Tugas utama yang dihadapi layanan akuntansi di organisasi mana pun adalah:

Pembentukan informasi yang lengkap dan terpercaya tentang proses bisnis dan hasil keuangan kegiatan organisasi yang diperlukan untuk manajemen operasional, serta untuk digunakan oleh investor, kreditor, otoritas pajak dan keuangan, bank dan pihak berkepentingan lainnya;

Memastikan kendali atas ketersediaan dan pergerakan properti, penggunaan sumber daya material, tenaga kerja dan keuangan sesuai dengan norma, standar dan perkiraan yang disetujui;

Peringatan tepat waktu fenomena negatif dalam kegiatan keuangan dan ekonomi, identifikasi dan mobilisasi cadangan on-farm.

Pemenuhan tugas-tugas ini secara langsung tergantung pada kelengkapan dan ketepatan waktu refleksi dalam pembukuan akuntansi transaksi bisnis yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam menjalankan kegiatannya, yang pada gilirannya merupakan konsekuensi dari pendokumentasian transaksi yang telah selesai.

Keakuratan informasi akuntansi yang diberikan oleh departemen akuntansi organisasi kepada penggunanya bergantung pada kebenaran penerapannya. Oleh karena itu, dalam organisasi, proses pendokumentasian transaksi bisnis harus diberikan perhatian besar tidak hanya dari pegawai jasa akuntansi, namun juga pegawai lainnya divisi struktural, karena efisiensi akuntansi dalam organisasi bergantung pada organisasi yang tepat bekerja dengan dokumen yang merupakan konfirmasi tertulis tentang fakta suatu transaksi bisnis (bukti hukumnya).

Jika organisasi belum menciptakan sistem pengorganisasian dan pemeliharaan akuntansi utama, maka sistem manajemen tidak akan bekerja secara efektif ketika mengambil keputusan manajemen yang diperlukan.

Salah satu prinsip dasar akuntansi adalah suatu transaksi bisnis yang tidak didokumentasikan dengan baik tidak terjadi sebagai peristiwa ekonomi yang sah (tidak ada objek akuntansi).

Selain itu, perhatian harus diberikan pada fakta bahwa otoritas pajak memiliki hak untuk membawa pejabat organisasi ke tanggung jawab administratif yang bersalah karena melakukan pelanggaran akuntansi. ditetapkan dengan undang-undang memesan.

Dasar untuk mencerminkan informasi tentang transaksi bisnis yang diselesaikan dalam register akuntansi adalah dokumen utama. Dokumen primer mencatat fakta transaksi bisnis. Persyaratan utama dokumentasi akuntansi utama meliputi:

1) hanya dokumen-dokumen yang disusun menurut bentuk yang terdapat dalam album-album dokumentasi primer bentuk terpadu yang diterima untuk akuntansi.

Dalam proses melaksanakan kegiatan keuangan dan ekonomi, untuk meresmikan transaksi bisnis yang telah selesai, organisasi harus menggunakan bentuk dokumen utama standar antardepartemen yang disetujui. Komite Negara Federasi Rusia menurut statistik dengan cara yang ditentukan. Jika perlu, organisasi diberi hak untuk secara mandiri mengembangkan bentuk dokumen utama dan register akuntansi yang terpisah, yang tidak ada dalam album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama dan album bentuk dokumen khusus industri (misalnya, tindakan perdagangan dan pengadaan untuk pembelian bahan dari individu). Selain itu, diperbolehkan melakukan perubahan terhadap formulir yang sudah ada, merinci dan memperjelasnya, serta melengkapi rincian formulir, dengan ketentuan rincian pokoknya tidak diubah;

2) dokumen utama untuk diberikan kepada mereka kekuatan hukum harus memiliki perincian wajib berikut: nama dokumen, tanggal persiapan dokumen, nama organisasi atas nama siapa dokumen itu dibuat, isi transaksi bisnis, ukuran transaksi bisnis dalam bentuk barang dan uang, nama jabatan orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan transaksi bisnis dan kebenaran pelaksanaannya, tanda tangan pribadi orang tersebut.

Selain rincian wajib yang tercantum, rincian tambahan dapat ditunjukkan dalam dokumentasi akuntansi utama, yang sifatnya ditentukan oleh isi operasi tertentu dan tujuannya adalah untuk memperkuat kontrol, kognitif Dan operasional arti dokumen:

Dokumen akuntansi utama harus dibuat pada saat transaksi, dalam kasus luar biasa - segera setelah selesai;

Dokumen utama harus mencerminkan semuanya informasi yang diperlukan, memungkinkan Anda untuk secara akurat menetapkan konten dan ketentuan untuk melakukan transaksi, yaitu, ada kebutuhan untuk mengisi semua rincian yang disediakan dalam formulir dokumen;

Koreksi pada dokumentasi utama harus ditegaskan dengan tanda tangan orang yang menandatangani dokumen, yang menunjukkan tanggal koreksi;

Pengisian dokumen utama harus menjamin keamanan arsip selama jangka waktu yang ditentukan untuk penyimpanannya dalam arsip.

Semua dokumen yang saat ini digunakan dalam kegiatan usaha dapat diklasifikasikan menurut ciri-ciri utama sebagai berikut:

1) berdasarkan tujuan:

administratif- dokumen yang berisi izin untuk melakukan transaksi bisnis tertentu (perintah manajer untuk mengeluarkan dana ke rekening);

yg membuktikan kebenarannya- dokumen yang berisi informasi tentang pelaksanaan perintah (laporan awal);

pendaftaran akuntansi- dokumen yang berfungsi untuk menyiapkan catatan akuntansi untuk digunakan lebih lanjut dalam proses akuntansi (perhitungan akrual dari upah);

digabungkan- dokumen yang menggabungkan ciri-ciri dokumen administrasi, eksekutif dan akuntansi (lembar penggajian);

bahan- dokumen yang digunakan untuk meresmikan operasi pergerakan barang inventaris (kwitansi pesanan);

moneter- dokumen yang dimaksudkan untuk memproses transaksi dengan dana tunai dan non tunai perusahaan (perintah pembayaran);

hunian- digunakan untuk meresmikan hubungan penyelesaian antara perusahaan dengan pihak lawan mengenai kewajiban yang timbul (faktur);

