કોઈપણ સંસ્થાની એકાઉન્ટિંગ સેવાનો સામનો કરતા મુખ્ય કાર્યો છે:

વ્યવસાય પ્રક્રિયાઓ વિશે સંપૂર્ણ અને વિશ્વસનીય માહિતીની રચના અને નાણાકીય પરિણામોમાટે જરૂરી સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓ ઓપરેશનલ મેનેજમેન્ટ, તેમજ રોકાણકારો, લેણદારો, કર અને નાણાકીય સત્તાવાળાઓ, બેંકો અને અન્ય રસ ધરાવતા પક્ષો દ્વારા તેના ઉપયોગ માટે;

મિલકતની ઉપલબ્ધતા અને હિલચાલ પર નિયંત્રણની ખાતરી કરવી, મંજૂર ધોરણો, ધોરણો અને અંદાજો અનુસાર સામગ્રી, શ્રમ અને નાણાકીય સંસાધનોનો ઉપયોગ;

સમયસર ચેતવણી નકારાત્મક ઘટનાનાણાકીય અને આર્થિક પ્રવૃત્તિઓમાં, ખેતી પરના અનામતની ઓળખ અને ગતિશીલતા.

આ કાર્યોનું અમલીકરણ એકાઉન્ટ્સમાં પ્રતિબિંબની સંપૂર્ણતા અને સમયસરતા પર સીધો આધાર રાખે છે એકાઉન્ટિંગસંસ્થા દ્વારા તેની પ્રવૃત્તિઓ દરમિયાન કરવામાં આવતા વ્યવસાયિક વ્યવહારો, જે બદલામાં, પૂર્ણ થયેલા વ્યવહારોના દસ્તાવેજીકરણનું પરિણામ છે.

સંસ્થાના એકાઉન્ટિંગ વિભાગ દ્વારા તેના વપરાશકર્તાઓને પ્રદાન કરવામાં આવેલી એકાઉન્ટિંગ માહિતીની ચોકસાઈ તેના અમલીકરણની સાચીતા પર આધારિત છે. તેથી, સંસ્થાઓમાં, વ્યવસાયિક વ્યવહારોના દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયા આપવી જોઈએ મહાન ધ્યાનમાત્ર એકાઉન્ટિંગ સેવાઓના કર્મચારીઓ જ નહીં, પણ અન્ય કર્મચારીઓથી પણ માળખાકીય વિભાગો, કારણ કે સંસ્થાઓમાં એકાઉન્ટિંગની કાર્યક્ષમતા પર આધાર રાખે છે યોગ્ય સંસ્થાદસ્તાવેજો સાથે કામ કરવું જે વ્યવસાય વ્યવહારની હકીકતની લેખિત પુષ્ટિ છે (તેમના કાનૂની પુરાવા).

જો સંસ્થાએ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગને ગોઠવવા અને જાળવવા માટે કોઈ સિસ્ટમ બનાવી નથી, તો જરૂરી મેનેજમેન્ટ નિર્ણયો લેતી વખતે મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ અસરકારક રીતે કામ કરશે નહીં.

એકાઉન્ટિંગના મૂળભૂત સિદ્ધાંતોમાંનો એક એ છે કે વ્યવસાયિક વ્યવહાર કે જેનું યોગ્ય રીતે દસ્તાવેજીકરણ કરવામાં આવ્યું નથી તે કાનૂની આર્થિક ઘટના તરીકે થતું નથી (ત્યાં કોઈ એકાઉન્ટિંગ ઑબ્જેક્ટ નથી).

વધુમાં, એ હકીકત પર ધ્યાન આપવું જોઈએ કે કર સત્તાવાળાઓને સંસ્થાના વહીવટી જવાબદારી અધિકારીઓને લાવવાનો અધિકાર છે જેઓ ઉલ્લંઘનમાં એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ જાળવવા માટે દોષી છે. કાયદા દ્વારા સ્થાપિતઓર્ડર

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં પૂર્ણ થયેલા વ્યવસાયિક વ્યવહારો વિશેની માહિતીને પ્રતિબિંબિત કરવાનો આધાર પ્રાથમિક દસ્તાવેજો છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજો વ્યવસાયિક વ્યવહારની હકીકતને રેકોર્ડ કરે છે. પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણ માટેની મુખ્ય આવશ્યકતાઓમાં શામેલ છે:

1) ફક્ત તે દસ્તાવેજો કે જે પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણના એકીકૃત સ્વરૂપોના આલ્બમ્સમાં સમાવિષ્ટ ફોર્મ અનુસાર સંકલિત કરવામાં આવે છે તે એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારવામાં આવે છે.

નાણાકીય અને આર્થિક પ્રવૃત્તિઓ હાથ ધરવાની પ્રક્રિયામાં, પૂર્ણ થયેલા વ્યવસાયિક વ્યવહારોને ઔપચારિક બનાવવા માટે, સંસ્થાઓએ માન્ય પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના પ્રમાણભૂત આંતરવિભાગીય સ્વરૂપોનો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે. રાજ્ય સમિતિરશિયન ફેડરેશન નિયત રીતે આંકડા અનુસાર. જો જરૂરી હોય તો, સંસ્થાઓને સ્વતંત્ર રીતે પ્રાથમિક દસ્તાવેજો અને એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરના અલગ સ્વરૂપો વિકસાવવાનો અધિકાર આપવામાં આવે છે, જે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણના એકીકૃત સ્વરૂપોના આલ્બમ્સમાં અને દસ્તાવેજોના ઉદ્યોગના વિશિષ્ટ સ્વરૂપોના આલ્બમ્સમાં નથી (ઉદાહરણ તરીકે, વેપાર અને પ્રાપ્તિ કૃત્યો. વ્યક્તિઓ પાસેથી સામગ્રીની ખરીદી). વધુમાં, તેને હાલના ફોર્મમાં ફેરફાર કરવાની છૂટ છે, તેની વિગતો અને સ્પષ્ટતા કરવાની સાથે સાથે ફોર્મની વિગતોને પૂરક બનાવવાની પણ છૂટ છે, જો કે મુખ્ય વિગતો યથાવત રાખવામાં આવે;

2) તેમને આપવા માટે પ્રાથમિક દસ્તાવેજો કાનૂની દળનીચેની ફરજિયાત વિગતો હોવી આવશ્યક છે: દસ્તાવેજનું નામ, દસ્તાવેજ તૈયાર કરવાની તારીખ, સંસ્થાનું નામ કે જેના વતી દસ્તાવેજ તૈયાર કરવામાં આવ્યો હતો, વ્યવસાયિક વ્યવહારની સામગ્રી, પ્રકારની અને નાણાકીય શરતોમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારના પગલાં, વ્યવસાયિક વ્યવહારના અમલીકરણ અને તેના અમલની શુદ્ધતા માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓના હોદ્દાના નામ, સૂચવેલ વ્યક્તિઓની વ્યક્તિગત સહીઓ.

સૂચિબદ્ધ ફરજિયાત વિગતો ઉપરાંત, પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોમાં વધારાની વિગતો સૂચવવામાં આવી શકે છે, જેની પ્રકૃતિ ચોક્કસ કામગીરીની સામગ્રી દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે અને જેનો હેતુ મજબૂત કરવાનો છે. નિયંત્રણ, જ્ઞાનાત્મકઅને ઓપરેશનલદસ્તાવેજનો અર્થ:

પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજો વ્યવહારના સમયે તૈયાર કરવા જોઈએ, અપવાદરૂપ કિસ્સાઓમાં - તે પૂર્ણ થયા પછી તરત જ;

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો બધાને પ્રતિબિંબિત કરવા જોઈએ જરૂરી માહિતી, તમને વ્યવહારો કરવા માટેની સામગ્રી અને શરતોને સચોટ રીતે સ્થાપિત કરવાની પરવાનગી આપે છે, એટલે કે, દસ્તાવેજ ફોર્મમાં આપેલી બધી વિગતો ભરવાની જરૂર છે;

પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં સુધારાની પુષ્ટિ દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષર દ્વારા થવી જોઈએ, જે સુધારાની તારીખ દર્શાવે છે;

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો ભરવાથી આર્કાઇવમાં તેમના સંગ્રહ માટે સ્થાપિત સમયગાળા માટે રેકોર્ડ્સની સલામતીની ખાતરી કરવી આવશ્યક છે.

હાલમાં વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓમાં ઉપયોગમાં લેવાતા તમામ દસ્તાવેજોને નીચેની મુખ્ય લાક્ષણિકતાઓ અનુસાર વર્ગીકૃત કરી શકાય છે:

1) હેતુ દ્વારા:

વહીવટી- ચોક્કસ વ્યવસાયિક વ્યવહાર કરવા માટેની પરવાનગી ધરાવતા દસ્તાવેજો (એકાઉન્ટ પર ભંડોળ જારી કરવાનો મેનેજરનો આદેશ);

દોષિત- ઓર્ડરના અમલીકરણ અંગેની માહિતી ધરાવતા દસ્તાવેજો (અગાઉથી અહેવાલ);

એકાઉન્ટિંગ નોંધણી- દસ્તાવેજો કે જે એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયામાં વધુ ઉપયોગ માટે એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સ તૈયાર કરવા માટે સેવા આપે છે (વેતનમાંથી ઉપાર્જનની ગણતરી);

સંયુક્ત- દસ્તાવેજો કે જે વહીવટી, એક્ઝિક્યુટિવ અને એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો (પેરોલ શીટ) ની લાક્ષણિકતાઓને જોડે છે;

સામગ્રી- ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓ (રસીદ ઓર્ડર) ની હિલચાલ પર કામગીરીને ઔપચારિક બનાવવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતા દસ્તાવેજો;

નાણાકીય- એન્ટરપ્રાઇઝના રોકડ અને બિન-રોકડ ભંડોળ (ચુકવણી ઓર્ડર) સાથે વ્યવહારોની પ્રક્રિયા કરવા માટેના દસ્તાવેજો;

સમાધાન- ઉદ્દભવેલી જવાબદારીઓ (ઇનવોઇસ) સંબંધિત એન્ટરપ્રાઇઝ અને તેના સમકક્ષો વચ્ચે સમાધાન સંબંધને ઔપચારિક બનાવવા માટે વપરાય છે;

