planlamıştık ama iki buçuk oldu. Dördüncü çeyreğin görevi, borcun daha fazla büyümesini durdurmak ve son rakamı aşmamak ve sonraki çeyreğin görevi, alacakların büyüklüğünü daha önce belirlenen hedefe (yani iki milyona) getirmektir.

Seçenek 3. Trend değişmiyor. Büyüyen ve dinamik bir pazarda bu tür durumların yaşanmaması gerekiyor. Ancak trend değişmeden kalırsa, gelecek çeyrek için iki olası planlama seçeneği vardır: Ulaştığımız göstergelerin aynısını belirleriz veya çıtayı biraz daha yükseğe koyarız.

Bölüm başkanı trendi belirledikten sonra grafiklerle yanıma geliyor. Toplantıya hazırlanırken aynı zamanda kendisine sunulan kaynakları ve pazarı (müşteriler, rakipler) de analiz etmelidir. Tüm verilere dayanarak üç aylık planı belirliyoruz. Ancak planlama bununla bitmiyor. Her bölüm başkanından belirtilen planların uygulanmasına yönelik bir plan sunmasını rica ediyorum. Her yönetici planlanan göstergelere nasıl ulaşacağını açıklamalıdır: kaynaklar, son tarihler, her aşamadan kimin sorumlu olduğu.

Etkili planlamanın aşamaları nelerdir?

1. Plan yapmak - işletmenin gelecekteki hedefleri ve bunlara ulaşmanın yolları hakkında kararlar almak. Bu sürecin sonuçlarına göre bir plan sistemi oluşturulur. Bu aşama şunları birleştirir:

• örgütün iç ve dış çevresinin araştırılması. Organizasyon ortamının ana bileşenleri belirlenir ve kurum için gerçekten önemli olanlar vurgulanır. Bu bileşenler hakkında bilgi toplamak ve takip etmek, çevrenin gelecekteki durumuna ilişkin tahminlerde bulunmak, şirketin gerçek durumunu değerlendirmek;
• İstenilen yönün, faaliyetlere ilişkin kılavuzların, misyonun, vizyonun ve hedeflerin belirlenmesi;
• stratejik Analiz. Şirket, araştırmanın hedeflerini ve sonuçlarını iç ve dış çevresel faktörlerle karşılaştırarak aralarındaki boşluğu tespit ediyor. Stratejik analiz yöntemleri, farklı strateji seçeneklerinin oluşturulmasının temelini oluşturur;
• alternatif stratejilerden biri seçilerek geliştirilmesi gerçekleştirilir;
• işletmenin nihai stratejik planı hazırlanır;
• orta vadeli planlamanın hazırlanması. Orta vadeli program ve planların hazırlanmasıyla;
• projeler için yıllık operasyonel planın oluşturulması. Bu, stratejik plana ve orta vadeli planlamanın sonuçlarına dayanmaktadır;
• bir planın uygulanması;
• Oluşturulan planın uygulanmasının izlenmesi.

2. Planlanan kararların uygulanması. Sonuç olarak işletmenin gerçek performans göstergeleri elde edilir.

3. Sonuçların izlenmesi. Gerçek ve planlanan göstergeler karşılaştırılır, işletmenin eylemlerini seçilen yöne ayarlamak için ön koşullar oluşturulur.

Planlama yaparken dikkate alınması gereken faktörler

1. Üretilen ürün yelpazesi.
2. Talebin mevsimselliği.
3. Kendi satış ağı, bayilerle işbirliği koşulları.
4. Tek seferlik büyük siparişlerin mevcudiyeti (ana tedarikçiler için ihracat veya yurt içi).
5. Siparişe göre çalışma (tam üretim son tarihlerine uyma ihtiyacı, depolama yetenekleri).

Etkili Planlama Araçları

Çevreyi analiz etmek - bir kalkınma stratejisi geliştirmenin temeli

1. SWOT analizi - bir işletmenin faaliyetlerindeki verimlilik veya verimsizliğin nedenlerini belirlemek için, işletmenin istenen hareket yönü ve gelişimi hakkında bir sonuca varılan pazarlama bilgilerinin sıkıştırılmış bir analizinden oluşur. Kaynakların bölümler arasında dağılımının nihai sonucunun belirlenmesi. Analiz verilerine dayanarak daha ileri testler için bir hipotez veya strateji geliştirilir.

2. Rekabet analizi - etkili bir kurumsal strateji oluşturmak için mevcut pazarların değerlendirilmesi ile bir kuruluşun rekabetçi konumunun derinlemesine kapsamlı bir çalışmasıdır.

3. Karşılaştırmalı endüstri analizi. Bu analizin amacı bir sektördeki işletmelerin göstergeleridir. Özellikle emek verimliliği, ciro, karlılık.

4. Kaynak analizi, bir işletmenin iç ortamının analizidir.

5. M. Porter'ın “5 kuvvet” modelini kullanarak rekabet analizi.

Organizasyonun misyon ve hedeflerini tanımlamak

1. Beyin fırtınası. Yaratıcı aktiviteyi teşvik etmeye dayanan, bir sorunu çözmede operasyonel bir yöntemdir. Tartışmaya katılanlar mümkün olduğu kadar çok seçeneği, hatta fantastik olanları bile ifade etmeye davet edilir. Daha sonra önerilen tüm fikirler arasından en başarılı olanlar seçilir ve bunlar uygulamaya konur.

2. Hedef ağacı - hiyerarşik bir prensip üzerine inşa edilmiş bir sistemin, programın yapılandırılmış bir hedefleri kümesidir - genel bir hedefi, ona bağlı hedefleri vurgulayarak, bir ağaç gibi 1., 2. ve sonraki seviyelere bölünmüştür.

3. İşletme mühendisliği sistem yaklaşımına dayanmaktadır. Şirket, dış çevrenin bir modeliyle etkileşim içinde işletmenin temel bilgi modellerini oluşturan, kesin, resmi, kapsamlı ve eksiksiz bir şekilde tanımlanmış açık bir sistemdir.

• Beyin fırtınası yöntemi: Doğru kararları vermek için 3 kural

Bir strateji ve temel senaryoları seçmek için

1. Boston Consulting Group yöntemi (matris). Değerlendirme matrisini oluşturan göstergeler üretim büyüme hızı, bu işletmenin kontrol ettiği pazar payıdır.

2. McKinsey yöntemi (matris). Ana değerlendirme göstergeleri işletmenin rekabetçi konumu ve pazarın çekiciliğidir.

3. Öğrenme eğrisi yöntemi. Bu yöntemin temeli, üretim maliyetlerinin büyüklüğü ile hacmi arasında bir ilişki kurmaktır.

4. Shell/DPM modeli – sırasıyla X ve Y eksenlerinde şirketin güçlü yönlerini ve sektör çekiciliğini yansıtan iki boyutlu bir tablo biçiminde.

5. ADL/LC modeli – 2 parametrenin, üretim yaşam döngüsünün 4 aşamasının ve beş rekabetçi konumun birleşimi üzerine kurulmuştur. Modele dayanarak, rafine bir kurumsal geliştirme stratejisi seçilmiştir.

6. Ürün yaşam döngüsü yöntemi. Bu yöntem, ürün yaşam döngüsünün her aşaması için stratejik yönelimlerin ve eylemlerin belirlenmesine dayanmaktadır.

Temel bir strateji geliştirmek

1. I. Ansoff'un modeli. Bu ürün geliştirme modelinde birden fazla strateji aynı anda kullanılabilir. Model, yoğun satış büyümesi için en çok tercih edilen stratejinin mevcut veya yeni ürünleri mevcut veya yeni pazarda satma kararına göre belirlenebileceği önermesine dayanmaktadır.

Bu matris, şirketin büyüyen bir pazardaki olası stratejilerini tanımlamayı amaçlamaktadır. Bu model, bütünlüğün sağlanabilmesi için işletmenin stratejik planının idari ve finansal bir stratejiye sahip olması gerektiğini varsaymaktadır.

Finansal strateji, bir işletmenin finansal potansiyelini artırmayı amaçlayan bir dizi araç ve kuraldır. Yönetim stratejisi, bir şirketin organizasyonel gelişimi için bir dizi uygun kuralı gerektirir.

2. G. Steiner'ın modeli. Ürünlerin ve pazarların mevcut, yeni ancak mevcutla ilgili ve tamamen yeni olarak sınıflandırılmasını içeren bir matris. İle

Matris verilerine dayanarak, farklı pazar-ürün kombinasyonları için risk seviyeleri ve başarı olasılığı belirlenebilir.

3. D. Abel'in modeli. Aşağıdaki kriterleri kullanarak iş stratejisini ölçmek mümkündür:

• Müşteri İhtiyaçlari;
• hizmet verilen tüketici grupları;
• Bir ürünü geliştirmek ve üretmek için kullanılan teknoloji.

