Pagrindinės užduotys, su kuriomis susiduria bet kurios organizacijos apskaitos tarnyba, yra šios:

Išsamios ir patikimos informacijos apie verslo procesus formavimas ir finansinius rezultatus reikalinga organizacijos veikla operatyvinis valdymas, taip pat investuotojams, kreditoriams, mokesčių ir finansų institucijoms, bankams ir kitoms suinteresuotoms šalims ja naudotis;

Turto prieinamumo ir judėjimo, materialinių, darbo ir finansinių išteklių naudojimo kontrolės užtikrinimas pagal patvirtintas normas, standartus ir sąmatas;

Laiku įspėjimas neigiami reiškiniai finansinėje ir ūkinėje veikloje, ūkyje esančių rezervų nustatymas ir telkimas.

Šių užduočių įgyvendinimas tiesiogiai priklauso nuo apskaitų išsamumo ir savalaikiškumo buhalterinė apskaita verslo sandoriai, kuriuos organizacija atlieka vykdydama savo veiklą, o tai savo ruožtu yra užbaigtų sandorių dokumentavimo pasekmė.

Apskaitos informacijos, kurią organizacijos apskaitos skyrius pateikia savo vartotojams, tikslumas priklauso nuo jos įgyvendinimo teisingumo. Todėl organizacijose turėtų būti pateiktas verslo sandorių dokumentavimo procesas didelis dėmesys iš ne tik buhalterinės apskaitos, bet ir kitų darbuotojų struktūriniai padaliniai, kadangi apskaitos efektyvumas organizacijose priklauso nuo tinkama organizacija darbas su dokumentais, kurie yra rašytinis ūkinės operacijos fakto patvirtinimas (jų teisiniai įrodymai).

Jei organizacija nesukūrė pirminės apskaitos organizavimo ir priežiūros sistemos, tai valdymo sistema neveiks efektyviai priimant reikiamus valdymo sprendimus.

Vienas iš pagrindinių apskaitos principų – netinkamai dokumentuota ūkinė operacija neįvyksta kaip teisinis ūkinis įvykis (nėra apskaitos objekto).

Be to, reikia atkreipti dėmesį į tai, kad mokesčių administratorius turi teisę patraukti administracinėn atsakomybėn organizacijos pareigūnus, kaltus dėl buhalterinės apskaitos tvarkymo pažeidimų. nustatytas įstatymais tvarka.

Informacijos apie atliktas ūkines operacijas atspindėjimo apskaitos registruose pagrindas yra pirminiai dokumentai. Pirminiuose dokumentuose užfiksuotas ūkinės operacijos faktas. Pagrindiniai reikalavimai pirminei apskaitos dokumentacijai yra šie:

1) apskaitai priimami tik tie dokumentai, kurie surašyti pagal formą, esančią pirminės dokumentacijos vieningų formų albumuose.

Vykdydamos finansinę ir ūkinę veiklą, įformindamos įvykdytas ūkines operacijas, organizacijos turi naudoti patvirtintas standartines tarpžinybines pirminių dokumentų formas. Valstybinis komitetas Rusijos Federacija pagal statistiką nustatyta tvarka. Jei reikia, organizacijoms suteikiama teisė savarankiškai rengti atskiras pirminių dokumentų formas ir apskaitos registrus, kurių nėra pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų ir pramonės specializuotų formų dokumentų albumuose (pavyzdžiui, prekybos ir pirkimų aktuose). medžiagų pirkimas iš asmenų). Be to, leidžiama keisti esamas formas, jas detalizuoti ir patikslinti, taip pat papildyti blankų rekvizitus, jeigu pagrindiniai rekvizitai paliekami nepakeisti;

2) pirminiai dokumentai jiems pateikti juridinę galią privalo turėti šiuos privalomus duomenis: dokumento pavadinimą, dokumento parengimo datą, organizacijos, kurios vardu buvo surašytas dokumentas, pavadinimą, ūkinės operacijos turinį, ūkinės operacijos natūra ir pinigines priemones, asmenų, atsakingų už ūkinės operacijos įvykdymą ir jos įvykdymo teisingumą, pareigybių vardai, nurodytų asmenų asmeniniai parašai.

Be išvardintų privalomų rekvizitų, pirminėje apskaitos dokumentacijoje gali būti nurodomi papildomi rekvizitai, kurių pobūdį lemia konkrečios operacijos turinys ir kurių tikslas – sustiprinti. kontrolės, pažinimo Ir veikiantis dokumento reikšmės:

Pirminiai apskaitos dokumentai turi būti surašomi operacijos metu, išskirtiniais atvejais – iš karto po jos įvykdymo;

Pirminiai dokumentai turi atspindėti viską reikalinga informacija, leidžianti tiksliai nustatyti operacijų turinį ir sąlygas, t.y., reikia užpildyti visus dokumento formoje numatytus rekvizitus;

Pataisymai pirminėje dokumentacijoje turi būti patvirtinti dokumentus pasirašiusių asmenų parašais, nurodant taisymų datą;

Pirminių dokumentų pildymas turi užtikrinti įrašų saugą jų saugojimui archyve nustatytą laiką.

Visi šiuo metu verslo veikloje naudojami dokumentai gali būti klasifikuojami pagal šiuos pagrindinius požymius:

1) pagal paskirtį:

administracinis- dokumentus, kuriuose yra leidimas atlikti tam tikrą verslo operaciją (vadovo nurodymas išleisti lėšas į sąskaitą);

teisinantis- dokumentus, kuriuose yra informacija apie užsakymo vykdymą (išankstinė ataskaita);

buhalterinė registracija- dokumentai, skirti parengti apskaitos įrašus tolesniam naudojimui apskaitos procese (sukaupimo iš darbo užmokesčio apskaičiavimas);

sujungti- dokumentai, apjungiantys administracinių, vykdomųjų ir apskaitos dokumentų požymius (darbo užmokesčio žiniaraštis);

medžiaga- dokumentai, naudojami inventorizacijos prekių judėjimo operacijoms įforminti (kvito orderis);

piniginis- dokumentai, skirti atlikti operacijas įmonės grynaisiais ir negrynaisiais pinigais (mokėjimo pavedimas);

atsiskaitymas- naudojamas įmonės ir jos sandorio šalių atsiskaitymo santykiams už prisiimtus įsipareigojimus įforminti (sąskaita faktūra);