3) પ્રતિબિંબિત વ્યવહારોના વોલ્યુમ દ્વારા:

પ્રાથમિક- એક વ્યવસાય વ્યવહાર (રસીદ અને ખર્ચના રોકડ ઓર્ડર) વિશેની માહિતી ધરાવતા દસ્તાવેજો;

સારાંશ- સમાન આર્થિકના સમગ્ર સમૂહ વિશેની માહિતીનો સારાંશ આપવાના હેતુથી દસ્તાવેજો

ચોક્કસ સમયગાળા માટે વ્યવહારો (કેશિયર રિપોર્ટ);

4) ઉપયોગની પદ્ધતિ દ્વારા:

એક વખત- એક સમયના વ્યવસાયિક વ્યવહારને ઔપચારિક બનાવવા માટે વપરાતા દસ્તાવેજો (સામગ્રીના પ્રકાશન (આંતરિક હિલચાલ) માટે ભરતિયું-વિનંતી);

સંચિત- પુનરાવર્તિત એક-વખતના વ્યવસાયિક વ્યવહારો માટે વપરાય છે (મર્યાદા-વાડ કાર્ડ);

5) ધ્યાનમાં લેવામાં આવેલી સ્થિતિઓની સંખ્યા દ્વારા:

વન-લાઇનર્સ- એક એકાઉન્ટિંગ પોઝિશન ધરાવતા દસ્તાવેજો;

મલ્ટિલાઈન- બે અથવા વધુ એકાઉન્ટિંગ પોઝિશન્સ ધરાવતા દસ્તાવેજો (પેરોલ સ્ટેટમેન્ટ્સ);

6) સંકલનની જગ્યાએ:

આંતરિક- આંતરિક વ્યવસાયિક વ્યવહારોને ઔપચારિક બનાવવા માટે સંસ્થાની અંદર જ તૈયાર કરાયેલ દસ્તાવેજો (ઇન્વેન્ટરી મેળવવા માટે પાવર ઑફ એટર્ની);

બાહ્ય- તૃતીય-પક્ષ સંસ્થાઓ પાસેથી પ્રાપ્ત દસ્તાવેજો અને તેના સમકક્ષો (ચુકવણી વિનંતીઓ અને ઓર્ડર) સાથે સંસ્થાના સંબંધને પ્રતિબિંબિત કરે છે;

7) ભરવાની પદ્ધતિ દ્વારા:

મેન્યુઅલી ભરેલ;

કોમ્પ્યુટર ટેકનોલોજીનો ઉપયોગ કરીને ભરેલ.

વધુમાં, તમામ લિસ્ટેડ પ્રકારના હિસાબી દસ્તાવેજોને નીચેના માપદંડો અનુસાર શરતી રીતે જૂથબદ્ધ કરી શકાય છે:

સંસ્થાકીય અને વહીવટી- મુદ્દાઓને પ્રતિબિંબિત કરતા દસ્તાવેજો સામાન્ય સંચાલનસંસ્થા અને તેના ઉત્પાદન અને ઓપરેશનલ પ્રવૃત્તિઓ. આ દસ્તાવેજો સંસ્થાના સંચાલન સંસ્થાઓ દ્વારા સંકલિત કરવામાં આવે છે;

નાણાકીય અને એકાઉન્ટિંગ- દસ્તાવેજો કે જે ભંડોળના તર્કસંગત ઉપયોગને પ્રોત્સાહન આપે છે અને સંસ્થાની નાણાકીય સ્થિતિ અને વિતરણ વિશેની માહિતીનો સારાંશ આપે છે

અન્ય સહભાગીઓ સાથે મેળ ખાય છે બજાર સંબંધો. આ પ્રકારદસ્તાવેજો સંસ્થાની એકાઉન્ટિંગ સેવા દ્વારા સંકલિત કરવામાં આવે છે;

પ્રાપ્તિ અને વેચાણ દસ્તાવેજો- સામગ્રી દસ્તાવેજો.

સંસ્થામાં એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજની પ્રક્રિયાનો મુખ્ય તબક્કો ફોર્મ, અંકગણિત તપાસ અને મૂળ ચકાસણી અનુસાર પ્રાપ્ત પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની ચકાસણી છે.

ફોર્મ ચેકતમને ચકાસવાની મંજૂરી આપે છે કે ચોક્કસ વ્યવસાય વ્યવહાર પૂર્ણ કરવા માટે યોગ્ય ફોર્મનો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો હતો અને તમામ દસ્તાવેજની વિગતો ભરવામાં આવી છે.

અંકગણિત તપાસદસ્તાવેજ ભરતી વખતે જે ભૂલો આવી હોય તેને ઓળખવાનો હેતુ છે. જો રોકડ વ્યવહારો (રસીદ અને ખર્ચના રોકડ ઓર્ડર) અને બેંકિંગ દસ્તાવેજો (ચેક, ચુકવણી ઓર્ડર, વગેરે) પર પ્રક્રિયા કરવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતા દસ્તાવેજોમાં ભૂલો કરવામાં આવી હોય, તો આ દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારવા જોઈએ નહીં, પરંતુ તેને ધ્યાનમાં લીધા વિના, ફરીથી દોરવા જોઈએ. ભૂલની પ્રકૃતિ, કારણ કે રોકડ અને બેંક દસ્તાવેજોમાં સુધારા પ્રતિબંધિત છે.

મૂળ તપાસવ્યવસાયિક વ્યવહારની કાયદેસરતા અને યોગ્યતા સ્થાપિત કરવા માટે જરૂરી છે.

વર્તમાન એકાઉન્ટિંગ પ્રક્રિયા અનુસાર, વ્યવસાયિક વ્યવહારો માટેના પ્રાથમિક દસ્તાવેજો જે કાયદાનો વિરોધાભાસ કરે છે અને સ્થાપિત ઓર્ડરઅમલીકરણ માટે ભંડોળ, ઇન્વેન્ટરી અને અન્ય કીમતી ચીજોની સ્વીકૃતિ, સંગ્રહ અને ખર્ચ સ્વીકારવો જોઈએ નહીં. જો આવા પ્રાથમિક દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ વિભાગ દ્વારા પ્રાપ્ત થાય છે, તો મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટે ચોક્કસ વ્યવસાયિક વ્યવહારની ગેરકાયદેસરતા વિશે સંસ્થાના વડાને સૂચિત કરવું આવશ્યક છે. ચોક્કસ વ્યવસાયિક વ્યવહારો હાથ ધરતી વખતે સંસ્થાના વડા અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ વચ્ચે મતભેદના કિસ્સામાં, તેમના પરના પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો સંસ્થાના વડાના લેખિત આદેશ સાથે અમલ માટે સ્વીકારી શકાય છે, જે આ સંદર્ભે સંપૂર્ણ જવાબદારી ધરાવે છે. આવા વ્યવહારોના પરિણામો અને એકાઉન્ટિંગ અને નાણાકીય રિપોર્ટિંગમાં તેમના વિશેના ડેટાના સમાવેશ માટે.

ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રોકડ ઓર્ડર સાથે જોડાયેલા દસ્તાવેજો, તેમજ દસ્તાવેજો કે જે ઉપાર્જન માટે આધાર તરીકે સેવા આપે છે વેતન, તારીખ (દિવસ, મહિનો, વર્ષ) દર્શાવતી સ્ટેમ્પ અથવા હસ્તલિખિત શિલાલેખ "પ્રાપ્ત" અથવા "ચૂકવેલ" સાથે ફરજિયાત રદ કરવાને પાત્ર છે.

અધિકારીના તર્કસંગત નિર્ણયના આધારે પ્રાથમિક દસ્તાવેજો જપ્ત કરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજોની જપ્તી સાક્ષીઓની હાજરીમાં હાથ ધરવામાં આવવી જોઈએ અને જપ્તી પ્રોટોકોલમાં દસ્તાવેજીકરણ કરવું જોઈએ, જેની એક નકલ રસીદ સામે સંસ્થાના વડા અથવા મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટને સોંપવામાં આવે છે. જપ્ત કરાયેલ દસ્તાવેજો પ્રોટોકોલમાં અથવા તેની સાથે જોડાયેલ ઇન્વેન્ટરીઝમાં સૂચિબદ્ધ અને વર્ણવેલ છે ચોક્કસ સંકેતનામો, દસ્તાવેજોની સંખ્યા.

જો એકાઉન્ટિંગ, ઓપરેશનલ અને સ્ટેટિસ્ટિકલ એકાઉન્ટિંગની સ્થાપના ન થઈ હોય તો કોઈપણ એન્ટરપ્રાઈઝનું સંચાલન કરવું અશક્ય છે (તે એક નાનો સ્ટોર હોય અથવા ઘણા વિભાગો સાથે પ્રતિષ્ઠિત કોર્પોરેશન હોય). કોઈપણ પ્રકારના એકાઉન્ટિંગનો પોતાનો આધાર હોય છે - એક દસ્તાવેજ. જેમ ફાઉન્ડેશન વિના કોઈ ઘર નથી, તેમ દસ્તાવેજો વિના કોઈ હિસાબ નથી, અને સક્ષમ અને અસરકારક સંચાલનએકાઉન્ટિંગ, ઓપરેશનલ અને સ્ટેટિસ્ટિકલ એકાઉન્ટિંગ દ્વારા પ્રાપ્ત માહિતીના વ્યાપક વિશ્લેષણ વિના અશક્ય.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો સ્વાભાવિક રીતે અલગ હોય છે, પરંતુ તેને બે પ્રકારમાં વિભાજિત કરી શકાય છે. પ્રથમ - પાયાના દસ્તાવેજો (કરાર, બિલ, ઇન્વૉઇસ, સેવા વિનંતીઓ), પ્રતિપક્ષો સાથે વ્યવહારોનું નિયમન (ગ્રાહકો દ્વારા). આ દસ્તાવેજો માલસામાન, સેવાઓ અને ચુકવણી દસ્તાવેજોની હિલચાલ માટે સાથેના દસ્તાવેજોને લિંક કરવા માટે સિસ્ટમમાં બનાવવામાં આવે છે, અને તેથી એકાઉન્ટ્સમાં પોસ્ટ કરવાની જરૂર નથી. બીજા પ્રકારના દસ્તાવેજો માલ (સેવાઓ) અને ભંડોળની હિલચાલ સાથેના દસ્તાવેજો (ઇનવોઇસ, કૃત્યો, વેરહાઉસ ઓર્ડર, ચુકવણી ઓર્ડર, રોકડ ઓર્ડર, વગેરે) છે. આ પ્રકારના દસ્તાવેજોમાં પોસ્ટિંગનો સમાવેશ થઈ શકે છે જે નાણાકીય દ્રષ્ટિએ કામગીરીના સારને પ્રતિબિંબિત કરે છે.

