Comment planifier correctement votre temps de travail. Planification efficace du temps de travail dans une entreprise

Gestion du temps, planification du temps de travail ou gestion du temps de travail – compétence importante homme d'affaires. Le succès est le plus souvent perçu comme une performance élevée et la réalisation d’objectifs significatifs. Mais n’oubliez pas : le temps bien dépensé est un autre critère clé de réussite.

Objectifs de gestion du temps

La gestion du temps de travail peut résoudre de nombreux objectifs et tâches, le rythme de vie moderne vous oblige à traiter le temps avec une grande attention, et les coachs à la mode et performants développent de nombreuses techniques qui subordonnent le temps au rythme de vie des affaires. Mais ce qui est surprenant : de nombreuses lois du contrôle du temps ont été découvertes et formulées au milieu du 20e siècle, certaines même plus tôt - il y a cent ans, voire plus, lorsque les affaires commençaient tout juste à s'affirmer et que le rythme de la vie était commence tout juste à s'accélérer.

La loi de Parkinson stipule : « Le travail occupe le temps disponible pour cela ». Cet aphorisme est ironique, mais sa justesse est prouvée par la vie directe. Surveiller soi-même, ses proches, puis le travail des autorités et institutions officielles l'historien anglais a noté que tant dans la vie quotidienne que dans vie publique une personne est prête à perdre du temps sur des choses inutiles.

La loi de Parkinson a été formulée par l'historien Cyril Northcote Parkinson dans un article publié dans le magazine britannique " L'économiste"en 1955.

Si une personne ne se limite pas à un laps de temps, elle peut faire le travail encore et encore, en corrigeant sans cesse quelque chose, en s'ajustant, en recherchant des défauts, comme si elle essayait d'amener le travail à la perfection absolue, en agissant non pas sur le résultat, mais en s'immergeant lui-même dans le processus.

Toutefois, le respect de cette loi n’est pas un dogme. Au contraire, la tâche de toute personne qui réussit est de surmonter l'inertie de cette règle, de subordonner cette loi à ses plans et à ses orientations.

Le but de la gestion du temps est d'organiser le temps de travail, de fixer des priorités, de contrôler le temps et de le dépenser de manière rationnelle.

Principes de planification

La planification comprend toujours plusieurs niveaux :

stratégique global (planification sur plusieurs années, il s'agit d'un ou plusieurs superobjectifs qu'une personne se fixe)
planification stratégique sur un an ou six mois (ceux tâches générales, ce qui rapprochera lentement mais sûrement une personne de son principal, objectif principal)
planification tactique pour le mois et la semaine,
planification tactique pour la journée.

Chacun d’eux a des exigences différentes et les méthodes de gestion du temps sont également sensiblement différentes. Ils sont très individuels et sont en grande partie formés par l’individu de manière indépendante.

Matrice d'Eisenhower

La planification de la journée est bien sûr aussi individuelle, mais dans ce cas, le monde de l'entreprise a accumulé beaucoup d'expérience en matière de gestion du temps. Principe principal gestion du temps quotidien est basé sur la matrice dite d'Eisenhower.

36 Le président américain Dwight David Eisenhower a élaboré une matrice de priorités pour optimiser sa charge de travail heures de travail. Il a compris : toutes les choses qu'une personne doit faire au cours d'une journée peuvent être divisées en importantes et sans importance, urgentes et non urgentes. En conséquence, le carré suivant avec 4 zones est formé :

Le plus difficile est de répartir toutes les responsabilités et préoccupations entre ces 4 groupes : comprendre quelles choses sont réellement importantes et lesquelles ne le sont pas. Selon les entraîneurs, les choses importantes sont celles qui nous rapprochent de notre objectif et sont liées à la planification de l'année.

Idéalement, la première case devrait être libre, car si elle est occupée, cela signifie que des choses importantes n'ont pas été terminées à temps et que la pression du temps s'est installée. Questions sans importance et non urgentes (en règle générale, ce sont réseaux sociaux, sans but conversations téléphoniques, jeux informatiques etc.) idéalement, vous pouvez également mettre de côté en toute sécurité et vous concentrer sur les tâches importantes et non urgentes, qui occupent une place clé dans l'horaire de travail. Vous pouvez utiliser le temps restant pour des tâches urgentes et sans importance ou déléguer leur exécution à des collègues ou subordonnés.

Principe de Pareto

Deuxième principe important est conforme à la matrice d'Eisenhower et porte le nom du sociologue Vilfredo Pareto. Le deuxième nom du principe est le principe 20/80, de Pareto au 19ème siècle. a noté : « 20 % de l’effort produit 80 % du résultat, et les 80 % d’effort restants ne produisent que 20 % du résultat. » Il est vraiment difficile de contester cela : la plupart des efforts ne produisent pas les résultats escomptés. Cependant, prendre ce fait pour acquis et l’appliquer non seulement aux résultats, mais aussi au temps passé, s’avérera très efficace. L'essentiel est de trouver ces 20% informations importantes d'une lettre ou conversation d'affaires, ce qui apportera à ces 80% de résultats. Pendant la journée, au milieu du cycle des affaires, isolez ces 20 % de vos projets, dont la mise en œuvre apportera 80 % de succès.

Corollaire de la loi de Pareto : Il est généralement trop difficile et fastidieux de comprendre ce qui se passe, et souvent ce n'est pas nécessaire - il vous suffit de savoir si votre idée fonctionne ou non, de la modifier pour qu'elle fonctionne, puis de maintenir la situation jusqu'à ce que ce soit le cas jusqu'à ce que l'idée cesse de fonctionner.

Un autre principe de gestion du temps est basé sur la physiologie humaine et prend en compte ses biorythmes. Pendant la journée corps humain fonctionne de manière inégale, la courbe du biorythme ressemble à ceci :

Lors de la planification de votre journée de travail, il est important de prendre en compte le temps de haute performance et de veiller à prévoir du temps de repos et la possibilité de vous détendre et de vous déconnecter, cela vous permettra de vous débarrasser conséquences négatives stress diurne.