3) berdasarkan volume transaksi yang tercermin:

utama- dokumen yang berisi informasi tentang satu transaksi bisnis (penerimaan dan pengeluaran pesanan tunai);

ringkasan- dokumen yang dimaksudkan untuk merangkum informasi tentang seluruh rangkaian ekonomi serupa

transaksi dalam jangka waktu tertentu (laporan kasir);

4) menurut metode penggunaan:

satu kali- dokumen yang digunakan untuk meresmikan transaksi bisnis satu kali (faktur-permintaan pelepasan (perpindahan internal) bahan);

kumulatif- digunakan untuk transaksi bisnis satu kali yang berulang (kartu pagar batas);

5) dengan jumlah posisi yang diperhitungkan:

satu kalimat- dokumen yang berisi satu posisi akuntansi;

multiline- dokumen yang memuat dua atau lebih posisi akuntansi (laporan penggajian);

6) di tempat kompilasi:

intern- dokumen yang dibuat dalam organisasi itu sendiri untuk meresmikan transaksi bisnis internal (surat kuasa untuk menerima inventaris);

luar- dokumen yang diterima dari organisasi pihak ketiga dan mencerminkan hubungan organisasi dengan rekanannya (permintaan dan perintah pembayaran);

7) dengan metode pengisian:

Diisi secara manual;

Diisi dengan menggunakan teknologi komputer.

Selain itu, semua jenis dokumentasi akuntansi yang terdaftar dapat dikelompokkan secara kondisional menurut kriteria berikut:

organisasi dan administrasi- dokumen yang mencerminkan masalah manajemen umum organisasi dan kegiatan produksi dan operasionalnya. Dokumen-dokumen ini disusun oleh badan pengelola organisasi;

keuangan dan akuntansi- dokumen yang mendorong penggunaan dana secara rasional dan merangkum informasi tentang kondisi keuangan organisasi dan distribusinya

pertandingan dengan peserta lain hubungan pasar. Tipe ini dokumen disusun oleh layanan akuntansi organisasi;

dokumen pengadaan dan penjualan- dokumen penting.

Tahapan utama pengolahan dokumen akuntansi dalam suatu organisasi adalah pemeriksaan dokumen primer yang diterima menurut bentuknya, pemeriksaan aritmatika, dan pemeriksaan substantif.

Pemeriksaan formulir memungkinkan Anda memverifikasi bahwa formulir yang sesuai telah digunakan untuk menyelesaikan transaksi bisnis tertentu dan semua detail dokumen telah diisi.

Pemeriksaan aritmatika dimaksudkan untuk mengidentifikasi kesalahan yang mungkin terjadi pada saat pengisian dokumen. Apabila terjadi kesalahan pada dokumen yang digunakan untuk memproses transaksi tunai (penerimaan dan pengeluaran pesanan tunai) dan dokumen perbankan (cek, perintah pembayaran, dll), maka dokumen tersebut tidak boleh diterima untuk akuntansi, tetapi harus dibuat kembali, terlepas dari sifat kesalahannya, karena koreksi terhadap uang tunai dan dokumen bank dilarang.

Pemeriksaan substantif diperlukan untuk menetapkan legalitas dan kemanfaatan suatu transaksi bisnis.

Menurut prosedur akuntansi saat ini, dokumen utama untuk transaksi bisnis yang bertentangan dengan hukum dan tatanan yang telah ditetapkan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran dana, persediaan dan barang berharga lainnya tidak boleh diterima untuk dieksekusi. Jika dokumen utama tersebut diterima oleh departemen akuntansi, kepala akuntan harus memberi tahu kepala organisasi tentang ilegalitas transaksi bisnis tertentu. Dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara pimpinan organisasi dan kepala akuntan ketika melakukan transaksi bisnis tertentu, dokumen akuntansi utama pada transaksi tersebut dapat diterima untuk dilaksanakan dengan perintah tertulis dari pimpinan organisasi, yang dalam hal ini memikul tanggung jawab penuh. atas konsekuensi transaksi tersebut dan pencantuman data tentang transaksi tersebut dalam akuntansi dan pelaporan keuangan.

Dokumen yang dilampirkan pada pesanan kas masuk dan keluar, serta dokumen yang menjadi dasar penghitungan upah, dikenakan pembatalan wajib dengan stempel atau tulisan tangan “Diterima” atau “Dibayar” yang menunjukkan tanggal (hari, bulan, tahun).

Dokumen primer disita berdasarkan keputusan pejabat yang beralasan. Penyitaan dokumen harus dilakukan di hadapan saksi dan didokumentasikan dalam protokol penyitaan, yang salinannya diserahkan kepada kepala atau kepala akuntan organisasi dengan tanda terima. Dokumen-dokumen yang disita dicantumkan dan diuraikan dalam protokol atau dalam inventarisasi yang dilampirkan indikasi yang tepat nama, jumlah dokumen yang disita.

Tidak mungkin mengelola perusahaan mana pun (baik itu toko kecil atau perusahaan terkemuka dengan banyak divisi) jika akuntansi, operasional, dan statistik tidak dibuat. Setiap jenis akuntansi memiliki basisnya sendiri - sebuah dokumen. Sama seperti tidak ada rumah tanpa fondasi, tidak ada akuntansi tanpa dokumen, dan kompeten dan manajemen yang efektif tidak mungkin tanpa analisis komprehensif atas informasi yang diperoleh melalui akuntansi, akuntansi operasional dan statistik.

Dokumen primer pada dasarnya berbeda, tetapi dapat dibagi menjadi dua jenis. Pertama - dokumen yayasan (kontrak, tagihan, faktur, permintaan layanan), mengatur transaksi dengan pihak lawan (oleh klien). Dokumen-dokumen ini dibuat dalam sistem untuk menghubungkan dokumen-dokumen yang menyertai pergerakan barang, jasa dan dokumen pembayaran, dan oleh karena itu tidak memerlukan posting ke akun. Jenis dokumen yang kedua adalah dokumen pelengkap (faktur, akta, pesanan gudang, perintah pembayaran, pesanan tunai, dll) yang menyertai pergerakan barang (jasa) dan dana. Jenis dokumen ini dapat mencakup postingan yang mencerminkan esensi operasi dalam istilah moneter.