આધાર દસ્તાવેજો મોટે ભાગે ઓપરેશનલ એકાઉન્ટિંગ સાથે સંબંધિત હોય છે, જ્યારે સાથેના દસ્તાવેજો તમામ પ્રકારના એકાઉન્ટિંગ સાથે સંબંધિત હોય છે. ફાઉન્ડેશન દસ્તાવેજો ત્રણ રાજ્યોમાંથી એકમાં હોઈ શકે છે: એક્ઝિક્યુટેડ, એક્ઝિક્યુટેબલ અને બંધ. જે જારી કરવામાં આવે છે તેનો ઉપયોગ માત્ર ખરીદી અને વેચાણના આયોજન માટે કરવામાં આવે છે અને તે આર્થિક ટર્નઓવરમાં સમાવિષ્ટ નથી. એક્ઝિક્યુટેબલ દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ તેમના આધારે ઇન્વૉઇસેસ અને કાર્ય (સેવાઓ) માટેના કૃત્યો બનાવવા માટે થાય છે, અને સમયમર્યાદાના નિયંત્રણ અને દંડની ગણતરીમાં પણ તેનો સમાવેશ થાય છે. તમે "એક્ઝિક્યુટેબલ" સ્થિતિમાં દસ્તાવેજ પર કોઈપણ ક્રિયાઓ કરી શકો છો: વાસ્તવિક ચુકવણી અને માલની ડિલિવરીની તારીખો દાખલ કરો; આ દસ્તાવેજ સાથે સંબંધિત સેવાઓ માટે ઇન્વૉઇસ અને કૃત્યો, તેમજ ચુકવણી દસ્તાવેજો જનરેટ કરો; ઇન્વૉઇસ સાથે સંકળાયેલ વેરહાઉસ ઓર્ડર જારી કરો. આ સ્થિતિમાં દસ્તાવેજને કાર્યકારી કહી શકાય, કારણ કે તે તેની સાથે સંકળાયેલ દસ્તાવેજોની સાંકળ બનાવવાનો આધાર છે.

નિયમોને પરિપૂર્ણ કર્યા પછી (વેરહાઉસમાંથી માલની ચુકવણી અને ડિલિવરી), દસ્તાવેજને "બંધ" સ્થિતિમાં સ્થાનાંતરિત કરી શકાય છે. આ ક્ષમતામાં, તે સિસ્ટમ દ્વારા પ્રક્રિયા કરવામાં આવતી નથી (આર્કાઇવમાં સંગ્રહિત). બેઝિક ડોક્યુમેન્ટને બંધ કરવું એ એક્ઝિક્યુટેડ કોન્ટ્રાક્ટ પરના રિપોર્ટના ડેટાના આધારે જ હાથ ધરવામાં આવે છે જો તેના પર કોઈ દેવું ન હોય.

તમે સહાયક દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ આપમેળે ચકાસી શકો છો. જે દસ્તાવેજો માટે નિર્દિષ્ટ તારીખ પછી કોઈ વ્યવહારો થયા નથી તે વપરાશકર્તાની પુષ્ટિ પછી સિસ્ટમમાંથી કાઢી નાખવામાં આવે છે.

એક્ઝિક્યુટેબલ ડોક્યુમેન્ટ-બેઝ પર આધારિત સાથેના દસ્તાવેજોની રચના ખાસ ફંક્શનનો ઉપયોગ કરીને એક સાથે કરી શકાય છે. કોઈપણ સાથેના દસ્તાવેજોમાં, વપરાશકર્તાની વિનંતી પર, ઇન્વૉઇસ બનાવવાનું શક્ય છે (તેના વિશેની લગભગ તમામ માહિતી અગાઉના દસ્તાવેજમાંથી આપમેળે ભરવામાં આવે છે), અને ઇન્વૉઇસમાંથી, કરવામાં આવેલ વ્યવહાર ખરીદીમાં નોંધણી કરી શકાય છે અથવા વેચાણ પુસ્તક.

વેચાણ વ્યવસ્થાપનમાં, દસ્તાવેજોની સંપૂર્ણ સાંકળ “ઇનવોઇસ; ભરતિયું વેરહાઉસ ઓર્ડર" વધારાના સંક્રમણો વિના ઇન્વોઇસ જારી કરતી વખતે બનાવી શકાય છે.

ઇન્વૉઇસેસ અને ઑટોમૅટિક રીતે જનરેટ થયેલા કૃત્યો અનુગામી સંપાદન માટે ઉપલબ્ધ છે, જેની જરૂરિયાત અધૂરી ડિલિવરી અથવા કેટલાક સાથેના દસ્તાવેજોના આધારે ડિલિવરીના કિસ્સામાં ઊભી થઈ શકે છે. બેઝ્ડ ડોક્યુમેન્ટના આધારે આગળનો સાથેનો દસ્તાવેજ જનરેટ કરતી વખતે, સિસ્ટમ આપમેળે અગાઉ કરાયેલી ડિલિવરીઓને ધ્યાનમાં લે છે. રીલીઝ માટે ઇન્વોઇસ બનાવતી વખતે, રીલીઝ કરેલ માલની ઉપલબ્ધતાનું નિરીક્ષણ સંગ્રહ વિભાગો દ્વારા કરવામાં આવે છે: વેરહાઉસ - ભૌતિક રીતે જવાબદાર વ્યક્તિ - બેચ. જ્યારે કામ સરળ બનાવવા માટે મોટો પ્રવાહદસ્તાવેજો, વ્યક્તિગત ઇન્વોઇસ અને ઇન્વૉઇસના જૂથ માટે વેરહાઉસ ઓર્ડર જનરેટ કરવાનું શક્ય છે.

જો માલની લાક્ષણિકતાઓ અને ઇનવોઇસમાં ઉલ્લેખિત તે વચ્ચેની વિસંગતતા મળી આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, ખામીયુક્ત, સમાપ્તિ તારીખ, વગેરે, તો રિટર્ન ઇનવોઇસ અને વેરહાઉસ ઓર્ડર જનરેટ થાય છે.

વ્યવહારનું નિયમન કરતા પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની તૈયારીમાં હાથ ધરવામાં આવી શકે છે તે હકીકતને કારણે અલગ અલગ સમયઅને અલગ-અલગ કર્મચારીઓ, સમયાંતરે તેમના અનુપાલનની તપાસ કરવી ઉપયોગી છે. સિસ્ટમ વ્યાપક નિયંત્રણ માટે સંખ્યાબંધ વિકલ્પો પ્રદાન કરે છે.

સહાયક દસ્તાવેજો અને ઇન્વૉઇસેસ, ઇન્વૉઇસેસ અને વેરહાઉસ ઑર્ડર્સના અનુપાલન પર દેખરેખ રાખવાના કાર્યો અમલમાં મૂકવામાં આવ્યા છે. તેમના અમલના પરિણામે, અહેવાલો જનરેટ થાય છે વિવિધ ડિગ્રીવિગતો પ્રોગ્રામની વિનંતી પર, તમે રિપોર્ટ્સમાં ફક્ત એવા દસ્તાવેજોનો સમાવેશ કરી શકો છો કે જેના માટે અસંગતતાઓ ઓળખવામાં આવી છે.

જો, વેચાણ દસ્તાવેજ અનુસાર, ચૂકવણીની રકમ ઇન્વોઇસ આઇટમ્સ માટે ફાળવવામાં આવી હતી, તો રિપોર્ટમાં "ચુકવણી" કૉલમ છે, જે દરેક ઇન્વૉઇસ માટે ચુકવણીની રકમ દર્શાવે છે.

ઓપરેશનલ કંટ્રોલ લૂપના મોડ્યુલોમાંથી આપમેળે ચુકવણી દસ્તાવેજો જનરેટ કરતી વખતે, ચુકવણી દસ્તાવેજનો પ્રકાર (રૂબલ અથવા વિદેશી ચલણ) પસંદ કરવાનું શક્ય છે, તારીખ સેટ કરવી, રકમને સમાયોજિત કરવી (ડિફૉલ્ટ રૂપે, અવેતન બેલેન્સ) કુલ રકમઆધાર દસ્તાવેજો), પસંદ કરેલા દસ્તાવેજોના જૂથ માટે ચુકવણી દસ્તાવેજો જનરેટ કરો.

ચુકવણી દસ્તાવેજ સાથે આગળનું કાર્ય - ચુકવણીની તારીખ દાખલ કરવી અને એન્ટ્રી કરવી - એકાઉન્ટિંગ લૂપમાં હાથ ધરવામાં આવે છે. અલબત્ત, ચુકવણી દસ્તાવેજો સીધા એકાઉન્ટિંગ સર્કિટમાં દાખલ કરી શકાય છે અને તે જ સમયે સહાયક દસ્તાવેજો સાથે તેમનું જોડાણ સ્થાપિત કરી શકાય છે. તમામ કિસ્સાઓમાં, ઘણા દસ્તાવેજો હેઠળ એક ચુકવણી અને એક દસ્તાવેજ હેઠળ ઘણી ચૂકવણી બંને શક્ય છે.

તદુપરાંત, માલસામાન (સેવાઓ) સાથે પરસ્પર સમાધાન માટે એકાઉન્ટિંગ અમલમાં મૂકવામાં આવ્યું છે, અને ઘણી રીતે. પ્રથમ, તમે બે અગાઉ એક્ઝિક્યુટેબલ કોન્ટ્રાક્ટનો સમાવેશ કરીને વિનિમય કરાર કરી શકો છો: ખરીદી અને વેચાણ માટે. કરારો વચ્ચે સ્થાપિત જોડાણના આધારે, પરસ્પર ચુકવણી દેવાની ચૂકવણી કરવામાં આવે છે. બીજું, તમે હોલિડે ઇન્વૉઇસને ખરીદીના કરાર સાથે લિંક કરી શકો છો, અને ઊલટું, પછી એક્ઝિક્યુટેડ કોન્ટ્રાક્ટ માટે રિપોર્ટના ડેબિટ અને ક્રેડિટ બંને ભાગોમાં શિપિંગ દસ્તાવેજો હશે.