Quatrième principe planification peut sembler contraire à tout ce qui a été décrit ci-dessus, mais son observance contribuera à un sentiment doux et calme du passage du temps, un sentiment d'assujettissement à l'homme. Un plan ne peut pas dominer une personne : la variabilité et la flexibilité de la planification sont peut-être les principes les plus importants de la gestion du temps. Ce principe implique la capacité de modifier les plans dans le temps et de construire de nouvelles chaînes de connexions entre les événements. En pratique, cela signifie enregistrer les questions importantes et urgentes comme étant les principales qui constituent l'épine dorsale de la journée, en laissant ce que l'on appelle des zones tampons pour d'éventuels changements, de nouvelles circonstances et des questions urgentes imprévues.

En un mot, productivité et activité ne peuvent pas être mélangées ; la planification vous permettra d'éviter les situations de manque de temps et de définir correctement les priorités, ce qui augmentera considérablement la productivité de votre journée de travail.

10 règles pour planifier les heures de travail

En fait, il peut y avoir autant de règles que chaque personne peut choisir dans la liste ci-dessous.

Règle de confidentialité. Au travail, il est souhaitable de pouvoir rester seul : pour cela, fermer les portes, fixer les horaires de fermeture, allumer le répondeur, demander le silence à la secrétaire. Il est temps pour travail similaire peut être installé le matin ou vers la fin de la journée de travail, lorsque l'ambiance au bureau est réduite.
Règle de bloc de travail. Tout le travail au bureau peut être divisé en blocs : conversations téléphoniques Et correspondance commerciale, réunions et rendez-vous avec des collègues, documentation et paperasse. En effectuant des travaux dans des blocs similaires, on économise des efforts et on ne passe pas d'un type d'activité à un autre.
La règle est de petites pièces – de bonnes tranches. Chose grande et difficile tâche stratégique ne peut pas être accompli avec un seul effort, c'est pourquoi, en complétant quotidiennement et méthodiquement de petites parties d'un grand projet, nous rapprochons tactiquement l'objectif global.
Règle de délégation de responsabilités. La capacité de déléguer des pouvoirs fait également partie de la gestion du temps.
Règle de régulation et règle de délai. Fixez des délais clairs réunion d'affaires, des réunions ou des entretiens, ainsi que l'étendue du travail - signifie enfreindre consciemment et de manière productive la loi de Parkinson, en faisant votre compagnon d'armes.

Voltaire : Le temps est assez long pour celui qui s'en sert ; celui qui travaille et qui pense repousse ses limites.

Règle de priorisation. Peu à peu, vous pouvez développer la compétence, lorsque de nouveaux cas et situations surviennent, d'attribuer mentalement à chacun d'eux un statut de la matrice d'Eisenhower : urgent - pas urgent, important - sans importance. Les priorités s’aligneront alors automatiquement.
La règle de prise en compte de l'heure de la journée et des biorythmes. Il est préférable de planifier les affaires importantes et urgentes le matin. Leur mise en œuvre créera une situation de réussite au cours de la journée de travail. Il vaut mieux planifier le soir : selon les psychologues et les coachs, alors le subconscient créera un horaire optimal du jour au lendemain lendemain.

Règle de prise de notes : « Penser sur papier ». Les notes sont nécessaires : elles organisent votre conscience, forment une image visuelle dans votre tête et vous aident à vous contrôler tout au long de la journée.
Règle de résultats. Un résumé à la fin de la journée de travail peut créer un sentiment de réussite, de productivité et aider à coordonner vos actions et vos plans pour les jours à venir.

Méthodes de planification du temps de travail

Les principales méthodes de gestion du temps sont la tenue de registres, de calendriers et de fiches de journée de travail. Dans ce cas, un ou plusieurs principes de gestion du temps sont pris comme base : créer régime général, un modèle adaptable, utilisé personne spécifique pour votre routine et votre routine quotidienne.

L’une des méthodes de l’auteur est décrite dans le livre de Tracy Brown et s’intitule « Quittez le dégoût, mangez une grenouille ! ». Elle consiste à diviser les projets en responsabilités positivement colorées, agréables et désagréables. Si vous analysez soigneusement et consciemment vos projets pour la journée, vous découvrirez certainement des choses que vous ne voulez pas faire (on peut les appeler en gros des grenouilles ou des crapauds). Ce sont les choses qu’il faut faire en premier : mettre de côté le dégoût et, métaphoriquement, « manger cette grenouille d’abord ».

Brian Tracy : Enfin, une observation : si vous devez « manger » une grenouille vivante, ne restez pas assis à la regarder trop longtemps. Chemin vers la réussite haut niveau le professionnalisme et la productivité du travail passent par l'acquisition d'une habitude stable de résoudre les problèmes les plus tâches importantes dès le matin, sans perdre de temps sur d'autres problèmes. Il faut d’abord apprendre à « manger la grenouille », sans s’engager dans un raisonnement préliminaire, souvent vain.

En plus de cette technique, encore une astuce : pour rendre l'arrière-goût encore plus agréable, après la grenouille on peut « manger un dessert » : faire quelque chose d'agréable, d'aimé, apportant plaisir et joie au travail.

Une méthode intéressante de planification d'une journée de travail a été proposée par Alexander et Dmitry Tsyglin, représentants de l'école Franklin :

Vidéo sur la création d'une carte pour la journée

Benjamin Franklin, l'auteur du célèbre aphorisme « Le temps, c'est de l'argent », a également noté ce qui suit : La richesse dépend principalement de deux choses : de l'industrie et de la modération, en d'autres termes, ne perdez ni temps ni argent, et faites le meilleur usage des deux.

La forme moderne de planification de la journée est programmes spéciaux pour smartphones et PDA (organisateurs), qui prennent comme base le calendrier ou les capacités tableur, qui vous permet d'afficher la date, l'heure, d'indiquer le calendrier de chaque événement, de laisser des notes et des commentaires, et également de créer non seulement des plans tactiques pour la journée, mais également de voir le mouvement stratégique vers l'objectif principal. Ils sont mobiles, pratiques et, surtout, efficaces conditions modernes vie.