3) pagal atspindėtų operacijų apimtį:

pirminis- dokumentus, kuriuose yra informacija apie vieną ūkinę operaciją (kvitų ir išlaidų kasos orderiai);

santrauka- dokumentai, skirti apibendrinti informaciją apie visą panašių ekonominių dalykų rinkinį

operacijos tam tikram laikotarpiui (kasos ataskaita);

4) pagal naudojimo būdą:

vienkartinis- dokumentai, naudojami vienkartinei verslo operacijai įforminti (sąskaita-prašymas išduoti (vidinį medžiagų judėjimą));

kaupiamasis- naudojamas pakartotinėms vienkartinėms verslo operacijoms (limit-fence kortelė);

5) pagal pozicijų skaičių, į kurį atsižvelgta:

vieno įdėklai- dokumentus, kuriuose yra viena apskaitos pozicija;

kelių eilučių- dokumentus, kuriuose yra dvi ar daugiau apskaitos pozicijų (darbo užmokesčio ataskaitos);

6) sudarymo vietoje:

vidinis- pačioje organizacijoje surašyti dokumentai vidinėms verslo operacijoms įforminti (įgaliojimas inventoriui gauti);

išorės- dokumentai, gauti iš trečiųjų šalių organizacijų ir atspindintys organizacijos santykius su sandorio šalimis (mokėjimo prašymai ir pavedimai);

7) užpildymo būdu:

Pildoma rankiniu būdu;

Pildomas naudojant kompiuterines technologijas.

Be to, visi išvardyti apskaitos dokumentų tipai gali būti sąlygiškai sugrupuoti pagal šiuos kriterijus:

organizacinės ir administracinės- problemas atspindintys dokumentai bendras valdymas organizacija ir jos gamybinė bei eksploatacinė veikla. Šiuos dokumentus surašo organizacijos valdymo organai;

finansų ir apskaitos- dokumentai, skatinantys racionalų lėšų naudojimą ir apibendrinantys informaciją apie organizacijos finansinę būklę ir paskirstymą

rungtynes su kitais dalyviais rinkos santykiai. Šio tipo dokumentus surašo organizacijos apskaitos tarnyba;

pirkimo ir pardavimo dokumentai- materialiniai dokumentai.

Pagrindinis apskaitos dokumentų tvarkymo organizacijoje etapas – gautų pirminių dokumentų tikrinimas pagal formą, aritmetinis ir esminis patikrinimas.

Formos patikrinimas leidžia patikrinti, ar tam tikrai verslo operacijai atlikti buvo panaudota atitinkama forma ir ar užpildyti visi dokumento duomenys.

Aritmetinis patikrinimas skirta identifikuoti klaidas, kurios galėjo įvykti pildant dokumentą. Jei kasos operacijoms apdoroti naudojamuose dokumentuose (kvitų ir išlaidų kasos orderiuose) ir banko dokumentuose (čekiuose, mokėjimo pavedimuose ir kt.) yra padaryta klaidų, šie dokumentai neturėtų būti priimami į apskaitą, o turi būti surašomi iš naujo, nepaisant klaidos pobūdis, nes grynųjų pinigų ir banko dokumentų taisyti draudžiama.

Esminis patikrinimas būtini ūkinės operacijos teisėtumui ir tikslingumui nustatyti.

Pagal galiojančią apskaitos tvarką pirminiai ūkinių operacijų dokumentai, prieštaraujantys įstatymams ir nustatyta tvarka lėšų, inventoriaus ir kitų vertybių priėmimas, saugojimas ir išleidimas neturėtų būti priimami vykdyti. Jei tokius pirminius dokumentus gauna buhalterija, vyriausiasis buhalteris turi pranešti organizacijos vadovui apie konkrečios ūkinės operacijos neteisėtumą. Iškilus nesutarimams tarp organizacijos vadovo ir vyriausiojo buhalterio atliekant tam tikras ūkines operacijas, pirminiai jų apskaitos dokumentai gali būti priimami vykdyti su organizacijos vadovo rašytiniu nurodymu, kuriam už tai tenka visa atsakomybė. už tokių operacijų pasekmes ir duomenų apie jas įtraukimą į apskaitą ir finansinę atskaitomybę.

Prie gaunamų ir išsiunčiamų kasos orderių pridedami dokumentai, taip pat dokumentai, kurie buvo kaupimo pagrindas darbo užmokesčio, privalomai anuliuojami su antspaudu arba ranka rašytu užrašu „Gauta“ arba „Apmokėta“, nurodant datą (dieną, mėnesį, metus).

Pirminiai dokumentai paimami motyvuotu pareigūno sprendimu. Dokumentų paėmimas turi būti atliekamas dalyvaujant liudytojams ir įforminamas paėmimo protokolu, kurio kopija įteikiama organizacijos vadovui arba vyriausiajam buhalteriui. Paimti dokumentai surašyti ir aprašyti protokole arba prie jo pridedamuose aprašuose tiksli nuoroda pavardės, paimtų dokumentų skaičius.

Neįmanoma valdyti jokios įmonės (nesvarbu, ar tai būtų maža parduotuvė, ar patikima korporacija su daug padalinių), jei nesutvarkyta apskaita, veiklos ir statistinė apskaita. Bet kokia apskaita turi savo pagrindą – dokumentą. Kaip nėra namo be pamatų, taip nėra buhalterinės apskaitos be dokumentų, o kompetentingi ir efektyvus valdymas neįmanoma be išsamios informacijos, gautos atliekant buhalterinę, operatyvinę ir statistinę apskaitą, analizės.

Pirminiai dokumentai iš esmės skiriasi, tačiau juos galima suskirstyti į du tipus. Pirma - įkūrimo dokumentai (sutartys, sąskaitos, sąskaitos faktūros, paslaugų užklausos), reguliuojant sandorius su sandorio šalimis (klientų). Šie dokumentai sistemoje sukuriami prekių, paslaugų ir mokėjimo dokumentų gabenimo lydraščiams susieti, todėl nereikalauja registravimo į sąskaitas. Antroji dokumentų rūšis – prekių (paslaugų) ir lėšų judėjimą lydintys dokumentai (sąskaitos faktūros, aktai, sandėlio orderiai, mokėjimo pavedimai, kasos orderiai ir kt.). Tokio tipo dokumentuose gali būti įrašų, atspindinčių operacijos esmę pinigine išraiška.