Stratejiyi uygulamak için

1. Ağ planlama yöntemleri. Bu yöntemlerin temel amacı proje süresini en aza indirmektir.

2. “İş Dağılımı” yapısı, tüm iş hacminin şirketteki uygulama yapısına göre bölünmesini sağlayan, işi organize etmenin ilk aracıdır.

Stratejinin uygulanmasını değerlendirmek ve kontrol etmek

1. Stratejik denetim, işletmenin stratejik yönetimin yürütüldüğü bölümlerinin iş kalitesinin kontrol edilmesi ve değerlendirilmesidir.

2. İç denetim – işletmenin faaliyetlerini iyileştirmek için objektif ve bağımsız garantiler ve tavsiyeler sağlar. İç denetim, tutarlı ve sistematik bir değerlendirmeye dayalı olarak belirlenen hedeflere ulaşılmasına, kontrol, risk yönetimi ve kurumsal yönetim süreçlerinin etkinliğinin artırılmasına katkıda bulunur.

• Stratejik gelişim planlaması: Strateji geliştirmenin 7 aşaması

Kriz zamanlarında etkili planlama

1. İthal ikame politikasına odaklanın. İthal ikamesi, gerekli ürünlerin üretiminin yerli üreticilerin çabalarıyla sağlanmasını içerir. İthal ikamesi, tercihli piyasa mekanizmaları temelinde veya çeşitli siyasi yapıların idari müdahalesi yoluyla gerçekleştirilebilir.

Daha önce yurtdışından satın aldığınız üretim bileşenlerinden hangilerinin yerli işletmelerden satın alınabileceğini düşünmelisiniz. Bütçeyi ve rejimi hesaplamak gerekiyor, ancak o zaman bu maddeyi işletmemizin planına ekliyoruz.

Bir uygulayıcı tarafından söylendi

Vyaçeslav Puzenkov, Modüler Kazan Sistemleri şirketler grubu Yönetim Kurulu Başkanı

Bir planda satış hacimlerini belirlemeden önce kriz pazarının neler sunabileceğini anlamalısınız. Modüler kazan sistemlerine yönelik iç pazar, yüksek atalet nedeniyle otomotiv veya beyaz eşya segmentleriyle karşılaştırıldığında kökten farklıdır. Burada ana tüketiciler, uzun vadeli perakende, endüstriyel veya konut kompleksleri inşaatı için pazardaki şirketlerdir. Tüm ekonomik istikrarsızlıklara rağmen, ısı üretim ekipmanı hemen hemen her bina için anahtar olarak görülüyor.

Ataletin yanı sıra, Rusya'nın modüler kazan sistemleri pazarı, ürünlerin ortalama pazar maliyetini önemli ölçüde etkileyemeyen birçok pazar katılımcısıyla neredeyse saf rekabetle karakterize ediliyor. Buradaki tüm işletmeler neredeyse aynı büyüme beklentisine sahip ve bu beklentiler yalnızca taleple sınırlı.

2016 yılında satışları yüzde 20-25 oranında artırmayı planlıyoruz. Önemli yatırımlara ihtiyaç duymadan üretimi artırmamızı sağlayan şey, geçmiş yılların deneyimine dayanan bu satış hacmidir.

Bu sonuca, üretim kapasitesinin minimum düzeyde genişletilmesiyle veya çalışanların iki vardiya düzenine göre çalışmaya aktarılmasıyla ulaşıyoruz.

2. Ticari departmanı genişletin ve güçlendirin. 2016 yılı için istenilen satış seviyesinin belirlenmesinin ardından bir sonraki aşama satış planının oluşturulmasına geçmektedir. Ticari departmanın bu dönem için planlanan işlemlere ilişkin raporu baz alınarak altı aylık ürün grupları kapsamında (1. çeyrek için) operasyonel plan oluşturulabilir.

Böylece satış yöneticileri, iş birliği anlaşma aşamasında olan firmaları CRM sistemine kaydedebilmektedir. Her 2 haftada bir satış direktörü, ticari departmanın tamamlanan işlemlere ilişkin hazırladığı rapora dayanarak bu planı ayarlamalıdır. Bir anlaşmanın başarısız olması veya müzakerelerin müşteri açısından sona ermesi durumunda, satış direktörünün sürece dahil edilmesi gerekir.

Operasyonel planın yanı sıra, ticari departmanın raporuna da dayanması gereken bir taktik planın (altı aylık) hazırlanması da gerekmektedir. Bu bağlamda, üretim hacimlerinde eşit bir artışa yönelik bir plan sağlanması gerekmektedir. Stratejik (yıllık) planı oluştururken 40/60 oranının ilk 6 ayına göre yılın 2. yarısına ait işlem sayısını hesaplamanız gerekir.

Bu oran birçok şirket için evrensel olarak uygundur. Ancak ekonomik istikrarsızlık göz önüne alındığında, durumun yılın ilk yarısından sonraki gelişimini tahmin etmek zor. Bu nedenle esas olarak taktik plana odaklanmanız gerekiyor.

Üretim ve satış büyümesinin 12 aya %20-25 oranında eşit olarak dağıtılmasını ve bu bilginin tüm planlara yansıtılmasını öneriyoruz. Planlamanın ardından ana aşama gelir; ticari departmanı harekete geçirir. Bunu başarmak için aşağıdaki yönlerde adımlar atılabilir:

1. Kapsamlı yol. İşletmenin ticari departmanının genişletilmesini içerir. Satışları %20-25 artırmak için gerekli çalışan sayısını bulmak için gelen trafiği analiz ederek satış yöneticilerinizin “maliyetini” hesaplamanız gerekir.
2. Yoğun yol. Bir çalışanın ortalama "maliyetinin" analizine göre, 2-3 yeni yöneticinin aslında yıllık gelirde hemen keskin bir artış sağlayamayacağını belirlemek mümkün olacaktır. Önceki yıllara ait verilere dayanarak, yeni başlayan birinin gerekli seviyeye ulaşmasının ne kadar süreceğini - 2-3 yıldan daha erken olmamak üzere - hesaplamak gerekir. Bu nedenle sadece ticari departmanı genişletmeyi değil, aynı zamanda gelen trafiğin artması nedeniyle iş kalitesini de artırmayı düşünmeniz gerekiyor.

Planlamada en sık yapılan hatalar

Hata 1. Hedefi olmayan bir plan ve yanlış yetki devri.

Planlama yaparken öncelikle kendinize birkaç temel soru sormanız gerekir. Planlamayı kime emanet ettiğiniz de önemlidir. Örneğin, ekonomik planlama departmanı bir tahmin sunabilecek ancak bir plan sunamayacak. Buna karşılık, yönetim planı onaylayabilir ve uygun hacimlerin buna dahil edilmesini isteyebilir, ancak planı yukarıdan "aşağı çekmeye" gerek yoktur. Aksi takdirde planın uygulanması sorumluluğu yönetime verilecektir ancak gerçeğe uygunluktan bahsetmeye gerek yoktur. Bir planın amaçsız bir şekilde hazırlanması olmamalıdır; gelişiminin görevlerini anlamak önemlidir.

Hata 2. Yıllık planlamayı takvim yıllarına bağlamak

Şirketlerde aşağıdaki şemayla çalışmak yaygındır: Bir sonraki ayın göstergelerini bir önceki ayın sonunda planlamak ve bunlara 30 gün içinde ulaşmaya çalışmak. Gelecek ayın başında tüm veriler, gerçek göstergelerin ve başlangıç ​​planlarının karşılaştırılmasıyla derlenir. Çalışma mekanizmasını yıllık planlamaya aktarmak istemeniz doğaldır. Genellikle bu aşamada sorunlar ortaya çıkar.

Planlama katılımcıları bazen yıl için plan hazırlamanın kurallarını ve nüanslarını yeterince bilmiyorlar ve buna zaman harcamak istemiyorlar. Bu nedenle, yönetim yıllık plan üzerinde çalışıyor, işletme için çok iddialı hedefler belirliyor ve bu hedeflere nasıl ulaşılacağını gerçekten anlamıyor, bu nedenle mevcut göstergelerin bir sonraki yıla aktarılmasını öneriyor.

Sonuç olarak, planın durgun dallar ve ürünler de dahil olmak üzere genel büyüme gösterdiği bir durum ortaya çıkıyor. Yöneticiler böylesine gerçekçi olmayan bir planı uygulamaya motive olmayacaklardır.

Etkili planlama kuralları

1. Finans, lojistik, üretim ve satış departmanları arasındaki etkileşime yönelik iş süreçlerini sağlayın, düzenlemeleri onaylayın.
2. Departmanlar arası etkileşimde yaşanan aksaklıkların kayıt altına alınması, analiz edilmesi ve anında giderilmesi.
3. Satış departmanı tarafından planlama, muhasebe, ERP sisteminin uygulanması, elektronik ürün rezervasyon sisteminin otomasyonu.
4. Uygun eğitimle elektronik belge yönetiminin sürdürülmesi
5. İşletmenin iç lojistiğini optimize etmek için sürekli çalışma.
6. Üretim kapasitelerinin zamanında modernizasyonu.

