Örnek not. Örnek not

Onun çekirdeğinde hafıza- Bir kuruluş içinde, birbirine bağlı olmayan çalışanlar arasında ticari yazışmalar için bir araç. Bir çalışanın bir üst kişiye not yazması halinde buna resmi not değil rapor adı verilecektir.

Notun amacı iş konularının çeşitli yönlerini açıklamak ve üzerinde anlaşmaya varmak Bir çalışanın veya departmanın çalışmasıyla ilgili ve başka bir çalışanın veya departmanın çalışmasıyla ilgili. Sözlü iletişimin yeterli olmadığı ve talebin gerekli olduğu durumlarda not yazılır. belge.

Bildirinin yalnızca OKUD tarafından düzenlenmeyen bir yardımcı belge olduğuna dikkat edilmelidir. Bu nedenle notlardaki bilgilerin tamamı emir ve talimat içermemektedir.

Yazım formu ücretsizdir. Bununla birlikte, herhangi bir belgede olduğu gibi, belgeleri hazırlamak için genel kurallara uymak gerekir, yani:

• kime yönelik olduğu (datif durumda ve pozisyonda tam ad);
• belgenin adı, tarihi, not numarası;
• kısa bir not konusu veya başlığı;
• Notun “göstergesi” mevcut durumu açıklar ve talebi belirtir veya gönderenin durumla bağlantılı olarak yaptığı eylemlerin ana hatlarını çizer;
• derleyicinin pozisyonu, imzası ve tam adı, bazen ilgili tarafların imzaları da gereklidir.

Notta gereksiz kelimelerden ve karmaşık konuşma kalıplarından kaçınılması tavsiye edilir. Esas olarak sorunun veya durumun özünü belirtmek ve mümkünse kısaca yapmak gerekir. Notta seri numarası belirtildiği için böyle olması mantıklıdır. notlar özel bir günlüğe kaydedilir. Başlık tasarımı orta veya köşe olabilir (belgenin kenarına iliştirilmiş).

Farklı seçeneklerden kaçınmak için her işletme kendi not formunu geliştirir. Bu durumda, Rusya Federasyonu GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri” kurallarına göre yönlendirilebilirsiniz.

Yöneticinin emriyle onaylanmış bir belgeye sahip olmaları durumunda çalışanların belge düzenlemesi daha kolay olacaktır. tasarım talimatları ve çeşitli not türlerinin (rapor, resmi, açıklayıcı) yazılmasına ilişkin genel talimatlar.

İdeal seçenek bu talimatların yanına yazı örnekleri koymak ve/veya çalışanlara hazır formlar sunmaktır.

Belge akışı büyük ölçüde bilgisayar destekli olan işletmeler için, kayıt günlüğü, not formları ve tamamlanmış belgeler, yerel ağ üzerinden ilgili tüm kullanıcıların erişebileceği ayrı bir klasörde saklanabilir.

Not yazma örneği

Otomasyon Departmanı
Satış Departmanı Başkanı

LLC "ADA" I. N. Slavyansky'ye

SERVİS NOTU

04.04.15 № 3-4/8

PC kullanıcılarının bilgilendirilmesi hakkında

Yeni yazılım 7 Nisan 2017 Salı günü yüklenecektir. Yeniden kurulum işlemi sırasında kaybolmasını önlemek için tüm çalışma bilgilerinin çıkarılabilir medyaya aktarılması gerektiğini yöneticilere bildirmenizi rica ediyoruz.

Otomasyon Daire Başkanı (imza)
A. P. Veniaminov

Bir not boş bir formalite midir?

Elbette küçük bir işletme için not, zaman ve çaba harcayan gereksiz bir formalite olabilir. Ancak çok sayıda çalışanı ve departmanı olan büyük bir kuruluşta bir not yararlı olabilir. Bu durumda not rol oynayacaktır. Departmanlar arasındaki gerekli etkileşimlerin yazılı hatırlatıcısı.

Büyük yapılarda memo hazırlamanın ihmal edilmesi veya ihmal edilmesi, her türlü durumun açıklığa kavuşturulması, sorunların sorumlularının aranması ve departmanların çalışmalarında tutarsızlıkların ortaya çıkmasıyla zaman kaybına neden olabilir.

Resmi belgelere karşı doğru tutuma duyulan ihtiyacı görselleştirmek için aşağıdaki durumu hayal edelim. Herhangi bir tatil ile bağlantılı olarak kat hizmetleri departmanı, çalışanlarına alanın zamanında temizlenmesi için ek bir iş günü tahsis etmektedir.

Bu durumu güvenlik departmanına bildirmezseniz yanlış anlaşılmalar yaşanabilir. Güvenlik departmanının tatille ilgili olaylar hakkında hiçbir bilgisi olmadığı için işçilerin kontrol noktasına girmesine izin verilmeyecek.