Patvirtinamieji dokumentai dažniausiai yra susiję su veiklos apskaita, o lydimieji dokumentai – su visomis apskaitos rūšimis. Įkūrimo dokumentai gali būti vienos iš trijų būsenų: įvykdytos, vykdomos ir uždarytos. Dokumentai naudojami tik planuojant pirkimus ir pardavimus ir neįtraukiami į ūkinę apyvartą, jų įgyvendinimo reglamentai nėra stebimi. Vykdomieji dokumentai naudojami jų pagrindu formuojant sąskaitas faktūras ir darbų (paslaugų) aktus, taip pat įtraukiami į terminų kontrolę ir baudų apskaičiavimą. Būsenoje „Vykdomas“ su dokumentu galite atlikti bet kokius veiksmus: įveskite faktinio apmokėjimo ir prekių pristatymo datas; generuoti sąskaitas ir aktus už paslaugas, susijusias su šiuo dokumentu, taip pat mokėjimo dokumentus; išduoti sandėlio užsakymus, susijusius su sąskaitomis faktūromis. Tokios būsenos dokumentas gali būti vadinamas veikiančiu, nes tai yra pagrindas sukurti su juo susijusių lydimųjų dokumentų grandinę.

Įvykdžius taisykles (apmokėjimas ir prekių pristatymas iš sandėlių), dokumentas gali būti perkeltas į „Uždaryta“ būseną. Esant tokiai funkcijai, sistema jo neapdoroja (saugoma archyve). Bazinio dokumento uždarymas vykdomas pagal įvykdytų sutarčių ataskaitos duomenis tik tuo atveju, jei jame nėra skolos.

Patvirtinamųjų dokumentų naudojimą galite patikrinti automatiškai. Dokumentai, su kuriais po nurodytos datos nebuvo operacijų, po vartotojo patvirtinimo ištrinami iš sistemos.

Lydimųjų dokumentų kūrimas pagal vykdomąją dokumentų bazę gali būti atliekamas vienu metu naudojant specialią funkciją. Bet kuriame lydimajame dokumente, vartotojui pageidaujant, galima susikurti sąskaitą faktūrą (beveik visa informacija apie ją pildoma automatiškai iš ankstesnio dokumento), o iš sąskaitos faktūros galima užregistruoti atliktą operaciją pirkime ar pardavimo knyga.

Pardavimų valdyme visa dokumentų grandinė „sąskaita faktūra; sąskaita faktūra; sandėlio užsakymą“ galima sukurti išrašant sąskaitą be papildomų perėjimų.

Automatiškai sugeneruotos sąskaitos faktūros ir aktai galimi vėlesniam redagavimui, kurio poreikis gali iškilti nepilno pristatymo ar pristatymo remiantis keliais lydinčiais dokumentais atveju. Sukurdama kitą lydimąjį dokumentą pagal pagrindinį dokumentą, sistema automatiškai atsižvelgia į anksčiau atliktus pristatymus. Sudarant sąskaitas išleidimui, išleidžiamų prekių prieinamumas stebimas sandėliavimo sekcijose: sandėlis – materialiai atsakingas asmuo – partija. Kad būtų lengviau dirbti, kai didelis srautas dokumentus, galima generuoti sandėlio užsakymus tiek individualiai sąskaitai, tiek sąskaitų grupei.

Nustačius neatitikimą tarp prekių savybių ir nurodytų sąskaitoje faktūroje, pavyzdžiui, brokas, galiojimo laikas ir pan., sugeneruojama grąžinimo sąskaita ir sandėlio užsakymas.

Dėl to, kad pirminiai sandorį reglamentuojantys dokumentai gali būti rengiami m skirtingi laikai ir skirtingiems darbuotojams, naudinga periodiškai tikrinti jų atitiktį. Sistema siūlo daugybę visapusiško valdymo galimybių.

Įdiegtos patvirtinamųjų dokumentų ir sąskaitų, sąskaitų faktūrų ir sandėlio užsakymų atitikties stebėjimo funkcijos. Dėl jų vykdymo generuojamos ataskaitos įvairaus laipsnio detales. Programos pageidavimu į ataskaitas galite įtraukti tik tuos dokumentus, kuriuose buvo nustatyti neatitikimai.

Jeigu pagal pardavimo dokumentą apmokėjimo sumos buvo paskirstytos sąskaitų faktūrų prekėms, tai ataskaitoje yra stulpelis „Mokėjimas“, kuriame rodomos kiekvienos sąskaitos apmokėjimo sumos.

Automatiškai generuojant mokėjimo dokumentus iš operatyvinio valdymo ciklo modulių, galima pasirinkti mokėjimo dokumento tipą (rublis arba užsienio valiuta), nustatyti datą, koreguoti sumą (pagal nutylėjimą neapmokėtas likutis nuo bendra suma pagrindinius dokumentus), generuoti mokėjimo dokumentus pasirinktų dokumentų grupei.

Tolesnis darbas su mokėjimo dokumentu - mokėjimo datos įvedimas ir įrašų darymas - atliekamas apskaitos kilpoje. Žinoma, mokėjimo dokumentus galima įvesti tiesiai į apskaitos kilpą ir tuo pačiu nustatyti jų ryšį su patvirtinamaisiais dokumentais. Visais atvejais galimas ir vienas mokėjimas pagal kelis dokumentus, ir keli mokėjimai pagal vieną dokumentą.

Be to, buvo įdiegta tarpusavio atsiskaitymų prekėmis (paslaugomis) apskaita, ir keliais būdais. Pirma, galite sudaryti mainų sutartį, įtraukdami dvi anksčiau įvykdytas vykdomas sutartis: pirkimo ir pardavimo. Pagal nustatytą ryšį tarp sutarčių grąžinamos tarpusavio mokėjimo skolos. Antra, atostogų sąskaitą faktūrą galite susieti su pirkimo sutartimi ir atvirkščiai, tada ir debeto, ir kredito ataskaitose už įvykdytas sutartis dalys bus pristatyti siuntimo dokumentai.

Bendrą tarpusavio atsiskaitymų vaizdą galima gauti modulyje Tiekėjai, gavėjai.