Exemples de programmes

En combinant plusieurs techniques et en prenant en compte autant que possible plus de principes et les règles de gestion du temps, vous pouvez créer un modèle de programme.

Il est important de comprendre l’essentiel : une liste de choses à faire n’est pas un plan. Il ne deviendra un plan que lorsqu’il sera à la hauteur de la règle de Brian Tracy : « La planification précède les bonnes actions et prévient les mauvaises. »

Si vous y consacrez quelques minutes, vous verrez clairement quelles tâches peuvent être combinées en blocs, quelles tâches sont trop globales, mais importantes et non urgentes (elles sont au contraire divisées en « tranches paires »), quelles tâches peuvent être considérées comme des « grenouilles », qui deviendront un dessert agréable et délicieux. Vous pouvez les représenter sous forme de schémas ou de diagrammes, vous pouvez les peindre de différentes couleurs.

Chaque jour, un manager (spécialiste) doit prendre des décisions sur la manière d'utiliser le plus efficacement possible son temps de travail. La planification est un projet de processus de travail pour la période à venir. Et il est très important de lier organiquement la planification du temps de travail et les résultats d'activité souhaités.

Ceci peut être réalisé en utilisant dans la pratique les principes et règles de base de la planification du temps de travail.

Principes de base et règles de planification :

1. Règle 60:40 (règle d’or de la planification).

2. Analyse des types d'activités et de la consommation de temps.

3. Rassembler les tâches. Elaboration d'un plan d'action.

Priorisation.

4. Régularité, cohérence et cohérence de la planification.

5. Planification réaliste.

6. Récupération du temps perdu.

7. Forme écrite.

8. Reporter ce qui n'a pas été fait.

9. Enregistrer les résultats au lieu d'agir. Dans les plans, il est préférable d’enregistrer les résultats, ou les objectifs (état final), plutôt que n’importe quelle action. « N’appelez pas », mais « coordonnez ».

10. Établissement de normes temporaires.

11. Date limite.

12. Fixer des priorités (degré d'importance).

13. Se débarrasser de la « tyrannie » de la précipitation. Le plus urgent n’est pas toujours le plus important.

14. Délégation (réaffectation) des affaires.

17. 15. « Les pertes de temps » et les réserves de temps. 16. Retraitement - revérification.

Temps libre

, temps pour la planification et la créativité.

18. Alternatives. Choisir la meilleure façon de résoudre les problèmes. 19. Variété.

20. Accord temporaire

s x plans. Système de planification du temps de travail.

Pour recevoir le plus possible

meilleurs résultats

Lors de la planification du temps de travail, un responsable (spécialiste) doit utiliser un concept tel que « périodes de planification » : jour, semaine, mois, année. Chaque période de planification doit être considérée séparément.

Dans la vie des affaires, les périodes de planification suivantes se justifiaient :

objectifs à long terme – 3 à 5 ans (ou plus) – projets sur plusieurs années ;

objectifs à moyen terme – 1-3 ans – plan annuel ;

Plan trimestriel.

Sert d’outil de suivi de la mise en œuvre du plan annuel. Au cours de l'année, vous devrez réfléchir à intervalles réguliers sur les événements de la période écoulée et, si nécessaire, apporter des modifications ou reprogrammer (contrôle intérimaire). À la fin de chaque trimestre, il est possible de fixer des lignes directrices pour les trois mois suivants et de déterminer quelles tâches du trimestre suivant doivent être supprimées, lesquelles doivent être déplacées et lesquelles doivent être ajoutées.

Forfait mensuel.

Les tâches et objectifs pris en compte dans le plan mensuel sont transférés du plan trimestriel, et aussi, si nécessaire, du plan du mois écoulé. Étant donné que la précision de la planification augmente à mesure que l'horizon temporel approche, les tâches sont prises en compte de manière plus détaillée dans le plan mensuel (la consommation de temps est enregistrée en heures).

Plan sur dix jours.

Cela suppose une prévision encore plus détaillée et précise de la période à venir.

Plan quotidien.

Il est construit sur la base d'un plan décennal. Il établit quelles tâches et affaires doivent être accomplies au cours de la journée de travail correspondante, et les imprévues s'ajoutent à celles précédemment planifiées.

Le plan quotidien représente la dernière et en même temps l'étape la plus importante du système de planification du temps, l'incarnation (réalisation) spécifique des objectifs fixés. En utilisant l'exemple d'un plan quotidien, nous considérerons les cinq étapes de la planification systématique du temps. Elaboration de plans de journée de travail selon la méthode Alpes.

Cinq étapes de la méthode Alpes.

Cette méthode est relativement simple et assez facile à retenir, puisqu'elle repose sur la mémotechnique :

lettres initiales

symbolisent les concepts du sujet.

La méthode comprend cinq étapes :

1. Établir une liste des actions de travail et des activités prévues pour leur exécution.

2. Évaluation préliminaire de la durée des activités de travail et des activités prévues.

3. Réservation du temps de travail selon la règle des 60 :40.

4. Prendre des décisions pour établir des priorités, déléguer ou refuser certaines actions de travail et activités prévues pour l'exécution.

Contrôle et transfert de ce qui n'a pas été fait.

Examinons chaque étape plus en détail.

1. Établir une liste des actions de travail et des activités prévues pour leur exécution.

Enregistrez sous les rubriques appropriées du formulaire « Plan journalier » tout ce qui doit être fait le lendemain :

tâches de la liste de tâches ou du plan hebdomadaire (mensuel) ;

Dans ce cas, vous devez utiliser des abréviations qui correspondent au type d'activité ou des rubriques dans le formulaire « Day Plan » : V - visites, réunions, D - délégation d'affaires, K - contrôle, etc.

La liste des tâches doit être faite comme ceci :

en première approximation, répartissez-les par priorité ;

divisez-les en longs et « courts », à court terme ;

revérifier les tâches liées aux contacts personnels pour s'assurer qu'elles peuvent être complétées davantage manière rationnelle(par exemple, en utilisant un téléphone).

Cependant, ce n’est que le début de l’élaboration d’un plan pour la journée. Un plan quotidien réaliste doit toujours se limiter à ce qui est réellement possible de faire.