Planın %100 uygulanmasını talep etmek her zaman gerekli midir?

Vladimir Mozhenkov, Audi Center Taganka Company'nin Genel Müdürü, Moskova.

Altı ya da yedi yıl önce şu kuralı uygulamaya koyduk: Sonuç %95-110 aralığındaysa plan tamamlanmış sayılır. Bu hem insanları harekete geçirmenize hem de işinizde faydalı bir gerilim yaratmanıza olanak tanır. Bu arada planı% 110'dan fazla aşmak kötü çünkü işin kalitesi düşüyor. Yani sadece minimum limiti değil maksimumu da belirlemek gerekiyor.

Mesela kar merkezi müdürüne şunu söylüyorum: “Harikasın, geçen yıl harika iş çıkardın, bin araba sattın. Bu yıl pazar büyüdükçe bin dört yüz ya da bin beş yüz adet satabileceğinizi düşünüyorum.” Buna cevap veriyor: "Ne 1500?!" Burada bin tane satmak çok zor! Yeni bayilikler açılıyor, müşteriler daha ucuz arabalara yöneliyor. Ne 1500?!” Ve bir ay boyunca bunun ne kadar zor olduğundan bahsedecek. Elbette ailesinin refahının bu iddialı planın uygulanmasına bağlı olduğunu anlıyor ama aynı zamanda işi riske atmadan da oynamak istiyor. Ona hedefe ulaşması ve bunu başarmanın mümkün olduğuna inanması için zaman veriyorum çünkü herhangi bir hedefin ölçülebilir, gerçekçi ve ulaşılabilir olması gerekir. Kendisini daha güvende hissetmesi için onu destekliyorum ve şöyle diyorum: "Planı %100 tamamlamanız için size kaynakları vereceğim, ancak planı %97, %96 ve hatta %95 oranında tamamlarsanız, o zaman Planın yerine getirildiğini ve tüm ikramiyeleri ve ikramiyeleri alacağınızı düşünüyorum. Ve eğer bundan sonra planı örneğin %98, %100 ve hatta %103 oranında yerine getirirse, ona şunu söylüyorum: “Gördün mü? İyi iş!" Ve grafikteki eğilim olumludur (her ne kadar dinamikler çok anlamlı olmasa da). Ancak yönetici planı% 94,99 oranında yerine getirdiyse, o zaten bir şeyden mahrum kalmış demektir. %80-95 daha da kötü, ancak %80'in altındaysa (bunu daha önce hiç yaşamadık), o zaman yönetici herhangi bir ikramiye almaz - yalnızca çıplak bir maaş alır.

"Modüler kazan sistemleri"- şirketler grubu 2005 yılında kuruldu. Faaliyet kapsamı, blok modüler kazan daireleri ve mini termik santraller pazarında hizmet satışı ve hazır ısı ve güç çözümlerinin teminidir. Müşteriler arasında şunlar bulunmaktadır: Gazprom Transgaz Moskova, ABH Miratorg, Ostankino Et İşleme Tesisi, Castorama, Samsung Group, Hyundai, vb.

Mihail Strupinsky Moskova Devlet Teknik Üniversitesi'nden adını aldı. N.E. Bauman. Kablo endüstrisi tasarım bürosunda çalıştı. Yaklaşık 50 bilimsel makalenin yazarı. Buluşlar için yaklaşık 50 patenti vardır. Rusya'nın Fahri Oluşturucusu (2006). “Özel Sistemler ve Teknolojiler” Faaliyet Konusu: Evsel ve endüstriyel kablolu elektrikli ısıtma sistemlerinin tasarımı, imalatı, montajı ve bakımı, sıcaklık kontrol ekipmanlarının üretimi. Organizasyon şekli: LLC. Bölge: merkez ofis – Moskova'da; üretim - Mytishchi'de (Moskova bölgesi); Dünya çapında 250 şehirde temsilcilikler ve bayiler. Personel sayısı: 1500. Yıllık ciro: 3,2 milyar ruble'den fazla. (2009 yılında). Genel Müdürün görev süresi: 1991'den beri. Genel Müdürün işletmeye katılımı: sahibi.

"Audi Merkezi Taganka" AvtoSpetsTsentr şirketler grubunun bir parçasıdır.

Çalışma süresi planlaması sadece bir dizi süslü söz değil, hem bireysel düzeyde hem de tüm kuruluş genelinde fayda sağlayabilecek bir bilgi sistemidir.

Öğreneceksiniz:

• Bir işletmede çalışma süresinin rasyonel olarak planlanması ne sağlar?
• Hangi çalışma zamanı planlaması yöntemleri mevcuttur?
• Çalışma süresinin etkili bir şekilde planlanmasının kuralları nelerdir?

Bir kuruluşun etkinliğinin, yönetim personelinin günlük işlerinin getirisinden en az etkilenmediği bir sır değildir. Modern tekniklerin ve çalışma yöntemlerinin eksikliği, yöneticinin ve astlarının bireysel çalışma tarzını geliştirmenin reddedilmesi, böyle bir ekibin çalışmasını organize etmedeki zorlukların bir aksiyom haline gelmesine yol açmaktadır.

Bir liderin başarıya ne kadar hazır olduğunu belirleyen bileşenler oldukça basittir. Bunlar onun becerileri, yetenekleri, mesleki bilgisi ve elbette kişisel nitelikleridir. Bununla birlikte, sorunlara ve zorluklara neden olan neden-sonuç faktörlerinin analizinin yanı sıra bunların üstesinden gelme ve işin kalitesini artırma arzusunu da göz ardı etmemek gerekir. İşte bu noktada yöneticinin çalışma zamanını rasyonel kullanması, yani planlaması imdada yetişiyor. Sonuçta günlük iş sürecindeki kusurları ortadan kaldırmak için tasarlanmıştır.

Çalışma süresi planlamasının etkinliği, sürelerine bağlı olarak faaliyet hedeflerine dayanır: kısa vadeli ve uzun vadeli. Belirlenen tüm eylem ve faaliyetlerin son teslim tarihleri ​​organizasyon sürecinde alındığından, böyle bir yönetim esası ek bir çaba gerektirmez.

Yönetici tarafından belirlenen hedeflerin iki işlevi vardır: bunların uygulanması için gerekli eylemleri belirlemek ve bunların uygulanmasını teşvik etmek. Bir lider kendisine net bir görev belirlediğinde, eylemleri bunun uygulanmasında bilinçli hale gelir. Hedef belirleme, sonuca ulaşana kadar oyuncuya enerji yükleyen bir tür itici güçtür.

Çalışma süresi dengesinin mümkün olduğunca etkili bir şekilde planlanması için yöneticinin "dönemleri planlama" taktiklerine başvurması gerekir (bunlar farklı zaman dilimleri olabilir: bir yıl, bir ay, bir hafta, bir gün). Tuhaflık, bu tür her aralığın bireyselliğinde yatmaktadır; bu, karşılık gelen zaman dilimini yansıtacak ayrı planların oluşturulmasını ima etmektedir.

Bu nedenle, boş zamanın doğru planlanmasının ana olumlu vurgusu, zamanın kazanılmasıdır. Yönetici, mümkün olduğu kadar az zaman harcayarak, açıklanan iş hedeflerine etkili ve verimli bir şekilde ulaşabilecektir. Bireysel çalışmayı organize ederken planlamanın rolü fazla tahmin edilemez: Sonuçta, belirlenen hedeflere ulaşmaya hazırlanmaya ve işe ayrılan zamanı yapılandırmaya yardımcı olur.

Çalışma sürenizden %25 tasarruf etmek için görevleri nasıl devredersiniz: kontrol listesi

Büyük bir bilgi akışıyla başa çıkmak ve bir işi geliştirmek için zamanı rasyonel bir şekilde yönetmek ve rutin konularda enerji israf etmemek önemlidir. Bunu yapmak için, görevleri astlarınıza doğru bir şekilde devretmeniz ve bunların uygulanmasını izlemeniz gerekir.

Commercial Director dergisinin editörleri tarafından hazırlanan kontrol listesini kullanarak, çalışma zamanınızı doğru yönetip yönetmediğinizi veya görev dağıtımında ve işe geç kalmada hata yapıp yapmadığınızı kontrol edin.

Çalışma zamanı planlama yöntemleri

Pareto prensibi

Wilfred Pareto (1848-1923), belirli bir grup içindeki bazı küçük parçaların nesnel öneminin, o grup içindeki göreceli ağırlığından önemli ölçüde daha büyük olacağı ilkesini formüle etti. Pareto, her yerde kullanılmaya başlanan modelinde 80/20 formülünü kullandı.