પરસ્પર સમાધાનનું સામાન્ય ચિત્ર સપ્લાયર્સ, પ્રાપ્તકર્તાઓ મોડ્યુલમાં મેળવી શકાય છે.

તેથી, બધા આર્થિક પ્રવૃત્તિએન્ટરપ્રાઇઝને એકબીજા સાથે જોડાયેલા દસ્તાવેજોની વ્યવસ્થિત સાંકળ દ્વારા વર્ણવવામાં આવે છે જે કર્મચારીઓને પરિચિત અને પરિચિત છે. માહિતી એકવાર દાખલ કરવામાં આવે છે, કોઈપણ તબક્કે દસ્તાવેજોના પાલનનું નિરીક્ષણ કરવામાં આવે છે, અને પરસ્પર સમાધાનની સ્થિતિ પરનો ડેટા કોઈપણ સમયે મેળવી શકાય છે.

12. સંસ્થા દ્વારા કરવામાં આવતા તમામ વ્યવસાયિક વ્યવહારો સહાયક દસ્તાવેજો સાથે દસ્તાવેજીકૃત હોવા જોઈએ. આ દસ્તાવેજો પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો તરીકે સેવા આપે છે જેના આધારે એકાઉન્ટિંગ હાથ ધરવામાં આવે છે.

વ્યવસાયિક વ્યવહારોના દસ્તાવેજીકરણ અને સબમિટ કરવા માટે ચીફ એકાઉન્ટન્ટની જરૂરિયાતો (ત્યારબાદ ચીફ એકાઉન્ટન્ટ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે તેનો અર્થ આ નિયમોના ફકરા 7 ના પેટાફકરા “b”, “c”, “d” માં પૂરા પાડવામાં આવેલ કેસોમાં એકાઉન્ટિંગ કરતી વ્યક્તિઓ પણ છે) સંસ્થાના તમામ કર્મચારીઓ માટે એકાઉન્ટિંગ સેવામાં દસ્તાવેજો અને માહિતી ફરજિયાત છે.

13. પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોમાં નીચેની ફરજિયાત વિગતો હોવી આવશ્યક છે:

• દસ્તાવેજનું નામ (ફોર્મ), ફોર્મ કોડ;
• સંકલનની તારીખ;
• સંસ્થાનું નામ કે જેના વતી દસ્તાવેજ તૈયાર કરવામાં આવ્યો હતો;
• વ્યવસાયિક વ્યવહારની સામગ્રી;
• વ્યવસાયિક વ્યવહારના સૂચકાંકો (ભૌતિક અને નાણાકીય દ્રષ્ટિએ);
• વ્યવસાયિક વ્યવહાર કરવા માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓના હોદ્દાઓના નામ અને તેના અમલીકરણની શુદ્ધતા, વ્યક્તિગત હસ્તાક્ષરો અને તેમના ટ્રાન્સક્રિપ્ટ્સ (કોમ્પ્યુટર તકનીકનો ઉપયોગ કરીને દસ્તાવેજો બનાવવાના કિસ્સાઓ સહિત).

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારવામાં આવે છે જો તેઓ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના એકીકૃત (પ્રમાણભૂત) સ્વરૂપોના આલ્બમ્સમાં સમાવિષ્ટ ફોર્મમાં દોરવામાં આવ્યા હોય, અને દસ્તાવેજો માટે કે જેના ફોર્મ આ આલ્બમ્સમાં પ્રદાન કરવામાં આવ્યાં નથી અને સંસ્થા દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવ્યાં છે, તેઓએ તે આવશ્યક છે. આ ફકરામાંથી એક ફકરાની જરૂરિયાતો અનુસાર ફરજિયાત વિગતો સમાવે છે.

ઓપરેશનની પ્રકૃતિના આધારે, નિયમોની જરૂરિયાતો, પદ્ધતિસરની સૂચનાઓએકાઉન્ટિંગ માહિતીની પ્રક્રિયા કરવા માટે એકાઉન્ટિંગ અને ટેક્નોલોજી પર, વધારાની વિગતો પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં સમાવી શકાય છે.

14. પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો પર હસ્તાક્ષર કરવા માટે અધિકૃત વ્યક્તિઓની સૂચિ મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ સાથે કરારમાં સંસ્થાના વડા દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે.

ભંડોળ સાથે વ્યવસાયિક વ્યવહારોને ઔપચારિક બનાવવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતા દસ્તાવેજો સંસ્થાના વડા અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ અથવા તેમના દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિઓ દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે.

મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ અથવા તેમના દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિની સહી વિના, નાણાકીય અને પતાવટ દસ્તાવેજો, નાણાકીય અને ક્રેડિટ જવાબદારીઓ અમાન્ય ગણવામાં આવે છે અને અમલ માટે સ્વીકારવામાં આવવી જોઈએ નહીં (ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ બોડીના વડા દ્વારા હસ્તાક્ષર કરાયેલ દસ્તાવેજોના અપવાદ સિવાય, જેની ડિઝાઇન સુવિધાઓ નાણા મંત્રાલયની અલગ સૂચનાઓ દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે રશિયન ફેડરેશન). નાણાકીય અને ધિરાણ જવાબદારીઓને સંસ્થાના નાણાકીય રોકાણો, લોન કરારો, ધિરાણ કરારો અને કોમોડિટી અને વ્યાપારી લોન પર નિષ્કર્ષિત કરારોના દસ્તાવેજો તરીકે સમજવામાં આવે છે.

અમુક વ્યવસાયિક વ્યવહારોના અમલીકરણ અંગે સંસ્થાના વડા અને મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ વચ્ચે મતભેદના કિસ્સામાં, તેમના માટેના પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો સંસ્થાના વડાના લેખિત આદેશ સાથે અમલ માટે સ્વીકારી શકાય છે, જેઓ માટે સંપૂર્ણ જવાબદારી છે. આવા વ્યવહારોના પરિણામો અને એકાઉન્ટિંગ અને એકાઉન્ટિંગ રિપોર્ટિંગમાં તેમના વિશેના ડેટાનો સમાવેશ.

15. વ્યવસાયિક વ્યવહાર સમયે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ તૈયાર કરવો આવશ્યક છે, અને જો આ શક્ય ન હોય તો, વ્યવહાર પૂર્ણ થયા પછી તરત જ.

રોકડ રજિસ્ટરનો ઉપયોગ કરીને માલસામાન, ઉત્પાદનો, કાર્યો અને સેવાઓનું વેચાણ કરતી વખતે, રોકડ રસીદોના આધારે તે પૂર્ણ થયા પછી દિવસમાં ઓછામાં ઓછા એક વખત પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ બનાવવાની મંજૂરી છે.

પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોની રચના, એકાઉન્ટિંગમાં પ્રતિબિંબ માટે તેમના સ્થાનાંતરણની પ્રક્રિયા અને સમય સંસ્થા દ્વારા મંજૂર દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ અનુસાર હાથ ધરવામાં આવે છે. પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું સમયસર અને ઉચ્ચ-ગુણવત્તાનું અમલીકરણ, એકાઉન્ટિંગમાં પ્રતિબિંબિત કરવા માટે સ્થાપિત સમયમર્યાદામાં તેમનું સ્થાનાંતરણ, તેમજ તેમાં સમાવિષ્ટ ડેટાની વિશ્વસનીયતા તે વ્યક્તિઓ દ્વારા સુનિશ્ચિત કરવામાં આવે છે જેમણે આ દસ્તાવેજોનું સંકલન અને હસ્તાક્ષર કર્યા છે.

16. રોકડ અને બેંક દસ્તાવેજોમાં સુધારાની મંજૂરી નથી. આ દસ્તાવેજોનું સંકલન અને હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિઓ સાથેના કરાર દ્વારા જ અન્ય પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજોમાં સુધારાઓ કરી શકાય છે, જે સુધારણાની તારીખ દર્શાવે છે તે જ વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષર દ્વારા પુષ્ટિ કરવી આવશ્યક છે.

17. વ્યવસાયિક વ્યવહારો પર ડેટાની પ્રક્રિયાને નિયંત્રિત અને સુવ્યવસ્થિત કરવા માટે, પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના આધારે એકીકૃત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોનું સંકલન કરી શકાય છે.

18. પ્રાથમિક અને એકીકૃત એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો કાગળ અને કમ્પ્યુટર મીડિયા પર સંકલિત કરી શકાય છે. IN બાદમાં કેસવ્યવસાયિક વ્યવહારોમાં અન્ય સહભાગીઓ માટે, તેમજ રશિયન ફેડરેશન, કોર્ટ અને કોર્ટના કાયદા અનુસાર નિયંત્રણનો ઉપયોગ કરતા સત્તાવાળાઓની વિનંતી પર, સંસ્થા તેના પોતાના ખર્ચે, કાગળ પર આવા દસ્તાવેજોની નકલો બનાવવા માટે બંધાયેલી છે. ફરિયાદીની ઓફિસ.

ઉચ્ચ વ્યવસાયિક શિક્ષણની ફેડરલ રાજ્ય શૈક્ષણિક સંસ્થા

"સધર્ન ફેડરલ યુનિવર્સિટી"

અર્થશાસ્ત્ર અને વિદેશી આર્થિક સંબંધોની સંસ્થા

શિસ્તમાં: "વેપારમાં એકાઉન્ટિંગ"

"વેપારમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારોના દસ્તાવેજીકરણ"

દ્વારા પૂર્ણ: બુખ્માસ્તોવા એ.એ.

જૂથ વિદ્યાર્થી: 2007 - VBU

દ્વારા ચકાસાયેલ: Frolova I.V.