2. Évaluation préliminaire de la durée des activités de travail et des activités prévues.

Maintenant, contre chaque tâche que vous devez mettre heure approximative pour le compléter, résumer et déterminer approximativement temps total. Il est possible d'estimer la durée de n'importe quelle tâche après avoir observé et acquis de l'expérience.

3. Réservation du temps de travail selon la règle des 60 :40.

Lors de l'élaboration d'un plan quotidien, vous devez respecter la règle de base de la planification du temps, selon laquelle le plan ne doit pas couvrir plus de 60 % du temps et environ 40 % doivent être laissés en réserve pour les imprévus.

4. Prendre des décisions pour établir des priorités, déléguer ou refuser certaines actions de travail et activités prévues pour l'exécution.

5. Contrôle et transfert de ce qui n'a pas été fait.

Le suivi de l'avancement du plan permet au gestionnaire (spécialiste) d'obtenir les informations nécessaires pour effectuer l'analyse et déterminer les moyens d'améliorer son travail.

Avantages de l'utilisation de la méthode Alpes : meilleure humeur pour la journée de travail à venir ; planifier le lendemain; une compréhension claire des tâches de la journée ; organiser le déroulement de la journée ; surmonter l'oubli; concentration sur l'essentiel ;

Le célèbre spécialiste allemand du management L. Seiwert a développé certaines règles d'aménagement du temps de travail :

Planifiez votre journée de travail à 60 %, en laissant 20 % pour résoudre des problèmes imprévus et 20 % pour les activités créatives (par exemple, le développement professionnel).

2. Documentez et contrôlez soigneusement la consommation de temps, ce qui vous permet d'en avoir une compréhension claire, de déterminer les besoins futurs et sa répartition correcte.

3. Différencier les tâches de la période à venir en tâches à long, moyen et court terme, en fixant la priorité des actions pour les résoudre.

4. Terminez toujours systématiquement ce que vous commencez.

5.Faites des plans flexibles.

6.Planifier le volume réel de tâches, calculé en fonction des capacités de l'équipe.

7. Utilisez des formulaires et des cartes spéciaux pour planifier le temps.

8. Transférez automatiquement les tâches non accomplies vers les plans de la période suivante.

9. Refléter dans les plans non seulement les actions elles-mêmes, mais aussi les résultats attendus.

10. Fixez des normes de temps exactes et prévoyez pour telle ou telle tâche exactement autant de temps qu'elle en a réellement besoin.

11. Mettre en œuvre le principe d'autodiscipline, en établissant des délais précis pour l'achèvement de tous types de travaux.

12. Déterminer les priorités en matière.

Comme le montre la pratique, les principales raisons du temps de travail perdu sont : 1) le manque de clarté dans la définition des objectifs et la détermination des priorités ; 2) le manque de planification du temps de travail ou sa mauvaise organisation ; 3) niveau bas discipline des subordonnés; 4) leadership faible, incapacité à travailler avec des subordonnés, des partenaires et des visiteurs.

La planification du temps de travail est l'une des tâches principales d'un manager, ainsi que la planification des activités de l'organisation dans son ensemble. Dans notre pays, les managers n'ont pas encore appris à le faire et se consacrent ce processus 4 fois moins de temps que ses collègues américains. Comme le soulignent les économistes occidentaux, la planification doit commencer par un énoncé clair d’objectifs. Pour ce faire, une liste de tâches et d'obstacles possibles est établie qui nécessiteront un temps particulier pour être surmontées. L'analyse de cette liste à l'avenir vous permettra d'ajuster le plan et d'éliminer les points sans importance. De plus, la planification du temps permet à la direction de réfléchir de manière critique à ses propres idées et de trouver des moyens efficaces de les résoudre à temps, créant ainsi une certaine réserve de temps. La planification permet au manager de se concentrer sur l'essentiel, en tenant compte des délais et du temps nécessaire pour résoudre les tâches principales. Grâce à la planification, la structure de la journée de travail s'améliore et la possibilité de créer un horaire apparaît.

Le plan prévoit de résoudre les problèmes existants dans ordre rationnel . Tout d'abord, le travail avec un délai fixe ou le travail le plus laborieux et le plus long est planifié. Il n'est pas souhaitable de remettre à plus tard les choses désagréables ; il vaut mieux les faire avant les autres. Ensuite, le travail de routine et les tâches quotidiennes sont planifiés. Les derniers éléments du plan sont des tâches mineures et occasionnelles qui ne nécessitent pas beaucoup de temps (lire la correspondance en cours, se déplacer sur les lieux de travail). L'essentiel est qu'au cours du processus de planification, il soit établi date exacte finir les choses.

Mais il arrive que le prochain volume de travaux prévu ne puisse pas être achevé à l'heure spécifiée et qu'il soit alors nécessaire de le reporter à une date ultérieure.

Une documentation minutieuse du temps et un contrôle de son utilisation sont une condition préalable à la planification. Il existe plusieurs types de plans d’aménagement du temps : à long terme, à moyen terme et à court terme.

En utilisant à long terme plans La structure du temps nécessaire à la mise en œuvre des principaux objectifs de vie, conçus sur plusieurs années, parfois des décennies, est déterminée. Il peut s'agir d'un travail lié à l'obtention d'une éducation, d'une promotion, etc. Moyen terme plans- annuel, au cours duquel du temps est alloué à la résolution des problèmes majeurs tâches spécifiques de nature productive.

Court terme - inclure une répartition du temps nécessaire pour résoudre les problèmes qui précisent les plans à moyen et long terme. Ceux-ci incluent : trimestriel, mensuel, décennal, hebdomadaire et quotidien . À partir des forfaits mensuels, le temps est calculé en heures. Parmi les plans à court terme, le plus important est le plan quotidien. Il ne comprend pas plus d'une douzaine de problèmes, parmi lesquels un tiers sont les principaux, réalisés en premier lieu. Il est d'usage de planifier ces choses, ainsi que les plus désagréables, pour la première moitié de la journée (le matin). Cela permet de les terminer le soir. Dans le plan quotidien, les tâches similaires sont regroupées en bloc, ce qui permet un gain de temps considérable et permet d'éviter de passer d'une tâche à l'autre.

