Herhangi bir kuruluşun muhasebe hizmetinin karşılaştığı ana görevler şunlardır:

İş süreçlerine ilişkin tam ve güvenilir bilginin oluşturulması ve finansal sonuçlar için gerekli organizasyonun faaliyetleri operasyonel yönetim yatırımcılar, alacaklılar, vergi ve mali makamlar, bankalar ve diğer ilgili taraflarca kullanılmasının yanı sıra;

Mülkiyetin mevcudiyeti ve hareketi üzerinde kontrolün sağlanması, malzeme, işçilik ve mali kaynakların onaylanmış normlara, standartlara ve tahminlere uygun olarak kullanılması;

Zamanında uyarı olumsuz olaylar mali ve ekonomik faaliyetlerde, çiftlik rezervlerinin belirlenmesi ve harekete geçirilmesi.

Bu görevlerin uygulanması doğrudan hesaplara yansımanın eksiksizliğine ve zamanında olmasına bağlıdır. muhasebe Bir kuruluşun faaliyetleri sırasında gerçekleştirdiği ticari işlemler, bu da tamamlanan işlemlerin belgelenmesinin bir sonucudur.

Kuruluşun muhasebe departmanı tarafından kullanıcılarına sağlanan muhasebe bilgilerinin doğruluğu, uygulamanın doğruluğuna bağlıdır. Bu nedenle kuruluşlarda ticari işlemlerin belgelenmesi sürecine yer verilmelidir. büyük ilgi yalnızca muhasebe hizmetleri çalışanlarından değil, aynı zamanda diğer çalışanlardan da yapısal bölümlerÇünkü organizasyonlarda muhasebenin etkinliği şunlara bağlıdır: uygun organizasyon bir ticari işlemin gerçeğinin yazılı olarak onaylandığı belgelerle çalışmak (yasal delilleri).

Kuruluş birincil muhasebeyi düzenlemek ve sürdürmek için bir sistem oluşturmadıysa, yönetim sistemi gerekli yönetim kararlarını alırken etkili bir şekilde çalışmayacaktır.

Muhasebenin temel ilkelerinden biri, uygun şekilde belgelenmeyen bir ticari işlemin, yasal bir ekonomik olay olarak gerçekleşmemesidir (muhasebe nesnesi yoktur).

Ayrıca vergi makamlarının, muhasebe kayıtlarını kurallara aykırı olarak tutmaktan suçlu olan kuruluşun yetkililerini idari sorumluluğa getirme hakkına sahip olduğuna dikkat edilmelidir. kanunla kurulmuş emir.

Tamamlanan ticari işlemlere ilişkin bilgilerin muhasebe kayıtlarına yansıtılmasının temeli birincil belgelerdir. Birincil belgeler bir ticari işlemin gerçekliğini kaydeder. Birincil muhasebe belgelerinin ana gereksinimleri şunları içerir:

1) yalnızca birleşik birincil belge formlarının albümlerinde bulunan forma göre derlenen belgeler muhasebe için kabul edilir.

Finansal ve ekonomik faaliyetlerin yürütülmesi sürecinde, tamamlanan ticari işlemleri resmileştirmek için kuruluşlar, onaylanmış birincil belgelerin standart bölümler arası formlarını kullanmalıdır. Devlet Komitesi Rusya Federasyonu istatistiklere göre öngörülen şekilde. Gerekirse, kuruluşlara, birleşik birincil muhasebe belgeleri formları albümlerinde ve endüstriye özel belge biçimleri albümlerinde (örneğin, ticaret ve satın alma kanunları) bulunmayan ayrı birincil belge ve muhasebe kayıt formlarını bağımsız olarak geliştirme hakkı verilir. bireylerden malzeme satın alınması). Ek olarak, ana ayrıntıların değişmemesi koşuluyla, mevcut formlarda değişiklik yapılmasına, bunların detaylandırılmasına ve açıklığa kavuşturulmasına ve ayrıca form ayrıntılarının eklenmesine izin verilir;

2) onlara verilecek birincil belgeler yasal güç aşağıdaki zorunlu ayrıntılara sahip olmalıdır: belgenin adı, belgenin hazırlanma tarihi, belgenin adına düzenlendiği kuruluşun adı, ticari işlemin içeriği, ticari işlemin ayni ve parasal ölçüleri, ticari işlemin yürütülmesinden sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları ve yürütülmesinin doğruluğu, belirtilen kişilerin kişisel imzaları.

Listelenen zorunlu ayrıntılara ek olarak, niteliği belirli bir işlemin içeriğine göre belirlenen ve amacı güçlendirmek olan birincil muhasebe belgelerinde ek ayrıntılar belirtilebilir. kontrol, bilişsel Ve operasyonel belge anlamları:

Birincil muhasebe belgeleri işlem sırasında, istisnai durumlarda - işlemin tamamlanmasından hemen sonra hazırlanmalıdır;

Birincil belgeler her şeyi yansıtmalıdır gerekli bilgi işlemlerin içeriğini ve koşullarını doğru bir şekilde belirlemenize olanak tanır, yani belge formunda sağlanan tüm ayrıntıların doldurulmasına ihtiyaç vardır;

Birincil belgelerdeki düzeltmeler, belgeleri imzalayan kişilerin, düzeltmelerin yapıldığı tarihi belirten imzaları ile onaylanmalıdır;

Birincil belgelerin doldurulması, arşivde saklanmaları için belirlenen süre boyunca kayıtların güvenliğini sağlamalıdır.