Notlar hakkında sorular

1. Yönetmeni bir bilgisayar satın alımını (bir muhasebe dergisine abonelik) vb. finanse etmeye ikna etmek için bir not nasıl yazılır?

Direktörle iletişime geçmek yatay bir iletişim değildir ve bu nedenle böyle bir not resmi olarak kabul edilmeyecektir. Patrona itiraz - not.

1. Notlar için hangi sayfa formatı kullanılıyor?

GOST R 6.30-2003'e göre belgeler A4 sayfalara düzenlenmektedir.

1. Bir bildiriye “Onaylıyorum” damgasını basmak doğru mudur?

HAYIR. Not, bölümler arasında bir iletişim yöntemidir. Bir sorunun veya bir notun önerisinin cevabı, bir yanıt notu olarak hazırlanır. Bu durumda yanıtın başlığı, yanıtın verildiği notun numarasını gösterir.

Servis notu (SZ) bir tür mutabakattır.

Temel fark, SZ'nin aynı yönetim seviyesindeki yetkililere yatay olarak gönderilmesidir.

Raporlar dikey olarak üst düzey yöneticilere gönderilir.

Mevzuatta SZ veya numune oluşturmaya yönelik zorunlu kurallar bulunmamaktadır. Yönetim belgelerinin sınıflandırıcısı yalnızca raporlara, açıklayıcı ve açıklayıcı notlara referanslar içerir. SZ'nin belirli bir tüzel kişiliğe kaydedilmesine ilişkin kurallar ve talimatlar, evrak sorunlarına ilişkin yerel düzenleyici kanun düzeyinde düzenlenebilir.

SZ yazılı belgeler olduğundan ve gönderen kişi tarafından dikkate alınması (kaydedilmesi) gerektiğinden, bağımsız olarak çözülemeyen bir sorunla ilgili her türlü bilgi, talep, mesajın gönderildiğinin kanıtı niteliğindedir. Bir tür gecikme zamanı ve sorumluluğun yeniden dağıtılması.

Doğru şekilde nasıl tamamlanır: SZ'yi GOST'a göre doldurmak

Yürürlüğe giren GOST daha ayrıntılı düzenlemeleri içermekte ve yeni bölümler içermektedir.

Görünüm gereksinimleri

Servis notları beyaz veya diğer açık renkli kağıda A4 veya A5 formatında düzenlenir.

Kenarlarda kenar boşlukları vardır: sağda - 10 mm, diğer tarafta - 20 mm. Ülkemizde belgeler Rusça olarak oluşturulmaktadır.

Üst kısım (“başlık”). SZ muhatabı sağ üst köşeye girilir (en fazla 4, aksi takdirde posta göndermek gerekir).

Aşağıda sol tarafta makalenin adı, tarihi ve sicil numarası, kısa içeriği (başlık) yer almaktadır.

Tarih, Arap rakamları (GG.AA.YYYY, YYYY.AA.GG) veya kelimeler kullanılarak sayısal formatta belirtilebilir. Kayıt numarası, muhtemelen harf ilaveli seri sayısal bir değerdir.

ÖNEMLİ: Başlık, makalenin metninin ana özünü yansıtmalı, makalenin neyle ilgili olduğunu söylemelidir.

Bir notun birden fazla basılı sayfayı kaplaması durumunda sonraki sayfalar numaralandırılır.

Yeni GOST ek standartlar sağlar:

• sadece geleneksel kağıt belgelerden değil, aynı tasarım kurallarına uygun elektronik belge yönetiminden de bahsediyor.
• Metin. Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri yazı tiplerini kullanmak en iyisidir. Seçilen yazı tipine göre boyut 12'den 14'e kadardır. Satırlar arasındaki geleneksel aralık 1-1,5'tir; kelimelerdeki harfler için – normal; tek tek kelimeler arasında bir boşluk vardır (tek parça). SZ metni sayfanın genişliğine göre hizalanır.
• Sayfa numaralandırması sayfanın üst kısmına (başlık) yerleştirilir.
• Her tarafta gerekli kenar boşluğu boyutları korunarak belgelerin çift taraflı yazdırılmasına izin verilir.
• 1,25 cm paragraf girintisi vardır.

REFERANS: SZ tek şirket bünyesinde gönderildiğinden üzerine damga basılmasına gerek yoktur.

Aşağıdaki fotoğraftaki bir belge örneği:

Bir not ne zaman kurallara uymaz?

Yukarıda belirtildiği gibi, SZ resmi bir belge değildir, bu nedenle formda olmayan notların gönderilmesine ilişkin herhangi bir özel sonuç belirtilmemiştir.

SZ'nin amacı iş arkadaşlarına belirli bilgileri elde etmek veya sağlamaktır. ve olası tek olumsuz sonuç, nota tepki verilmemesidir.