Dokumen dasar sebagian besar berhubungan dengan akuntansi operasional, sedangkan dokumen yang menyertainya relevan dengan semua jenis akuntansi. Dokumen yayasan dapat berada dalam salah satu dari tiga status: dieksekusi, dapat dieksekusi, dan ditutup. Yang dikeluarkan hanya digunakan untuk merencanakan pembelian dan penjualan dan tidak termasuk dalam perputaran ekonomi; kepatuhan terhadap peraturan tidak dipantau. Dokumen yang dapat dieksekusi digunakan untuk menghasilkan faktur dan tindakan untuk pekerjaan (layanan), dan juga termasuk dalam kontrol tenggat waktu dan perhitungan denda. Anda dapat melakukan tindakan apa pun pada dokumen dalam status “Dapat Dieksekusi”: masukkan tanggal pembayaran sebenarnya dan pengiriman barang; menghasilkan faktur dan tindakan untuk layanan yang terkait dengan dokumen ini, serta dokumen pembayaran; menerbitkan pesanan gudang yang terkait dengan faktur. Sebuah dokumen dalam keadaan ini dapat disebut berfungsi, karena merupakan dasar untuk membuat rangkaian dokumen pendamping yang terkait dengannya.

Setelah memenuhi ketentuan (pembayaran dan pengiriman barang dari gudang), dokumen dapat dialihkan ke keadaan “Tertutup”. Dalam kapasitas ini, tidak diproses oleh sistem (disimpan dalam arsip). Penutupan dokumen dasar dilakukan berdasarkan data laporan kontrak yang dilaksanakan hanya jika tidak ada utang di dalamnya.

Anda dapat memeriksa penggunaan dokumen pendukung secara otomatis. Dokumen yang belum ada transaksinya setelah tanggal yang ditentukan akan dihapus dari sistem setelah konfirmasi pengguna.

Pembuatan dokumen pendamping berdasarkan basis dokumen yang dapat dieksekusi dapat dilakukan secara bersamaan dengan menggunakan fungsi khusus. Dalam salah satu dokumen yang menyertainya, atas permintaan pengguna, dimungkinkan untuk membuat faktur (hampir semua informasi tentangnya diisi secara otomatis dari dokumen sebelumnya), dan dari faktur tersebut, transaksi yang dilakukan dapat didaftarkan dalam pembelian atau buku penjualan.

Dalam manajemen penjualan, seluruh rangkaian dokumen “faktur; faktur; pesanan gudang" dapat dibuat saat menerbitkan faktur tanpa transisi tambahan.

Faktur dan tindakan yang dibuat secara otomatis tersedia untuk pengeditan selanjutnya, kebutuhan yang mungkin timbul jika pengiriman tidak lengkap atau pengiriman berdasarkan beberapa dokumen yang menyertainya. Saat membuat dokumen pelengkap berikutnya berdasarkan dokumen dasar, sistem secara otomatis memperhitungkan pengiriman yang dilakukan sebelumnya. Saat membuat faktur untuk pengeluaran, ketersediaan barang yang dikeluarkan dipantau oleh bagian penyimpanan: gudang - orang yang bertanggung jawab secara material - pihak. Untuk mempermudah pekerjaan saat aliran besar dokumen, dimungkinkan untuk menghasilkan pesanan gudang baik untuk faktur individual maupun untuk sekelompok faktur.

Jika ditemukan perbedaan antara karakteristik barang dan yang ditentukan dalam faktur, misalnya cacat, tanggal kedaluwarsa, dll., faktur pengembalian dan pesanan gudang akan dibuat.

Karena penyusunan dokumen utama yang mengatur transaksi dapat dilakukan di waktu yang berbeda dan karyawan yang berbeda, ada gunanya memeriksa kepatuhan mereka secara berkala. Sistem ini menawarkan sejumlah opsi untuk pengendalian komprehensif.

Fungsi pemantauan kepatuhan dokumen pendukung dan faktur, faktur dan pesanan gudang telah diterapkan. Sebagai hasil dari pelaksanaannya, laporan dihasilkan derajat yang berbeda-beda detail. Atas permintaan program, Anda hanya dapat memasukkan dokumen dalam laporan yang ketidakkonsistenannya telah teridentifikasi.

Jika menurut dokumen penjualan, jumlah pembayaran dialokasikan ke item faktur, maka laporan tersebut berisi kolom “Pembayaran”, yang menunjukkan jumlah pembayaran untuk setiap faktur.

Saat secara otomatis membuat dokumen pembayaran dari modul loop kontrol operasional, dimungkinkan untuk memilih jenis dokumen pembayaran (rubel atau mata uang asing), mengatur tanggal, menyesuaikan jumlahnya (secara default, saldo yang belum dibayar dari jumlah total dokumen dasar), menghasilkan dokumen pembayaran untuk sekelompok dokumen yang dipilih.

Pekerjaan lebih lanjut dengan dokumen pembayaran - memasukkan tanggal pembayaran dan membuat entri - dilakukan dalam loop akuntansi. Tentu saja, dokumen pembayaran dapat dimasukkan langsung ke dalam sirkuit akuntansi dan pada saat yang sama hubungannya dengan dokumen pendukung dapat dibuat. Dalam semua kasus, satu pembayaran berdasarkan beberapa dokumen dan beberapa pembayaran berdasarkan satu dokumen dimungkinkan.

Selain itu, akuntansi penyelesaian bersama dengan barang (jasa) telah diterapkan, dan dalam beberapa cara. Pertama, Anda dapat membuat perjanjian barter dengan memasukkan dua kontrak yang dapat dilaksanakan sebelumnya: untuk pembelian dan penjualan. Berdasarkan hubungan yang terjalin antara kontrak, hutang pembayaran timbal balik dilunasi. Kedua, Anda dapat menghubungkan faktur liburan dengan kontrak pembelian, dan sebaliknya, maka bagian debit dan kredit dari laporan kontrak yang dilaksanakan akan berisi dokumen pengiriman.

Gambaran umum penyelesaian bersama dapat diperoleh di modul Pemasok, Penerima.