રોસ્ટોવ-ઓન-ડોન

પરિચય

1.1 પ્રાથમિક દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા માટેની પ્રક્રિયા

1.2 પ્રાથમિક દસ્તાવેજો બનાવવાની ક્ષણ

1.3 સ્ત્રોત દસ્તાવેજોમાં સુધારા કરવા

1.4 એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર

1.5 પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટે સંગ્રહ સમયગાળો

2. વ્યવસાયિક વ્યવહારોનું દસ્તાવેજીકરણ

2.1 બાહ્ય સ્ત્રોત દસ્તાવેજો

2.2 આંતરિક સ્ત્રોત દસ્તાવેજો

3. વેપાર સંગઠનનું દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ

નિષ્કર્ષ

વપરાયેલ સાહિત્યની સૂચિ

પરિચય

દરેક રશિયન એકાઉન્ટન્ટ જાણે છે કે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો યોગ્ય રીતે અને સમયસર તૈયાર કરવા માટે તે કેટલું મહત્વપૂર્ણ છે, જેના વિના એકાઉન્ટિંગ અને કર ગણતરી ફક્ત અશક્ય છે. વેપારી સાથે વ્યવહાર કરવા માટે મોટી સંખ્યામાંઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓ, અને તેથી દસ્તાવેજો, કાર્યક્ષમ સંસ્થાદસ્તાવેજ પ્રવાહ ખાસ કરીને સંબંધિત છે. 21 નવેમ્બર, 1996 N 129-FZ ના રશિયન ફેડરેશનના કાયદાના કલમ 9 ના કલમ 9 ના ફકરા 1 અનુસાર, N 129-FZ (ત્યારબાદ "એકાઉન્ટિંગ પરનો કાયદો" તરીકે ઓળખવામાં આવે છે), સંસ્થા દ્વારા કરવામાં આવતા તમામ વ્યવસાયિક વ્યવહારો આવશ્યક છે. સહાયક દસ્તાવેજો સાથે દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવશે. આ દસ્તાવેજો પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો તરીકે સેવા આપે છે જેના આધારે એકાઉન્ટિંગ હાથ ધરવામાં આવે છે.

આમ, પ્રાથમિક દસ્તાવેજોના મુખ્ય કાર્યો છે:

1. એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ પર વ્યવસાયિક વ્યવહારને પ્રતિબિંબિત કરવાની કાયદેસરતાનું સમર્થન.

2. બજેટ અને વધારાના-બજેટરી ફંડમાં કર ચૂકવણીની ગણતરી માટે કરપાત્ર આધારના નિર્ધારણની સાચીતા અને વિશ્વસનીયતાનો પુરાવો.

3. એન્ટરપ્રાઇઝની ઇન્વેન્ટરી, રોકડ અને અન્ય મિલકતની રસીદ, હિલચાલ અને નિકાલ તેમજ મિલકત અધિકારો પર નિયંત્રણ.

1. વેપાર સંગઠનોમાં દસ્તાવેજના પ્રવાહના મૂળભૂત નિયમો

1.1 પ્રાથમિક દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા માટેની પ્રક્રિયા

તમામ એકાઉન્ટિંગ વ્યવહારો સહાયક સ્ત્રોત દસ્તાવેજો સાથે દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવે છે. એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારને રેકોર્ડ કરવાની કાયદેસરતા પ્રાથમિક દસ્તાવેજ યોગ્ય રીતે દોરવામાં આવે છે કે કેમ તેના પર આધાર રાખે છે. "એકાઉન્ટિંગ પર" કાયદાના કલમ 9 ના ફકરા 2 અનુસાર, પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકારવામાં આવે છે જો તેઓ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણના એકીકૃત સ્વરૂપોના આલ્બમ્સમાં સમાયેલ ફોર્મમાં દોરવામાં આવ્યા હોય, અને દસ્તાવેજો કે જેનું ફોર્મ પ્રદાન કરવામાં આવ્યું નથી. માટે આ આલ્બમ્સમાં નીચેની ફરજિયાત વિગતો હોવી આવશ્યક છે:

1) દસ્તાવેજનું નામ;

2) દસ્તાવેજની તૈયારીની તારીખ;

3) સંસ્થાનું નામ જેના વતી દસ્તાવેજ તૈયાર કરવામાં આવ્યો હતો;

5) ભૌતિક અને નાણાકીય દ્રષ્ટિએ વ્યવસાયિક વ્યવહારોના પગલાં;

6) વ્યવસાયિક વ્યવહારના અમલ માટે જવાબદાર વ્યક્તિઓની સ્થિતિના નામ અને તેના અમલની શુદ્ધતા;

7) આ વ્યક્તિઓની વ્યક્તિગત સહીઓ.

એકીકૃત ફોર્મમાંથી વ્યક્તિગત વિગતો દૂર કરવાની મંજૂરી નથી.

1.2 પ્રાથમિક દસ્તાવેજો બનાવવાની ક્ષણ

વ્યવહારના સમયે પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ તૈયાર કરવો આવશ્યક છે, અને જો આ શક્ય ન હોય તો, તેની પૂર્ણતા પછી તરત જ. રોકડ રજિસ્ટરનો ઉપયોગ કરીને માલસામાન, ઉત્પાદનો, કાર્યો અને સેવાઓનું વેચાણ કરતી વખતે, રોકડ રસીદો (એકાઉન્ટિંગ રેગ્યુલેશન્સની કલમ 15) ના આધારે તેની સમાપ્તિ પછી દિવસમાં ઓછામાં ઓછા એક વખત પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજ બનાવવાની મંજૂરી છે.

1.3 સ્ત્રોત દસ્તાવેજોમાં સુધારા કરવા

એકાઉન્ટિંગ રેગ્યુલેશન્સના ફકરા 16 મુજબ, રોકડ અને બેંકિંગ દસ્તાવેજોમાં સુધારાની મંજૂરી નથી. આ દસ્તાવેજોનું સંકલન અને હસ્તાક્ષર કરનાર વ્યક્તિઓ સાથેના કરાર દ્વારા જ અન્ય પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજોમાં સુધારાઓ કરી શકાય છે, જે સુધારણાની તારીખ દર્શાવે છે તે જ વ્યક્તિઓના હસ્તાક્ષર દ્વારા પુષ્ટિ કરવી આવશ્યક છે.

મેન્યુઅલી બનાવેલ પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાંની ભૂલો (રોકડ અને બેંકના દસ્તાવેજો સિવાય) નીચે પ્રમાણે સુધારવામાં આવે છે: ખોટો લખાણ અથવા રકમ ક્રોસ આઉટ કરવામાં આવે છે અને સુધારેલ ટેક્સ્ટ અથવા રકમ ક્રોસ આઉટની ઉપર લખવામાં આવે છે. ક્રોસિંગ એક લીટી સાથે કરવામાં આવે છે જેથી કરેક્શન વાંચી શકાય. પ્રાથમિક દસ્તાવેજમાં ભૂલની સુધારણા શિલાલેખ "સુધારેલ" દ્વારા દર્શાવવી આવશ્યક છે, જે દસ્તાવેજ પર સહી કરનાર વ્યક્તિઓની સહી દ્વારા પુષ્ટિ થયેલ છે, અને તે પણ

1.4 એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરનો હેતુ એકાઉન્ટિંગ માટે સ્વીકૃત પ્રાથમિક દસ્તાવેજોમાં, એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ અને નાણાકીય નિવેદનોમાં પ્રતિબિંબિત કરવા માટે સમાવિષ્ટ માહિતીને વ્યવસ્થિત બનાવવા અને એકત્રિત કરવાનો છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર ખાસ પુસ્તકો (જર્નલ્સ) માં જાળવવામાં આવે છે, વિશિષ્ટ પ્રોગ્રામ્સ (1:C) નો ઉપયોગ કરીને, દસ્તાવેજોના અનુગામી સંગ્રહ સાથે ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપ, અને પ્રિન્ટમાં. એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરમાં વ્યવસાયિક વ્યવહારોનું યોગ્ય પ્રતિબિંબ તે વ્યક્તિઓ દ્વારા સુનિશ્ચિત કરવામાં આવે છે જેમણે તેમને સંકલિત કર્યા છે અને સહી કરી છે.

એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટરની સિસ્ટમ પ્રવૃત્તિની વિશિષ્ટતાઓ અને એન્ટરપ્રાઇઝના કદના આધારે, એન્ટરપ્રાઇઝ દ્વારા સ્વતંત્ર રીતે પસંદ કરવામાં આવે છે.

1.5 પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો માટે સંગ્રહ સમયગાળો

સંસ્થાઓએ પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર અને નાણાકીય નિવેદનો રાજ્યના આર્કાઇવલ બાબતોના આયોજન માટેના નિયમો અનુસાર સ્થાપિત સમયગાળા માટે સંગ્રહિત કરવા જરૂરી છે, પરંતુ પાંચ વર્ષથી ઓછા નહીં.

સંસ્થાના વડા એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો, એકાઉન્ટિંગ રજિસ્ટર અને નાણાકીય નિવેદનોના સંગ્રહને ગોઠવવા માટે જવાબદાર છે.

2. વ્યવસાયિક વ્યવહારોનું દસ્તાવેજીકરણ

માલના એકાઉન્ટિંગ માટેના પ્રાથમિક દસ્તાવેજોને બાહ્ય અને આંતરિકમાં વિભાજિત કરી શકાય છે.

બાહ્ય પ્રાથમિક દસ્તાવેજો સપ્લાયર્સથી ટ્રેડિંગ સંસ્થા (આવતા દસ્તાવેજો) અને ટ્રેડિંગ સંસ્થાથી ગ્રાહકો (આઉટગોઇંગ દસ્તાવેજો) તરફ માલની હિલચાલને પ્રતિબિંબિત કરે છે. વિશિષ્ટ લક્ષણબાહ્ય દસ્તાવેજો એ હકીકત છે કે તેઓ માત્ર હસ્તાક્ષરિત નથી અધિકૃત વ્યક્તિઓવેપાર સંગઠન પોતે, પણ કાઉન્ટરપાર્ટી એન્ટરપ્રાઇઝના જવાબદાર વ્યક્તિઓ. આ કિસ્સામાં, ઇનકમિંગ દસ્તાવેજો પણ તૃતીય પક્ષ દ્વારા પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે.