Les pauses sont également prises en compte dans le planning journalier. Ils sont déterminés en fonction des performances de la personne et du temps écoulé depuis le début de la journée de travail. La fatigue augmente avec le temps écoulé depuis le début de la journée de travail, ce qui réduit naturellement la productivité d'un manager ou d'un spécialiste.

DANS monde moderne lors de l'élaboration des plans quotidiens, nous prenons en compte particularitésbiorythmes individuels . Il est nécessaire de planifier la journée de travail pour que les heures les plus difficiles tombent pendant le « pic de performance ». Ce "pic" pour les "alouettes" - heures du matin, les « pigeons » sont plus actifs au milieu de la journée de travail et les « hiboux » le soir.

La connaissance de toutes les techniques et méthodes de planification permet de répartir correctement les tâches en fonction de leur complexité, difficulté, responsabilité, tension au sein de la journée de travail et de les alterner de manière optimale.

La meilleure option pour enregistrer un plan quotidien est de le présenter par écrit. Cela ne vous permet pas d'ignorer les tâches qui y sont incluses, décharge votre mémoire, vous discipline et rend votre travail plus ciblé. Il est également plus facile d'analyser la mise en œuvre du plan à l'aide d'enregistrements.

L'élaboration (compilation) du plan se déroule la veille au soir en plusieurs étapes : les tâches sont formulées (transférées du plan mensuel ou décennal, transférées du plan de la veille, non résolues à ce jour), les heures de travail nécessaires pour les résoudre sont déterminées, des « fenêtres » sont laissées en cas de besoin pour résoudre des problèmes urgents, prévoir des pauses de 5 à 10 minutes après chaque heure de travail et mettre en évidence les tâches prioritaires.

Le plan de travail du manager est clarifié le matin avec le secrétaire, en tenant compte des nouvelles circonstances qui surviennent soudainement. En général, le plan quotidien doit être flexible, tout en respectant clairement les réglementations liées à l'invitation de personnes (visiteurs, tenue de réunions, etc.).

Brèves conclusions sur le sujet

Les horaires de travail sont facteur le plus important production, dont une utilisation prudente peut avoir un effet énorme. Mais cette attitude vis-à-vis du temps de travail repose sur une étude approfondie de la structure de ses coûts et l'identification des réserves inutilisées.

L'analyse des coûts du temps de travail est réalisée à l'aide d'un chronométrage et de photographies du temps de travail, souvent appelés diagnostics temps, ce qui permet d'identifier les pertes importantes et d'identifier les pistes d'amélioration de son utilisation.

Un rôle important dans l'amélioration de l'utilisation du temps de travail est attribué à sa planification, qui est l'une des tâches principales d'un manager. C'est la planification du temps de travail qui permet au manager de se concentrer sur l'essentiel, en tenant compte des délais et du temps de résolution des tâches principales.

La normalisation et la planification du temps de travail des artistes et des managers augmentent considérablement l'efficacité de son utilisation et ont le meilleur effet sur les résultats finaux des départements.

Parfois, il peut sembler que 24 heures sur 24 ne suffisent absolument pas pour tout faire. Une routine quotidienne correctement élaborée vous permettra de planifier clairement votre journée pour qu'il reste encore du temps libre.

Que faut-il savoir si vous ne savez pas comment créer une routine quotidienne ?

Il existe quatre règles de base. Tout d’abord, planifiez votre future journée le soir. Il est bon de le faire schématiquement et de placer la feuille dans un endroit visible. De cette façon, vous pouvez gagner du temps. Comment tout gérer ? Ici exemple d'horaire jours:

7h00 - lever.
7h00-8h00 - exercices du matin, procédures d'hygiène, petit-déjeuner.
8h00-12h00 - travail.
12h00-13h00 - déjeuner, repos.
13h00-17h00 - travail
17h00-19h00 - sport.
19h00-20h00 - dîner.
20h00-22h00 - temps personnel, temps familial le lendemain.
22h00 - se coucher.

Deuxièmement, planifiez uniquement les tâches que vous aimez accomplir. Si vous faites quelque chose que vous n'aimez pas, vous vous fatiguerez rapidement et commencerez à ressentir un inconfort. Troisièmement, définissez correctement vos priorités. Procurez-vous un journal (daté) et notez les choses par ordre d'importance. Par exemple:

Des problèmes qui nécessitent des solutions immédiates.
Des questions importantes, mais pas très urgentes.
Tâches qui peuvent être complétées un autre jour. Un agenda daté est nécessaire non seulement pour fixer des objectifs, mais aussi pour diverses idées qui vous viennent à l'esprit. Il est impossible de tout retenir, mais cette méthode vous permettra de ne pas manquer des pensées importantes.

Quatrièmement, trouver du temps pour vous détendre est un must. Cependant, s'il reste des tâches non accomplies, essayez de les résoudre le jour de congé, car demain vous serez de retour au travail.

Le temps c'est de l'argent

Tout le monde sait comment gagner de l'argent homme d'affaires. Mais comment gérer le temps - seulement quelques-uns. Il existe même une science particulière : la gestion du temps. Il est enseigné par ceux qui ne savent pas créer une routine quotidienne pour que le temps travaille pour une personne, et non l'inverse. Vous devez commencer par analyser et identifier les trous dans lesquels s’écoule du temps inutile. Cela peut ne durer que dix à quinze minutes. Cependant, même ceux-ci sont importants. Ils ne suffiront peut-être pas à accomplir les tâches assignées pour la journée. La deuxième chose que vous devez faire est de définir vos objectifs : à court et à long terme. Ce sont des désirs clairement formulés qui poussent une personne vers sa réalisation. Sinon, le succès ne viendra pas. Après cela, vous pourrez planifier votre temps. Il y en a sept très des conseils efficaces cela vous aidera à faire face à la tâche :