Jadi semuanya aktivitas ekonomi Perusahaan digambarkan oleh rangkaian dokumen yang saling berhubungan dan familiar bagi karyawan. Informasi dimasukkan satu kali, kepatuhan dokumen dipantau pada tahap mana pun, dan data status penyelesaian bersama dapat diperoleh kapan saja.

12. Segala transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi harus didokumentasikan dengan dokumen pendukung. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai dokumen akuntansi utama yang menjadi dasar pelaksanaan akuntansi.

Persyaratan kepala akuntan (selanjutnya disebut kepala akuntan juga berarti orang yang melakukan akuntansi dalam hal yang ditentukan dalam sub-ayat “b”, “c”, “d” paragraf 7 Peraturan ini) untuk mendokumentasikan transaksi bisnis dan menyampaikan dokumen dan informasi ke layanan akuntansi adalah wajib bagi semua karyawan organisasi.

13. Dokumen akuntansi utama harus memuat rincian wajib berikut:

nama dokumen (formulir), kode formulir;
tanggal kompilasi;
nama organisasi yang atas nama dokumen itu dibuat;
isi transaksi bisnis;
indikator transaksi bisnis (dalam bentuk fisik dan moneter);
nama jabatan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan transaksi bisnis dan kebenaran pelaksanaannya, tanda tangan pribadi dan transkripnya (termasuk kasus pembuatan dokumen dengan menggunakan teknologi komputer).

Dokumen akuntansi utama diterima untuk akuntansi jika dibuat dalam bentuk yang terdapat dalam album bentuk dokumentasi akuntansi utama yang terpadu (standar), dan untuk dokumen yang bentuknya tidak disediakan dalam album ini dan disetujui oleh organisasi, dokumen tersebut harus memuat rincian wajib sesuai dengan persyaratan ayat satu ayat ini.

Tergantung pada sifat operasi, persyaratan peraturan, instruksi metodologis tentang akuntansi dan teknologi pemrosesan informasi akuntansi, rincian tambahan dapat dimasukkan dalam dokumen utama.

14. Daftar orang yang diberi wewenang untuk menandatangani dokumen akuntansi utama disetujui oleh pimpinan organisasi dengan persetujuan kepala akuntan.

Dokumen yang digunakan untuk meresmikan transaksi bisnis dengan dana ditandatangani oleh kepala organisasi dan kepala akuntan atau orang yang diberi wewenang oleh mereka.

Tanpa tanda tangan kepala akuntan atau orang yang diberi wewenang olehnya, dokumen moneter dan penyelesaian, kewajiban keuangan dan kredit dianggap tidak sah dan tidak boleh diterima untuk dieksekusi (dengan pengecualian dokumen yang ditandatangani oleh kepala badan eksekutif federal, kepala fitur desainnya ditentukan oleh instruksi tersendiri dari Kementerian Keuangan Federasi Rusia). Kewajiban keuangan dan kredit dipahami sebagai dokumen yang mendokumentasikan investasi keuangan organisasi, perjanjian pinjaman, perjanjian kredit dan perjanjian yang dibuat mengenai pinjaman komoditas dan komersial.

Dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara pimpinan organisasi dan kepala akuntan mengenai pelaksanaan transaksi bisnis tertentu, dokumen akuntansi utama untuk transaksi tersebut dapat diterima untuk dilaksanakan dengan perintah tertulis dari pimpinan organisasi, yang memikul tanggung jawab penuh atas pelaksanaannya. konsekuensi dari transaksi tersebut dan pencantuman data tentangnya dalam akuntansi dan pelaporan akuntansi.

15. Dokumen akuntansi utama harus dibuat pada saat transaksi bisnis, dan jika tidak memungkinkan, segera setelah selesainya transaksi.

Apabila menjual barang, produk, pekerjaan dan jasa dengan menggunakan mesin kasir, diperbolehkan membuat dokumen akuntansi utama sekurang-kurangnya sekali sehari setelah selesai berdasarkan penerimaan kas.

Pembuatan dokumen akuntansi utama, prosedur dan waktu pemindahannya untuk tercermin dalam akuntansi dilakukan sesuai dengan jadwal alur dokumen yang disetujui oleh organisasi. Pendaftaran dokumen akuntansi utama yang tepat waktu dan berkualitas tinggi, pemindahannya dalam jangka waktu yang ditentukan untuk refleksi dalam akuntansi, serta keandalan data yang terkandung di dalamnya dijamin oleh orang yang menyusun dan menandatangani dokumen-dokumen ini.

16. Koreksi terhadap uang tunai dan dokumen bank tidak diperbolehkan. Koreksi dapat dilakukan terhadap dokumen akuntansi utama lainnya hanya dengan persetujuan orang yang menyusun dan menandatangani dokumen tersebut, yang harus dikuatkan dengan tanda tangan orang yang sama, yang menunjukkan tanggal koreksi.

17. Untuk mengendalikan dan memperlancar pengolahan data transaksi bisnis, dokumen akuntansi konsolidasi dapat disusun berdasarkan dokumen akuntansi utama.

18. Dokumen akuntansi primer dan konsolidasi dapat disusun dalam media kertas dan komputer. DI DALAM kasus terakhir organisasi berkewajiban untuk membuat, atas biayanya sendiri, salinan dokumen-dokumen tersebut di atas kertas untuk peserta lain dalam transaksi bisnis, serta atas permintaan otoritas yang melakukan kontrol sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia, pengadilan dan Pengadilan. kantor kejaksaan.

LEMBAGA PENDIDIKAN PROFESIONAL TINGGI NEGARA FEDERAL

"UNVERSITAS FEDERAL SELATAN"

INSTITUT EKONOMI DAN HUBUNGAN EKONOMI LUAR NEGERI

dalam disiplin: “Akuntansi dalam perdagangan”

“Dokumentasi transaksi bisnis dalam perdagangan”

Diselesaikan oleh: Bukhmastova A.A.

Kelompok mahasiswa: 2007 – VBU

Diperiksa oleh: Frolova I.V.