આંતરિક પ્રાથમિક દસ્તાવેજો વેપાર સંગઠનમાં માલસામાનના હિસાબની ખાતરી કરવા માટે રચાયેલ છે, એટલે કે સંસ્થાની અંદર માલની હિલચાલ, વેચાણ અને આંતરિક ઉપયોગ માટે અયોગ્ય માલનું રાઈટ-ઓફ, કોમોડિટી પ્રવાહ પર નિયંત્રણ, કોમોડિટી વ્યવહારો પર આંતરિક અહેવાલ વગેરે. આંતરિક દસ્તાવેજો વેપાર સંસ્થાના અધિકૃત કર્મચારીઓ દ્વારા સહી કરવામાં આવે છે.

2.1 બાહ્ય સ્ત્રોત દસ્તાવેજો

બાહ્ય પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજો, જેનાં એકીકૃત સ્વરૂપો ઠરાવ નંબર 132 દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવ્યા છે, તેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

- "માલની સ્વીકૃતિ અંગેનો અહેવાલ" (TORG-1); - "ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓ સ્વીકારતી વખતે જથ્થા અને ગુણવત્તામાં સ્થાપિત વિસંગતતા પર કાર્ય કરો" (TORG-2); - "આયાતી માલ સ્વીકારતી વખતે જથ્થા અને ગુણવત્તામાં સ્થાપિત વિસંગતતા પર કાર્ય કરો" (TORG-3); - "ઓર્ડર-પસંદગી સૂચિ" (TORG-8); - "સ્પેસિફિકેશન" (TORG-10); - "કન્સાઈનમેન્ટ નોટ" (TORG-12); - "ઇનકમિંગ ગ્રુપ પ્લમ્બ લાઇન" (TORG-17); - "ઉપભોજ્ય પ્લમ્બ લાઇન (સ્પેસિફિકેશન)" (TORG-19); - "ઓર્ડર" (TORG-26). ઇન્વૉઇસેસ (TORG-12).

વેપાર સંગઠનમાં ઇનવોઇસ ઇનકમિંગ (ઇનકમિંગ) અને આઉટગોઇંગ (આઉટગોઇંગ) કોમોડિટી દસ્તાવેજ તરીકે કામ કરી શકે છે, જ્યારે વેપાર સંગઠનમાં માલ સ્વીકારતી વખતે તે વેરહાઉસમાંથી માલની છૂટની નોંધણી કરતી વખતે નાણાકીય રીતે જવાબદાર વ્યક્તિ દ્વારા જારી કરવી આવશ્યક છે; .

2.2 આંતરિક સ્ત્રોત દસ્તાવેજો

- "સપ્લાયરના ઇન્વૉઇસ વિના પ્રાપ્ત માલની સ્વીકૃતિનું કાર્ય" (TORG-4); - "સપ્લાયરના ઇન્વોઇસમાં ઉલ્લેખિત ન હોય તેવા પેકેજિંગની રસીદ પર કાર્ય કરો" (TORG-5); - "કન્ટેનર્સના પડદા પર કાર્ય કરો" (TORG-6); - "ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓની નોંધણીની લોગબુક કે જેમાં કન્ટેનરનો પડદો જરૂરી છે" (TORG-7); - "પેકેજિંગ લેબલ" (TORG-9); - "ઉત્પાદન લેબલ" (TORG-11); - "સામાન, કન્ટેનરની આંતરિક હિલચાલ માટે ભરતિયું" (TORG-13); - "ખર્ચ અને રસીદોનું ઇન્વૉઇસ (નાના છૂટક વેપાર માટે)" (TORG-14); - "નુકસાન, નુકસાન, ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓના ભંગાર પર કાર્ય" (TORG-15); - "સામાનના રાઇટ-ઓફ પર કાર્ય" (TORG-16); - "વેરહાઉસમાં માલની હિલચાલની લોગબુક" (TORG-18); - "પાર્ટ-ટાઇમ કામ, પેટા-સૉર્ટિંગ, માલસામાનના રિપેકિંગ પર કાર્ય" (TORG-20); - "ફળો અને શાકભાજીના વર્ગીકરણ (સૉર્ટિંગ) પર કાર્ય કરો" (TORG-21); - "ઇંડાના નિયંત્રણ (પસંદગીયુક્ત) નિરીક્ષણ પર કાર્ય કરો" (TORG-22); - "નાના છૂટક વેપાર કાર્યકરની કોમોડિટી જર્નલ" (TORG-23); - "ફેબ્રિક્સને ફરીથી માપવા પર કાર્ય કરો" (TORG-24); - "ફ્લૅપ્સના માર્કડાઉન પર કાર્ય કરો" (TORG-25); - "ગ્રાહક ઓર્ડરની પરિપૂર્ણતા માટે એકાઉન્ટિંગનું જર્નલ" (TORG-27); - "માત્રાત્મક અને કુલ એકાઉન્ટિંગનું કાર્ડ" (TORG-28); - "કોમોડિટી રિપોર્ટ" (TORG-29); - "કન્ટેનર પર અહેવાલ" (TORG-30); - "દસ્તાવેજો ડિલિવરીનું સાથેનું રજિસ્ટર" (TOPG-31).

આંતરિક દસ્તાવેજોને વિભાજિત કરી શકાય છે:

જ્યારે સપ્લાયર પાસેથી બાહ્ય સ્ત્રોતના દસ્તાવેજો પ્રાપ્ત થયા ન હોય ત્યારે આંતરિક ઇનકમિંગ સ્ત્રોત દસ્તાવેજો વેપાર સંસ્થા દ્વારા સંકલિત કરવામાં આવે છે.

આંતરિક ખર્ચના દસ્તાવેજો માલની આંતરિક હિલચાલ દરમિયાન બનાવવામાં આવે છે, જ્યારે તેની માલિકી ટ્રેડિંગ સંસ્થા પાસે રહે છે.

વહીવટી દસ્તાવેજો, નિયમ તરીકે, વેપાર સંસ્થાના વડાના આદેશ (સૂચના) દ્વારા બનાવવામાં આવેલા કમિશન દ્વારા દોરવામાં આવે છે. આ દસ્તાવેજોના આધારે, એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ્સ ક્ષતિગ્રસ્ત માલસામાનના લખાણથી સંબંધિત વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરે છે જે વેચાણ અને વધુ ઉપયોગ માટે અયોગ્ય છે, અથવા ઓળખાયેલ વધારાના માલના પોસ્ટિંગ સાથે.

વર્ણનાત્મક દસ્તાવેજો પોતે એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સમાં વેપાર વ્યવહારોના પ્રતિબિંબ સાથે સંબંધિત નથી, પરંતુ તેમ છતાં, તેમની પૂર્ણતા જરૂરી છે કારણ કે તેઓ જે માલસામાન માટે સંકલિત કરવામાં આવ્યા છે તેનું વર્ણન પ્રદાન કરે છે.

આંતરિક એકાઉન્ટિંગ અને રિપોર્ટિંગ દસ્તાવેજો વેરહાઉસ, સ્ટોર્સ વગેરેમાં ઇન્વેન્ટરીની સ્થિતિ અને હિલચાલને પ્રતિબિંબિત કરે છે. આ પ્રાથમિક દસ્તાવેજો એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સમાં કોમોડિટી વ્યવહારોના સમયસર પ્રતિબિંબ માટે તેમજ ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓની સલામતીનું નિરીક્ષણ કરવા માટે જરૂરી છે.

3. વેપાર સંગઠનનું દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ

દસ્તાવેજોના પ્રવાહને ગોઠવવાની પ્રક્રિયા દસ્તાવેજો અને દસ્તાવેજોના પ્રવાહ પરના નિયમોના ફકરા 5 દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવી છે.

દસ્તાવેજના પ્રવાહનું શેડ્યૂલ બનાવવાનું કામ મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ દ્વારા ગોઠવવામાં આવે છે. દસ્તાવેજના પ્રવાહનું શેડ્યૂલ એન્ટરપ્રાઇઝ અથવા સંસ્થાના વડાના આદેશ દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે.

એન્ટરપ્રાઇઝના કર્મચારીઓ (વિભાગોના વડાઓ, સ્ટોરકીપર્સ, એકાઉન્ટન્ટ્સ અને અન્ય) દસ્તાવેજોના પ્રવાહના શેડ્યૂલ અનુસાર તેમની પ્રવૃત્તિઓના અવકાશથી સંબંધિત દસ્તાવેજો બનાવે છે અને સબમિટ કરે છે. આ હેતુ માટે, દરેક કલાકારને શેડ્યૂલમાંથી એક અર્ક આપવામાં આવે છે. અર્ક કોન્ટ્રાક્ટરની પ્રવૃત્તિના ક્ષેત્ર, તેમના સબમિશન માટેની સમયમર્યાદા અને એન્ટરપ્રાઇઝના વિભાગો કે જેમાં ઉલ્લેખિત દસ્તાવેજો સબમિટ કરવામાં આવ્યા છે તે સંબંધિત દસ્તાવેજોની સૂચિ આપે છે.

દસ્તાવેજના પ્રવાહના શેડ્યૂલના પાલનની જવાબદારી, તેમજ દસ્તાવેજોના સમયસર અને ઉચ્ચ-ગુણવત્તાના નિર્માણની જવાબદારી, એકાઉન્ટિંગ અને રિપોર્ટિંગમાં પ્રતિબિંબિત કરવા માટે તેમના સમયસર ટ્રાન્સફર અને દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ ડેટાની ચોકસાઈ માટેની જવાબદારી તે વ્યક્તિઓ પર રહે છે જેઓ આ દસ્તાવેજો બનાવ્યા અને હસ્તાક્ષર કર્યા.

એન્ટરપ્રાઇઝ માટે દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલ સાથે પ્રદર્શનકર્તાઓ દ્વારા પાલન પર નિયંત્રણ મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે.

ચાલો આપણે એક મલ્ટિ-ઇન્ડસ્ટ્રી ટ્રેડિંગ સંસ્થા માટે દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલનું ઉદાહરણ આપીએ જે સ્ટોર દ્વારા માલસામાનનું જથ્થાબંધ અને છૂટક વેચાણ કરે છે, તેમજ કમિશન ટ્રેડિંગ કરે છે. તદુપરાંત, અમારા ઉદાહરણમાં, અમે ફક્ત તે પ્રાથમિક દસ્તાવેજો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરીએ છીએ જેના માટે એકીકૃત સ્વરૂપો વિકસાવવામાં આવ્યા છે, કારણ કે કોઈપણ સંસ્થા સ્વતંત્ર રીતે મંજૂર કરી શકે છે. આંતરિક સ્વરૂપોઅમર્યાદિત જથ્થામાં પ્રાથમિક દસ્તાવેજીકરણ, અને અંદાજિત શેડ્યૂલમાં તેમની તમામ વિવિધતાને પ્રતિબિંબિત કરવું શક્ય નથી.