• Satılan malların %20'sinden kârın %80'ini alabilirsiniz.
• Geriye kalan ürünlerin %80'i kârın yalnızca %20'sini üretecektir.
• Hataların %20'si kayıpların %80'ine neden olur.
• Diğer hataların %80'i kayıpların %20'sine neden olur.

Çalışma zamanı planlamasının hayranları da bu prensibi atlamadı. Bunu bir yöneticinin işine yansıtırsak sonuç şu şekilde olacaktır: Sonuçların %80'ine ulaşmak için çalışma sürenizin yalnızca %20'sini harcamanız gerekir. Harcanan zamanın geri kalanı toplam sonucun yalnızca% 20'sini getirir.

Emek süreci dilinde bu, minimum düzeyde çaba gerektiren ancak makul miktarda çalışma süresi gerektiren kolay ve keyifli çalışmanın öncelik olmaması gerektiği anlamına gelir. Faaliyetlere her görevin önemi maksimum düzeyde dikkate alınarak başlamak gerekir. İş planlanırken hayati konular ilk sırada gelmelidir.

Pareto ilkesini rasyonel planlama ve çalışma süresinin muhasebeleştirilmesi konularında tam olarak uygulamak için, tüm görevleri genel sonuca katkılarının yüzdesi açısından analiz etmek ve bunları ABC kategorilerine dağıtmak gerekir.

ABC planlaması

ABC analizi, daha yüksek ve daha düşük öneme sahip durumların oranlarının genellikle yaklaşık olarak eşit olduğunu gösteren deneyimlere dayanmaktadır. A, B ve C harfleri, hedeflerin uygulanmasına ilişkin görevlerin önemini üç sınıfa dağıtmak için kullanılır. Bu prensip birçok yöneticinin ilgisini çekmiştir.

Bu analizi çalışma sürenizin kullanımını planlarken de kullanabilirsiniz. Önemli olan, çalışma süresini genel faaliyet planındaki emek yoğunluğu ve ağırlığına göre değil, görevlerin önemine göre dağıtmanız gerektiğini hatırlamaktır.

ABC analizi üç temele dayanan deneyime dayanmaktadır.

• Kategori A görevleri (en önemlileri), yöneticinin toplam görevlerinin %15'ini alır. Planlamadaki göreceli ağırlıklarının düşük olmasına rağmen, hedeflere ulaşmaya %65 katkıda bulunurlar.
• B kategorisindeki görevler (önemli), toplam görev göstergesinin yaklaşık %20'sini oluşturur ve bunların önemi de %20 olarak derecelendirilir.
• Kategori C görevleri (en az önemli olanlar): toplam rakamın yaklaşık %65'i tahsis edilir, ancak önemleri ihmal edilebilir düzeydedir (göreceli ağırlığın yalnızca %15'i).

Buna göre, çalışma süresini planlarken, ABC analizi dikkatini A kategorisindeki görevlerin ilk tamamlanmasına odaklar, çünkü bunlar nihai çalışma etkinliğinin etkinliğinden aslan payını getirir. Sırada, nihai sonuca katkısının da göz ardı edilmemesi gereken B grubundan sorular yer almaktadır. Ve son olarak, C kategorisindeki geri kalan görevlerle ne yapacağınıza karar verebilirsiniz: bunları çalışma zamanınızı planlamaya dahil edin veya devredin.

Zaman Planlamada Eisenhower Prensibi

Eisenhower Matrisi (öncelikler), kişisel ve çalışma zamanını planlamak için bir araç olarak yaygın bir şekilde tanınmaktadır.

Her biri belirli bir görev kategorisine karşılık gelen dört alandan (çeyreklerden) oluşur. Kategoriler iki prensibe dayanmaktadır: önem ve aciliyet. İlişkileri en iyi şekilde aşağıdaki şekilde gösterilmektedir.

Çeyrekler yalnızca içlerine girilen vakaların belirli bir alana karşılık gelmesi durumunda doldurulur. Bu matrisin nasıl çalıştığını tam olarak anlamak için her çeyreğe karşılık gelen görevleri tanımlamanız gerekir. Matrisin yalnızca gün boyunca veya diğer kısa sürelerdeki görevler için etkili olacağını hatırlamakta fayda var.

1. 1. Çeyrek: Önemli ve Acil

Eisenhower matrisinin kalbi tam olarak ilk çeyrektir, çünkü ana sırrı içerir - boş bırakılır. Bu, kişinin hedeflere ulaşmak için çalışma süresini etkili bir şekilde planlama becerisine sahip olduğunu gösterecektir.

İlk çeyrek için yarışan vakaların varlığı, böyle bir kişinin hayatında ve işinde sürekli aceleci işlerin olduğunu gösterir. Sonuç olarak kişi, işlerinin ve sorumluluklarının dağıtımına alışkın değildir ve elinden gelen her şeyi son ana erteler. Ve teslim tarihleri ​​yaklaştığında işe koyulur.

Elbette her şeyi önceden düşünürseniz olası durumları önlemek en iyisidir. Sonuçta, sonuçları ortadan kaldırmanın olası tüm sorunları öngörmekten her zaman daha zor olduğu bilinen bir ilke vardır. Bu tür görevler başkaları tarafından yapılabiliyorsa devredilmelidir.

1. 2. Çeyrek: Önemli ve acil değil

Eisenhower, çalışma süresini planlarken ikinci çeyrekteki görevleri en önemli görevler olarak belirledi. Bir icracı belirli bir çeyreğe yerleştirilen görevi tutarlı bir şekilde zamanında tamamlarsa, o zaman bu işe gerektiği kadar zaman harcamayı göze alabilir. Kibir, acele ve çeşitli olumsuz sonuçlara musallat olmayacak. Bu, doktora gitmeye çok benzer: Tıpkı bir göz doktorunun önleyici muayenesi daha ciddi görme sorunlarını önleyeceği gibi, bir rapor üzerinde çalışmak için doğru zaman, acil gece vardiyalarından da kaçınacaktır.

İkinci çeyrekteki çalışma süresinin planlanması ve kayıt altına alınması, çalışanın kişisel hedeflerine ulaşılmasını sağlayacak şekilde yapılır.

Her ne kadar işin aciliyeti biçimindeki Demokles'in kılıcı işçilerin üzerinde asılı kalmasa da, bu da onların işin kalitesine odaklanmalarına olanak tanıyor, yine de son teslim tarihlerinin olduğunu ve bunların takip edilmesi gerektiğini unutmamalıyız. ikinci çeyrekte tamamlanan bir görev otomatik olarak birinciye aktarılır. Ve bu sonuç, kişisel zamanın planlanması açısından sonuçlarla doludur.

1. 3. Çeyrek: Acil ve Önemsiz

Üçüncü çeyreğe karşılık gelen dava türleri, aciliyeti nedeniyle daha önemli konulara yoğunlaşmanıza izin vermez. Ve bu tür konuların ilk çeyrekteki konularla karıştırılması kolaydır. Ancak acil ve önemli kavramları arasında bir çizgi çizmeye değer çünkü bu kavramlar eşanlamlı değildir. Bu kararı vermenin basit bir yolu var: Kendinize şu veya bu görevin sizi belirli bir hedefe ulaşmaya yaklaştırıp yaklaştırmadığını sormanız gerekir. Tipik olarak üçüncü çeyrekteki vakalar olumsuz yanıt alır.

Çoğu zaman günlük sorunlar bu çeyreğe dahil edilir: sezon sonunda kıyafetlerin kuru temizlenmesi, acil bir konuda komşulara yardım edilmesi, önemsiz toplantılar ve müzakereler. Başka bir örnek daha var - bilgisayar onarımı, ancak burada son derece dikkatli olmalısınız: eğer bu ekipman iş için gerekliyse, o zaman onarımı çok önemli bir görev haline gelecektir (yani ilk çeyrek) ve yalnızca eğlence ise bu sorunun yeri üçüncü çeyrektir.

Bu çeyrekte yaşananlar çalışma zamanı planlamasına uymamakla kalmıyor, aynı zamanda asıl hedeflerden uzaklaşıp değerli zamanı da çalıyor. Mümkünse bunlara dikkat etmemek en iyisidir. Bir görevin kendiniz için önemini nasıl belirleyebilirsiniz? Çok basit. Kendinize sormanız gereken soru şu: "Bunu yapmazsam ne olur?"

1. 4. Çeyrek: Önemsiz ve acil değil

Bu kategori, işle hiçbir ilgisi olmayan günlük yaşamımızı ilgilendiren konuları içerir: sosyal ağlar, forumlar, internette gezinmek, bilgisayar oyunları, dizi izlemek. Evet bu aktiviteler kesinlikle keyiflidir ancak zorunlu değildir.

Genel olarak bu aktivite iş gününün verimliliğini önemli ölçüde azaltır; Eisenhower bu kategorideki aktiviteleri "kişisel zaman kaybı" olarak adlandırdı.