Halihazırda ticari faaliyetlerde kullanılan tüm belgeler aşağıdaki ana özelliklere göre sınıflandırılabilir:

1) amaca göre:

Yönetim- belirli bir ticari işlemi gerçekleştirme iznini içeren belgeler (yöneticinin hesaba para yatırma emri);

aklayıcı- emrin yerine getirilmesine ilişkin bilgileri içeren belgeler (ön rapor);

muhasebe kaydı- muhasebe sürecinde daha fazla kullanılmak üzere muhasebe kayıtlarının hazırlanmasına hizmet eden belgeler (ücret tahakkuklarının hesaplanması);

kombine- idari, idari ve muhasebe belgelerinin (maaş bordrosu) özelliklerini birleştiren belgeler;

malzeme- envanter kalemlerinin hareketine ilişkin işlemleri resmileştirmek için kullanılan belgeler (makbuz emri);

parasal- işletmenin nakit ve gayrinakdi fonlarıyla yapılan işlemlerin işlenmesine yönelik belgeler (ödeme emri);

yerleşme- işletme ile karşı tarafları arasındaki yükümlülüklere ilişkin ödeme ilişkisini resmileştirmek için kullanılır (fatura);

3) yansıtılan işlemlerin hacmine göre:

öncelik- bir ticari işlem hakkında bilgi içeren belgeler (makbuz ve gider nakit siparişleri);

özet- benzer ekonomik faaliyetlerin tamamı hakkındaki bilgileri özetlemeyi amaçlayan belgeler

belirli bir süre için yapılan işlemler (kasiyer raporu);

4) kullanım yöntemine göre:

bir kere- bir kerelik ticari işlemi resmileştirmek için kullanılan belgeler (malzemelerin serbest bırakılması (dahili hareket) için fatura talebi);

Kümülatif- tekrarlanan tek seferlik ticari işlemler için kullanılır (limit çit kartı);

5) dikkate alınan pozisyon sayısına göre:

tek gömlekler- bir muhasebe pozisyonu içeren belgeler;

çok satırlı- iki veya daha fazla muhasebe pozisyonu içeren belgeler (maaş bordrosu beyanları);

6) derleme yerinde:

dahili- iç ticari işlemleri resmileştirmek için kuruluşun kendi bünyesinde hazırlanan belgeler (envanter almak için vekaletname);

harici- üçüncü taraf kuruluşlardan alınan ve kuruluşun karşı taraflarıyla olan ilişkisini yansıtan belgeler (ödeme talepleri ve siparişleri);

7) doldurma yöntemiyle:

Manuel olarak doldurulmuş;

Bilgisayar teknolojisi kullanılarak doldurulmuştur.

Ek olarak, listelenen tüm muhasebe belgesi türleri, aşağıdaki kriterlere göre koşullu olarak gruplandırılabilir:

organizasyonel ve idari- sorunları yansıtan belgeler Genel Müdürlük organizasyonu ve üretim ve operasyonel faaliyetleri. Bu belgeler kuruluşun yönetim organları tarafından derlenir;

finans ve muhasebe- fonların rasyonel kullanımını teşvik eden ve kuruluşun mali durumu ve dağıtımı hakkındaki bilgileri özetleyen belgeler

diğer katılımcılarla maçlar pazar ilişkileri. Bu tip belgeler kuruluşun muhasebe servisi tarafından derlenir;

satın alma ve satış belgeleri- maddi belgeler.

Bir kuruluşta muhasebe belgelerinin işlenmesinin ana aşaması, alınan birincil belgelerin forma göre kontrol edilmesi, aritmetik kontrol ve maddi kontroldür.

Form kontrolü belirli bir ticari işlemi tamamlamak için uygun formun kullanıldığını ve tüm belge ayrıntılarının doldurulduğunu doğrulamanıza olanak tanır.

Aritmetik kontrolü belge doldurulurken oluşabilecek hataların belirlenmesi amaçlanmaktadır. Kasa işlemlerini gerçekleştirmek için kullanılan belgelerde (makbuz ve gider kasa emirleri) ve banka belgelerinde (çekler, ödeme emirleri vb.) Hata yapılması durumunda, bu belgeler muhasebeye kabul edilmemeli, ne olursa olsun yeniden düzenlenmelidir. Nakit ve banka belgelerinde düzeltme yapılması yasak olduğundan hatanın niteliği.

Maddi kontrol Bir ticari işlemin yasallığını ve uygunluğunu belirlemek için gerekli olan.

Mevcut muhasebe prosedürüne göre, kanuna aykırı ticari işlemlere ilişkin birincil belgeler ve yerleşik düzen fon, envanter ve diğer değerli eşyaların kabulü, saklanması ve harcanması icra için kabul edilmez. Bu tür birincil belgeler muhasebe departmanı tarafından alınırsa, baş muhasebeci, belirli bir ticari işlemin yasa dışı olduğu konusunda kuruluş başkanını bilgilendirmelidir. Belirli ticari işlemleri gerçekleştirirken kuruluş başkanı ile baş muhasebeci arasında anlaşmazlık olması durumunda, bu konuda tüm sorumluluğu üstlenen kuruluş başkanının yazılı emri ile üzerlerindeki birincil muhasebe belgeleri icra için kabul edilebilir. bu tür işlemlerin sonuçları ve bunlara ilişkin verilerin muhasebe ve finansal raporlamaya dahil edilmesi.

Gelen ve giden nakit emirlerine ekli belgeler ve tahakkuk esası olan belgeler ücretler, tarihi (gün, ay, yıl) belirten bir damga veya el yazısı "Alındı" veya "Ödendi" yazısı ile zorunlu iptale tabidir.

Birincil belgelere, yetkilinin gerekçeli kararıyla el konulur. Belgelere el konulması tanıkların huzurunda yapılmalı ve bir kopyası makbuz karşılığında kuruluşun başkanına veya baş muhasebecisine teslim edilen bir el koyma protokolüyle belgelenmelidir. Ele geçirilen belgeler protokolde veya ekinde yer alan envanterlerde listelenerek açıklanıyor. kesin gösterge isimler, ele geçirilen belge sayısı.

Muhasebe, operasyonel ve istatistiksel muhasebe kurulmamışsa herhangi bir işletmeyi (küçük bir mağaza veya birçok bölüme sahip saygın bir şirket olsun) yönetmek imkansızdır. Her türlü muhasebenin kendi temeli vardır - bir belge. Vakıfsız ev olmadığı gibi, evraksız muhasebe de olmaz, ehil ve Etkili yönetim Muhasebe, operasyonel ve istatistiksel muhasebe yoluyla elde edilen bilgilerin kapsamlı bir analizi olmadan imkansızdır.

Birincil belgeler doğası gereği farklıdır ancak iki türe ayrılabilirler. Birinci - vakıf belgeleri (sözleşmeler, faturalar, faturalar, hizmet talepleri), karşı taraflarla yapılan işlemlerin düzenlenmesi (müşteriler tarafından). Bu belgeler, malların, hizmetlerin ve ödeme belgelerinin hareketine ilişkin eşlik eden belgeleri birbirine bağlamak için sistemde oluşturulur ve bu nedenle hesaplara kaydedilmesini gerektirmez. İkinci tür belgeler, malların (hizmetlerin) ve fonların hareketine eşlik eden eşlik eden belgelerdir (faturalar, kanunlar, depo emirleri, ödeme emirleri, kasa emirleri vb.). Bu tür belgeler, operasyonun özünü parasal açıdan yansıtan kayıtları içerebilir.