Taigi, visi ūkinė veiklaĮmonė apibūdinama tvarkinga tarpusavyje susijusių dokumentų, kurie yra žinomi ir pažįstami darbuotojams, grandine. Informacija įvedama vieną kartą, bet kuriame etape stebima dokumentų atitiktis, o duomenis apie tarpusavio atsiskaitymų būklę galima gauti bet kada.

12. Visos organizacijos vykdomos ūkinės operacijos turi būti įformintos patvirtinamaisiais dokumentais. Šie dokumentai yra pirminiai apskaitos dokumentai, kuriais remiantis vedama apskaita.

Vyriausiojo buhalterio (toliau – vyriausiasis buhalteris – ir asmenys, tvarkantys buhalterinę apskaitą šių taisyklių 7 punkto „b“, „c“, „d“ papunkčiuose numatytais atvejais) reikalavimai ūkinėms operacijoms dokumentuoti ir pateikti. dokumentai ir informacija buhalterinės apskaitos tarnybai yra privalomi visiems organizacijos darbuotojams.

13. Pirminiuose apskaitos dokumentuose turi būti šie privalomi rekvizitai:

dokumento pavadinimas (blankas), formos kodas;
sudarymo data;
organizacijos, kurios vardu buvo surašytas dokumentas, pavadinimas;
verslo sandorio turinys;
verslo sandorių rodikliai (fizine ir pinigine išraiška);
asmenų, atsakingų už ūkinės operacijos atlikimą ir jos atlikimo teisingumą, pareigybių vardai, asmeniniai parašai ir jų nuorašai (įskaitant dokumentų rengimo kompiuterinėmis technologijomis atvejus).

Pirminiai apskaitos dokumentai priimami apskaitai, jei jie surašyti tokia forma, kuri yra pirminės apskaitos dokumentų vieningų (standartinių) formų albumuose, ir dokumentams, kurių forma šiuose albumuose nenumatyta ir organizacijos patvirtinta, juose turi būti pateikti privalomi duomenys pagal šios dalies pirmos dalies reikalavimus.

Priklausomai nuo operacijos pobūdžio, taisyklių reikalavimų, metodinius nurodymus apie apskaitą ir apskaitos informacijos apdorojimo technologijas, į pirminius dokumentus gali būti įtraukta papildoma informacija.

14. Asmenų, įgaliotų pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą tvirtina organizacijos vadovas, susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu.

Dokumentus, naudojamus ūkinėms operacijoms lėšomis įforminti, pasirašo organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris ar jų įgalioti asmenys.

Be vyriausiojo buhalterio ar jo įgalioto asmens parašo piniginiai ir atsiskaitymo dokumentai, finansiniai ir kreditiniai įsipareigojimai laikomi negaliojančiais ir nepriimami vykdyti (išskyrus dokumentus, kuriuos pasirašo federalinės vykdomosios institucijos vadovas, kurių projektiniai ypatumai nustatomi atskirais Finansų ministerijos nurodymais Rusijos Federacija). Finansiniai ir kreditiniai įsipareigojimai suprantami kaip dokumentai, patvirtinantys organizacijos finansines investicijas, paskolos sutartis, kredito sutartis ir sutartis dėl prekių ir komercinių paskolų.

Kilus nesutarimams tarp organizacijos vadovo ir vyriausiojo buhalterio dėl tam tikrų ūkinių operacijų vykdymo, pirminiai apskaitos dokumentai apie juos gali būti priimami vykdyti raštišku organizacijos vadovo, kuris prisiima visą atsakomybę už tokių operacijų atlikimo pasekmes ir duomenų apie jas įtraukimą į apskaitą ir apskaitos ataskaitas.

15. Pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašytas ūkinės operacijos metu, o jei tai neįmanoma, iš karto po operacijos įvykdymo.

Parduodant prekes, gaminius, darbus ir paslaugas kasos aparatais, pirminį apskaitos dokumentą galima surašyti ne rečiau kaip kartą per dieną po jo užpildymo pagal kasos kvitus.

Pirminiai apskaitos dokumentai sudaromi, jų perdavimo atspindėti apskaitoje tvarka ir laikas vykdomi pagal organizacijos patvirtintą dokumentų srautų grafiką. Savalaikį ir kokybišką pirminių buhalterinės apskaitos dokumentų įforminimą, jų perdavimą per nustatytą laiką atspindėti apskaitoje, taip pat juose esančių duomenų patikimumą užtikrina šiuos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

16. Kasos ir banko dokumentų taisymai neleidžiami. Kitų pirminių apskaitos dokumentų taisymai gali būti daromi tik susitarus su šiuos dokumentus surašiusiais ir pasirašiusiais asmenimis, kurie turi būti patvirtinti tų pačių asmenų parašais, nurodant taisymų datą.

17. Siekiant kontroliuoti ir efektyvinti ūkinių operacijų duomenų tvarkymą, pirminių apskaitos dokumentų pagrindu gali būti sudaromi konsoliduoti apskaitos dokumentai.

18. Pirminiai ir suvestiniai apskaitos dokumentai gali būti surašomi popierinėje ir kompiuterinėje laikmenoje. IN pastarasis atvejis organizacija privalo savo lėšomis pateikti tokių dokumentų kopijas popieriuje kitiems verslo sandorių dalyviams, taip pat pagal Rusijos Federacijos teisės aktus kontroliuojančių institucijų, teismo ir prokuratūra.

FEDERALINĖ VALSTYBĖ AUKŠTOJO PROFESINIO MOKYMO INSTITUCIJA

"PIETŲ FEDERALINIS UNIVERSITETAS"

EKONOMIKOS IR UŽSIENIO EKONOMINIŲ SANTYKIŲ INSTITUTAS

disciplinoje: „Apskaita prekyboje“

„Verslo sandorių dokumentavimas prekyboje“

Užbaigė: Bukhmastova A.A.

Grupės studentas: 2007 – VBU

Patikrintas: Frolova I.V.