વધુમાં, અંદાજિત દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલમાં અમે ફક્ત તે જ પ્રાથમિક દસ્તાવેજોને ધ્યાનમાં લઈશું જે વેપાર સંગઠનની પ્રવૃત્તિઓની વિશિષ્ટતાઓને પ્રતિબિંબિત કરે છે. એકીકૃત સ્વરૂપો, પ્રવૃત્તિના પ્રકારને ધ્યાનમાં લીધા વિના તમામ સાહસો દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાય છે, ઉદાહરણ તરીકે, સ્થિર અસ્કયામતો, આંતરબેંક વ્યવસાય, મજૂર અને વેતન, વગેરેનું એકાઉન્ટિંગ, ઉદાહરણમાં ધ્યાનમાં લેવામાં આવતું નથી.

દસ્તાવેજો અને દસ્તાવેજના પ્રવાહ પરના નિયમોના પરિશિષ્ટ તરીકે આપવામાં આવેલ દસ્તાવેજ પ્રવાહ શેડ્યૂલમાં નીચેની કૉલમ્સ પણ છે:

- "દસ્તાવેજને આર્કાઇવમાં સ્થાનાંતરિત કરો" (કોણ કરે છે);

- "દસ્તાવેજને આર્કાઇવમાં સ્થાનાંતરિત કરો" (અંતિમ તારીખ).

નિષ્કર્ષ

વેપાર પ્રવૃત્તિઓ- દૃશ્ય ઉદ્યોગસાહસિક પ્રવૃત્તિઉપભોક્તા માલના વેચાણ અને જાહેર (સામૂહિક) કેટરિંગ સેવાઓની જોગવાઈ દ્વારા ગ્રાહકની માંગને સંતોષવાનો હેતુ.

ઇન્વેન્ટરી વસ્તુઓની રસીદ, હિલચાલ અને પ્રકાશન પ્રાથમિક દસ્તાવેજો સાથે માત્રાત્મક અને મૂલ્યની શરતોમાં દસ્તાવેજીકૃત કરવામાં આવે છે. પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજોના સ્વરૂપો સંસ્થા દ્વારા નિર્ધારિત અને સ્થાપિત કરવામાં આવે છે એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણ સિસ્ટમના ભાગ રૂપે તે વ્યવસાયિક વ્યવહારોની નોંધણી માટે ઉપયોગ કરે છે (વેપારમાં પ્રાથમિક એકાઉન્ટિંગ દસ્તાવેજીકરણના મંજૂર સ્વરૂપો અનુસાર).

એકાઉન્ટિંગ એકાઉન્ટ્સ પર વ્યવસાયિક વ્યવહારોને પ્રતિબિંબિત કરવાની પ્રક્રિયાને વ્યાખ્યાયિત કરતા મુખ્ય દસ્તાવેજો પૈકી એક એ એન્ટરપ્રાઇઝની નાણાકીય અને આર્થિક પ્રવૃત્તિઓના એકાઉન્ટિંગ અને તેના ઉપયોગ માટેની સૂચનાઓ માટે એકાઉન્ટ્સનો ચાર્ટ છે.

માલસામાન માટે એકાઉન્ટિંગ નાણાકીય રીતે જવાબદાર વ્યક્તિ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે. આ એકાઉન્ટિંગ ગોઠવી શકાય છે અલગ અલગ રીતેમાલ સંગ્રહ કરવાની પદ્ધતિ (બેચ અથવા વેરીએટલ) પર આધાર રાખીને. કોઈપણ સંગ્રહ પદ્ધતિ સાથે, નાણાકીય રીતે જવાબદાર વ્યક્તિઓ માલસામાનના રેકોર્ડ્સ ભૌતિક માપણીમાં ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ કોમોડિટી દસ્તાવેજોના આધારે અથવા ભૌતિક અને મૂલ્ય માપનમાં એકસાથે રાખે છે.

વપરાયેલ સાહિત્યની સૂચિ

1. બુલાટોવા ઝેડ.જી., બુલાટોવ એમ.એ. વેપાર સંગઠનોમાં કોમોડિટી અને રોકડ વ્યવહારો માટે એકાઉન્ટિંગ - M.: UNITI, 2004.

2. એકાઉન્ટિંગ: યુનિવર્સિટીઓ / એડ માટે પાઠ્યપુસ્તક. બાબેવા યુ. - એમ., 2006.

3. ગેવોર્કયાન ઇ.એ. વેપારમાં કોમોડિટી વ્યવહારો માટે એકાઉન્ટિંગ. ટ્યુટોરીયલ. - એમ., 2006.

4. ગુડોવિચ જી.કે. વેપાર કામગીરીનું એકાઉન્ટિંગ. અભ્યાસ માર્ગદર્શિકા. -એમ., 2007

5. Ivashkin B. વેપારમાં એકાઉન્ટિંગ. શૈક્ષણિક - વ્યવહારુ સારું -એમ., 2002.

6. કારાવેવ વી.પી. ટ્રેડિંગ કામગીરી: પ્રવૃત્તિના પ્રકાર દ્વારા એકાઉન્ટિંગ અને ટેક્સ એકાઉન્ટિંગ. -એમ.: યુનિટી, 2007.

7. નિકોલેવા જી. વેપારમાં એકાઉન્ટિંગ. -એમ., પહેલા - પ્રકાશિત. 2007.

8. મકરીવા વી. ટ્રેડ ઓપરેશન્સ: એકાઉન્ટિંગ અને ટેક્સેશન. -એમ., 2006.

9. ખોલોડેન્કો ઇ.એમ. વેપાર કામગીરીનું એકાઉન્ટિંગ. NOU "લિપેટ્સ. ઇકોલોજી - હમ. ઇન - ટી". - લિપેટ્સક, 2006.

10. નાના વ્યવસાયો માટે એકાઉન્ટિંગ. // “સલાહકાર”, નંબર 2, 2002.

11. બકાનોવ M.I., Dmitrieva I.M., Chirkova M.B. "વેપારમાં હિસાબી." યુનિવર્સિટીઓ માટે પાઠ્યપુસ્તક, 2જી આવૃત્તિ, 2006.

12. અગાફોનોવા એમ.એન. "જથ્થાબંધ અને છૂટક વેપાર અને દસ્તાવેજ પ્રવાહમાં એકાઉન્ટિંગ." અભ્યાસ માર્ગદર્શિકા. 2009

13. ફિલિના એફ.એન. "ટ્રેડિંગ એન્ટરપ્રાઇઝનું દસ્તાવેજીકરણ" - ઉદ્યોગ એકાઉન્ટિંગ પર પ્રવચનો. 2008

દરેક સંસ્થા તેની પ્રવૃત્તિઓ દરમિયાન વ્યવસાયિક કામગીરી કરે છે. આમાં લેણદારો સાથે સમાધાન, કિંમતી ચીજવસ્તુઓની સ્વીકૃતિ અથવા ઉત્પાદનોના વેચાણનો સમાવેશ થઈ શકે છે. આ બધી ક્રિયાઓ દસ્તાવેજીકૃત હોવી આવશ્યક છે.

દસ્તાવેજીકરણ કાર્યો

દરેક ઓપરેશન દસ્તાવેજો સાથે છે, જે તમને આ સમસ્યાઓ હલ કરવાની મંજૂરી આપે છે:

• કંપનીની પ્રવૃત્તિઓની પ્રક્રિયાઓ અને પરિણામો વિશે વિશ્વસનીય માહિતી સાથે સંપૂર્ણ ડેટાબેઝનું નિર્માણ. આ માહિતી કંપનીના મેનેજમેન્ટ, રોકાણકારો, ટેક્સ સત્તાવાળાઓ અને બેંકો માટે જરૂરી છે.
• મૂલ્યો અને સંસાધનોની હિલચાલ પર નિયંત્રણ.
• કાયદાના ઉલ્લંઘનની રોકથામ.

યોગ્ય દસ્તાવેજીકરણ અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે. જો વ્યવહારો વિશેની માહિતી અવિશ્વસનીય હોય, તો તેના આધારે ખોટા નિર્ણયો લેવામાં આવી શકે છે. વધુમાં, દસ્તાવેજોની બનાવટી એ અધિકારક્ષેત્રની બાબત છે. માત્ર એકાઉન્ટિંગ વિભાગના પ્રતિનિધિઓ જ નહીં, પણ કાગળો સાથે કામ કરતા અન્ય કર્મચારીઓ પણ દસ્તાવેજોની શુદ્ધતા માટે જવાબદાર છે. મુખ્ય માહિતી પ્રણાલીની અસરકારકતા મેનેજમેન્ટ નિર્ણયોની અસરકારકતાને સીધી અસર કરે છે.

જો વ્યવસાયિક વ્યવહાર સહાયક દસ્તાવેજ સાથે ન હોય, તો તેને ધ્યાનમાં લઈ શકાય નહીં. તમામ એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રી પ્રાથમિક ધોરણે થવી જોઈએ. જો હિસાબી ઉલ્લંઘન સાથે હાથ ધરવામાં આવશે, તો જવાબદાર વ્યક્તિઓને જવાબદાર ગણવામાં આવશે. કર સત્તાવાળાઓ દ્વારા ખામીઓ ઓળખવામાં આવે છે.