Temel belgeler çoğunlukla operasyonel muhasebeyle ilgiliyken, eşlik eden belgeler her türlü muhasebeyle ilgilidir. Temel belgeler üç durumdan birinde olabilir: yürütülmüş, yürütülebilir ve kapalı. İhraç edilenler yalnızca satın alma ve satışların planlanması için kullanılır ve ekonomik ciroya dahil edilmez; bunlar için mevzuata uygunluk takibi yapılmaz. Yürütülebilir belgeler, faturalar oluşturmak ve iş (hizmetler) için bunlara dayalı olarak hareket etmek için kullanılır ve ayrıca son teslim tarihlerinin izlenmesine ve para cezalarının hesaplanmasına da dahil edilir. "Yürütülebilir" durumdaki bir belge üzerinde herhangi bir işlem gerçekleştirebilirsiniz: fiili ödeme ve malların teslim tarihlerini girin; bu belgeyle ilgili hizmetlerin yanı sıra ödeme belgelerine ilişkin faturalar ve işlemler oluşturmak; Faturalarla ilişkili depo siparişleri düzenlemek. Bu durumdaki bir belgeye, kendisiyle ilişkili bir eşlik eden belgeler zinciri oluşturmanın temeli olduğu için çalışma denilebilir.

Düzenlemeler yerine getirildikten sonra (malların depolardan ödenmesi ve teslim edilmesi), belge “Kapalı” durumuna aktarılabilir. Bu sıfatla sistem tarafından işlenmez (arşivde saklanır). Temel belgenin kapatılması, yalnızca üzerinde borç bulunmaması durumunda, akdedilen sözleşmelere ilişkin rapor verileri esas alınarak gerçekleştirilir.

Destekleyici belgelerin kullanımını otomatik olarak kontrol edebilirsiniz. Belirlenen tarihten sonra işlem yapılmayan belgeler kullanıcı onayı sonrasında sistemden silinir.

Yürütülebilir belge tabanına dayalı olarak eşlik eden belgelerin oluşturulması, özel bir işlev kullanılarak aynı anda gerçekleştirilebilir. Ekteki belgelerden herhangi birinde, kullanıcının isteği üzerine bir fatura oluşturmak mümkündür (bununla ilgili hemen hemen tüm bilgiler önceki belgeden otomatik olarak doldurulur) ve faturadan gerçekleştirilen işlem satın alma işlemine kaydedilebilir veya satış kitabı.

Satış yönetiminde tüm evrak zinciri “fatura; fatura; Ek geçişlere gerek kalmadan fatura keserken "depo siparişi" oluşturulabilir.

Otomatik olarak oluşturulan faturalar ve işlemler, eksik teslimat veya beraberindeki çeşitli belgelere dayalı teslimat durumunda gerekli olabilecek daha sonra düzenleme için kullanılabilir. Temel belgeye dayalı olarak bir sonraki ek belgeyi oluştururken sistem, daha önce yapılan teslimatları otomatik olarak dikkate alır. Serbest bırakma için faturalar oluştururken, serbest bırakılan malların kullanılabilirliği depolama bölümleri tarafından izlenir: depo - maddi sorumlu kişi - parti. İşi kolaylaştırmak için büyük akış belgelerde hem bireysel fatura hem de fatura grubu için depo siparişleri oluşturmak mümkündür.

Malın özellikleri ile faturada belirtilen özellikler arasında bir farklılık (örneğin ayıplı, son kullanma tarihi vb.) tespit edilmesi durumunda iade faturası ve depo siparişi oluşturulur.

İşlemi düzenleyen birincil belgelerin hazırlanmasının gerçekleştirilebilmesi nedeniyle farklı zaman ve farklı çalışanların uyumlarının periyodik olarak kontrol edilmesinde fayda vardır. Sistem kapsamlı kontrol için bir dizi seçenek sunar.

Destekleyici belgelerin ve faturaların, faturaların ve depo siparişlerinin uyumluluğunun izlenmesine yönelik işlevler uygulanmıştır. Bunların yürütülmesi sonucunda raporlar oluşturulur değişen derecelerde detaylar. Programın talebi üzerine yalnızca tutarsızlıkların tespit edildiği belgeleri raporlara dahil edebilirsiniz.

Satış belgesine göre ödeme tutarları fatura kalemlerine tahsis edilmişse raporda her fatura için ödeme tutarlarını gösteren "Ödeme" sütunu bulunur.

Operasyonel kontrol döngüsünün modüllerinden ödeme belgelerini otomatik olarak oluştururken, ödeme belgesinin türünü (ruble veya döviz) seçmek, tarihi ayarlamak, tutarı ayarlamak (varsayılan olarak ödenmemiş bakiye) mümkündür. toplam tutar temel belgeler), seçilen bir grup belge için ödeme belgeleri oluşturun.

Ödeme belgesiyle daha fazla çalışma - ödeme tarihinin girilmesi ve girişlerin yapılması - muhasebe döngüsünde gerçekleştirilir. Elbette ödeme belgeleri doğrudan muhasebe devresine girilebilir ve aynı zamanda destekleyici belgelerle bağlantıları da kurulabilir. Her durumda, birden fazla belge kapsamında tek bir ödeme veya tek bir belge altında birden fazla ödeme yapılması mümkündür.

Ayrıca, mallarla (hizmetlerle) karşılıklı ödemelerin muhasebeleştirilmesi çeşitli şekillerde uygulanmıştır. İlk olarak, daha önce yürütülmüş iki yürütülebilir sözleşmeyi dahil ederek bir takas sözleşmesi hazırlayabilirsiniz: satın alma ve satış için. Sözleşmeler arasında kurulan bağlantıya göre karşılıklı ödeme borçları geri ödenir. İkinci olarak, tatil faturasını satın alma sözleşmesine bağlayabilirsiniz veya bunun tersini de yapabilirsiniz, bu durumda yürütülen sözleşmeler için raporun hem borç hem de alacak kısımları nakliye belgelerini içerecektir.

Tedarikçiler, Alıcılar modülünde karşılıklı uzlaşmaların genel bir resmini elde edebilirsiniz.