Rostovas prie Dono

Įvadas

1.1 Pirminių dokumentų rengimo tvarka

1.2 Pirminių dokumentų sukūrimo momentas

1.3 Pirminių dokumentų taisymas

1.4 Apskaitos registrai

1.5 Pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminai

2. Verslo sandorių dokumentavimas

2.1 Išoriniai pirminiai dokumentai

2.2 Vidiniai pirminiai dokumentai

3. Prekybos organizacijos dokumentų srauto grafikas

Išvada

Naudotos literatūros sąrašas

Įvadas

Kiekvienas Rusijos buhalteris žino, kaip svarbu teisingai ir laiku parengti pirminius apskaitos dokumentus, be kurių apskaita ir mokesčių apskaičiavimas tiesiog neįmanomas. Prekybininkui, turinčiam reikalų su didelis skaičius inventoriaus daiktai, taigi ir dokumentai, efektyvi organizacija dokumentų srautas ypač aktualus. Remiantis 1996 m. lapkričio 21 d. Rusijos Federacijos įstatymo „Dėl apskaitos“ N 129-FZ (toliau – „Dėl apskaitos įstatymas“) 9 straipsnio 1 dalimi, visos organizacijos vykdomos verslo operacijos privalo būti dokumentais patvirtinamaisiais dokumentais. Šie dokumentai yra pirminiai apskaitos dokumentai, kuriais remiantis vedama apskaita.

Taigi pagrindinės pirminių dokumentų funkcijos yra šios:

1. Ūkinės operacijos įtraukimo į buhalterinę apskaitą teisėtumo pagrindimas.

2. Mokesčių įmokų į biudžetą ir nebiudžetines lėšas apmokestinamosios bazės nustatymo teisingumo ir patikimumo įrodymas.

3. Inventoriaus, grynųjų pinigų ir kito įmonės turto, taip pat turtinių teisių priėmimo, judėjimo ir disponavimo juo kontrolė.

1. Pagrindinės dokumentų srauto taisyklės prekybos organizacijose

1.1 Pirminių dokumentų rengimo tvarka

Visos buhalterinės operacijos yra dokumentuojamos su patvirtinamaisiais pirminiais dokumentais. Ūkinės operacijos įrašymo į buhalterinę apskaitą teisėtumas priklauso nuo to, ar teisingai įformintas pirminis dokumentas. Vadovaujantis Buhalterinės apskaitos įstatymo 9 straipsnio 2 dalimi, pirminiai apskaitos dokumentai apskaitai priimami, jeigu jie surašyti tokia forma, kokia yra pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų albumuose, ir dokumentai, kurių forma nepateikta. nes šiuose albumuose turi būti ši privaloma informacija:

1) dokumento pavadinimas;

2) dokumento parengimo data;

3) organizacijos, kurios vardu buvo surašytas dokumentas, pavadinimas;

5) verslo sandorių matai fizine ir pinigine išraiška;

6) asmenų, atsakingų už ūkinės operacijos vykdymą ir jos įvykdymo teisingumą, pareigybių pavadinimai;

7) asmeniniai šių asmenų parašai.

Iš unifikuotų formų negalima pašalinti atskiros informacijos.

1.2 Pirminių dokumentų sukūrimo momentas

Pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašytas operacijos metu, o jei tai neįmanoma, iškart po jos užbaigimo. Parduodant prekes, gaminius, darbus ir paslaugas kasos aparatais leidžiama ne rečiau kaip kartą per dieną po jo užpildymo pagal kasos kvitus surašyti pirminį apskaitos dokumentą (Buhalterinės apskaitos nuostatų 15 p.).

1.3 Pirminių dokumentų taisymas

Pagal Buhalterinės apskaitos nuostatų 16 punktą kasos ir banko dokumentų taisyti neleidžiama. Kitų pirminių apskaitos dokumentų taisymai gali būti daromi tik susitarus su šiuos dokumentus surašiusiais ir pasirašiusiais asmenimis, kurie turi būti patvirtinti tų pačių asmenų parašais, nurodant taisymų datą.

Rankiniu būdu sukurtų pirminių dokumentų klaidos (išskyrus grynųjų pinigų ir banko dokumentus) taisomos taip: neteisingas tekstas ar sumos perbraukiami, o ištaisytas tekstas ar sumos rašomos virš perbraukto. Perbraukiama viena eilute, kad būtų galima perskaityti pataisymą. Klaidos ištaisymas pirminiame dokumente turi būti pažymėtas užrašu „ištaisyta“, patvirtintas dokumentą pasirašiusių asmenų parašais, taip pat

1.4 Apskaitos registrai

Apskaitos registrai skirti sisteminti ir kaupti informaciją, esančią pirminiuose apskaitai priimamuose dokumentuose, atspindėti buhalterinėje apskaitoje ir finansinėse ataskaitose.

Apskaitos registrai tvarkomi specialiose knygose (žurnaluose), naudojant specializuotas programas (1: C), o vėliau dokumentai saugomi kaip nurodyta elektronine forma, ir spaudoje. Teisingą ūkinių operacijų atspindėjimą apskaitos registruose užtikrina jas surašę ir pasirašę asmenys.

Apskaitos registrų sistemą įmonė pasirenka savarankiškai, atsižvelgdama į veiklos specifiką ir įmonės dydį.

1.5 Pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminai

Organizacijos privalo saugoti pirminius apskaitos dokumentus, apskaitos registrus ir finansines ataskaitas valstybės archyvo reikalų organizavimo taisyklėse nustatytais laikotarpiais, bet ne trumpiau kaip penkerius metus.

Organizacijos vadovas yra atsakingas už apskaitos dokumentų, apskaitos registrų ir finansinių ataskaitų saugojimo organizavimą.

2. Verslo sandorių dokumentavimas

Pirminius prekių apskaitos dokumentus galima suskirstyti į išorinius ir vidinius.

Išoriniai pirminiai dokumentai atspindi prekių judėjimą iš tiekėjų į prekybos organizaciją (gaunami dokumentai) ir iš prekybos organizacijos pas klientus (išeinantys dokumentai). Išskirtinis bruožas išoriniai dokumentai yra tai, kad jie pasirašomi ne tik įgalioti asmenys pati prekybos organizacija, bet ir sandorio šalies įmonės atsakingi asmenys. Tokiu atveju gaunamus dokumentus tvarko ir trečioji šalis.

Vidiniai pirminiai dokumentai skirti užtikrinti prekių apskaitą prekybos organizacijoje, tai yra prekių judėjimas organizacijos viduje, netinkamų parduoti ir vidiniam naudojimui prekių nurašymas, prekių srautų kontrolė, vidinių prekių operacijų ataskaitų teikimas ir kt. Vidaus dokumentus pasirašo įgalioti prekybos organizacijos darbuotojai.