Örneğin 200 saat süren bir seriyi ele alalım; yeniden hesaplamada, çok daha büyük faydalarla kullanılabilecek bir hafta boyunca boşa harcanan zaman elde edersiniz.

Bu nedenle, kişisel yiyicilerinizi belirlemeniz ve sadece çalışmayı değil, kişisel zamanı da planlayarak onlar üzerinde sıkı bir kontrol sağlamaya çalışmanız gerekir.

Bu çeyrekte çoğu kişi için pek de hoş olmayan rutin görevler de vardır: örneğin bulaşık yıkamak, temizlik yapmak, yemek pişirmek. Burada da eşit bir yük planlamak için aynı evde yaşadığınız insanlarla uzlaşmaya değer.

Sağlıklı kayıtsızlık: Zaman yönetimine inanmayanlar için talimatlar

“Commercial Director” dergisinin editörleri tarafından hazırlanan talimatlar, umutsuz durumlarda bile hayatta uyumu nasıl bulacağınızı anlatacak, toplum ve medya tarafından empoze edilen hangi tutumlardan acilen kurtulmanız gerektiğini anlatacak ve size anlatacak. işi bitirmek için bir gün bile yeterli zamanınız yoksa ne yapmanız gerekir.

Çalışma zamanı planlama tablosu

Tablo şeklinde basit bir örnek verelim.

Bu örnek, çalışma planları oluşturma ilkesini açıkça göstermektedir. Gerekirse tablolar daha derin olabilir ve notlar için daha fazla alan sağlanabilir. Bireysel uygulamaları uygulamak için hangi programın kullanılacağı önemli değildir. yöneticinin/uzmanın çalışma süresinin planlanması. Masa - Araç evrenseldir, düz kağıda bile çizilebilir. Önemli olan onu kendinize, görev ve hedeflerinize göre uyarlayabilmek ve hangi zaman aralıklarında (güne, haftaya, aya göre) kullanılacağını belirleyebilmektir.

Çalışma süresi fonu nasıl planlanıyor?

İlk planlama aşaması, sistemin ilk parametrelerinin analiz edilmesinden oluşur - çalışma süresi fonunu (WF) ve yönlerini iyileştirmeye yönelik faaliyetin varlığı. Bunu şu soruların cevabı takip ediyor: Bu faaliyetten (uzmanlar, hizmetler) ve planlamasından kim sorumludur? Çalışma saatleri ne ölçüde dikkate alınıyor? Harcanan çalışma süresi takip ediliyor mu? Merkez Bankası'nın rezervleri açıklandı mı? Planlama aşamasında çalışma süresi kaybını azaltacak önlemler alınıyor mu? Bunun için hangi yöntemler kullanılıyor?

Bir sonraki aşama PDF kullanımının analizidir. Bu çerçevede, işçilerin üretim dinamikleri incelenmekte (zamana bağlı - saatlik, günlük, yıllık) ve bunu etkileyen faktörler belirlenmektedir; FRF'nin durumunu analiz etmek ve belirli devamsızlık türlerini azaltmak için kullanılmayan fırsatları belirlemek; çalışma süresi fonunun işleyişine ilişkin çalışma gözlem verileri vb. Çalışma süresi fonunun kullanımını analiz etme yöntemleri hakkında daha fazla bilgi eğitimsel ve metodolojik literatürde bulunabilir.

FRF'nin analizine yönelik bilgi tabanı, istatistiklerden ve çalışma süresi zaman çizelgelerinden elde edilen verilerden oluşur; birincil muhasebenin özeti (kesinti süresi, fazla mesai, kusurların giderilmesi hakkında sayfa); kişisel fotoğraflar ve çalışma saatlerinin fotoğrafları; anketlerden ve anketlerden elde edilen veriler.

Analiz, tüm FRF'nin ve bileşenlerinin - işletmenin çeşitli seviyelerindeki (yapısal bölümler, bir bütün olarak işletme, meslekler ve gruplar) günlük ve vardiya içi fonların - kullanımını inceler. Bu yaklaşım, öncelikle ele alınması gereken darboğazların belirlenmesini mümkün kılar. Analizin sonucu, FRF kullanımının iyileştirilmesine ve buna bağlı olarak çalışma süresi planlamasının verimliliğinin artırılmasına yönelik rezervlerin bir değerlendirmesidir.

Elde edilen sonuçlar faydalı çalışma süresini planlamak için kullanılır. Bu etkinlik, planlı bir bilanço bütçesi hazırlamayı, bileşenlerini kurumsal standartlarla karşılaştırmayı ve verimsiz maliyetlerden dolayı çalışma zamanından tasarruf etmeyi içerir. Çalışma süresinin dengesini dağıtmaya yönelik yöntemler, eğitim materyallerinde ve kılavuzlarda yeterince yer almıştır.

Çalışma süresinin planlanması ve analizi piyasa ekonomisinde belirli özellikler kazanmıştır. Örneğin zorunlu idari izinler bir işletmeye maliyet açısından fayda sağlamaktadır. Yarı zamanlı çalışanlar yedek statülerini kaybetmişlerdir.

Federal Rezerv'in planlanmasında, daimi tam zamanlı çalışanlar ve geçici işçiler için farklı bir yaklaşım geçerli hale geliyor; yarı zamanlı modlarda.

İşletme, çalışma süresini en etkin şekilde organize etmek ve planlamak için özel önlemler almaktadır: sosyo-ekonomik, organizasyonel, teknik ve tedavi edici ve önleyici. Bunlar çeşitli organizasyonel ve teknik planlara, çalışma koşullarının iyileştirilmesine yönelik planlamalara vb. yansıtılır. Dış katılımcıların katılımı yerel yetkililerle tartışılmalı ve ancak bundan sonra faaliyet planlamasına dahil edilmelidir. Herhangi bir etkinlik kaynak tabanlı olmalıdır.

Çalışma sürenizi doğru şekilde nasıl planlayabilirsiniz?

Kural 1. Aynı saatte kalkın

Herhangi bir planlamanın bu ilk aşaması çok disiplinlidir ve güç artışını teşvik eder.

Kural 2. Günün başında olumlu ruh hali

Her sabah ruh haliniz üzerinde çalışın, çünkü bu, hedeflerinize ulaşmanıza yönelik görevlerin çözümünü büyük ölçüde etkiler. Bunu yapmak için kendinize üç soru sorabilirsiniz:

• “Bugün” beni başarıya nasıl yaklaştıracak?
• Bugünü olabildiğince mutlu kılmak için ne yapmalıyım?
• Sağlığınızı korumak için bu gün ne yapmalısınız?

Bu soruları yanıtlamak ve olumlu motivasyon yaratmak genellikle iki dakikadan az sürer. Düzenli sabah faaliyetlerinize başlamadan önce bunları kendinize verin.

Kural 3. Güne doğru başlayın

Uyumlu bir sabahın anahtarı iyi bir gece uykusu ve iyi bir kahvaltıdır. Ancak pek çok kişi zaman yetersizliği bahanesiyle bunları feda ediyor. Bununla birlikte, her iki görev de yalnızca günlük programın planlama aşamasında önceliklendirme gerektirir; özünde, erken yatmak için zamanınızı ayırmanız yeterlidir.

Kural 4: İş gününüzü planlarken yorgunluk gibi faktörleri göz önünde bulundurun

Birçok kişi iş üretkenliğinin gün boyu sinüs dalgası gibi değiştiğini hissediyor. Bu, günlük biyoritimlere bağlı değildir - ister "tarla kuşu" ister "gece kuşu" olun. Kişisel artan aktivite dönemlerinizi öğrenmeniz ve bu günlük aralık için aktivite planlamanıza en önemli şeyleri koymanız faydalı olacaktır. Öğleden sonra zamanını özellikle önemli olmayan günlük rutin işlere ayırmak daha iyidir.

Kural 5. Molaları zamanında verin

Çalışma süresini planlamanın temel kurallarından biri kısa bir dinlenmedir çünkü bu, vücudun yeniden güç kazanmasına ve işe olan dikkatini yeniden kazanmasına olanak tanır. İşe kısa molalar verdiğinizden emin olun; süreyi ve sıklığı kendiniz belirleyin. Düzenli olmayı unutmayın.

Kural 6. Başladığınız işi bitirin

İşinizde atlamamaya ve başladığınız işi mantıklı bir sonuca bağlamamaya çalışın. Küçük şeyler dikkatinizi dağıtmasın çünkü bunlar çalışma süresini çalar. Başlamış olduğunuz bir şeye her döndüğünüzde, eski eylemleri tekrarlamak zorunda kalacağınızı ve bunun kişisel aktivitenizi planlama dengesini etkileyeceğini unutmayın.