Rostov-on-Don

Perkenalan

1.1 Tata cara penyiapan dokumen primer

1.2 Saat pembuatan dokumen primer

1.3 Melakukan koreksi terhadap dokumen sumber

1.4 Register akuntansi

1.5 Periode penyimpanan dokumen akuntansi utama

2. Dokumentasi transaksi bisnis

2.1 Dokumen sumber eksternal

2.2 Dokumen sumber internal

3. Jadwal alur dokumen suatu organisasi perdagangan

Kesimpulan

Daftar literatur bekas

Perkenalan

Setiap akuntan Rusia tahu betapa pentingnya menyiapkan dokumen akuntansi utama dengan benar dan tepat waktu, yang tanpanya penghitungan akuntansi dan pajak tidak mungkin dilakukan. Untuk pedagang yang berurusan dengan sejumlah besar item inventaris, dan oleh karena itu dokumen, organisasi yang efisien alur dokumen sangat relevan. Sesuai dengan paragraf 1 Pasal 9 Undang-Undang Federasi Rusia “Tentang Akuntansi” tanggal 21 November 1996 N 129-FZ (selanjutnya disebut Undang-Undang “Tentang Akuntansi”), semua transaksi bisnis yang dilakukan oleh suatu organisasi harus didokumentasikan dengan dokumen pendukung. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai dokumen akuntansi utama yang menjadi dasar pelaksanaan akuntansi.

Dengan demikian, fungsi utama dokumen primer adalah:

1. Pembenaran keabsahan pencatatan suatu transaksi bisnis pada akun akuntansi.

2. Bukti kebenaran dan keandalan penetapan dasar pengenaan pajak untuk perhitungan pembayaran pajak terhadap anggaran dan dana ekstra anggaran.

3. Pengendalian atas penerimaan, perpindahan dan pembuangan persediaan, uang tunai dan harta benda lain dari perusahaan, serta hak milik.

1. Aturan dasar aliran dokumen dalam organisasi perdagangan

1.1 Tata cara penyiapan dokumen primer

Semua transaksi akuntansi didokumentasikan dengan dokumen sumber pendukung. Legalitas pencatatan transaksi bisnis dalam rekening akuntansi tergantung pada apakah dokumen utama dibuat dengan benar. Sesuai dengan ayat 2 Pasal 9 Undang-Undang “Tentang Akuntansi”, dokumen akuntansi utama diterima untuk akuntansi jika dibuat dalam bentuk yang terdapat dalam album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama, dan dokumen yang bentuknya tidak disediakan. karena dalam album-album ini harus berisi rincian wajib berikut:

1) nama dokumen;

2) tanggal pembuatan dokumen;

3) nama organisasi yang atas nama dokumen itu dibuat;

5) ukuran transaksi bisnis dalam bentuk fisik dan moneter;

6) nama jabatan orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan transaksi bisnis dan kebenaran pelaksanaannya;

7) tanda tangan pribadi orang-orang tersebut.

Menghapus rincian individual dari formulir terpadu tidak diperbolehkan.

1.2 Saat pembuatan dokumen primer

Dokumen akuntansi utama harus dibuat pada saat transaksi, dan jika hal ini tidak memungkinkan, segera setelah selesai. Ketika menjual barang, produk, pekerjaan dan jasa dengan menggunakan mesin kasir, diperbolehkan untuk membuat dokumen akuntansi utama setidaknya sekali sehari setelah selesai berdasarkan penerimaan kas (klausul 15 Peraturan Akuntansi).

1.3 Melakukan koreksi terhadap dokumen sumber

Menurut paragraf 16 Peraturan Akuntansi, koreksi terhadap dokumen kas dan perbankan tidak diperbolehkan. Koreksi dapat dilakukan terhadap dokumen akuntansi utama lainnya hanya dengan persetujuan orang yang menyusun dan menandatangani dokumen tersebut, yang harus dikuatkan dengan tanda tangan orang yang sama, yang menunjukkan tanggal koreksi.

Kesalahan pada dokumen utama yang dibuat secara manual (kecuali dokumen kas dan bank) diperbaiki dengan cara sebagai berikut: teks atau jumlah yang salah dicoret dan teks atau jumlah yang dikoreksi ditulis di atas yang dicoret. Pencoretan dilakukan dengan satu baris agar koreksinya dapat terbaca. Koreksi kesalahan pada dokumen utama harus ditandai dengan tulisan “dikoreksi”, ditegaskan dengan tanda tangan orang yang menandatangani dokumen tersebut, dan juga

1.4 Register akuntansi

Register akuntansi dimaksudkan untuk mensistematisasikan dan mengumpulkan informasi yang terkandung dalam dokumen utama yang diterima untuk akuntansi, untuk refleksi pada akun akuntansi dan laporan keuangan.

Register akuntansi disimpan dalam buku khusus (jurnal), menggunakan program khusus (1:C), dengan penyimpanan dokumen selanjutnya seperti pada bentuk elektronik, dan di media cetak. Refleksi yang benar dari transaksi bisnis dalam register akuntansi dijamin oleh orang yang menyusun dan menandatanganinya.

Sistem register akuntansi dipilih oleh perusahaan secara independen, tergantung pada aktivitas spesifik dan ukuran perusahaan.

1.5 Periode penyimpanan dokumen akuntansi utama

Organisasi wajib menyimpan dokumen akuntansi utama, register akuntansi, dan laporan keuangan untuk jangka waktu yang ditetapkan sesuai dengan aturan penyelenggaraan urusan kearsipan negara, tetapi tidak kurang dari lima tahun.

Kepala organisasi bertanggung jawab untuk mengatur penyimpanan dokumen akuntansi, register akuntansi dan laporan keuangan.

2. Dokumentasi transaksi bisnis

Dokumen utama untuk akuntansi barang dapat dibagi menjadi eksternal dan internal.

Dokumen primer eksternal mencerminkan perpindahan barang dari pemasok ke organisasi perdagangan (dokumen masuk) dan dari organisasi perdagangan ke pelanggan (dokumen keluar). Ciri khas dokumen eksternal adalah kenyataan bahwa mereka ditandatangani tidak hanya orang yang berwenang organisasi perdagangan itu sendiri, tetapi juga penanggung jawab perusahaan rekanan. Dalam hal ini, dokumen yang masuk juga diproses oleh pihak ketiga.