Böylece hepsi ekonomik aktiviteİşletme, çalışanların aşina olduğu ve aşina olduğu, birbirine bağlı belgelerin düzenli bir zinciriyle tanımlanır. Bilgiler bir kez girilir, her aşamada belgelerin uygunluğu izlenir ve karşılıklı uzlaşmaların durumuna ilişkin veriler istenildiği zaman elde edilebilir.

12. Kuruluşun gerçekleştirdiği tüm ticari işlemler destekleyici belgelerle belgelenmelidir. Bu belgeler, muhasebenin yapıldığı esasına göre birincil muhasebe belgeleri görevi görür.

Baş muhasebecinin (bundan sonra baş muhasebeci olarak anılacaktır) ticari işlemleri belgelemek ve sunmak için gereklilikleri muhasebe hizmetine ilişkin belge ve bilgiler kuruluşun tüm çalışanları için zorunludur.

13. Birincil muhasebe belgeleri aşağıdaki zorunlu ayrıntıları içermelidir:

belgenin adı (form), form kodu;
derleme tarihi;
belgenin adına hazırlandığı kuruluşun adı;
bir ticari işlemin içeriği;
ticari işlem göstergeleri (ayni ve parasal olarak);
bir ticari işlemin yürütülmesinden sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları ve yürütülmesinin doğruluğu, kişisel imzalar ve bunların transkriptleri (bilgisayar teknolojisini kullanarak belge oluşturma durumları dahil).

Birincil muhasebe belgeleri, birincil muhasebe belgelerinin birleştirilmiş (standart) formlarının albümlerinde yer alan biçimde hazırlanmışlarsa ve bu albümlerde formu sağlanmayan ve kuruluş tarafından onaylanan belgeler için muhasebe için kabul edilir. bu paragrafın birinci paragrafının gereklerine uygun olarak zorunlu ayrıntıları içerir.

Operasyonun niteliğine bağlı olarak mevzuat gereklilikleri, metodolojik talimatlar Muhasebe bilgilerinin işlenmesi için muhasebe ve teknoloji hakkında, birincil belgelere ek ayrıntılar dahil edilebilir.

14. Birincil muhasebe belgelerini imzalamaya yetkili kişilerin listesi, baş muhasebeci ile mutabakata varılarak kuruluş başkanı tarafından onaylanır.

Fonlarla ticari işlemleri resmileştirmek için kullanılan belgeler, kuruluş başkanı ve baş muhasebeci veya onlar tarafından yetkilendirilen kişiler tarafından imzalanır.

Baş muhasebecinin veya onun yetkilendirdiği bir kişinin imzası olmadan, para ve ödeme belgeleri, mali ve kredi yükümlülükleri geçersiz sayılır ve icra için kabul edilmemelidir (federal yürütme organı başkanı tarafından imzalanan belgeler hariç), tasarım özellikleri Maliye Bakanlığının ayrı talimatları ile belirlenen Rusya Federasyonu). Mali ve kredi yükümlülükleri, kuruluşun finansal yatırımlarını, kredi sözleşmelerini, kredi sözleşmelerini ve emtia ve ticari kredilerle ilgili yapılan anlaşmaları belgeleyen belgeler olarak anlaşılmaktadır.

Kuruluş başkanı ile baş muhasebeci arasında belirli ticari işlemlerin uygulanmasına ilişkin anlaşmazlıklar olması durumunda, bunlara ilişkin birincil muhasebe belgeleri, tüm sorumluluğu üstlenen kuruluş başkanının yazılı emriyle icra için kabul edilebilir. bu tür işlemlerin sonuçları ve bunlarla ilgili verilerin muhasebe ve muhasebe raporlamasına dahil edilmesi.

15. Ana muhasebe belgesi ticari işlem sırasında, bu mümkün değilse işlemin tamamlanmasından hemen sonra hazırlanmalıdır.

Yazar kasa kullanarak mal, ürün, iş ve hizmet satarken, nakit makbuzlara dayanarak tamamlanmasından sonra en az günde bir kez birincil muhasebe belgesi hazırlanmasına izin verilir.

Birincil muhasebe belgelerinin oluşturulması, muhasebeye yansıtılmak üzere aktarılma prosedürü ve zamanlaması, kuruluş tarafından onaylanan belge akış programına uygun olarak gerçekleştirilir. Birincil muhasebe belgelerinin zamanında ve kaliteli bir şekilde yürütülmesi, muhasebeye yansıması için belirlenen süre içinde aktarılması ve içerdiği verilerin güvenilirliği, bu belgeleri derleyen ve imzalayan kişiler tarafından sağlanır.

16. Kasa ve banka belgelerinde düzeltme yapılmasına izin verilmez. Diğer birincil muhasebe belgelerinde düzeltmeler ancak bu belgeleri derleyen ve imzalayan kişilerle mutabakata varılarak yapılabilir; bunlar aynı kişilerin imzaları ile düzeltme tarihini de belirterek onaylanmalıdır.

17. Ticari işlemlere ilişkin verilerin işlenmesini kontrol etmek ve kolaylaştırmak için, konsolide muhasebe belgeleri, birincil muhasebe belgeleri temelinde derlenebilir.

18. Birincil ve konsolide muhasebe belgeleri kağıt ve bilgisayar ortamında derlenebilir. İÇİNDE ikinci durum kuruluş, masrafları kendisine ait olmak üzere, ticari işlemlerdeki diğer katılımcılar için ve ayrıca Rusya Federasyonu mevzuatı, mahkeme ve Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak kontrolü yürüten makamların talebi üzerine bu tür belgelerin kağıt üzerinde kopyalarını üretmekle yükümlüdür. savcılık.

FEDERAL DEVLET YÜKSEK MESLEKİ EĞİTİM KURUMU

"GÜNEY FEDERAL ÜNİVERSİTESİ"

İKTİSAT VE DIŞ EKONOMİK İLİŞKİLER ENSTİTÜSÜ

disiplinde: “Ticarette muhasebe”

“Ticaretteki ticari işlemlerin belgelenmesi”

Tamamlayan: Bukhmastova A.A.

Grup öğrencisi: 2007 – VBU

Kontrol eden: Frolova I.V.