Mevzuatta, uyulmaması halinde dikkate alınmayan itirazlara ilişkin genel koşullar yer almaktadır. Görünüşe göre SZ'ye benzetilerek uygulanabilirler. Özellikle aşağıdaki başvurulara yanıt verilmeyecektir:

1. bunları derleyen kişinin adının bulunmaması (anonim);
2. Müstehcen ifadeler, hakaret, tehditler içeren;
3. Okunamıyor;
4. Benzer taleplere daha önce defalarca cevap verilmişse;
5. Cevap, korunan bir sırrın ifşa edilmesini içeriyorsa;
6. Ve diğerleri.

Bu normlar, "Rusya Federasyonu vatandaşlarının itirazlarını değerlendirme prosedürü hakkında" federal yasada yer almaktadır. Kanunlarda resmi yazışmalar yoluyla yazışmalara ilişkin zorunlu kuralların bulunmamasına rağmen, iş normlarına uygun olarak hazırlanmalıdır. iletişim, Rus dilinin kuralları ve iş evrakları için geleneksel gereksinimler.

Resmi bir not, modern ofis işlerinde en popüler belge türlerinden biridir. Şirketin yönetimi, yapısal bölümleri ve kuruluşun çalışanları arasındaki etkileşim işlevini yerine getirir. Not yazmak, içeriği ve tasarımıyla ilgili belirli kurallara uymayı gerektirir. Bu gereklilikleri takip ederek, bilgileri her zaman meslektaşlarınıza ve astlarınıza etkili bir şekilde aktarabileceksiniz.

Bu makaleden şunları öğreneceksiniz:

Neden notlara ihtiyaç var?

Not, bilgi ve referans belgeleri grubuna aittir. Bu grubun temel amacı şirketin departmanları ve çalışanları arasında bilgi alışverişidir. Böyle bir resmi mektubun hazırlanması ihtiyacı birkaç durumda ortaya çıkar:

belirli bir yetkiliye bir sorun hakkında derhal bilgi verilmesi gerektiğinde;

bu sorunun çözümüne yönelik önerilerde bulunmak;

planlanan eylemleri koordine etmek;

Ayrıca böyle bir mektubun amacı bilgi istemek, talimat vermek veya bildirimde bulunmak olabilir. Bir çalışanın iş sorunlarının bazı yönlerini meslektaşlarıyla veya yönetimle açıklaması veya koordine etmesi gerektiğinde bu gereklidir. Sözlü iletişimin yeterli olmadığı ve mesajın belgelenmesi gereken durumlarda resmi bir yazılı belge düzenlenir.

Lütfen bu tür belgelerin Tüm Rusya Yönetim Belgelerinin Sınıflandırılmasına (OKUD) dahil edilmediğini unutmayın. İçerisinde yer alan bilgiler talimat veya emir içeremez. Mevcut mevzuat bu tür resmi evraklar için özel gereklilikler öngörmemektedir. Kayıt prosedürü kuruluşun özelliklerini dikkate almalıdır. Kural olarak, şirketin ofis süreçlerini düzenleyen yerel düzenleyici kanununda yer almaktadır. Mesela böyle bir hareket olabilir.

Resmi, muhtıra ve açıklayıcı notlar arasındaki fark nedir?

Metinde selamlar veya son dilekler kullanılmaz. Mektup şu sözlerle bitiyor: "Düşünüyorum... (gerekli, uygun vb.)", "Öneriyorum...", "Soruyorum... (vurgulayın, yönlendirin vb. veya gerekli sonuçları çıkarın) ”

İş mektubu nasıl yazılır?

Diğer resmi belgeler gibi, resmi belge de A4 kağıda düzenlenir. Elle yazılabilir veya bilgisayarda basılabilir. Her durumda, gönderenin imzasının elle atılması gerekir.

GOST'a göre bir not hazırlamak: açıklamalı örnek

Şu anda, Rus mevzuatı, resmi bir mektubun içeriğine ve uygulanmasına ilişkin gereklilikleri düzenleyen tek bir yasal düzenleme içermemektedir. Daha önce, bir katip, (Tüm Birlik Belge Yönetimi ve Arşiv İşleri Bilimsel Araştırma Enstitüsü Ana Arşivi tarafından geliştirilen) Kısa Belge Türleri ve Çeşitleri Sözlüğü'nün tanımlarıyla yönlendirilen resmi mektuplar arasında ayrım yapabiliyordu:

Resmi - bir yetkilinin diğerine gönderdiği belirli işlerin performansı hakkında bilgi verir;

Rapor - üst düzey yönetime yönelik olup, derleyicinin sonuçları ve önerileriyle konuyu ortaya koyar;

30 Aralık 1993 tarihli Rusya Devlet Standardı Kararnamesi N 299 (OKUD) tarafından onaylanan mevcut Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı OK 011-93'te, not bağımsız bir tür olarak mevcut değildir. Sadece rapordan bahsediliyor. Aynı zamanda iş disiplininin ihlali ile bağlantılı olarak bahsedilmekte ve kendi birleşik form kodu N 0286041'e sahiptir. Raporun, birim başkanı tarafından kuruluş başkanını belirli bir konu hakkında bilgilendirmek amacıyla düzenlendiği belirtilmektedir. Bir yönetim kararının benimsenmesini teşvik edecek bir durum.