Dokumen utama internal dirancang untuk menjamin akuntansi barang dalam suatu organisasi perdagangan, yaitu pergerakan barang dalam organisasi, penghapusan barang yang tidak layak untuk dijual dan penggunaan internal, pengendalian arus komoditas, pelaporan internal atas transaksi komoditas, dll. Dokumen internal ditandatangani oleh karyawan resmi organisasi perdagangan.

2.1 Dokumen sumber eksternal

Dokumen akuntansi utama eksternal, yang bentuk kesatuannya diatur dalam Resolusi No. 132, meliputi:

- “Laporan penerimaan barang” (TORG-1); - “Tindakan atas perbedaan yang terjadi dalam kuantitas dan kualitas saat menerima barang inventaris” (TORG-2); - “Tindakan atas perbedaan kuantitas dan kualitas yang terjadi pada saat menerima barang impor” (TORG-3); - “Daftar pemilihan pesanan” (TORG-8); - "Spesifikasi" (TORG-10); - "Nota konsinyasi" (TORG-12); - "Garis tegak lurus grup masuk" (TORG-17); - "Garis tegak lurus (spesifikasi)" (TORG-19); - "Pesanan" (TORG-26). Faktur (TORG-12).

Faktur dalam organisasi perdagangan dapat bertindak sebagai dokumen barang masuk (masuk) dan keluar (keluar); harus diterbitkan oleh penanggung jawab keuangan pada saat pendaftaran pengeluaran barang dari gudang, pada saat menerima barang di organisasi perdagangan .

2.2 Dokumen sumber internal

- “Tindakan penerimaan barang yang diterima tanpa faktur pemasok” (TORG-4); - “Tindakan penerimaan kemasan yang tidak ditentukan dalam faktur pemasok” (TORG-5); - “Bertindak di atas tirai kontainer” (TORG-6); - “Buku catatan pencatatan barang inventaris yang memerlukan tirai wadah” (TORG-7); - "Label kemasan" (TORG-9); - "Label produk" (TORG-11); - “Faktur untuk pergerakan internal barang, kontainer” (TORG-13); - “Faktur pengeluaran dan penerimaan (untuk perdagangan eceran kecil)” (TORG-14); - “Tindakan atas kerusakan, kerusakan, sisa barang inventaris” (TORG-15); - “Tindakan penghapusan barang” (TORG-16); - “Buku catatan pergerakan barang di gudang” (TORG-18); - “Tindakan tentang pekerjaan paruh waktu, sub-penyortiran, pengemasan ulang barang” (TORG-20); - “Tindakan penyortiran (sorting) buah-buahan dan sayur-sayuran” (TORG-21); - “Tindakan pengendalian (selektif) pemeriksaan telur” (TORG-22); - “Jurnal komoditas pekerja perdagangan eceran kecil” (TORG-23); - “Tindakan pengukuran ulang kain” (TORG-24); - “Tindakan penurunan harga penutup” (TORG-25); - “Jurnal akuntansi pemenuhan pesanan pelanggan” (TORG-27); - "Kartu akuntansi kuantitatif dan total" (TORG-28); - "Laporan komoditas" (TORG-29); - “Laporan tentang kontainer” (TORG-30); - "Daftar pendampingan pengiriman dokumen" (TOPG-31).

Dokumen internal dapat dibagi menjadi:

Dokumen sumber masuk internal disusun oleh organisasi perdagangan jika dokumen sumber eksternal belum diterima dari pemasok.

Dokumen pengeluaran internal dibuat selama pergerakan internal barang, ketika kepemilikannya tetap pada organisasi perdagangan.

Dokumen administratif biasanya dibuat oleh komisi yang dibentuk atas perintah (instruksi) kepala organisasi perdagangan. Berdasarkan dokumen-dokumen ini, pencatatan akuntansi mencerminkan transaksi-transaksi yang berkaitan dengan penghapusan barang-barang rusak yang tidak layak untuk dijual dan digunakan lebih lanjut, atau dengan posting kelebihan barang-barang yang teridentifikasi.

Dokumen deskriptif sendiri tidak berkaitan dengan pencerminan transaksi perdagangan dalam rekening akuntansi, namun demikian kelengkapannya diperlukan karena memberikan gambaran tentang barang yang dibuatnya.

Dokumen akuntansi dan pelaporan internal mencerminkan kondisi dan pergerakan persediaan di gudang, toko, dll. Dokumen-dokumen utama ini diperlukan untuk mencerminkan transaksi komoditas secara tepat waktu dalam akun akuntansi, serta untuk memantau keamanan barang inventaris.

3. Jadwal alur dokumen suatu organisasi perdagangan

Tata cara penyelenggaraan alur dokumen ditetapkan dalam ayat 5 Peraturan Dokumen dan Alur Dokumen.

Pekerjaan menyusun jadwal aliran dokumen diselenggarakan oleh kepala akuntan. Jadwal alur dokumen disetujui atas perintah pimpinan perusahaan atau lembaga.

Karyawan perusahaan (kepala departemen, pemilik toko, akuntan dan lain-lain) membuat dan menyerahkan dokumen yang berkaitan dengan ruang lingkup kegiatannya sesuai dengan jadwal alur dokumen. Untuk tujuan ini, setiap pemain diberikan ekstrak dari jadwal. Ekstrak tersebut mencantumkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan bidang kegiatan kontraktor, tenggat waktu penyerahannya dan divisi-divisi perusahaan tempat dokumen-dokumen tersebut diserahkan.

Tanggung jawab untuk mematuhi jadwal alur dokumen, serta tanggung jawab atas pembuatan dokumen yang tepat waktu dan berkualitas tinggi, transfernya yang tepat waktu untuk refleksi dalam akuntansi dan pelaporan, dan atas keakuratan data yang terkandung dalam dokumen berada pada orang yang membuat dan menandatangani dokumen-dokumen ini.

Kontrol atas kepatuhan pelaku terhadap jadwal aliran dokumen perusahaan dilakukan oleh kepala akuntan.

Mari kita beri contoh jadwal aliran dokumen untuk organisasi perdagangan multi-industri yang menjual barang secara grosir dan eceran melalui toko, serta melakukan perdagangan komisi. Selain itu, dalam contoh kami, kami hanya memusatkan perhatian pada dokumen-dokumen utama yang formulir terpadunya telah dikembangkan, karena organisasi mana pun dapat secara independen menyetujuinya. bentuk internal dokumentasi utama dalam jumlah yang tidak terbatas, dan tidak mungkin untuk mencerminkan semua keragamannya dalam perkiraan jadwal.