Rostov-na-Donu

giriiş

1.1 Birincil belgeleri hazırlama prosedürü

1.2 Birincil belgelerin oluşturulma anı

1.3 Kaynak belgelerde düzeltmeler yapılması

1.4 Muhasebe kayıtları

1.5 Birincil muhasebe belgelerinin saklama süreleri

2. Ticari işlemlerin belgelenmesi

2.1 Dış kaynak belgeleri

2.2 Dahili kaynak belgeler

3. Bir ticari organizasyonun belge akış çizelgesi

Çözüm

Kaynakça

giriiş

Her Rus muhasebeci, birincil muhasebe belgelerini doğru ve zamanında hazırlamanın ne kadar önemli olduğunu bilir; bu belgeler olmadan muhasebe ve vergi hesaplaması imkansızdır. Ticaret yapan bir tüccar için büyük miktar envanter kalemleri ve dolayısıyla belgeler, verimli organizasyon belge akışı özellikle önemlidir. 21 Kasım 1996 tarihli ve N 129-FZ sayılı Rusya Federasyonu “Muhasebe Hakkında” Kanununun 9. Maddesinin 1. paragrafına uygun olarak (bundan sonra “Muhasebe Kanunu” olarak anılacaktır), bir kuruluş tarafından gerçekleştirilen tüm ticari işlemler; destekleyici belgelerle belgelenmelidir. Bu belgeler, muhasebenin yapıldığı esasına göre birincil muhasebe belgeleri görevi görür.

Dolayısıyla, birincil belgelerin ana işlevleri şunlardır:

1. Ticari bir işlemin muhasebe hesaplarına yansıtılmasının yasallığının gerekçesi.

2. Bütçeye ve bütçe dışı fonlara yapılan vergi ödemelerinin hesaplanmasında vergi matrahının belirlenmesinin doğruluğunun ve güvenilirliğinin kanıtı.

3. İşletmenin envanterinin, nakit parasının ve diğer mülklerinin yanı sıra mülkiyet haklarının alınması, hareketi ve elden çıkarılması üzerinde kontrol.

1. Ticari organizasyonlarda belge akışının temel kuralları

1.1 Birincil belgeleri hazırlama prosedürü

Tüm muhasebe işlemleri destekleyici kaynak belgelerle belgelenir. Bir ticari işlemin muhasebe hesaplarına kaydedilmesinin yasallığı, birincil belgenin doğru şekilde yürütülüp yürütülmediğine bağlıdır. “Muhasebe Hakkında” Kanunun 9. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, birincil muhasebe belgeleri, birleşik birincil muhasebe belgelerinin albümlerinde bulunan formda ve formu sağlanmayan belgelerde düzenlenmişse muhasebe için kabul edilir. çünkü bu albümlerde aşağıdaki zorunlu koşullar bulunmalıdır:

1) belgenin adı;

2) belgenin hazırlanma tarihi;

3) adına belgenin hazırlandığı kuruluşun adı;

5) ticari işlemlerin fiziksel ve parasal açıdan ölçümleri;

6) ticari işlemin yürütülmesinden sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları ve yürütülmesinin doğruluğu;

7) bu kişilerin kişisel imzaları.

Bireysel ayrıntıların birleştirilmiş formlardan kaldırılmasına izin verilmez.

1.2 Birincil belgelerin oluşturulma anı

Birincil muhasebe belgesi işlem sırasında ve bu mümkün değilse tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır. Yazar kasa kullanarak mal, ürün, iş ve hizmet satarken, nakit makbuzlara dayanarak (Muhasebe Yönetmeliği'nin 15. maddesi) tamamlanmasından sonra en az günde bir kez birincil muhasebe belgesi hazırlanmasına izin verilir.

1.3 Kaynak belgelerde düzeltmeler yapılması

Muhasebe Yönetmeliğinin 16. paragrafına göre, nakit ve banka belgelerinde düzeltme yapılmasına izin verilmemektedir. Diğer birincil muhasebe belgelerinde düzeltmeler ancak bu belgeleri derleyen ve imzalayan kişilerle mutabakata varılarak yapılabilir; bunlar aynı kişilerin imzaları ile düzeltme tarihini de belirterek onaylanmalıdır.

Elle oluşturulan birincil belgelerdeki hatalar (kasa ve banka belgeleri hariç) şu şekilde düzeltilir: yanlış metin veya tutarların üzeri çizilir ve düzeltilmiş metin veya tutarlar çarpı işaretinin üzerine yazılır. Düzeltmenin okunabilmesi için üzerinin çizilmesi tek satırla yapılır. Birincil belgedeki bir hatanın düzeltilmesi, belgeyi imzalayan kişilerin imzasıyla onaylanan "düzeltildi" yazısı ile belirtilmeli ve ayrıca

1.4 Muhasebe kayıtları

Muhasebe kayıtları, muhasebe için kabul edilen birincil belgelerde yer alan bilgileri, muhasebe hesaplarına ve mali tablolara yansıtılmak üzere sistematik hale getirmeyi ve biriktirmeyi amaçlamaktadır.

Muhasebe kayıtları, özel programlar (1: C) kullanılarak özel kitaplarda (dergilerde) tutulur ve belgelerin daha sonra aşağıdaki gibi saklanması sağlanır: elektronik formatta ve basılı olarak. Ticari işlemlerin muhasebe kayıtlarına doğru şekilde yansıması, bunları derleyen ve imzalayan kişiler tarafından sağlanır.

Muhasebe kayıt sistemi, faaliyetin özelliklerine ve işletmenin büyüklüğüne bağlı olarak işletme tarafından bağımsız olarak seçilir.

1.5 Birincil muhasebe belgelerinin saklama süreleri

Kuruluşların, birincil muhasebe belgelerini, muhasebe kayıtlarını ve mali tablolarını, devlet arşiv işlerini düzenleme kurallarına uygun olarak belirlenen süreler boyunca, ancak beş yıldan az olmamak üzere saklamaları gerekmektedir.

Kuruluşun başkanı muhasebe belgelerinin, muhasebe kayıtlarının ve mali tabloların saklanmasını organize etmekten sorumludur.

2. Ticari işlemlerin belgelenmesi

Malların muhasebesine ilişkin birincil belgeler dış ve iç olarak ayrılabilir.

Dış birincil belgeler, malların tedarikçilerden ticari organizasyona (gelen belgeler) ve ticari organizasyondan müşterilere (giden belgeler) hareketini yansıtır. Ayırt edici özellik harici belgeler sadece imzalanmış olmaları değil yetkili kişiler ticari organizasyonun kendisi ve aynı zamanda karşı taraf işletmenin sorumlu kişileri. Bu durumda gelen evraklar üçüncü bir kişi tarafından da işlenir.