Ancak resmi resmi mektupların yazılması ofis uygulamalarında yaygın olarak kullanılmaktadır. Resmi belgelerin hazırlanmasında tekdüzeliği sağlamak için, "Birleşik belgeleme sistemleri. Belgelerin hazırlanmasına ilişkin birleşik sistem" gerekliliklerine uyulması önerilir.

Bu GOST, katipin, doğru şekilde uygulanması için resmi bir resmi mektup formunu kullanmasını zorunlu kılar ve bu tür formlar için gereklilikleri belirler:

standart biçim formatı - A4 (210 x 297 mm) ve A5 (148 x 210 mm);

malzeme - beyaz kağıt veya açık renkli kağıt;

kenar boşlukları: sağ - en az 10 mm, sol, üst, alt - en az 20 mm.

Bilgisayarda resmi mektup yazarken, punto büyüklüğü 12 ila 14 punto ve satır aralığı 1-1,5 punto olan Times New Roman yazı tipinin kullanılması tavsiye edilir. Hizmetin metni orijinal haliyle basılmalıdır: lekeler veya düzeltmeler olmadan. Birkaç sayfadaki metni biçimlendirirken, her birinin ikinci sayfadan başlayarak numaralandırılması gerekir. Numaralandırmada kelime sayfası ve noktalama işaretleri olmadan Arap rakamları kullanılır. Numara üst alanın sağ tarafına yerleştirilir.

Bir notun doğru şekilde yürütülmesi için zorunlu ayrıntılar (örneğe bakın):

• yapısal birimin adı; — 1
• belge türünün adı; — 2
• yaratılış tarihi; — 3
• kayıt kimlik numarası; — 4
• metnin başlığı; — 5
• metin; — 6
• muhatap verileri; — 7
• derleyicinin el yazısı imzası (konumu belirten); — 8
• vize onayı; — 9
• çözünürlük. — 10

Bir not örneği

Elektronik biçimde bir not nasıl yazılır?

Resmi iş mektupları nasıl kaydedilir?

Ofis çalışmalarının temel işlevlerinden biri kurumun belge tabanında hızlı arama sağlamaktır. Bu işlev, dokümantasyonun oluşturucudan uygulayıcıya aktarılmasıyla ilişkilidir. Çok çeşitli resmi evraklar arasında arama yapmayı kolaylaştırmak için genellikle kayıt formları kullanılır.

Not, değerli kurumsal bilgilerin taşıyıcısıdır. Burada belirtilen konu, şirket yönetimi tarafından belirli bir idari kararın alınmasını gerektirmektedir. Karar, yöneticinin veya yetkili temsilcisinin kararı şeklinde resmileştirilebilir. Sonuç olarak, hizmet belgelerinin diğer dahili belgelerle birlikte kaydedilmesi gerekir.

Kuruluşta benimsenen prosedürü takip eden dokümantasyon. Bir iş mektubu hazırlama kuralları, atanan kimlik numarasının bir örneğini içerir. Kural olarak, bunu atamak için kronolojik dokümantasyon sırası, tipin ve yapısal birimin harf tanımı kullanılır. Örneğin, dahili bir belgeye 0204-SZ-OP numarası atanabilir. Bu, yevmiyedeki seri numarasının 204 olduğunu, şirketin satış departmanında verilen bir hizmet belgesi olduğunu gösteriyor.

Kayıt numarası hem hazırlandığı yerde hem de alındığı yerde atanabilir. Bu, mevcut ofis yönetimi talimatlarına göre belirlenmelidir.

Harici bir notun gözden geçirilmesi: onay ve çözüm

Dahili notların değerlendirilmesi için asgari süre, kuruluşun iç düzenlemeleri tarafından belirlenir. İlgili taraflar belgeyi inceler ve ardından onay vizelerini üzerine koyar. Şirketin başkanı, kapsadığı konuyla ilgili yönetim kararını verdikten sonra bu konuyla ilgili nihai kararını verir. Bu inceleme prosedürünün son aşamasıdır.

Dış resmi yazışmaları inceleme prosedürü biraz farklıdır. Dahili belgelerden farklı olarak, bu tür belgeler antetli kağıt üzerine hazırlanır ve doğrudan işletme başkanı tarafından imzalanır. Alıcı kuruluşun tam adı tüzüğe uygun olarak kullanılır.