Kural 7. Boş zamanınız için faydalı kullanım alanları bulun

Programınızdaki hesaba katılmayan tüm boşlukları (sırada bekleme, bilgilendirici olmayan toplantılar) faydalı faaliyetlerle doldurmaya çalışın. Kendinize şu soruyu sorarak özünü kendiniz belirleyin: "Maksimum faydayı elde etmek için bu dakikaları nasıl doldurabilirim?"

Kural 8. 70/30 ilkesine sadık kalın

Günlüğünüze çalışma sürenizin yalnızca %70'ini kaydetmeniz yeterlidir. Aksi takdirde, iş gününüzü% 100 planlasanız bile, tüm görevlerin tamamlanacağına dair garanti almayacaksınız ve hatta daha fazlası: birçok eylem programa uymayacaktır. Çalışma süresinin bu prensibe göre planlanmasının amacı, sinir sistemini aşırı yüklenmeden korumak, makine gibi davranma ve katı bir çerçeveye hapsolma hissini önlemektir.

Kural 9. Akşam yarın için bir plan yapın

Yarınki görevlerinizi bugünün sonunda planlayın ve bunu yazılı bir liste halinde yapın; böylece hiçbir şeyi kaçırmazsınız. Görevlerin önemini önceden belirlemek ve bunları sütunlara dağıtmak daha iyidir. Bu, dikkatin gerekli görevlere odaklanmasını mümkün kılacak ve mücbir sebep durumunda daha az önemli olanların taşınması mümkün olacaktır.

Kural 10. Her saat başı dinlenmeye zaman ayırın

Herkes için değişmez bir kural. Rahatlamak için ne kadar sık ​​zaman bulursanız, daha sonra işte o kadar verimli olursunuz. Bu dönemde iş yerinizi veya evinizi temizleyebilir, bulaşıkları yıkayabilir, dergi veya kitap okuyabilir, temiz havada yürüyüş yapabilir, başkalarına yardım edebilirsiniz. Eğer bunu kendiliğinden yapamıyorsanız bu eylemleri planlamaya tabi tutun.

Kural 11. Yetenekleriniz konusunda gerçekçi olun.

Her türlü dağın üstesinden gelebileceğinizi düşünerek kendinizi çok fazla işle boğmayın. Kendi güçlü yönlerinizi değerlendirme konusunda ayık bir yaklaşım benimseyin ve bir gün/hafta/ay içinde başa çıkmanız garanti edilen şeyleri daha iyi değerlendirin; böyle bir çalışma süresi planlaması daha etkili olacaktır.

Kural 12. Bir eşyayı kullandıktan sonra yerine geri koyun

Masadaki ve ofisteki eşyalara yönelik bu yaklaşım, gelecekte zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Bir eşyayı kullandıktan sonra onu aldığınız yere iade etmeyi bir kural haline getirin. Farklı türdeki şeyler için belirli yerler belirleyin - kağıtlar için bir klasör, kalem kutusu, masa çekmecesi veya makbuz kutusu.

Kural 13. Aktif ve sağlıklı bir yaşam tarzı sürdürün

Görünüşe göre bir ofis çalışanının neden spora, yogaya, fitnessa, doğru beslenmeye ve jimnastiğe ihtiyacı var? Daha sonra, sağlıklı bir vücut ve esenlik, özellikle iyi planlandıktan sonra, pozitif enerji ve yüksek düzeyde üretken iş faaliyetlerine hazır olma ruh halini en iyi şekilde ayarlar.

Kural 14. Size zevk veren şeyi yapın

Mesleki faaliyetleri planlarken ve uygularken kendi kendini organize etmenin en iyi yolu, işinize karşı tatmin ve sevgi duygusu hissetmektir. Avantajı, motivasyonun kıskaçla çekilmesine gerek olmamasıdır; kendi başına ve büyük miktarlarda gelir.

Yöneticinin çalışma süresinin planlanması ve organize edilmesi

İpucu 1. Günün planlarını gözden geçirin

Bunu yapmak için ABC analizini veya Eisenhower matrisini kullanabilirsiniz. İş gününe on dakikalık hazırlık bile günde iki saate kadar tasarruf sağlayabilir. Bunları akıllıca kullanın.

İpucu 2. Benzer durumların bloklarının oluşumu

Sürekli dikkati dağılan bir kişinin çalışmak için odaklanmış ve hevesli bir kişiden çok daha fazla zamana ihtiyacı vardır. Bu, başka bir "kalkış" ve "daldırma", yani işe dönüş faaliyetine duyulan ihtiyaç nedeniyle ortaya çıkar. Aynı türdeki görev blokları çalışma süresinden tasarruf etmenize yardımcı olacaktır: aktivite planlama aşamasında bunları düzeltmek daha kolaydır.

İpucu 3. İşyerinde kendinize kişisel zaman ayırın

Çoğu zaman ziyaretçiler, astlar veya telefondaki müşteriler sizi doğrudan görevlerinizden uzaklaştırır. Hepsi gerçekten önemli görevleri yerine getirirken güçlü müdahaleler yaratıyor ve çalışma süresi dengesini bozuyor. Bu bakımdan hem ofisinizde hem de telefonla tüm iş günü boyunca herkese ulaşılabilir olmak imkansızdır. İşinin ustaları, çalışma zamanlarını planlama sürecinde kendilerine kimsenin rahatsız etmeyeceği dönemler düzenlerler. Ayrıca onların araçlarını da kullanabilirsiniz, örneğin ziyaret saatlerini ayarlayabilir, telesekreter kullanabilirsiniz.

4. İpucu: Her iş görevi için sınırlı süre tanıyın

Belirli bir iş türünün süresi doğrudan mevcut zamana bağlıdır. En küçük görev bile planlamaya tabidir: Bir göreve, onu tamamlamak için gereken kadar zaman ayırmayı öğrenin. Örneğin iş görüşmeleri geciktirilmemeli, ilgi duyulan tüm konular mümkün olduğunca tartışılmalı, ancak bir saatten fazla olmamalıdır. Bu, katı zaman dilimleri ve düzenlemeler kullanılarak yapılabilir. Basit kuralı izleyin: “Vakit nakittir”, değer verin ve tasarruf edin.

5. İpucu: Yetkiyi kullanın

Zamana saygısı olan hiçbir kişi tüm görevleri kendi başına yapmamalıdır. Bu yaklaşım, çalışma zamanı planlamasının ilke ve kurallarında zaten açıklanmıştır: diğer insanlara devredilebilecek her şey (zaman ve çaba harcayan ancak önemli sonuçlar getirmeyen görevlerin %65'i) onlara devredilmelidir. Bu sadece çalışanların yardımı için değil, aynı zamanda üçüncü taraf kurumların, kuruluşların ve danışmanlık firmalarının yardımlarından faydalanmak için de geçerlidir.

İpucu 6. Büyük görevleri bileşenlere ayırın

İnsanlar, sonuç onlara çok uzak göründüğü için büyük veya hacimli görevlerden kaçma ve tamamlanmalarını mümkün olan her şekilde erteleme eğilimindedir. Bu gerçek, kişisel zaman planlama becerilerinin zayıf olduğunu gösterir, ancak bunun üstesinden gelinebilir. Hemen hemen herkes en hızlı sonuçları veren şeyleri sever. Albert Einstein bunu odun kesme örneğiyle fark etti. Aynı şey uzun vadeli hedefler ve büyük projeler için de yapılabilir: bunları küçük görevlere bölün, planlayın ve ardından bunları belirli bir süre içinde (örneğin günde iki saat) metodik olarak tamamlayın. Diyelim ki bir hafta sonra ilk sonuçlar ortaya çıkacak - projenin ilk bölümünün hedefine ulaşılacak (planlamaya göre), bu, bu yönde çalışmaya devam etmek için güç ve motivasyon verecektir.

İpucu 7. Öncelikli görevler için kişisel son tarihler belirleyin

İçinde bulunduğumuz ay için tam olarak hangi görevlerin öncelikli olacağını önceden bildiğinizde, bunları çalışma takviminde işaretleyebilir ve bunları aynı müzakereler/toplantılarla aynı düzeyde kişisel görev planlamanızda değerlendirebilirsiniz. Dolayısıyla, bu tarih için başka bir etkinlik veya eylem planlama ihtiyacı doğduğunda, bu zaten "rezerve edilmiş" olacaktır ve bu da size bir kez daha elinizdeki görevin nesnel önemini hatırlatacaktır. Bu tavsiye iş faaliyetlerinin planlanması konusunda özellikle değerlidir.

İpucu 8. İş yerinizi doğru şekilde düzenleyin

Her şeyden önce bu, masaüstündeki siparişle ilgilidir. Yalnızca A kategorisindeki görevleri yerine getirmeden yapılması imkansız olan belgeler üzerinde bırakılmalıdır. Bu eylemin psikolojik bir geçmişi vardır: masanın düzeni düşüncelerin düzenlenmesine yardımcı olur ve fazladan kağıtlar zaman alır.