Dahili birincil belgeler, bir ticari organizasyon içindeki malların muhasebeleştirilmesini, yani malların kuruluş içindeki hareketini, satışa ve iç kullanıma uygun olmayan malların silinmesini, emtia akışlarının kontrolünü, emtia işlemlerine ilişkin dahili raporlamayı vb. sağlamak için tasarlanmıştır. Dahili belgeler ticari organizasyonun yetkili çalışanları tarafından imzalanır.

2.1 Dış kaynak belgeleri

Birleştirilmiş formları 132 Sayılı Kararda öngörülen harici birincil muhasebe belgeleri şunları içerir:

- “Mal kabul raporu” (TORG-1); - “Envanter kalemlerini kabul ederken tespit edilen miktar ve nitelik farklılığına göre hareket edin” (TORG-2); - “İthal malları kabul ederken tespit edilen miktar ve nitelik farklılığına göre hareket edin” (TORG-3); - “Sipariş seçim listesi” (TORG-8); - "Şartname" (TORG-10); - "Konşimento" (TORG-12); - "Gelen grup tesisat hattı" (TORG-17); - "Sarf malzemesi tesisat hattı (şartname)" (TORG-19); - "Sipariş" (TORG-26). Faturalar (TORG-12).

Bir ticari organizasyondaki fatura, hem gelen (gelen) hem de giden (giden) bir emtia belgesi olarak hareket edebilir; malların depodan çıkışını kaydederken, ticari organizasyonda malları kabul ederken mali açıdan sorumlu kişi tarafından düzenlenmelidir. .

2.2 Dahili kaynak belgeler

- “Tedarikçi faturası olmadan alınan malların kabul edilmesi işlemi” (TORG-4); - “Tedarikçinin faturasında belirtilmeyen ambalajın teslim alınmasına ilişkin işlem yapılması” (TORG-5); - “Konteynerlerin perdesine müdahale edin” (TORG-6); - “Konteyner perdesi gerektiren envanter kalemlerinin kayıt defteri” (TORG-7); - "Ambalaj etiketi" (TORG-9); - "Ürün etiketi" (TORG-11); - “Malların, konteynerlerin dahili hareketi için fatura” (TORG-13); - “Gider ve makbuzların faturası (küçük perakende ticaret için)” (TORG-14); - “Envanter kalemlerinin hasar görmesi, hasar görmesi, hurdaya çıkarılması” (TORG-15); - “Malların silinmesine ilişkin kanun” (TORG-16); - “Malların depodaki hareketinin kayıt defteri” (TORG-18); - “Yarı zamanlı çalışma, alt sınıflandırma, malların yeniden paketlenmesine ilişkin yasa” (TORG-20); - “Meyve ve sebzelerin ayıklanması (ayıklanması) Hakkında Kanun” (TORG-21); - “Yumurtaların kontrol (seçici) muayenesine ilişkin kanun” (TORG-22); - “Küçük bir perakende ticaret çalışanının emtia günlüğü” (TORG-23); - “Kumaşların yeniden ölçülmesine ilişkin yasa” (TORG-24); - “Kanatların işaretlenmesine göre hareket edin” (TORG-25); - “Müşteri siparişlerinin yerine getirilmesine ilişkin muhasebe dergisi” (TORG-27); - "Nicel ve toplam muhasebe kartı" (TORG-28); - "Emtia raporu" (TORG-29); - “Konteynerler hakkında rapor” (TORG-30); - "Belge teslimine eşlik eden kayıt" (TOPG-31).

Dahili belgeler aşağıdakilere ayrılabilir:

Tedarikçiden dış kaynak belgelerinin alınmaması durumunda, dahili gelen kaynak belgeleri bir ticari kuruluş tarafından derlenir.

İç harcama belgeleri, malların iç hareketi sırasında, mülkiyeti ticari organizasyonda kaldığında düzenlenir.

İdari belgeler, kural olarak, ticari kuruluş başkanının emriyle (talimatıyla) oluşturulan bir komisyon tarafından hazırlanır. Bu belgelere dayanarak muhasebe kayıtları, satışa ve daha fazla kullanıma uygun olmayan hasarlı malların silinmesi veya belirlenen fazla malların kaydedilmesi ile ilgili işlemleri yansıtmaktadır.

Tanımlayıcı belgelerin kendisi ticari işlemlerin muhasebe hesaplarına yansımasıyla ilgili değildir, ancak yine de derlendikleri malların bir tanımını sağladıkları için bunların tamamlanması gereklidir.

Dahili muhasebe ve raporlama belgeleri, depolardaki, mağazalardaki vb. envanterin durumunu ve hareketini yansıtır. Bu birincil belgeler, emtia işlemlerinin muhasebe hesaplarına zamanında yansıtılması ve ayrıca stok kalemlerinin güvenliğinin izlenmesi için gereklidir.

3. Bir ticari organizasyonun belge akış çizelgesi

Belge akışını düzenleme prosedürü, Belgeler ve Belge Akışı Yönetmeliğinin 5. paragrafı ile belirlenir.

Bir belge akış programı hazırlama çalışması baş muhasebeci tarafından organize edilir. Belge akış programı, işletme veya kurum başkanının emriyle onaylanır.

İşletme çalışanları (bölüm başkanları, depo sahipleri, muhasebeciler ve diğerleri) faaliyet kapsamına ilişkin belgeleri belge akış planına göre oluşturur ve sunarlar. Bu amaçla her sanatçıya programdan bir alıntı verilir. Alıntıda yüklenicinin faaliyet alanıyla ilgili belgeler, bunların sunulması için son tarihler ve belirtilen belgelerin sunulduğu işletmenin bölümleri listelenmektedir.

Belge akış planına uygunluğun yanı sıra belgelerin zamanında ve kaliteli oluşturulması, bunların muhasebe ve raporlamaya yansıtılması için zamanında aktarılması, belgelerde yer alan verilerin doğruluğuna ilişkin sorumluluk, belgeleri oluşturan kişilere aittir. ve bu belgeleri imzaladık.

Sanatçıların işletmenin belge akış programına uygunluğunun kontrolü baş muhasebeci tarafından gerçekleştirilir.

Bir mağaza aracılığıyla toptan ve perakende mal satan ve komisyon ticareti yapan çok sektörlü bir ticaret organizasyonu için belge akış çizelgesine bir örnek verelim. Ayrıca, örneğimizde, herhangi bir kuruluş bağımsız olarak onaylayabildiğinden, yalnızca birleşik formların geliştirildiği birincil belgelere odaklanıyoruz. iç formlar birincil belgeler sınırsız miktardadır ve bunların tüm çeşitliliğini yaklaşık bir programa yansıtmak mümkün değildir.