2.1 Išoriniai pirminiai dokumentai

Išoriniai pirminiai apskaitos dokumentai, kurių unifikuotos formos numatytos nutarimu Nr. 132, apima:

- „Prekių priėmimo ataskaita“ (TORG-1); - „Aktuoti nustatytą kiekybės ir kokybės neatitikimą priimant inventoriaus prekes“ (TORG-2); - „Aktas dėl nustatyto kiekio ir kokybės neatitikimo priimant importuojamas prekes“ (TORG-3); - „Užsakymų pasirinkimo sąrašas“ (TORG-8); - „Specifikacija“ (TORG-10); - „Važtaraštis“ (TORG-12); - "Įeinančios grupės svambalas" (TORG-17); - "Sunaudotoji santechnika (specifikacija)" (TORG-19); – „Užsakymas“ (TORG-26). Sąskaitos faktūros (TORG-12).

Sąskaita-faktūra prekybos organizacijoje gali veikti ir kaip gaunamas (gaunamas), ir kaip išsiunčiamas (išvežamas) prekės dokumentas, ją turi išrašyti finansiškai atsakingas asmuo registruodamas prekių išleidimą iš sandėlio, priimdamas prekes prekybos organizacijoje; .

2.2 Vidiniai pirminiai dokumentai

- „Prekių, gautų be tiekėjo sąskaitos faktūros, priėmimo aktas“ (TORG-4); - „Tiekėjo sąskaitoje faktūroje nenurodytų pakuočių gavimo aktas“ (TORG-5); - „Aktas dėl konteinerių uždangos“ (TORG-6); - „Inventoriaus prekių, kurioms reikalinga konteinerių uždanga, registravimo žurnalas“ (TORG-7); - „Pakuotės etiketė“ (TORG-9); - „Produkto etiketė“ (TORG-11); - „Sąskaita už vidinį prekių, konteinerių judėjimą“ (TORG-13); - „Išlaidų ir kvitų sąskaita faktūra (smulkiai mažmeninei prekybai)“ (TORG-14); - „Aktas dėl sugadinimo, sugadinimo, inventoriaus elementų laužo“ (TORG-15); - „Prekių nurašymo aktas“ (TORG-16); - „Prekių judėjimo sandėlyje žurnalas“ (TORG-18); - „Įstatymas dėl darbo ne visą darbo dieną, prekių subrūšiavimo, perpakavimo“ (TORG-20); - „Vaisių ir daržovių rūšiavimo (rūšiavimo) įstatymas“ (TORG-21); - „Kiaušinių kontrolės (atrankinio) tikrinimo įstatymas“ (TORG-22); - „Smulkios mažmeninės prekybos darbuotojo prekių žurnalas“ (TORG-23); - „Audinių pakartotinio matavimo aktas“ (TORG-24); - „Aktas dėl atvartų žymėjimo“ (TORG-25); - „Klientų užsakymų įvykdymo apskaitos žurnalas“ (TORG-27); - „Kiekybinės ir suminės apskaitos kortelė“ (TORG-28); - „Prekių ataskaita“ (TORG-29); - „Ataskaita apie konteinerius“ (TORG-30); - „Dokumentų pristatymo lydimasis registras“ (TOPG-31).

Vidaus dokumentus galima suskirstyti į:

Vidinius gaunamus pirminius dokumentus surašo prekybos organizacija tuo atveju, kai išoriniai pirminiai dokumentai nėra gauti iš tiekėjo.

Vidaus išlaidų dokumentai surašomi vidaus prekių judėjimo metu, kai nuosavybės teisė į jas lieka prekybos organizacijai.

Administracinius dokumentus paprastai surašo komisija, sudaryta prekybos organizacijos vadovo įsakymu (nurodymu). Remiantis šiais dokumentais, apskaitos registruose parodomos operacijos, susijusios su sugadintų prekių, netinkamų parduoti ir toliau naudoti, nurašymu arba su nustatytų perteklinių prekių išrašymu.

Patys aprašomieji dokumentai nėra susiję su prekybinių operacijų atspindžiu buhalterinėse sąskaitose, tačiau nepaisant to, jų pildymas yra būtinas, nes juose pateikiamas prekių, kurioms jie yra sudaryti, aprašymas.

Vidiniai apskaitos ir ataskaitų dokumentai atspindi atsargų būklę ir judėjimą sandėliuose, parduotuvėse ir kt. Šie pirminiai dokumentai būtini norint laiku atspindėti prekines operacijas apskaitos sąskaitose, taip pat stebėti atsargų prekių saugumą.

3. Prekybos organizacijos dokumentų srauto grafikas

Dokumentų srauto organizavimo tvarką nustato Dokumentų ir dokumentų srauto nuostatų 5 punktas.

Dokumentų srauto grafiko sudarymo darbus organizuoja vyriausiasis buhalteris. Dokumentų srauto grafikas tvirtinamas įmonės ar įstaigos vadovo įsakymu.

Įmonės darbuotojai (padalinių vadovai, sandėlininkai, buhalteriai ir kt.) pagal dokumentų srautų grafiką sudaro ir pateikia su jų veiklos sritimi susijusius dokumentus. Tam kiekvienam atlikėjui pateikiamas išrašas iš tvarkaraščio. Išraše išvardijami su rangovo veiklos sritimi susiję dokumentai, jų pateikimo terminai ir įmonės, kuriai teikiami nurodyti dokumentai, padaliniai.

Atsakomybė už dokumentų srauto grafiko laikymąsi, taip pat atsakomybė už savalaikį ir kokybišką dokumentų sukūrimą, savalaikį jų perdavimą atspindėti apskaitoje ir atskaitomybėje bei už dokumentuose esančių duomenų teisingumą tenka asmenims, kurie sukūrė ir pasirašė šiuos dokumentus.

Kontrolę, kaip atlikėjai laikosi įmonės dokumentų srauto grafiko, atlieka vyriausiasis buhalteris.

Pateiksime kelių pramonės šakų prekybos organizacijos, prekiaujančios didmenine ir mažmenine prekyba prekėmis per parduotuvę, taip pat vykdančios komisinę prekybą, dokumentų srauto grafiko pavyzdį. Be to, mūsų pavyzdyje mes sutelkiame dėmesį tik į tuos pirminius dokumentus, kuriems buvo sukurtos vieningos formos, nes bet kuri organizacija gali patvirtinti savarankiškai vidines formas pirminės dokumentacijos neribotais kiekiais, o apytiksliu grafiku neįmanoma atspindėti visos jų įvairovės.