Bu belge aynı zamanda vizeyi (veya ayrı bir başvuru formunu) iliştiren tüm ilgili tarafların değerlendirilmesi için sunulur. Vize, kural olarak, vize memurunun imzası ve pozisyonundan, transkriptten (soyadı ve adının baş harfleri) ve imza tarihinden oluşur. Resmi çalışma mektubunun aslının alıcı kuruluşa teslim edilmesi planlanıyorsa, vizenin son sayfasının arka yüzünün alt kısmına yapıştırılması gerekmektedir. Orijinalin sahibine iade edilmesi halinde onay işareti kopyanın ön yüzünün alt kısmında yer almalıdır. Şirketin takdirine bağlı olarak (yerel düzenlemelerde yer alıyorsa), onay sayfa sayfa yapılabilir; Ekler de dahil olmak üzere her sayfaya işaretler yerleştirilir.

Muhatabın, hizmet mektubunu derleyen kişiye iletmek istediği yorumları varsa, bu, imzalanıp daha sonra ana belgeye eklenen ayrı bir sayfada yapılabilir.

Değerlendirmenin son aşaması, iç hizmet durumunda olduğu gibi, yönetici tarafından bir veya diğerini yaptıktan sonra idari bir karar vermesidir. Karar doğrudan orijinalin üzerine yazılabilir veya ayrı bir sayfaya çizilebilir. Uygulayıcılar (soyadları, baş harfleri ve pozisyonları), emrin içeriği (varsa), infaz için son tarihler, yöneticinin imzası ve karar tarihi hakkında bilgiler içerir.

Ekli dosyalar:

“Notlar hakkında her şey” testini yapın.

1. Bir notun hazırlanması şu şekilde düzenlenir:

• GOST
• Yerel düzenlemeler

2. Üst düzey bir yetkiliye gönderilen notun adı nedir?

• Rapor
• Açıklayıcı
• Açıklayıcı

3. Notun içeriği şunları içermez:

• İstek ve öneriler
• Siparişler ve Siparişler
• Derleyicinin problem durumuyla ilgili sonuçları

4. Servis el kitabında belirtilen konuya ilişkin yöneticinin kararına denir:

• Çözünürlük
• Emir

5. Kayıt defterinde hangi giriş sırası kullanılıyor?

• Kronolojik
• Alfabetik
• Keyfi

Dahili bir not, çalışanlar arasındaki iletişimin resmi yazılı biçimde gerçekleştiği dahili bir belgedir. İçeriği talimatlara, bazı görevlerin yerine getirilmesine vb., yani iş sorunlarına indirgenir. Not yazmanın zor bir konu olmamasına ve çok katı kurallarla düzenlenmemesine rağmen yine de bunları bilmeniz gerekir. Bu yazıda bu belgeleri, türlerini vb. derleme prosedürünü ele alacağız.

karakteristik

Notun niteliği bilgilendirici ve referans niteliğindedir, yani belirli bildirimleri, mesajları, talimatları vb. içerir. İçinde dile getirilen konular, gönderildiği belirli çalışanla ilgilidir. Başka bir deyişle not, bir kuruluş içindeki bir iletişim araç takımıdır.

Not: Notun zorunlu niteliği belirlenmemiştir. Bu ek bir belgedir, ancak siparişler ve talimatlar buna göre hazırlanabilir.

Pratik

Bir not sıklıkla kullanılan bir belge olarak kabul edilir, ancak aynı zamanda resmi olarak sınıflandırılmış yönetim belgeleri listesine dahil edilmez. Yaygın olarak kullanıldığında, yatay düzeyde bir iletişim haline gelir: yani, bir departmanın çalışanı tarafından bir talebi veya teklifi diğer bir departman çalışanına iletmek için derlenir.

Önemli: Servis notu aracılığıyla aralarında iletişim kurulan kontrol nesnelerinin durumları eşdeğer olmalıdır. Aksi takdirde belge resmi bir not değil, rapor olarak kabul edilir.

Kullanım amaçları

İş notu çeşitli durumlarda kullanılabilir.

İşte bazı örnekler:

• çalışan ikramiyeleri için;
• bir çalışanı iş gezisine göndermek;
• ekipman arızasıyla ilgili lojistik departmanına mesaj;
• yetkisiz kişilerin (çalışanlar değil) şirket binasına girmesine izin verilmesi gerektiği konusunda başka herhangi bir departmanın başkanından güvenlik başkanına, nedenleri belirtilerek bildirimde bulunulması;
• belirli ihtiyaçlar vb. için maddi kaynakların tahsisi için muhasebe departmanına gönderilen bir not şeklinde talep.