Ek olarak, yaklaşık belge akış programında yalnızca bir ticari organizasyonun faaliyetlerinin özelliklerini yansıtan birincil belgeleri dikkate alacağız. Birleşik formlar Faaliyet türüne bakılmaksızın tüm işletmeler tarafından kullanılan, örneğin sabit kıymetlerin muhasebeleştirilmesi, bankalar arası işler, işçilik ve ücretler vb. örnekte dikkate alınmamıştır.

Evrak ve Evrak Akışına İlişkin Yönetmelik ekinde verilen evrak akış şemasında ayrıca aşağıdaki sütunlar yer almaktadır:

- “Belgenin arşive aktarılması” (kim gerçekleştirir);

- “Belgenin arşive aktarılması” (son tarih).

Çözüm

Ticaret faaliyetleri- görüş girişimcilik faaliyeti tüketim mallarının satışı ve kamu (toplu) yiyecek-içecek hizmetlerinin sağlanması yoluyla tüketici talebini karşılamayı amaçlamaktadır.

Envanter kalemlerinin teslim alınması, taşınması ve serbest bırakılması, nicelik ve değer açısından birincil belgelerle belgelenir. Birincil muhasebe belgelerinin formları, kuruluş tarafından ticari işlemleri kaydetmek için kullandığı muhasebe belgeleme sisteminin bir parçası olarak belirlenir ve oluşturulur (ticarette onaylanmış birincil muhasebe belgelerinin formlarına uygun olarak).

Ticari işlemleri muhasebe hesaplarına yansıtma prosedürünü tanımlayan ana belgelerden biri, işletmelerin mali ve ekonomik faaliyetlerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin Hesap Planı ve kullanımına ilişkin talimatlardır.

Malların muhasebesi mali açıdan sorumlu kişi tarafından yapılır. Bu muhasebe organize edilebilir Farklı yollar malların depolanma yöntemine bağlı olarak (toplu veya çeşitli). Herhangi bir depolama yöntemiyle, mali açıdan sorumlu kişiler, malların gelen ve giden emtia belgelerine dayanarak fiziksel ölçülerde veya eş zamanlı olarak fiziksel ve değer ölçümlerinde kayıtlarını tutarlar.

Kaynakça

1. Bulatova Z.G., Bulatov M.A. Ticari organizasyonlarda emtia ve nakit işlemlerinin muhasebeleştirilmesi - M.: UNITI, 2004.

2. Muhasebe: Üniversiteler için ders kitabı / ed. Babaeva Yu.A. – M., 2006.

3. Gevorkyan E.A. Ticarette emtia işlemlerinin muhasebeleştirilmesi. öğretici. – M., 2006.

4.Gudovich G.K. Ticari işlemlerin muhasebeleştirilmesi. Öğretici. –M., 2007

5. Ivashkin B. Ticarette muhasebe. Akademisyen - pratik Peki. –M., 2002.

6. Karavaev V.P. Ticari işlemler: faaliyet türüne göre muhasebe ve vergi muhasebesi. -M.: BİRLİK, 2007.

7. Nikolaeva G. Ticarette muhasebe. –M., Önceki - yayınlandı. 2007.

8. Makarieva V. Ticari işlemler: muhasebe ve vergilendirme. –M., 2006.

9. Kholodenko E.M. Ticari işlemlerin muhasebeleştirilmesi. NOU "Lipets. ekoloji - hum. in - t". – Lipetsk, 2006.

10. Küçük işletmeler için muhasebe. // “Danışman”, Sayı 2, 2002.

11. Bakanov M.I., Dmitrieva I.M., Chirkova M.B. "Ticarette muhasebe." Üniversiteler için ders kitabı, 2. baskı, 2006.

12. Agafonova M.N. “Toptan ve perakende ticarette muhasebe ve belge akışı.” Öğretici. 2009

13. Filina F.N. “Bir ticari işletmenin belgelenmesi” - endüstriyel muhasebe üzerine dersler. 2008

Faaliyetleri sırasında her kuruluş ticari faaliyetler yürütür. Bu, alacaklılarla yapılan anlaşmaları, değerli eşyaların kabulünü veya ürünlerin satışını içerebilir. Tüm bu eylemlerin belgelenmesi gerekir.

Dokümantasyon görevleri

Her operasyona, bu sorunları çözmenize olanak tanıyan belgeler eşlik eder:

Şirketin faaliyetlerinin süreçleri ve sonuçları hakkında güvenilir bilgiler içeren eksiksiz bir veri tabanının oluşturulması. Bu bilgilere şirketin yönetimi, yatırımcılar, vergi otoriteleri ve bankalar için ihtiyaç duyulmaktadır.
Değerlerin ve kaynakların hareketi üzerinde kontrol.
Kanun ihlallerinin önlenmesi.

Doğru dokümantasyon son derece önemlidir. İşlemlere ilişkin bilgilerin hatalı olması durumunda buna dayanarak hatalı kararlar alınabilmektedir. Ayrıca belgede sahtecilik adli bir konudur. Belgelerin doğruluğundan sadece muhasebe departmanının temsilcileri değil, evraklarla çalışan diğer çalışanlar da sorumludur. Anahtar bilgi sisteminin etkinliği, yönetim kararlarının etkinliğini doğrudan etkiler.

Bir ticari işleme destekleyici bir belgenin eşlik etmemesi durumunda dikkate alınamaz. Tüm muhasebe girişleri birincil olarak yapılmalıdır. Muhasebenin ihlallerle yapılması halinde sorumlulardan hesap sorulacaktır. Eksiklikler vergi makamları tarafından tespit edilir.