Be to, apytiksliame dokumentų srauto grafike atsižvelgsime tik į tuos pirminius dokumentus, kurie atspindi prekybos organizacijos veiklos specifiką. Vieningos formos, kuriuos naudoja visos įmonės, nepriklausomai nuo veiklos rūšies, pavyzdžiui, ilgalaikio turto, tarpbankinio verslo, darbo ir darbo užmokesčio apskaita ir pan., pavyzdyje nenagrinėjami.

Dokumentų srauto grafike, pateiktame kaip Dokumentų ir dokumentų srauto taisyklių priedas, taip pat yra šie stulpeliai:

- „Dokumento perdavimas į archyvą“ (kas atlieka);

- „Dokumento perdavimas į archyvą“ (terminas).

Išvada

Prekybos veikla- vaizdas verslumo veikla kuriais siekiama patenkinti vartotojų poreikius parduodant plataus vartojimo prekes ir teikiant viešojo (masinio) maitinimo paslaugas.

Atsargų prekių priėmimas, judėjimas ir išleidimas kiekybine ir verte dokumentuojamas pirminiais dokumentais. Pirminių apskaitos dokumentų formas nustato ir nustato organizacija kaip buhalterinės apskaitos sistemos, kurią ji naudoja registruoti verslo operacijas, dalis (pagal patvirtintas pirminės apskaitos dokumentų formas prekyboje).

Vienas iš pagrindinių dokumentų, apibrėžiančių ūkinių operacijų atspindėjimo apskaitos sąskaitose tvarką, yra įmonių finansinės ir ūkinės veiklos apskaitos sąskaitų planas ir jo naudojimo instrukcijos.

Prekių apskaitą vykdo finansiškai atsakingas asmuo. Šią apskaitą galima organizuoti įvairiais būdais priklausomai nuo prekių laikymo būdo (partijos ar veislės). Taikant bet kokį saugojimo būdą, finansiškai atsakingi asmenys tvarko prekių apskaitą pagal fizinį išmatavimą pagal gaunamus ir išsiunčiamus prekių dokumentus arba pagal fizinius ir vertės matavimus vienu metu.

Naudotos literatūros sąrašas

1. Bulatova Z.G., Bulatovas M.A. Prekių ir grynųjų pinigų operacijų apskaita prekybos organizacijose - M.: UNITI, 2004 m.

2. Apskaita: Vadovėlis universitetams / red. Babaeva Yu. – M., 2006 m.

3. Gevorkyan E.A. Prekinių sandorių apskaita prekyboje. Pamoka. – M., 2006 m.

4. Gudovičius G.K. Prekybos operacijų apskaita. Studijų vadovas. – M., 2007 m

5. Ivaškinas B. Apskaita prekyboje. Akademinis – praktinis gerai. – M., 2002 m.

6. Karavajevas V.P. Prekybos operacijos: apskaita ir mokesčių apskaita pagal veiklos rūšis. -M.: VIENYBĖ, 2007 m.

7. Nikolajeva G. Apskaita prekyboje. –M., Prior – paskelbta. 2007 m.

8. Makarieva V. Prekybos operacijos: apskaita ir mokesčiai. – M., 2006 m.

9. Kholodenko E.M. Prekybos operacijų apskaita. NOU "Lipets. ekologija - hum. in - t". – Lipeckas, 2006 m.

10. Smulkaus verslo apskaita. // “Konsultantas”, 2002 Nr.2.

11. Bakanovas M.I., Dmitrieva I.M., Chirkova M.B. „Apskaita prekyboje“. Vadovėlis universitetams, 2 leidimas, 2006 m.

12. Agafonova M.N. „Didmeninės ir mažmeninės prekybos apskaita ir dokumentų srautas“. Studijų vadovas. 2009 m

13. Filina F.N. „Prekybos įmonės dokumentacija“ - paskaitos apie pramonės apskaitą. 2008 m

Kiekviena organizacija, vykdydama savo veiklą, vykdo verslo operacijas. Tai gali būti atsiskaitymai su kreditoriais, vertybių priėmimas arba produktų pardavimas. Visi šie veiksmai turi būti dokumentuojami.

Dokumentacijos užduotys

Prie kiekvienos operacijos pridedami dokumentai, leidžiantys išspręsti šias problemas:

Pilnos duomenų bazės su patikima informacija apie įmonės veiklos procesus ir rezultatus sukūrimas. Ši informacija reikalinga įmonės valdymui, investuotojams, mokesčių inspekcijai ir bankams.
Kontroliuoti vertybių ir išteklių judėjimą.
Teisės pažeidimų prevencija.

Tinkami dokumentai yra labai svarbūs. Jei informacija apie sandorius yra nepatikima, remiantis ja gali būti priimti neteisingi sprendimai. Be to, dokumentų klastojimas yra jurisdikcijos dalykas. Už dokumentacijos teisingumą atsako ne tik apskaitos skyriaus atstovai, bet ir kiti su popieriais dirbantys darbuotojai. Pagrindinės informacinės sistemos efektyvumas tiesiogiai veikia valdymo sprendimų efektyvumą.

Jei prie ūkinės operacijos nepateikiamas patvirtinantis dokumentas, į jį negalima atsižvelgti. Visi apskaitos įrašai turi būti daromi pirminiu pagrindu. Jei apskaita bus vykdoma su pažeidimais, atsakingi asmenys bus patraukti atsakomybėn. Trūkumus nustato mokesčių institucijos.

Pirminiai reikalavimai

Pirminiai dokumentai yra popieriai, patvirtinantys veiksmo faktą. Jai taikomi šie reikalavimai:

Dokumentai turi būti surašyti tokia forma, kuri nurodyta specialiame albume. Pastaruosius tvirtina šalies valstybinis komitetas. Jei formos reikalingą dokumentą ne, įmonė gali ją kurti savarankiškai.
Kiekviename dokumente yra išsami informacija. Tai yra popieriaus pavadinimas, jo įforminimo data, įmonės pavadinimas, atliktos operacijos turinys, atsakingų asmenų sąrašas.
Pirminis dokumentas išduodamas operacijos atlikimo dieną. Itin retai po operacijos pildomi dokumentai.
Straipsnyje turi būti informacija, pagal kurią galima nustatyti veiksmo turinį.
Pirminio dokumento taisymai gali būti daromi, tačiau koregavimas atliekamas įstatymų nustatyta tvarka. Visų pirma, taisymai patvirtinami atsakingo asmens parašu. Nurodoma koregavimo data.
Įmonė yra atsakinga už dokumentų saugojimą nurodytą laikotarpį.