Le principe 70/30. Il est impossible de planifier une journée entière. Réservez 70 % de votre temps et planifiez des tâches. Laissez les 30 % restants pour circonstances imprévues et force majeure.
Aujourd'hui - pour demain. Ne sois pas paresseux par écrit composent l'avenir. Cela vous permettra de gérer judicieusement votre temps et d’arriver à vos réunions programmées sans être en retard. À la fin de la liste d’affaires, vous pouvez écrire des phrases louables : « Vous avez bien fait, mais ne vous détendez pas ! ou "Continuez comme ça ! Mais il reste encore beaucoup à faire !" Ils vous motiveront à résoudre vos problèmes.
N'oubliez pas que la plupart des activités ont lieu le matin, alors essayez la plupart planifiez les choses à faire avant le déjeuner. Cela devient psychologiquement plus facile lorsque l'on se rend compte que la moitié des tâches sont déjà terminées et qu'il reste encore une journée entière à parcourir. L'heure du déjeuner peut ensuite être consacrée à de courts repos et à des appels personnels. Et après le repas, passez quelques moments pas très importants négociations commerciales ou une petite réunion.
Faites des pauses ! Assurez-vous de vous reposer toutes les heures pendant 10 à 15 minutes. Cette méthode vous permettra de travailler de manière plus productive et de ne pas vous fatiguer à l'avance. Dans les moments de détente, vous n’êtes pas obligé de vous allonger sur le canapé ou de fumer dans les toilettes. Utilisez ce temps à bon escient : faites un échauffement, arrosez les fleurs, réorganisez les dossiers sur l'étagère, lisez la presse ou prenez l'air.
Soyez réaliste quant à vos capacités. Vous perdrez beaucoup de temps et de santé à atteindre des objectifs inaccessibles. Fixez-vous des tâches que vous pouvez certainement résoudre.
Nettoyez toujours votre zone de travail à la fin de la journée de travail. Cela vous fera gagner beaucoup de temps à l'avenir et vous permettra de mettre de l'ordre dans vos pensées. Gardez toujours les objets importants au même endroit et à portée de main.
Débarrassez-vous de ces choses dont vous n'avez pas besoin. Une personne a l'habitude de laisser les choses « pour plus tard », au cas où elles seraient utiles. Regardez autour de vous, si vous n’avez pas utilisé un objet depuis plusieurs mois, jetez-le sans aucun doute à la poubelle.

Pour planifier votre temps, vous pouvez tenir un journal, un bloc-notes ou un cahier ordinaire. Notez-y les buts et objectifs, les pensées et les idées. Et assurez-vous de créer votre routine quotidienne. Une personne qui réussit peut être vue de loin !

Chouette ou alouette : est-ce important ?

Les scientifiques ont longtemps divisé les gens en deux catégories, selon leur degré de productivité dans des moments différents jours. Ce sont les derniers à se réveiller facilement le matin. Au petit matin, ils sont joyeux et actifs, mais le soir, ils sont fatigués et ne peuvent pas faire d'exercice. questions importantes. Les hiboux, au contraire, ont du mal à se réveiller et leur activité maximale est atteinte le soir et la nuit. Évidemment, lors de la planification d’une routine quotidienne, il est nécessaire de prendre en compte le psychotype de la personne. Et par exemple, réunions importantes Pour les noctambules, ne le programmez pas le matin.

Cependant, dans le monde moderne, la tâche est plus facile pour les lève-tôt, car pratiquement tout le travail au bureau ou dans la production commence tôt le matin. Les scientifiques sont convaincus que toute personne, en principe, ayant un fort désir, peut modifier ses biorythmes. Chacun de nous est capable de passer d'un « oiseau de nuit » à une « alouette ». Toutefois, cela nécessitera de la volonté, de la patience et la capacité de s'en tenir certaines règles en atteignant le but.

Horloge biologique

Peu importe qui type biologique fait référence à l'homme, il obéit en tout cas aux lois fondamentales de la nature. Et on dit qu'à différents moments, notre corps se comporte différemment. Et pour utiliser correctement le temps et tout faire, vous devez le savoir. L'horloge biologique commence son travail bien avant votre réveil. Cela ressemble à ceci :

4 heures du matin. Le corps se prépare au réveil, la cortisone, hormone du stress, est libérée dans le sang. Cette période est dangereuse, car il existe une forte probabilité de crise cardiaque, d'exacerbation maladies chroniques, asthme bronchique, etc.
17h00-18h00. Le métabolisme est activé, les niveaux de sucre dans le sang et d'acides aminés augmentent - le corps « démarre » le travail de tous les systèmes.
7.00. Super moment pour le petit-déjeuner, car la nourriture est facilement et rapidement transformée en énergie.
8h00. Le pic quotidien du seuil de douleur est atteint. A cette heure, les maux de dents s'intensifient, la tête fait mal avec une force particulière et les os font mal. Il est préférable de reporter votre rendez-vous chez le dentiste jusqu'à l'après-midi, lorsque les syndromes désagréables ne seront pas aussi prononcés.
9h00-12h00. À ce moment-là, l'énergie atteint son maximum, le cerveau fonctionne bien, la circulation sanguine augmente - la période optimale pour un travail fructueux : à la fois mental et physique.
12h00-13h00. L'heure du déjeuner. L'estomac digère bien la nourriture, cependant activité cérébrale diminue sensiblement. Le corps commence à avoir besoin de repos.
14h00. Les performances sont toujours réduites. Cependant ceci meilleur moment pour les soins dentaires.
15h00-17h00. La tension artérielle augmente à nouveau, les processus mentaux sont activés et un pic de performance est observé.
18.00. Temps optimal pour le dîner afin que le corps ait le temps de digérer la nourriture avant de se coucher.
19h00-20h00. Cette montre est idéale pour prendre des antibiotiques. Système nerveux les plus sensibles. La montre est destinée aux affaires familiales tranquilles ou aux réunions amicales.
21h00. Cette période est propice à la mémorisation grande quantité informations parce que le cerveau est programmé pour se souvenir.
22.00. Super moment pour s'endormir. Le corps s’ajuste pour retrouver force et énergie pour le lendemain. Si tu t'endors maintenant, sonne et sommeil sain prévu pour vous.
23h00-13h00. L'activité métabolique diminue, le pouls ralentit, la respiration est régulière. Un sommeil profond.
2h00. À ce moment-là, vous pourriez avoir froid, car le corps devient particulièrement sensible aux températures plus basses.
3h00. L’heure où surviennent le plus souvent les suicides. Les gens ont des pensées dépressives. Mieux vaut aller au lit si ce n'est pas déjà fait.