İpucu 9. Başkalarının size ek sorumluluklar yüklemesine izin vermemeye çalışın.

Yöneticiler sıklıkla yeni faaliyetlerle ilgilenmeye başlar ve yeterlilik alanlarını genişletir. Bir çalışanın genellikle katılmadığı müzakerelere kişisel çıkarları nedeniyle katılması, kendisini çalışma gruplarına dahil edebilir veya planında yer almayan ek görevler alabilir ve sonuçta ana iş ve onun planlaması üzerinde bir yük haline gelebilir. Pozisyonunuz kapsamında gerekli olup olmadıklarını görmek için tüm eylemlerinizi iki kez kontrol etmeniz, böylece çalışma zamanı planlama becerilerinizi geliştirmeniz en iyisidir.

İpucu 10. Aniden sizi dahil etmek istedikleri şeylerin gerçekten önemli ve acil olduğunu değerlendirin.

Mücbir sebepler ve diğer acil durumlar, sıkı bir planlama çerçevesinde faaliyet göstermeye çalışsalar bile her firma veya işletme için sıklıkla karşılaşılan bir durumdur. Bunları çözmek için mevcut tüm kaynaklar seferber edilir. Bu durumda yardım etmeyi kabul ederseniz, bunun programınızdaki önemli görevlerden zaman alacağını unutmayın, bu nedenle her zaman fedakarlığa değer olup olmadığını tartın.

İpucu 11. Dürtüyle hareket etmeyin; yalnızca bilinçli kararlar verin

Bazen bazı kararlar bir dürtünün, kontrol edilemeyen bir dürtünün sonucu olarak alınır. Ancak bu, programda sapmalara neden olur ve hedefe ulaşmak için çalışma süresinin etkili bir şekilde planlanmasına müdahale eder. Eğer anlık bir şey yapma isteği duyarsanız (örneğin, bir telefon görüşmesi yapmak), dikkatlice düşünün ve planınızı gerçekten gerçekleştirmeye değer olup olmadığını tartın.

İpucu 12. Önceliklerinizi doğru belirleyin

Konferanslar, toplantılar, çağrılar, mesajlar gibi geniş bir akış içinde gezinmek çok zor olabilir ve her şeyi aynı anda üstlendiğinizde veya farklı uçlardan parçalar aldığınızda çok az şey yapmış olursunuz. Burada, öncelik matrisi olarak böyle bir zaman planlama yöntemini hatırlamak ve açıkça tanımlanmış ve açıkça önemli görevleri tamamlayarak, yavaş yavaş daha az önemli olanlara doğru ilerleyerek faaliyetlere başlamak faydalıdır.

Yönetici sekreterinin çalışma saatlerini planlamak

Sekreterin bireysel çalışma süresini planlamanın temel sorumluluğu ve amacı, patronu mümkün olduğu kadar rahatlatmak ve zamanını dağıtmasına yardımcı olmaktır. Mümkün olan tüm saat ve dakikaların iş faaliyeti için kullanılmasının verimliliğinin arttırılması görevidir. Bu, yöneticinin ve sekreterin görevlerinin ve faaliyetlerinin planlanmasının birbirine bağlı olduğu anlamına gelir.

Her şeyden önce sekreter, örgütsel, hazırlık ve yönetimsel çalışma türlerinde yardımcı olarak patronun yaratıcılığına yer açar. Bu amaçla asistanın daha yüksek seviyenin günlük rutinini, olası tüm dönemler için (gün/ay/çeyrek) görev programını bilmesi gerekir. Bir sekreterin çalışma süresinin etkili bir şekilde planlanması, patronun programındaki tüm toplantıların, müzakerelerin ve diğer konuların (ziyaretçilerin kabulü, belgelerin işlenmesi) hazırlanmasına dahil olduğundan, yakın amirinin programına bağlıdır. Planlamada önemli bir rol, değerlerine ve önemlerine göre görevlerin hiyerarşisi tarafından oynanır.

Ek olarak, sekreterin görevleri arasında patronun günlük rutinine bağlı olmayan (ve iş faaliyetinin planlanmasına yansıyan) diğer işler de yer alır: postaları kontrol etmek ve yazışmalara yanıt vermek, belge akışı, kontrol kartı dosyası vb. Asistanın zaman planlama becerisi mükemmel olmalıdır. Programının başlangıç ​​noktaları her zaman tekrarlanan eylemlerdir, örneğin:

• yöneticinin işyerini hazırlamak;
• kendi işyerinizi düzenleyin;
• her türlü gelen mektubu işlemek;
• kontrol kartını görüntüleyin;
• Yönetime durumun bir özetini sağlayın ve mevcut günün programını netleştirin.

Yöneticinin programına göre çalışma süresini planlamanın basit bir örneğine bakalım. Sekreterin eylem programı buna benzer bir şeye benzeyecek. Patronun planları saat 11:00'deki bir toplantıyı içeriyorsa, asistanın 10:30'daki planı, organizasyonunu ve ardından gelen tüm eylemleri içerecektir: hatırlatmalar, materyallerin fotokopisi, konferans odasının temizlenmesi, dakikaların alınması. Yönetici saat 14:00'te ofis dışında müzakereler planladıysa, sekreterin programında araba çağırma ve belgelerin toplanmasıyla ilgili konular yer alacaktır. İş listesi ayrıca patronun telefon görüşmesi için kiminle ve ne zaman bağlanması gerektiğini, hangi belgelerin düzeltilmesi gerektiğini ve hangisinin sıfırdan doldurulması gerektiğini vb. gösterir.

En iyi seçenek, patronunuzla birlikte günlük aktiviteler için sabit bir zaman aralığı belirlemektir: belgeleri imzalamak, ziyaretçi kabul etmek. Bu, işi iyileştirecek ve hem uzmanın hem de asistanının çalışma süresinin planlanmasına yardımcı olacaktır. Bir çalışma programı geliştirirken, ani acil ve önemli görevler, telefon görüşmeleri ve diğer acil durumlar için de yeterli bir yedek ayırmanız gerekir.

Sekreter, çalışma gününün sonunu giden yazışmaları göndermeye ayırır ve ayrıca yarın için etkinlikler planlar.

Çalışma günü bittiğinde ve yönetici ofise geç kaldığında, asistan ancak aralarında uygun bir anlaşma olması ve patrona gerekli tüm verileri sağlaması durumunda eve gidebilir.

Sekreter, binayı terk etmeden önce tüm belgeleri çıkarır, dolapları ve kasaları kapatır, elektronik ekipmanı kapatır (bu telefon, modem, faks için geçerli değildir) ve işyerini düzene sokar.

Yöneticinin çalışma zamanı planlaması

Planlamanın özü, hedeflerin uygulanmasına ve çalışma saatlerinin düzenlenmesine hazırlıktır. Bir yöneticinin çalışma süresini planlama ilkeleri, işgücü faaliyetini düzenlemenin genel ilkelerinden özellikle farklı değildir. Zaman kaynaklarınızın akılcı kullanımı, işlevlerinizi, hedeflerinizi, hedeflerinizi ve zaman bütçenizi anlamayı içerir.

Bir uzmanın çalışma süresini organize etme sürecinde yaygın olarak bilinen planlama teknikleri kullanılır. Yönetici şu kurallara uymalıdır:

• Günlük çalışma planının %60'ı planlanan işlere ayrılmaktadır;
• Zamanın %20'si - öngörülemeyen eylemler için;
• Son %20'nin kendiliğinden ortaya çıkan görevlere bırakılması en iyisidir.

Küçük işletmelerde, önemli belirsizlik koşulları altında karmaşık sorunları çözmek için “düz” organizasyon yapıları kullanılmaktadır. Bu tür birimler aşağıdaki dezavantajlarla karakterize edilir: yöneticilerin aşırı iş yükü, çok sayıda insanın eylemlerini kontrol etmede zorluk ve birimlerin çalışmalarını koordine etmeyle ilgili zorluklar.

Harcanan zaman (özellikle planlama aşamasında not edilmemişse), ne ve nasıl kullanıldığı zorunlu olarak belirtilerek kayıt altına alınmalıdır. Bu, çalışma süresine ilişkin maliyetlerin tam bir resmini elde eden yöneticinin gelecekteki planlamasını daha etkili bir şekilde organize edebilmesini sağlar; Bir kalite planı geliştirmek için görevler kısa, orta ve uzun vadeli olarak bölünecektir.

Düzenlilik, sistematiklik ve tutarlılık planlamanın temel ilkeleri olarak konumlandırılmalıdır. Faaliyet planlamasının önemli ilkelerinden biri olan hedeflerin gerçekliğine uymak gerekir: kaldırabildiğiniz kadar çok sorumluluk üstlenin.