Bireysel not hazırlama vakaları

Bir not dahili kağıt olarak kabul edilse de, çeşitlerinden biri de sertifikasyon komisyonuna gönderilen bir belgedir. Ancak notların yalnızca iş iletişimi için kullanılması hala daha yaygındır.

Not nasıl yazılır?

Not yazmanın temel kuralları diğerleriyle aynıdır. Bunlar arasında A4 kağıda yazı, kimden ve kime gönderildiğine ilişkin talimatlar, tarih ve imza ile tasdik yer almaktadır. Ancak tüm gereksinimleri karşılayan bir not nasıl yazılır?

• ortada (sayfanın sol tarafındaki konuma da izin verilir) belgenin ilgili adını yazmalısınız;
• Tarihi yazmak için iki seçenek vardır - hem tamamen Arap rakamlarıyla hem de ayı kelimelerle belirtmek;
• başlıkta, ana başlığa belgenin içeriğinin kısa bir açıklamasını ekleyebilirsiniz;
• gönderen ve alıcı hakkındaki bilgiler eksiksiz olmalıdır: ad, soyadı ve soyadı, pozisyonun tam adı ve bu pozisyonun bağlı olduğu departman (bölüm).

Not nasıl yazılır sorusunun cevabı, bu belgenin sadece detaylarını ve niteliklerini değil aynı zamanda içeriğinin ne olması gerektiğini de içermektedir.

Söz konusu makale, sorunun özünün çok kuru ve resmi bir dille sunulmasını gerektirmiyor; ancak, özellikle yazılma nedenini yansıtan özgür bir anlatıma izin veriliyor.

İçerik genellikle iki bölüme ayrılır. Bunlardan ilkine önsöz denir. Yazarı hem notu yazmaya hem de onu belirli bir çalışana göndermeye iten şeyin ne olduğundan kısaca bahsediyor.

İkinci bölüm ana bölüm olarak kabul edilir; aynı zamanda giriş bölümünden daha büyüktür. Bu metin, talebin veya teklifin kendisinin bir beyanını içerir. Buna durumun, sonuçların ve sonuçların bir analizini ekleyebilirsiniz.

Biçim

Bazı şirketler, nasıl not yazılacağı sorulduğunda çalışanlarına özel bir form sağlıyor. Ancak bunun zorunlu bir birleşme olmadığı unutulmamalıdır - GOST, onaylanmış bir model olmadan yalnızca tavsiye niteliğinde hükümler (yazı tipleri, boyut ve aralıklarla ilgili) sağlar. Ancak bu belirli bir şirkette mevcutsa buna bağlı kalmak daha iyidir.

Ofis ve notlar

Notun biraz yukarısında resmi notlarla notların ne kadar farklı olduğu belirtildi. Ancak birçok insan hala bunları birbiriyle karıştırma eğilimindedir.

En yaygın hatalar şunlardır:

• çalışandan patrona bir çalışanla ilgili bir not (aslında bir not);
• maaş artışları hakkında;
• Promosyon hakkında.

Son ikisi dolaşımın yatay değil dikey olduğunu ima eder, bu da notun tanımını geçersiz kılar.

Önemli: Notların raporlara ve açıklayıcı notlara bölünmesi önceden yanlıştır.

Kayıt

Tüm resmi notlar sicile kaydedilir. Her bir şirkette belge akışının nasıl organize edildiğine bağlı olarak bu, makaleyi derleyen kişi veya onu alan kişi tarafından yapılabilir. Her durumda, bu, notun metninde belirtilmesi gereken benzersiz bir numaranın atanması gerçeğine iner.

Örnek not

"Satış Departmanı, Bilgi Teknolojileri Bölüm Direktörü V. A. Kutsak
Servis notu
№ 19-43/102
13 Nisan 2015'ten itibaren
Performansı için PC durumunu test etme hakkında
04/10/2015 tarihinden itibaren, satış departmanı çalışanı Maksimenko R.D.'nin kişisel bilgisayarında düzenli arızalar yaşanıyor: bu bilgisayar komutunu vermeden yeniden başlatma, açma/kapama sorunları ve ekran titremesi. Yukarıdakilerin bir sonucu olarak departmanınızdaki uzmanlardan sorunların nedenlerini tespit etmek ve başarılı bir şekilde ortadan kaldırmak için gerekli teşhisleri yapmalarını rica ediyorum. Testin sonuçlarını, diğer eylemlerin bir özetiyle birlikte yazılı olarak belgelemeyi öneriyorum: makinenin onarılması veya değiştirilmesi.

PC'nin tamir edilemeyeceğinin ortaya çıktığını varsayalım. Bu durumda, ekipmanın silinmesi için bir not yayınlarız.