Planifiez votre routine quotidienne en tenant compte horloge biologique. Alors tout s'arrangera pour vous !

L'expérience Jack Dorsey

Jack Dorsey est un entrepreneur à succès et fondateur du réseau social Twitter. Parallèlement, il est directeur de la société Squer, de renommée mondiale. Comment parvient-il à concilier travail et loisirs ? Il est probable que peu de gens apprécieront la routine quotidienne d’un homme d’affaires. Mais l'expérience de Jack est vraiment impressionnante. Il travaille 8 heures à chaque emploi, soit 16 heures par jour. Mais uniquement du lundi au vendredi. Il laisse les deux jours restants se reposer. Son succès réside dans le fait qu'il est plan thématique travail pour chaque jour, auquel il adhère strictement. Parallèlement, il exerce les tâches qui lui sont confiées dans les deux sociétés. La journée de travail d'un manager ressemble à ceci :

Lundi, il s'occupe de l'administration et de la gestion.
Le mardi est consacré aux produits manufacturés.
Mercredi, Jack s'occupe du marketing et des relations publiques.
Le jeudi vise à établir et entretenir des liens avec des partenaires commerciaux.
Vendredi, de nouveaux employés sont recrutés et les problèmes généraux d'organisation sont résolus.

Bien sûr, la routine quotidienne d'une personne qui réussit est très similaire à l'emploi du temps d'un bourreau de travail. Cependant, il trouve toujours le temps de se promener au grand air et de se détendre.

Routine quotidienne d'une personne qui réussit. Exemple : Winston Churchill sur le travail à domicile

Tout le monde comprend que Winston Churchill, en tant que chef du gouvernement britannique, avait des horaires de travail irréguliers. Cependant, malgré tout, il a réussi à suivre tout et à s’en tenir à sa routine quotidienne. Vous serez surpris, mais en se réveillant à sept heures et demie du matin, Winston n'était pas pressé de sortir du lit : allongé, il lisait la dernière presse, prenait son petit-déjeuner, triait son courrier et donnait même les premières instructions. à sa secrétaire. Et seulement à onze heures, Churchill se leva, alla se laver, s'habiller et descendit au jardin pour se promener en plein air.

Le déjeuner du leader du pays a été servi vers une heure de l'après-midi. Tous les membres de la famille étaient invités à la fête. En une heure, Winston pouvait facilement communiquer avec eux et profiter de la compagnie de ses proches. Après un tel passe-temps, il reprit ses fonctions avec une vigueur renouvelée. Pas un seul jour de travail de Winston Churchill ne s'est écoulé sans une longue somme. Et à huit heures, la famille et les invités se sont à nouveau réunis pour le dîner. Après cela, Winston s'est à nouveau enfermé dans son bureau et a travaillé plusieurs heures d'affilée. Ainsi, le chef du gouvernement britannique a réussi à combiner travail avec communication personnelle avec la famille et les amis. Et cela a certainement fait de lui une personne non seulement prospère, mais aussi heureuse.

Routine quotidienne pour travailler à domicile

La routine quotidienne d’un homme d’affaires travaillant à domicile est extrêmement importante. La nature du travail de certaines personnes leur permet de travailler à distance sans même quitter leur domicile. En règle générale, ces employés ne sont pas habitués à passer du temps à planifier leur journée de travail, même si cela leur serait très utile. Souvent, ils travaillent à la maison sans aucune routine : ils restent assis devant l'ordinateur jusque tard dans la nuit, puis se réveillent tard dans l'après-midi, épuisés et léthargiques. Il est peu probable que ces travailleurs réussissent un jour. Une autre chose est que si vous respectez la bonne routine quotidienne, vous pouvez réussir au travail. Et aussi être heureux dans vie personnelle et en même temps maintenir votre santé. Voici un exemple de la façon de créer une routine quotidienne :

Vous devez vous lever tôt, au plus tard à 7 heures du matin. Après le réveil, prenez cinq minutes pour faire des exercices matinaux, prendre une douche et prendre un copieux petit-déjeuner. Après cela, vous ne devriez pas vous précipiter immédiatement au travail. Reposez-vous un peu plus, laissez votre corps se réveiller et mettez-vous dans une ambiance de travail.
Vous pouvez travailler de 9h à 12h. Faites des choses qui nécessitent un stress mental, car à ce moment votre mémoire est activée, vos performances s'améliorent et votre cerveau fonctionne mieux.
12h00-14h00 - consacrez ces deux heures à la préparation du déjeuner, au repas et au repos de l'après-midi.
Vous pourrez ensuite recommencer à travailler, mais au plus tard à 18h00.
De 18 à 20h, consacrez-vous aux activités qui vous font plaisir : balades au grand air, activités avec les enfants, lecture. fiction etc.
À 20h00, vous pourrez dîner avec toute la famille et vous réunir autour de la télévision pour regarder un film intéressant.
Vous devez vous coucher au plus tard à 22h00, car le lendemain, vous devrez à nouveau vous lever tôt.

Comme vous pouvez le constater, 6 à 8 heures au total ont été consacrées au travail. Cependant, c'est votre routine quotidienne qui vous permettra de l'accomplir efficacement et sans compromettre votre santé et votre vie personnelle.

Comment s'endormir rapidement ?

Il est évident qu’un sommeil adéquat et sain affecte notre activité tout au long de la journée. Il est donc important de se coucher à l’heure et de pouvoir s’endormir. Suivez ces conseils :

Lisez un livre intéressant avant de vous coucher. C'est bien plus utile que de regarder la télévision ou de rechercher des informations sur Internet. Pendant la lecture, le cerveau se détend et il est plus facile pour une personne de s'endormir.
Arrêtez de faire de l'exercice quelques heures avant l'heure de sommeil souhaitée. Cela est nécessaire pour que la pression artérielle revienne à la normale, que l'activité musculaire diminue et que le corps soit prêt à se reposer.
Marcher au grand air aura un effet bénéfique sur le moment où vous vous endormirez.
Ne mangez pas de nourriture lourde avant de vous coucher.
Avant de vous coucher, aérez bien la pièce.
Réveillez-vous toujours à la même heure le matin, même si vous souhaitez quand même faire une sieste.