Bir yöneticinin çalışma süresinin rasyonel kullanımı onun uzun vadeli planına bağlıdır. Bu, hangi yıllık ve üç aylık planların oluşturulduğunu dikkate alan çok yıllı bir sistemdir. İkincisi yıllık ile koordine edilebilir ve aylık olanlara bölünebilir. Günlük ve haftalık planlar bunlara tamamen uygundur ve aynı zamanda yöneticinin çalışma süresinin kullanımını en doğru şekilde yansıtır. İş faaliyetlerinin bir gün düzeyinde planlanması, bir yöneticinin iş faaliyetlerinin genel planlamasında önemli bir adımdır; sürekli izlemeye ve duruma göre ayarlamaya tabidir.

Vurgulamanıza ve önceliklendirmenize izin veren Eisenhower matrisi kalır. 14 Ekim 1890'da kurucusunun doğumuyla eş zamanlı olarak başladı. Dwight Eisenhower Denison, Teksas'ta. Eisenhower ailesi sıradandı ve özel bir özelliği yoktu.

4 Haziran 1952'de Eisenhower Müzesi'nin temel atma töreninde Dwight şunları söyledi: “Sonradan çok fakir olduğumuzu fark ettim. Biz sadece ebeveynlerimizin bize tekrarlamaktan asla bıkmadığı şeyi biliyorduk - tüm yollar size açık. Tembel olmayın, kullanın.” Ebeveynler David ve Ida bu fırsatlardan hiçbir zaman yararlanamadılar ve tüm umutlarını oğullarına bağladılar. Onlarda bağımsızlık, dürüstlük ve kararlılık gibi nitelikler geliştirdiler. Daha sonra oğullarından birinin - seçkin bir adam, koca, baba, general ve Amerika Birleşik Devletleri başkanı - hayatında önemli bir rol oynayan da bu niteliklerdi.

Kendini kontrol etme yeteneği Dwight'a aniden veya hemen gelmedi. Bu beceride ustalaşmanın yolu uzun ve ilginçti. Bir lider ve organizatör olarak ilk yetenekleri, okullar arasında dostluk futbolu veya beyzbol maçları düzenlerken ortaya çıktı. Sonraki gelişim ve yeteneklerinin geliştirilmesi askeri akademide ve ardından düzenli orduda devam etti. Başarılarından dolayı Dwight Eisenhower binbaşılığa terfi etti ve 1925'te Leavenworth, Kansas'taki Komuta ve Personel Okuluna gönderildi.

Okulun ayırt edici özelliği öğretim metodolojisiydi. Eğitim belirli savaş oyunlarının düzenlenmesinden oluşuyordu. Dinleyicilere, düşman oluşumları, düşman sayıları, arazi özellikleri, konum, seçilen strateji ve diğer göstergeler hakkında bilgiler içeren giriş notları şeklinde görevler verildi. Komutanların, alınan veriler doğrultusunda karargâhın çalışmalarını organize etmesi, astları arasındaki sorumluluk alanlarını belirlemesi ve muharebe görevini tamamlamayı amaçlayan net bir eylem planı geliştirmesi gerekiyordu.

Personel okulundaki iş yükü insan kapasitesinin eşiğindeydi ancak Dwight Eisenhower için durum böyle değildi. Geliştirdiği, alaka düzeyini kaybetmeyen, aynı zamanda planlama alanındaki en önemli yöntemlerden biri olan planlama ve önceliklendirme metodolojisini ustalıkla uygulamaya başladı. Eisenhower'ın önerdiği teknik, işleri hem aciliyete hem de önem derecesine göre sıralamanıza olanak tanır. Nihai sonuca daha sonra etki etmek için en yüksek öncelikli görevleri tanımlamanın ve vurgulamanın mümkün olduğu dört kriter belirledi. Önem, uygulamanın sonucunun aktiviteyi ne kadar etkilediğine göre belirlenir.

Aciliyet aynı anda iki faktör tarafından belirlenir:

• Sorunun ne kadar çabuk çözülmesi gerekiyor;
• Görev yürütmenin zaman aralığıyla ilişkisi.

Eisenhower Matrisine göre her vaka dört kriterden birine göre sınıflandırılmalıdır:

Eisenhower Matrisi

Belirlenen dört kriterin her biri belirli bir vaka listesi içerir. Onlara biraz daha detaylı bakacağız. Tablo 1.1. Belirli bir görevin bu kriterler kapsamına girip girmediğinin belirlenebilmesini sağlayan dört kriterden birine karşılık gelen temel göstergelerin bir listesi sağlanmaktadır.

Tablo 1.1. Görevlerin aciliyeti ve önemine ilişkin göstergeler

Görev türü: “Acil ve önemli”

Bu çeyrekte kontrolden çıkan veya planlanmadan aniden ortaya çıkan vakalar yer alıyor. Belirlenen kadranda verilen kriterleri karşılayan her şeyin bağımsız ve hızlı bir şekilde çözülmesi gerekir. Bu tür sorunların çözümünde gecikme, önemli hasar ve kayıplara yol açabilir. Bu çeyreğe giren vakaların listesi azalmaz, aksine düzenli olarak yenilenirse planlamada sorunlar olduğu sonucuna varabiliriz. Çözüm, faaliyetlerinizi gözden geçirmek ve etkili planlama teknikleri konusunda özel eğitim almak olacaktır.

Görev türü: “Önemli ama acil değil”

Bunlar, herhangi bir seviyedeki bir yöneticinin çözmesi gereken ana görevlerdir. Bu görevler geleceğe yönelik görevlerle ilgilidir. 80/20 kuralını veya Pareto ilkesini uygulayarak ve bunu şu şekilde formüle ederek: “Sonucun %80’ini elde etmek için yapılması gereken işlerin %20’si, yapılması gereken temel şeylerdir”, çalışma zamanınızı etkili bir şekilde kullanmaya başlarsınız ve en önemlisi doğru. Dahası, öncelikleri nasıl belirleyeceğinizi biliyorsunuz ve mükemmel öz organizasyon becerilerine sahipsiniz.

Başarıya ulaşmak için her türlü çabayı göstermeniz gerekir. Önemli olarak tanımlanan ancak acil olmayan işleri başarmak için belli bir çaba harcamak gerekir. Bu görevler mümkün olduğunca fazla zaman almalıdır. Bu görevlerin zamanında çözülmesi, gelecekte birçok kriz durumunu önleyecek ve yeni fırsatların ortaya çıkması norm haline gelecektir. Geriye sadece şunu eklemek kalıyor: "Devam edin!"

Geriye kalan iki çeyrek normal zaman alıcılardır. Bunları anlatmakla zaman kaybetmeyeceğim ama yine de Eisenhower matrisiyle çalışma sürecini anlamak için özlerini kısaca özetlemeye çalışacağım.

Görev türleri: “Acil ama önemli değil”

Giderek daha fazla şey bu çeyreğe düşmeye başlarsa, acilen çözülmesi gereken sorunlarınız var demektir veya nasıl öncelik vereceğinizi bilmiyorsunuz demektir. İşiniz dışında kesinlikle her şeyi yapıyorsunuz.

Yönetmenin lirik komedisini hatırlayın Eldara Ryazanova"İşyerinde aşk ilişkisi" mi? Örnek olarak hangi kahramanı göstermeye karar verdiğimi zaten tahmin ettiniz mi? Tabii ki bu sosyal aktivist Shura. Her şeyin yerine dönmesi için amacınızı hatırlamanız gerekir. Ve bunu yapmak için, rolleri değiştirerek bir sonraki bölümü oynamanız yeterli. Kendinizi bir yandan Lyudmila Prokofievna, diğer yandan aynı Shura olarak hayal edin ve aşağıdaki diyaloğu söyleyin:

L.P.: Shura, eğer hafızam beni yanıltmıyorsa, muhasebe departmanında mı kayıtlısın?

Ş.: Evet bencede.

L.P.: Bunu iyi hatırlıyor musun?

Ş.: Evet, bence.

L.P.: Devam edin ve kendi işinize bakın.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, işletmeniz önemli ancak acil olmayan sorunları çözüyor.

Görev türü: “Önemli değil ve acil değil”

Senin adına gerçekten üzülüyorum. Sadece hayatınızı boşa harcıyorsunuz ve enerjinizi kesinlikle gereksiz şeylere harcıyorsunuz. Eğer işyerinde tükenmişseniz ve daha sık zaman öldürdüğünüzü fark etmeye başlıyorsanız, faaliyetlerinizin etkisiz hale geldiğini söyleyebilirsiniz.

Tek bir çözüm var - acilen kişisel alanda uzmanlık eğitimi almak yeterlik, motivasyon ve etkili planlama teknikleri.

Makale ilk olarak 20 Ekim 2013 tarihinde Executive.ru'da "Kesintisiz Yaratıcılık" başlığı altında yayınlandı. İçerik bloğunda yeniden duyurulduözel proje Editor kadrosu

Fotoğraf kaynağı: twitter.com, yazarın kişisel arşivleri