Selain itu, dalam perkiraan jadwal alur dokumen, kami hanya akan memperhitungkan dokumen-dokumen utama yang mencerminkan aktivitas spesifik organisasi perdagangan. Bentuk terpadu, digunakan oleh semua perusahaan, apa pun jenis kegiatannya, misalnya, akuntansi aset tetap, bisnis antar bank, tenaga kerja dan upah, dll., tidak dipertimbangkan dalam contoh.

Jadwal alur dokumen yang merupakan lampiran Peraturan Dokumen dan Alur Dokumen juga memuat kolom-kolom sebagai berikut:

- “Transfer dokumen ke arsip” (siapa yang melakukan);

- “Transfer dokumen ke arsip” (batas waktu).

Kesimpulan

Kegiatan perdagangan- melihat aktivitas kewirausahaan ditujukan untuk memenuhi permintaan konsumen melalui penjualan barang konsumsi dan penyediaan jasa katering umum (massal).

Penerimaan, pergerakan dan pengeluaran barang inventaris didokumentasikan dengan dokumen utama secara kuantitatif dan nilai. Bentuk dokumen akuntansi utama ditentukan dan ditetapkan oleh organisasi sebagai bagian dari sistem dokumentasi akuntansi yang digunakannya untuk mencatat transaksi bisnis (sesuai dengan bentuk dokumentasi akuntansi utama dalam perdagangan yang disetujui).

Salah satu dokumen utama yang menjelaskan prosedur untuk mencerminkan transaksi bisnis pada akun akuntansi adalah Bagan Akun untuk akuntansi kegiatan keuangan dan ekonomi perusahaan dan instruksi penggunaannya.

Akuntansi barang dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab secara finansial. Akuntansi ini dapat diatur dengan cara yang berbeda tergantung pada metode penyimpanan barang (batch atau varietal). Dengan metode penyimpanan apa pun, penanggung jawab keuangan menyimpan catatan barang dalam pengukuran fisik berdasarkan dokumen komoditas yang masuk dan keluar atau dalam pengukuran fisik dan nilai secara bersamaan.

Daftar literatur bekas

1. Bulatova Z.G., Bulatov M.A. Akuntansi transaksi komoditas dan tunai pada organisasi perdagangan - M.: UNITI, 2004.

2. Akuntansi : Buku ajar untuk perguruan tinggi / ed. Babaeva Yu.A. – M., 2006.

3. Gevorkyan E.A. Akuntansi transaksi komoditas dalam perdagangan. tutorial. – M., 2006.

4. Gudovich G.K. Akuntansi operasi perdagangan. Panduan belajar. –M., 2007

5. Ivashkin B. Akuntansi dalam perdagangan. Akademik - praktis Sehat. –M., 2002.

6. Karavaev V.P. Operasi perdagangan: akuntansi dan akuntansi pajak berdasarkan jenis kegiatan. -M.: KESATUAN, 2007.

7. Nikolaeva G. Akuntansi dalam perdagangan. –M., Sebelumnya - diterbitkan. 2007.

8. Makarieva V. Operasi perdagangan: akuntansi dan perpajakan. –M., 2006.

9. Kholodenko E.M. Akuntansi operasi perdagangan. NOU "Lipet. ekologi - hum. di - t". – Lipetsk, 2006.

10. Akuntansi untuk usaha kecil. // “Konsultan”, No.2, 2002.

11. Bakanov M.I., Dmitrieva I.M., Chirkova M.B. "Akuntansi dalam Perdagangan". Buku Ajar Perguruan Tinggi Edisi 2 2006.

12.Agafonova M.N. “Akuntansi dalam perdagangan grosir dan eceran serta aliran dokumen.” Panduan belajar. 2009

13. Filina F.N. "Dokumentasi perusahaan perdagangan" - kuliah tentang akuntansi industri. 2008

Setiap organisasi menjalankan operasi bisnis dalam menjalankan aktivitasnya. Hal ini dapat mencakup penyelesaian dengan kreditor, penerimaan barang berharga, atau penjualan produk. Semua tindakan ini harus didokumentasikan.

Tugas dokumentasi

Setiap operasi disertai dengan dokumen yang memungkinkan Anda memecahkan masalah berikut:

Pembuatan database yang lengkap dengan informasi yang dapat dipercaya tentang proses dan hasil kegiatan perusahaan. Informasi ini diperlukan bagi manajemen perusahaan, investor, fiskus, dan perbankan.
Kontrol atas pergerakan nilai dan sumber daya.
Pencegahan pelanggaran hukum.

Dokumentasi yang tepat sangatlah penting. Jika informasi tentang transaksi tidak dapat diandalkan, keputusan yang salah dapat dibuat berdasarkan informasi tersebut. Selain itu, pemalsuan dokumen merupakan urusan yurisdiksi. Tidak hanya perwakilan departemen akuntansi, tetapi juga karyawan lain yang bekerja dengan kertas bertanggung jawab atas kebenaran dokumentasi. Efektivitas sistem informasi utama secara langsung mempengaruhi efektivitas keputusan manajemen.

Apabila suatu transaksi bisnis tidak disertai dengan dokumen pendukung, maka tidak dapat diperhitungkan. Semua entri akuntansi harus dibuat dengan basis primer. Jika pembukuan dilakukan dengan pelanggaran, maka penanggung jawab akan dimintai pertanggungjawaban. Kekurangan diidentifikasi oleh otoritas pajak.