Birincil gereksinimler

Birincil belgeler, bir eylemin gerçekliğini doğrulayan belgelerdir. Aşağıdaki gereksinimler bunun için geçerlidir:

Bildirilerin özel albümde verilen forma göre hazırlanması gerekmektedir. İkincisi, ülkenin Devlet Komitesi tarafından onaylanır. Eğer formlar gerekli belge hayır, şirket bunu bağımsız olarak geliştirebilir.
Her belgede ayrıntılar bulunur. Bu, belgenin başlığı, düzenlenme tarihi, şirketin adı, gerçekleştirilen işlemin içeriği ve sorumlu kişilerin listesidir.
Birincil belge, operasyonun gerçekleştirildiği tarihte düzenlenir. Operasyon yapıldıktan sonra belgelerin doldurulması son derece nadirdir.
Makale, eylemin içeriğinin belirlenebileceği temel bilgileri içermelidir.
Ana belgede düzeltmeler yapılabilir ancak düzeltme yasal prosedüre uygun olarak yapılır. Özellikle düzeltmeler sorumlu kişinin imzasıyla onaylanır. Ayarlamanın yapıldığı tarih belirtilir.
Şirket, belgelerin belirtilen süre boyunca saklanmasından sorumludur.

Birincil formu doldurma kurallarına uyulmazsa, belge yasal olarak kabul edilmez. Muhasebe amacıyla ondan bilgi alınamaz.

Belgelerin sınıflandırılması

Belgeler aşağıdakilere göre sınıflandırılır: çeşitli işaretler. dayalı olarak birlikte gruplandırılmış makaleler vardır. onun randevusu:

Yönetim. Böyle bir belge herhangi bir adımı gerçekleştirme iznini içerir. Örneğin bu bir yöneticinin ikramiye verme emridir.
Aklayıcı. Bunlar emrin yerine getirilmesi hakkında bilgi içeren kağıtlardır. Örneğin bu ilerlemelere ilişkin bir rapor olabilir.
Kayıt için. Muhasebeye giriş yapmak için evraklara ihtiyaç vardır. Muhasebede kullanılacaklar. Mesela maaş transferlerinin hesaplanması bu.
Kombine. Bunlar idari ve diğer birincil belgelerin özelliklerini taşıyan kağıtlardır. Örneğin bu bir maaş bordrosu.

Makaleler aşağıdakilere dayalı olarak gruplar halinde birleştirilir: eylemlerin içeriği:

Malzeme. Bu, değerlerin hareketinin birincil onayıdır. Örneğin bu bir makbuz emridir.
Parasal. Bunlar, nakit veya gayri nakdi fonlarla yapılan işlemleri onaylamak için gereken belgelerdir. Örneğin bu bir ödeme emridir.
Hesaplandı.Ödemeleri işleme koymak için gerekli. Bu tür belgelere bir fatura dahildir.

Hacme göre oluşturulmuş bir grup menkul kıymet var gerçekleştirilen eylemler:

Öncelik. Yalnızca bir eylem hakkında bilgi içerir. Örneğin bu bir nakit sipariştir.
Özet. Belirli bir dönemde gerçekleştirilen bir grup benzer operasyon hakkındaki bilgileri özetlemek için makalelere ihtiyaç vardır.

Makaleler aşağıdakilere dayalı olarak bir grupta birleştirilir: kullanım metodu:

Bir kere. Tek seferlik bir işlemi onaylamak için gereklidir. Örneğin bu, değerli eşyaların sağlanmasına ilişkin bir faturadır.
Kümülatif. Tekrarlanan işlemler için gereklidir. Örneğin bu bir limit çit kartıdır.

Kağıtlar sınıflandırıldı konum hacmine göre:

Tek satırlık. Yalnızca bir muhasebe pozisyonu vardır.
Çok satırlı. Kağıtlarda çeşitli pozisyonlar yer alıyor.

Başka bir işaret - kompozisyon yeri:

Dahili. Bunlar şirket tarafından hazırlanan ve iç ihtiyaçlar için gerekli belgelerdir. Örneğin, bu değerli eşyaları almak için bir vekaletname olabilir.
Harici. Bunlar üçüncü bir tarafın hazırladığı makalelerdir. Kural olarak karşı taraf şirketlerde.

Doldurma yöntemi makaleler başka bir tanımlayıcı özelliktir:

Belgeler manuel olarak doldurulmuştur.
PC üzerinden doldurulan evraklar.

Ayrıca aşağıdaki sınıflandırma da vardır:

Yönetim.Şirketin yönetimi, üretimi ve operasyonel faaliyetleri hakkında bilgilerin yer aldığı evraklardır. Yönetim organları tarafından resmileştirilirler.
Finans ve muhasebe. için gerekli belgeler akılcı kullanım finans. Bunların doldurulmasından muhasebe departmanı temsilcileri sorumludur.
Tedarik yoluyla. Bunlar değerlerle ilgili belgelerdir. Mesela bu ekipman olabilir, malzeme olabilir.

İkinci durumda, belgelerin içeriği ve amacı esastır.

Birincil belgelerin sınıflandırılması

Birincil belge özellikle eylemlerin belgelenmesi açısından önemlidir. İki türe ayrılır:

Kuruluş belgeleri. Bu evraklar esas alınarak işlemler gerçekleştirilir.
Destekleyici belgeler. Bunlar fon hareketine eşlik eden belgelerdir. Örneğin bunlar faturalar, ödeme emirleri vb. olabilir.

Türlerine bakılmaksızın tüm birincil gönderimler uygun şekilde tamamlanmalıdır.

Belgeleri kontrol etme yöntemleri

Dokümantasyon kontrol edilmelidir. Kontrol faaliyetleri sırasında eksiklikler tespit edilir. Ana kontrol yöntemlerine bakalım:

Forma göre. Formun doğru kullanımı sağlanır. Ana belgede olması gereken detayların varlığı da kontrol edilir.
Aritmetik kontrolü. Bu süreçte evrakların doldurulması sırasında yapılabilecek eksiklikler tespit edilir. Banka belgelerinde veya nakit işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gereken belgelerde hata tespit edilmesi durumunda bu belgeler yeniden doldurulur.
İçerik kontrol ediliyor. Etkinlik sırasında gerçekleştirilen operasyonun uygulanabilirliğinin yanı sıra yasallığı da belirlenir. Şirketin eylemi yasal değilse, beraberindeki belgeler de yasal olmayacaktır. Dikkate alınamaz.

BİLGİNİZE! Birincil malzemeler, ancak yöneticinin veya diğer sorumlu kişinin haklı kararına bağlı olarak depo yerlerinden çıkarılabilir. Nöbet tanıkların huzurunda gerçekleştirilir. Ele geçirilen belgelerin listelendiği bir el koyma tutanağı doldurmanız gerekmektedir. Kağıtların listesi ayrıca özel envanterlerde de yer almaktadır.

NOT! Kaliteli yönetim ancak şirketin muhasebesi kurulmuşsa mümkündür.