Jei nesilaikoma pirminės formos pildymo taisyklių, dokumentas nepripažįstamas teisėtu. Informacijos iš jos negalima išgauti apskaitos tikslais.

Dokumentų klasifikacija

Dokumentai klasifikuojami pagal įvairių ženklų. Yra dokumentai, sugrupuoti pagal jo paskyrimas:

Administracinis. Tokiame dokumente yra leidimas atlikti bet kurį veiksmą. Pavyzdžiui, tai yra vadovo įsakymas skirti premiją.
Išteisinantis. Tai popieriai, kuriuose yra informacija apie užsakymo vykdymą. Pavyzdžiui, tai gali būti ataskaita apie avansus.
Dėl registracijos. Reikalingi dokumentai, norint padaryti įrašus apskaitoje. Jie bus naudojami apskaitoje. Pavyzdžiui, tai yra atlyginimų pervedimų apskaičiavimas.
Kombinuotas. Tai dokumentai, kuriuose yra administracinių ir kitų pirminių dokumentų charakteristikos. Pavyzdžiui, tai yra darbo užmokestis.

Straipsniai sujungiami į grupes pagal veiksmų turinys:

Medžiaga. Tai yra pirminis vertybių judėjimo patvirtinimas. Pavyzdžiui, tai yra kvito orderis.
Finansinis. Tai popieriai, reikalingi veiksmams grynaisiais arba negrynaisiais pinigais patvirtinti. Pavyzdžiui, tai yra mokėjimo nurodymas.
Apskaičiuota. Reikalingas mokėjimams apdoroti. Tokie dokumentai apima sąskaitą faktūrą.

Yra vertybinių popierių grupė, suformuota pagal apimtį atliktus veiksmus:

Pirminis. Jame pateikiama informacija tik apie vieną veiksmą. Pavyzdžiui, tai yra grynųjų pinigų pavedimas.
Santrauka. Reikalingi dokumentai, norint apibendrinti informaciją apie panašių operacijų grupę, atliktą per tam tikrą laikotarpį.

Referatai sujungiami į grupę remiantis naudojimo būdas:

Vienkartinis. Reikalingas vienkartinei operacijai patvirtinti. Pavyzdžiui, tai yra sąskaita faktūra už vertybių suteikimą.
Kaupiamasis. Reikalingas kartotinėms operacijoms. Pavyzdžiui, tai yra limito tvoros kortelė.

Popieriai yra klasifikuojami pagal padėties tūrį:

Vieno pamušalo. Yra tik viena apskaitos pozicija.
Multiline. Dokumentuose yra kelios pozicijos.

Kitas ženklas - kompozicijos vieta:

Vidinis. Tai įmonės surašyti dokumentai, reikalingi vidiniams poreikiams. Pavyzdžiui, tai gali būti įgaliojimas gauti vertybes.
Išorinis. Tai trečiosios šalies parengti dokumentai. Paprastai sandorio šalių įmonėse.

Užpildymo būdas popieriai yra dar viena esminė savybė:

Dokumentai pildomi rankiniu būdu.
Dokumentai, pildomi kompiuteriu.

Taip pat yra tokia klasifikacija:

Administracinis. Tai dokumentai, kuriuose pateikiama informacija apie įmonės valdymą, gamybinę ir operatyvinę veiklą. Juos įformina valdymo organai.
Finansai ir apskaita. Reikalingi popieriai racionalus naudojimas finansų. Už jų pildymą atsakingi apskaitos skyriaus atstovai.
Pagal pasiūlą. Tai dokumentai apie vertybes. Pavyzdžiui, tai gali būti įranga, medžiagos.

Pastaruoju atveju esminis yra dokumentų turinys ir paskirtis.

Pirminės dokumentacijos klasifikacija

Pirminis dokumentas ypač svarbus dokumentuojant veiksmus. Jis skirstomas į du tipus:

Įkūrimo dokumentai.Šių dokumentų pagrindu atliekamos operacijos.
Lydintys dokumentai. Tai popieriai, kurie lydi lėšų judėjimą. Pavyzdžiui, tai gali būti sąskaitos faktūros, mokėjimo nurodymai ir kt.

Visi pirminiai pateikimai, neatsižvelgiant į jų tipą, turi būti tinkamai užpildyti.

Dokumentacijos tikrinimo metodai

Dokumentai turi būti patikrinti. Kontrolės veiklos metu nustatomi trūkumai. Pažvelkime į pagrindinius patikrinimo būdus:

Pagal formą. Nustatomas teisingas formos naudojimas. Taip pat patikrinama, ar nėra detalių, kurios turėtų būti pirminiame dokumente.
Aritmetinis patikrinimas.Šio proceso metu nustatomi trūkumai, kurie galėjo būti padaryti pildant dokumentus. Jei banko dokumentuose ar grynųjų pinigų operacijoms atlikti reikalinguose popieriuose nustatomos klaidos, šie dokumentai pildomi dar kartą.
Tikrinamas turinys. Renginio metu nustatomas atliekamos operacijos teisėtumas bei pagrįstumas. Jeigu įmonės veiksmas yra neteisėtas, neteisėti nebus ir lydimieji dokumentai. Į tai negalima atsižvelgti.

PASTABA! Pirminės medžiagos gali būti išvežtos iš jų saugojimo vietų tik vadovo ar kito atsakingo asmens pagrįstu sprendimu. Konfiskavimas atliekamas dalyvaujant liudytojams. Reikia užpildyti poėmio aktą, kuriame surašyti dokumentai, kurie buvo paimti. Straipsnių sąrašas taip pat yra specialiose inventorizacijose.

ATKREIPKITE DĖMESĮ! Kokybiškas valdymas įmanomas tik įmonėje susidarius buhalterinę apskaitą.