Il est évident qu’une personne qui a bien dormi et qui est bien reposée a l’air en bonne santé. Il est joyeux, joyeux et déterminé à résoudre les tâches assignées de manière productive pendant la journée de travail.

Une femme au foyer est aussi une personne

S'il vous semble qu'une femme qui reste à la maison avec ou sans enfants ne fait rien, alors vous vous trompez profondément. Pour comprendre à quel point le quotidien d’une femme au foyer est chargé, il suffit de se mettre une seule fois à sa place. Par conséquent, le temps de planification est pour elle aussi important que la routine quotidienne d'une personne qui réussit. Cela vous aidera à trouver au moins quelques heures pour vos affaires personnelles et à ne pas devenir un esclave. ménage. Afin de systématiser au moins un peu son travail, une femme est invitée à réaliser entrées spéciales. Le tableau ci-dessous montre comment les activités planifiées doivent être classées.

Comme vous pouvez le constater, vous devez planifier chaque jour les choses importantes et moins importantes. Ils seront effectués indépendamment des tâches quotidiennes telles que cuisiner, faire la vaisselle, promener un animal de compagnie, etc. En nettoyant tout l'appartement tous les jours, on se lasse vite de tout faire superficiellement. Nous vous suggérons de prêter attention à une pièce par jour. Cependant, cela doit être fait avec soin et responsabilité. De cette façon, vous ferez d'une pierre deux coups - vous n'aurez pratiquement rien à faire nettoyage général et vous ne serez pas aussi fatigué qu’en nettoyant tout l’appartement dans son ensemble.

Laissez les petites tâches inclure des objectifs tels que changer les draps, replanter des fleurs, etc. Essayez également d'accomplir vos tâches quotidiennes ordre chronologique. De cette façon, vous réduirez le temps nécessaire pour les résoudre. Par exemple, lorsque vous vous levez le matin, faites d'abord votre lit, puis commencez à préparer le petit-déjeuner. Lavez la vaisselle sale immédiatement après avoir mangé, plutôt que de la conserver toute la journée (sauf si vous avez un lave-vaisselle).

Souviens-toi! Vous devez avoir au moins un jour de congé. Ne prévoyez rien de grand pour samedi et dimanche. Notez sur votre emploi du temps les choses que vous pouvez faire avec votre famille. Par exemple, aller à l'épicerie. Assurez-vous d'impliquer les membres de votre foyer dans les travaux et n'hésitez pas à demander de l'aide à votre mari. Remplissez ce tableau pour la semaine à venir. Ensuite, vous apprendrez à systématiser votre devoirs et vous pourrez trouver du temps pour vous promener entre amis, acheter des vêtements et d'autres choses agréables.

Travail - temps, plaisir - heure

Il est impossible de travailler sans pause. Même un homme d’affaires doit prendre au moins un jour de congé. Nous vous montrerons comment le dépenser pour votre bénéfice et celui de votre famille :

Une personne qui travaille passe trop de temps au bureau ou à étudier. Parce qu'il a simplement besoin d'incursions dans air frais. Un jour de congé est le meilleur moment pour cela ! Partez avec vos amis pique-niquer dans la forêt la plus proche. Cueillez des baies ou des champignons. DANS heure d'été assurez-vous d'aller à la plage au bord du lac ou de la mer. Faites une excursion en bateau sur un catamaran ou un bateau. Jouez au beach-volley ou louez des vélos. Quoi que vous fassiez, cela vous sera certainement bénéfique.
Le week-end, la ville accueille souvent diverses foires, festivités ou tout simplement de petites vacances à thème dans le parc. Là, vous pourrez participer à des concours, profiter des performances d'acteurs, écouter musique live, manger de la barbe à papa ou du pop-corn, rencontrer de vieux amis.
Le cinéma est aussi un excellent prétexte pour évacuer le stress d’une semaine bien remplie. Choisissez un film qui intéressera toute la famille. Et après le cinéma, vous pourrez vous rendre au café le plus proche et vous offrir une délicieuse pizza ou une glace.
Si vous n'avez pas de chance avec la météo ce week-end, vous pouvez rester à la maison et jouer jeux de société. Ou regardez votre émission préférée. En lisant livre intéressant apportera également beaucoup de plaisir.
Vous pouvez planifier une sortie shopping pour le week-end. Et pour que cela ne paraisse pas trop banal, attribuez à chaque membre de la famille la responsabilité d'un service spécifique dans le centre commercial. Et ordonnez-lui de respecter strictement la liste de courses.
Le samedi et le dimanche sont de merveilleux moments pour recevoir des invités. Et bien sûr, n’oubliez pas vos parents. Ils ont également besoin de votre attention et de vos soins.

Si vous êtes un homme d'affaires, ne négligez pas le repos. Assurez-vous de planifier votre journée de congé. Cela vous permettra non seulement de maintenir vos nerfs et votre santé, mais également de commencer la prochaine avec une nouvelle force et de nouvelles pensées. semaine de travail. Ainsi, pour obtenir le résultat escompté, vous devez apprendre à gérer votre temps. Votre routine quotidienne et le nombre de tâches que vous avez le temps de résoudre dépendent en grande partie de la compétence avec laquelle vous pouvez planifier votre temps.

Pour ce faire, procurez-vous un journal et assurez-vous de créer un régime que vous respecterez strictement. Apprendre de l'expérience entrepreneurs à succès et suivez les conseils qui vous conviennent. Déterminez vos biorythmes et créez une routine quotidienne basée sur vos capacités. Définissez correctement vos priorités, cela vous permettra d'économiser de l'énergie et du temps sur des tâches mineures. Et n'oubliez pas le sommeil et le repos. Il s’agit d’un élément essentiel de la routine quotidienne d’une personne qui réussit.