Ekipmanın hizmet dışı bırakılmasına ilişkin not örneği

"Satış Departmanı, Malzeme ve Teknik Departman Direktörü M. A. Oleynik
Servis notu
№ 21-45/104
16 Nisan 2015'ten itibaren
Çalışmayan bir bilgisayarın silinmesi hakkında
10 Nisan 2015'ten itibaren satış departmanı çalışanı R.D. Maksimenko'nun kişisel bilgisayarında düzenli arızalar meydana geldi. Sonuç olarak, bilgi teknolojisi departmanından uzmanlar tarafından gerçekleştirilen teşhisler şunu gösterdi: PC daha fazla kullanılmamalıdır. Bu bağlamda yukarıda belirtilen ekipmanın çalışamaması nedeniyle iptal edilmesini rica ediyorum.

Bölüm Başkanı L. A. Kudryavtsev"

Buna ek olarak, hizmet dışı bırakılan ekipmanı değiştirmek için başka bir nota ihtiyacınız olacak.

Ekipman değişimine ilişkin not

"Satış Departmanı, Malzeme ve Teknik Departman Direktörü M. A. Oleynik
Servis notu
№ 22-46/104
17 Nisan 2015'ten itibaren
Bozuk bir bilgisayarı değiştirme hakkında
Bölüm uzmanı R.D. Maksimenko'nun kişisel bilgisayarı iptal edildi ve çalışamazlığı nedeniyle değiştirilmesi gerekiyor (15 Nisan 2015 tarih ve 20-44/103 sayılı belgeye göre). Lütfen hizmet dışı bırakılan ekipmanın parametreleriyle eşleşen yeni ekipman sağlayın. Lütfen tamamlandığını bana yazılı olarak bildirin. Notun ekinde, bilgi teknolojisi departmanının gerçekleştirilen teşhisler ve sonuçları hakkında bir raporu bulunmaktadır.

Bölüm Başkanı L. A. Kudryavtsev"

Nihayet

Genellikle not yazmak sorun yaratmaz. Bu dahili belge, farklı yönetim düzeyleri arasında oldukça yaygın bir iletişim aracıdır. Koşullu engeller yalnızca notlar ile resmi notlar arasındaki "karışıklıktan" kaynaklanabilir (makale bunların ne kadar farklı olduğunu gösterir).

Bazı şirketlerde, resmi notların hazırlanması yalnızca girilen ve onaylanan şablona göre gerçekleşir (bu durumda onlar için özel formlar stoklamak daha iyidir), bazılarında ise ücretsiz olmaktan çok daha fazlasıdır.

Bu belgeyi hazırlarken, diğer kağıtlarla aynı kurallara göre yönlendirilmelisiniz - GOST'a göre yazı tipi ve aralık, notun geçerliliği için tarih ve imza.

Genel olarak not, ustalaşması zor olmayan ve doğru kullanıldığında bir organizasyon ekibinin koordineli ve net çalışması gözlenen çok kullanışlı bir araçtır. Departmanlar arasında uyumlu bir bağlantının korunmasına yardımcı olur ve aynı zamanda oluşturdukları yapıyı güçlendirir.

Kuruluşun her çalışanının resmi veya not yazması gerekmiyorsa, er ya da geç hemen hemen her çalışanın örnek bir açıklayıcı nota ihtiyacı olabilir. Bu tür resmi belgelerin her birinin kendine özgü bilgi amacı ve referans niteliği vardır. Belirli bir durum için hangi tür notların en uygun olduğunu düşünelim.

Yetkili bir kişiye, örneğin bir bölüm başkanına veya işletme başkanına gönderilen, bilgilendirme veya referans amaçlı belge türüne rapor denir. Mevzuatta net bir tanım verilmemiş olup, yöneticiyi karar almaya teşvik etmek amacıyla sonuç ve önerilerin sunulması amaçlanmaktadır.

Çalışanın inisiyatifiyle veya sözlü olarak hazırlanabilir. başkanın emriyle. Çoğu zaman, onun yardımıyla, üretimdeki teknik ekipmanın iyileştirilmesiyle ilgili önerilerde bulunurlar, herhangi bir yönetim kararına ilişkin anlaşmazlıkları ifade ederler ve meslektaşlarıyla çatışma durumunda konumlarını belirtirler.

Açıklayıcı not örneği

Bu belgenin ana metni, görüşünüzü formüle etmeyi ve konunun esasına ilişkin argümanlarınızı açıkça sunmayı amaçlamaktadır.

Aşağıdaki not türleri ayırt edilir:

• Raporlama. Herhangi bir işin veya aşamanın tamamlanması, siparişlerin yerine getirilmesi vb. hakkında bilgi vermeyi içerirler;
• Bilgilendirici. Sonuçları, ayrıntıları, ilerlemeyi ve iş yapma yöntemlerini sunmak için derlenmiştir. Düzenlidir;
• Girişim. Girişimler, teklifler, tavsiyeler vb. içerir.

Raporlar, belgenin alıcısının kim olduğuna bağlı olarak harici veya dahili olabilir.