Persyaratan utama

Dokumen primer adalah surat-surat yang menegaskan fakta suatu tindakan. Persyaratan berikut berlaku untuk itu:

Makalah harus dibuat dalam bentuk yang diberikan dalam album khusus. Yang terakhir ini disetujui oleh Komite Negara negara tersebut. Jika formulir dokumen yang diperlukan tidak, perusahaan bisa mengembangkannya secara mandiri.
Setiap dokumen berisi rincian. Ini adalah judul makalah, tanggal pelaksanaannya, nama perusahaan, isi transaksi yang dilakukan, dan daftar penanggung jawab.
Dokumen utama dikeluarkan pada tanggal pelaksanaan operasi. Sangat jarang dokumen diisi setelah operasi dilakukan.
Makalah tersebut harus memuat informasi yang menjadi dasar penentuan isi tindakan.
Koreksi dapat dilakukan terhadap dokumen utama, namun penyesuaian tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur hukum. Secara khusus, koreksi dikonfirmasi dengan tanda tangan penanggung jawab. Tanggal penyesuaian dilakukan ditunjukkan.
Perusahaan bertanggung jawab untuk memelihara dokumen untuk jangka waktu tertentu.

Jika aturan pengisian formulir utama tidak dipatuhi, dokumen tersebut tidak diakui sah. Informasi tidak dapat diambil darinya untuk tujuan akuntansi.

Klasifikasi dokumen

Dokumen diklasifikasikan berdasarkan berbagai tanda. Ada makalah yang dikelompokkan berdasarkan pengangkatannya:

Administratif. Makalah tersebut berisi izin untuk melakukan langkah apa pun. Misalnya, ini adalah perintah manajer untuk memberikan bonus.
Yg membuktikan kebenarannya. Ini adalah kertas yang berisi informasi tentang pelaksanaan perintah. Misalnya, ini bisa berupa laporan kemajuan.
Untuk pendaftaran. Makalah diperlukan untuk membuat entri dalam akuntansi. Mereka akan digunakan dalam akuntansi. Misalnya saja perhitungan transfer gaji.
Gabungan. Ini adalah makalah yang memuat ciri-ciri administrasi dan dokumen primer lainnya. Misalnya, ini adalah penggajian.

Makalah digabungkan menjadi beberapa kelompok berdasarkan isi tindakan:

Bahan. Inilah konfirmasi utama pergerakan nilai. Misalnya, ini adalah pesanan tanda terima.
Finansial. Ini adalah surat-surat yang diperlukan untuk mengkonfirmasi tindakan dengan dana tunai atau non tunai. Misalnya, ini adalah perintah pembayaran.
Dihitung. Diperlukan untuk memproses pembayaran. Dokumen tersebut termasuk faktur.

Ada sekelompok sekuritas yang dibentuk berdasarkan volume tindakan yang dilakukan:

Utama. Ini berisi informasi tentang hanya satu tindakan. Misalnya, ini adalah pesanan tunai.
Ringkasan. Makalah diperlukan untuk merangkum informasi tentang sekelompok operasi serupa yang dilakukan selama suatu periode.

Makalah digabungkan menjadi satu kelompok berdasarkan metode penggunaan:

Satu kali. Diperlukan untuk mengonfirmasi operasi satu kali. Misalnya, ini adalah faktur untuk penyediaan barang-barang berharga.
Kumulatif. Diperlukan untuk operasi berulang. Misalnya, ini adalah kartu pagar batas.

Makalah diklasifikasikan berdasarkan volume posisi:

Satu kalimat. Hanya ada satu posisi akuntansi.
Multi baris. Makalah tersebut berisi beberapa posisi.

Tanda lain - tempat komposisi:

Intern. Ini adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan dan diperlukan untuk kebutuhan internal. Misalnya saja surat kuasa untuk menerima barang berharga.
Luar. Ini adalah dokumen yang disiapkan oleh pihak ketiga. Sebagai aturan, di perusahaan rekanan.

Metode pengisian makalah adalah fitur penentu lainnya:

Dokumen diisi secara manual.
Makalah yang diisi melalui PC.

Ada juga klasifikasi berikut:

Administratif. Ini adalah makalah yang berisi informasi tentang pengelolaan perusahaan, kegiatan produksi dan operasional. Mereka diformalkan oleh badan pengatur.
Keuangan dan akuntansi. Kertas diperlukan untuk penggunaan rasional keuangan. Perwakilan departemen akuntansi bertanggung jawab untuk mengisinya.
Berdasarkan pasokan. Ini adalah dokumen tentang nilai. Misalnya, bisa berupa peralatan, material.

Dalam kasus terakhir, isi dan tujuan dokumen merupakan hal yang mendasar.

Klasifikasi dokumentasi utama

Dokumen utama sangat penting untuk mendokumentasikan tindakan. Ini dibagi menjadi dua jenis:

Dokumen yayasan. Operasi dilakukan berdasarkan makalah ini.
Dokumentasi yang menyertainya. Ini adalah surat-surat yang menyertai pergerakan dana. Misalnya, ini bisa berupa faktur, perintah pembayaran, dll.

Semua penyerahan utama, apa pun jenisnya, harus diselesaikan dengan benar.

Metode untuk memeriksa dokumentasi

Dokumentasi harus diperiksa. Selama kegiatan pengendalian, kekurangan diidentifikasi. Mari kita lihat metode pemeriksaan utama:

Menurut formulir. Penggunaan formulir yang benar telah ditetapkan. Kehadiran rincian yang harus ada dalam dokumen utama juga diperiksa.
Pemeriksaan aritmatika. Selama proses ini, ditemukan kekurangan yang mungkin terjadi saat pengisian dokumen. Jika ditemukan kesalahan dalam dokumentasi perbankan atau pada kertas-kertas yang diperlukan untuk memproses transaksi tunai, dokumen-dokumen tersebut diisi kembali.
Memeriksa konten. Dalam acara tersebut, legalitas operasi yang dilakukan, serta kelayakannya, ditentukan. Jika tindakan perusahaan tidak sah, maka dokumentasi yang menyertainya juga tidak sah. Hal ini tidak dapat diperhitungkan.

CATATAN! Bahan primer dapat dikeluarkan dari lokasi penyimpanannya hanya berdasarkan keputusan yang dibenarkan oleh manajer atau orang yang bertanggung jawab lainnya. Penyitaan dilakukan dengan disaksikan saksi. Laporan penyitaan perlu diisi, yang berisi daftar dokumen-dokumen yang disita. Daftar kertas juga terdapat dalam inventaris khusus.

HARAP DICATAT! Manajemen yang berkualitas tinggi hanya mungkin terjadi jika perusahaan telah membentuk akuntansi.