પ્રાથમિક જરૂરિયાતો

પ્રાથમિક દસ્તાવેજો એવા કાગળો છે જે ક્રિયાની હકીકતની પુષ્ટિ કરે છે. નીચેની આવશ્યકતાઓ તેને લાગુ પડે છે:

• ખાસ આલ્બમમાં આપેલા ફોર્મમાં પેપર્સ તૈયાર કરવા જોઈએ. બાદમાં દેશની રાજ્ય સમિતિ દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે. જો સ્વરૂપો જરૂરી દસ્તાવેજના, કંપની તેને સ્વતંત્ર રીતે વિકસાવી શકે છે.
• દરેક દસ્તાવેજમાં વિગતો હોય છે. આ કાગળનું શીર્ષક, તેના અમલની તારીખ, કંપનીનું નામ, કરવામાં આવેલ વ્યવહારની સામગ્રી અને જવાબદાર વ્યક્તિઓની સૂચિ છે.
• પ્રાથમિક દસ્તાવેજ ઓપરેશનના અમલની તારીખે જારી કરવામાં આવે છે. તે અત્યંત દુર્લભ છે કે ઓપરેશન કર્યા પછી દસ્તાવેજો ભરવામાં આવે છે.
• પેપરમાં એવી માહિતી હોવી જોઈએ કે જેના આધારે ક્રિયાની સામગ્રી નક્કી કરી શકાય.
• પ્રાથમિક દસ્તાવેજમાં સુધારાઓ થઈ શકે છે, પરંતુ એડજસ્ટમેન્ટ કાનૂની પ્રક્રિયા અનુસાર કરવામાં આવે છે. ખાસ કરીને, જવાબદાર વ્યક્તિના હસ્તાક્ષર દ્વારા સુધારાની પુષ્ટિ કરવામાં આવે છે. ગોઠવણ કરવામાં આવી હતી તે તારીખ દર્શાવેલ છે.
• કંપની ચોક્કસ સમયગાળા માટે દસ્તાવેજો જાળવવા માટે જવાબદાર છે.

જો પ્રાથમિક ફોર્મ ભરવાના નિયમોનું પાલન કરવામાં ન આવે તો, દસ્તાવેજને કાયદેસર તરીકે માન્યતા આપવામાં આવતી નથી. એકાઉન્ટિંગ હેતુઓ માટે તેમાંથી માહિતી મેળવી શકાતી નથી.

દસ્તાવેજનું વર્ગીકરણ

દસ્તાવેજોને આધારે વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે વિવિધ ચિહ્નો. પર આધારિત એકસાથે જૂથબદ્ધ કાગળો છે તેની નિમણૂક:

• વહીવટી.આવા પેપરમાં કોઈપણ પગલું ભરવાની પરવાનગી હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, બોનસ આપવાનો આ મેનેજરનો ઓર્ડર છે.
• દોષારોપણ.આ એવા કાગળો છે જેમાં ઓર્ડરના અમલ વિશેની માહિતી હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ એડવાન્સિસ પરનો રિપોર્ટ હોઈ શકે છે.
• નોંધણી માટે.એકાઉન્ટિંગમાં એન્ટ્રી કરવા માટે પેપર્સ જરૂરી છે. તેઓ એકાઉન્ટિંગમાં ઉપયોગમાં લેવાશે. ઉદાહરણ તરીકે, આ પગાર સ્થાનાંતરણની ગણતરી છે.
• સંયુક્ત.આ એવા કાગળો છે જેમાં વહીવટી અને અન્ય પ્રાથમિક દસ્તાવેજોની લાક્ષણિકતાઓ છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ એક પગારપત્રક છે.

પેપર્સ પર આધારિત જૂથોમાં જોડવામાં આવે છે ક્રિયાઓની સામગ્રી:

• સામગ્રી.આ મૂલ્યોની હિલચાલની પ્રાથમિક પુષ્ટિ છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ એક રસીદ ઓર્ડર છે.
• નાણાકીય.રોકડ અથવા બિન-રોકડ ભંડોળ સાથેની ક્રિયાઓની પુષ્ટિ કરવા માટે આ જરૂરી કાગળો છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ એક ચુકવણી ઓર્ડર છે.
• ગણતરી કરેલ.ચૂકવણીની પ્રક્રિયા કરવા માટે જરૂરી છે. આવા દસ્તાવેજોમાં ઇનવોઇસનો સમાવેશ થાય છે.

વોલ્યુમના આધારે સિક્યોરિટીઝનું જૂથ રચાય છે ક્રિયાઓ કરી:

• પ્રાથમિક.તેમાં માત્ર એક જ ક્રિયા વિશે માહિતી છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ એક રોકડ ઓર્ડર છે.
• સારાંશ.સમયગાળા દરમિયાન કરવામાં આવતી સમાન કામગીરીના જૂથ વિશેની માહિતીનો સારાંશ આપવા માટે પેપર્સ જરૂરી છે.

પેપર્સ પર આધારિત જૂથમાં જોડવામાં આવે છે ઉપયોગની પદ્ધતિ:

• એક વખત.એક-વખતના ઓપરેશનની પુષ્ટિ કરવાની જરૂર છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ કિંમતી વસ્તુઓની જોગવાઈ માટેનું ભરતિયું છે.
• સંચિત.પુનરાવર્તિત કામગીરી માટે જરૂરી. ઉદાહરણ તરીકે, આ એક મર્યાદા-વાડ કાર્ડ છે.

પેપર્સ વર્ગીકૃત કરવામાં આવે છે સ્થિતિ વોલ્યુમ દ્વારા:

• વન-લાઇનર્સ.ત્યાં માત્ર એક એકાઉન્ટિંગ સ્થિતિ છે.
• મલ્ટિલાઇન.પેપર્સ અનેક હોદ્દાઓ ધરાવે છે.

બીજી નિશાની - રચનાનું સ્થાન:

• આંતરિક.આ કંપની દ્વારા તૈયાર કરાયેલા દસ્તાવેજો છે અને આંતરિક જરૂરિયાતો માટે જરૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, કિંમતી વસ્તુઓ મેળવવા માટે આ પાવર ઓફ એટર્ની હોઈ શકે છે.
• બાહ્ય.આ તૃતીય પક્ષ દ્વારા તૈયાર કરાયેલા દસ્તાવેજો છે. એક નિયમ તરીકે, કાઉન્ટરપાર્ટી કંપનીઓમાં.

ભરવાની પદ્ધતિપેપર્સ અન્ય વ્યાખ્યાયિત લક્ષણ છે:

• દસ્તાવેજો મેન્યુઅલી ભરવામાં આવ્યા.
• કાગળો કે જે PC દ્વારા ભરવામાં આવે છે.

નીચેના વર્ગીકરણ પણ છે:

• વહીવટી.આ એવા કાગળો છે જેમાં કંપનીના સંચાલન, ઉત્પાદન અને ઓપરેશનલ પ્રવૃત્તિઓ વિશેની માહિતી હોય છે. તેઓ સંચાલક મંડળો દ્વારા ઔપચારિક છે.
• નાણાકીય અને એકાઉન્ટિંગ.માટે જરૂરી કાગળો તર્કસંગત ઉપયોગનાણા તેમને ભરવા માટે એકાઉન્ટિંગ વિભાગના પ્રતિનિધિઓ જવાબદાર છે.
• પુરવઠા દ્વારા.આ મૂલ્યો વિશેના દસ્તાવેજો છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ સાધનો, સામગ્રી હોઈ શકે છે.

પછીના કિસ્સામાં, દસ્તાવેજોની સામગ્રી અને હેતુ મૂળભૂત છે.

પ્રાથમિક દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણ

પ્રાથમિક દસ્તાવેજ ક્રિયાઓના દસ્તાવેજીકરણ માટે ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ છે. તે બે પ્રકારોમાં વહેંચાયેલું છે:

• ફાઉન્ડેશન દસ્તાવેજો.આ કાગળોના આધારે કામગીરી હાથ ધરવામાં આવે છે.
• સાથે દસ્તાવેજીકરણ.આ એવા કાગળો છે જે ભંડોળની હિલચાલ સાથે છે. ઉદાહરણ તરીકે, આ ઇન્વૉઇસ, ચુકવણી ઑર્ડર વગેરે હોઈ શકે છે.

તમામ પ્રાથમિક સબમિશન, તેમના પ્રકારને ધ્યાનમાં લીધા વિના, યોગ્ય રીતે પૂર્ણ થયેલ હોવા જોઈએ.

દસ્તાવેજો તપાસવા માટેની પદ્ધતિઓ

દસ્તાવેજીકરણ તપાસવું આવશ્યક છે. નિયંત્રણ પ્રવૃત્તિઓ દરમિયાન, ખામીઓ ઓળખવામાં આવે છે. ચાલો તપાસની મુખ્ય પદ્ધતિઓ જોઈએ:

• ફોર્મ મુજબ.ફોર્મનો સાચો ઉપયોગ સ્થાપિત થયેલ છે. પ્રાથમિક દસ્તાવેજમાં જે વિગતો હોવી જોઈએ તેની હાજરી પણ તપાસવામાં આવે છે.
• અંકગણિત તપાસ.આ પ્રક્રિયા દરમિયાન, દસ્તાવેજો ભરતી વખતે જે ખામીઓ થઈ શકતી હોય તેને ઓળખવામાં આવે છે. જો બેંકિંગ દસ્તાવેજોમાં અથવા રોકડ વ્યવહારો પર પ્રક્રિયા કરવા માટે જરૂરી કાગળોમાં ભૂલો ઓળખવામાં આવે છે, તો આ દસ્તાવેજો ફરીથી ભરવામાં આવે છે.
• સામગ્રી તપાસી રહ્યું છે.ઇવેન્ટ દરમિયાન, કરવામાં આવી રહેલા ઓપરેશનની કાયદેસરતા તેમજ તેની શક્યતા નક્કી કરવામાં આવે છે. જો કંપનીની કાર્યવાહી કાયદેસર નથી, તો સાથેના દસ્તાવેજો પણ કાયદેસર રહેશે નહીં. તેને ધ્યાનમાં લઈ શકાય નહીં.

નોંધ!મેનેજર અથવા અન્ય જવાબદાર વ્યક્તિ દ્વારા વાજબી નિર્ણયના આધારે પ્રાથમિક સામગ્રીને તેમના સ્ટોરેજ સ્થાનોમાંથી દૂર કરી શકાય છે. જપ્તી સાક્ષીઓની હાજરીમાં હાથ ધરવામાં આવે છે. જપ્તીનો અહેવાલ ભરવો જરૂરી છે, જેમાં જપ્ત કરાયેલા દસ્તાવેજોની યાદી છે. કાગળોની સૂચિ પણ ખાસ ઇન્વેન્ટરીઝમાં સમાયેલ છે.

મહેરબાની કરીને નોંધ કરો! ઉચ્ચ-ગુણવત્તાનું સંચાલન ફક્ત ત્યારે જ શક્ય છે જો કંપનીએ એકાઉન્ટિંગ સ્થાપિત કર્યું હોય.