Dış olanlar daha üst düzey bir işletmenin veya kuruluşun başkanına yöneliktir. Bu belgeyi hazırlamak için genel kurumsal formları kullanın. Örneğe göre, muhtıra aşağıdaki unsurlardan oluşmalıdır:

• kurumun, işletmenin isimleri;
• tarih;
• indeks;
• kayıt adresleri;
• muhatap verileri;
• raporun konusunun başlığı;
• belirtilen metin;
• yöneticinin imzaları;
• İrtibat telefon numarasını gösteren sanatçının tam adı.

Organizasyon başkanı adına iç notlar hazırlanır; bunların yürütülmesi için sıradan sayfalar kullanılır. Böyle bir belge aşağıdaki unsurları içerir:

• departman tanımı;
• Belgenin başlığı;
• tarih ve kayıt numarası;
• konunun başlığı;
• metin;
• Muhatabın tam adı;
• imza, soyadı ve baş harfleri ile derleyicinin konumu.

Bir tür iç belge, resmi görevlerin yerine getirilmemesine ilişkin bir muhtıradır. Çalışanın acil görevlerini yerine getirmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirmesi hakkında bilgi vermeyi amaçlamaktadır ve aynı zamanda bu çalışana disiplin yaptırımı uygulanmasına yönelik bir öneriyi de içermektedir.

Servis notu - yazma örneği ve kayıt defteri

Not türlerinden biri resmidir. Bilgilendirici bir belgedir ve yeterlilikleriyle ilgili sorunları çözmek amacıyla yönetim yapısının çeşitli yatay (yani birbirine bağlı olmayan) nesnelerinin etkileşimi için kullanılır. Not nasıl yazılır?

Tüm Rusya Yönetim Belgeleri Sınıflandırıcısı (OKUD) bu tür belgeleri sağlamaz. Aynı zamanda çeşitli endüstriyel amaçlar için de kullanılırlar:

• bilgi istemek için;
• talimat verirken;
• Ek bir belge olarak;
• Bilgi mektubu olarak.

Bu tür bir belgenin metni, yürütülmesinin nedeninin ne olduğuna ilişkin verileri içerir; istek, başvuru, teklif vb. Düzenlenen toplantılar, çalışanların personel hareketleri, kuruluşun çalışmalarındaki ve bölümlerindeki değişiklikler vb. hakkında bilgi içerebilir. Belge aynı zamanda güvenlik hizmeti için, çalışanların şirket binasına girmelerine izin vermek amacıyla hafta sonları çalışan çalışanlar hakkında bilgi de içerebilir.

Çalışanların emek başarıları için değerli bir hediye, unvan veya sertifika alabilirler. Bunu yapmak için, bölüm başkanı, sendika veya ekip tarafından hazırlanan bir ikramiye notu hazırlanır.

Yasanın resmi bir notun hazırlanmasına ilişkin katı gereklilikleri yoktur. Bununla birlikte, bir notun doldurulması için bir örnek, form olarak bir rapora benzer; işletmenin özellikleri dikkate alınarak doğrudan kuruluşta geliştirilebilir ve derlenebilir.

Dokümantasyonu kontrol etmek için özel bir dergi oluşturulmalıdır. Resmi notların kaydedilmesine ilişkin örnek dergiye göre, belgelerin kayıt numaraları, tarihleri, adları veya kısa içerikleri, belgeyi imzalayan yetkili hakkında bilgiler vb. hakkında veriler içerebilir.

Dergi kaydının yanı sıra, karta veya otomatik belge kaydı da sağlanmaktadır.

Açıklayıcı not formu

Herhangi bir olayın ve gerçeğin koşullarını açıklamak için, işletmenin bir çalışanı tarafından üst düzey bir yetkiliye hitaben hazırlanan açıklayıcı bir not gibi bir tür belge sağlanır.

Talep eden kişiye hitaben normal bir kağıt parçasına tek nüsha halinde elle yazılması amaçlanmaktadır. Bazı kuruluşlar bilgisayarda açıklayıcı bir notun hazırlanmasını sağlar. Açıklayıcı notun şekli yasama düzeyinde sabit değildir, ancak bazı kurumlarda uygulanması için standart formlar bulunmaktadır. Aynı zamanda forma uygun olarak düzenlenmeyen açıklama yazısı da geçerlidir.

Rusya Federasyonu İş Kanunu'na (Madde 193) göre, bir çalışana disiplin yaptırımı uygulanmadan önce, çalışanın gerçekleştirilen eylemlerin koşullarını ve nedenlerini bildirebileceği açıklayıcı bir notun kendisinden talep edilmesi gerekmektedir.

Açıklayıcı notlar bir çalışan tarafından veya bir bütün olarak yapısal birim tarafından hazırlanabilir.